INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” – ICETEX-

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” – ICETEX-

PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 007 DE 2014

CONTRATAR LOS SERVICIOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL, LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE LOS TÍTULOS VALORES DERIVADOS DE LAS OPERACIONES DE CRÉDITO EDUCATIVO QUE OTORGUE EL ICETEX, EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVO No. 594 DE 2000 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE DE 2014

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

 OBJETO DE LA SELECCIÓN PÚBLICA

 ALCANCE DEL OBJETO

 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

 FORMA DE PAGO

 ENTIDAD CONTRATANTE

 DOCUMENTOS DE LA SELECCIÓN PÚBLICA

 CONSULTA XXX XXXXXX DE CONDICIONES

 CONTENIDO E INTERPRETACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES

 CORRESPONDENCIA

 COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

 CRONOGRAMA DE LA SELECCIÓN PÚBLICA

CAPÍTULO II

2. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

 PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

 OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

 APERTURA DEL PROCESO

 PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES

 OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES

 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS

 AUDIENCIA DE ASIGNACION DE RIESGOS Y/O PRECISIÓN, ALCANCE Y CONTENIDO XXX XXXXXX DE CONDICIONES

 PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

 CIERRE DEL PROCESO Y ENTREGA DE PROPUESTAS

 RETIRO DE PROPUESTAS

 SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

 PRÓRROGA DEL PLAZO DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA

 VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

 PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN

 OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN

 LISTA DE ELEGIBLES

 ADJUDICACIÓN

 ACTO DE DECLARATORIA DE DESIERTA

 DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS

 DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

CAPÍTULO III

DE LOS PROPONENTES

 QUIENES PUEDEN PARTICIPAR

 REQUISITOS MÍNIMOS DE PARTICIPACIÓN

 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS DEL SERVICIO

CAPITULO IV

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO

 OBJETO

 ALCANCE DEL OBJETO

 OTRAS ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO

 REQUISITOS DEL RECURSO HUMANO

 PRODUCTOS Y ENTREGABLES

CAPITULO V

DE LAS PROPUESTAS

 PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS.

 EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.

 VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA.

 INFORMACIÓN INEXACTA.

 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL.

 REGLAS DE SUBSANABILIDAD.

 PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES.

 IMPUESTOS Y DEDUCCIONES.

 DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA.

 RECHAZO DE LAS PROPUESTAS.

CAPITULO VI.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.

 COMITÉ EVALUADOR Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN.

 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS HABILITANTES.

 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.

 CRITERIOS DE DESEMPATE.

CAPÍTULO VII. ANÁLISIS DE RIESGOS. CAPÍTULO VIII.

ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO.

 TIPO DE CONTRATO.

 OBJETO DEL CONTRATO.

 VALOR DEL CONTRATO.

 FORMA DE PAGO DEL CONTRATO.

 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:



 GARANTÍA DEL CONTRATO.

 CLÁUSULA PENAL MORATORIA.

 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.

 SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA.

 MULTAS Y PROCEDIMIENTO PREVIO PARA SU IMPOSICIÓN.

 PUBLICACIÓN.

 IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES.

 MODIFICACIONES AL CONTRATO.

 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.

 EXCLUSIÓN LABORAL.

 CESIÓN DEL CONTRATO.

 GASTOS DEL CONTRATO.

 SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO.

 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES.

 PLAN DE CONTINGENCIA.

 CONFIDENCIALIDAD.

 MULTAS Y PROCEDIMIENTO PREVIO PARA SU IMPOSICIÓN.

ANEXO No. 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ANEXO NO. 2. MODELO CONFORMACIÓN CONSORCIO. ANEXO No. 3. MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN TEMPORAL

ANEXO No. 4. MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO PARAFISCALES. ANEXO No. 5. PACTO DE INTEGRIDAD.

ANEXO No. 6. CRONOGRAMA DEL PROCESO.

ANEXO No. 7. RESUMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS (1). ANEXO No. 7.1. RESUMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS (2). ANEXO No. 8. OFERTA DE SERVICIOS

ANEXO No. 9. RELACIÓN DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE. ANEXO No 9- 1 MODELO DE CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA.

ANEXO No. 10 PROPUESTA ECONÓMICA

ANEXO No. 11. PLAN DE CONTINGENCIA

ANEXO No. 12. CERTIFICACIÓN APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003).

ANEXO No. 13. FORMATO DE COMPROMISO PARA EL OFRECIMIENTO DEL PERSONAL MÍNIMO XXXXXXXXX

XXXXX Xx. 00. OFRECIMIENTO RECURSO HUMANO ADICIONAL

ANEXO No. 15. MINUTA DE CONTRATO.

RECOMENDACIONES INICIALES

1. Lea cuidadosamente el contenido de este documento.

2. Verifique que no esté incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad general ni especial o prohibición para contratar.

3. Cerciórese de que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.

4. Tenga en cuenta que el documento oficial xxx xxxxxx de condiciones del presente proceso de selección, es el que reposa en la Secretaría General del ICETEX, el cual coincide perfectamente con el publicado en la página web de la entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

5. Proceda a reunir toda la información y documentación exigida y verifique la vigencia de aquella que la requiera.

6. Siga las instrucciones que se imparten en este pliego de condiciones para la elaboración de su propuesta.

7. Revise la póliza de garantía de seriedad de su ofrecimiento y verifique que:

8. Sea otorgada a favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” -ICETEX-.

En ella debe figurar la razón social completa del tomador.

El valor asegurado debe corresponder al fijado en este pliego de condiciones.

El objeto y el número de la misma, debe coincidir con el de la propuesta que presenta. Debe venir suscrita por el TOMADOR- AFIANZADO.

Debe ser expedida en formato “ENTIDADES PUBLICAS”.

9. Identifique su propuesta, tanto el original como las copias, en la forma indicada en este pliego de condiciones.

10. Tenga presente la fecha y hora prevista para el cierre del presente proceso, EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL TIEMPO PREVISTO.

11. Toda consulta deberá formularse por escrito; no se atenderán consultas personales ni telefónicas. Ningún convenio verbal con personal del ICETEX, antes o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar ninguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas.

12. Los proponentes por la sola presentación de su propuesta, autorizan al ICETEX para verificar toda la información que en ella suministren.

