Common use of Recomendaciones Clause in Contracts

Recomendaciones. Establecer lineamientos para los casos atípicos que se han presentado a la fecha, y para los nuevos que se presenten, de alto impacto en el cumplimiento de los propósitos contractuales, entre ellos: traslado de inversiones pactadas en los Programas Exploratorios a Convenios de Explotación y/o Contratos de Asociación, devolución de Contratos a Fase 0, aplicación de las cláusulas de suspensión y restitución, extensión o ampliación del área inicialmente contratada, plazos de normalización de Contratos y reclasificación xx xxxxx. (VCH, GALC, VT, OAJ) * Establecer escenarios internos de conciliación y unificación de criterios, conceptos y decisiones, conforme a la trazabilidad de respuestas dadas de manera escrita y formal. (VCH, VT, VPAA, VORP, GALC Y OAJ) Recomendación del Sistema de Gestión y Control: * Desagregar los riesgos asociados al proceso de gestión de regalías y derechos económicos, para definir controles específicos y diferenciados para la liquidación de regalías y para el reconocimiento, cálculo y aplicación de los pagos recibidos por concepto de derechos económicos. (VORP-GRDE y VAF-Planeación) * Documentar el procedimiento que se sigue para la proyección del valor de constitución del Fondo de Abandono. (VORP-GRYO, VCH-GSCP y VAF-Planeación) * Clasificar las carpetas compartidas de seguimiento por temas y por años para mejorar la administración de toda la información que sirve de soporte y como fuente de alimentación de los software documentales vigente en la entidad (Todas las dependencias) c AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA ANH-OCI-FR-01 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1 Jefe Oficina de Control Interno: AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO REGISTRO DE OBSERVACIONES ANH-OCI-FR-03 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1 Fecha (dd/mm/aa): 21/12/17 Objeto de auditoría: Seguimiento al estado de ejecución y cumplimiento de Contratos y Convenios E&P, Convenios de Explotación CE y Contratos de Evaluación Técnica TEA suscritos por la ANH. Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos. (Gerencia de Seguimiento a Contratos en Exploración, Gerencia de Seguimiento a Contratos en Producción y Gerencia de Seguridad, Comunidades y Medio Ambiente) Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas (Gerencia de Asignación de Áreas) Dependencia(s) de la ANH: Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones (Gerencia de Operaciones y Reservas, Gerencia de Regalías y Derechos Económicos) Vicepresidencia Técnica (Gerencia de Gestión del Conocimiento y Gerente de Gestión de la Información Técnica) Oficina Asesora Jurídica - Gerencia de Asuntos legales y contratación. Registro y análisis de observaciones:

Recomendaciones. Establecer lineamientos  Analizar y estandarizar cuáles serán los ítems aplicables para la inversión del anticipo considerando las condiciones reales de ejecución de proyectos y obras en los que aplique según el Manual de Contratación de FONADE vigente (Subgerencia Técnica – Gerencias de Unidad)  Socializar con las diferentes dependencias de FONADE los ANS que aplican actualmente para los casos atípicos procesos precontractuales (Subgerencia de Contratación)  Estandarizar en las reglas de participación de los proyectos que para su ejecución se han presentado desarrollan en más de una etapa, la especificación del plazo máximo entre el fin de una y el inicio de la siguiente (Subgerencia Técnica, Gerentes de Unidad – Subgerencia de Contratación, Planeación Contractual)  Garantizar la aplicación, sin excepción, del análisis de riesgos para FONADE previo a la fecha, y suscripción de nuevos convenios o para cualquier modificación de los nuevos que se presenten, de alto