Annullamento delle registrazioni di protocollo. La necessità di modificare anche un solo campo tra quelli obbligatori e immodificabili della registrazione di protocollo per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso l’interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l’obbligo di annullare la registrazione di protocollo. Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, insieme a data, ora e autore dell’annullamento e agli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo rilasciata dal RSP. In tale ipotesi la procedura riporta l’annotazione di annullamento. Il sistema inoltre registra l’avvenuta rettifica, la data e il soggetto che è intervenuto. Solo il Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico è autorizzato ad annullare, direttamente o delegando gli addetti, una registrazione di protocollo. L’annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico.
Annullamento delle registrazioni di protocollo. In caso di errore nella registrazione di protocollo che non sia un mero errore materiale sull’oggetto di cui all’Art. 33, si dovrà ricorrere all’annullamento della registrazione. In fase di prima applicazione l’annullamento di una registrazione di protocollo deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata all'indirizzo di posta elettronica xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx , gestita dal Protocollo generale, che è l’unico soggetto autorizzato ad annullare. I dati relativi alla registrazione di protocollo annullati rimangono memorizzati (storicizzati) nel registro informatico unitamente alla data, all’autore dell’annullamento e agli estremi del provvedimento d’autorizzazione. Nelle note è obbligatorio indicare da chi e quando è pervenuta la richiesta di annullamento.
Annullamento delle registrazioni di protocollo. 6.6 Protocollazione documenti interni formali
Annullamento delle registrazioni di protocollo. 1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, la registrazione di annullamento deve contenere il nome di chi richiede e il motivo per cui è richiesto ed eseguita previa autorizzazione del Responsabile del servizio.
Annullamento delle registrazioni di protocollo. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata, integrata o cancellata, ma soltanto annullata con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e su autorizzazione del Responsabile di Unità Operativa Protocollo, gestione documentale e archivio. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con apposita dicitura. L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000.
Annullamento delle registrazioni di protocollo. 1. Ai sensi della normativa vigente 21, l’annullamento e/o la modifica anche di uno solo dei dati obbligatori della registrazione di protocollo di cui al comma 1 del precedente articolo 50 devono essere richieste, con specifica nota motivata, al RSP o suoi delegati che sono i soli che possono autorizzare lo svolgimento delle relative operazioni; le modifiche effettuate direttamente dal RSP o dai suoi delegati equivalgono implicitamente ad autorizzazione.
Annullamento delle registrazioni di protocollo. L'annullamento di una registrazione di protocollo, in entrata e in uscita, presuppone un'erronea registrazione di uno dei dati obbligatori non modificabili del protocollo, di cui all’art. 54 del DPR 445/2000, ed elimina l'identità giuridica della registrazione medesima. L'annullamento di una registrazione di protocollo, sempre che non vi sia stata diffusione del documento, può essere altresì richiesta nei seguenti casi: doppia registrazione di uno stesso documento: di xxxxx si annulla la registrazione successiva; doppia registrazione di uno stesso documento, ricevuto con diversi mezzi di trasmissione: di norma si annulla il documento che ha meno valore probatorio (ad es. fax o cartaceo al posto di PEC); la motivazione per cui il documento è stato prodotto è venuta meno, purché esso non sia già stato diffuso; errata associazione di file e/o immagini; errore materiale del documento. Nel record di protocollo risultano in forma ben visibile data e ora dell'annullamento, nonché il codice identificativo dell'operatore che ha effettuato l'annullamento. Il sistema informatico consente, mediante query, la restituzione dell'elenco degli annullamenti annui e dei soggetti che hanno chiesto il relativo annullamento con correlata motivazione.
Annullamento delle registrazioni di protocollo. L’annullamento di una registrazione di protocollo deve essere richiesto con specifica nota motivata tramite e-mail al RSP che è il solo che possa autorizzare lo svolgimento delle relative operazioni. Gli annullamenti effettuati direttamente dal RSP equivalgono implicitamente ad autorizzazione. I dati annullati rimangono memorizzati nella procedura del protocollo informatico unitamente alle informazioni relative all’ora, alla data, al nominativo dell’operatore che effettua l’operazione.
Annullamento delle registrazioni di protocollo. 1. La modifica anche di un solo campo, tra quelli obbligatori, della registrazione di protocollo, compilato dall’operatore o in modo automatico dal sistema e registrata in forma non modificabile, che si rendesse necessaria per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, comporta l’annullamento “d’ufficio” e contestuale dell’intera registrazione di protocollo.
Annullamento delle registrazioni di protocollo. La necessità di modificare - anche un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, registrate in forma non modificabile - per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso l'interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l'obbligo di annullare l'intera registrazione di protocollo. Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l'ora e l'autore dell'annullamento e gli estremi dell'autorizzazione all'annullamento del protocollo rilasciata dal RSP. In tale ipotesi, la procedura riporta la dicitura "annullato" in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l'avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto. Solo il RSP è autorizzato ad annullare, ovvero a dare disposizioni di annullamento delle registrazioni di protocollo. L'annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al RSP. Analoga procedura di annullamento va eseguita quando, stante le funzioni primarie di certificazione riconosciute dalle norme alla UOP, emerge che ad uno stesso documento in ingresso, ricevuto con mezzi di trasmissione diversi quali, ad esempio originale cartaceo, e-mail, siano stati attribuiti più numeri di protocollo.