13. Cuando se presente falta de veracidad e inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la de uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, corroborada por EL ICETEX, la entidad podrá rechazar la propuesta y/o dar aviso a las autoridades competentes.

14. Las comunicaciones podrán ser enviadas por los proponentes a la dirección electrónica: xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx; o por escrito a la Carrera 3 N°18 – 32 primer piso, Oficina de Correspondencia del ICETEX, dentro del horario de atención al público de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

15. Suministre toda la información requerida por EL ICETEX.

16. La presentación de la propuesta, por parte del proponente, constituye evidencia que estudió completamente el presente pliego de condiciones y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias a las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que este pliego de condiciones es completo y adecuado para identificar el alcance de la Selección Pública del Contratista N°007-2014 y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.

17. Asegúrese de no estar reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República ni tener antecedentes Disciplinarios en la Procuraduría General de la Nación.

18. Asegúrese de estar al día en los pagos de sus aportes al sistema general de seguridad social integral, así como en el pago de multas por cualquier concepto (Ministerio de Protección Social) ya que EL ICETEX se reserva el derecho de verificar la información suministrada.

19. El uso del logotipo de la Entidad es privativo de la misma, por lo tanto le sugerimos abstenerse de presentar ofertas con papel que lo contenga.

20. Revise y tenga presente las causales de rechazo de la propuesta.

21. La propuesta debe ser presentada en el orden exigido en el pliego de condiciones para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliada, desde la primera hoja.

22. La presentación de la propuesta constituye evidencia de que el proponente estudió el pliego de condiciones, los estudios y documentos previos, los formularios y demás documentos; que se recibieron las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y se acepta que, el mismo, es completo compatible y adecuado para identificar bienes o servicios que se contratarán.

23. Identificar su Oferta, tanto el original como las copias y el resumen en la forma indicada en este documento.

24. Tener presente la fecha y hora previstas para el cierre de la presente Oferta. En ningún caso se recibirán Ofertas fuera del tiempo previsto.

25. Sólo mediante ADENDA se podrán modificar los Pliegos de Condiciones.

26. Será responsabilidad del proponente conocer todas y cada una de las implicaciones para un ofrecimiento del objeto del presente proceso de selección, y realizar todas las evaluaciones que sean necesarias para presentar su propuesta, sobre la base de un examen cuidadoso de las características del negocio.

27. Se recomienda al proponente, que obtenga asesoría independiente en materia financiera, legal, fiscal, tributaria, técnica, económica y de cualquier otra naturaleza, que considere necesaria para la presentación de la propuesta

28. Tenga en cuenta todo lo relacionado sobre conflictos de interés para evitar incurrir en infracciones legales por esta razón.

JUSTIFICACIÓN, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX, se transformó mediante la Ley 1002 de 2005, en Entidad Financiera de naturaleza especial con personería jurídica, autonomía administrativa, y patrimonio propio vinculado al Ministerio de Educación Nacional. Los derechos y obligaciones que se encontraban en cabeza del ICETEX como establecimiento público del orden nacional continúan a favor y a cargo del mismo con su nueva naturaleza jurídica.

De acuerdo con lo anterior el ICETEX tiene como objeto promover la Educación Superior a través de:

Otorgamiento de créditos educativos y su recaudo, con recursos propios o de terceros a la población con menores recursos económicos y buen desempeño académico.

Otorgamiento de subsidios, para los créditos otorgados a partir del primer periodo de 2011, con el fin de contribuir con el sostenimiento de los estudiantes registrados en el Sisbén 1 y 2.

Acceso a las oportunidades educativas que brinda la comunidad internacional para elevar la calidad de vida de los colombianos.

Otorga subsidios para el acceso y permanencia en la educación superior de los estudiantes

Lo anterior implica que la Entidad dentro del lineamiento de Modernización Tecnológica, tenga procesos inherentes a la Gestión Documental, relacionados con la organización de sus archivos, la utilización de nuevas tecnologías de información, programas, y herramientas tecnológicas, la gestión electrónica de documentos, la administración de contenidos, los servicios para la consulta de documentos y formatos en línea, la elaboración de formatos e inventarios virtuales que permitan la recuperación de la información en tiempo real.

En este sentido, el ICETEX debe regirse por las normas que en materia archivística expide el Archivo General de la Nación quien es el ente regulador de la archivística del país, encargado de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación, preservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.

Bajo los lineamientos de la Ley General de Archivos 594 de 2000, que señala “La Administración Pública deberá garantizar los espacios e instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos” y en consonancia con el Parágrafo 1º del Artículo 14 de la citada ley, que establece “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”, el ICETEX al no contar con la infraestructura necesaria para cumplir con los parámetros que las normas de archivística exigen, en cuanto espacios, instalaciones y seguridad de sus archivos, requiere contratar con un tercero los servicios en gestión documental, para la administración del archivo central, los archivos de gestión y los títulos valores de la Entidad.

El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.

Este documento en sus apartes técnicos estará regido por la Ley General de Archivos 594 de 2000 y sus acuerdos reglamentarios emitidos por el Archivo General de la Nación. El mismo establece los principales aspectos técnicos, económicos, financieros, legales, contractuales, entre otros que el ICETEX considera, el Proponente debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta. El documento debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. El orden de los capítulos, numerales y cláusulas no debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos. Es responsabilidad del proponente examinar todas las instrucciones y especificaciones contenidas en este Pliego de Condiciones.

El Proponente debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta, la normatividad aplicable en especial la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se expide Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, el Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación que establece “Las especificaciones técnicas de los servicios contratados sobre depósito, custodia y administración de archivos, el Acuerdo 042 de 2002 que establece los “criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas” y La ley 527 de 1999 – “Por medio de la cual se reglamenta el acceso y el uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico.”, así como las políticas del Gobierno Nacional en la estrategia de Gobierno en Línea.

ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS CENTRAL, DE GESTIÒN Y TITULOS VALORES - CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000. ACUERDOS 037 Y 042 DE 2002 –ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

 Es necesario continuar con la administración del archivo central y proceso de Títulos valores, tercerizando los procesos archivísticos y dando cumplimiento a la Ley General de Archivos 594 de 2000 donde se señala que la administración Pública deberá garantizar los espacios e instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

 Continuar con la administración de los Archivos de Gestión dando cumplimiento a la regulación emitida por el Archivo General de la Nación en su Acuerdo 042 de 2002.