impacto vigentes en el cumplimiento marco de lo analizado en el Comité de Negocios (Secretario Técnico Comité de Negocios)  Actualizar el mapa de riesgos en el proceso de gerencia de proyectos a partir de los propósitos contractualesriesgos emergentes identificados y la materialización de eventos de riesgo (Subgerencia Técnica, entre ellos: traslado Gerencia de inversiones pactadas en los Programas Exploratorios a Convenios Unidad - Gerencia de Explotación y/o Contratos de Asociación, devolución de Contratos a Fase 0, aplicación de las cláusulas de suspensión y restitución, extensión o ampliación del área inicialmente contratada, plazos de normalización de Contratos y reclasificación xx xxxxx. (VCH, GALC, VT, OAJRiesgos) * Establecer escenarios internos de conciliación y unificación de criterios, conceptos y decisiones, conforme a la trazabilidad de respuestas dadas de manera escrita y formal. (VCH, VT, VPAA, VORP, GALC Y OAJ) Recomendación del Sistema de Gestión y Control: * Desagregar los riesgos asociados al proceso de gestión de regalías y derechos económicos, para definir controles específicos y diferenciados para la liquidación de regalías y para el reconocimiento, cálculo y aplicación de los pagos recibidos por concepto de derechos económicos. (VORP-GRDE y VAF-Planeación) * Documentar el procedimiento que se sigue para la proyección del valor de constitución del Fondo de Abandono. (VORP-GRYO, VCH-GSCP y VAF-Planeación) * Clasificar las carpetas compartidas de seguimiento por temas y por años para mejorar la administración de toda la información que sirve de soporte y como fuente de alimentación de los software documentales vigente en la entidad (Todas las dependencias) c AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA ANH-OCI-FR-01 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1 Jefe Oficina Auditores - Asesoría de Control Interno: AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx - Contrato 2018116 – Auditor ACI Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx – Contrato 2018727 – Auditor ACI Xxxxx Xxxxxx Xxxx- Contrato 2018026 – Auditor ACI Asesor de Control Interno: Xxxxxx Xxxxx Xx. REGISTRO DE OBSERVACIONES ANH-OCI-FR-03 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 CÓDIGO: FAU033 Contrato Interadministrativo de 1 Fecha (dd/mm/aa): 21/12/17 Objeto de auditoría: Seguimiento al estado de ejecución y cumplimiento de Contratos y Convenios E&P, Convenios de Explotación CE y Contratos de Evaluación Técnica TEA suscritos por la ANH. Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos. (Gerencia de Seguimiento a Contratos en Exploración, Proyectos N°216144 suscrito entre la unidad de servicios penitenciarios y carcelarios USPEC y el FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE 13/09/18 Gerencia de Seguimiento a Contratos en Producción proyectos, Gestión Financiera, Gestión de Proveedores Subgerencia de Contratación (Planeación contractual y Gerencia procesos de Seguridad, Comunidades y Medio Ambienteselección) Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas (Gerencia de Asignación de Áreas) Dependencia(s) de la ANH: Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones (Gerencia de Operaciones y Reservas, Gerencia de Regalías y Derechos Económicos) Vicepresidencia Subgerencia Técnica (Gerencia Unidad de Gestión del Conocimiento Desarrollo territorial) Subgerencia Financiera (Área de Planeación y Gerente Control Financiero, Fondo de Gestión Ejecución de la Información Técnica) Oficina Asesora Jurídica - Gerencia Proyectos, área de Asuntos legales y contratación. Registro y análisis de observaciones:contabilidad),

