Digitalización de documentos. 1. El o los Intervinientes, (en adelante, para todos los supuestos, “el Interviniente”), autorizan al Banco para que mediante dis- positivos que digitalicen la escritura capture la firma del Interviniente en cualesquiera documentos presentados por el Banco que suscriba con ocasión de las relaciones que mantiene o pueda mantener con el Banco, incluidos los documentos necesarios para la contratación de productos y servicios con el Banco. A los efectos de esta cláusula se entiende por digitalización de la escritura la utilización de dispositivos que transforman la morfología de la firma en una imagen codificada en formato electrónico. La captura de la firma mediante tales dispositivos tendrá como finalidad su utilización por el Banco para la comprobación de las firmas obrantes en cualquier documento de orden, disposición de dinero o de cualquier otra índole, referido a cualquier con- trato de productos y servicios que pueda tener contratados o que contrate en el futuro con el Banco, en los que figure o pueda figurar como titular, representante, autorizado a disponer o en cualquier otro concepto; y para la identificación del Interviniente cuando sea preciso, a criterio del Banco, en la gestión y desarrollo de las relaciones comerciales y/o contractuales. En consecuencia, el Interviniente acepta que la firma en los citados documentos podrá ser recogida mediante cualquier dispositi- vo de digitalización de escritura, otorgándole a la firma así recogida el mismo valor que a la firma manuscrita recogida en papel.
Digitalización de documentos. Descripción de servicios de impresión de: Matriz de puntos, Inyección de tinta, Plotter y Digitalización de documentos.
Digitalización de documentos. Descripción de servicios
Digitalización de documentos. La firma contratista seleccionada deberá digitalizar los documentos que el ICETEX requiera de acuerdo con la valoración documental establecida en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de la Entidad. Los documentos digitalizados deberán cargarse en el aplicativo de gestión documental de la entidad y garantizar los backups correspondientes y los costos generados por la actividad del cargue deberán ser asumidos en su totalidad por el contratista. El ICETEX realizara control y seguimiento de la información que se encuentre en el aplicativo de Gestión Documental para verificar el cargue de la información y realizará las auditorias necesarias y durante el tiempo que requiera para validar que la información cumple con los parámetros de confiabilidad, integridad y consulta Adicionalmente el contratista deberá entregar una base de datos de toda la documentación digitalizada. La firma contratista deberá garantizar como mínimo: Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos. Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el trabajo. Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos. Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica. Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o terrorismo. Definir las especificaciones técnicas adecuadas para el proceso de digitalización permitiendo la consulta, la confiabilidad e integridad de los documentos digitales. Esta tarea debe contar con la creación de una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas archivísticas nacionales e internacionales como la NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos descriptivos y que soporte el inventario de información digitalizada. La firma contratista deberá tener en cuenta las normas Internacionales relacionadas con los procesos de digitalización como son: ISO26:122 “Pautas para la digitalización responsable”, ISO 19:005 “PDF/A”, ISO: 23081 “Metadatos para el acceso a los documentos electrónicos. ISO 26.102 “Requisitos para la Preservación de documentos electrónicos. ISO: 15.801 “Almacenamiento Electrónico. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad; con el fin de garantizar la confiabilidad, integridad...
