MANUALE DI

1. Il presente Manuale di Gestione, adottato ai sensi della normativa vigente 1, disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali ed archivistici, in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune di Calci.

Art. 2: Definizioni

1. Ai fini del presente manuale di gestione si intende per:

a) “AMMINISTRAZIONE”, il Comune di Calci;

b) “TESTO UNICO”, il D.P.R. 20.12.2000, n. 445 recante “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;

c) “C.A.D.”, il D. Lgs. 7.3.2005, n. 82 recante “Codice dell’amministrazione digitale”;

d) “REGOLE TECNICHE PI”, il D.P.C.M. 3.12.2013 recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del C.A.D.”;

d-bis) “REGOLE TECNICHE CONS”, D.P.C.M. 3/12/2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”

e) “AOO”, l’Area Organizzativa Omogenea;

f) “MdG”, il Manuale di Gestione;

g) “RPA”, il Responsabile del Procedimento Amministrativo;

h) “RSP”, il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali;

i) “UOP”, l’Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo, cioè l'ufficio che svolge attività di registrazione di protocollo;

l) “UU”, l’Ufficio Utente, cioè l’ufficio destinatario del documento, così come risulta dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali; in linea di massima ogni UU corrisponde ad un Servizio dell’Amministrazione.

2. Per le altre definizioni si rimanda all’Allegato “A” del presente MdG.

Art. 3: Area Organizzativa Omogenea (AOO)

1. Per la gestione unica e coordinata dei documenti, l’Amministrazione individua un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di Calci, come meglio specificato nella scheda riportata nell’Allegato “B” del presente MdG.

1 Artt. 5 delle “REGOLE TECNICHE

Art. 4: Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi

1. Ai sensi della normativa vigente 2, l’Amministrazione è dotata del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuandolo nella Unità Organizzativa cui afferiscono le funzioni del Protocollo e dell’Archivio.

2. Al Servizio è preposto il Responsabile della predetta Unità Organizzativa.

3. Il Servizio svolge i seguenti compiti:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;

c) garantisce la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;

d) cura, di concerto con il Servizio Informatico e con la ditta che gestisce il software del protocollo, che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, vengano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

e) cura, di concerto con la ditta che gestisce il software del protocollo, la conservazione delle copie di cui alla normativa vigente 3 in luoghi sicuri differenti;

f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi;

g) autorizza, con appositi provvedimenti, le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente MdG da parte del personale autorizzato e degli incaricati;

i) cura il costante aggiornamento del presente MdG e di tutti i suoi allegati.

Art. 5: Conservazione delle copie del registro informatico di protocollo

1. Ai sensi della normativa vigente 4, il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto.

Art. 6: Firma digitale qualificata. Abilitazione dei dipendenti

1. Per l’espletamento delle attività istituzionali, qualora se ne abbia la necessità, l’Amministrazione fornisce la firma digitale o elettronica qualificata ai dipendenti da essa delegati a rappresentarla.

2 Art. 61, cc. 1 e 2 del “TESTO UNICO”

3 Artt. 62 e 63 del “TESTO UNICO”

4 Art. 7, comma 5, delle “REGOLE TECNICHE”

Art. 7: Caselle di Posta elettronica

1. L’AOO è dotata della casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA): xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxx.xx.xx ; tale casella costituisce l’indirizzo virtuale dell’AOO e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento.

2. La casella di Posta Elettronica Certificata è accessibile, per l'invio e la ricezione di documenti, solo dall’Ufficio Protocollo, come specificato al successivo art. 16, mentre per la manutenzione e la gestione tecnica è accessibile al servizio Informatico.

3. Ogni responsabile di Settore è dotato di mail istituzionale certificata, le mail sono riportate nel sito istituzionale sezione “Trasparenza” secondo quanto stabilito dal D.L. 33/2013.

Art. 8: Sistema di classificazione dei documenti

1. A seguito dell’introduzione del protocollo unico di cui al successivo art. 51 e per garantire la corretta classificazione e organizzazione dei documenti nell’archivio, a partire dalla fase corrente, viene adottato il “Titolario di classificazione” di cui al successivo art. 41.

II – PROTOCOLLI DIVERSI DAL PROTOCOLLO INFORMATICO

Art. 9: Protocolli diversi dal protocollo informatico

1. Tutti i documenti inviati e ricevuti dall’Amministrazione sono registrati all’interno del registro di protocollo informatico.

2. Sono consentite, tuttavia, forme di registrazione particolari per alcune tipologie di documenti come specificato al successivo art. 39.

III – PIANO PER LA SICUREZZA INFORMATICA

Art. 10: Piano per la sicurezza informatica

1. E' messo in atto ai sensi della normativa vigente 5 il Piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, d'intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi.

5 Art. 4, lett. c, delle “REGOLE TECNICHE”

IV – MODALITA’ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LA FORMAZIONE E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI

Art. 11: Principi generali

1. Secondo quanto previsto dalla normativa vigente 6, l’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici.

2. Fermo restando quanto previsto al comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria.

3. Ogni documento per essere inoltrato in modo formale, all’esterno o all’interno dell’Amministrazione:

a) deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo, a cura dell’autore, nello spazio riservato all’oggetto;

b) deve riferirsi ad un solo protocollo;

c) può fare riferimento a più fascicoli.

4. Le firme necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

5. Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni:

a) la denominazione e il logo dell’Amministrazione;

b) l’indirizzo completo dell’Amministrazione;

c) il codice fiscale dell’Amministrazione;

d) l’indicazione completa dell’ufficio dell’Amministrazione che ha prodotto il documento corredata dai numeri di telefono e fax.

6. Il documento, inoltre, deve recare almeno le seguenti informazioni:

a) il luogo di redazione del documento;

b) la data (giorno, mese, anno);

c) il numero di protocollo;

d) il numero degli allegati (se presenti);

e) l’oggetto del documento;

f) se trattasi di documento informatico, la firma elettronica qualificata da parte del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale;

g) se trattasi di documento cartaceo, la sigla autografa da parte del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale.

Art. 12: Documento ricevuto dall’Amministrazione

1. Il documento informatico può essere recapitato all’Amministrazione:

a) a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;

b) su supporto rimovibile (cd rom, dvd, floppy disk, chiave usb, etc.) consegnato direttamente all’Amministrazione o inviato per posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;

6 Artt 40 e 71 del C.A.D.

c) tramite servizi di e-government on line.

2. Il documento su supporto cartaceo può essere recapitato:

a) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;

b) a mezzo telefax o telegramma;

c) a mezzo consegna diretta all’Amministrazione

Art. 13: Documento inviato dall’Amministrazione

1. I documenti informatici, compresi gli eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo della posta certificata o delle e-mail istituzionali non certificate.

2. In alternativa, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario.

3. I documenti su supporto cartaceo sono inviati:

a) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;

b) a mezzo telefax o telegramma;

c) a mezzo consegna diretta al destinatario.

Art. 14: Documento interno formale

1. I documenti interni dell'Amministrazione sono formati con tecnologie informatiche.

2. Lo scambio tra gli uffici dell’Amministrazione di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria, quando essi non siano assistiti da procedure informatiche che ne garantiscano altrimenti la tracciabilità, avviene, di norma, per mezzo della procedura di protocollo informatico; il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto con firma digitale e poi protocollato.

3. Ove ciò risultasse necessario il documento interno formale può essere di tipo analogico e lo scambio può aver luogo con i mezzi tradizionali all’interno dell’Amministrazione; in questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa e successivamente protocollato.

Art. 15: Documento interno informale

1. Per questa tipologia di corrispondenza, la cui conservazione è facoltativa, vale il disposto del precedente articolo 14, ad eccezione dell’obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.

V – DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

Art. 16: Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale

1. La casella di Posta Elettronica Certificata xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxx.xx.xx è accessibile solo all’Ufficio Protocollo, che procede alla registrazione di protocollo previa verifica dell'integrità e leggibilità dei documenti stessi.

2. Qualora il messaggio di posta elettronica non sia conforme agli standard indicati dalla normativa

vigente 7, la valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal RPA.

3. Le disposizioni di cui al precedente comma 2 si applicano anche a tutte le caselle di posta elettronica non certificata istituite per i vari Servizi per consentire a tutti i cittadini l’accesso e la comunicazione dall’esterno.

4. Per le caselle di posta elettronica non certificata è a discrezione del Responsabile del Servizio o del dipendente a cui è affidata la gestione della casella di posta elettronica la trasmissione al protocollo per un'acquisizione formale.

5. I messaggi che pervengono alle altre caselle di posta certificata dell’ente devono essere fatti protocollari ai sensi dei precedenti commi 1 e 2.

Art. 17: Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili

1. Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, l’Amministrazione si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesce a decifrare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione; superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso.

2. Qualora il documento informatico su supporto rimovibile venga consegnato direttamente all’Amministrazione e sia accompagnato da una lettera di trasmissione, è quest’ultima ad essere protocollata; qualora, invece, manchi la lettera di trasmissione, sarà protocollato previa la compilazione dell'interessato di un documento autografo di presentazione.

Art. 18: Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale

1. Il personale dell’Ufficio Protocollo provvede a ritirare dagli uffici postali la corrispondenza quotidiana.

2. Le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e del destinatario sugli stessi apposti, e successivamente aperti per gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione; la busta o contenitore si allega al documento per la parte relativa ai timbri postali.

3. La corrispondenza relativa a procedure negoziali aperte o ristrette è registrata e successivamente consegnata chiusa all’ufficio responsabile della gara.

4. La corrispondenza recante la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” viene trattata con le modalità stabilite al successivo articolo 63;

5. La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax, per ciò che concerne la registrazione di protocollo, viene trattata con le modalità descritte nei successivi artt. 55 e ss.

Art. 19: Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela dei dati personali

1. Il personale preposto all’apertura e alla registrazione della corrispondenza deve essere regolarmente autorizzato al trattamento dei dati personali.

2. Qualora la corrispondenza riservata personale venga recapitata per errore ad un ufficio dell’Amministrazione quest’ultimo, a tutela dei dati personali eventualmente contenuti, non apre le buste o i contenitori e li rinvia, nella stessa giornata, all’Ufficio Protocollo.

7 Art. 16 delle “Regole tecniche

Art. 20: Errata ricezione di documenti digitali

1. Nel caso in cui pervengano sulle caselle di posta elettronica certificata messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’operatore di protocollo rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura : “MESSAGGIO PERVENUTO PER ERRORE – NON DI COMPETENZA DI QUESTA AOO”.

2. La stesso comportamento si applica alla ricezione delle e-mail istituzionali non pec da parte degli addetti alla loro gestione.

Art. 21: Errata ricezione di documenti cartacei

1. Nel caso in cui pervengano erroneamente al Protocollo dell’Amministrazione documenti indirizzati ad altri soggetti le buste o i contenitori si restituiscono alla posta.

2. Qualora la busta o il contenitore venga aperto per errore, il documento è protocollato in entrata e in uscita inserendo nel campo oggetto la nota: “PERVENUTO PER ERRORE” e si invia al mittente apponendo sulla busta la diciture “PERVENUTO ED APERTO PER ERRORE”.

Art. 22: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici

1. Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli specifici standard del servizio di posta elettronica certificata dell’AOO.

2. Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica non certificata, la notifica al mittente dell'avvenuto recapito del messaggio è a discrezione del dipendente che gestisce la casella di posta .

Art. 23: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei

1. Gli addetti al protocollo non possono rilasciare ricevute per i documenti che non sono soggetti a protocollazione.

2. Quando il documento cartaceo non soggetto a protocollazione è consegnato direttamente ad una UOP ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, la UOP che lo riceve è autorizzata a fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento e apporvi il timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.

3. La semplice apposizione del timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore sulla copia non ha alcun valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del personale dell’UOP in merito alla ricezione e all’assegnazione del documento.

Art. 24: Archiviazione dei documenti informatici

1. I documenti informatici sono archiviati, secondo le norme vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

2. I documenti ricevuti in via telematica sono resi disponibili agli uffici dell’Amministrazione, attraverso la rete interna, subito dopo l’operazione di smistamento e di assegnazione.

Art. 25: Classificazione, assegnazione, fascicolazione e presa in carico dei documenti

1. Gli addetti alla UOP a seguito di una verifica di congruità in base alle proprie competenze, classificano il documento sulla base del titolario e del prontuario; in caso di errore il documento è ritrasmesso alla UOP, mentre in caso di verifica positiva l’UU esegue l’operazione di presa in carico del documento smistandolo al proprio interno.

2. Per la fascicolazione l'UU procede ad inserire il documento nel fascicolo opportuno.

Art. 26: Verifica formale dei documenti da spedire

1. I documenti da spedire, in formato analogico o informatico, tramite l’Ufficio Protocollo gli vengono inoltrati secondo le procedure opportune.

2. In ogni caso i documenti sono sottoposti, a cura degli uffici mittenti, a verifica formale dei loro requisiti essenziali ai fini della spedizione: oggetto sintetico ed esaustivo, corretta indicazione del mittente, corretta indicazione del destinatario e del suo indirizzo fisico o di PEC, sottoscrizione autografa o digitale, presenza di allegati se dichiarati, etc.

3. Se il documento è completo, esso è protocollato e su di esso viene apposta la segnatura di protocollo; in caso contrario è rispedito all’ufficio mittente con le osservazioni del caso.

4. In nessun caso gli operatori dell’Ufficio Protocollo sono tenuti a prendere cognizione del contenuto dei documenti da spedire e quindi essi non devono operare alcun controllo nel merito dei contenuti dei documenti stessi.

Art. 27: Registrazioni di protocollo e segnatura dei documenti in partenza e interni

1. La registrazione dei documenti in partenza è effettuata di norma dal RPA incaricato anche delle operazioni di creazione.

2. Non è necessaria l’etichetta sul documento in partenza; i dati della registrazione e gli elementi necessari al flusso documentario vanno apposti direttamente dal RPA o dall’operatore del protocollo sul documento secondo le consuetudini e l’impostazione grafica del modello istituzionale.

3. In nessun caso gli operatori di protocollo sono autorizzati a prenotare numeri di protocollo per documenti non ancora resi disponibili.

4. La compilazione dei moduli se prevista (ad esempio: ricevute di ritorno per raccomandate, posta celere, corriere) è a cura dell'ufficio mittente.

5. I documenti cartacei in partenza o interni, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, prima della spedizione o dell'inoltro all'ufficio competente vengono acquisiti digitalmente, il formato da usare ai fini della conservazione è il pdf/a..

6. L'Ufficio protocollo verifica la leggibilità, la accessibilità e la qualità del file acquisito e verifica che il file sia associato alla rispettiva registrazione di protocollo.

7. Tutti i tipi di documenti in formato A4, comunque separabili o leggibili dal supporto tecnico vengono digitalizzati con lo scanner. In caso di planimetrie o volumi non separabili si potrà comunque procedere a digitalizzare con lo scanner il frontespizio. La digitalizzazione con lo scanner potrà comunque avvenire anche in un secondo tempo rispetto alle procedure di protocollazione.

Art. 29: Spedizione di documenti cartacei a mezzo posta

1. L’Ufficio Protocollo provvede direttamente a tutte le operazioni necessarie alla spedizione della corrispondenza.

2. Al fine di consentire il regolare svolgimento di tali operazioni gli uffici dell’Amministrazione devono far pervenire la posta in partenza all’Ufficio Protocollo nelle ore stabilite dall’Ufficio stesso.

3. Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella standard descritta.

Art. 30: Ricezione e trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax

1. Il documento ricevuto o trasmesso mediante telefax soddisfa il requisito della forma scritta e, pertanto, ad esso, di norma, non deve far seguito la trasmissione dell’originale.

2. Qualora al documento faccia seguito l’originale, su quest’ultimo viene apposta la seguenti dicitura; “GIA’ PERVENUTO VIA FAX IL GIORNO…”.

3. Il documento trasmesso dall’Amministrazione mediante telefax reca una delle seguenti diciture:

a) “ANTICIPATO VIA TELEFAX”, se il documento originale viene successivamente inviato al destinatario;

b) “LA TRASMISSIONE VIA FAX DEL PRESENTE DOCUMENTO NON PREVEDE L’INVIO DEL DOCUMENTO ORIGINALE”, nel caso in cui l’originale non venga spedito.

4. L’ufficio è, comunque, tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta.

Art. 31: Ricevute di trasmissione

1. L’Ufficio Protocollo cura anche l’invio delle ricevute di trasmissione o di ritorno (fax – raccomandate A/R) all’ufficio interno mittente che si fa carico di archiviarle nel relativo fascicolo fisico, per quanto riguarda le ricevute pec l'archiviazione avviene in modo automatico tramite la procedura di protocollo, associando a ciascuna pec le relative ricevute di consegna ed accettazione.

VI – REGOLE DI ASSEGNAZIONE E SMISTAMENTO DEI DOCUMENTI RICEVUTI

Art. 32: Regole generali

1. Con l’assegnazione si procede all’individuazione dell’UU destinatario del documento, mentre l’attività di smistamento consiste nell’inviare il documento protocollato e segnato all’UU medesimo, come meglio specificato negli articoli successivi.

2. L’assegnazione può essere estesa a tutti i soggetti ritenuti interessati.

3. L’UU, mediante il sistema di protocollo informatico, provvede alla presa in carico dei documenti assegnati o al rinvio alla UOP degli stessi se non di competenza.

4. Nel caso di assegnazione errata, l’UU che riceve il documento, lo restituisce all’UOP che procede ad una nuova assegnazione e ad un nuovo smistamento.

5. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che, eventualmente, prende avvio dal documento, decorrono, comunque, dalla data di protocollazione.

6. Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i singoli passaggi conservandone, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’operatore, la data e l’ora di esecuzione.

7. La traccia risultante dalle operazioni di cui al comma precedente definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità

Art. 33: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato digitale

1. I documenti ricevuti dall’Ufficio Protocollo per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati e smistati all’UU competente attraverso canali telematici interni al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e memorizzazione su supporti informatici in forma non modificabile.

2. L’UU competente ed il Responsabile d'Area a cui sottendono i vari UU hanno notizia, immediatamente, al termine della procedura di protocollazione, dell’arrivo della posta indirizzata agli UU, direttamente o per conoscenza, tramite il sistema

3. Gli addetti all'UU possono visualizzare i documenti attraverso l’utilizzo dell’applicazione di protocollo informatico e, in base alle abilitazioni previste, potranno:

a) visualizzare gli estremi del documento;

b) visualizzare il contenuto del documento.

4. La presa in carico dei documenti informatici viene registrata dal sistema di protocollo informatico in modo automatico e la data di ingresso dei documenti negli UU competenti coincide con la data di assegnazione degli stessi.

5. Ogni responsabile degli UU ha la possibilità di archiviare e/ sub assegnare le pratiche al personale dell'UU che ritiene più opportuno.

Art. 34: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato cartaceo

1. Per l’assegnazione e lo smistamento dei documenti ricevuti in forma cartacea, la procedura sarà la seguente:

a) La compilazione/firma per ricevuta dei moduli se prevista (ad esempio: ricevute di ritorno per raccomandate, posta celere, corriere) è a cura dell'ufficio mittente.

b) I documenti cartacei ricevuti, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, prima dell'inoltro all'ufficio competente vengono acquisiti digitalmente, il formato da usare ai fini della conservazione è il pdf/a.

b.1) L'Ufficio protocollo verifica la leggibilità, la accessibilità e la qualità del file acquisito e verifica che il file sia associato alla rispettiva registrazione di protocollo.

b.2) Tutti i tipi di documenti in formato A4, comunque separabili o leggibili dal supporto tecnico vengono digitalizzati con lo scanner. In caso di planimetrie o volumi non separabili si potrà comunque procedere a digitalizzare con lo scanner il frontespizio. La digitalizzazione con lo scanner potrà comunque avvenire anche in un secondo tempo rispetto alle procedure di protocollazione.

c) al termine delle operazioni di cui al punto precedente, il sistema di protocollo informatico segnala automaticamente ai vari UU ed ai loro Responsabili gli estremi dei documenti assegnati;

d) dopo lo svolgimento delle operazioni di cui al precedente punto b), b.1) e b.2) da parte dell’Ufficio Protocollo, i documenti vengono smistati in cartelle, una per ogni area di competenza.

e) Il responsabile d'Area in cui sottendono gli UU provvede alla presa in carico ed al prelievo fisico dei documenti di competenza o all’eventuale rifiuto se non di competenza;

2. Il prelievo della corrispondenza da parte degli addetti presso l’Ufficio Protocollo avviene di norma ogni mattino per le pratiche ricevute durante tutta la giornata precedente; eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse.

VII – U.O. RESPONSABILI DELLE ATTIVITA’ DI REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI

Art. 35: Ufficio Protocollo e Archivio comunale

1. Secondo quanto stabilito al precedente articolo 4, è istituito il Servizio per la tenuta del Protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali, individuandolo nel Settore Amministrativo e Servizi al Cittadino.

