Contract
Fecha (dd/mm/aa): | 10/07/2019 | |
Objeto de auditoría: | Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz | |
Dependencia(s): | Subgerencia de Operaciones (Procesos de Selección y Gestión Post – Contractual) Subgerencia de Desarrollo de Proyectos (Área de Desarrollo Económico y Social) Subgerencia Financiera (Área de Planeación y Control Financiero, Presupuesto, área de Contabilidad). Subgerencia Administrativa (Gestión de operaciones) | |
Proceso(s): | Gerencia de Proyectos, Gestión de Proveedores, Gestión Financiera, Gestión Administrativa. | |
Alcance: | Control de cumplimiento: • Verificar el cumplimiento de lo pactado frente a la gestión administrativa, técnica y jurídica realizada por Enterritorio (antes FONADE). Control financiero: • Verificar el valor ejecutado presupuestal y financieramente del convenio 211041 y sus contratos derivados • Se validaron los aportes de rendimientos financieros y cuota de gerencia de acuerdo con lo pactado en el convenio Control de gestión y resultados: • Verificar el cumplimiento de los entregables e informes de la interventoría a Enterritorio (antes FONADE). Riesgos y controles para evaluados: • Gestión Financiera: RGFIN02 - CTRGFIN204 - 35,1% • Gestión Financiera: RGPPE14-CTRGPPE002 - 36,3% • Gestión Proveedores: RGPPE01-CTRGPPE012 - 36,0% • Gerencia de Proyectos RGPPE01 - CTRGPPE012 - 26,3% Se identificó un riesgo emergente. Restricciones de acceso a información: En el marco de la auditoria no fueron entregados al equipo auditor por parte de la Gerencia del Convenio los formatos FAP029 de las interventorías con las respectivas hojas de vida para validar la verificación realizada por los supervisores de los perfiles del equipo mínimo de los contratos de interventoría, como requisito para el inicio de ejecución de los contratos de obra en los Municipios xx Xxxxxxx, Santa Xxxx xx Xxxxxx y Montería - Córdoba, Sabana grande - Atlántico y Timbiquí - Cauca. Según fue informado al equipo auditor por la Gerencia del Convenio mediante correos electrónicos, la misma solicitó a |
las interventorías esta información, pero no fue allegada y tampoco reposa en archivos digitales o físicos de la entidad. | |
Enfoque: | Mixto, cualitativo y cuantitativo. Cualitativo: Revisión documental del Convenio Interadministrativo No. 211041 de 2011 suscrito entre el DPS - FONADE y sus contratos derivados (según muestra). Cuantitativo: Verificación de información de carácter financiero y presupuestal respecto a lo programado y ejecutado. |
Objetivos: | 1) Verificar el cumplimiento de las obligaciones específicas del convenio y contratos derivados según muestra. (cumplido parcialmente, no verificado para contratos de interventoría por restricción de acceso a las hojas de vida del equipo mínimo) 2) Verificar la viabilidad financiera del convenio. 3) Verificar las condiciones de ejecución física de los proyectos seleccionados de la muestra frente a: Especificaciones técnicas, Presupuesto final aprobado, actas de recibo parcial de obra, Contratos de obra e interventoría. 4) Evaluar la materialización de riesgos y efectividad de los controles asociados a los procesos objeto de auditoría. |
Período de análisis: | Desde diciembre de 2011 x xxxxx de 2019 |
Muestra: | Universo: Contratación derivada del Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de inversión para la paz, que corresponde a 320 contratos por valor de $239.741 millones. Muestra: Se seleccionó una muestra a criterio de los auditores de 44 contratos derivados que representan el 14% de los contratos y el 25% del presupuesto ($60.555,7 millones). Dentro de la muestra seleccionada los criterios contemplados por los auditores fueron: 1. La criticidad de los municipios, 2. Los contratos en ejecución-cierre, contratos en ejecución-obra y contratos de estructuración, 3. Valor de contrato. Los contratos seleccionados se tomaron con su respectivo contrato de Interventoría. |
