Piano di conservazione dell’archivio art. 28 Modalità di esecuzione dell'operazione di classificazione dei documenti
Piano di conservazione dell’archivio. 1. Il piano di conservazione dell’archivio prevede l’utilizzo del titolario di classificazione ed il massimario di selezione, sono allegati quale parte integrante al presente manuale.
Piano di conservazione dell’archivio. 1. Il piano di conservazione dell'archivio, comprendente il piano di classificazione ed il massimario di selezione, si adegua alle funzioni e materie di competenza degli uffici dell’amministrazione e rispetta la normativa vigente in materia di conservazione della documentazione amministrativa in collaborazione con la Soprintendenza Archivistica per l’Umbria, in particolare si adegua alla conservazione a norma dei documenti informatici.
Piano di conservazione dell’archivio. Il piano di conservazione dell’archivio dell’area organizzativa omogenea, è costituito dal titolario di classificazione riportato nell’allegato n. 5. Il suo aggiornamento compete esclusivamente al responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Deve essere garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica ed ogni voce deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione, cioè la durata della stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio e valgono almeno per un intero anno. Ad ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. La sostituzione di voci di titolario comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile, se il sistema lo consente, di registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi. Nell’area organizzativa omogenea non esistono, al momento, figure professionali in possesso delle competenze archivistiche specializzate necessarie per eseguire lo scarto d’archivio. Poiché l’archivio di deposito è stato recentemente riordinato da personale qualificato, si ritiene opportuno conservare in maniera ordinata e organica tutti i documenti, rinviando a tempi successivi l’adozione di un massimario di scarto e la conseguente eliminazione di documenti non più utili ai fini archivistici e storici.
Piano di conservazione dell’archivio. Il piano di conservazione dell’archivio dell’Amministrazione, comprende il titolario di classificazione ed il massimario di scarto, è riportato nell’allegato n. 2. Il suo aggiornamento compete esclusivamente al responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è assicurato, quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Dopo ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
Piano di conservazione dell’archivio. 1. Il piano di conservazione dell’Archivio adottato dall’Amministrazione è quello elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, nominato con decreto del direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali in data 18 luglio 2002.
Piano di conservazione dell’archivio. 1. Il piano di conservazione dell'archivio, comprendente il titolario di classificazione, corredato da un indice alfabetico e da un Indice sistematico di classificazione, ed il massimario di selezione, è riportato nell'allegato n° 6 - "Piano di conservazione degli archivi ai sensi dell'art. 68 del d.p.r. 445/2000"
Piano di conservazione dell’archivio. 1. Il piano di conservazione dell’archivio comprende: il titolario di classificazione (allegato n. 11); il massimario di conservazione e scarto dei documenti [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico] completo del regolamento del procedimento amministrativo di scarto dei documenti (allegato n. 12).
Piano di conservazione dell’archivio. Il piano di conservazione dell’archivio dell’area organizzativa omogenea, comprendente il titolario di classificazione ed il massimario scarto, è riportato nell’allegato n° 4. Il suo aggiornamento compete esclusivamente al Responsabile del Servizio ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Dopo ogni modifica del titolario, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
Piano di conservazione dell’archivio. Il piano di conservazione dell'archivio dell'area organizzativa omogenea, comprendente il titolario di classificazione ed il massimario scarto, è riportato nell'allegato n. 3. Il suo aggiornamento compete esclusivamente al Responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Deve essere garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica ed ogni voce deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione, cioè la durata della stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1 gennaio e valgono almeno per l'intero anno. Ad ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all'operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. La sostituzione di voci di titolario comporta l'impossibilità di aprire delle nuove voci. Rimane possibile, se il sistema lo consente, di registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi.