Procedure di monitoraggio. Le anomalie vengono affrontate con diverse metodologie, secondo la natura dell’anomalia stessa e la collocazione dell’evento che l’ha generata nel processo di conservazione; quindi oltre alle procedure atte a garantire l’integrità degli archivi, esistono anche procedure atte a risolvere anomalie in altre componenti del sistema. Le caratteristiche comuni e le specificità delle procedure di risoluzione delle anomalie dipendono da diversi fattori organizzativi e tecnologici: • tutte le funzionalità del sistema che inseriscono o modificano dati nel Data Base e file nell’area SFTP o nel File System operano in modalità transazionale; • il backup del Data Base assicura il restore all’ultima transazione completata correttamente; • dell’Area di SFTP/Upload riservata a ciascun soggetto produttore e viene effettuato backup; Il File System è sottoposto a backup full a caldo con frequenza giornaliera; Non è quindi possibile far fronte a tutte le possibili anomalie con le stesse procedure, ma sono necessarie procedure specifiche secondo la natura dell’anomalia stessa. La tabella seguente illustra le misure adottate per risolvere eventuali anomalie, classificate in ragione della collocazione delle informazioni nell’ambito del sistema nel momento in cui si è verificata l’anomalia: File System Si effettua la restore tramite le funzioni standard del file server per tutti i file inseriti nel File system fino all’ultimo back up; per i file inseriti successivamente all’ultimo back up si eseguono opportune procedure di quadratura tra Data Base e File system, che provvedono a riportare il sistema in stato di congruenza. Le procedure di recupero debbono essere eseguite sia sul sito primario che sul secondario.
Procedure di monitoraggio. Sono descritte nella procedura P17 Erogazione, tutte le attività di presidio e monitoraggio effettuate sul funzionamento del software applicativo e di sistema. La procedura elenca e dettaglia le attività a carico degli uffici addetti al presidio. Essa prevede a cadenza regolare e/o in tempo reale: • il controllo delle procedure automatiche; • la verifica di quadratura dei flussi ricevuti dai Titolari rispetto a quelli inviati alla conservazione; • la gestione dei ticket relativi a non conformità, reclami e segnalazioni rilevate da personale interno o dalla clientela tramite appositi workflow interni come definito nel manuale operativo MO01 Gestione NC, reclami e segnalazioni; • il monitoraggio delle mail di segnalazione di tutte le anomalie.
Procedure di monitoraggio. Giornalmente sono previste fasi batch di controllo dei processi di conservazione eseguiti. Nel caso in cui siano rilevati processi ancora pendenti oppure non conclusi correttamente le funzioni aziendali preposte al monitoraggio sono adeguatamente allertate. La stessa fase provvede a monitorare l’efficacia del sistema mediante il controllo, a posteriori, della coerenza tra quanto indicato nell’indice di conservazione e relativi documenti (verifica che l’hash contenuto nell’evidenza di conservazione sia identico all’hash del documento conservato). Il monitoraggio delle componenti hardware è svolto attraverso appositi applicativi atti a verificare il corretto funzionamento delle macchine e del software di base adibiti alla gestione del sistema di conservazione.
Procedure di monitoraggio. Oltre al sistema di notifica mail e web, il software mette a disposizione dell’utente amministratore una serie di strumenti per monitorare lo stato del sistema di conservazione e poter gestire le anomalie e le eccezioni che riconosciute.
Procedure di monitoraggio. Sono descritte nella procedura del Sistema di gestione della Qualità e Sicurezza di Credemtel Spa PRO12 Controllo processi, tutte le attività di monitoraggio e controllo effettuate sul funzionamento del software applicativo e di sistema. La procedura elenca e dettaglia le attività a carico degli uffici addetti al monitoraggio (es. funzione RDC, GED, ADA). Essa prevede a cadenza regolare e/o in tempo reale: • il controllo delle procedure automatiche; • la verifica di quadratura dei flussi ricevuti dai Titolari rispetto a quelli inviati alla conservazione; • la gestione dei ticket di gestione di non conformità e reclami sulle segnalazioni fatta dalla clientela tramite un apposito workflow interno come definito nelle procedure ISO9001 PRO04 Gestione reclami e PRO05 Controllo delle non conformità e azioni correttive; • il monitoraggio delle mail di segnalazione di tutte le anomalie.