Metodología, procedimientos de auditoria e instrumentos a utilizar: | Procedimientos de auditoría: • Inspeccionar y rastrear documentalmente el convenio y los contratos derivados (según muestra). • Realizar entrevista al Gerente de unidad, supervisores y responsables de las áreas y al Gerente Convenio DPS- FONADE. • Procedimientos analíticos para establecer las desviaciones de carácter presupuestal y financiero. • Consulta y confirmación: Para conocer la naturaleza y condiciones de la operación a cargo de FONADE (ahora Enterritorio) para el cumplimiento del objeto del convenio. |
Instrumentos: • Matriz de verificación de obligaciones y de condiciones del convenio • Matriz de verificación de las obligaciones pactadas por contrato derivado. • Instrumento Amortización del Anticipo Convenio 216220. • Instrumento de verificación de Informes (financieros – interventoría). • Matriz de evaluación de riesgos y controles Formato FAU022. Fuentes de información: • Sistema de gestión documental ORFEO, SECOP II. (Minuta de convenio marco y sus modificaciones, minutas de contratos derivados, FMI071 Informes de gestión del convenio, FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual, FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo, FMI007 Plan Operativo, FAP020 Actas de seguimiento de contrato, FMI070 Actas de Comité de operativo, FMI020 Actas de seguimiento de contratos), Formato Informes de interventoría. (FMI019), FMI079, FMI080, FMI081, FMI 082, Actas de entrega de proyectos, Informe de Inversión y Buen Manejo del Anticipo - Contratos derivados, Plan de Gestión Integral de Obra – PGIO aprobado por la interventoría, • Planeación Financiera: Actas de Comité de Negocio y Flujo de caja consolidado convenios vigencia 2019 (convenio 211041). • Presupuesto: Balance Económico - Contratos derivados (convenio 211041). | |
Criterios técnicos de evaluación: | • Decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional- CONPES 1082 de 2015, modificado por el Decreto 441 del 16 xx xxxxx de 2017 y por la Resolución 4119 de 27 de septiembre de 2018. • Ley 80 de 1993. • Ley 1150 de 2007. • Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción. • MDI720 Estatuto de Contratación del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE. (versión: la que aplique) • MMI001 Manual de Gerencia de Proyectos • Minutas del convenio y derivados. • Circular No. 095 del 30 de enero de 2019. • Anexo 1. Estudio previo proceso OCC-007-2013 Fábricas de interventoría de obra. (contrato 2131908). • Guía para el Manual de supervisión e interventoría de Fonade GMI005. • Manual de interventoría, MMI002 (V7-2013) • Plan de Inversión del Anticipo Contrato 2133349 - FMI013 • Plan de Inversión del Anticipo Contrato 2133713 - FMI013 - Reprogramación 2. • Mapa de riesgos operativos y mapa de riesgos de fraude y corrupción de Enterritorio 2019. |
Aspectos relevantes: | En el marco de la auditoria no se identificaron aspectos reconocidos como buenas prácticas de gestión. |
Observaciones: | Observación No. 1. Errores en la programación de los flujos de caja de 2019 del Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz Diferencias significativas en los flujos de caja entre lo proyectado y lo ejecutado en los meses de enero, febrero, marzo y abril de 2019 para los pagos de los contratos derivados del convenio, así: • Enero: - Proyección $ 253.698.456 - Real $ 412.873.132 - Diferencia $159.174.676 - Variación 63% • Febrero: - Proyección $ 1.739.123.860 - Real $ 540.181.432 - Diferencia $1.198.942.428 -Variación 69% • Marzo: Proyección $ 304.578.707 - Real $ 575.243.736 - Diferencia $270.665.029 - Variación 89% • Abril: Proyección $ 303.515.346 - Real $ 701.224.790 - Diferencia $397.709.444 – Variación: 131% Lo anterior afectando la inversión de recursos de la entidad. Criterio: - Circular No. 095 del 30 de enero de 2019 - Obligatoriedad de Programar y Actualizar el Flujo de Caja Contratos y/o Convenios Interadministrativos - Es necesario que los Gerentes de Unidad y de Proyectos actúen con responsabilidad en la adecuada planeación de las necesidades de recursos, al fin de evitar que se liquiden inversiones y que con posterioridad no se presenten los pagos de acuerdo con lo planeado; lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos para el pago. Observación No. 2. Demoras en la presentación de los informes financieros del Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz. Se