Recomendaciones. Establecer lineamientos para los casos atípicos que se han presentado Solicitar al Supervisor del municipio un informe quincenal del seguimiento a la fechalas acciones y trámites a cargo del contratista de obra, y para los nuevos que se presenten, del estado de alto impacto en el cumplimiento de los propósitos contractuales, entre ellos: traslado de inversiones pactadas en los Programas Exploratorios a Convenios de Explotación suspensión y/o Contratos reinicio de Asociaciónproyectos (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos - Gerencia del Convenio) • Establecer entre el Grupo de contabilidad y la Gerencia del Convenio, devolución un acuerdo - ANS con el plazo periódico de Contratos a Fase 0, aplicación de las cláusulas de suspensión y restitución, extensión o ampliación entrega del área inicialmente contratada, plazos de normalización de Contratos y reclasificación xx xxxxx. (VCH, GALC, VT, OAJ) * Establecer escenarios internos de conciliación y unificación de criterios, conceptos y decisiones, conforme a la trazabilidad de respuestas dadas de manera escrita y formal. (VCH, VT, VPAA, VORP, GALC Y OAJ) Recomendación del Sistema de Gestión y Control: * Desagregar los riesgos asociados al proceso de gestión de regalías y derechos económicos, para definir controles específicos y diferenciados insumo contable para la liquidación elaboración del informe financiero (Subgerencia Financiera, Gerencia de regalías Contabilidad – Subgerencia de Desarrollo de Proyectos, Gerencia del Convenio). • Integrar como anexo del informe de supervisión mensual, el soporte de la verificación de cumplimiento de perfiles y para el reconocimientodisponibilidad del equipo mínimo de interventoría, cálculo y aplicación la síntesis del estado de los pagos recibidos por concepto envío de derechos económicos. (VORP-GRDE informes semanales de la interventoría y VAF-Planeación) * Documentar el procedimiento de amortización del anticipo en cada contrato de obra que se sigue para la proyección aplique, informando las alertas generadas del valor de constitución del Fondo de Abandono. (VORP-GRYO, VCH-GSCP y VAF-Planeación) * Clasificar las carpetas compartidas de seguimiento por temas y por años para mejorar la administración requerimiento de toda hacer efectivas garantías o cláusula de apremio, según aplique (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos, Gerencia del Convenio). • Actualizar mensualmente el flujo de caja del convenio con la información de adiciones/reducciones o cualquier cambio que sirve tenga efecto sustancial en el flujo programado del Convenio (Subgerencia de soporte y como fuente Desarrollo de alimentación de los software documentales vigente en la entidad (Todas las dependencias) c AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA ANH-OCI-FR-01 18/03/2016 Versión N° 2 PágProyectos, Gerencia del Convenio). 1 de 1 Jefe Oficina Asesor de Control Interno: AGENCIA NACIONAL Xxxxxx Xxxxx Xx. OBSERVACIONES DE HIDROCARBUROS FORMATO REGISTRO DE OBSERVACIONES ANH-OCI-FR-03 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1 AUDITORÍA CÓDIGO: FAU033 Fecha (dd/mm/aa): 21/12/17 Objeto de auditoría: Seguimiento Dependencia(s): Proceso(s): 08/07/19 C onvenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz Subgerencia de Operaciones (Procesos de Selección y Gestión Post – Contractual) - Subgerencia de Desarrollo de Proyectos (Área de desarrollo económico y social) Subgerencia Financiera (Área de Planeación y Control Financiero, presupuesto, área de contabilidad) -Subgerencia Administrativa (Gestión de operaciones ) Gerencia de Proyectos, Gestión de Proveedores, Gestión Financiera, Gestión Administrativa. Descripción inicial de la observación Posibles Causa(s) Riesgo(s) asociado(s): Responsable(s) Fecha de registro Prueba o evidencia Ocurrencia, repetición y/o frecuencia (calcular porcentaje) Impacto (calcular o definir cualitativamente) Observación No. 1. Errores en la