2. Nell’ambito del predetto settore, il Servizio Protocollo svolge le funzioni relative alla tenuta e alla gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali, ampiamente descritte in tutto il presente MdG; esso inoltre:

a) costituisce il punto centralizzato di apertura al pubblico per il ricevimento della corrispondenza indirizzata all’Amministrazione;

b) costituisce il punto centralizzato di spedizione della corrispondenza in partenza dall’Amministrazione;

c) cura il ritiro, presso gli uffici postali, della corrispondenza indirizzata all’Amministrazione;

d) cura la consegna agli uffici postali della corrispondenza in partenza dall’Amministrazione;

e) cura lo smistamento agli uffici competenti di destinazione della corrispondenza ricevuta dall’Amministrazione e di quella interna tra gli uffici;

f) gestisce la casella di Posta Elettronica Certificata dell’AOO, relativamente alla posta in arrivo ed in partenza;

g) gestisce il ricevimento delle gare.

Art. 36: Servizio per la conservazione elettronica dei documenti

1. Il Servizio per la conservazione elettronica dei documenti è svolto dalla ditta che fornisce il software del protocollo, che cura la gestione del Server in cui sono memorizzati i dati dell'Ente.

2. La ditta garantisce che le informazioni in esso memorizzate siano sempre consultabili ed estraibili.

3. All’interno della ditta è nominato un responsabile per la conservazione a norma (cosiddetta “conservazione sostitutiva”) che sovrintende al processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, secondo quanto previsto dalla normativa vigente 8; egli inoltre, d’intesa con il RSP e valutati i costi e i benefici, può proporre l’operazione di conservazione sostitutiva dei documenti analogici su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo, in conformità alle disposizioni vigenti 9 .

8 D.P.C.M. 3-12-2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione

9 Art. 4 della Deliberazione CNIPA n. 11 del 19.2.2004

VIII – DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE O SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE

Art. 37: Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo

1. Le tipologie di documenti esclusi dalla registrazione di protocollo sono riportate nell’allegato“C” del presente MdG.

Art. 38: Documenti soggetti a registrazione particolare

1. Le tipologie di documenti soggetti a registrazione particolare sono riportate nell’allegato “D” del presente Mdg.

2. Tale tipo di registrazione consente, comunque, di eseguire su tali documenti tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione documentale, in particolare la classificazione, la fascicolazione, la repertoriazione.

IX – SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE

Art. 39: Generalità

1. La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge 10 e si avvale del piano di conservazione di cui al successivo articolo 40 e del titolario di cui al successivo articolo 41

2. Ai sensi della normativa vigente:

a) gli archivi e i singoli documenti dell’Amministrazione sono beni culturali inalienabili 11;

b) gli archivi non possono essere smembrati a qualsiasi titolo e devono essere conservati nella loro organicità 12;

c) lo spostamento della sede dell’archivio storico e dell’archivio di deposito è soggetto ad autorizzazione 13;

d) lo spostamento della sede dell’archivio corrente non è soggetto ad autorizzazione14 ;

e) lo scarto dei documenti degli archivi dell’Amministrazione è soggetto ad autorizzazione 15.

Art. 40: Piano di conservazione ‌

1. Il piano di conservazione definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nella sezione di deposito dell’archivio dell’Amministrazione.

10 Art. 30, comma 4 del D. Lgs. 22.1.2004, n. 42 recante “Codice dei beni culturali 11 Art. 54, comma 1, lett. d) e comma 2, lett. c) del D. Lgs. 42/2004

12 Art. 29 e art. 30, comma 1 del D. Lgs. 42/2004

13 Art. 21, comma 2, del D. Lgs. 42/2004

14 Art. 21, comma 3, del D. Lgs. 42/2004

15 Art. 21, comma 1,let. D) del D. Lgs. 42/2004

2. Il piano di conservazione adottato dall’Amministrazione corrisponde a quanto elaborato dal Ministero per i beni e le attività culturali.

Art. 41: Titolario di classificazione

1. Il titolario di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti di archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente e si suddivide in titoli, classi, sottoclassi.

1.1. E' adottato il titolario “ANCI”, il cui “Schema riassuntivo del piano di classificazione per l'archivio comunale” è riportato all'allegato “E”;

2. I titoli in cui è suddiviso il titolario individuano le funzioni primarie e di organizzazione dell’Amministrazione; le successive partizioni corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macro funzione descritte dal titolo.

3. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario.

4. Il titolario può essere aggiornato a seguito di modifiche intervenute nelle funzioni e nelle competenze dell’Amministrazione in forza di leggi e regolamenti statali e/o regionale, ovvero rivisto qualora sorgesse l’esigenza di riorganizzarne la struttura interna.

5. Il RSP, anche in accordo con gli uffici eventualmente interessati, cura l’aggiornamento e/o la revisione del titolario provvedendo, dopo ogni modifica, ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

6. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello della loro approvazione e valgono almeno per l’intero anno.

7. Il sistema di protocollo informatico garantisce che per ogni modifica di una voce del titolario venga riportata la data di introduzione e la data di variazione della stessa; il sistema, inoltre, garantisce la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario rispetto al momento della produzione degli stessi.

8. Il titolario adottato dall’Amministrazione così come acquisito nel programma informatico è riportato nell’allegato “F ” del presente Mdg.

Art. 42: Prontuario per la classificazione

1. Tutti i documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati usando il prontuario, predisposto anche esso da Anci, in supporto al titolario di classificazione, al fine di una classificazione omogenea da parte di tutti gli operatori di protocollo;

2. Il prontuario per la classificazione è un sistema concreto ed operativo a sostegno di chi effettua la classificazione;

3. Nel prontuario le voci, disposte in ordine alfabetico, sono indicative in parte dei procedimenti trattati dal Comune e in parte delle materie e degli affari;

4. Ad ogni “voce” del prontuario c’è il rinvio al titolo e alla classe relativi oppure al repertorio se usato (in alcuni casi si trovano spiegazioni sul trattamento archivistico di un documento particolare);

5. Il prontuario può essere aggiornato a seguito di modifiche intervenute nelle funzioni e nelle competenze dell’Amministrazione in forza di leggi e regolamenti statali e/o regionale, ovvero rivisto qualora sorgesse l’esigenza di riorganizzarne la struttura interna.

6. Il RSP qualora siano effettuate delle modifiche provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle

nuove voci di prontuario.

5. Il prontuario adottato dall’Amministrazione è riportato nell’allegato “G ” del presente Mdg.

Art. 43: Sistema di Fascicolazione dei documenti

1. Il sistema di fascicolazione dei documenti è organizzato secondo le “Linee guida per l’organizzazione i fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione” riportato all'allegato “H” del presente Mdg.

2. I fascicoli hanno una numerazione progressiva, non può essere assegnata la stessa numerazione a due o più fascicoli, neanche se aperti in anni diversi.

3. Per i documenti in arrivo, qualunque sia il loro formato, gli addetti al Protocollo lo trasmettono all'UU perché proceda all'individuazione dello stesso; qualora il fascicolo non è esistente l’UU provvederà a crearne uno nuovo.

4. Per i documenti in partenza qualunque sia il loro formato, ciascun ufficio ad inserire il documento nel fascicolo corrispondente.

Art. 44: Fascicolazione dei documenti

1. Per ogni procedimento l'Amministrazione raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati. Tutti i documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli.16 .

2. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento.

3. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo o, all’occorrenza, sotto fascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione.

4. Quando un nuovo documento viene recapitato all’Amministrazione l’ufficio competente stabilisce, anche con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se il documento debba essere collegato ad un procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente, oppure se il documento si riferisce ad un nuovo procedimento per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo.

5. Ogni ufficio può creare e gestire fascicoli autonomamente, inserendo al proprio interno tutti i documenti che ritiene necessari.

6. Un documento può stare all'interno di più fascicoli diversi.

Art. 45: Apertura e chiusura del fascicolo

1. Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento amministrativo, l’ufficio competente provvede alla formazione di un nuovo fascicolo mediante l’operazione di “apertura” che comprende la registrazione delle seguenti informazioni essenziali:

a) indice di classificazione (Categoria, Classe , Sottoclasse);

b) numero, oggetto e data di apertura del fascicolo;

c) indicazione dell’ufficio che ha aperto il fascicolo;

16 Art. 41 c.2 D.Lgs 7-3-2005 n. 82

2. Il fascicolo, di norma, viene aperto all’ultimo livello della struttura gerarchica del titolario e le informazioni di cui ai punti da a) a c) del precedente comma 1 compaiono sulla copertina del fascicolo il cui modello è riportato nell’allegato “I” del presente MdG.

3. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo e archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura; quest’ultima si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto.

Art. 46: Modifica delle assegnazioni dei documenti ai fascicoli

1. Quando si verifica un errore nell’assegnazione di un documento ad un fascicolo, l’ufficio che ha avuto in carico il documento e si è accorto dell'errore provvederà a segnalarlo all'ufficio protocollo, che ha effettuato l’operazione e lo stesso provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il documento all’ufficio di competenza.

2. Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di tutti i relativi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificazione dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora dell’operazione.

Art. 47: Repertorio dei fascicoli

Il repertorio dei fascicoli, è l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli, riportante tutti i dati del fascicolo. Esso costituisce uno strumento di descrizione e di reperimento dell'archivio corrente.

Il repertorio dei fascicoli è costituito dai seguenti elementi:

a) anno di creazione;

b) classificazione completa (categoria, classe e sottoclasse);

c) numero di fascicolo (ed eventualmente di sottofascicolo);

d) anno di chiusura;

e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l'oggetto del sottofascicolo).

X – MODALITA’ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

Art. 48: Unicità del protocollo informatico

1. Nell’ambito della AOO l’Amministrazione istituisce un unico registro di protocollo generale, articolato in modo tale che sia possibile determinare se il documento sia in arrivo o in partenza, ovvero se si tratti di un documento interno.

2. La numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica, si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal 1° gennaio dell’anno successivo.

3. Ai sensi della normativa vigente 17, il numero di protocollo e costituito da almeno sette cifre numeriche; esso individua un solo documento e, pertanto, ogni documento deve recare un solo numero di protocollo.

4. Non è consentita la protocollazione di documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatica ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti

17 Art. 24 della L. 7.8.1990, n. 241, come sostituito dall’art. 16 della L. 11.2.2005, n. 15, e artt. 124 e 125 del D. Lgs. 22.1.2004, n. 42

sono strettamente correlati tra loro.

5. Non è consentita, in nessun caso, né la protocollazione di un documento già protocollato, né la cosiddetta “registrazione a fronte”, vale a dire l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.

6. Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede dell’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici; esso, pertanto, è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela delle situazioni giuridicamente rilevanti previste dalle norme.

Art. 49: Registro giornaliero di protocollo

1. La produzione del registro giornaliero di protocollo avviene, quotidianamente, mediante creazione automatica, su supporto informatico, dell’elenco dei protocolli e delle informazioni ad essi connesse, registrati nell’arco di uno stesso giorno.

2. Come già stabilito al precedente art. 5, il contenuto del registro informatico di protocollo è conservato a cura del responsabile del servizio per la conservazione elettronica dei documenti di cui al precedente articolo 36.

Art. 50: Registrazioni di protocollo

1. Ai sensi della normativa vigente 18 e con le eccezioni previste ai precedenti artt. 37 e 38, su ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO e sui documenti interni formali, viene effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei seguenti dati obbligatori:

a) il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) la data e il numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

2. La registrazione di protocollo di un documento informatico viene effettuata a seguito della procedura previste ai precedenti articoli 12, 16, 17, 20 e 26.

3. La registrazione di protocollo di un documento cartaceo viene effettuata a seguito delle procedure previste ai precedenti articoli 12, 18, 20, 21 e 26.

18 Art. 57 del “TESTO UNICO

Art. 51: Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo

1. La registrazione di protocollo di un documento, oltre ai dati obbligatori di cui al precedente articolo 50, può contenere i seguenti elementi facoltativi:

a) la classificazione del documento;

b) il luogo di provenienza o di destinazione del documento;

c) il mezzo di ricezione/spedizione del documento (ad esempio: raccomandata o fax);

d) il collegamento ad altri documenti;

e) il riferimento agli allegati;

f) il nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza;

g) l’UU competente;

h) il nominativo del RPA.

2. In caso di errore di registrazione gli elementi facoltativi sono modificabili senza ricorrere alla procedura di cui al successivo articolo 53, fermo restando che il sistema informatico di protocollo registra tali modifiche.

Art. 52: Segnatura di protocollo dei documenti

1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

2. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

3. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti in un file conforme alla specifiche tecniche previste dalla normativa vigente 19.

4. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di esso di un segno grafico il quale, di norma, è realizzato con un’etichetta autoadesiva corredata da codice a barre o, in alternativa, con un timbro tradizionale.

5. La segnatura di protocollo sia per i documenti informatici che per quelli cartacei deve contenere obbligatoriamente, ai sensi della normativa xxxxxxx00 le seguenti informazioni:

a) l'indicazione in forma sintetica dell'Amministrazione;

b) data e numero di protocollo del documento.

6. Ad integrazione degli elementi obbligatori di cui al precedente comma 5, la segnatura di protocollo può contenere le seguenti informazioni facoltative:

a) denominazione dell’AOO; b) indice di classificazione.

c) la tipologia di protocollo Arrivo/Partenza

7. L’acquisizione dei documenti cartacei in formato immagine è effettuata solo dopo che l’operazione di segnatura di protocollo è stata eseguita in modo da acquisire con l’operazione di scansione, come immagine, anche il segno sul documento; in tali casi il segno deve essere apposto sulla prima pagina dell’originale.

19 “REGOLE TECNICHE” e Circolare AIPA n. 28 del 7.5.2001

20 Art. 55, comma 1, del “TESTO UNICO”

Art. 53: Annullamento delle registrazioni di protocollo

1. Ai sensi della normativa vigente 21, l’annullamento e/o la modifica anche di uno solo dei dati obbligatori della registrazione di protocollo di cui al comma 1 del precedente articolo 50 devono essere richieste, con specifica nota motivata, al RSP o suoi delegati che sono i soli che possono autorizzare lo svolgimento delle relative operazioni; le modifiche effettuate direttamente dal RSP o dai suoi delegati equivalgono implicitamente ad autorizzazione.

2. I dati annullati e/o modificati rimangono memorizzati nella procedura del protocollo informatico unitamente alle informazioni relative all’ora, alla data, al nominativo dell’operatore che effettua l’operazione.

3. L’annullamento del numero di protocollo comporta l’annullamento di tutta la registrazione di protocollo.

Art. 54: Documenti con più destinatari

1. Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni interne che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale; i destinatari, se in numero consistente, sono contenuti in appositi elenchi allegati alla minuta del documento.

2. Le stesse disposizioni di cui al comma precedente si applicano per i documenti in partenza con più destinatari.

3. Qualora il testo dei documenti in partenza con più destinatari sia analogo, ma presenti differenze in alcuni campi variabili, l’elenco dei destinatari di cui ai commi precedenti contiene anche, per ogni singolo destinatario, i dati relativi ai campi variabili.

Art. 55 Protocollazione di telegrammi

1. I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione, ad eccezione di quelli esclusi dalla registrazione di cui all’allegato “C” del presente MdG, sono regolarmente protocollati e su di essi viene apposta la segnatura di protocollo.

2. I telegrammi spediti dall’Amministrazione, con le medesime eccezioni di cui al comma precedente, vengono anch’essi protocollati, tuttavia, poiché su di essi non è possibile apporre la segnatura di protocollo, gli elementi obbligatori di tale segnatura, di cui al comma 5 del precedente articolo 52, faranno parte del testo del telegramma medesimo.

Art. 56: Protocollazione di telefax

1. Qualora al documento ricevuto mediante telefax faccia seguito l’originale, l’operatore addetto alla registrazione di protocollo deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento ricevuto mediante telefax.

2. Qualora, invece, si riscontri una differenza, anche minima, tra il documento ricevuto mediante telefax e il successivo originale, quest’ultimo deve essere ritenuto un documento diverso e, pertanto, si deve procedere ad una nuova registrazione di protocollo.

3. La segnatura di protocollo deve essere apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione.

21 Artt. 54 e 61 del “TESTO UNICO”

4. La copertina del telefax e il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione.

Art. 57: Protocollazione di corrispondenza digitale già pervenute cartacea

1. Qualora il documento ricevuto in formato cartaceo sia seguito da un invio digitale dello stesso, l’operatore addetto alla registrazione di protocollo deve in ogni caso apporre una nuova registrazione di protocollo, e, nel caso abbia già protocollato il documento cartaceo, indicare “ARRIVATO CARTACEO E PROTOCOLLATO IN DATA --- AL N ”

Art. 58: Protocollazione di un numero consistente di documenti

1. Qualora si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso che in uscita, l’ufficio interessato deve darne comunicazione all’UOP di riferimento con sufficiente anticipo, al fine di concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione.

Art. 59: Corrispondenza relativa alle gare d’appalto

1. La corrispondenza relativa alla partecipazione alle gare d’appalto o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisca alla partecipazione ad una gara, non deve essere aperta ma protocollata con l’apposizione della segnatura e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili e deve essere inviata all’ufficio competente che la custodisce sino all’espletamento della gara stessa.

2. Per motivi organizzativi, tutti gli uffici sono tenuti ad informare preventivamente il RSP in merito alla scadenza di concorsi, gare e bandi di ogni genere.

Art. 60: Corrispondenza pervenuta per posta raccomandata

1. Tutta la corrispondenza pervenuta tramite posta raccomandata viene sottoposta alle operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura anche nel caso in cui la tipologia rientri nel novero dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, di cui all’allegato “C”, o dei documenti soggetti a registrazione particolare, di cui all’allegato “D” del presente MdG.

Art. 61: Protocolli urgenti

1. Relativamente alla posta in arrivo, il RSP può disporre la protocollazione immediata dei documenti urgenti o perché ritenuti tali dal RSP medesimo o perché il carattere d’urgenza è reso evidente dal contenuto del documento stesso.

2. Analogamente si procede per la posta in partenza, anche su richiesta motivata dagli uffici mittenti, avendo cura che la protocollazione può avvenire solo per documenti resi effettivamente disponibili, come già stabilito in tal senso al comma 2 del precedente articolo

Art. 62: Documenti anonimi o non firmati

1. I documenti anonimi sono sottoposti alle operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura e su di essi viene apposta la dicitura “MITTENTE ANONIMO”.

2. Analogamente si procede per i documenti in cui vi è l’indicazione del mittente ma manca la

sotto2s. crizione, e su di essi viene apposta la dicitura “DOCUMENTO NON SOTTOSCRITTO”.

3. Relativamente ai documenti di cui ai commi precedenti, spetta al Segretario Comunale valutare la

loro validità e trattarli di conseguenza.

Art. 63: Corrispondenza personale o riservata

1. La corrispondenza personale è regolarmente aperta dall’ufficio protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” o formula equivalente;

2. La corrispondenza recante la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” viene consegnata in busta chiusa al destinatario, accompagnata dalla ricevuta di cui al seguente articolo 64.

3. Il destinatario, se reputa che i documenti ricevuti debbano essere, comunque, protocollati, provvede a trasmetterli all’ufficio protocollo.

Art. 64: Corrispondenza consegnata con ricevuta

1. In casi particolari, a giudizio del RSP, la corrispondenza in arrivo può essere consegnata agli uffici interni di destinazione, dopo le operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura, unitamente ad una ricevuta, appositamente predisposta dall’ufficio protocollo, in duplice copia, delle quali una viene trattenuta dall’ufficio di destinazione e l’altra, firmata da un addetto alla ricezione, viene restituita all’ufficio protocollo.

Art. 65: Integrazioni documentarie

1. Gli addetti al ricevimento della corrispondenza e alle registrazioni di protocollo non sono tenuti a verificare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma unicamente a verificare la corrispondenza fra gli eventuali allegati dichiarati e gli allegati effettivamente presentati con la pratica.

2. La verifica di cui al comma 1 spetta all’ufficio competente o al RPA che, qualora ritenga necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente con le comunicazioni del caso.

XI – DESCRIZIONE FUNZIONALE ED OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO

Art. 66: Descrizione del sistema di protocollo informatico

1. La descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico in uso presso l’AOO è contenuta nell’allegato “L” del presente MdG.

XII – RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI

Art. 67: Generalità

1. Il controllo degli accessi è attuato al fine di garantire l’impiego del sistema informatico di protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite.

2. Gli utenti ed operatori del servizio di protocollo hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni richieste dall’ufficio di appartenenza e alle rispettive competenze.

3. Ad ogni operatore di protocollo è assegnata, oltre alla credenziale di accesso al sistema delle procedure in uso presso l'Ente, consistente in “userID” e “password”, una autorizzazione d’accesso, definita “profilo” al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene.

Art. 68: Profili di accesso

1. Sulla base delle richieste avanzate dagli uffici dell’Amministrazione, i diversi livelli di autorizzazione ed i conseguenti differenti profili sono assegnati agli utenti dal RSP il quale, inoltre, provvede all’assegnazione di eventuali nuove autorizzazioni, alla revoca o alla modifica di quelle già assegnate.

2. A tal fine sono individuati i seguenti tre profili di accesso, cui corrispondono altrettanti livelli diversificati di accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico:

a) Amministratore di sistema;

b) Responsabile di protocollo;

c) Operatore di protocollo;

d) Utente di consultazione.

XIII – MODALITA’ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

Art. 69 Registro di emergenza

1. Qualora si verificassero interruzioni, accidentali o programmate, nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, l’AOO è tenuta, ai sensi della normativa vigente 22, ad effettuare le registrazioni di protocollo su un registro di emergenza.