presentaron demoras en la entrega de 11 informes financieros al cliente, correspondientes a los meses de: enero (5 días), febrero (2 días), marzo (3 días), abril (no tiene fecha radicación), junio (7 días), julio 8 (días), agosto (6 días), septiembre (6 días), octubre (6 días), noviembre (7 días), diciembre (26 días) de 2018. Criterio: - Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz - Fonade, Clausula tercera: Obligaciones de FONADE, Numeral 8. Observación No. 3. Suscripción del acta de inicio sin la aprobación del PGIO por parte de la interventoría. No fue aprobado por la interventoría el Plan de Gestión Integral de Obra - PGIO previo a la suscripción del acta de inicio (19 de septiembre de 2013) del contrato de obra 0043- 2013 MUNICIPIO DE SAHAGÚN - CÓRDOBA. (fase 2) Criterios: - Anexo 1. Estudio previo proceso OCC-007-2013 Fábricas de interventoría de obra. (Contrato 2131908), FASE 1: DE PRECONSTRUCCION, DISEÑOS Y ESTUDIOS TECNICOS, Fase 1.3. Revisión y aprobación del plan de gestión integral de obra. - Guía para el Manual de supervisión e interventoría de Fonade GMI005 v02 (actividad 3 "Suscribir acta de inicio del contrato principal"). |
Observaciones: | - Guía para el Manual de supervisión e interventoría de Fonade. 2.1 ACTIVIDADES PARA EL INICIO. Actividad 3: suscribir acta de inicio del contrato. Actividad 5: Entregar la documentación del proyecto por parte del contratista al interventor/supervisor para revisión y aprobación previo al inicio de la ejecución del contrato. Observación No. 4. Demoras en la presentación de los informes semanales de la interventoría a FONADE (ahora Enterritorio) En el marco del contrato de obra 2132958, CONSTRUCCIÓN COLISEO DEPORTIVO TIPO AUDITORIO PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX FE Y ALEGRÍA - XXXX XXX XXXXX, MUNICIPIO XX XXXXXXXXX - BOLÍVAR (contrato de interventoría 2131909) en consorcio Proyectar Colombia presenta demoras en la entrega de 14 informes semanales a la supervisión de Fonade correspondientes a los periodos: 1 (97 días), 2 (90 días), 3 (83 días), 4 (76 días), 5 (69 días), 6 (62 días), 7 (55 días), 8 (48 días), 9 (41 días), 10 (34 días), 13 (35 días), 14 (28 días), 15 (14 días), 16 (7 días). Criterios: - Anexo 1. Estudio previo proceso OCC-007-2013 Fábricas de interventoría de obra. (Contrato 2131909), Interventoría Administrativa y Legal - FASE 2: CONSTRUCCION, Punto 9: "...el informe semanal deberá presentarse con corte al sábado y se entregará a más tardar el día miércoles de la siguiente semana." - Manual de interventoría, MMI002 (V7-2013), 6.1. Obligaciones Administrativas del interventor (De seguimiento), numeral 9."...el informe semanal deberá presentarse con corte al día sábado y se entregará a más tardar el día miércoles de la siguiente semana. Observación No. 5. Incumplimiento del plan de manejo del anticipo del Contrato Interadministrativo 2133349 Con corte al 20 xx xxxx de 2019 queda pendiente por amortizar el 10% del anticipo programado, con un atraso de 48 meses frente a lo aprobado por FONADE y la Interventoría en febrero de 2015 (Plan de Manejo del Anticipo reprogramación - FMI013) para el Contrato Interadministrativo 2133349 "CONSTRUCIÓN EN PAVIMENTO RIGIDO CALLE 18, PRIMERA ETAPA, ENTRADA A LA XXXXXXXXXX XXXXXX CLUB XX XXXXXX, MUNICIPIO DE SOLEDAD - ATLÁNTICO". Criterios: - MDI720 MANUAL DE CONTRATACIÓN – FONADE - VERSIÓN 10 - Artículo 28… Los dineros provenientes del Anticipo deben ser empleados o aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el supervisor o interventor del Contrato....... - MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS - VERSIÓN 04 - Página 51 de 59 7.2.2.14 Seguimiento y control de pagos por contratación derivada y eventualmente con cargo directo al convenio.... - Plan de Inversión del Anticipo Contrato 2133349 - FMI013 Observación No. 6. Incumplimiento del plan de manejo del anticipo del Contrato Interadministrativo 2133713 Con corte al 27 xx xxxx de 2019 queda pendiente por amortizar el 30% del anticipo programado, con un atraso de 20 meses a lo aprobado por FONADE y la Interventoría en |