programación de los flujos de caja de los meses de enero, febrero, marzo y abril de 2019 del Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz Diferencias significativas en los flujos de caja entre lo proyectado y lo ejecutado en los meses de enero, febrero, marzo y abril de 2019 para los pagos de los contratos derivados del convenio, así: • Enero: - Proyección $ 253.698.456 - Real $ 412.873.132 - Diferencia $159.174.676 - Variación 63% • Febrero: - Proyección $ 1.739.123.860 - Real $ 540.181.432 - Diferencia $1.198.942.428 -Variación 69% • Marzo: Proyección $ 304.578.707 - Real $ 575.243.736 - Diferencia $270.665.029 - Variación 89% • Abril: Proyección $ 303.515.346 - Real $ 701.224.790 - Diferencia $397.709.444 –Variación: 131% Lo anterior afectando la inversión de recursos de la entidad. C riterio: - Circular No. 095 del 30 de enero de 2019 - Obligatoriedad de Programar y Actualizar el Flujo de Caja Contratos y/o Convenios Interadministrativos - Es necesario que los Gerentes de Unidad y de Proyectos actúen con responsabilidad en la adecuada planeación de las necesidades de recursos, al estado fin de ejecución evitar que se liquiden inversiones y que con posterioridad no se presenten los pagos de acuerdo con lo planeado; lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de Contratos y Convenios E&P, Convenios de Explotación CE y Contratos de Evaluación Técnica TEA suscritos los requisitos para el pago. * Cambios representativos en el convenio (Adiciones) que afectan los desembolsos planificados por la ANHgerencia. Vicepresidencia * Dificultades para la liquidación de Contratos algunos contratos derivados del convenio que afectan los desembolsos. * Reprocesos y represamiento por las correcciones realizadas al desembolso en las diferentes áreas que anteceden al área de Hidrocarburospagaduria, por el incumplimiento de los requisitos minimos. (Gerencia RGFIN02: Menores ingresos por rendimientos financieros, debido a la falta de Seguimiento a Contratos inversión de los excedentes de liquidez y/o liquidación anticipada de inversiones, por causa de deficiencias en Exploraciónla planeación del flujo de caja de los convenios por parte de las áreas de la Subgerencia Técnica, Gerencia de Seguimiento Convenio 15/05/2019 Hoja OBS 1. FLUJO DE CAJA CONSOLIDADO CONVENIOS VIGENCIA 2019 (CONVENIO 211041) - GRUPO DE PLANEACIÓN FINANCIERA 100% (4 de 4 meses de lo corrido del año 2019 existieron diferencias significativas en la planeación del flujo de caja del convenio) Menores financieros ingresos por rendimientos Observación No. 2. Demoras en la presentación de los informes financieros del Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz. Se presentaron demoras en la entrega de 11 informes financieros al cliente, correspondientes a Contratos en Producción y Gerencia de Seguridadlos meses de: enero (5 días), Comunidades y Medio Ambiente) Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas febrero (Gerencia de Asignación de Áreas) Dependencia(s2 días), marzo (3 días), abril (no tiene fecha radicación), junio (7 días), julio 8 (días), agosto (6 días), septiembre (6 días), octubre (6 días), noviembre (7 días), diciembre (26 días) de 2018. C riterio: - Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la ANHPaz - Fonade, Clausula tercera: Vicepresidencia Obligaciones de OperacionesFONADE, Regalías Numeral 8. Demoras en el envío por parte del área de contabilidad, del insumo base para proyectar el informe financiero por parte de la gerencia del convenio. RGPPE14: Deterioro de la imagen e impacto operativo para la entidad por la inoportunidad y/o debilidades en la calidad y/o contenido de los informes entregados al cliente por causa de 1) errores, omisión, demoras, desconocimiento de la gestión realizada durante el periodo, 2) omisión, inoportunidad o errores en el suministro de información por parte del contratista y/o interventoría, 3) alta carga de trabajo del personal del equipo de gerencia e insuficiencia del mismo para atender los requerimientos del(los) proyectos. 