JOUW TAKENPAKKET IN EEN NOTENDOP. Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Binnen de justitiehuizen zal je takenpakket onder andere bestaan uit; • Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen. • Voorbereiden, opstellen en nakijken van documenten (invoeren van gegevens in specifieke ICT- applicaties, verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, prestaties…); verslagen van teamvergaderingen, gegevens vanuit verslagen in dossiers, notuleren. • Organiseren en verzorgen van een klassement. • Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk (informatieverwerking). • Uitvoeren van allerhande ondersteunende taken (personeel, logistiek, ICT, secretariaat van de probatiecommissie, …). • Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post. • Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal en klantgerichte communicatie. Binnen het VCET zal je takenpakket onder andere bestaan uit: • Aanmaak en opvolgen van digitale dossiers volgens de beslissingen van onze opdrachtgevers • Registratie en aanpassen van uurroosters volgens het wettelijk kader. • Opvolging van de noodzakelijke documenten na opmaak of verlenging van het uurrooster. • Belangrijke informatie gestructureerd bundelen voor de opdrachtgever of de directie zodat er op basis van jouw bevindingen een correcte beslissing kan worden genomen. • Justitiabelen onder elektronisch toezicht telefonisch correct en klantvriendelijk informeren over de stand van zaken in hun dossier. Dit omvat het meedelen van nieuwe beslissingen. Binnen de Centra intrafamiliaal geweld zal je takenpakket onder andere bestaan uit: • Voorbereiden, plannen en deelnemen aan intersectorale overlegtafels waar dossiers van intrafamiliaal geweld besproken worden. • Opstellen van verslagen en registeren van cliëntgegevens in een specifieke IT-applicatie naar aanleiding van besprekingen op de overlegtafels. • Ophalen van gegevens uit een specifieke IT-applicatie met het oog op de rapportering over de werking van het centrum. • Uitvoeren van allerhande ondersteunende taken (personeel, logistiek, ICT, organisatie van lotgenotengroepen en vormingen, …). • Beantwoorden van briefwisseling, mailberichten en telefonische oproepen volgens de richtlijnen van de dienst. • Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal en klantgerichte c...
JOUW TAKENPAKKET IN EEN NOTENDOP. SITUERING EN Doel van de functie Als deskundige zal je dossiers beheren en behandelen met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. Zo kan het zijn dat je subsidiedossiers mee zal opvolgen en nakijken, dat je zal instaan om een aantal opdrachten uit te voeren ter ondersteuning van je collega’s, agenda’s beheren enz. wAT ZAL JE GAAN DOEN? Van zodra je bent ingewerkt, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Je verzamelt, vervolledigt en verwerkt gegevens met als doel dossiers volledig en correct op te maken. Je verifieert en controleert documenten en gegevens op juistheid en je kijkt na of de procedures volledig en correct gevolgd werden. Hiervoor werk je nauw samen met je collega’s. Je voert (eenvoudige) analyses uit, je maakt rapporten en verslagen, je doet opzoekwerk en je neemt deel aan vergaderingen en werkgroepen. Je staat in voor het opvolgen van dossierstromen voor de afdeling en je ondersteunt collega’s in hun administratieve taken. Je zorgt er mee voor dat de algemene werking van de afdeling (organisatie van (staf)vergaderingen, beheer van het afdelingsbudget…) vlot verloopt. Je bent een aanspreekpunt voor de afdeling voor (interne en externe) klanten. Je beheert het mailverkeer in generieke mailboxen. Eenvoudige vragen beantwoord je zelf, andere vragen stuur je door aan collega’s. Je zorgt voor een goede doorstroom van informatie en documenten.
JOUW TAKENPAKKET IN EEN NOTENDOP. Je beheert de ICT-contracten die door het departement kunnen, mogen en moeten gebruikt worden (inventariseren, documenteren, reviewen, informeren). • Je zorgt voor de administratieve afhandeling van ICT-contracten: bestelling, voortgangscontrole. • Je verzorgt de link met het financieel proces: initiatie, budget, prestatiestaten, rapportering • Je werkt mee aan digitaliseringsprojecten door vanuit het project de contracten met leveranciers te initiëren, het budget te bewaken, te rapporteren over de uitvoering en mee te evalueren. • Je adviseert op vraag en proactief over risico’s en opportuniteiten binnen de bestaande contracten, raamcontracten, nieuwe evoluties, … • Je stemt regelmatig af met andere actoren: Het Facilitair Bedrijf, Digitaal Vlaanderen, Vlaanderen Connect, andere entiteiten, leveranciers, … en behartigt de belangen van de organisatie. • Je bouwt een netwerk uit zodat je zelf bijleert, de vinger aan de pols houdt wat de mogelijkheden zijn op het vlak van ICT-contracten. • Je stuurt werkprocessen bij zodat de dienstverlening efficiënt en klantvriendelijk verloopt.
JOUW TAKENPAKKET IN EEN NOTENDOP. Vanuit de eigen specialisatie, diverseuitvoeringsprojecten inzake natuur- en bosbeheer uitvoeren door - het uitvoeren van aanbestedingen, van voorbereiding tot oplevering, zowel administratief, financieel als op het terrein,volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten - het adviseren van collega's en partners met als doel ervoor te zorgen dat opdrachten efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen, dat procedures, wet- en regelgeving en technische specificaties gerespeecrtde worden en dat de Natuur en Bos-organisatiedoelen in de diverse domeinen gerealiseerd worden. Zodra je op kruissnelheidbent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaa: n x Je verzamelt, vervolledigt en verwerkt gegevens, zowel op het terrein als op administratiefen financieelvlak en indien nodig doe je aan marktverkenning. x Je doet research naar de juiste wetgevingen, ecologische en technische materies en de documentatie hierrond. Je gebruikt deze documentatie bij het opstellen van bestekken. x Op basis van bovenvermelde activiteiten schrijf je de verschillende aanbestedingsdocumenten EHVWHN JXQQLQJVYHUVODJHQ QRWDńV DeGn YvrLaaHg Vje YUD de nodige vergunningen en attesteringen aan. x Je zorgt voor de tijdige en correcte uitvoering van de voorziene stappen binnen de overheidsopdrachten zowel in team als op zelfstandige basis. x Je bent communicatief en vlot aanspreekbaar, je wisselt inofrmatie uit en beantwoordt diverse vragen van klanten en andere betrokkenen. x Je stelt aanpassingen van procedures en werkwijzen voor n.a.v. nieuwe wetgeving en knelpunten. x Je vertaalt de verworven juridische en administratieve kennis naar de praktijk. x Doorheen het hele aanbestedingsproces en tijdens de uitvoering op het terrein neem je de nodige verantwoordelijkheid op om de opdracht in goede banen te leiden. x Bij dit alles ben je een teamspeler die naar een actieve samenwerking en afstemming zoekt in het team HQ EHVFKLNEDDU EHQW RP FROOHJDńV ELM WH VWD In dit alles behoud je een juiste balans tussen people- planet - profit, zijnde de drie strategische doelen van de organisatie: natuurontwikkeling, natuurbeleving en natuurvalorisatie.