Observaciones: | abril de 2016 (Plan de Inversión del Anticipo Contrato 2133713 - FMI013 - Reprogramación 2) para el Contrato Interadministrativo 2133713 "CONSTRUCCION DEL NUEVO MERCADO PUBLICO MERCA XXXXX XX XX XXXXXXXXX XX XXXXX XXXX XX XXXXXX" Criterios: - MDI720 MANUAL DE CONTRATACIÓN – FONADE - VERSIÓN 10 - Artículo 28… Los dineros provenientes del Anticipo deben ser empleados o aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el supervisor o interventor del Contrato....... - MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS - VERSIÓN 04 - Página 51 de 59 7.2.2.14 Seguimiento y control de pagos por contratación derivada y eventualmente con cargo directo al convenio.... - Plan de Inversión del Anticipo Contrato 2133713 - FMI013 - Reprogramación 2 Observación No. 7. Evaluación de la efectividad de implementación de los controles y riesgos emergentes. Producto de la auditoría se estableció una efectividad promedio de 33,4% en la implementación para los 4 controles evaluados y se identificó un riesgo emergente. Criterio: Mapa de riesgos operativos y mapa de riesgos de fraude y corrupción de Enterritorio 2019 |
Recomendaciones a partir de riesgos identificados: | Riesgo operativo, explicado por las siguientes causas: • Demora por parte del contratista de obra (a cargo del municipio) en la entrega de documentos requeridos para el inicio de cada etapa. • Demoras en el envío por parte del área de contabilidad, del insumo base para proyectar el informe financiero por parte de la gerencia del convenio. • Falta de verificación de la interventoría del cumplimiento de los requisitos del contrato. • Suspensión del contrato en aras de dar cumplimiento a la normativa de salubridad del municipio. • Falta de seguimiento del supervisor del contrato de interventoría al cumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de los informes semanales. • Dificultades para la liquidación de algunos contratos derivados del convenio que afectan los desembolsos. • Falta de control por parte del supervisor e interventor a la inversión del anticipo. Recomendaciones: • Solicitar al Supervisor del municipio un informe quincenal del seguimiento a las acciones y trámites a cargo del contratista de obra, y del estado de suspensión y/o reinicio de proyectos (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos - Gerencia del Convenio) |
• Establecer entre el Grupo de contabilidad y la Gerencia del Convenio, un acuerdo - ANS con el plazo periódico de entrega del insumo contable para la elaboración del informe financiero (Subgerencia Financiera, Gerencia de Contabilidad – Subgerencia de Desarrollo de Proyectos, Gerencia del Convenio). • Integrar como anexo del informe de supervisión mensual, el soporte de la verificación de cumplimiento de perfiles y disponibilidad del equipo mínimo de interventoría, y la síntesis del estado de envío de informes semanales de la interventoría y de amortización del anticipo en cada contrato de obra que aplique, informando las alertas generadas del seguimiento por requerimiento de hacer efectivas garantías o cláusula de apremio, según aplique (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos, Gerencia del Convenio). • Actualizar mensualmente el flujo de caja del convenio con la información de adiciones/reducciones o cualquier cambio que tenga efecto sustancial en el flujo programado del Convenio (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos, Gerencia del Convenio). | ||
Elaboró: | ||
Auditores - Asesoría de Control Interno: | Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx – Contrato 2019030 Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx - Contrato 2019031 Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx - Contrato 2019029 | |
Aprobó: | ||
Asesor de Control Interno: | Xxxxxx Xxxxx Xx. |
OBSERVACIONES DE AUDITORÍA | CÓDIGO: | FAU033 | ||||||||
VERSIÓN: | 02 | |||||||||
AUDITORIA INTERNA | VIGENCIA: | 2019-05-16 | ||||||||
Fecha (dd/mm/aa): Objeto de auditoría: Dependencia(s): Proceso(s): | 08/07/19 C onvenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz Subgerencia de Operaciones (Procesos de Selección y Gestión Post – Contractual) - Subgerencia de Desarrollo de Proyectos (Área de desarrollo económico y social) Subgerencia Financiera (Área de Planeación y Control Financiero, presupuesto, área de contabilidad) -Subgerencia Administrativa (Gestión de operaciones ) Gerencia de Proyectos, Gestión de Proveedores, Gestión Financiera, Gestión Administrativa. | |||||||||