4) Falta de personal, 5) perdida de información por falta de empalme entre el gerente que se va y Participaciones quien recibe. 6) Falta de memoria de la parte administrativa del convenio 7) debilidades en la revisión de los informes de la interventoría por parte del equipo de gerencia 8) alta rotación de personal. Area de contabilidad Xxxxxxxx y supervisores del convenio 15/05/2019 Hoja OBS. 2. cuadro Informes financieros fechas - Xxxxxx Xxxxxxxx 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz - Fonade, Clausula tercera: Obligaciones de FONADE, Numeral 8. 91.6% (Gerencia 11 de Operaciones y Reservas, Gerencia 12 informes financieros del año 2018 presentaron retrasos en la entrega al cliente) Posibles reclamaciones del cliente por incumplimiento de Regalías y Derechos Económicos) Vicepresidencia Técnica (Gerencia los compromisos adquiridos por Enterritorio en la minuta del convenio. Observación No. 3. Suscripción del acta de inicio sin la aprobación del PGIO por parte de la interventoría. No fue aprobado por la interventoría el Plan de Gestión Integral de Obra - PGIO previo a la suscripción del Conocimiento acta de inicio (19 de septiembre de 2013) del contrato de obra 0043-2013 MUNICIPIO DE SAHAGÚN - CÓRDOBA. (fase 2) X xxxxxxxx: - Xxxxx 0. Estudio previo proceso OCC-007-2013 Fabricas de interventoría de obra. (contrato 2131908), FASE 1:DE PRECONSTRUCCION, DISEÑOS Y ESTUDIOS TECNICOS, Fase 1.3. Revisión y aprobación del plan de gestión integral de obra. - Guía para el Manual de supervisión e interventoría de Fonade GMI005 v02 (actividad 3 "Suscribir acta de inicio del contrato principal"). - Guía para el Manual de supervisión e interventoría de Fonade. 2.1 ACTIVIDADES PARA EL INICIO. Actividad 3: suscribir acta de inicio del contrato. Actividad 5: Entregar la documentación del proyecto por parte del contratista al interventor/supervisor para revisión y aprobación previo al inicio de la ejecución del contrato. * Desconocimiento u omisión de la interventoría (supervisión) de los requisitos previos para el inicio de cada etapa descrita en los documentos precontractuales. * Falta de verificación de la interventoria del cumplimiento de los requisitos del contrato. * Demora por parte del contratista de obra (a cargo del municipio) en la entrega de documentos requeridos para el inicio de cada etapa Riesgo emergente: Impacto legal y operativo por omisión del interventor y/o supervisor del contrato al no validar y terminar fases del proyecto sin cumplir con los requisitos establecidos contractualmente (Plan de Gestión Integral de Obra - PGIO), generando procesos de incumplimiento, modificación de plazos y/o afectación del alcance pactado, por causa de falta de verificación de los requisitos del contrato o demora por parte del contratista en la entrega de documentos requeridos para el inicio de cada etapa descrita en los documentos precontractuales. Gerente de Gestión Convenio Supervisión Interventoría Contratista de obra a cargo del municipio 30/05/2019 Hoja OBS. 3 1. Actas de inicio de obra e interventoría suscritas por el contratista de obra, el interventor y el supervisor de FONADE 2. Oficio con radicado N°20134300734552 del 17 de octubre de 2013. (inf semanal 15), donde se solicitan ajustes al PGIO. 4,54% (1 de los 22 contratos de obra seleccionados en la muestra de auditoría). Posibles reclamaciones o demandas por el inicio de la Información Técnica) Oficina Asesora Jurídica - Gerencia de Asuntos legales y contratación. Registro y análisis de observaciones:obra sin los requisitos minimos establecidos.