 Cumplimiento a lo señalado en el título IV, las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafos 1: “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”. 3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos”.

De lo anteriormente expuesto, es viable, conveniente y oportuno adelantar la contratación para satisfacer la necesidad aquí determinada, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo N° 030 del día 17 de Septiembre de 2013, mediante el cual se adoptó el Manual de Contratación del ICETEX, la cual de acuerdo a la cuantía a contratar según el sondeo xx xxxxxxx adelantado por la Secretaría General del ICETEX a través del Grupo de Archivo, se llevará a cabo a través del procedimiento de Selección Pública, tal como lo establece el artículo 37 de dicho Manual.

CONVOCATORIA A VEEDURÍAS CIUDADANAS

Se convoca a todas la Veedurías Ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, a participar en el presente proceso de Selección Pública, a partir de esta convocatoria y durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, realizando las recomendaciones escritas que consideren necesarias, e interviniendo en las audiencias que se convoquen durante el proceso, caso en el cual se les suministrará toda la información y documentación que soliciten, publicada en la página Web Xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx.

El costo de las copias y las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el Artículo 29 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Resolución interna de la Entidad No. 0971 del 6 de diciembre de 2011.

PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

En caso de conocerse situaciones de corrupción en el desarrollo de este proceso de selección, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “lucha contra la corrupción” a través de los números telefónicos: (0) 0000000, (0) 0000000, (0) 0000000, (0) 0000000; vía fax al número telefónico (0) 0000000; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 018000913040 o (0)0000000; en el correo electrónico: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; al sitio de denuncias del programa, en el Portal de Internet: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; correspondencia o personalmente, en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X.

El proponente deberá diligenciar el Anexo No. 5 - PACTO DE INTEGRIDAD el cual hace parte de los documentos jurídicos habilitantes.

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN 1.1.OBJETO DE LA SELECCIÓN PÚBLICA

Contratar los servicios en gestión documental que comprende la administración del archivo central, los archivos de gestión y la administración y custodia de los títulos valores derivados de las operaciones de crédito educativo que otorgue el ICETEX, en cumplimiento de la ley general de archivo No. 594 de 2000 del Archivo General de la Nación.

1.2. ALCANCE DEL OBJETO

1.2.1. La Administración del Archivo Central del ICETEX: La administración del Archivo central incluye las actividades de transporte, almacenamiento, custodia, conservación, digitalización, microfilmación, aplicación de tablas de valoración documental, eliminación y consulta del Archivo Central y del archivo histórico del ICETEX.

1.2.2. La Administración de las carpetas de beneficiarios del ICETEX: Bajo el esquema de Open File: La administración de las carpetas de beneficiarios incluye las actividades de transporte, almacenamiento, custodia, conservación, actualización de las carpetas, digitalización, cargue de las imágenes en el aplicativo de la Entidad y consulta de las carpetas de beneficiarios bajo el esquema de open file.

1.2.3. La Administración de los Archivos de Gestión del ICETEX: La administración de los Archivos de Gestión incluye las actividades de clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción, conservación, consulta de documentos.

1.2.4. La Administración y Custodia de los Títulos Valores del ICETEX: La Administración y Custodia de los Títulos Valores incluye las actividades de recolección y transporte de títulos y carpetas de beneficiarios, almacenamiento, conservación, digitalización y consulta de los títulos valores.

1.2.5. La recepción de los Títulos Valores y carpetas de beneficiarios en las Instituciones de Educación Superior (IES), Cooperativas y Puntos de Atención del ICETEX a nivel nacional. La administración y custodia incluye la recepción de los títulos valores y carpetas de beneficiarios en las Instituciones de Educación Superior IES, Cooperativas, y puntos de atención a nivel nacional, así como las actividades de transporte, verificación jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia, conservación y consulta de las carpetas y títulos valores del ICETEX aprobados durante los años 2014-2016 y los demás que hayan sido aprobados en vigencias anteriores.

1.3. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

El presente proceso de Selección Pública se regirá por la Constitución Política, especialmente por lo consagrado en sus Artículos 209 y 267, por el Artículo 8° de la Ley 1002 de 2005, por los Artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, por el Artículo 37 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 019 de 2012 – Decreto Anti trámite, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la Constitución Política y en la Ley, en especial lo consagrado en el artículo 8º y 9º de la Ley 80 de 1993; el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 que adicionó el literal j) al Numeral 1° y un inciso al Parágrafo 1° del Artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el Numeral 4º del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, los artículos 1, 2, 3, 4 y 90 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), la Ley Xxxxxxx xx Xxxxxxxx 000 xx 0000, xxx Xxxxxxxx 037 y 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, así como las demás disposiciones legales vigentes en materia civil y comercial que le sean aplicables.

1.4. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El contrato que se firme derivado de la presente selección pública del contratista, será pagado con recursos del presupuesto del ICETEX, correspondiente a las vigencias 2014, 2015 y 2016, según certificado de disponibilidad presupuestal No. CDP VF -2014- 016 del 26 de septiembre de 2014, expedido por el Coordinador del Grupo de Presupuesto del ICETEX, y la Aprobación de Vigencias Futuras emitida mediante Acuerdo No. 28 del 6 xx Xxxxxx de 2014 por la Junta Directiva de la Entidad.

1.5. PRESUPUESTO OFICIAL

El Presupuesto Oficial destinado a la ejecución del contrato que ha previsto el ICETEX de acuerdo al sondeo xx xxxxxxx realizado por el Grupo de Archivo de la Entidad y que se encuentra en el estudio previo de esta contratación, asciende hasta por la suma de NUEVE MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y SIETE MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y DOS MIL

CINCO PESOS MONEDA CORRIENTE ($9.247.432.005,00) incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el gravamen a los movimientos financieros y demás impuestos, tasas, contribuciones y costos directos e indirectos que implica su ejecución.

Este presupuesto se discrimina por vigencia de la siguiente manera:

2014: $130.990.245

2015: $4.362.595.592

2016: $4.753.846.168

1.6. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato será de dos (2) años, contados a partir del acta de iniciación, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo.

1.7. FORMA DE PAGO

El ICETEX, pagará el valor del contrato en mensualidades vencidas, previa presentación de la factura conforme al servicio efectivamente prestado y la certificación a satisfacción expedida por el supervisor y/o interventor del presente contrato.