Descripción inicial de la observación | Posibles Causa(s) | Riesgo(s) asociado(s): | Responsable(s) | Fecha de registro | Prueba o evidencia | Ocurrencia, repetición y/o frecuencia (calcular porcentaje) | Impacto (calcular o definir cualitativamente) | |||
Observación No. 1. Errores en la programación de los flujos de caja de los meses de enero, febrero, marzo y abril de 2019 del Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz | ||||||||||
Diferencias significativas en los flujos de caja entre lo proyectado y lo ejecutado en los meses de enero, febrero, marzo y abril de 2019 para los pagos de los contratos derivados del convenio, así: • Enero: - Proyección $ 253.698.456 - Real $ 412.873.132 - Diferencia $159.174.676 - Variación 63% • Febrero: - Proyección $ 1.739.123.860 - Real $ 540.181.432 - Diferencia $1.198.942.428 -Variación 69% • Marzo: Proyección $ 304.578.707 - Real $ 575.243.736 - Diferencia $270.665.029 - Variación 89% • Abril: Proyección $ 303.515.346 - Real $ 701.224.790 - Diferencia $397.709.444 –Variación: 131% Lo anterior afectando la inversión de recursos de la entidad. C riterio: - Circular No. 095 del 30 de enero de 2019 - Obligatoriedad de Programar y Actualizar el Flujo de Caja Contratos y/o Convenios Interadministrativos - Es necesario que los Gerentes de Unidad y de Proyectos actúen con responsabilidad en la adecuada planeación de las necesidades de recursos, al fin de evitar que se liquiden inversiones y que con posterioridad no se presenten los pagos de acuerdo con lo planeado; lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos para el pago. | * Cambios representativos en el convenio (Adiciones) que afectan los desembolsos planificados por la gerencia. * Dificultades para la liquidación de algunos contratos derivados del convenio que afectan los desembolsos. * Reprocesos y represamiento por las correcciones realizadas al desembolso en las diferentes áreas que anteceden al área de pagaduria, por el incumplimiento de los requisitos minimos. | RGFIN02: Menores ingresos por rendimientos financieros, debido a la falta de inversión de los excedentes de liquidez y/o liquidación anticipada de inversiones, por causa de deficiencias en la planeación del flujo de caja de los convenios por parte de las áreas de la Subgerencia Técnica, | Gerencia de Convenio | 15/05/2019 | Hoja OBS 1. FLUJO DE CAJA CONSOLIDADO CONVENIOS VIGENCIA 2019 (CONVENIO 211041) - GRUPO DE PLANEACIÓN FINANCIERA | 100% (4 de 4 meses de lo corrido del año 2019 existieron diferencias significativas en la planeación del flujo de caja del convenio) | Menores financieros | ingresos | por | rendimientos |
Observación No. 2. Demoras en la presentación de los informes financieros del Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz. Se presentaron demoras en la entrega de 11 informes financieros al cliente, correspondientes a los meses de: enero (5 días), febrero (2 días), marzo (3 días), abril (no tiene fecha radicación), junio (7 días), julio 8 (días), agosto (6 días), septiembre (6 días), octubre (6 días), noviembre (7 días), diciembre (26 días) de 2018. C riterio: - Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz - Fonade, Clausula tercera: Obligaciones de FONADE, Numeral 8. | Demoras en el envío por parte del área de contabilidad, del insumo base para proyectar el informe financiero por parte de la gerencia del convenio. | RGPPE14: Deterioro de la imagen e impacto operativo para la entidad por la inoportunidad y/o debilidades en la calidad y/o contenido de los informes entregados al cliente por causa de 1) errores, omisión, demoras, desconocimiento de la gestión realizada durante el periodo, 2) omisión, inoportunidad o errores en el suministro de información por parte del contratista y/o interventoría, 3) alta carga de trabajo del personal del equipo de gerencia e insuficiencia del mismo para atender los requerimientos del(los) proyectos. 