Gestione documentale. Il sistema di gestione documentale di tipo ERMS dovrà essere strettamente integrato con il Protocollo Informatico, condividere quindi il Titolario di Classificazione e rappresentare il repository unico della documentazione dell’Ente. Il sistema dovrà essere integrato anche con i moduli gestionali e consentire la creazione/gestione di qualsiasi tipologia di documento, sia esso un’immagine acquisita tramite scanner, un documento utente prodotto con strumenti di Office Automation piuttosto che documenti prodotti dai gestionali (cedolino, fattura, report). Tra le funzioni da prevedere si segnala il versioning, che consente di identificare le varie versioni del documento con l’identificazione dell’utente che lo ha creato e la data ed ora di creazione. L’archiviazione e lo smistamento di documenti nel sistema dovrà avvenire anche attraverso la definizione di specifici processi di workflow con la possibilità di metadatazione automatica dei documenti. • Accesso ai documenti governati da specifica collocazione nelle strutture organizzative dell’Ente e profili applicativi; • Alimentazione puntuale sincrona: alimentazione dell’archivio documentale attraverso l’invocazione di servizi esposti dal documentale stesso; • Alimentazione massiva asincrona: alimentazione massiva dell’archivio con il passaggio di documenti elettronici corredati da xml di metadatazione (esempio di filiere documentali: cedolini, fatture, durc,…) • Funzionalità di ricerca full-text e metadati ad accesso governato nel rispetto del trattamento dei dati sottoposti alla normativa sulla privacy; 3.2.7.3 Workflow Documentale – Gestione atti amministrativi Il sistema dovrà prevedere la possibilità di definire processi di automazione dei flussi documentali secondo regole procedimentalizzate con iter modificabili e articolati con attribuzioni fino ai singoli funzionari. L’amministratore di sistema dovrà poter gestire in autonomia i processi di workflow sia in fase di progettazione dei Pag. 22/45 Capitolato tecnico per la fornitura di un sistema gestionale integrato e del relativo servizio di personalizzazione e supporto per l’Autorità di regolazione dei Trasporti Redatto da: Ufficio ICT flussi, attraverso l’utilizzo di un designer integrato, sia in fase di attivazione/disattivazione dei procedimenti nonché effettuare il monitoraggio dei processi in corso. I processi standard devono prevedere: ▪ creazione del documento da file (upload) ▪ creazione del documento da modelli predefiniti ▪ smistamento, presa i...
Gestione documentale. La gestione documentale, supportata dalle soluzioni tecnologiche, consente di creare, modificare, condividere, distribuire ed archiviare i documenti in maniera integrata, anche attraverso l’utilizzo dei workflow attraverso soluzioni specifiche, la gestione documentale ha raggiunto un livello di complessità che consente di migliorare i processi operativi degli enti del SSN. In particolare, le funzionalità principali sono: Collaborazione nella redazione, revisione e gestione del versionamento dei documenti sia interna all’organizzazione che esterna; Scannerizzazione, indicizzazione, tagging e smistamento di documenti cartacei ed elettronici; Ricerca, anche full text, all’interno dell’intero patrimonio informativo documentale; Creazione, automazione e gestione dei processi e dei relativi flussi documentali, anche attraverso l’uso di Tool grafici, con possibilità di monitorare lo stato di avanzamento delle attività; Integrazione con la Intranet dell’Amministrazione e la suite di Office Automation; Conservazione sostitutiva ed alle caselle di Posta Elettronica Certificata, ecc. Attraverso la gestione documentale è pertanto possibile gestire il patrimonio informativo dell’ente del SSN, gestire i processi ed i procedimenti, tracciare e verificare le attività e, con il ricorso ai si sistemi di workflow della gestione documentale, è possibile: Creare, automatizzare e gestire processi ed i relativi flussi documentali; Assegnare responsabilità nei vari step operativi; Verificare e monitorare lo stato di avanzamento delle attività
Gestione documentale. La gestione documentale, supportata dalle soluzioni tecnologiche, consente di creare, modificare, condividere, distribuire ed archiviare i documenti in maniera integrata. Attraverso le soluzioni di ECM, la gestione documentale ha raggiunto un livello di complessità che consente di gestire il patrimonio informativo ed i procedimenti della P.A., migliorando i processi operativi dell’Amministrazione. In particolare, le funzionalità principali sono: • Collaborazione nella redazione, revisione e gestione del versionamento dei documenti sia interna all’organizzazione che esterna; • Scannerizzazione, indicizzazione, tagging e smistamento di documenti cartacei ed elettronici; • Ricerca, anche full text, all’interno dell’intero patrimonio informativo documentale; • Integrazione con la Intranet dell’Amministrazione e con gli strumenti di produttività individuale; Integrazione con gli strumenti di conservazione sostitutiva e le caselle di Posta Elettronica Certificata.
Gestione documentale. Sul Portale Web dovrà essere possibile visualizzare e scaricare la seguente documentazione: • verbali di sopralluogo; • preventivi accettati; • schede Consuntivo Intervento; • rendiconto mensile. Il Portale Web dovrà consentire: • con selezione per mese/ immobile/ tipo di servizio, l’esportazione in pdf ed excel delle tipologie di documenti “Preventivi accettati” e “Schede Consuntivo Intervento” raggruppati per criterio di interrogazione; • l’esportazione in pdf ed excel dei dati relativi a tutti i servizi distinti per mese.
Gestione documentale i. verificare la presenza del microchip nei cani che accedono al Canile e comunicare la lettura all’Azienda per la ricerca del proprietario;
Gestione documentale. L’ufficio tecnico del fornitore dovrà consegnare al personale AdER la seguente documentazione:
Gestione documentale. L’APPROCCIO DI POSTEL
Gestione documentale. 3.5.1 Upload e classificazione documentazione - Possibilità di caricare documentazione sul sistema, con possibilità di classificazione dei documenti per categoria/tipologia
Gestione documentale. L’operatività del Fondo prevede una grossa mole di documentazione da e verso le diverse tipologie di utenze, in particolare tra Uffici Formazione, Amministrazione, Organizzazione ed Attuatori. Allo stato attuale non tutti i documenti prodotti/scambiati sono automatizzati o digitalizzati, ma è interesse del Fondo, nel tempo, ridurre al minimo lo scambio di documentazione cartacea. Si ritiene quindi necessario l’utilizzo di una infrastruttura documentale che sia di supporto a tutte le fasi del processo di gestione consentendo la gestione integrata dei documenti.
Gestione documentale. DOC1 Caricamento e consultazione documenti Il sistema deve consentire il caricamento centralizzato (attraverso il modulo di Servizi Amministrativi) e la consultazione distribuita (a tutti gli utenti, nelle diverse aree applicative previste) di tutta la documentazione necessaria (procedure, linee guida, listini, check-list, …). DOC2 Work-flow autorizzativo alla pubblicazione dei documenti Il sistema deve implementare un meccanismo di work-flow autorizzativo dei documenti caricati prima che possano essere pubblicati.