Para efectos de la expedición de la certificación de cumplimiento por parte del supervisor y/o interventor del presente contrato, el CONTRATISTA deberá cumplir lo siguiente:

a) Presentar los informes respectivos de acuerdo con los entregables pactados en el Contrato.

b) Los pagos deberán estar acompañados de la certificación de cumplimiento expedida por el representante legal o el revisor fiscal del CONTRATISTA según corresponda, en la que acredite estar al día en los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, aportes parafiscales y Cajas de Compensación Familiar.

Así mismo, los pagos se harán previa presentación acta de recibo a satisfacción y de la factura de servicios aprobada por el supervisor, el informe de actividades en los que se indique lo establecido en el presente numeral y la certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal, en la que acredite estar al día en los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar y parafiscales, de conformidad con lo señalado en el literal c) del artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N°030 del 17 de septiembre de 2013. El pago se hará mediante transferencia electrónica a la cuenta que indique el contratista por escrito al ICETEX.

1.8. ENTIDAD CONTRATANTE

La Entidad contratante es el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx” - ICETEX, entidad financiera de naturaleza especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creada por el Decreto Ley N°2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley N°3155 de 1968 y transformada mediante la Ley 1002 de 2005 y el Decreto 380 de 2007.

1.9. DOCUMENTOS DE LA SELECCIÓN PÚBLICA

 Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad.

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. CDP VF 2014-016 del 26 de septiembre de 2014, expedido por el Coordinador del Grupo de Presupuesto del ICETEX.

 Proyecto xx Xxxxxx de condiciones de la selección pública del Contratista.

 Observaciones al Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones (si la hubiere).

 Respuesta a las observaciones sobre el Proyecto de los Pliego de Condiciones (si la hubiere).

 Acto de apertura del proceso de selección.

 Publicación xxx xxxxxx de condiciones en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

 Pliego de Condiciones Definitivo.

 Acta de Audiencia de Aclaraciones y/o definición de riesgos

 Observaciones al xx Xxxxxx de Condiciones (si la hubiere).

 Consolidado de observaciones al pliego de condiciones.

 Publicación de la respuesta a las observaciones en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

 Adendas (si las hubiere).

 Publicación de los adendas en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx (si las hubiere).

 Acta de cierre del plazo para presentar propuestas y apertura de las mismas.

 Informe de evaluación.

 Observaciones al informe de evaluación (si las hubiere).

 Observaciones a las propuestas presentadas (si las hubiere).

 Consolidado de respuestas a las observaciones a los Informes de Evaluación.

 Informe final y decisión de adjudicación.

 Acto administrativo que contiene la decisión de la adjudicación o de Declaratoria de Desierto.

 Contrato.

 Adiciones, prorrogas y modificaciones de los contratos.

1.10. CONSULTA DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

Cualquier persona podrá consultar el proyecto xx xxxxxx de condiciones, de manera gratuita, en la página Web del ICETEX, xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

No son admitidas las consultas telefónicas, ni personales, ni tendrá fuerza vinculante para El ICETEX cualquier pronunciamiento verbal.

Los interesados podrán presentar observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones a través de los medios establecidos en el proyecto de pliegos de condiciones, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su publicación.

1.11. PLIEGO DEFINITIVO

Cualquier persona podrá consultar el pliego de condiciones, de manera gratuita, en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

No son admitidas las consultas telefónicas, ni personales, ni tendrá fuerza vinculante para El ICETEX cualquier pronunciamiento verbal.

Los interesados podrán presentar observaciones al pliego de condiciones a través de los medios establecidos en el pliego de condiciones, hasta la fecha prevista en el cronograma del proceso.

El ICETEX dará contestación a las observaciones recibidas mediante publicación en las páginas Web del ICETEX y de Colombia Compra. Las áreas o dependencias técnicas que se requieran según cada caso, serán las encargadas de sustentar las correspondientes respuestas a las observaciones formuladas por los interesados en el proceso contractual.

El ICETEX podrá modificar los pliegos de condiciones mediante adenda publicada en su página Web y en el Portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, hasta tres

(3) días anteriores al cierre del proceso en días hábiles y horarios laborales, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del Artículo 32 del Acuerdo 030 de 2013 “Manual de Contratación del ICETEX”. Igualmente lo podrá hacer después de la fecha prevista para el cierre del proceso, únicamente para modificar el cronograma del proceso de selección.

1.12. ACTO DE APERTURA

El proceso de selección pública del contratista iniciará y comprometerá a la Entidad, con la publicación del Acto de Apertura en las páginas Web del ICETEX y en el Portal Colombia Compra xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

1.13. CONTENIDO E INTERPRETACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES

En el proyecto xx xxxxxx de condiciones, en el pliego de condiciones definitivo, sus anexos y adendas, se describen detallada y claramente, el objeto a contratar, los requerimientos para la presentación de la propuesta, los aspectos técnicos, económicos, financieros y de capacidad jurídica y de organización exigidos, los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las propuestas y su evaluación y ponderación, así como las de adjudicación del contrato; las razones y causas para el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierta del proceso, las condiciones de celebración del contrato, disponibilidad presupuestal, forma de pago, mecanismos de cobertura de riesgos y en general todos los asuntos relativos al proceso que estima que el proponente debe tener en cuenta para elaborar y presentar su propuesta.

Todos estos factores deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada, por lo tanto, el pliego de condiciones es uno con, los anexos, formatos y adendas. Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propias interpretaciones, conclusiones o análisis, efectúe el proponente, son de su exclusiva responsabilidad.

El detalle y la descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas, personal mínimo requerido, y demás aspectos técnicos que deben cumplir los proponentes, tendrán que analizarse por los proponentes en el capítulo correspondiente xxx xxxxxx de condiciones.

El orden de los capítulos y cláusulas de este Pliego de Condiciones, tampoco debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos y los títulos utilizados en el sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.

Con la presentación de la propuesta, el proponente manifiesta que estudió el proyecto xx xxxxxx de condiciones, el pliego de condiciones, sus anexos, formatos, adendas, comunicaciones y todos los documentos del proceso de selección, que obtuvo las aclaraciones solicitadas, que conoce la naturaleza de los servicios objeto de la convocatoria, sus costos y tiempo de ejecución, que formuló su propuesta de manera libre, seria, precisa y coherente, y que además, se acoge a lo establecido en el Manual de Contratación del ICETEX, y demás normas aplicables.