4) Falta de personal, 5) perdida de información por falta de empalme entre el gerente que se va y quien recibe. 6) Falta de memoria de la parte administrativa del convenio 7) debilidades en la revisión de los informes de la interventoría por parte del equipo de gerencia 8) alta rotación de personal. | Area de contabilidad Xxxxxxxx y supervisores del convenio | 15/05/2019 | Hoja OBS. 2. cuadro Informes financieros fechas - Xxxxxx Xxxxxxxx 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz - Fonade, Clausula tercera: Obligaciones de FONADE, Numeral 8. | 91.6% (11 de 12 informes financieros del año 2018 presentaron retrasos en la entrega al cliente) | Posibles reclamaciones del cliente por incumplimiento de los compromisos adquiridos por Enterritorio en la minuta del convenio. | |||
Observación No. 3. Suscripción del acta de inicio sin la aprobación del PGIO por parte de la interventoría. No fue aprobado por la interventoría el Plan de Gestión Integral de Obra - PGIO previo a la suscripción del acta de inicio (19 de septiembre de 2013) del contrato de obra 0043-2013 MUNICIPIO DE SAHAGÚN - CÓRDOBA. (fase 2) X xxxxxxxx: - Xxxxx 0. Estudio previo proceso OCC-007-2013 Fabricas de interventoría de obra. (contrato 2131908), FASE 1:DE PRECONSTRUCCION, DISEÑOS Y ESTUDIOS TECNICOS, Fase 1.3. Revisión y aprobación del plan de gestión integral de obra. - Guía para el Manual de supervisión e interventoría de Fonade GMI005 v02 (actividad 3 "Suscribir acta de inicio del contrato principal"). - Guía para el Manual de supervisión e interventoría de Fonade. 2.1 ACTIVIDADES PARA EL INICIO. Actividad 3: suscribir acta de inicio del contrato. Actividad 5: Entregar la documentación del proyecto por parte del contratista al interventor/supervisor para revisión y aprobación previo al inicio de la ejecución del contrato. | * Desconocimiento u omisión de la interventoría (supervisión) de los requisitos previos para el inicio de cada etapa descrita en los documentos precontractuales. * Falta de verificación de la interventoria del cumplimiento de los requisitos del contrato. * Demora por parte del contratista de obra (a cargo del municipio) en la entrega de documentos requeridos para el inicio de cada etapa | Riesgo emergente: Impacto legal y operativo por omisión del interventor y/o supervisor del contrato al no validar y terminar fases del proyecto sin cumplir con los requisitos establecidos contractualmente (Plan de Gestión Integral de Obra - PGIO), generando procesos de incumplimiento, modificación de plazos y/o afectación del alcance pactado, por causa de falta de verificación de los requisitos del contrato o demora por parte del contratista en la entrega de documentos requeridos para el inicio de cada etapa descrita en los documentos precontractuales. | Gerente de Convenio Supervisión Interventoría Contratista de obra a cargo del municipio | 30/05/2019 | Hoja OBS. 3 1. Actas de inicio de obra e interventoría suscritas por el contratista de obra, el interventor y el supervisor de FONADE 2. Oficio con radicado N°20134300734552 del 17 de octubre de 2013. (inf semanal 15), donde se solicitan ajustes al PGIO. | 4,54% (1 de los 22 contratos de obra seleccionados en la muestra de auditoría). | Posibles reclamaciones o demandas por el inicio de la obra sin los requisitos minimos establecidos. | |||
Observación No. 4. Demoras en la presentación de los informes semanales de la interventoría a FONADE (ahora Enterritorio) | ||||||||||
En el marco del contrato de obra 2132958, CONSTRUCCIÓN COLISEO DEPORTIVO TIPO AUDITORIO PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX FE Y ALEGRÍA - XXXX XXX XXXXX, MUNICIPIO XX XXXXXXXXX - BOLÍVAR (contrato de interventoría 2131909) el consorcio Proyectar Colombia presenta demoras en la entrega de 14 informes semanales a la supervisión de Fonade correspondientes a los periodos: 1 (97 días), 2 (90 días), 3 (83 días), 4 (76 días), 5 (69 días), 6 (62 días), 7 (55 días), 8 (48 días), 9 (41 días), 10 (34 días), 13 (35 días), 14 (28 días), 15 (14 días), 16 (7 días). X xxxxxxxx: - Xxxxx 0. Estudio previo proceso OCC-007-2013 Fabricas de interventoría de obra. (contrato 2131909), Interventoría Administrativa y Legal - FASE 2: CONSTRUCCION, Punto 9: "...el informe semanal deberá presentarse con corte al día sábado y se entregara a mas tardar el día miércoles de la siguiente semana." - Manual de interventoría, MMI002 (V7-2013), 6.1. Obligaciones Administrativas del interventor (De seguimiento), numeral 9."