2. Presso l’Ufficio Protocollo il registro di emergenza viene predisposto su indicazione del RSP e a secondo delle particolari condizioni o in forma cartacea oppure in forma digitale;

3. Al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico tutte le registrazioni effettuate mediante i registri di emergenza vengono recuperate dal sistema, continuando la

numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.

4. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.

22 Art. 63 del “TESTO UNICO

Art. 70: Apertura del registro di emergenza

1. Il RSP autorizza, con proprio provvedimento, l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza.

2. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del sistema informatico di protocollo.

3. Qualora l’interruzione nel funzionamento del sistema di protocollo informatico si prolunghi per più di ventiquattro ore, il RSP, ai sensi della normativa vigente23 , autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana; in tali casi sul registro di emergenza, oltre alle notizie di cui al precedente comma 2, vengono riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Art. 71: Utilizzo del registro di emergenza

1. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza può essere liberamente scelta ma deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati.

2. Il formato delle registrazione di protocollo di emergenza, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni sono gli stessi previsti per il sistema di protocollo informatico di cui al comma 1 del precedente articolo 50.

3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate.

Art. 72: Chiusura e recupero del registro di emergenza

1. Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, l’Ufficio Protocollo provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando sullo stesso il numero delle registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.

2. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico di protocollo.

3. Durante la fase di recupero dei dati a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo generale che deve mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

XIV - NORME GENERALI PER LA PRESENTAZIONE DI PRATICHE DE- MATERIALIZZATE

Art. 73 – Definizioni

Ai fini del presente regolamento si intende per:

a) Codice dell’Amministrazione Digitale (o Codice): il D.Lgs. 7-3-2005 n. 82

b) posta elettronica certificata (PEC): sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi, di cui all’art. 48 del Codice.

23 Art. 63, comma 2, del “TESTO UNICO

c) Carta di Identità Elettronica (CIE) : Il documento di identità elettronico di cui all’art. 66 comma 1 del Codice.

d) Carta Nazionale dei Servizi (CNS): Il documento di identità elettronico di cui all’art. 66 comma 2 del Codice.

e) Istanza: una richiesta in forma scritta indirizzata al Comune per l’attivazione di una procedura amministrativa, finalizzata all’emanazione di un provvedimento e all’attivazione di un’azione;

f) Comunicazione: la trasmissione di un documento, di qualunque natura, al Comune nell’ambito di un procedimento amministrativo o di altre attività proprie dell’ente;

g) Pratica: insieme di atti e documenti necessari all'avvio, processamento e completamento di una procedura amministrativa nelle materie di competenza dell’ente;

h)Firma digitale: Firma elettronica di cui all’Art. 1 comma 1 lettera s) del Codice.

Art. 74 – Modalità di invio telematico

1. L’invio di istanze o di comunicazioni relative ai procedimenti amministrativi informatici può avvenire mediante le seguenti modalità:

a) Utilizzo di un servizio dedicato on-line all’indirizzo reperibile sul sito del Comune, se disponibile per lo specifico procedimento amministrativo;

b) Mediante invio da una casella PEC commerciale all’indirizzo PEC reperibile sul sito del Comune

2. L’invio di istanze o comunicazioni, secondo una delle modalità sopra riportate, può anche essere effettuato da un delegato cui il diretto interessato abbia conferito la procura speciale, se prevista dalla specifica procedura da avviare;

3. L’istanza o la comunicazione è da considerarsi validamente presentata se inviata secondo una delle seguenti procedure:

a) con la sua compilazione e sottoscrizione, da parte del diretto interessato, su supporto cartaceo e successivo invio, da parte di un procuratore, con una delle modalità di invio telematiche di cui ai commi precedenti;

b) con la sua compilazione in formato elettronico seguita dall’apposizione della firma digitale dell’interessato e la trasmissione, sempre da parte del diretto interessato, con una delle modalità di invio telematico di cui ai commi precedenti;

c) con la sua compilazione in formato elettronico, seguita dall’apposizione di firma digitale del diretto interessato, e successivo invio, da parte di un procuratore speciale, con una delle modalità di invio telematico di cui ai commi precedenti;

Nel caso si sia seguita la modalità di presentazione di cui al punto a) del precedente comma, il procuratore è tenuto a conservare l’originale cartaceo, firmato dal diretto interessato, limitandosi a spedire, con la modalità scelta, la versione scansionata di tale documentazione originale. In questo caso l’originale cartaceo dovrà essere conservato, a cura del procuratore, per un periodo di tempo congruo e comunque fino a quando non il provvedimento finale della procedura attivata non si sia consolidato.

Il procuratore dovrà in ogni momento consentire al Comune di poter accedere a tale documentazione originale a scopo di verifica.

Nel caso si sia seguita la modalità di presentazione di cui al punto b) del precedente comma, se il diretto interessato è un semplice cittadino, ed il canale scelto per la spedizione è costituito da:

1. utilizzo di un servizio dedicato on-line previa propria autenticazione ottenuta con l’uso di Carta di identità elettronica e/o Carta nazionale dei servizi,

la firma digitale della documentazione non è indispensabile visto il valore di firma attributivo a tali modalità di trasmissione dall’art. 65 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Nel caso di Professionisti e/o imprese resta l’obbligo dell’apposizione della firma digitale.

Nel caso si sia seguita la modalità di presentazione di cui al punto c) del precedente comma, il diretto interessato deve compilare la documentazione in formato elettronico, firmandola digitalmente e conferendo procura speciale al soggetto (procuratore) che provvede all’invio telematico di tale documentazione elettronica.

Nel caso in cui l’invio avvenga, sia da parte dell’interessato che da parte di un procuratore, mediante messaggio PEC con uno dei sistemi di cui ai punti b) e c) del primo comma del presente articolo, il messaggio di posta elettronica dovrà essere formato in modo da:

a) Contenere una sola istanza o comunicazione

b) Essere conforme ai formati ed alle regole tecniche indicate nella normativa nazionale e regionale;

I messaggi PEC non conformi a quanto disposto nei precedenti commi potranno essere respinti da parte del Comune e le relative pratiche risulteranno come “non presentate“.

Del respingimento dell’istanza e/o comunicazione, per difformità alle regole di invio stabilite dal presente regolamento, l’ufficio interessato o l’ufficio protocollo, nel caso di impossibilità assoluta di trasmissione attraverso il protocollo interno, darà opportuna comunicazione all’interessato o al suo procuratore entro un termine congruo, in relazione allo specifico procedimento, nel caso che non vi siano norme specifiche e comunque entro un termine non superiore a 15 gg;

Art. 75 - Procedure d’emergenza

1. In caso di mancato funzionamento degli strumenti e dei dispositivi informatici, messi a disposizione per l’effettuazione dell’invio di istanze secondo le modalità previste dal comma 1 del precedente articolo, per un periodo superiore alle tre ore consecutive durante l’orario di apertura degli uffici competenti, l’utente è autorizzato ad utilizzare la modalità di cui all’articolo 38 del

D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445. Di tale interruzione si da atto in apposito provvedimento del Responsabile del servizio interessato.

2. Nell’ipotesi di cui al precedente comma, entro cinque giorni dal venir meno della causa che ha generato l’impedimento, l’interessato o il suo procuratore, è tenuto a provvedere, utilizzando una delle modalità previste dal precedente articolo, all’invio telematico di ogni documento analogico già trasmesso, comunicando gli estremi del protocollo assegnato o, in mancanza, gli estremi di tale trasmissione. In tal caso, l’utente è esentato dal ripetere il versamento di imposte e diritti e di ogni altra somma a tale titolo corrisposta.

3. Qualora l’invio elettronico successivo contenga materiale difforme da quanto inviato avvalendosi delle facoltà di cui al primo comma, valgono le regole per gli invii multipli di cui agli articoli seguenti.

Art. 76 - Oggetto del messaggio di posta elettronica

1. Qualora l’istanza o la comunicazione venga inviata mediate posta elettronica, ed indipendentemente dal tipo di cassetta postale utilizzata, tra quelle ammesse dal presente regolamento, l’oggetto del messaggio dovrà contenere tutti gli elementi necessari ad individuare in modo univoco il contenuto. A tale oggetto sono da applicarsi in aggiunta le regole sugli invii successivi e multipli di cui agli articoli seguenti.

Art. 77- Invii multipli e successivi

1. Qualora le dimensioni complessive del materiale da trasmettere siano eccessive e tali da

richiedere l’invio di più messaggi consecutivi. Gli stessi messaggi dovranno essere singolarmente composti e deve essere assolutamente chiaro che trattasi di invii multipli di un unico argomento. A tale proposito l'oggetto dei messaggi dovrà essere unico e ognuno dovrà differire solo per la scritta “INVIO x di n” con x progressivo da 1 ad n ed n costante, pari al totale degli invii.

2. Qualora, in relazione ad una medesima istanza, si effettuino invii successivi degli stessi documenti, l’invio successivo si intende ad integrazione o in sostituzione degli invii precedenti in base alle dizioni contenute nel nuovo messaggio.

Art. 78 – Arrivi multipli e successivi

1. Qualora le dimensioni complessive del materiale trasmesso abbiano necessitato l’invio di più messaggi consecutivi da cui si evince che trattasi della stessa pratica, l'oggetto dei messaggi multipli dovrà essere integrato con la scritta “ARRIVO x di n” con x progressivo da 1 ad n ed n costante, pari al totale degli invii.

2. Ognuno degli invii multipli avrà un numero di protocollo diverso e dovrà contenere nella nota che trattasi di invio multiplo e se possibile dovrà essere riportato il numero di tutti gli altri protocolli dello stesso invio multiplo.

3. Qualora, in relazione ad una medesima istanza, si abbiano arrivi successivi degli stessi documenti, l’invio successivo si intende ad integrazione o in sostituzione degli invii precedenti in base alle dizioni contenute nel nuovo messaggio; l'ufficio protocollo procederà in ogni caso alla protocollazione, sarà cura dell'UU procedere all'archiviazione dello stesso qualora ritenga che trattasi di duplicato.

Art. 79 - Pratiche inviate su supporto cartaceo

Per le pratiche in corso di esame presentate in forma cartacea, il procedimento si conclude in forma cartacea.

XV – NORME TRANSITORIE E FINALI

Art. 80: Norma transitoria relativa alla irretroattività del titolario

1. Il titolario di classificazione, di cui al precedente articolo 41, sarà in uso dal 1 Gennaio 2016.

Art. 81: Pubblicità del presente manuale

1. Copia del presente MdG:

a) è resa disponibile a tutto il personale dell’Amministrazione mediante spedizione via e-mail

b) è pubblicata sul sito internet dell’Amministrazione.

Art. 82: Entrata in vigore

1. Il presente MdG entra in vigore il primo giorno successivo a quello della sua approvazione.

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni

Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n. 113 del 08.10.15

COMUNE DI CALCI

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

ALLEGATO “A”

DEFINIZIONI

AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI

Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti (art. 1, comma 1 lett. p) del DPR n. 445/2000);

AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI

Le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive ovvero provvedono agli accertamenti d’ufficio (art. 1, comma 1 lett. o) del DPR n. 445/2000);

AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE

Quelle indicate nell’art. 1, comma 2 del D. Lgs. 30 marzo 2001, n. 165;

AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE CENTRALI

Le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le istituzioni universitarie, gli enti pubblici non economici nazionali, l’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN), le agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 (art. 1, comma 1 lett. z) del D. Lgs. n. 82/2005);

ARCHIVIO

L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque formati dall’Amministrazione nell’esercizio delle funzioni attribuite per legge o regolamento, per il conseguimento dei propri fini istituzionali. Gli atti formati e/o ricevuti dall’Amministrazione sono collegati tra loro in un rapporto di interdipendenza, determinato dal procedimento o

dall’affare al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione;

l’uso degli atti può essere amministrativo, legale o storico. L’archivio è unico, anche se, convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità, esso viene diviso in tre sezioni: corrente, di deposito e storico;

ARCHIVIO CORRENTE

E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale;

ARCHIVIO DI DEPOSITO

E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico;

ARCHIVIO STORICO

E’ costituito da complessi di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne;

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA

Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione (art. 1 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11);

ASSEGNAZIONE

L’operazione dell’individuazione dell’Ufficio Utente (UU) competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;

AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE

L’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive (art. 1, comma 1, lett. i) del DPR n. 445/2000);

AUTENTICAZIONE INFORMATICA

La validazione dell’insieme dei dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie

al fine di garantire la sicurezza dell’accesso (art. 1, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 82/2005);

BANCA DI DATI

Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti (art. 4, comma 1, lett. o) del D. Lgs. n. 196/2003);

BLOCCO

La conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento; (art. 4, comma 1, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003);

CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI

Il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l’accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni (art. 1 del D. Lgs. n. 82/2005);

CARTA D’IDENTITA’ ELETTRONICA

Il documento d’identità munito di fotografia del titolare rilasciato su supporto informatico dalle amministrazioni comunali con la prevalente finalità di dimostrare l’identità anagrafica del suo titolare (art. 1, comma 1, lett. c) del D. Lgs. n. 82/2005);

CASELLA DI POSTA ELETTRONICA ISTITUZIONALE

La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare (ai sensi del DPCM 31.10.2000, articolo 15, comma 3) – (art. 1 dell’allegato A della circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28);

CERTIFICATI ELETTRONICI

Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l’identità dei titolari stessi (art. 1, comma 1, lett. e) del D. Lgs. n. 82/2005);

CERTIFICATO QUALIFICATO

Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all’allegato II della medesima direttiva (art. 1, comma 1, lett. f) del D. Lgs. n. 82/2005);

CERTIFICATO

Il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche (art. 1, comma 1, lett. f) del D.P.R. n. 445/2000);

CERTIFICATORE

Il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime (art. 1, comma 1, lett. g) del D. Lgs. n. 82/2005);

CLASSIFICAZIONE

L’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e alle modalità operative dell’Amministrazione;

COMUNICAZIONE

Il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione (art. 4, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 196/2003);

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11;

CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE

I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione informatica (art. 4, comma 3, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATI GIUDIZIARI

I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) ad o) e da r) ad u), del X.X.X. 00 xxxxxxxx 0000, x. 000, xx xxxxxxx di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale

(art. 4, comma 1, lett. e) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATI IDENTIFICATIVI

I dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato (art. 4, comma 1, lett. c) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATI SENSIBILI

I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4, comma 1, lett. ddd) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATO ANONIMO

Il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile (art. 4, comma 1, lett. n) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATO PERSONALE

Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATO PUBBLICO

Il dato conoscibile da chiunque (art. 1, comma 1, lett. n. del D.Lgs. n. 82/2005);

DATO A CONOSCIBILITA’ LIMITATA

Il dato la cui conoscibilità è riservata per legge o regolamento a specifici soggetti o categorie di soggetti (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005);

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’

Il documento sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza di questi , resa nelle forme previste dall’art. 1, comma 1 lett. h) del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI DICHIARAZIONE

Il documento sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione del certificato (art. 1, comma 1, lett. g) del D.P.R. n. 445/2000);

DIFFUSIONE

Il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione (art. 4 del D. Lgs. n. 196/2003);

DOCUMENTO

Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (art. 1, comma 1, lett. a) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

DOCUMENTO AMMINISTRATIVO

Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1, comma 1, lett. a) del D.P.R. n. 445/2000);

DOCUMENTO ANALOGICO

Documento formato utilizzato una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia (art. 1, comma 1, lett. b) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE

Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1 della Deliberazione CNIPA

del 19 febbraio 2004, n. 11);

DOCUMENTO ARCHIVIATO

Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica

(art. 1, comma 1, lett. h) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

DOCUMENTO CONSERVATO

Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva (art. 1 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO

Ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consentano l’identificazione personale del titolare (art. 1, comma 1, lett. c) del D.P.R. n. 445/2000);

DOCUMENTO D’IDENTITA’

La carta d’identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare (art. 1, comma 1, lett. d) del D.P.R. n. 445/2000);

DOCUMENTO D’IDENTITA’ ELETTRONICO

Il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno d’età (art. 1, comma 1, lett. e) del D.P.R. n. 445/2000);

ESIBIZIONE

Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (art. 1, comma 1, lett. n) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

EVIDENZA INFORMATICA

Una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica

(art. 1, comma 1, lett. f) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004);

FASCICOLAZIONE

L’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;

FASCICOLO

Insieme ordinato di documenti, che può fare riferimento ad uno stesso affare/procedimento, o ad una stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo possono trovarsi inseriti documenti diversificati per formati, natura, contenuto giuridico, ecc., anche se non è infrequente la creazione di fascicoli formati da insieme di documenti della stessa tipologia e forma raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc);

FIRMA DIGITALE

Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. s) del D. Lgs. n. 82/2005);

FIRMA ELETTRONICA

L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica (art. 1, comma 1, lett. q) del D. Lgs. n. 82/2005);

FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma quale l’apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (art. 1, comma 1, lett. r) del D. Lgs. n. 82/2005);

FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Il processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed è sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa (art. 1 della Deliberazione AIPA del 23 novembre 2000, n. 51);

FUNZIONE DI HASH

Una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit) una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare

una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1, comma 1, lett. e) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004);

GARANTE (della Privacy)

L’autorità di cui all’articolo 153 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, istituita dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675 (art. 4, comma 1, lett. q) del D. Lgs. n. 196/2003);

GESTIONE INFORMATICADEI DOCUMENTI

L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005);

INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento di dati personali dal titolare o dal responsabile;

INSERTO

E’ un sottoinsieme omogeneo del sottofascicolo che può essere costituito a seguito di esigenze operative dell’Amministrazione;

LEGALIZZAZIONE DI FIRMA

L’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 1, comma 1, lett. l) del D.P.R. n. 445/2000); 32

LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA

L’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato (art. 1, comma 1, lett. n) del D.P.R. n.445/2000);

MASSIMARIO DI SELEZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI/PIANO DI CONSERVAZIONE

Il massimario di selezione e scarto è lo strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni. Il massimario riproduce l’elenco delle partizione e sottoripartizioni del titolario e indica quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quaranta anni nella sezione storica dell’archivio) e quali, invece, possono essere destinati al macero dopo cinque, dieci, quindici, venti anni, ecc. o secondo le esigenze dell’Amministrazione. Ne consegue

il Piano di Conservazione periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;

MEMORIZZAZIONE

Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’articolo 10, commi 2 e 3, del

D.P.R. n. 445/2000 così come modificato dall’articolo 6 del D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 (art. 1 comma 1, lett. f) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

MISURE MINIME DI SICUREZZA

Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell’articolo 31 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (art. 4, comma 3, lett. a) del D. Lgs. n. 196/2003);

PAROLA CHIAVE Componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri e altri dati in forma elettronica (art. 4, comma 3, lett. e) del D. Lgs. n. 196/2003);

ORIGINALI NON UNICI I documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1, comma 1, lett. v) del D. Lgs. n. 82/2005);

PROFILO DI AUTORIZZAZIONE

L’insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ed essa consentiti (art. 4, comma 3, lett. f) del D. Lgs. n. 196/2003);

PUBBLICO UFFICIALE

Il notaio, salvo quanto previsto dall’art. 5 , comma 4, della presente deliberazione e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall’art. 18, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000 (art. 1, lett. q) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali (art. 4, comma 1, lett. g) del D. Lgs. n. 196/2003);

RIFERIMENTO TEMPORALE

Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. g) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004) o ad un messaggio di posta elettronica certificata (art. 1, comma 1, lett. i) del D.P.R. n. 68/2005);

RIVERSAMENTO DIRETTO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica (art. 1. comma 1, lett. n) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica (art. 1, comma 1, lett. o) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

SEGNATURA INFORMATICA

L’insieme delle informazioni archivistiche di protocollo, codificate in formato XML, ed incluse in un messaggio protocollato, come previsto dall’art. 18, comma 1 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 (art. 1 dell’allegato A della Circolare AIPA del 7 maggio 2001, n. 28);

SEGNATURA DI PROTOCOLLO

L’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso (Glossario dell’IPA – Indice delle Pubbliche Amministrazioni);

SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE

Lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione interessata (art. 2, comma 1,

lett. h) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000);

SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE

L’insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l’accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente (art. 4, comma 3, lett. g) del D. Lgs. n. 196/2003);

SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti (art. 1, comma

1, lett. r) del D.P.R. n. 445/2000).

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “B” - Descrizione della AOO

Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n. n. 113 del 08.10.15

COMUNE DI CALCI

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

ALLEGATO “B” DESCRIZIONE DELLA AOO

Denominazione dell’AOO: COMUNE DI CALCI

Codice identificativo “c_b390”

Nominativo del Resp. del Servizio di Protocollo Informatico, gestione documentale

Responsabile Settore Amministrativo e Servizi al cittadino, cui sottende il Servizio Protocollo Dr.ssa XXXXXX XXXXXXX

Casella di Posta Elettronica Certificata xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxx.xx.xx

Indirizzo della sede principale dell’AOO a cui indirizzare la corrispondenza convenzionale

Comune di Calci

Piazza Garibaldi, 1 – 56011 Calci (PI).

Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n. n. 113 del 08.10.15

COMUNE DI CALCI

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

ALLEGATO “C”

ELENCO DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

A seguire, il testo del comma 5 dell’art. 53 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, che recita:

“Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione”.