1.14. CORRESPONDENCIA

Para efectos de la radicación de cualquier documento o comunicación dirigida al ICETEX en desarrollo del presente proceso, los proponentes deberán radicar su propuesta, en sobre sellado debidamente foliado en el punto de radicación de correspondencia ubicado en la Xxxxxxx 0x Xx. 00 – 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X. Se radicará indicando fecha y hora de presentación. La verificación de la fecha y hora de entrega de las propuestas se hará a través del sistema de gestión documental DE LA ENTIDAD, en el cual queda registrada de manera automática la fecha y hora de recibo de toda la correspondencia que se recibe de manera personal en la Sede Principal del ICETEX, ubicado en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, que atiende en jornada continua de las 8:00 horas a 16:30 horas - de lunes a viernes, excepto festivos.

Toda comunicación o solicitud referente al presente proceso deberá formularse por escrito y radicarse en la Oficina de Correspondencia del ICETEX, o por medios electrónicos de acuerdo con lo indicado en el siguiente numeral, debidamente identificada con el nombre, número correspondiente de la Selección Pública del Contratista.

Cualquier tipo de comunicación entre los proponentes y EL ICETEX se canalizará a través de la Secretaría General; así mismo las solicitudes se responderán mediante comunicación escrita o documento publicado en la página web xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

1.15. COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

El ICETEX, en cumplimiento de lo previsto en el Artículo 58 del Acuerdo N°030 del 17 de septiembre de 2013, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX y con el fin de facilitar la comunicación interactiva con los proponentes durante el desarrollo del presente proceso de selección, ha dispuesto la dirección electrónica: xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx a través de la cual los proponentes podrán enviar sus observaciones o solicitudes de aclaraciones en el horario de las 8:00 horas a 17:00 horas - de lunes a viernes, excepto festivos. De igual forma se podrán consultar todos los actos de la administración relacionados con el proceso en la Secretaría General en el horario de las 8:00 horas a 17:00 horas - de lunes a viernes, excepto festivos, así como en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx, en donde estará disponible toda la información del proceso para los proponentes, con el fin de garantizar la transparencia del mismo.

1.16. CRONOGRAMA DE LA SELECCIÓN PÚBLICA

Ver Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).

CAPÍTULO II

2. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN, ALCANCES DE LA APERTURA Y PUBLICACIÓN XXX XXXXXX

2.1. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

El proyecto xx xxxxxx de condiciones será publicado, y podrá ser consultado gratuitamente, en la página Web xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, a partir de la fecha que se señala en el cronograma del proceso. Anexo N°6 (Cronograma del proceso).

Así mismo se encontrará disponible, de manera física, en la Secretaría General del ICETEX ubicada en la Xxxxxxx 0x Xx. 00 – 00 Xxxx 0x xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, donde podrá ser consultado personalmente en el horario de 8:00 horas a 17:00 horas - de lunes a viernes, excepto los días festivos.

No son admitidas las consultas telefónicas y no tendrá fuerza vinculante para la entidad cualquier pronunciamiento verbal por parte de funcionarios de la misma.

2.2. OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

Los interesados podrán presentar observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones a través de los medios establecidos en dicho documento, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su publicación.

Estas observaciones deberán enviarse al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. EL ICETEX, recibirá las observaciones y acogerá en el pliego definitivo las que considere pertinentes y las que acepta.

Las solicitudes de modificación por parte de los interesados serán analizadas siempre y cuando:

 Hayan sido radicadas en EL ICETEX dentro del horario de atención al público o remitidas al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, desde la fecha de publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones y en plazo establecido en el cronograma para el efecto.

 Se indique claramente el numeral del proyecto xxx xxxxxx de condiciones que se solicita modificar y el fundamento de la solicitud.

 Se señale claramente el nombre y la condición en la que actúa y su dirección física y electrónica.

En ningún caso habrá aclaraciones ni comunicaciones verbales con los proponentes que puedan afectar los términos y condiciones de este pliego y sus adendas.

Corresponde a todos los interesados en el presente proceso de selección informarse de todas las modificaciones y hacer seguimiento al proceso por los medios electrónicos mencionados.

El ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los proponentes para enviar sus observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones y demás documentos publicados por la entidad.

2.3. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

EL ICETEX responderá dentro del término señalado en el cronograma del proceso, las observaciones presentadas al proyecto xx xxxxxx de condiciones, indicando aquellos aspectos que son acogidos por la Entidad y serán incluidos en el pliego de condiciones definitivo, y los que no son aceptados con las razones que sustentan esa decisión. Este documento será publicado en la página Web del ICETEX, y en el Portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

La publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, no obliga a la Entidad a dar inicio formal al proceso de selección.

2.4. ACTO DE APERTURA

El proceso de selección pública del contratista iniciará con la publicación del Acto de Apertura en la página Web y en el Portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, junto con los pliegos de condiciones definitivos.

2.5.PUBLICACIÓN PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

El pliego de condiciones definitivo será publicado, y podrá ser consultado gratuitamente, en la página Web xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, a partir de la fecha que se señala en el cronograma del proceso. Anexo N°6 (Cronograma del proceso).

Así mismo se encontrará disponible, de manera física, en la Secretaría General del ICETEX ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, donde podrá ser consultado personalmente en el horario de 8:00 horas a 17:00 horas - de lunes a viernes, excepto los días festivos.

No son admitidas las consultas telefónicas y no tendrá fuerza vinculante para la entidad cualquier pronunciamiento verbal por parte de funcionarios de la misma.

2.6. OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

Cualquier persona podrá presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo hasta la fecha señalada en el cronograma del proceso.

Estas observaciones deberán enviarse al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. EL ICETEX dará las correspondientes respuestas, en la fecha establecida en el cronograma del proceso.

Las solicitudes de modificación por parte de los interesados serán procedentes siempre y cuando:

 Hayan sido radicadas en El ICETEX dentro del horario de atención al público o remitidas al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, desde la fecha de publicación xxx xxxxxx de condiciones y hasta la fecha señalada en el cronograma del proceso para ello.

 Se indique claramente el numeral xxx xxxxxx de condiciones, que se solicita modificar y el fundamento de la solicitud.