...el informe semanal deberá presentarse con corte al día sábado y se entregara a mas tardar el día miércoles de la siguiente semana | 1. Falta de seguimiento del supervisor del contrato de interventoría al cumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de los informes semanales. | RGPPE01: Impacto económico, reputacional y operativo para la entidad, debido al incumplimiento o retrasos en la ejecución y/o entrega de bienes y servicios en las condiciones pactadas, por causa de 2) Retrasos o incumplimiento por parte del cliente, consultor, interventor, contratista, entidades territoriales u otros, de sus obligaciones contractuales, entrega de documentos técnicos 16) Debilidades en la supervisión y control a las obligaciones y productos entregables de la interventoría | La Interventoría Gerente de Convenio Supervisor del contrato de interventoria | 1/06/2019 | Hoja OBS. 4 1. Cuadro de fechas y días de retraso en la entrega de los informes semanales. 2. Anexo 1, Estudios previos. 3. radicados de entrega de los informes semanales : 2014-430-017844-2 DEL 00 XX XXXXXXX XX 0000. 2014-430-043629-2 DEL 00 XX XXXX XX 0000 | 93% (14 de los 15 informes semanales generados durante el plazo contractual). | * Posible incumplimiento de compromisos adquiridos con el cliente * No detección oportuna xx xxxxx en los contratos de obra | |||
Ente territorial | ||||||||||
Observación No. 5. Incumplimiento del plan de manejo del anticipo del Contrato Interadministrativo 2133349 Con corte al 20 xx xxxx de 2019 queda pendiente por amortizar el 1 0% del anticipo programado, con un atraso de 48 meses frente a lo aprobado por FONADE y la Interventoría en febrero de 2015 (Plan de Manejo del Anticipo reprogramación - FMI013) para el Contrato Interadministrativo 2133349 "CONSTRUCIÓN EN PAVIMENTO RIGIDO CALLE 18, PRIMERA ETAPA, ENTRADA A LA XXXXXXXXXX XXXXXX CLUB XX XXXXXX, MUNICIPIO DE SOLEDAD - ATLÁNTICO". C riterios: - MDI720 MANUAL DE CONTRATACIÓN – FONADE - VERSIÓN 10 - Artículo 28.....Los dineros provenientes del Anticipo deben ser empleados o aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el supervisor o interventor del Contrato....... - MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS - VERSIÓN 04 - Página 51 de 59 7.2.2.14 Seguimiento y control de pagos por contratación derivada y eventualmente con cargo directo al convenio.... - Plan de Inversión del Anticipo Contrato 2133349 - FMI013 | * Dilación en el cumplimiento de las obligaciones del contratista de obra (a cargo del municipio) en la amortización del anticipo debido a que no ha presentado la última cuenta. * Falta de supervisión del contrato de obra por parte del municipio * Falta de control por parte del supervisor e interventor a la inversión del anticipo. | RGPPE01: Impacto económico, reputacional y operativo para la entidad, debido al incumplimiento o retrasos en la ejecución y/o entrega de bienes y servicios en las condiciones pactadas, por causa de: 8) Mal manejo del anticipo por parte del contratista. Alimentar causas | Contratista de obra a cargo del municipio Interventoría del Contrato Gerente de Unidad Gerente de convenio | 7/06/2019 | Ver hoja: OBS 5: * Tabla Amortización del Anticipo Contrato Interadministrativo 2133349 Mayo 20 de 2019 * Balance Económico Contrato 2133349 - Fecha Corte 00 xx xxxx xx 0000 * Xxxx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx Contrato 2133349 - FMI013 * Informe de Inversión y Buen Manejo del Anticipo Contrato 2133349 | 11% (2 de los 18 contratos revisados de del Convenio 211041 de 2011 - presentan Incumplimiento del plan de manejo del anticipo ) | * Posible pérdida de recursos desembolsados por concepto de anticipo. | |||
Ente territorial | ||||||||||