Procedure di monitoraggio. Le procedure di monitoraggio elaborate dal Conservatore si distinguono in:
Procedure di monitoraggio. La Diocesi si riserva il diritto di esercitare in qualsiasi momento, senza preavviso e con le modalità che riterrà più opportune, verifiche, accertamenti e controlli sulla qualità esecutiva delle opere e sullo stato di avanzamento delle stesse. Durante l’attività di monitoraggio e di controllo, la Diocesi non potrà sostituirsi all’Unione, che rimane il titolare esclusivo di tutti i rapporti e le decisioni necessarie per la realizzazione delle opere oggetto della presente convenzione.
Procedure di monitoraggio. ARUBA assicura la verifica periodica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Tali procedu- re sono riportate in maniera dettagliata all’interno del documento “ Descrizione architetturale dell'iInfrastrut- tura, Gestione delle Continuità Operativa & Backup”. Il controllo della buona funzionalità del sistema di conservazione avviene tramite apposite funzionalità di moni- toraggio del software. Esse mostrano l’esito delle operazioni automatiche eseguite sul sistema di conservazione come la generazione dei pacchetti di archiviazione, la chiusura dei pacchetti di archiviazione e la verifica dell’integrità degli archivi. Unitamente all’esito delle predette operazioni vengono controllati anche i log delle operazioni medesime al fi- ne di avere maggiore certezza di quanto effettivamente eseguito dal sistema di conservazione. Tutte queste informazioni sono controllate per ciascun singolo cliente. Il monitoraggio avviene inoltre anche a livello di processi di elaborazione sul sistema di conservazione. Questo permette di individuare eventuali casi di processi bloccati che potrebbero inficiare il funzionamento del sistema stesso. Un ultimo controllo del buon funzionamento del sistema può avvenire tramite il monitoraggio delle tracciature che vengono effettuate a livello di database. Tutte le operazioni eseguite determinano infatti la creazione di apposite revisioni che registrano tutte le modifiche intervenute sul sistema permettendo eventualmente di ri- pristinare i dati a seguito di situazioni anomale.
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Procedure di monitoraggio. Il servizio di conservazione di documenti informatici LegalSolutionDOC viene costantemente controllato da un sistema di monitoring che rileva malfunzionamenti, anomalie ma anche situazioni critiche che rischiano di degenerare e causare problemi di funzionamento dei moduli che compongono l'intero sistema. L’area organizzative di Produzione e di Sviluppo Software di 2C Solution sono responsabili dell’infrastruttura e dei sistemi, pertanto effettuano il monitoring on-line e le attività di controllo delle componenti applicative e di impianto con cui vengono erogati i servizi, tramite gli indicatori e i controlli identificati sul Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni. In particolare, il conservatore 2C Solution effettua le attività di controllo avvalendosi della piattaforma SySAid sistema di asset management e ticketing, il quale al verificarsi di un evento anomalo legato alle risorse hardware o ai servizi applicativi crea ticket in automatico e li assegna al Responsabile dei sistemi informativi o altro operatore deputato, il quale entro un tempo prestabilito (SLA servizio) deve effettuare le opportune manutenzioni per chiudere l’anomalia, il sistema inoltre prevede delle policy di escalation verso i supervisori nel caso in cui il ticket non venga preso in carico nei tempi prefissati. Il ticket una volta lavorato viene chiuso dall’operatore inserendo le attività effettuate per chiudere l’incidente. Tutti i ticket gestiti rimangono storicizzati nel sistema e costituiscono la base per la creazione dei report di monitoraggio e controllo. Oltre al sistema SysAid 2C SOLUTION si è dotata di un software per il monitoraggio degli eventi di sicurezza e continuità operativa sui servizi essenziali del sistema di conservazione, tale software QRadar di IBM viene utilizzato dal SOC operato dalla società Yarix di Montebelluna che monitora 24h ore al giorno 365 gg anno il sistema a al verificarsi di eventuali eventi critici contatta il personale preposto di 2C Solution per mitigare eventuali problemi di sicurezza e continuità operativa. MAN Manuale della Conservazione DOC PUBBLICO Pag. 55 di 59 Gli utenti del sistema di conservazione LegalSolutionDOC usano la stessa piattaforma per aprire i ticket per richiedere supporto al help desk del servizio. Tali ticket riportano tutte le fasi di gestione del ticket: • presa in carico della richiesta • assegnazione • tutti i messaggi scambiati con l’operatore • la chiusura del ticket • le attività effettuate • il sistema...