 Se señale claramente el nombre y cédula de ciudadanía de la persona interesada, la condición en la que actúa y su dirección física y electrónica.

En ningún caso habrá aclaraciones ni comunicaciones verbales con los proponentes que puedan afectar los términos y condiciones de este pliego y sus adendas.

Corresponde a todos los interesados en el presente proceso de selección informarse de todas las modificaciones y hacer seguimiento al proceso por los medios electrónicos mencionados.

El ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los proponentes para enviar sus observaciones al pliego de condiciones y demás documentos publicados por la entidad.

El ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos que estén a su alcance, para notificar las respuestas a las observaciones y a las solicitudes de aclaración xxx xxxxxx de condiciones, así como los demás documentos publicados por la Entidad.

2.7. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO Y ADENDAS

EL ICETEX responderá dentro del término señalado en el cronograma, y dando cumplimiento al principio de economía y celeridad previsto en el Artículo 209 de la Constitución Política, las solicitudes de aclaración y/o modificación que cumplan con los siguientes requisitos:

 Que con ellas no se presenten alternativas o excepciones que condicionen la adjudicación.

 Que hayan sido radicadas en el ICETEX, dentro del horario de atención al público o remitidas al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx de acuerdo al cronograma establecido en el presente pliego de condiciones.

 Que se indique claramente el numeral xxx Xxxxxx de Condiciones, que se pretende sea aclarado o modificado y la fundamentación de la solicitud de aclaración.

 Que se indique claramente el nombre y condiciones actúa frente al interesado y su dirección física y electrónica.

El ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los Oferentes para enviar sus observaciones, preguntas, solicitudes de aclaración o comentarios al pliego de condiciones y al informe de evaluación.

El ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos para notificar la respuesta a las observaciones y a las solicitudes de aclaración al Pliego de Condiciones, así como a las observaciones presentadas al informe de evaluación.

Si con ocasión de las observaciones efectuadas por los interesados al Pliego de Condiciones se evidencia la necesidad de modificar alguna(s) de las condiciones o especificaciones señaladas, el ICETEX modificará el pliego mediante Adenda, las cuales se expedirán hasta tres (3) días anteriores a la fecha prevista para el cierre del proceso de selección, la publicación de éstas adendas se realizará en días hábiles y horarios laborales, dando aplicación a lo previsto en el parágrafo del Artículo 32 del Acuerdo 030 de 2013 “Manual de Contratación del ICETEX”.

La fecha y hora de recepción en el ICETEX de correos electrónicos enviados por interesados o Proponentes, serán las registradas en el servidor del ICETEX o del portal (según el caso) en el momento de ingreso de cada correo electrónico; serán tenidos en cuenta todos correos que lleguen siempre y cuando se encuentren dentro del horario de atención al usuario de ICETEX.

En consecuencia, será responsabilidad de los Proponentes e interesados el adoptar las medidas pertinentes para que los correos electrónicos que envíen, sean recibidos en ICETEX dentro los plazos y hora límite establecida en este Pliego de Condiciones.

2.8. AUDIENCIA DE RIESGOS Y/O ACLARACIÓN XXX XXXXXX

En la fecha señalada en el cronograma del proceso (Anexo No. 6), se realizará una audiencia pública en el Auditorio del 2º piso del Edificio del ICETEX, ubicado la Xxxxxxx 0 Xx00 – 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X., con el fin de precisar el alcance de los riesgos de la contratación y/o aclaración al pliego de condiciones, en la cual se absolverán y aclararán las inquietudes e interrogantes de los proponentes; dependiendo de la complejidad de las mismas serán atendidas en el término que el ICETEX estime conveniente. De tal audiencia se elaborará y suscribirá el acta respectiva.

2.9. PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

El plazo para la entrega de propuestas es aquel comprendido entre la fecha señalada para la apertura del presente proceso de selección y la fecha establecida en el cronograma para el cierre de la misma, señalado en el Anexo N°6 (Cronograma del proceso).

Este plazo podrá ser prorrogado hasta por la mitad del término fijado inicialmente, ya sea cuando lo estime conveniente la Entidad, o cuando lo soliciten los interesados en el proceso y EL ICETEX así lo apruebe, en aras de garantizar una suficiente participación de proponentes.

2.10. CIERRE DEL PROCESO Y ENTREGA DE PROPUESTAS

Las personas interesadas en participar en el presente proceso de selección podrán presentar propuestas hasta el día y hora señalados en el Anexo N°6 (Cronograma del proceso), radicándolas por escrito en la ventanilla de correspondencia del ICETEX ubicada en el Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X.

La verificación de la fecha y hora de entrega de las propuestas se hará a través del sistema de gestión documental de la Entidad, en el cual queda registrada de manera automática la fecha y hora de recibo de toda la correspondencia que se recibe de manera personal en la Sede Principal del ICETEX.

2.10.1. Acta de Cierre

Vencido el plazo señalado en el inciso anterior, se trasladarán las propuestas recibidas a la Sala de Juntas de la Secretaría General del ICETEX, en donde se levantará un acta suscrita por los funcionarios asistentes, en la que constará el nombre de los oferentes, el valor de la propuesta, el número de folios de la propuesta y se verificará que las propuestas cumplan con los requisitos exigidos en el presente Capítulo xxx xxxxxx de condiciones y se consignarán las observaciones correspondientes.

Las propuestas presentadas después de la fecha y hora establecida para el cierre del presente proceso de selección no serán tenidas en cuenta para el proceso de evaluación.

2.10.2. Hora Legal

La Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio, link xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/ de acuerdo con lo establecido en el Numeral 5 del Artículo 20 del Decreto 2153 de 1992 y en la Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "la Superintendencia de Industria y Comercio, mantiene, coordina y da la hora legal Colombiana”.

Se entenderán presentadas dentro del término aquí previsto, todas las propuestas que se entreguen oportunamente, en la fecha y lugar indicados en este Pliego de Condiciones.

En ningún caso ICETEX se hará responsable del retardo de los Proponentes en la entrega de sus propuestas, por lo que resulta de su exclusiva responsabilidad el prever el cumplimiento del horario y sitio establecido.

2.11. RETIRO DE PROPUESTAS

El Proponente podrá solicitar el retiro de su propuesta mediante escrito dirigido a ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., hasta la fecha prevista para el cierre del Proceso de Selección. En tal caso, en la diligencia de cierre del proceso y apertura de propuestas, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la propuesta del Proponente que solicitó el retiro y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas.