Observación No. 6. Incumplimiento del plan de manejo del anticipo del Contrato Interadministrativo 2133713 Con corte al 27 xx xxxx de 2019 queda pendiente por amortizar el 3 0% del anticipo programado, con un atraso de 20 meses frente a lo aprobado por FONADE y la Interventoría en abril de 2016 (Plan de Inversión del Anticipo Contrato 2133713 - FMI013 - Reprogramación 2) para el Contrato Interadministrativo 2133713 "CONSTRUCCION DEL NUEVO MERCADO PUBLICO MERCA XXXXX XX XX XXXXXXXXX XX XXXXX XXXX XX XXXXXX" C riterios: - MDI720 MANUAL DE CONTRATACIÓN – FONADE - VERSIÓN 10 - Artículo 28.....Los dineros provenientes del Anticipo deben ser empleados o aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el supervisor o interventor del Contrato....... - MMI001 MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS - VERSIÓN 04 - Página 51 de 59 7.2.2.14 Seguimiento y control de pagos por contratación derivada y eventualmente con cargo directo al convenio.... - Plan de Inversión del Anticipo Contrato 2133713 - FMI013 - Reprogramación 2 | * Falta de supervisión y control por parte del supervisor e interventor a la inversión del anticipo * Suspensión del contrato en aras de dar cumplimento a la normativa de salubridad del municipio. | RGPPE01: Impacto económico, reputacional y operativo para la entidad, debido al incumplimiento o retrasos en la ejecución y/o entrega de bienes y servicios en las condiciones pactadas, por causa de: 8) Mal manejo del anticipo por parte del contratista. Alimentar causas | contratista de obra a cargo del municipio Interventoría del Contrato Gerente de Unidad Gerente de convenio | 10/06/2019 | Ver hoja: OBS 6: * Tabla Amortización del Anticipo Contrato Interadministrativo 2133713 Mayo 27 de 2019 * Balance Económico Contrato 2133713 - Fecha Corte 00 xx xxxx xx 0000 * Xxxx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx Contrato 2133713 - FMI013 - Reprogramación 2 * Informe de Inversión y Buen Manejo del Anticipo Contrato 2133713 | 11% (2 de los 18 contratos revisados de del Convenio 211041 de 2011 - presentan Incumplimiento del plan de manejo del anticipo ) | * Posible pérdida de recursos desembolsados por concepto de anticipo. |
OBSERVACIONES DE AUDITORÍA | CÓDIGO: | FAU033 | |||||
VERSIÓN: | 02 | ||||||
AUDITORIA INTERNA | VIGENCIA: | 2019-05-16 | |||||
Fecha (dd/mm/aa): 08/07/19 Objeto de auditoría: Convenio 211041 de 2011 – DPS 1 Fondo de Inversión para la Paz Subgerencia de Operaciones (Procesos de Selección y Gestión Post – Contractual) - Subgerencia de Desarrollo de Proyectos (Área de desarrollo económico y social) Subgerencia Financiera (Área de Planeación y Dependencia(s): Control Financiero, presupuesto, área de contabilidad) -Subgerencia Administrativa (Gestión de operaciones ) Proceso(s): Gerencia de Proyectos, Gestión de Proveedores, Gestión Financiera, Gestión Administrativa. | |||||||
Descripción inicial de la observación | Posibles Causa(s) | Riesgo(s) asociado(s): | Responsable(s) | Fecha de registro | Prueba o evidencia | Ocurrencia, repetición y/o frecuencia (calcular porcentaje) | Impacto (calcular o definir cualitativamente) |
Observación No. 7. Evaluación de la efectividad de implementación de los controles y riesgos emergentes. Producto de la auditoría se estableció una efectividad promedio de 33,4% en la implementación para los 4 controles evaluados y se identificó un riesgo emergente. C riterio: Mapa de riesgos operativos y mapa de riesgos de fraude y corrupción de Enterritorio 2019 | Todas los identificadas en la auditoría. | Todos los identificados en la auditoría | Gerente de Unidad Gerente del Convenio Gerencia Planeación y Gestión de Riesgos | 25/06/2019 | Ver archivo: FAU022 Efectividad Controles y Riesgos 211041 Controles Observaciones: OBS 1 RGFIN02 - CTRGFIN204 - 35,1% OB2-RGPPE14-CTRGPPE002 - 36,3% OB4-RGPPE01-CTRGPPE012 - 36,0% OBS 5 y 6 RGPPE01 - CTRGPPE012 - 26,3% Promedio Efectividad de la operación de los controles: 33,4% | No aplica | No aplica |
Elaboró: | ||
Auditores - Asesoría de Control Interno: | Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx - Contrato 2019030 Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx - Contrato 2019031 Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx - Contrato 2019029 | |
Aprobó: | ||
Asesor de Control Interno: | Xxxxxx Xxxxx Xx. |