Recomendaciones. Establecer lineamientos Diseñar una metodología y realizar la conciliación mensual por convenio entre el grupo de tiquetes y el grupo de Presupuesto para el contrato de tiquetes. (Gerente de Servicios Administrativos – Supervisor del contrato, Gerente de presupuesto y Gerencias de convenio). • Capacitar a los casos atípicos que se han presentado a la fecha, y para los nuevos que se presenten, Gerentes de alto impacto convenio en el cumplimiento uso de las herramientas disponibles para el control de los propósitos contractualestiquetes. (Supervisor del contrato – Servicios Administrativos). • Incluir en las minutas de los convenios usuarios la aplicación excepcional de condiciones especiales en la expedición de tiquetes como: uso de tarifas flexibles, entre ellos: traslado expedición inmediata de inversiones pactadas en los Programas Exploratorios a Convenios de Explotación tiquetes, penalidades y/o Contratos sobrecostos. (Gerentes de Asociaciónunidad – Subgerencia de Desarrollo de proyectos, devolución Gerencia de Contratos a Fase 0Servicios Administrativos - Supervisor del contrato, aplicación Gerente de planeación contractual – Subgerencia de Operaciones). • Establecer el procedimiento para cesión de contratos en concordancia con la Circular interna No. 2 de 2018 en el marco de sistema Integral de Gestión. (Subgerencia de operaciones- Gerencia de Desarrollo organizacional). • Actualizar procedimiento PAP333 suministro de tiquetes de acuerdo con la operatividad del contrato en cuanto a: la solicitud de tiquetes internacionales, la periodicidad de las cláusulas conciliaciones de suspensión y restitucióntiquetes con grupos internos, extensión plazo para tramitar en el aplicativo los tiquetes solicitados por call center, el mecanismo mediante el cual el viajero debe asumir el costo del tiquete no usado total o ampliación parcialmente, no marcados en el aplicativo dentro de los términos establecidos, especificar la periodicidad de las conciliaciones con la agencia de viajes del área inicialmente contratada, plazos estado de normalización de Contratos y reclasificación xx xxxxxlos tiquetes emitidos. (VCH, GALC, VT, OAJ) * Establecer escenarios internos de conciliación y unificación de criterios, conceptos y decisiones, conforme a la trazabilidad de respuestas dadas de manera escrita y formal. (VCH, VT, VPAA, VORP, GALC Y OAJ) Recomendación del Sistema de Gestión y Control: * Desagregar los riesgos asociados al proceso de gestión de regalías y derechos económicos, para definir controles específicos y diferenciados entre otros aspectos relevantes para la liquidación de regalías y para el reconocimiento, cálculo y aplicación de los pagos recibidos por concepto de derechos económicos. (VORP-GRDE y VAF-Planeación) * Documentar el procedimiento que se sigue para la proyección ejecución del valor de constitución del Fondo de Abandono. (VORP-GRYO, VCH-GSCP y VAF-Planeación) * Clasificar las carpetas compartidas de seguimiento por temas y por años para mejorar la administración de toda la información que sirve de soporte y como fuente de alimentación de los software documentales vigente en la entidad (Todas las dependencias) c AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA ANH-OCI-FR-01 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1 Jefe Oficina de Control Interno: AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO REGISTRO DE OBSERVACIONES ANH-OCI-FR-03 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1 Fecha (dd/mm/aa): 21/12/17 Objeto de auditoría: Seguimiento al estado de ejecución y cumplimiento de Contratos y Convenios E&P, Convenios de Explotación CE y Contratos de Evaluación Técnica TEA suscritos por la ANH. Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburoscontrato. (Gerencia de Seguimiento Servicios Administrativos – Supervisor del contrato, Gerente de Desarrollo Organizacional) Recomendaciones a Contratos en Exploraciónpartir de riesgos identificados: Riesgo Legal, Gerencia explicado por las siguientes causas: • Falta de Seguimiento a Contratos en Producción controles y Gerencia verificación de Seguridadrequisitos (licencias, Comunidades y Medio Ambiente) Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas (Gerencia de Asignación de Áreas) Dependencia(spermisos) de forma previa a la ANH: Vicepresidencia suscripción de Operaciones, Regalías y Participaciones (Gerencia las novedades contractuales. • No entrega de Operaciones y Reservas, Gerencia informes por parte del contratista. • Falta de Regalías y Derechos Económicos) Vicepresidencia Técnica (Gerencia verificación por parte del supervisor de Gestión del Conocimiento y Gerente los tiempos establecidos para la emisión de Gestión tiquetes por parte de la Información Técnica) Oficina Asesora Jurídica - Gerencia agencia de Asuntos legales y contratación. Registro y análisis de observaciones:viajes.