Spedizione dei documenti cartacei. I documenti da spedire devono essere completi di firma autografa, di classificazione e di identificazione del fascicolo, nonché degli elementi previsti dal modello aziendale dalla template aziendale. La corrispondenza cartacea è imbustata a cura delle Unità Organizzative produttrici. Nel caso in cui si spediscano copie cartacee di documenti firmati digitalmente, su questi deve essere indicata la dicitura “Copia di documento firmato e conservato digitalmente presso la Struttura emttente ai sensi della normativa vigente”. Nel caso di spedizione che utilizzi documenti di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell’ufficio produttore, secondo le procedure in atto nell’Azienda Zero. Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. I più frequenti corrispondenti dell’Azienda Zero sono descritti in appositi elenchi costituenti l’anagrafica dell’applicativo informatico; le modalità di registrazione e di modifica degli indirizzi già registrati sono descritte nel Manuale operativo dell’applicativo di protocollo e gestione documentale e nelle Linee guida di scrittura per la protocollazione (Allegato n. 3).
Spedizione dei documenti cartacei. 12 4 REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 12
Spedizione dei documenti cartacei. Qualora sia necessario spedire documenti originali analogici questi devono essere completi della firma autografa dei Direttori e/o del Responsabile del procedimento nonché delle eventuali indicazioni necessarie a individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte. Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione) queste devono essere compilate a cura dell’Ufficio produttore.
Spedizione dei documenti cartacei. I documenti da spedire sono protocollati o dai singoli uffici o dall'Ufficio di Protocollo; quest'ultimo, in entrambi i casi, provvede alla pesatura, all'affrancatura e alla spedizione. L'ufficio mittente provvede ad indicare l'indirizzo completo e le modalità di spedizione (raccomandate, pacchi, postacelere o altro). I corrispondenti destinatari dell'Amministrazione sono descritti in appositi elenchi costituenti l'anagrafe unica dell'ente, le modalità di registrazione e modifica degli indirizzi già registrati sono descritte nelle apposite norme di scrittura per la gestione delle anagrafiche del sistema (Documento n. 3)
Spedizione dei documenti cartacei. Qualora sia necessario spedire documenti originali analogici questi devono essere completi della firma autografa del Responsabile dell’affare/procedimento, della classificazione e del numero di protocollo.
Spedizione dei documenti cartacei. La corrispondenza in partenza dei documenti cartacei è consegnata presso l’Ufficio Protocollo entro le ore 10 del giorno previsto per la loro spedizione, affinché gli addetti abbiano il tempo necessario per provvede.
Spedizione dei documenti cartacei. I documenti da spedire devono essere completi di firma autografa, di classificazione, nonché degli elementi previsti dalla normativa sul procedimento amministrativo. La corrispondenza cartacea è imbustata a cura delle strutture produttrici e convogliata agli uffici preposti alle operazioni di affrancatura e spedizione. Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell’ufficio produttore, secondo le procedure in atto nell’Azienda. La corrispondenza cartacea in partenza viene consegnata all’Ufficio preposto alle operazioni di affrancatura e spedizione, secondo orari prestabiliti, direttamente da parte delle strutture produttrici o tramite il “giro-posta” aziendale, e quindi smistata in base alla tipologia: • l’eventuale corrispondenza interna eccezionalmente non inoltrata tramite il sistema di protocollo e gestione documentale (es. per la necessità di invio di documenti analogici originali, di documenti non sottoponibili a scansione, ecc...) viene smistata con le modalità di cui al precedente Paragrafo 8.3; • quella esterna, destinata a persone fisiche o giuridiche esterne all’Azienda, viene suddivisa in base alla tipologia di spedizione (raccomandate, posta a carico del destinatario, posta prioritaria ecc.) e successivamente affrancata e spedita tramite il servizio postale. Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Spedizione dei documenti cartacei. 1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi dall'UOP all'UAP che provvede alla spedizione della corrispondenza con i mezzi tradizionali di spedizione (il servizio postale pubblico e/o privato). L'UAP provvede alla spedizione fisica della posta entro il giorno successivo a quello di ricezione dei documenti.