Inoltre, sono escluse dalla protocollazione le seguenti categorie di documenti:

• Le comunicazioni d’occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc.);

• Le richieste di ferie ed altri permessi;

• Le richieste di rimborso spese e missioni;

• Gli allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione, compresi gli elaborati tecnici;

• La pubblicità conoscitiva di convegni;

• La pubblicità in generale;

• Le offerte, i listini prezzi e i preventivi di terzi non richiesti;

• Le ricevute di ritorno delle raccomandate A.R.;

• Tutti i documenti che, per loro natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridicoamministrativa presente o futura.

Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n. 113 del 08.10.15

COMUNE DI CALCI

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

ALLEGATO “D”

ELENCO DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE

• Atti rogati o autenticati dal Segretario Generale;

• Contratti e convenzioni;

• Verbali delle sedute del Consiglio comunale;

• Verbali delle sedute della Giunta Municipale;

• Verbali delle sedute delle Commissioni Consiliari permanenti e speciali;

• Verbali delle Commissioni istituite per legge;

• Atti di stato civile;

• Pubblicazioni di matrimonio;

• Carte d’identità;

• Certificati anagrafici;

• Tessere elettorali;

• Atti di liquidazione;

• Mandati di pagamento;

• Reversali d’incasso;

• Verbali di violazione al Codice della strada;

• Verbali di violazioni amministrative;

• Delibere del Consiglio comunale,

• Delibere della Giunta Municipale;

• Ordinanze;

• Ordinanze prefettizie relative a procedimenti sanzionatori;

• Atti pubblicati all’Xxxx Xxxxxxxx e le relative richieste e conferme di avvenuta pubblicazione;

• Atti depositati alla casa comunale;

• Notifiche.

Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n. 113 del 08.10.15

COMUNE DI CALCI

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

ALLEGATO “E”

SCHEMA RIASSUNTIVO

DEL PIANO DI CLASSIFICAZIONE PER L'ARCHIVIO COMUNALE

	Schema riassuntivo del piano di classificazione per l’archivio comunale
I	Amministrazione generale
	1.	Legislazione e circolari esplicative
	2.	Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica
	3.	Statuto
	4.	Regolamenti
	5.	Xxxxxx, gonfalone, sigillo
	6.	Archivio generale
	7.	Sistema informativo
	8.	Informazioni e relazioni con il pubblico
	9.	Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi
	10.	Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
	11.	Controlli interni ed esterni
	12.	Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna
	13.	Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti
	14.	Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
	15.	Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad
		Associazioni
	16.	Area e città metropolitana
	17.	Associazionismo e partecipazione
II	Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
	1.	Sindaco
	2.	Vice-Sindaco
	3.	Consiglio
	4.	Presidente del Consiglio
	5.	Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio
	6.	Gruppi consiliari
	7.	Giunta
	8.	Commissario prefettizio e straordinario
	9.	Segretario e Vice-segretario
	10.	Direttore generale e dirigenza
	11.	Revisori dei conti
	12.	Difensore civico
	13.	Commissario ad acta
	14.	Organi di controllo interni
	15.	Organi consultivi
	16.	Consigli circoscrizionali
	17.	Presidente dei Consigli circoscrizionali
	18.	Organi esecutivi circoscrizionali
	19.	Commissioni dei Consigli circoscrizionali
	20.	Segretari delle circoscrizioni
	21.	Commissario ad acta delle circoscrizioni
	22.	Conferenza dei Presidenti di quartiere

III	Risorse umane
	1.	Concorsi, selezioni, colloqui
	2.	Assunzioni e cessazioni
	3.	Comandi e distacchi; mobilità
	4.	Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
	5.	Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
	6.	Retribuzioni e compensi
	7.	Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
	8.	Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
	9.	Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
	10.	Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza
	11.	Servizi al personale su richiesta
	12.	Orario di lavoro, presenze e assenze
	13.	Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
	14.	Formazione e aggiornamento professionale
	15.	Collaboratori esterni
IV	Risorse finanziarie e patrimonio
	1.	Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)
	2.	Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)
	3.	Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
	4.	Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento
	5.	Partecipazioni finanziarie
	6.	Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili
	7.	Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
	8.	Beni immobili
	9.	Beni mobili
	10.	Economato
	11.	Oggetti smarriti e recuperati
	12.	Tesoreria
	13.	Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
	14.	Pubblicità e pubbliche affissioni
V	Affari legali
	1.	Contenzioso
	2.	Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni
	3.	Pareri e consulenze
VI	Pianificazione e gestione del territorio
	1.	Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
	2.	Urbanistica: strumenti di attuazione del piano regolatore generale
	3.	Edilizia privata
	4.	Edilizia pubblica
	5.	Opere pubbliche
	6.	Catasto
	7.	Viabilità
	8.	Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi
	9.	Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
	10.	Protezione civile ed emergenze

VII	Servizi alla persona
	1.	Diritto allo studio e servizi
	2.	Asili nido e scuola materna
	3.	Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività
	4.	Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale
	5.	Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola comunale di musica, etc.)
	6.	Attività ed eventi culturali
	7.	Attività ed eventi sportivi
	8.	Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale
	9.	Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio
	10.	Informazione, consulenza ed educazione civica
	11.	Tutela e curatela di incapaci
	12.	Assistenza diretta e indiretta, benefici economici
	13.	Attività ricreativa e di socializzazione
	14.	Politiche per la casa
	15.	Politiche per il sociale
VIII	Attività economiche
	1.	Agricoltura e pesca
	2.	Artigianato
	3.	Industria
	4.	Commercio
	5.	Fiere e mercati
	6.	Esercizi turistici e strutture ricettive
	7.	Promozione e servizi
IX	Polizia locale e sicurezza pubblica
	1.	Prevenzione ed educazione stradale
	2.	Polizia stradale
	3.	Informative
	4.	Sicurezza e ordine pubblico
X	Tutela della salute
	1.	Salute e igiene pubblica
	2.	Trattamento Sanitario Obbligatorio
	3.	Farmacie
	4.	Zooprofilassi veterinaria
	5.	Randagismo animale e ricoveri
XI	Servizi demografici
	1.	Stato civile
	2.	Anagrafe e certificazioni
	3.	Censimenti
	4.	Polizia mortuaria e cimiteri
XII	Elezioni ed iniziative popolari
	1.	Xxxx elettorali
	2.	Liste elettorali
	3.	Elezioni
	4.	Referendum
	5.	Istanze, petizioni e iniziative popolari
XIII	Affari militari
	1.	Leva e servizio civile sostitutivo
	2.	Ruoli matricolari
	3.	Caserme, alloggi e servitù militari
	4.	Requisizioni per utilità militari
XIV	Oggetti diversi
XIV	1.	Suape

Manuale di gestione del protocollo informatico – allegato “F” - Xxxxxxxxx

Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n. 113 del 08.10.15

COMUNE DI CALCI

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

ALLEGATO “F”

TITOLARIO

Categoria	Classe	Sotto	Descrizione
Categoria	Classe	Classe	Descrizione
1	0	0	AMMINISTRAZIONE GENERALE
1	1	0	LEGISLAZIONE E CIRCOLARI ESPLICATIVE
1	2	0	DENOMINAZIONE, TERRITORIO E CONFINI, CIRCOSCRIZIONI
1	2	0	DI DECENTRAMENTO, TOPONOMASTICA
1	3	0	STATUTO
1	4	0	REGOLAMENTI
1	5	0	STEMMA, GONFALONE, SIGILLO
1	6	0	ARCHIVIO GENERALE
1	7	0	SISTEMA INFORMATIVO
1	8	0	INFORMAZIONI E RELAZIONI CON IL PUBBLICO
1	9	0	POLITICA DEL PERSONALE; ORDINAMENTO DEGLI UFFICI E DEI
1	9	0	SERVIZI
1	10	0	RELAZIONI CON LE ORGANIZZAZIONI SINDACALI E DI
1	10	0	RAPPRESENTANZA DEL PERSONALE
1	11	0	CONTROLLI INTERNI ED ESTERNI
1	12	0	EDITORIA E ATTIVITA' INFORMATIVO-PROMOZIONALE
1	12	0	INTERNA ED ESTERNA
1	13	0	CERIMONIALE, ATTIVITA' DI RAPPRESENTANZA;
1	13	0	ONORIFICENZE E RICONOSCIMENTI
1	14	0	INTERVENTI DI CARATTERE POLITICO E UMANITARIO;
1	14	0	RAPPORTI ISTITUZIONALI
1	15	0	FORME ASSOCIATIVE E PARTECIPATIVE PER L'ESERCIZIO DI
			FUNZIONI E SERVIZI E ADESIONE DEL COMUNE AD
			ASSOCIAZIONI
1	16	0	AREA E CITTA' METROPOLITANA
1	17	0	ASSOCIAZIONISMO E PARTECIPAZIONE
2	0	0	ORGANI DI GOVERNO, GESTIONE, CONTROLLO, CONSULENZA E GARANZIA
2	1	0	SINDACO
2	2	0	VICE-SINDACO
2	3	0	CONSIGLIO
2	4	0	PRESIDENTE DEL CONSIGLIO
2	5	0	CONFERENZA DEI CAPIGRUPPO E COMMISSIONI DEL CONSIGLIO

2	6	GRUPPI CONSILIARI
2	7	GIUNTA
2	8	COMMISSARIO PREFETTIZIO E STRAORDINARIO
2	9	SEGRETARIO E VICE-SEGRETARIO
2	10	DIRETTORE GENERALE E DIRIGENZA
2	11	REVISORE DEI CONTI
2	12	DIFENSORE CIVICO
2	13	COMMISSARIO AD ACTA
2	14	ORGANI DI CONTROLLO INTERNI
2	15	ORGANI CONSULTIVI
2	16	CONSIGLI CIRCOSCRIZIONALI
2	17	PRESIDENTI DEI CONSIGLI CIRCOSCRIZIONALI
2	18	ORGANI ESECUTIVI CIRCOSCRIZIONALI
2	19	COMMISSIONI DEI CONSIGLI CIRCOSCRIZIONALI
2	20	SEGRETARI DELLE CIRCOSCRIZIONI
2	21	COMMISSARIO AD ACTA DELLE CIRCOSCRIZIONI
2	22	CONFERENZA DEI PRESIDENTI DI QUARTIERE
3	0	RISORSE UMANE
3	1	CONCORSI, SELEZIONI, COLLOQUI
3	2	ASSUNZIONI E CESSAZIONI
3	3	COMANDI E DISTACCHI; MOBILITA'
3	4	ATTRIBUZIONE DI FUNZIONI, ORDINI DI SERVIZIO E
3	4	MISSIONI
3	5	INQUADRAMENTI E APPLICAZIONE CONTRATTI COLLETTIVI DI
3	5	LAVORO
3	6	RETRIBUZIONI E COMPENSI
3	7	TRATTAMENTO FISCALE, CONTRIBUTIVO E ASSICURATIVO
3	8	TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LUOGO DI LAVORO
3	9	DICHIARAZIONI DI INFERMITA' ED EQUO INDENNIZZO
3	10	INDENNITA' PREMIO DI SERVIZIO E TRATTAMENTO DI FINE
3	10	RAPPORTO, QUIESCENZA
3	11	SERVIZI AL PERSONALE SU RICHIESTA

3	12	0	ORARIO DI LAVORO, PRESENZE E ASSENZE
3	13	0	GIUDIZI, RESPONSABILITA' E PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI
3	14	0	0FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE
3	15	0	COLLABORATORI ESTERNI
4	0	0	RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIO
4	1	0	BILANCIO PREVENTIVO E PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE (PEG)
4	2	0	GESTIONE DEL BILANCIO E DEL PEG (CON EVENTUALI
4	2	0	VARIAZIONI)
4	3	0	GESTIONE DELLE ENTRATE: ACCERTAMENTO, RISCOSSIONE,
4	3	0	VERSAMENTO
4	4	0	GESTIONE DELLA SPESA: IMPEGNO, LIQUIDAZIONE,
4	4	0	ORDINAZIONE E PAGAMENTO
4	5	0	PARTECIPAZIONI FINANZIARIE
4	6	0	RENDICONTO DELLA GESTIONE; ADEMPIMENTI E VERIFICHE
4	6	0	CONTABILI
4	7	0	ADEMPIMENTI FISCALI, CONTRIBUTIVI E ASSICURATIVI
4	8	0	BENI IMMOBILI
4	9	0	BENI MOBILI
4	10	0	ECONOMATO
4	11	0	OGGETTI SMARRITI E RECUPERATI
4	12	0	TESORERIA
4	13	0	CONCESSIONARI ED ALTRI INCARICATI DELLA RISCOSSIONE
4	13	0	DELLE ENTRATE
4	14	0	PUBBLICITA' E PUBBLICHE AFFISSIONI
5	0	0	AFFARI LEGALI
5	1	0	CONTENZIOSO
5	2	0	RESPONSABILITA' CIVILE E PATRIMONIALE VERSO TERZI;
			ASSICURAZIONI
5	3	0	PARERI E CONSULENZE
6	0	0	PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIO
6	1	0	URBANISTICA: PIANO REGOLATORE GENERALE E VARIANTI
6	2	0	URBANISTICA: STRUMENTI DI ATTUAZIONE DEL PIANO
6	2	0	REGOLATORE GENERALE
6	3	0	EDILIZIA PRIVATA

6	4	EDILIZIA PUBBLICA
6	5	OPERE PUBBLICHE
6	6	CATASTO
6	7	VIABILITA'
6	8	SERVIZIO IDRICO INTEGRATO, LUCE, GAS, TRASPORTI PUBBLICI,
6	8	GESTIONE DEI RIFIUTI E ALTRI SERVIZI
6	9	AMBIENTE: AUTORIZZAZIONI, MONITORAGGIO E CONTROLLO
6	10	PROTEZIONE CIVILE ED EMERGENZE
7	0	SERVIZI ALLA PERSONA, PREVENZIONE MINORI
7	1	DIRITTO ALLO STUDIO E SERVIZI
7	2	XXXXX XXXX X XXXXXX XXXXXXX
0	3	PROMOZIONE E SOSTEGNO DELLE ISTITUZIONI DI
0	3	ISTRUZIONE E DELLA LORO ATTIVITA'
7	4	ORIENTAMENTO PROFESSIONALE; EDUCAZIONE DEGLI ADULTI;
7	4	MEDIAZIONE CULTURALE
7	5	ISTITUTI CULTURALI (MUSEI, BIBLIOTECHE, TEATRI, SCUOLA
7	5	COMUNALE DI MUSICA, ETC.)
7	6	ATTIVITA' ED EVENTI CULTURALI
7	7	ATTIVITA' ED EVENTI SPORTIVI
7	8	PIANIFICAZIONE E ACCORDI STRATEGICI CON ENTI PUBBLICI E
7	8	PRIVATI CON IL VOLONTARIATO SOCIALE
7	9	PREVENZIONE, RECUPERO E REINTEGRAZIONE DEI SOGGETTI A
7	9	RISCHIO
7	10	INFORMAZIONE, CONSULENZA ED EDUCAZIONE CIVICA
7	11	TUTELA E CURATELA DI INCAPACI
7	12	ASSISTENZA DIRETTA E INDIRETTA, BENEFICI ECONOMICI
7	13	ATTIVITA' RICREATIVA E DI SOCIALIZZAZIONE
7	14	POLITICHE PER LA CASA
7	15	POLITICHE PER IL SOCIALE
8	0	ATTIVITA’ ECONOMICHE
8	1	AGRICOLTURA E PESCA
8	2	ARTIGIANATO
8	3	INDUSTRIA

8	4	COMMERCIO
8	5	FIERE E MERCATI
8	6	ESERCIZI TURISTICI E STRUTTURE RICETTIVE
8	7	PROMOZIONE E SERVIZI
9	0	POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA
9	1	PREVENZIONE ED EDUCAZIONE STRADALE
9	2	POLIZIA STRADALE
9	3	INFORMATIVE
9	4	SICUREZZA E ORDINE PUBBLICO
10	0	TUTELA DELLA SALUTE
10	1	SALUTE E IGIENE PUBBLICA
10	2	SANITARI OBBLIGATORI
10	3	FARMACIE
10	4	ZOOPROFILASSI VETERINARIA
10	4	RANDAGISMO ANIMALE E RICOVERI
11	0	SERVIZI DEMOGRAFICI
11	1	STATO CIVILE
11	2	ANAGRAFE E CERTIFICAZIONI
11	3	CENSIMENTI
11	4	POLIZIA MORTUARIA E CIMITERI
12	0	ELEZIONI ED INIZIATIVE POPOLARI, FASCICOLI ELETTORALI
12	1	ALBI ELETTORALI
12	2	LISTE ELETTORALI
12	3	ELEZIONI
12	4	REFERENDUM
12	5	ISTANZE, PETIZIONI E INIZIATIVE POPOLARI
13	0	AFFARI MILITARI
13	1	LEVA E SERVIZIO CIVILE SOSTITUTIVO
13	2	RUOLI MATRICOLARI
13	3	CASERME, ALLOGGI E SERVITU' MILITARI
14	0	OGGETTI DIVERSI
14	1	SUAPE

Manuale di gestione del protocollo informatico – allegato “G” - Prontuario per la classificazione

Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n. 113 del 08.10.15

COMUNE DI CALCI

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

ALLEGATO “G”

PRONTUARIO PER LA CLASSIFICAZIONE

		A
150 ore – Diritto allo studio	III/12
Abbonamenti a periodici *	IV/4
Abbonamento RAI pagato dal Comune	IV/4
Abitabilità: autorizzazione	X/1 e repertorio specifico
Abrogazione leggi v. referendum abrogativo	XII/4
Abusi edilizi	VI/3
Abusivismo edilizio	VI/3
Accademie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Accademie: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Accensione mutui	IV/3
Accertamenti di conformità delle opere edilizie private	VI/3
Accertamenti sanitari (per assenze del personale)	III/12
Accertamenti sanitari (per la tutela della salute del personale)	III/8
Accertamenti tributari: eseguiti dal Comune	IV/3
Accertamenti tributari: subiti dal Comune	IV/7
Accertamento della conformità delle opere edilizie private	VI/3
Accertamento delle conoscenze informatiche e linguistiche nei	III/1
concorsi pubblici	III/1
Accesso ai documenti amministrativi	I/6
Accesso alla zona pedonale: permessi	VI/7
Accordi di programma: per singoli settori	si classificano in base alla
Accordi di programma: per singoli settori	materia cui si riferiscono
Accordi di programma: per società partecipate	I/15
Acqua: erogazione	VI/8
Acqua: inquinamento	VI/9
Acque: monitoraggio della qualità	VI/9
Acquedotto: affidamento esterno della gestione	I/15
Acquedotto: costruzione	VI/5
Acquedotto: gestione in proprio	VI/8
Acquisizione aree per edilizia residenziale pubblica	IV/8
Acquisizione di beni immobili	IV/8
Acquisizione di beni mobili	IV/9
Acquisti di materiale di consumo	IV/10
Addizionale comunale a imposte erariali	IV/3
Addizionale comunale a imposte regionali	IV/3
Addizionale comunale IRPEF	IV/3
Addizionale comunale sul consumo dell’energia elettrica	IV/3
Adempimenti assicurativi del Comune	IV/7
Adempimenti contributivi del Comune	IV/7
Adempimenti fiscali riguardanti il Comune	IV/7
Adempimenti fiscali riguardanti il personale dipendente	III/7
Adozione di minori: assistenza sociale	VII/11
Adozione di minori: registrazione sui registri di stato civile	XI/1
Adozione di minori: trasmissione di atti per la registrazione	XI/1
Adulti: educazione	VII/4
Aeroporto *: costruzione	VI/5
Affidamento familiare di minori	VII/11

2/46

Affido familiare	VII/11
Affissioni pubbliche: concessione	IV/14
Affissioni pubbliche: riscossione del diritto	IV/3
Affittacamere: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Affittacamere: autorizzazione all’attività	specifico
Affittacamere: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Affittacamere: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Affittacamere: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
Affitto appartamenti ammobiliati per uso turistico:	VIII/6 e repertorio
autorizzazione all’attività	specifico
Affitto appartamenti mobiliati per uso turistico:	IX/4 e repertorio
autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Affrancatura della posta in partenza	I/6
Agenzie d’affari: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Agenzie d’affari: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Aggiornamento professionale	III/14
Agibilità per teatri o luoghi di pubblico spettacolo:	IX/4 e repertorio
autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Agibilità: autorizzazione	X/1 e repertorio specifico
Agricoltori: vendita di prodotti da parte degli -	XXXX/0
Xxxxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxxxxxxxxx: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Xxxxxxxxxxx: autorizzazione all’attività	specifico
Agriturismi: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
AIRE (= Anagrafe Italiani Residenti all’Estero)	XI/2
Alberghi: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Alberghi: autorizzazione all’attività	specifico
Alberghi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Alberghi: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Alberghi: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
Albi elettorali	XII/1
Albo degli scrutatori	XII/1
Albo dei Giudici popolari	XI/2
Albo dei Presidenti di seggio	XXX/0
Xxxx dell’associazionismo	I/17 repertorio specifico
Albo pretorio	I/6 repertorio specifico
Alcolici (vendita): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Alcolici (vendita): autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Alienazione di beni immobili del Comune	IV/8
Alienazione di beni mobili del Comune	IV/9
Allattamento: permessi	III/12
Allevamento	VIII/1
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: assegnazione	VII/14
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: costruzione	VI/4
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: lottizzazione	VI/2
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: proprietà del comune	IV/8
Alloggi militari	XIII/3
Alloggio per mercede: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Alloggio per mercede: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico

Alluvioni	VI/10
Ambiente	VI/9
Ambiente: questioni segnalate dai vigili del fuoco	VI/9
Ambulanti (commercio su aree pubbliche): autorizzazione	VIII/4 e repertorio
all’attività	specifico
Ambulanti (mestieri ambulanti esercitati da stranieri):	IX/4 e repertorio
autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Amministrative v. elezioni amministrative	XII/3
Ammortamento dei beni	IV/6
Anagrafe canina *	funzione espletata non dal
Anagrafe canina *	Comune, ma dall’ASL
Anagrafe della popolazione residente	XI/2
Anagrafe delle prestazioni	III/6
Anagrafe: organizzazione del servizio	I/9
Anagrafe: servizi all’utenza	XI/2
ANCI: associazione del Comune	I/15
Animali randagi	X/5
Annotazioni sui registri di stato civile	XI/1
Anticipazione del quinto dello stipendio	III/6
Antimafia: certificazioni *	funzione non comunale; il
	singolo certificato va inserito
	nel fasc. cui si riferisce e di
	cui acquisisce la classifica
Antiquariato: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Antiquariato: autorizzazione all’attività	specifico
Antiquariato: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Antiquariato: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Anziani: assistenza	VII/12
Anziani: centri ricreativi	VII/13
Anziani: soggiorni climatici per -	VII/13
Anziani: tutela per incapacità	VII/11
Anzianità: pensione di -	III/7
Xxxxxxx: consigliere	II/3
Apparecchiature informatiche: acquisto	IV/9
Appartamenti mobiliati v. affitto
Applicazione contratto collettivo di lavoro	III/5
Archivio	I/6
Archivio corrente	I/6
Archivio di deposito	I/6
Archivio generale	I/6
Archivio in formazione	I/6
Archivio storico	I/6
Area metropolitana: istituzione e convenzioni per il	I/16
funzionamento	I/16
Aree pedonali: individuazione	VI/7
Aree PEEP: individuazione	VI/2
Aree verdi (beni immobili del comune)	IV/8
Xxxx xxxxx: realizzazione	VI/5
Aria: inquinamento	VI/9
Aria: monitoraggio della qualità	VI/9

4/46

Armi da fuoco: consegna licenza di porto d’armi	IX/4
Arredo urbano: realizzazione	VI/5
Arte della stampa: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Arte della stampa: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Arte di riproduzione meccanica o chimica: autorizzazione di	IX/4 e repertorio
pubblica sicurezza	specifico
Arte litografica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Arte litografica: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Arte tipografica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Arte tipografica: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Xxxxxxxxxxx	XXXX/0
Artisti di strada: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Artisti di strada: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Ascensori	IX/4 e repertorio
Ascensori	specifico
Asili nido	VII/2
Asilo nido interno per i figli dei dipendenti	III/11
Aspettativa	III/12
Aspettativa per mandato parlamentare	III/12
Aspettativa per maternità (obbligatoria e facoltativa)	III/12
Aspettativa per motivi di famiglia	III/12
Aspettativa sindacale	III/12
Assegnazione alloggi PEEP	VII/14
Assegni alimentari	III/6
Assegni familiari	III/6
Assegni per carichi di famiglia	III/6
Assenze dal lavoro	III/12
Assessori (documenti riguardanti gli assessori, non emanati da	II/7
essi)	II/7
Assicurazioni degli immobili	V/2
Assicurazioni di responsabilità del personale dipendente	V/2
Assicurazioni per gli infortuni sul lavoro	III/7
Assicurazioni RC auto	V/2
Assicurazioni sociali del personale dipendente	III/7
Assicurazioni varie	V/2
Assistenza alla popolazione in caso di calamità naturali	VI/10
Assistenza diretta e indiretta	VII/12
Assistenza domiciliare	VII/12
Assistenza militare *	funzione non comunale
Assistenza presso strutture	VII/12
Assistenza pubblica *	VII/ classi da 8 a 14 a
	seconda del tipo di
	intervento
Assistenza sanitaria obbligatoria	X/2
Assistenza scolastica *	VII/ classi da 1 a 4 a
	seconda del tipo di
	intervento
Associazione ad Associazioni	I/15
Associazione all’ANCI	I/15

Associazioni di Comuni	I/15
Associazioni: albo	I/17 e albo specifico
Associazioni: fascicoli	I/17
Associazionismo	I/17
Assunzione in servizio	III/2
Atti di liquidazione (emessi dai RPA all’interno di un	Acquisiscono la classifica
procedimento)	del fasc. relativo al
	procedimento
Atti di liquidazione (eventualmente conservati dalla	IV/4
Ragioneria)	IV/4
Atti di stato civile	XI/1
Atti notificati, depositati e pubblicati *	I/6 repertorio specifico
Atti rogati dal segretario comunale	I/6 repertorio specifico; il
	singolo atto va classificato a
	seconda della materia
Atti vandalici *: danni a immobili comunali	IV/8
Atti vandalici *: danni ad arredi e attrezzature degli uffici	IV/9
comunali	IV/9
Atti vandalici *: segnalazioni	IX/4
Attività culturali	VII/6
Attività di rappresentanza	I/13
Attività edilizia di privati	VI/3
Attività informativo-promozionale	I/12
Attività ricreativa di socializzazione	VII/13
Attività sportive	VII/7
Attraversamenti stradali: individuazione dell’ubicazione	VI/7
Attraversamenti stradali: realizzazione	VI/5
Attribuzione del titolo di città	I/2
Attribuzione di funzioni agli uffici	I/9
Attribuzione di funzioni ai dipendenti	III/4
Attribuzioni di funzioni al personale	III/4
Attuazione del Piano regolatore generale (PRG) e varianti,	VI/2
strumenti	VI/2
Audizione (sale pubbliche di -): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Audizioni all’aperto: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Audizioni all’aperto: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Automobili: acquisto	IV/9
Automobili: assicurazioni RC	V/2
Automobili: manutenzione	IV/9
Autonoleggiatori: autorizzazione all’attività	VIII/2 e repertorio
Autonoleggiatori: autorizzazione all’attività	specifico
Autonoleggiatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX. 4 e repertorio
Autonoleggiatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Autonoleggiatori: fascicoli personali	VIII/0
Autorizzazioni edilizie	VI/3 e repertorio
Autorizzazioni edilizie	specifico
Autorizzazioni sanitarie	X/1 repertorio specifico
Autoveicoli (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico

6/46

Autoveicoli o vetture a noleggio: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Avanzo di amministrazione	IV/4
Avvisi a stampa	I/8
Azienda sanitaria locale *	funzione non comunale: la
	corri-spondenza con l’ASL
	va classifi-cata in base alla
	materia
Aziende municipalizzate e speciali: istituzione	I. 15
Aziende municipalizzate e speciali: rapporti istituzionali	I. 15
Aziende municipalizzate e speciali: rapporti su affari concreti	nel fascicolo specifico
Azioni: partecipazioni azionarie	IV. 3

		B

Bagni (stabilimento di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Bagni pubblici: costruzione	VI/ 5
Ballo (festa da -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Ballo (festa da -): autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Ballo (scuola di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Ballo (scuola di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Banche *: pagamento di ratei	IV/4
Banche *: richieste di mutuo	IV/3
Bandi a stampa	I/8
Bandiera (europea, statale, regionale, comunale): esposizione	I/13
Bandiera * (del Comune): definizione	I/5
Bando di concorso per assunzioni	III/1
Bando per assegnazione borse di studio	VII/1
Bando per assegnazione case popolari	VII/14
Bar: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Bar: autorizzazione all’attività	specifico
Bar: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Bar: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Bar: autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio specifico
Bar: fascicoli	VIII/0
Xxxxxxxx: autorizzazione all’attività	VIII/2
Xxxxxxxx: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Xxxxxxxx: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Xxxxxxxx: fascicoli	VIII/0
Barcaioli: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Barcaioli: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Barriere architettoniche: eliminazione	VI/5
Bed and breakfast: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Bed and breakfast: autorizzazione all’attività	specifico
Bed and breakfast: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Bed and breakfast: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Bed and breakfast: fascicoli	VIII/0

Beneficenza *	concetto superato v. Tit.
Beneficenza *	VII Servizi alla persona
Benefici economici per categorie deboli	VII/12
Beni immobili	IV/8
Beni immobili: inventari	IV/8
Beni mobili	IV/9
Beni mobili: inventari	IV/9
Bevande (somministrazione): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Bevande (somministrazione): autorizzazione all’attività	specifico
Bevande (somministrazione): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Bevande (somministrazione): autorizzazione sanitaria	XI/1 e repertorio
Bevande (somministrazione): autorizzazione sanitaria	specifico
Bevande alcoliche (somministrazione): autorizzazione di	IX/4 e repertorio
pubblica sicurezza	specifico
Biblioteca (sede = bene immobile del comune)	IV/8
Biblioteca civica: attività e iniziative	VII/6
Biblioteca civica: funzionamento	VII/5
Bilancio pluriennale	IV/1
Bilancio preventivo	IV/1
Biliardo (sala pubblica per -): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
BOC – Buoni Ordinari del Comune	IV/3
Bollette: pagamento	IV/4
Bollo del Comune * (= sigillo)	I/5
Borgata (istituzione, denominazione, modificazione,	I/2
variazione, etc.)	I/2
Borse di studio	VII/1
Boschi (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Xxxxxx: iniziative a difesa	VI/9
Buoni libro	VII/1
Buoni mensa per i dipendenti	III/11
Buoni Ordinari del Comune – BOC	IV/3
Buoni pasto per gli iscritti alle scuole	VII/1
Buoni pasto per i dipendenti	III/11
Buoni per l’acquisto di libri	VII/1
Busta paga	III/6

		C

Caccia *	funzione non comunale
Caccia *: consegna licenze	IX/4
Caccia *: trasmissione tesserini	XI/2
Caffé: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Caffé: autorizzazione all’attività	specifico
Caffé: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Caffé: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Caffé: fascicoli	VIII/0
Calamità naturali	VI/10

8/46

Caldaie e impianti di riscaldamento: controlli	VI/9
Cambi di residenza	XI/2
Camera mortuaria: costruzione	VI/5
Camera mortuaria: funzionamento	XI/4
Campeggi: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Campeggi: autorizzazione all’attività	specifico
Campeggi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Campeggi: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Campeggi: fascicoli	XXXX/0
Xxxxx (xxxx immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Campi profughi	VII/12
Candidature elettorali: presentazione	XII/3
Cani randagi	X/5
Canile	X/5
Canone d’affitto degli alloggi popolari: definizione	VII/14
Canone d’affitto degli alloggi popolari: riscossione	IV/3
Canone RAI: pagamento	IV/4
Cantanti ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4
Cantieri di lavoro *: gestiti dal comune	VI/5
Cantieri di lavoro privati: controlli	VI/3
Cantieri navali *: costruzione	VI/5
Capigruppo consiliari	II/6
Capigruppo: conferenza dei -	II/5
Capitolo di bilancio	IV/4
Carburante (distributori di -): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Carburante (distributori di -): autorizzazione all’attività	specifico
Carceri *: beni immobili di proprietà del Comune	IV/8
Carte d’identità	XI/2
Casa: politiche per la -	VII/14
Case di ricovero	VII/12
Case di riposo	VII/12
Case per ferie: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Case per ferie: autorizzazione all’attività	specifico
Case per ferie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Case per ferie: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Case per ferie: fascicoli	VIII/0
Case popolari: assegnazione	VII/14
Case popolari: costruzione	VI/4
Case religiose di ospitalità: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Case religiose di ospitalità: autorizzazione all’attività	specifico
Case religiose di ospitalità: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Caserme (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Caserme (proprietà non comunali):servitù militari	XIII/3
Cassa economale	IV/10
Cassa: giornale di -	IV/12
Cassa: verifiche di -	IV/12
Catasto	VI/6
Catasto Edilizio Urbano – CEU	VI/6

Catasto Fabbricati – CF	VI/6
Catasto Terreni – CT	VI/6
Categorie protette ai fini dell’assunzione	III/1
Causa civile	V/1
Causa penale	V/1
Causa tributaria	V/1
Cause	V/1
Cavalli (corse di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Cavalli (corse di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Cave	VI/9
Cemento armato: denunce e relazioni	VI/3
Censimenti	XI/3
Censimento del commercio, industria e servizi	XI/3
Censimento dell’agricoltura	XI/3
Censimento della popolazione	XI/3
Censura (provvedimento disciplinare nei confronti del	III/13
personale)	III/13
Centri di accoglienza	VII/12
Centri di soggiorno climatico	VII/13
Centri di soggiorno scolastici *: convitti	funzione non comunale
Centri estivi	VII/13
Centri per l’impiego *	funzione non comunale
Centro elaborazione dati	I/7
Cerimoniale	I/13
Certificati di destinazione urbanistica	VI/1
Certificati di espatrio per minori: rilascio	XI/2
Certificato prevenzione incendi (per distributori di	VIII/4
carburante)	VIII/4
Certificato prevenzione incendi (per edifici comunali)	IV/8
Certificato prevenzione incendi (per edifici privati)	VI/3
Certificazioni anagrafiche	XI/2
Certificazioni di stato civile	XI/1
Cessazione dal servizio	III/2
Cessione fabbricati (denunce di -)	IX/4
CEU – Catasto edilizio urbano	VI/6
Cibi (somministrazione): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Cibi (somministrazione): autorizzazione all’attività	specifico
Cibi (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Cibi (somministrazione): autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio specifico
Ciclomotori (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Ciclomotori (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Xxxxxx e non vedenti *: assistenza	VII/classi da 8 a 13 a
	seconda del tipo di
	intervento

10/46

Xxxxxx e non vedenti *: dipendenti	III/classi da 1 a 15 a
	seconda del tipo di
	intervento
Cimiteri (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Cimiteri: costruzione	VI/5
Cimiteri: gestione spazi	XI/4
Cinematografi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Circhi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Circhi: domanda di occupazione di suolo pubblico	IV/8
Circhi: pagamento diritto occupazione suolo pubblico	IV/3
Circolari	I/1
Circolazione stradale: piano del traffico	VI/7
Circolazione stradale: vigilanza	IX/2
Circoli privati (somministrazione di alimenti e bevande):	VIII/4 e repertorio
autorizzazione all’attività	specifico
Circoli privati (somministrazione di alimenti e bevande):	X/1 e repertorio specifico
autorizzazione sanitaria
Circoli privati: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Circoscrizioni comunali: attività	Xxxxxx e classi specifici dei
	singoli affari
Circoscrizioni comunali: individuazione	I/2
Circoscrizioni comunali: organi	classi del Tit. II
Città metropolitana: istituzione e rapporti istituzionali	I/16
Città v. attribuzione del titolo	I/2
Cittadinanza: atto di -	XI/1
classamento catastale	VI/6
Xx.xx.xx – collaboratori coordinati e continuativi: fascicoli	III/0
Xx.xx.xx. – collaboratori coordinati e continuativi: utilizzo	III/15
Xx.Xx.Xx.*: controlli	funzione	non	comunale:	i
	controlli	del	Xx.Xx.Xx.
	vanno inseriti		nel fascicolo
	specifico cui si riferisco-no e
	acquisiscono		quindi	la
	relativa classificazione.
Cocchiere: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Codice della strada: violazioni	IX/2 e repertorio
	specifico
Codice di comportamento dei dipendenti	III/13
Codice fiscale: comunicazione dei nati all’Xxxxxxx xxxxx	XX/ 0
entrate
Collaboratori coordinati e continuativi – xx.xx.xx: fascicoli	III/0
Collaboratori coordinati e continuativi – xx.xx.xx.: utilizzo	III/15
Collaboratori esterni	III/15
Collegio dei Revisori dei conti	II/11
Collegio di conciliazione (disciplina del personale)	III/13
Collette: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4

Collocamento fuori ruolo dei dipendenti	III/2
Colloqui di selezione del personale	III/1
Colonie estive	VII/13
Xxxxxxx estive per i figli dei dipendenti: domande	III/11
Coltivatori	VIII/1
Comando presso/ da altre amministrazioni	III/3
Comitati: promozione	I/14
Comitato genitori per la mensa (asilo nido)	VII/1
Comitato genitori per la mensa (scuola materna e primaria)	VII/1
Comitato sanitario di zona*	ente estinto
Commercio ambulante (= su area pubblica)	VIII/4 e repertorio
Commercio ambulante (= su area pubblica)	specifico
Commercio ambulante: concessione aree	IV/8 e repertorio
Commercio ambulante: concessione aree	specifico
Commercio di cose antiche o usate: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
	specifico
Commercio di cose antiche o usate: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Commercio elettronico	VIII/4
Commercio fisso (= su area privata)	VIII/4
Commercio su aree private (fisso)	VIII/4
Commercio su aree pubbliche (ambulante)	VIII/4
Commissario ad acta del Comune	II/13
Commissario ad acta delle circoscrizioni	II/21
Commissario prefettizio e/o straordinario	II/8
Commissione censuaria *	funzione non comunale
Commissione di disciplina	III/13
Commissione elettorale circondariale *	funzione non comunale
Commissione elettorale comunale *: controllo liste elettorali	XII/2
Commissione elettorale comunale *: nomina	II/15
Commissione elettorale comunale *: verbali	XII/2
Commissione elettorale mandamentale: verbali in copia	XII/2
Commissioni consiliari	II/5
Commissione elettorale mandamentale	funzione non comunale
Commissioni dei Consigli circoscrizionali	II/19
Commissioni del Consiglio	II/5
Compartecipazioni ad imposte erariali e regionali	IV/3
Compenso ai dipendenti	III/6
Comportamento in servizio	III/13
Compravendita di beni immobili	IV/8
Comunicati stampa	I/12
Comunicazione istituzionale	I/12
Comunicazioni di natura edilizia	VI/3
Comunicazioni radio televisive	I/8
Concessionari incaricati della riscossione delle entrate	IV/13
Concessione di locali, spazi, attrezzature comunali	IV/8
Concessione in uso dei beni immobili del Comune	IV/8
Concessione in uso dei beni mobili del Comune	IV/9

12/46

Concessioni cimiteriali	IV/8 e repertorio
Concessioni cimiteriali	specifico
Concessioni edilizie	VI/3 repertorio specifico
Concessioni edilizie in sanatoria	VI/3
Conciliazione, ufficio *	funzione non comunale
Conciliazione: Collegio di - (disciplina del personale)	III/13
Concorsi per assunzioni	III/1
Condoni edilizi	VI/3
Conduttore di veicoli di piazza: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Conferenza dei capigruppo	II/5
Conferenza dei dirigenti *	II/10
Conferenza dei Presidenti di quartiere	II/19
Conferimento di incarichi speciali	III/4
Confini del Comune (variazioni, modificazioni, rettifiche,	I/2
etc.)	I/2
Confini del territorio comunale	I/2
Conformità opere edilizie private: accertamento	VI/3
Confraternite religiose	I/17
Congedo ordinario dei dipendenti	III/12
Congedo straordinario dei dipendenti	III/12
Congedo straordinario per gravidanza e puerperio	III/12
Consegna licenze caccia	IX/4
Consegna licenze porto fucile	IX/4
Consegnatari dei beni	IV/9
Consigli circoscrizionali (documenti riguardanti i Consigli	II/16
circoscrizionali)	II/16
Consigliere anziano	II/3
Consiglieri (documenti riguardanti i Consiglieri)	II/3
Consiglio (documenti riguardanti il Consiglio, non emanati da	XX/0
xxxx)	XX/0
Xxxxxxxxx, xxxxxxxxxxx xxx -	XX/0
Consiglio: delibere	I/6 repertorio specifico; ogni
	delibera va classificata a
	seconda della materia di cui
	tratta
Consorzi di bonifica *: carteggio da e per	titolo e classe a seconda della
Consorzi di bonifica *: carteggio da e per	materia di cui tratta
Consorzi di bonifica *: nomina dei rappresentanti del	I/15
Comune e rapporti istituzionali	I/15
Consorzi di bonifica *: partecipazione finanziaria del Comune	IV/5
Consorzi idraulici *: carteggio da e per	Titolo e classe a seconda
Consorzi idraulici *: carteggio da e per	della materia di cui tratta
Consorzi idraulici *: nomina dei rappresentanti del Comune e	I/15
rapporti istituzionali	I/15
Consorzi idraulici *: partecipazione finanziaria del Comune	IV/5
Consorzi intercomunali	I/15
Consorzi per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Consorzi stradali	I/15
Consulenti: elenco degli incarichi conferiti	III/15