2.12. SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El Proceso de Selección podrá ser suspendido por ICETEX cuando a juicio de éste se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la culminación del proceso, esto de conformidad con lo establecido en el Artículo 43° del Manual de Contratación de ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N°030 del 17 de septiembre de 2013).

2.13. PRÓRROGA DEL PLAZO DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA

El plazo del Proceso de Selección, entendido como el término que debe transcurrir entre el primer día de publicación del Acto de Apertura y la publicación xxx Xxxxxx de Condiciones y hasta la fecha prevista para la entrega de las propuestas indicada en este pliego, podrá prorrogarse por el ICETEX antes del vencimiento del mismo.

Cualquier prórroga del plazo de cierre del Proceso de Selección por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, será comunicado a los interesados por medio de adendas que harán parte del presente pliego de Condiciones, que se podrán expedir hasta tres (3) días anteriores a la fecha prevista para el cierre del Proceso de Selección y serán publicadas en días hábiles y horarios laborales, en consonancia con lo previsto en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011 y el Manual de Contratación del ICETEX. Igualmente la Entidad podrá expedir Xxxxxxx después de la fecha prevista para el cierre del proceso, únicamente para modificar el cronograma del proceso de selección.

2.14. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

2.14.1. Comité Evaluador

Las propuestas serán estudiadas y analizadas por un Comité Evaluador del ICETEX y recomendará al ordenador del gasto, adjudicar o declarar desierto el presente proceso, de conformidad con lo previsto en los artículos 19 y siguientes del Manual de Contratación de ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N°030 del 17 de septiembre de 2013).

El Comité Evaluador designado en el Acuerdo No.30 de 2013 (Manual de Contratación) por el ICETEX verificará y/o evaluará las propuestas, según lo previsto en el presente pliego de Condiciones y teniendo en cuenta los criterios de capacidad jurídica, experiencia, capacidad técnica, económica y capacidad financiera de los Proponentes.

El Comité Evaluador deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones serán tomadas por mayoría, y constarán en un acta que deberá ser aprobada y firmada por todos los miembros del Comité al finalizar la sesión correspondiente. Una vez verificados los aspectos habilitantes, se procederá a la ponderación del ofrecimiento más favorable para la Entidad, de acuerdo con lo contemplado en el numeral denominado “Evaluación de las Propuestas” del presente pliego de Condiciones.

El Comité Evaluador presentará a la Secretaria General el acta para que se elabore el informe de evaluación, que será publicado en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, por un término de tres (3) días hábiles para que los Proponentes durante dicho plazo presenten observaciones por escrito a la Secretaría General del ICETEX con copia estricta al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.

En todo momento y en caso de incongruencia o duda prevalecerán los términos y plazos establecidos en el CRONOGRAMA de los pliegos de condiciones.

2.14.2. Aclaraciones a las propuestas presentadas

El Comité Evaluador podrá solicitar por escrito al Proponente hasta el momento de la adjudicación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las propuestas, sin que por ello pueda el Proponente adicionar, modificar, completar o mejorar su propuesta, ni el ICETEX hacer variación alguna de los términos de la misma o violar los principios fundamentales que rigen el presente Proceso de Selección.

El ICETEX tomará de las aclaraciones de los Proponentes únicamente los aspectos que satisfagan su interés de aclaración.

Las solicitudes de aclaración y las respuestas correspondientes se harán por escrito y/o al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx., estas últimas dentro del plazo estipulado en el cronograma estipulado en el pliego, so pena que su incumplimiento por parte del Proponente requerido, generen el rechazo de la propuesta.

2.14.3. Visita técnica del Archivo General de la Nación y del ICETEX a la bodega propuesta por el proponente para el almacenamiento y custodia de los archivos y títulos valores del ICETEX.

En el día, hora y lugar señalados en el cronograma del presente Proceso de Selección, se llevará a cabo una visita OBLIGATORIA por parte del Archivo General de la Nación y el ICETEX a la Bodega propuesta por el proponente para el almacenamiento y custodia de los archivos y títulos valores de la entidad en la que deberán estar presentes el proponente o el representante legal de la sociedad interesada en participar en el presente proceso o la persona que éste autorice, con el fin de conocer la ubicación y las especificaciones técnicas y condiciones ambientales de la bodega.

Una vez realizada la VISITA TÉCNICA El Archivo General de la Nación informará SI CUMPLE O NO con las condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación para la organización y el almacenamiento del Archivo del ICETEX, relacionadas con el almacenamiento, conservación custodia y consulta de documentos de archivo DESCRITAS EN EL Acuerdo 037 de 2002.

El proponente podrá realizar los ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación y por el ICETEX, dentro de los cinco (5) días calendarios siguientes a la fecha de realización de la VISITA TÈCNICA, término dentro del cual si no se realizan los ajustes solicitados, el PROPONENTE SERÁ RECHAZADO.

El sitio de reunión será en la Sede principal del ICETEX, ubicado en la Xxxxxxx 0 Xx.00 - 00, Xxxx 0x xx Xxxxxx X.X., las visitas estarán coordinadas por los funcionarios delegados por EL ICETEX, así como los funcionarios que para el efecto delegue el Archivo General de la Nación, dado que el ICETEX, solicitará acompañamiento de dicha Entidad para esta visita y como consecuencia, darán la constancia de la asistencia y de las condiciones técnicas aquí estipuladas.

Los proponentes que omitan esta inspección no podrán alegar posteriormente desconocimiento de las condiciones o circunstancias que puedan afectar la ejecución o el cumplimiento del contrato en cuanto al archivo de gestión.

En caso de Consorcio o Unión Temporal, bastará que asista a la visita uno de sus miembros integrantes.

2.15. PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN

La Secretaría General de ICETEX publicará el informe de evaluación en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx y en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, por el término señalado en el CRONOGRAMA para que los Oferentes, dentro del mismo, presenten las observaciones por escrito.

2.16. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN Y LAS PROPUESTAS PRESENTADAS

Los proponentes podrán presentar observaciones por escrito a la Secretaría General del ICETEX con copia estricta al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx al Informe de Evaluación publicado y a las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, en el término de tres (3) días hábiles, de acuerdo a las fechas previstas en el cronograma de este proceso de selección.

