Início do Processo. Para submeter a controvérsia ao processo de arbitragem, a parte reclamante dirigirá à outra parte uma comunicação, por escrito, expondo a natureza da reclamação, a satisfação ou reparação pretendida e o nome do árbitro que designa. A parte que receber essa comunicação deverá, dentro do prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, comunicar à parte contrária o nome da pessoa que designa como árbitro. Se dentro do prazo de 30 (trinta) dias, contados da entrega da referida comunicação à parte reclamante, as partes não houverem chegado a um acordo sobre a designação do Desempatador, qualquer delas poderá solicitar ao Secretário-Geral da Organização dos Estados Americanos que proceda à designação.
Início do Processo. Cabe à unidade de gestão interessada na contratação, adotar providências preliminares e garantir o cumprimento de prazos. Ao identificar necessidade de contratação, o solicitante deverá acionar a área Gestão de Contratos, enviando o “Formulário de Solicitação de Contratação”, com o detalhamento do serviço e cotações prévias. Gestão de Contratos em conjunto com área gestora definirão a melhor forma de obter o serviço solicitado. Cabe ressaltar que o envio da solicitação deve ser efetuado no início do processo, antes de se assumir qualquer compromisso comercial.
Início do Processo. O Setor de Contratos, ao receber um processo de Licitação para a realização do Contrato, deve verificar se toda a documentação foi inclusa nele, como, por exemplo, Projeto Básico ou Termo de Referência, Edital, Parecer da PFE, documentação exigida do ganhador da licitação, homologação, entre outros. Essa atividade não estava descrita;
Início do Processo. O processo de Repactuação ou Reequilíbrio depende da solicitação e das informações enviadas pela contratada, sendo seu papel primordial neste processo. No fluxo validado apenas vemos duas atividades ocorrendo nesta raia. Por exemplo, a empresa pode ter usado índice indevido ou calculado errado, pode não ter enviado a planilha mantendo os mesmos percentuais da planilha original apresentada na licitação, entre outras. Desta forma há várias condicionantes e verificações feitas pelo Setor de Contrato que não constam no Processo Validade e que foram incluídos no desenvolvido pela UAAF;