Consulenti: fascicolo personale	III/0
Consulenze	Titolo e classe a seconda
Consulenze	della materia di cui tratta
Consulenze legali	V/3
Consultazione dei documenti a fini amministrativi: richieste	I/6
Consultazione dei documenti a fini di studio: richieste	I/6
Consultazione dei documenti amministrativi: procedure e	I/6
regolamentazione	I/6
Consultori	VII/10
Consultori pediatrici *	funzione non comunale
Consumo dell’energia elettrica: addizionale comunale	IV/3
Contabilità degli investimenti *: pagamento ratei dei mutui	IV/4
Contabilità: verifiche	IV/6
Contenzioso	V/1
Contenzioso del lavoro	III/13
Conti consuntivi	IV/6
Conti: revisori dei -	II/11
Conto del tesoriere	IV/6
Contratti	II/9 repertorio specifico;
	ogni contratto va classificato
	nel titolo classe a seconda
	della materia cui si riferisce
Contratti collettivi di lavoro	III/5
Contrattisti: utilizzo	III/15
Contrattisti: fascicoli personali	III/0
Contratto collettivo di lavoro	III/5
Contributi agricoli	VIII/1
Contributi economici (assistenza)	VII/12
Contributi per la casa	VII/14
Contributi previdenziali per i dipendenti	III/7
Contributi regionali	IV/3
Contributi straordinari (entrate)	IV/3
Contributi: richieste per manifestazioni	nel fascicolo specifico di
	cui acquisisce la relativa
	classifica
Controlli ambientali	VI/9
Controlli delle liste elettorali	XII/2
Controlli di gestione * (interni)	IV/6
Controlli esterni	I/11
Controlli interni	II/14
Controlli sull’attività edilizia	VI/3
Controllo interno: organi	II/14
Controversie	V/1
Controversie relative al rapporto di lavoro	III/13
Convenzione con agenzie di riscossione dei tributi	IV/13
Convenzioni per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Coordinamento trasporto pubblico e privato	VI/7
Copisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Copisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Corriere postale	I/6

14/46

Corsa campestre	VII/7
Corse di cavalli: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Corse di cavalli: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Corsi di aggiornamento professionale per il personale	III/14
Corsi di formazione per il personale	III/14
Corsi per adulti	VII/4
Corte d’appello *	funzione non comunale: il
	carteg-gio con la Corte
	d’appello va clas-sificato a
	seconda della materia di cui
	tratta
Corte d’assise *	funzione non comunale: il
	carteg-gio con la Corte
	x’xxxxxx va clas-sificato a
	seconda della materia di cui
	tratta
Corte dei conti: controllo	I/11
COSAP	IV/3
cose antiche o usate (commercio): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Creazione d’impresa *	VIII/classi 1 opp. 2 opp. 3
	opp. 4 a seconda del tipo
	di impresa
Cremazione	XI/4
CT – Catasto terreni	VI/6
Cucine economiche: assistenza	XXX/00
XXX	XXX/0
Culto *	funzione non comunale
Curatela degli inabilitati	VII/11
Curriculum inviato per richiesta assunzione	III/1
Custodi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Custodi: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Custodia dei valori (Tesoreria)	IV/12

		D

Danni alluvionali *	VI/10
Danni di guerra *	funzione non comunale
Danze (= trattenimenti danzanti): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Decentramento (istituzione, modificazione, rettifiche,	I/2
variazioni, definizione territoriale delle circoscrizioni,
etc.)
Decorazioni militari *: al comune	I/13
Decorazioni militari *: proposte sottoposte al comune	I/13
Decreti del sindaco	I/6 repertorio specifico;
	ogni decreto va classificato a
	seconda della materia
Definizione delle competenze	I/9
Deleghe agli assessori	II/7

Deliberazioni del consiglio	I/6 repertorio specifico; ogni
	delibera va classificata a
	seconda della materia
Deliberazioni della giunta	I/6 repertorio specifico; ogni
	delibera va classificata a
	seconda della materia
Demanio idrico: gestione (ove prevista)	IV/8
Demolizione di immobili abusivi: ordinanze	VI/3 e repertorio delle
Demolizione di immobili abusivi: ordinanze	ordinanze
Demolizioni edilizie	VI/3
Denominazione del comune	I/2
Denunce di cessione di fabbricati	IX/4
Denunce di infortunio sul lavoro	III/8
Denunce di inizio attività edilizia	VI/3
Denunce di inizio attività artigianale	VIII/2
Denunce di inizio attività commerciale	VIII/4
Denunce di ospitalità a stranieri	IX/4
Deposito (archivio di -)	I/6
Depuratore	VI/9
Derattizzazione	X/1
Destinazione d’uso dei beni immobili del Comune	IV/8
Destinazione d’uso dei beni mobili del Comune	IV/9
Destinazione urbanistica: certificati	VI/2
Destituzione	III/13
Destituzione di diritto	III/13
Determinazioni dei dirigenti	I/6 repertorio specifico; ogni
	determinazione va
	classificata a seconda della
	materia
Dezanzarizzazione	X/1
DIA (= Dichiarazioni di Inizio Attività edilizia)	VI/3
Dichiarazione di infermità	III/9
Difensore civico	II/12
Dimissioni	III/2
Dipendenti *: gestione	III/classi specifiche e
	fascicoli personali dei
	singoli dipendenti
Dipendenti *: politica del personale	I/9
Direttore generale (documenti riguardanti il direttore	II/10
generale, non emanati da esso)	II/10
Direttori di tiro: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Direttori di tiro: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Dirigenti (documenti riguardanti i dirigenti, non emanati da	II/10
essi)	II/10
Dirigenza	II/10
Diritti (entrate)	IV/3
Diritti di segreteria	IV/3
Diritti e doveri del dipendente	III/5
Diritti per servizi pubblici	IV/3
Diritti sulle pubbliche affissioni	IV/3

16/46

Diritto allo studio – 150 ore: esercizio da parte dei dipendenti	III/12
Diritto allo studio: promozione e sostegno	VII/1
Diritto di accesso ai documenti amministrativi: esercizio	I/6
Diritto di accesso ai documenti amministrativi: procedure e	I/6
regolamentazione	I/6
Diritto di informazione	I/8
Diritto di partecipazione al procedimento amministrativo	I/8
Diritto di partecipazione dei cittadini	I/8
Disavanzo di amministrazione	IV/6
Discariche	VI/9
Disciplina	III/13
Dismissione: di beni immobili	IV/8
Dismissione: di beni mobili	IV/9
Disponibilità: personale in	III/3
Distacco presso/ da altre amministrazioni	III/3
Distributori di benzina: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Distributori di benzina: autorizzazione all’attività	specifico
Distributori di benzina: fascicoli degli impianti	VIII/0
Distributori di carburante: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Distributori di carburante: autorizzazione all’attività	specifico
Distributori di carburante: fascicoli degli impianti	VIII/0
Domande di alloggi popolari	VII/14
Domanda di estumulazioni straordinarie	XI/4
Domande di assunzione pervenute senza indizione di	III/1
concorso	III/1
Domicilio	XI/2
Donazione del sangue: permesso ai dipendenti	III/12
Donazione di sangue: permessi per	III/12
Donazioni: di beni immobili	IV/8
Donazioni: di beni mobili	IV/9
Dormitori pubblici	VII/12
Dotazione organica	I/9

		E

Eccedenze di personale	III/3
Ecologia	VI/9
Economato	IV/10
Edifici pubblici: costruzione	VI/5
Edifici religiosi: costruzione e restauri	VI/3
Edifici religiosi: ubicazione	I/14
Edilizia privata	VI/3
Edilizia pubblica	VI/4
Edilizia residenziale pubblica: acquisizione aree	VI/ 4
Edilizia residenziale pubblica: assegnazione alloggi	VII/14
Edilizia residenziale pubblica: costruzione	VI/4
Edilizia scolastica: costruzione	VI/5
Editoria comunale	I/12
Educazione civica	VII/10

Educazione degli adulti	VII/4
Educazione stradale	IX/1
Eleggibilità dei Consiglieri comunali	II/3
Elettricità: addizionale comunale sul consumo di energia	IV/3
elettrica	IV/3
Elettrodotto: costruzione	VI/5
Elettrodotto: gestione	VI/8
Elezioni	XII/3
Elezioni amministrative	XII/3
Elezioni comunali e provinciali	XII/3
Elezioni europee	XII/3
Elezioni politiche	XII/3
Elezioni: albi elettorali	XII/1
Elezioni: liste	XII/2
Emergenze (protezione civile)	VI/10
Emigrati (fascicoli)	XI/2
Emigrati (registri)	XI/2
Emigrazione	XI/2
Energia	VI/8
Energia elettrica: addizionale comunale sui consumi	IV/3
Enoteche	v. vendita di alcolici
Enti non commerciali	I/17
Entrate	IV/3
Entrate per accensione di prestiti	IV/3
Epidemie	X/1
Equilibrio di bilancio	IV/6
Equo indennizzo	III/9
Eredità *: acquisizione di beni immobili	IV/8
Eredità *: acquisizione di beni mobili	IV/9
ERP (= edilizia residenziale pubblica) v. alloggi
Esattoria	IV/13
Escavazioni * (eseguite dal Comune)	VI/5
Esecutivi circoscrizionali (organi delle circoscrizioni)	II/18
Esercitazioni militari	XIII/3
Esercizi commerciali: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Esercizi commerciali: autorizzazione all’attività	specifico
Esercizi commerciali: fascicoli degli esercenti	VIII/0
Esercizi pubblici: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Esercizi pubblici: autorizzazione all’attività	specifico
Esercizi pubblici: autorizzazioni di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Esercizi pubblici: autorizzazioni di pubblica sicurezza	specifico
Esercizi pubblici: fascicoli degli esercenti	VIII/0
Esercizi turistici: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Esercizi turistici: autorizzazione all’attività	specifico
Esercizi turistici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Esercizi turistici: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Esercizi turistici: : fascicoli degli esercenti	VIII/0
Esercizio associato di funzioni e servizi	I/15
Esercizio provvisorio del bilancio	IV/1

18/46

Esercizio pubblico temporaneo in occasione di fiere, mercati	IX/4 e repertorio
etc	specifico
Esondazioni (protezione civile)	VI/10
Espatrio minori: rilascio certificati	XI/ 2
Esplodenti v. materie esplodenti
Esposizione di rarità, persone, animali gabinetti ottici e altro	IX/4 e repertorio
oggetti di curiosità	specifico
Esposti (= proteste)	I/8 repertorio specifico
Esposti (= bambini abbandonati): assistenza	VII/12
Espropri per opere di pubblica autorità	IV/8
Espropriazioni di beni immobili	IV/8
Esternalizzazione: utilizzo di collaboratori esterni	III/15
Estetisti	VIII/2 e repertorio
Estetisti	specifico
Xxxxxxxxx: fascicoli	VIII/0
Estimi catastali	VI/6
Estumulazioni	XI/4
Esumazioni	XI/4
Europee: elezioni europee	XII/3
Eventi culturali	VII/6
Eventi sportivi	VII/7
Extracomunitari: assistenza	VII/12
Extracomunitari: strutture di prima assistenza	XXX/00

		X

Xxxxxxxxxx: denunce di cessione	IX/4
Facchini: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Facchini: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Fallimenti *: adempimenti elettorali relativi ai falliti	XII/2
Fallimenti *: insinuazione del Comune tra i creditori di un	IV/3
fallito	IV/3
Farmacie	X/3
Fascia tricolore: uso	I/13
Fascicolo archivistico	I/6
Fatture	IV/4
Ferrovia *: rapporti con l’ente per pianificare traffico	VI/7
Festa da ballo : autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Festa da ballo : autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Feste civili: modalità di svolgimento	I/13
Feste civili: organizzazione	VII/6
Feste nazionali: modalità di svolgimento	I/13
Feste nazionali: organizzazione	VII/6
Feste popolari: organizzazione	VII/6
Feste religiose: organizzazione	VII/6
Festoni di Natale: concessione di istallazione	IV/8 repertorio specifico
Fiere	VIII/5
Finanza: partecipazioni finanziarie	IV/5
Fine rapporto: trattamento - TFR	III/10

Fisco: adempimenti relativi al Comune	IV/7
Fisco: adempimenti relativi al personale	III/7
Flessibilità: forme contrattuali flessibili	III/5
Flessibilità: orario di lavoro	III/12
Fochino: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Fochino: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Fogli di congedo	XIII/2
Fogli di congedo: consegna	XI/2
Fogli di via obbligatori *	IX/4
Fogli matricolari (dei militari)	XIII/2
Fognatura: costruzione	VI/5
Fognatura: gestione	VI/8
Fondi economali	IV/10
Fondo di riserva	IV/2
Fontane (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Fontane pubbliche: costruzione	VI/ 5
Fontane pubbliche: gestione	VI/8
Foreste (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Foreste: attività di difesa	VI/9
Formazione (archivio in formazione)	I/6
Formazione: verbali degli istituti di -	VII/3
Formazione delle liste di leva	XIII/1
Formazione e orientamento al lavoro	VII/4
Formazione professionale dei dipendenti	III/14
Formazione professionale: incentivi agli Istituti	VII/3
Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Forme contrattuali flessibili	III/5
Fotocopiatrici: acquisto	IV/9
Fotocopisterie: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Fotocopisterie: autorizzazione all’attività	specifico
Fotocopisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Fotocopisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Fotocopisterie: fascicoli	VIII/0
Fotogrammetria: rilievi	VI/1
Francobolli per posta in partenza	I/6
Frazioni (istituzione, denominazione, modificazione,	I/2
variazione, etc.)	I/2
Fucile: consegna delle licenze di porto	IX/4
Funzioni attribuite ai dipendenti	III/4
Funzioni: attribuzione ai dipendenti	III/4
Funzioni: organigramma	I/9
Fuochi artificiali: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Fuochi artificiali: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Fuochi d’artificio: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Fuochi d’artificio: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Fuori ruolo: collocamento	III/5
Furti negli uffici *	IV/9
Fusioni di comuni	I/2

20/46

Gare con autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori:	IX/4 e repertorio
autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Gare per l’acquisizione di beni e/o servizi	IV/4
Gare per l’acquisizione di beni e/o servizi di carattere	IV/10
economale
Gas (servizio pubblico)	VI/8
Gas tossici	VI/9
Gas: messa in esercizio di impianti per emissioni di gas	VI/9
Gasdotto: costruzione	VI/5
Gasdotto: gestione	VI/8
Gazzetta ufficiale: acquisto	IV/4
Gazzetta ufficiale: pubblicazione sulla -	la singola richiesta di
	pubblicazione va inserita nel
	fasc. cui si riferisce e di cui
	acquisisce la classifica
Gemellaggi	I/14
Geotermia	VI/8
Gestione dei beni immobili del Comune	IV/8
Gestione dei beni mobili del Comune	IV/9
Gestione dei rifiuti (servizio pubblico)	VI/8
Gestione finanziaria del comune (Tesoreria)	IV/12
Gestione: piano esecutivo (PEG)	IV/1
Gestione: rendiconti	IV/6
Giardini pubblici (= beni immobili del Comune)	IV/8
Giardini pubblici: costruzione e manutenzione	VI/5
Giochi della gioventù	VII/3
Giochi leciti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Giornale di cassa	IV/4
Giornali e riviste (rivendita): autorizzazione all’attività	VIII/4
Giornali: acquisto	IV/4
Giornali: edizione per iniziativa comunale	I/12
Giostre e giostrai: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Girovaghi: mestieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Giudice di pace *	funzione non comunale
Giudici popolari: albo	XI/2
Giudizi sul dipendente	III/13
Giunta comunale (documenti riguardanti la Giunta, non	II/7
emanati da essa)
Giunta comunale: delibere	I/6 repertorio specifico; ogni
	delibera va classificata a
	seconda della materia
Giuramento del dipendente	III/2
Gonfalone	I/5
Graduatorie dei concorsi per il personale	III/1

Graduatorie per gare e appalti	IV/4 opp. IV/10 a
Graduatorie per gare e appalti	seconda dei beni acquisiti
Graduatorie per l’ammissione agli asili nido e alle scuole	VII/2
materne	VII/2
Graduatorie per l’assegnazione di alloggi popolari	VII/14
Graduatorie per l’assegnazione di borse di studio	VII/1
Gravidanza e puerperio: congedo straordinario e aspettativa	III/12
GREST (= Gruppi Estivi)	VII/13
Gruppi consiliari	XX/0
Xxxxxxx medica *	funzione non comunale
Guardie giurate: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Guardie giurate: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Guardie notturne: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Guardie notturne: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Guida turistica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Guida turistica: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico

		H

Hardware: acquisto	IV/4
Hardware: leasing	IV/4
Hardware: noleggio	IV/4

		I

ICI – Imposta comunale sugli immobili	IV/3
ICI: istanze di rimborso	IV/3
Identità: carta d’identità	XI/2
Igiene ambientale *	VI/8
Igiene pubblica	X/1
Illuminazione pubblica: costruzione delle rete	VI/5
Illuminazione pubblica: gestione	VII/8
Immigrati (fascicoli)	XI/2
Immigrati (registri)	XI/2
Immigrazione	XI/2
Immobili comunali	IV/8
Impegni di spesa	IV/4 repertorio specifico
Impianti di riscaldamento: controlli	VI/9
Impianti produttivi	VIII/3
Impianti sportivi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Impianti sportivi: concessione	IV/8 repertorio specifico
Impianti sportivi: costruzione	VI/5
Impianti sportivi: gestione	IV/8
Impianti termici: controllo	VI/9
Impianti termici: progettazione, installazione ed esercizio	VI/8
Imposta comunale sugli immobili - ICI	IV/3
Imposta comunale sulla pubblicità	IV/3
Imposte comunali (entrate)	IV/3

22/46

Imposte: riscossione	IV/13
Inabili: assistenza	VII/12
Inabilitati: curatela	VII/11
Incapaci: tutela	VII/11
Incarichi a contratto	III/15
Incarichi a legali: conferimento per cause in corso	V/1
Incarichi professionali: conferimento	III/15
Incarichi professionali: fascicoli dei professionisti	III/0
Incarichi professionali: retribuzione	IV/4
Incarichi speciali	III/4
Incarico di tesoreria	IV/12
Incasso: ordinativo	IV/3
Incendi (protezione civile)	VI/10
Inchiesta disciplinare	III/13
Inchieste amministrative	I/11
Incidenti stradali	IX/2
Incidenti stradali: rilevazione	IX/2
Incolumità pubblica *	VI/10
Indennità di missione	III/6
Indennità premio di servizio	III/10
Indennizzo (equo indennizzo)	XXX/0
Xxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxxxxxxx: aspettativa/assenza/congedo	III/12
Infermità: dichiarazione	III/9
Informagiovani	VII/10
Informatica: acquisto di personal computers	IV/9
Informatica: sistemi operativi	I/7
Informative su residenti nel comune richieste da altri enti	IX/3
pubblici	IX/3
Informazione: attività	I/12
Informazione: diritto	I/8
Informazioni al pubblico (URP)	I/8
Informazioni anagrafiche da e per altri uffici	XI/2
Infortuni sul lavoro: assicurazione	III/7
Infortuni: denunce	III/9
Infortuni: prevenzione	III/8
Infrazioni disciplinari	III/13
Iniziative di carattere sociale	VII/15
Iniziative popolari	XII/5
Inquadramento in base ai contratti di lavoro	III/5
Inquinamento acustico	VI/9
Inquinamento del suolo	VI/9
Inquinamento dell’acqua	VI/9
Inquinamento dell’aria	VI/9
Insinuazione fra i creditori di un fallimento	IV/3
Internet: sito istituzionale	I/8
Interprete: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Interprete: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Interventi di carattere politico e umanitario	I/14

Invalidi: assistenza	VII/12
Inventari dei beni immobili	IV/8
Inventari dei beni mobili	IV/8
Inventario archivistico	I/6
Investimenti: risorse destinate agli investimenti	IV/3
IRPEF: addizionale comunale	IV/3
Isole pedonali: costruzione	VI/5
Isole pedonali: individuazione e programmazione	VI/7
Istanze	XII/5
ISTAT	I/7
Istituti culturali: attività e iniziative	VII/6
Istituti culturali: funzionamento	VII/5
Istituti di formazione professionale	VII/3
Istruttore di tiro: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4
Istruzione pubblica: promozione e sostegno delle istituzioni	VII/3
scolastiche	VII/3
IVA: pagamento	IV/7

		L

Lasciti testamentari a favore del comune: beni immobili	IV/8
Lasciti testamentari a favore del comune: beni mobili	IV/9
Lavanderia a domicilio per anziani	VII/12
Lavoratori socialmente utili	III/15
Lavori pubblici – LLPP	VI/5
Lavoro: applicazione del contratto collettivo	III/5
Lavoro: libretto	XI/2
Lavoro: orario	III/12
Leggi e decreti nazionali e regionali	I/1
Legislazione nazionale e regionale	I/1
Leva militare	XIII/1
Leva: liste	XIII/1
Levata dei protesti cambiari	non va protocollata né
	classificata in quanto attività
	libero-professio-nale del
	Segretario comunale
Libere forme associative	I/17
Libretto di lavoro	XI/2
Licei *: sostegno all’attività	VII/3
Licenze di caccia: consegna	IX/4
Licenze di commercio	VIII/4 repertorio
Licenze di commercio	specifico
Licenze di porto fucile: consegna	IX/4
Licenze edilizie	VI/3 repertorio specifico
Licenziamenti	III/13
Liquidazioni (Trattamento di fine rapporto – TFR)	III/10
Liquidazioni (= svendite)	VIII/4
Liquidazioni di spesa: norme generali	IV/4
Liquidazioni di spesa: ordinativi	IV/4 repertorio specifico

24/46

Liste di leva	XIII/1
Liste elettorali	XII/2
Liti	V/1
Litografie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
LLPP – Lavori pubblici	VI/5
Locande: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
	specifico
Locande: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Locande: fascicoli	VIII/0
Locazione dei beni immobili del Comune	IV/8
Loculi: concessioni	IV/8 e repertorio
	specifico
Loculi: domande di concessione	IV/8 e repertorio
	specifico
Lotta alle zanzare	X/1
Lottizzazioni: di privati	VI/3
Lottizzazioni: piani	VI/2
Luce: erogazione (servizio pubblico)	VI/8
Luoghi di pubblico spettacolo (agibilità): autorizzazione di	IX/4 e repertorio
pubblica sicurezza	specifico
Lustrascarpe: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico

Macellazioni: calendario	Funzione estinta
Macellazioni: richiesta di autorizzazione	Funzione estinta
Macelli: costruzione	VI/5
Maestro di sci: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Malati di mente pericolosi: ricoveri coatti	X/2
Malattie dei dipendenti	III/12
Malattie infettive: interventi di competenza del comune	X/1
Mandati di pagamento emessi	IV/4
Mandati di pagamento quietanzati	IV/12
Mandati di pagamento: norme generali	IV/4
Mansioni superiori	III/4
Manutenzione dei beni immobili del Comune	VI/5
Manutenzione ordinaria dei beni immobili	VI/5
Manutenzione ordinaria dei beni mobili	IV/9
Manutenzione straordinaria dei beni immobili del Comune	VI/5
Marciapiedi: costruzione	VI/5
Massa vestiario	IV/10
Massimario di selezione	I/6
Materiale di cancelleria: acquisto	IV/10
Materiale di consumo: acquisto	IV/10

Materie esplodenti: licenze di porto	IX/4 e repertorio
Materie esplodenti: licenze di porto	specifico
Materne (scuole)	VII/2
Maternità: aspettativa	III/12
Maternità: astensione per maternità	III/12
Matricole militari v. ruoli matricolari	XIII/2
Matrimoni	XI/1
Matrimonio: atti di matrimonio	XI/1
Mediatori *: lista dei mediatori	non è documento
	archivistico: si colloca nello
	spazio informativo
Mediazione culturale	VII/4
Medici condotti *	funzione estinta
Medici di base *	funzione non comunale
Medie (scuole): attività	VII/3
Mendicità *	lessico arcaico: Tit. VII/8-
Mendicità *	13
Mensa aziendale per i dipendenti: addebitamento quote	IV/3
all’interessato	IV/3
Mensa aziendale per i dipendenti: funzionamento	III/11
Mensa aziendale per i dipendenti: spese di funzionamento	IV/4
Mense degli asili nido: addebitamento quote all’interessato	IV/3
Mense degli asili nido: funzionamento	VII/1
Mense degli asili nido: spese per il funzionamento	IV/4
Mense scolastiche: addebitamento quote all’interessato	IV/3
Mense scolastiche: funzionamento	VII/1
Mense scolastiche: spese	IV/4
Mercati	VIII/5
Mercatino delle pulci	VIII/5
Mercato ortofrutticolo *: costruzione	VI/5
Mercato ortofrutticolo *: organizzazione	VIII/5
Messaggi di utilità sociale e di pubblico interesse	I/12
Messi comunali: notifiche	I/6 repertorio specifico; ogni
	documento notificato ha un
	suo indice di classificazione
Messi comunali: richiesta di notifiche da esterni	I/6 e repertorio specifico
Mestieri ambulanti esercitati da stranieri: autorizzazione di	IX/4 e repertorio
pubblica sicurezza	specifico
Mestieri ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Mestieri ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Mestieri girovaghi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Mestieri girovaghi: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Metanodotto: costruzione	VI/5
Metanodotto: gestione	VI/8
Metropolitana (città o area)	I/16
Miglioramento professionale	III/14
Militari: alloggi	XIII/3
Militari: leva militare	XIII/1
Militari: requisizioni per utilità	XIII/4
Militari: servitù	XIII/3

26/46

Miniere *	funzione non comunale
Minori, tutela dei	VII/11
Minori: assistenza	VII/12
Minori: attività ricreativa e di socializzazione	VII/13
Minori: curatela	VII/11
Minori: tutela	VII/11
Missioni: incarichi di -	III/4
Missioni : indennità	III/6
Mobili (beni) del Comune (acquisto, gestione, alienazione,	IV/9
etc.)	IV/9
Mobili: acquisto	IV/9
Mobili: concessione in uso	IV/9
Mobilità (= viabilità)	VI/7
Mobilità da/ verso altre amministrazioni	III/3
Mobilità: piano urbano	VI/7
Modifica orario di lavoro degli uffici	I/9
Modifica orario di lavoro individuale	III/12
Monitoraggio ambientale	VI/9
Monopolio *: vendita prodotti di -	Funzione non comunale;
	per l’autorizzazione
	all’esercizio commerciale
	VIII/4
Montacarichi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Montacarichi: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Monti di pietà *	funzione non comunale
Monumenti (beni immobili del comune)	IV/8
Monumenti: attività culturali	VII/6
Morte: atti di morte	XI/1
Morte: certificato medico	XI/4
Morte: registri di stato civile	XX/0
Xxxxx	XX/0
Xxxxx: polizia mortuaria	XI/4
Motivi di famiglia: aspettativa/ congedo strordinario	III/12
Motoveicoli (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Municipio (istituzione, denominazione, modificazione,	I/2
variazione, etc.)	I/2
Musei (istituzioni culturali)	VII/5
Museo civico: attività e iniziative	VII/6
Museo civico: funzionamento	VII/5
Mutui: erogazione	IV/3
Mutui: pagamento rate	IV/4
		N
Nascita: atto di nascita	XI/1
Nascita: registri di stato civile	XI/1
Nati	XI/1
Negozi	VIII/4
Nido d’infanzia	VII/2
Nido: asilo-nido	VII/2

Nomadi *: integrazione scolastica	VII/1
Nomadi *: ordinanze di sgombero	X/1 e repertorio delle
Nomadi *: ordinanze di sgombero	ordinanze
Nomadi *: realizzazione di campi nomadi	VI/5
Nomina in prova	III/2
Note di accredito	IV/3
Notificazioni	I/6 repertorio specifico
Notiziario	I/12
Numerazione civica (modificazioni, etc.)	I/2

		O

Obbligati al soggiorno * (competenze spettanti al Comune)	IX/4
Obbligo di residenza per i dipendenti	III/2
Obbligo scolastico	VII/3
Obiettori di coscienza: fascicoli personali	III/0
Obiettori di coscienza: utilizzo	III/15
Obiezione di coscienza: esercizio del diritto	XIII/1
Occupazione di suolo pubblico	IV/8 repertorio specifico
Oggetti diversi	XIV (tenendo presenti le
	raccomandazioni espresse
	dal Gruppo)
Oggetti smarriti e recuperati	IV/11
Oleodotto: costruzione	VI/5
Oleodotto: gestione	VI/8
Oneri di urbanizzazione	IV/3
ONLUS – Organizzazioni non lucrative di utilità sociale	I/17
Onorificenze civili	I/13
Onorificenze concesse	I/13
Onorificenze ricevute	I/13
Operazioni di soccorso stradale	IX/2
Opere edilizie private	VI/3
Opere interne (Edilizia privata)	VI/3
Opere pubbliche	VI/5
Orari di apertura degli uffici attivi sul territorio comunale	I/9
orari di apertura dei negozi ed esercizi commerciali attivi sul	VIII/4
territorio comunale	VIII/4
Orario di lavoro all’interno del Comune	III/12
Orario di lavoro del singolo dipendente	III/12
Orario di lavoro flessibile: richiesta e concessione	III/12
Orario di servizio	III/12
Ordigni	IX/4
Ordinamento degli uffici	I/9
Ordinamento dei servizi	I/9
Ordinanze del sindaco	I/6 repertorio specifico;
	ogni ordinanza va classificata
	a seconda della materia
Ordinativi di incasso	IV/3
Ordinazione di spesa	IV/4

28/46

Ordine di servizio	III/4
Ordine pubblico	IX/4
Ordini di esumazione delle salme	XI/4
Ordini professionali tecnici *: albi	non sono documenti
	archivistici: si collocano
	nello spazio informativo
Orfanotrofi	VII/12
Organi consultivi	II/15
Organi di controllo interni	II/14
Organi esecutivi circoscrizionali	II/18
Organigramma: definizione	I/9
Organizzazione degli uffici	I/9
Organizzazioni di rappresentanza del personale: rapporti	I/10
Organizzazioni non lucrative di utilità sociale – ONLUS	I/17
Organizzazioni sindacali: rapporti	I/10
Orientamento professionale	VII/4
Ospedale civile *	funzione non comunale
Ospedale militare *	funzione non comunale
Ospitalità a stranieri: denunce	IX/4
Ostelli per la gioventù: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Ostelli per la gioventù: autorizzazione all’attività	specifico
Ostelli per la gioventù: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Ostelli per la gioventù: fascicoli	VIII/0
Osterie: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Osterie: autorizzazione all’attività	specifico
Osterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Osterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Osterie: fascicoli	VIII/0
Ostetriche *	funzione non comunale

		P

Paga	III/6
Pagamenti: mandati di	IV/4
Pagamento delle spese (Tesoreria)	IV/12
Pagamento rette ricovero delle case di riposo	VII/12
Pagamento rette ricovero delle strutture assistenza	VII/12
Palazzo municipale: costruzione	VI/5
Panifici: permessi sanitari	X/1 e repertorio specifico
Paracarri: posa	IV/9
Parcheggi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Parcheggi: costruzione	VI/5
Parcheggi: gestione	IV/8
Parcheggi: individuazione delle aree	VI/7
Parchi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Parchi: attività di difesa ambientale	VI/9
Parchi giochi per bambini (attività di rilevanza sociale)	VII/13

Parchi giochi per bambini (beni immobili di proprietà del	IV/8
Comune)	IV/8
Parchimetri: acquisto	IV/9
Parchimetri: introiti	IV/3
Parchimetri: istallazione	IV/9
Pareri di impatto ambientale	VI/9
Pareri igienico-sanitari (settore edilizio)	X/1 e repertorio specifico
Pareri legali	V/3
Pari opportunità	I/9
Parità uomo-donna	I/9
Parrocchie *	funzione non comunale
Parrocchie *: rapporti con le	nel fascicolo specifico di cui
Parrocchie *: rapporti con le	acquisisce la classifica
Parrucchieri: autorizzazione all’attività	VIII/2 e repertorio
Parrucchieri: autorizzazione all’attività	specifico
Parrucchieri: fascicoli	VIII/0
Partecipazione (associazionismo)	I/17
Partecipazione al procedimento amministrativo: diritto	I/8
Partecipazione al procedimento amministrativo: esercizio del	Acquisiscono la classifica
diritto di accesso (richieste)	del fasc. cui si riferiscono
Partecipazione dei cittadini	I/17
Partecipazioni finanziarie	IV/5
Partiti politici *	I/17
Part-time	III/12
Passaggio ad altra amministrazione	III/3
Passaggio di dipendenti per effetto del trasferimento di attività	III/3
ad altre amministrazioni	III/3
Passaggio diretto di personale tra amministrazioni diverse	III/3
Passaporti *	XI/2
Passaporti: rilascio	XI/2
Passerelle *: costruzione	VI/5
Pasti a domicilio per anziani	VII/12
Pasto: buoni pasto	III/11
Pastorizia *	VIII/1
PAT (= Piano di assetto territoriale del Comune)	VII/2
PATI (= Piano di assetto territoriale intercomunale)	VII/2
Patrocinio gratuito * (= assistenza legale gratuita)	funzione non comunale
Patrocinio: concessione a titolo gratuito	I/5
Patronati (somministrazione di alimenti e bevande in circoli	VIII/4 e repertorio
privati): autorizzazione all’attività	specifico
Patronati (somministrazione di alimenti e bevande in circoli	IX/4 e repertorio
privati): autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Patrono: festa	VII/6
PDL – piani di lottizzazione	VI/2
PEEP: assegnazione alloggi	VII/14
PEEP: piani di zona	VI/2
PEG – Piano esecutivo di gestione	IV/1
Penale: causa penale	V/1
Pensionati: comunicazioni INPDAP sulla qualità di	XI/2

30/46

Pensioni (strutture ricettive): autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Pensioni (strutture ricettive): autorizzazione all’attività	specifico
Pensioni (strutture ricettive): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Pensioni (strutture ricettive): fascicoli	VIII/0
Pensioni civili *: pratiche per le	XI/2
Pensioni di anzianità per i dipendenti	III/10
Pensioni di guerra *: pratiche per le	XI/2
Pensioni: certificati di iscrizione	XI/2
Periodo di prova dei dipendenti	III/2
Permessi ai dipendenti	III/12
Permessi di accesso veicolare alla zona pedonale	VI/7
Permessi di assenza per i dipendenti	III/12
Permessi sindacali per i dipendenti	III/12
Personal computers: acquisto	IV/9
Personale *	III/classi specifiche;
	fascicolo del singolo
	dipendente
Personale avventizio *: fascicoli personali	III/0
Personale avventizio *: utilizzo	III/15
Personale fuori ruolo *: fascicoli	fascicoli nominativi
Personale in disponibilità	III/3
Personale in servizio: fascicoli personali	III/0
Personale non strutturato: fascicoli personali	III/0
Personale non strutturato: utilizzo	III/15
Personale: rappresentanze (sindacati): rapporti	I/10
Persone socialmente pericolose *	IX/4
Pesca	VIII/1
Pesca *: trasmissione tesserini	XI/2
Pesche di beneficenza: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Pesche di beneficenza: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Pescherie *: rivendite di prodotti ittici	VIII/4
Pescherie *: fascicoli	XXXX/0
Xxxxxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxx e misure *	funzione non comunale
Petizioni	XII/5
Piani di emergenza in caso di calamità naturali	VI/10
Piani di emergenza per i dipendenti	III/8
Piani di lottizzazione	VI/2
Piani di zona	VI/2
Piani particolareggiati del PRG	VI/2
Piani regolatori sovracomunali: pareri	VI/1
Piano degli interventi	VI/2
Piano del traffico	VI/7
Piano della mobilità	VI/7
Piano di assetto territoriale del Comune – PAT	VI/2
Piano di assetto territoriale intercomunale – PATI	VI/2
Piano di lottizzazione – PDL	VI/4
Piano di riqualificazione urbana	VI/2

Piano esecutivo di gestione – PEG	IV/1
Piano insediamenti produttivi – PIP	VI/2
Piano integrato di riqualificazione urbana – PIRU	VI/2
Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS	VI/2
Piano per l’infanzia	VII/8
Piano regolatore generale – PRG	VI/1
Piano sociale	VII/8
Piano urbano del traffico	VI/7
Piano urbano della mobilità	VI/7
Pianta organica	I/9
Piazze (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Piazze: realizzazione	VI/5
Pignoramenti *	funzione non comunale
PI (= piano degli interventi)	VI/2
Pinacoteca: attività e iniziative	VII/6
Pinacoteca: funzionamento	VII/5
PIP (= piano insediamenti produttivi)	VI/2
Pirotecnica: spettacoli pirotecnici: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
PIRU (= piano integrato di riqualificazione urbana)	VI/2
PIRUEA (= programma integrato di riqualificazione urbana,
edilizia ed ambientale)
Piste ciclabili: determinazione dei percorsi	VI/7
Piste ciclabili: realizzazione	VI/5
Pizzerie: autorizzazione all’attività	VIII/4
Pizzerie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Pizzerie: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Pizzerie: autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio specifico
Pizzerie: fascicoli	VIII/0
Politica culturale	VII/6
Politica del personale: determinazione	I/9
Politiche per la casa	VII/14
Politiche v. elezioni politiche	XII/3
Politiche per il sociale	VII/15
Polizia amministrativa *	IX/4
Polizia amministrativa *: verbali dei sopralluoghi e	IX/4: repertori specifici
accertamenti	IX/4: repertori specifici
Polizia mortuaria	XI/4
Polizia municipale: verbali delle contravvenzioni	IX/2
Polizia rurale *	IX/4
Polizia stradale	IX/2
Polizia urbana *: attività stradale	IX/2
Polizia urbana *: attività amministrativa	IX/4
Polveri e materiali esplodenti *: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Ponti (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Ponti *: costruzione	VI/5
Ponticelli *: costruzione	VI/5
Popolazione: anagrafe	XI/2

32/46

Portavoce	I/12
Porti * (= beni immobili del Comune)	IV/8
Porti *: costruzione	VI/5
Portieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Portieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Porto d’armi *: consegna licenze	IX/4
Porto di fucile: consegna licenze	IX/4
Porto di materie esplodenti: licenze	IX/4
Posta in arrivo e in partenza	I/6
Posta: ufficio *	funzione non comunale
PPIS (= piano particolareggiato infrastrutture stradali)	VI/2
Pratiche edilizie	VI/3
Preferenze: criteri di – nei concorsi pubblici	III/1
Prefettura *: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della
Prefettura *: carteggio da e per	materia di cui tratta
Prelevamenti dal fondo di riserva	IV/1
Premio di servizio (indennità)	III/10
Presentazione liste elettorali	XII/3
Presenze al lavoro	III/12
Presidente del Consiglio (documenti riguardanti il presidente	II/4
del Consiglio, non quelli emanati da esso)	II/4
Presidenti dei Consigli circoscrizionali (documenti riguardanti	II/17
i presidenti dei Consigli circoscrizionali, non quelli
emessi da essi)
Presidenti di quartiere: conferenza dei -	II/19
Presidenti di seggio: albo	XII/1
Prestazioni: anagrafe delle -	III/6
Prestito d’onore *	funzione non comunale
Prestito di opere d’arte di proprietà comunale	IV/9
Prestito di opere d’arte richieste per iniziative culturali	VII/6
Pretura *: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della
Pretura *: carteggio da e per	materia di cui tratta
Prevenzione del rischio sociale	VII/9
Prevenzione incendi: attività	VI/10
Prevenzione incendi: certificati	VI/9
Prevenzione infortuni	III/8
Prevenzione per i soggetti a rischio sociale	VII/9
Prevenzione stradale	IX/1
Previdenza	III/7
Previsione: relazione previsionale e programmatica	IV/1
PRG – Piano regolatore generale	VI/1
PRG: attuazione	VI/2
PRG: piani particolareggiati	VI/2
Prima assistenza	VII/12
Privacy (nella gestione documentale)	I/6
Privacy (nella realizzazione del sistema informativo)	I/7
Privative *	funzione non comunale
Pro loco * (= promozione e servizi per le attività economiche)	VIII/7
Processioni religiose: mantenimento dell’ordine pubblico	IX/4
Processioni religiose: organizzazione	VII/6

Processioni religiose: regolazione del traffico	IX/2
Proclami a stampa	I/8
Procura della Repubblica *: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della
Procura della Repubblica *: carteggio da e per	materia di cui tratta
Professioni: orientamento professionale	VII/4
Profughi: accoglienza nei campi	VII/12
Progettazione opere pubbliche	VI/5
Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile	VI/2
del territorio – PRRUST	VI/2
Programma integrato di riqualificazione urbanistica – PIRU	VI/2
Programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia ed
ambientale – PIRUEA
Programmazione: relazione previsionale e programmatica	IV/1
Proiezioni cinematografiche: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Promessa solenne dei dipendenti	III/2
Promesse di matrimonio	XI/1
Promozione attività economiche	VIII/7
Promozione del territorio *	VIII/7
Promozione: attività generale	I/12
Propaganda elettorale *	XII. 3 oppure XII. 4
Proteste (= reclami)	I/8
Protesti cambiari *	non vanno protocollati né
	classi-ficati perché di
	competenza per- sonale del
	segretario comunale in certi
	Comuni
Protezione animali *	funzione non comunale:
	eventuali collaborazioni
	con altri soggetti: X/5
Protezione civile	VI/10
Protezione dell’ambiente	VI/9
Protocollo	I/6
Protocollo: registri *	I/6 repertorio specifico
Prova: periodo di prova	III/2
Prove di concorso	III/1
Provvedimenti disciplinari	III/13
Provveditorato	IV/10
PRRUST (=programma di riqualificazione urbana e di	VI/2
sviluppo sostenibile del territorio)	VI/2
Pubblicazioni (= formalità di pubblicazione degli atti	I/6
amministrativi)	I/6
Pubblicazioni (= attività editoriale istituzionale)	I/12
Pubbliche affissioni	IV/14
Pubbliche affissioni: diritti sulle -	IV/3
Pubblici esercizi: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Pubblici esercizi: autorizzazione all’attività	specifico
Pubblici esercizi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Pubblici esercizi: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Pubblici esercizi: fascicoli	VIII/0

34/46

Pubblicità (= insegne)	IV/14
Pubblicità degli atti	I/6
Pubblicità: imposta comunale sulla -	IV/3
Pubblico esercizio temporaneo in occasione di fiere, mercati	IX/4
etc.
Pubblico: relazioni con il -	I/8
Puerperio: astensione per gravidanza e -	III/12
Pulizia degli uffici comunali	IV/10
Pulizia delle strade *	IV/8

Qualifica	III/4
Quartieri: definizione delle circoscrizioni	I/2
Quartieri: attività specifiche	Titoli e classi a seconda della
	materia di cui trattano
Quartieri: individuazione	I/2
Quartieri: organi	classi 16-22 del Tit. II
Questue: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Quiescenza dei dipendenti	III/10
Quotidiani e periodici: rivendita: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
	specifico
Quotidiani e periodici: rivendita: fascicoli	VIII/0

