Distruzione. Qualora sia necessario distruggere i documenti contenenti dati personali, questi devono essere distrutti utilizzando gli appositi apparecchi “distruggi documenti” o, in assenza, devono essere sminuzzati in modo da non essere più ricomponibili. I supporti magnetici od ottici contenenti dati personali devono essere cancellati prima di essere riutilizzati. Se ciò non è possibile, essi devono essere distrutti.
Distruzione. Qualora sia necessario distruggere i documenti contenenti dati personali, questi devono essere distrutti utilizzando gli appositi apparecchi “distruggi documenti” o, in assenza, devono essere sminuzzati in modo da non essere più ricomponibili. I supporti magnetici od ottici contenenti dati personali devono essere cancellati prima di essere riutilizzati. Se ciò non è possibile, essi devono essere distrutti. I documenti contenenti dati sensibili e/o giudiziari devono essere controllati e custoditi dalle Persone Autorizzate in modo che non vi accedano persone prive di autorizzazione. Ad esempio, la consultazione di documenti/certificati per l’inserimento in procedure informatiche di gestione/amministrazione del personale, di dati relativi a permessi sindacali, assenze per malattie, ecc., deve avvenire per il tempo strettamente necessario alla digitazione stessa e, subito dopo, i documenti devono essere archiviati in base alle presenti istruzioni. L’archiviazione dei documenti cartacei contenenti dati sensibili e/o giudiziari deve essere separata da quella relativa ai dati comuni (può essere utilizzato lo stesso armadio o cassetto -eventualmente chiuso a chiave- ma contenitori separati). Per accedere agli archivi contenenti dati sensibili e giudiziari fuori orario di lavoro è necessario farsi identificare e registrare sugli appositi registri.