Digitalización de documentos. El sistema deberá solicitar los documentos a digitalizar. El sistema deberá permitir configurar los documentos que se deben digitalizar, así como los siguientes parámetros en cada caso: o Resolución. o Desde cámara plana ADF. o Color, blanco y negro o escala de grises. o Una o dos caras. Al momento de seleccionar el documento a digitalizar, la configuración del escáner deberá ser ajustada en forma automática sin intervención del operador. Las imágenes deberán ser almacenadas en formato JPEG y/o TIFF multi- página. Impresión y codificación de la licencia de conducir. El sistema deberá codificar e imprimir gráficamentela licencia de conducir en una tarjeta plástica preimpresa. El sistema deberá contar con la capacidad de codificar e imprimir gráficamente una licencia de conducir en una tarjeta plástica, a partir de la referencia de una licencia de conducir digital. La licencia de conducir impresa deberá de integrar un chip sin contacto con una frecuencia de 13.56MHz cumpliendo con el estándar ISO 14443 Tipo A. El sistema deberá verificar que el chip de la licencia de conducir es compatible con el sistema de codifciación que forma parte del sistema de emisión. El sistema deberá verificar que el UID del chip se encuentra autorizado para la codificación. El sistema deberá codificar datos del conductor tales como: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección, tipo de licencia de conducir, duración del documento en los primeros sectores de memoria. ElLicitante deberá considerar tarjetas con chip sin contacto, compatibles con el mapa de memoria, así como los mecanismos de seguridad y encriptación de los datos codificados en el chip, actuales. El sistema deberá codificar la huella dactilar del dedo índice derecho del conductor, en caso de haber sido omitida se codifica la huella dactilar del dedo índice izquierdo y en caso contrario se codifica cualquier otra huella al momento de su digitalización en la secuencia referida anteriormente. El sistema deberá soportar que la impresión de la licencia de conducir sea por ambos lados (color al frente y negro al reverso). El sistema deberá soportar que la laminación sea en forma simultánea por ambas caras de la licencia de conducir. El sistema, así como la impresora de tarjetas, deberá soportar la laminación de la tarjeta utilizando cinta holográfica o cinta transparente.
Digitalización de documentos. Tiene la capacidad de recibir documentos escaneados, lo cual permite transformar documentos en papel a documentos electrónicos y hacer su administración a través del sistema (ID 3.4).
Digitalización de documentos. Para iniciar el proceso de digitalización, será necesario preparar el material, teniendo en cuenta su tratamiento para todos aquellos documentos que estén grapados o unidos mediante cualquier método, garantizando la integridad de cada hoja. En este sentido se debe cumplir la instrucción técnica INS.03.01/1: Preparación de la documentación a transferir del Archivo General, que define las tareas a realizar por las unidades administrativas previo envío de la documentación de sus archivos de oficina al Archivo General de la C.A.E. Para el soporte en papel se debe realizar:
Digitalización de documentos. Al finalizar la verificación de los trabajos “LA SECRETARÍA” contará con un plazo de quince (15) días naturales para proceder a su recepción física, mediante el levantamiento del acta correspondiente, quedando los trabajos bajo la responsabilidad de la misma; y se procederá de acuerdo a lo señalado en los artículos 64 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y 164, 165, 166 y 167 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. No obstante la recepción formal de los trabajos “LA SECRETARÍA”, se reservará el derecho de reclamar el trabajo faltante o mal ejecutado, vicios ocultos y cualquier otra responsabilidad en que hubiera incurrido “EL CONTRATISTA”. “EL CONTRATISTA” podrá efectuar entregas parciales, cuando a su juicio existieren trabajos terminados y sus partes sean identificables y susceptibles de utilizarse, de conformidad con “LA SECRETARÍA”.
Digitalización de documentos. El proceso por el que se obtiene la imagen digital de un documento es la digitalización. Esta operación es desarrollada por dispositivos como los escáneres y ha de realizarse de acuerdo con la naturaleza del documento (tamaño físico, consistencia, tipo de papel, entre otros) y con la de su contenido (texto, imágenes, fórmulas, entre otros). De preferencia y en la medida de lo posible, se deberán utilizar escáneres de alto rendimiento con sistemas de alimentación y transporte automático. Además, el aplicativo usado para esta operación deberá contar con niveles de seguridad que no permitan al operador intervenir manualmente y aseguren la inalterabilidad de cada imagen digitalizada. Para el caso de los documentos que por su constitución, o sea por sus características físicas o porque se encuentren en mal estado o deteriorados o cuyo tamaño se exceda, de modo tal que no puedan ser digitalizados de manera automática, los lotes podrán ser establecidos por el contratista. Los equipos de digitalización usados para estos documentos podrán ser de escaneo manual. El contratista para la digitalización debe emplear la captura automática OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Digitalización de documentos. Se entenderá como “digitalización”, al proceso a través del cual se generan imágenes de documentos, a partir de expedientes físicos, de una manera precisa, clara y confiable. Se entenderá por área usuaria a las Direcciones Generales de Finanzas, de Recursos Humanos y de Recursos Materiales y Servicios Generales, adscritas a la Oficialía Mayor, como proveedoras de la información a digitalizar. Se entenderá por área requirente a la Dirección General de Finanzas, la cual administrará el contrato que emane del presente procedimiento a través de la Subdirección de Contabilidad.