Raccolta di fondi o oggetti: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Raccolta differenziata * dei rifiuti	VI/8
Radioamatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Ragioneria *: organizzazione del servizio	I/9
Ragioneria *: attività specifiche	IV/4
Randagismo animale	X/5
Rapporti istituzionali con altre istituzioni	I/14
Rapporto informativo e giudizio complessivo sul dipendente	III/13
Rappresentanza: attività di -	I/13
Rappresentanze del personale	I/10
Rappresentanze sindacali: contrattazione decentrata	I/10
Rappresentanze sindacali: distacchi dei dipendenti	III/3
Rappresentanze sindacali: permessi dei dipendenti	III/12
Rappresentazioni cinematografiche: autorizzazione di	IX/4 e repertorio
pubblica sicurezza	specifico
Rappresentazioni teatrali: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Rassegna stampa	I/12
Recupero oggetti smarriti	IV/11
Referendum	XII/4

Referendum abrogativo	XII/4
Referendum confermativo	XII/4
Referendum consultivo	XII/4
Referti necroscopici	XI/4
Refezione scolastica	VII/1
Regione *: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della
Regione *: carteggio da e per	materia di cui tratta
Registro delle notifiche	I/6
Registro infortuni	III/8
Regolamenti (approvazione, modificazioni, etc.)	I/4
Reintegrazione del dipendente	III/13
Relazione previsionale e programmatica	IV/1
Relazioni con il pubblico	I/8
Religioni: rapporti istituzionali	I/14
Rendiconto dell’esercizio	IV/6
Rendiconto della gestione	IV/6
Repertorio dei fascicoli	I/6 repertorio specifico
Requisiti di ammissibilità ai concorsi	III/1
Requisiti per assunzione	III/2
Requisizione di beni mobili	IV/9
Requisizioni per utilità militari	XIII/4
Residenza	XI/2
Residenza: obbligo della – per i dipendenti	III/2
Residui attivi e passivi	IV/6
Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi	V/2
Responsabilità del dipendente	III/13
Restauro di edifici comunali	VI/5
Restauro di edifici privati	VI/3
Retribuzione	III/6
Reversali *	IV/3 specifico repertorio
Revisione degli estimi catastali	VI/6
Revisori dei conti (documenti riguardanti i revisori dei conti,	II/11
non emanati da essi)	II/11
Riabilitazione	III/13
Ricetrasmittenti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Ricetrasmittenti: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Ricezione: strutture ricettive: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Ricezione: strutture ricettive: autorizzazione all’attività	specifico
Ricezione: strutture ricettive: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Ricezione: strutture ricettive: fascicoli	VIII/0
Xxxxxxxx scritto al dipendente	III/13
Richieste di accesso agli atti	I/6
Richieste di annotazioni su atti di stato civile	XI/1
Richieste di consultazione	I/6
Richieste di modifica orario di lavoro	III/12
Richieste di trascrizioni di atti di stato civile	XI/1
Riciclaggio * dei rifiuti	VI/8
Riconoscimenti	I/13

36/46

Ricorsi avverso provvedimenti tributari	V/1
Ricorsi tributari	V/1
Ricorso gerarchico avverso sanzioni disciplinari	III/13
Ricoveri * in casa di riposo	VII/12
Ricoveri coatti	X/2
Ricoveri per randagi	X/5
Riduzione dello stipendio	III/13
Rifiuti solidi urbani *	VI/8
Rifiuti: piani di risanamento per abbandono rifiuti	VI/8
Rifugi alpini: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Rifugi alpini: autorizzazione all’attività	specifico
Rifugi alpini: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Rifugi alpini: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Rifugi alpini: fascicoli	VIII/0
Rilevazione trimestrale delle opere pubbliche	VI/5
Rilevazioni incidenti stradali	IX/2
Rilevazioni statistiche	I/7
Rilievi fotogrammetrici	VI/1
Rimessa di autoveicoli o vetture: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Rimozione forzata dei veicoli	IX/2
Ringraziamenti	non vanno protocollati
Riposo settimanale	III/12
Ripristino dello stato dei luoghi (abusi edilizi)	VI/3
Riproduzione meccanica o chimica: autorizzazione di	IX/4 e repertorio
pubblica sicurezza	specifico
Risarcimenti	V/2
Riscaldamento degli uffici comunali	IV/8
Riscaldamento dei privati: vigilanza sugli impianti	VI/9
Rischio sociale	VII/9
Riscossione delle entrate: concessionari	IV/13
Riscossione delle entrate: servizio di tesoreria	IV/12
Riscossione imposte: convenzione con concessionari	IV/13
Riscossioni	IV/3
Riscossioni speciali *	IV/3
Riserva dei posti a concorso	III/1
Riserva di posti a favore dei sottufficiali e graduati delle FFAA	III/1
e dei Corpi di polizia	III/1
Riserva: fondo di -	IV/1
Riserve naturali (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Riserve naturali: politiche ambientalistiche	VI/9
Risorsa di bilancio	IV/1
Risorse energetiche	VI/8
Risorse per investimenti	IV/3
Risparmio energetico	VI/9
Ristoranti: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Ristoranti: autorizzazione all’attività	specifico
Ristoranti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Ristoranti: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico

Ristoranti: fascicoli	VIII/0
Ristrutturazione di edifici comunali (manutenzione ordinaria)	VI/5
Ristrutturazione di edifici comunali (manutenzione	IV/8
straordinaria)	IV/8
Ristrutturazione di edifici privati	VI/3
Risultato contabile di amministrazione	IV/6
Riviste: acquisti della Biblioteca	IV/4
Riviste: acquisti per gli uffici	IV/4
Riviste: pubblicate dal Comune	I/12
Rumore: inquinamento acustico	VI/9
Ruoli di anzianità del personale	Non esistono più
Ruoli matricolari (dei militari)	XIII/2
Ruoli organici del personale	Non esistono più

		S

Sagre: organizzazione	XXX/0
Xxxxxxx	XXX/0
saldi (vendite promozionali)	VIII/4
Sale pubbliche di audizione: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Sale pubbliche per biliardo: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Saltimbanchi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Saltimbanchi: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Salute mentale *: trattamento sanitario obbligatorio	X/2
Salute pubblica	X/1
Salute sul luogo di lavoro: tutela	III/8
Sanatoria edilizia	VI/3
Sanatoria opere edilizie private abusive	VI/3
Sangue: permesso per donazione di sangue	III/12
Scarico inventariale	IV/9
Scarto archivistico	I/6
Sci (maestro di): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Sci (maestro di): autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Scioperi * del personale	III/12
Scioperi nel territorio di competenza: ordine pubblico	IX/4
Scrutatori: albo	XII/1
Scuola comunale di musica *	VII/5
Scuola di base *	funzione non comunale
Scuolabus	VII/1
Scuole (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Scuole di ballo: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Scuole di ballo: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Scuole elementari: sostegno all’attività	VII/3
Scuole materne	VII/2
Scuole medie: sostegno all’attività	VII/3
Scuole superiori: sostegno all’attività	VII/3
Sede comunale: costruzione	VI/5

38/46

Sede comunale: manutenzione ordinaria	VI/5
Sede comunale: manutenzione straordinaria, restauro	VI/5
Seggio: albo dei presidenti di -	XII/1
Segnaletica stradale: acquisto	IV/4
Segnaletica stradale: messa a dimora	VI/5
Segnaletica stradale: ubicazione	VI/7
Segretari delle circoscrizioni	II/20
Segretario comunale (documenti riguardanti il segretario, non	II/9
quelli emanati da esso)	II/9
Segreteria generale	II/9
Selezioni per l’assunzione del personale	III/1
Separata sezione d’archivio	I/6
Seppellimento dei morti	XI/4
Sequestro veicoli coinvolti in incidenti	IX/2
Servitù militari	XIII/3
Servizi al persona su richiesta	III/11
Servizi amministrativi *: ordinamento	I/9
Servizi demografici	XI classi da 1 a 4
Servizi militari *: consegna congedi	XIII/1
Servizi per conto di terzi (bilancio)	IV/3
Servizi pubblici	VI/8
Servizi sociali: organizzazione	I/9
Servizi sociali: attività specifiche	VII/classi da 8 a 15 a seconda
Servizi sociali: attività specifiche	dell’attività
Servizio civile	III/15
Servizio civile sostitutivo	XIII/1
Servizio elettorale *	XII classi da 1 a 5
Servizio idrico integrato	VI/8
Servizio militare: aspettativa	III/12
Servizio sanitario nazionale – SSN *	funzione non comunale
Servizio sanitario nazionale: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della
Servizio sanitario nazionale: carteggio da e per	materia di cui tratta
Servizio temporaneo presso altra amministrazione	III/3
Servizio: ordine di -	III/4
Sgombero neve	IV/10
Sicurezza pubblica *	IX/4
Sicurezza sul luogo di lavoro: tutela	III/8
Sigillo	I/5
Silvicoltura	VIII/1
Sindacati: rapporti con le organizzazioni sindacali	I/10
Sindaco (documenti riguardanti il sindaco, non quelli emanati	II/1
da esso)	II/1
Sistema informativo	I/7
Smaltimento rifiuti *	VI/8
Smarrimento oggetti: oggetti smarriti	IV/11
Soccorso stradale	IX/2
Socializzazione: attività ricreativa	VII/13
Società di mutuo soccorso *	funzione non comunale
Società di mutuo soccorso: iscrizione all’albo delle	I/17 e albo specifico
associazioni	I/17 e albo specifico

Società sportive: iscrizione all’albo delle associazioni	I/17 e albo specifico
Software: abbonamento alla manutenzione	IV/4
Software: acquisto	IV/4
Soggetti a rischio sociale: prevenzione, recupero,	VII/9
reintegrazione
Soggiorni climatici per anziani	VII/13
Somministrazione di alimenti e bevande: autorizzazione	VIII/4 e repertorio
all’attività	specifico
Somministrazione di alimenti e bevande: autorizzazione di	IX/4 e repertorio
pubblica sicurezza	specifico
Somministrazione di alimenti e bevande: fascicoli dei gestori	VIII/0
Sordomuti *: assistenza	VII/12
Sospensione cautelare	III/13
Sospensione dal servizio	III/13
Sospensione dalla qualifica	III/13
Sottosuolo: ricerche nel *	funzione non comunale
Spacci aziendali	VIII/4
Spedizioni postali	I/6
Spese condominiali degli alloggi popolari	VII/14
Spese economali	IV/10
Spese postali *: pagamento	IV/4
Spese postali *: registro	I/6
Spese telefoniche *	IV/4
Spettacoli (agibilità per teatri): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Spettacoli pirotecnici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Spettacoli viaggianti *: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Sport: attività	VII/7
Sport: eventi sportivi	VII/7
Sportello per il cittadino straniero *: assistenza	VII/10
Sportello per il cittadino: informazioni generali	I/8
SSN – Servizio sanitario nazionale: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della
	materia di cui tratta
Stabilimenti di bagni: autorizzazione all’attività	VIII/6	e	repertorio
	specifico
Stabilimenti di bagni: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4	e	repertorio
	specifico
Stabilimenti di bagni: fascicoli	VIII/0
Stampa (ufficio stampa)	I/12
Stampa quotidiana e periodica (commercio): autorizzazione	VIII/4	e	repertorio
all’attività	specifico
Stampati: acquisto	IV/4 o 10 a seconda del
	regol.
Stampatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4	e	repertorio
	specifico
Stamperia comunale: approvvigionamento	IV/10
Stamperia comunale: funzionamento	I/12

40/46

Stamperie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4	e	repertorio
	specifico
Statistiche	I/7
Stato civile	XI/1
Stato giuridico del personale	III/5
Stato matricolare	III/5
Statuto	I/3
Stemma	I/5
Stipendio	III/6
Storia del Comune	I/2
Strada: polizia stradale	IX/2
Strada: prevenzione ed educazione stradale	IX/1
Strade (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Strade: costruzione	VI/5
Strade: manutenzione ordinaria	IV/8
Strade: manutenzione straordinaria	VI/5
Strade: definizione del tracciato	VI/7
Stranieri (mestieri ambulanti esercitati da -): autorizzazione di	IX/4 e repertorio
pubblica sicurezza	specifico
Stranieri *: controlli di pubblica sicurezza	IX/4
Stranieri: denunce ospitalità	IX/4
Strumenti da punta o taglio (vendita ambulante):	IX/4 e repertorio
autorizzazione di pubbl. sicurezza	specifico
Strumenti di attuazione del piano regolatore generale – PRG –	VI/2
e varianti
Strutture di prima assistenza (dormitori pubblici, cucine	VII/12
economiche, campi profughi, etc.)
Strutture ricettive: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
	specifico
Strutture ricettive: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Strutture ricettive: fascicoli	VIII/0
Studenti: borse di studio	VII/1
Studio v. diritto allo studio
Studiosi: richieste di consultazione	I/6
Studiosi: schedoni	I/6
Suolo: inquinamento	VI/9
Suonatori ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Superalcolici (vendita): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Sussidiarietà orizzontale in campo sociale	VII/8
Xxxxxxxx	XXXX/4
Svincolo PEEP: riscatto proprietà da parte degli assegnatari	VII/14
Svincolo PEEP: trascrizione negli inventari comunali	IV/8

TARSU – Tassa per la rimozione e lo smaltimento di rifiuti	IV/3
solidi urbani	IV/3
Tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche –TOSAP	IV/3
Tassa per la rimozione e lo smaltimento di rifiuti solidi urbani	IV/3
– TARSU	IV/3
Tasse (entrate)	IV/3
Tasse per servizi pubblici	IV/3
Tassisti	VIII/2
Teatri (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Teatri (istituzioni culturali)	VII/5
Teatri (rappresentazioni teatrali): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Teatri comunali: attività e iniziative	VII/6
Teatri comunali: funzionamento	VII/5
Teatri o luoghi di pubblico spettacolo (agibilità):	IX/4 e repertorio
autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Teatri privati: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Teatri privati: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Telesoccorso	VII/12
Terremoti (protezione civile)	VI/10
Territorio del Comune (variazioni, modificazioni, etc.)	I/2
Terrorismo: controlli	IX/4
Tesoreria	IV/12
Tesoriere: conto del -	IV/6
TFR – Trattamento di fine rapporto	III/10
Tipografie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Tipografie: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Tiro a segno: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Tiro a segno: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Titolario di classificazione	I/6
Titolo di città: attribuzione del -	I/2
Tombinatura rogge: eseguita da altri: parere del Comune	VI/3
Tombinatura rogge: eseguita dal Comune	VI/5
Toponomastica	I/2
TOSAP – Tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche	IV/3
Tossicodipendenti: assistenza	VII/12
Tossicodipendenti: recupero	VII/9
Tossicodipendenza *: informazioni	VII/10
Tossicodipendenza *: prevenzione	VII/9
Traffico (viabilità)	VI/7
Traffico, piano urbano del	VI/7
Trascrizioni di stato civile	XI/1
Trasferimenti di personale	III/3
Trasferimenti erariali	IV/3
Trasferimenti regionali	IV/3
Traslochi	IV/10
Trasparenza della pubblica amministrazione	I/8
Trasporti pubblici: erogazione del servizio	VI/8
Trasporti pubblici: pianificazione delle linee	VI/7

42/46

Trasporti scolastici *	VII/1
Trasporto ceneri funerarie	XI/4
Trasporto di persone (attività artigianale)	VIII/2
Trasporto salme	XI/4
Trasporto scolastico	VII/1
Trattamento di fine rapporto – TFR	III/10
Trattamento di quiescenza	III/10
Trattamento economico	III/6
Trattamento fiscale del dipendente	III/7
Trattamento Sanitario Obbligatorio – TSO	X/2
Trattenimenti danzanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Trattenimenti pubblici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
	specifico
Trattorie: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Trattorie: autorizzazione all’attività	specifico
Trattorie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Trattorie: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Trattorie: fascicoli	VIII/0
Tribunali (sedi di proprietà del Comune)	IV/8
Tribunali: costruzione degli edifici	VI/5
Tributi: ricorsi	V/1
TSO – Trattamento sanitario obbligatorio	X/2
Xxxxxx: lotta contro i *	funzione non comunale
Tumori: iniziative a sostegno dei malati	VII/15
Tumulazione	XI/4
Turismo: attività	VIII/6
Turismo: promozione	VIII/7
Turismo: strutture	VIII/6
Tutela ambientale	VI/9
Tutela degli incapaci	VII/11
Tutela dei minori	VII/11
Tutela della salute pubblica	X/1
Tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro	III/8
Tutela incolumità pubblica	IX/4
Tutela indicazioni geografiche e di provenienza (DOC, DOP,	VIII/7
etc.)	VIII/7
Tutori minori e incapaci: nomina	VII/11

		U

Uffici comunali (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Uffici comunali: funzionamento	I/9
Uffici dei capigruppo consiliari	II/6
Uffici dei gruppi consiliari	II/6
Uffici giudiziari (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Uffici giudiziari: sede (costruzione)	VI/5
Uffici giudiziari: sede (manutenzione ordinaria)	IV/8
Uffici giudiziari: sede (manutenzione strordinaria)	VI/5

Uffici per la gestione del contenzioso del lavoro: gestione	III/13
Uffici turistici	VIII/6
Uffici: attribuzione di competenze agli -	I/9
Uffici: ordinamento	I/9
Ufficiale dell’anagrafe: delega di funzioni	III/4
Ufficiale dell’ufficio elettorale	III/4
Ufficiale di stato civile: delega di funzioni	III/4
Ufficio del presidente del Consiglio	II/4
Ufficio di collocamento *	funzione non comunale
Ufficio legale *: attività specifiche	V/classi a seconda della
Ufficio legale *: attività specifiche	funzione svolta
Ufficio legale *: organizzazione	I/9
Ufficio relazioni con il pubblico – URP	I/8
Ufficio stampa	I/12
Ufficio tecnico *: attività specifiche	VI/classi a seconda della
Ufficio tecnico *: attività specifiche	funzione svolta
Ufficio tecnico *: organizzazione	I/9
Unioni di comuni per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Università: sostegno all’attività	XXX/0
Xxxxxxxxxxx (Xxxxx regolatore generale – PRG – e varianti)	VI/1
Urbanistica (strumenti di attuazione del Piano regolatore	VI/2
generale – PRG – e varianti)	VI/2
URP – Ufficio relazioni con il pubblico	I/8
Uscite	IV/4
Uso (concessione in uso) di beni mobili	IV/9
Uso (concessioni in uso) di beni immobili	IV/8
Utilità militari: requisizioni per -	XIII/4

		V

Vaccinazioni *: controlli delle inadempienze demandati al	X/1
Sindaco	X/1
Valori monetari (Bilancio)	IV/1
Valori: custodia dei - (Tesoreria)	IV/12
Valutazione dei dirigenti: criteri generali, provvedimenti	II/10
generali	II/10
Valutazione del singolo dirigente	nel fascicolo del dirigente
Valutazione di impatto ambientale – VIA	VI/9
Valutazione situazioni familiari per le graduatorie	VII/14
assegnazione alloggi	VII/14
Varianti al piano regolatore generale	VI/1
Varianti in corso d’opera (edilizia privata)	VI/3
Variazioni al bilancio di previsione e al piano esecutivo di	IV/2
gestione	IV/2
Variazioni di bilancio	IV/2
Vecchiaia: pensione di -	III/7
Veicoli di piazza (conduttori): autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Vendita a domicilio	VIII/4

44/46

Vendita di alcolici e superalcolici: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
	specifico
Vendita di alcolici e superalcolici: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio
sicurezza	specifico
Vendita di alcolici e superalcolici: fascicoli dei venditori	VIII/0
Vendita esercitata dagli agricoltori	VIII/4
Vendita esercitata dagli artigiani	VIII/4
Vendita esercitata dagli industriali	VIII/4
Vendite di liquidazione	VIII/4
Vendite promozionali *	VIII/4
Vendite sottocosto	VIII/4
Vendite straordinarie	VIII/4
Verbali delle adunanze del Consiglio	I/6
Verbali delle adunanze del Giunta	I/6
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali	I/6
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali	I/6
Verde privato *	VI/3
Verde pubblico *: costruzione	VI/5
Verde pubblico *: manutenzione	IV/8
Verifiche contabili	IV/6
Verifiche di cassa	IV/6
Versamenti	IV/3
Vessillo	I/5
Vestiario	IV/10
Veterinari *	funzione non comunale
Vetture (rimessa): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Vetture (rimessa): autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Vetturini: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Vetturini: autorizzazione all’attività	specifico
Vetturini: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Vetturini: autorizzazione di pubblica sicurezza	specifico
Vetturini: fascicoli personali	VIII/0
VIA – Valutazione di impatto ambientale	VI/9
Viabilità *	VI/7
Vice-segretario (documenti riguardanti il vice-segretario, non	II/9
quelli emanati da esso)	II/9
Vice-sindaco (documenti riguardanti il vice-sindaco, non quelli	II/2
emanati da esso)	II/2
Vie (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Vigilanza sull’attività edilizia privata	VI/3
Vigili del fuoco *: pareri	VI/3 opp. 4 opp. 5 a
	seconda del tipo di attività
	edilizia
Vigili del fuoco *: segnalazioni di emergenze	VI/10
Vigili del fuoco *: segnalazioni di questioni ambientali	VI/9
Vigili urbani *: attività di accertamento di violazioni al Codice	IX/2: verbali
della strada	IX/2: verbali
Vigili urbani: attività di accertamento di violazione a	IX/4: verbali
regolamenti comunali in settori diversi	IX/4: verbali

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