Los Proponentes, cuyas propuestas hayan sido objeto de observaciones, podrán contestar tales observaciones en un plazo de dos (2) días calendario contado a partir de la publicación en la página Web de ICETEX y/o en el portal Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, de la respectiva observación. Los Proponentes no podrán adicionar ni modificar sus propuestas.

Contestadas las observaciones y con base en el informe del Comité Evaluador, la entidad, producirá un informe final, en el cual se recomendará al Representante Legal de la Entidad, la adjudicación o no del contrato.

2.17. LISTA DE ELEGIBLES

Una vez efectuada la calificación y determinados los puntajes, el ICETEX, conformará un orden de elegibilidad, ordenando de mayor a menor.

2.18. ADJUDICACIÓN

Una vez concluya el proceso de evaluación, se ordenarán los puntajes de mayor a menor y se le adjudicará el contrato al Proponente que tenga el mayor puntaje.

La adjudicación del Proceso de Selección se realizará de conformidad con lo establecido en el Artículo 37° del Manual de Contratación de ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013).

Con base en el informe de evaluación, el Representante Legal de la Entidad, o su delegado, comunicará al Proponente seleccionado la adjudicación del contrato.

En todo momento y en caso de incongruencia o duda prevalecerán los términos y plazos establecidos en el CRONOGRAMA de los pliegos de condiciones.

2.18.1. Efectos de la Adjudicación

La adjudicación obliga tanto al ICETEX como al Adjudicatario. No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y su suscripción sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad, o si se demuestra que la adjudicación se obtuvo por medios ilegales, el ICETEX podrá revocar su decisión de adjudicación y podrá adjudicar el contrato al Proponente calificado en segundo lugar si lo hubiere.

2.18.2. Suscripción del Contrato

Una vez comunicada la adjudicación, el Proponente favorecido deberá suscribir el respectivo contrato en la sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., dentro del término establecido en el cronograma.

2.18.3. Renuencia del proponente favorecido a la suscripción del contrato

En caso que el proponente seleccionado se negare a suscribir el contrato, se procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía, y se adjudicará el contrato al proponente calificado en segundo lugar, si lo hubiere.

2.18.4. Legalización del Contrato

Dentro del plazo señalado por el ICETEX, deberán entregarse en la sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., los documentos relativos a la legalización del contrato. Dentro de este término, el proponente adjudicado debe constituir la garantía y los impuestos a que hubiere lugar.

2.19. ACTO DE DECLARATORIA DE DESIERTA

En caso que no sea posible la adjudicación, el ICETEX declarará desierto el presente Proceso de Selección por los motivos o causas que impidan la selección objetiva de la propuesta más favorable para la Entidad, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones señaladas en este Pliego de Condiciones para ser objeto de adjudicación, porque no se presenten propuestas, o por cualquier otra causa que impida su escogencia, mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se señalarán, en forma expresa y detallada, las razones que han conducido a esa decisión y lo notificará a todos los Proponentes. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición.

En el evento de declaratoria de proceso desierto, y si persiste para el ICETEX la necesidad de contratar el servicio objeto del presente proceso, se adelantará dicha contratación conforme lo dispuesto en el parágrafo 3º del Artículo 37 del Manual de Contratación de ICETEX.

2.20. DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS

Una vez finalizado el Proceso de Selección, los Proponentes no favorecidos con la adjudicación del contrato podrán acercarse al ICETEX, para reclamar las copias 1 y 2 de sus propuestas, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se expida el acto de adjudicación del proceso. Si no se acercaren a reclamar las copias de sus propuestas dentro del plazo señalado, el ICETEX procederá al archivo de la propuesta original y a la destrucción de las copias.

2.21. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

Al Adjudicatario del contrato no se le devolverá la Garantía de Seriedad de la Propuesta, sino hasta tanto éste haya cumplido a cabalidad con los requisitos previos de perfeccionamiento y legalización del contrato celebrado, siempre que haya sido aprobado las Garantías exigidas para el contrato. A los demás Proponentes, se les devolverá después del perfeccionamiento del contrato celebrado con el(los) Adjudicatarios del proceso de selección. El ICETEX pondrá a disposición de los demás Proponentes la Garantía de Seriedad de la Propuesta a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a la adjudicación, previa solicitud de los proponentes interesados en su devolución.

En el evento que se declare desierto el Proceso de Selección, el ICETEX pondrá a disposición de los Proponentes la Garantía de Seriedad de la Propuesta, a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a tal declaratoria.

CAPÍTULO III

3. DE LOS PROPONENTES

3.1. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR

Podrán participar en el presente proceso de selección pública todas las personas jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública o privada, consorcios y/o uniones temporales y todos los demás entes legalmente constituidos, en cuyo objeto social estén incluidos los servicios de administración de archivos y administración y custodia de títulos valores, y/o gestión documental y administración y custodia de títulos valores y/o archivística y administración y custodia de títulos valores, que tengan capacidad legal para contratar y que no se encuentren incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad consagradas en las leyes colombianas vigentes.

Podrán presentar propuesta personas jurídicas de manera independiente o en forma conjunta a través de Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley.

3.2. Personas Naturales

Individualmente, podrán participar todas las personas naturales nacionales o extranjeras que tengan capacidad jurídica, y que se encuentran debidamente constituidas de manera previa a la fecha de cierre del proceso de selección pública, según el cronograma xxx xxxxxx de condiciones.

El Proponente, persona natural nacional, deberá acreditar su existencia mediante la presentación en la oferta de la copia de su cédula de ciudadanía.

Las personas naturales deberán acreditar que están inscritas en el Registro Mercantil para desarrollar el objeto del presente procesos de selección pública.

Las personas naturales extranjeras, no domiciliadas en el país deberían acreditar su existencia mediante la presentación de copia de su pasaporte y aquellas que se encuentren residenciadas en Colombia, acreditarán su existencia mediante la presentación de copia de la cedula de extranjería expedida por la autoridad competente.

3.3. Personas jurídicas nacionales de naturaleza privada.

Se consideran personas naturales, jurídicas nacionales de naturaleza privada, aquellas entidades constituidas con anterioridad a la fecha en la que vence el plazo para la presentación de propuesta dentro del proceso de selección, conforme a la legislación colombiana y con domicilio en Colombia, con aporte de origen privado, las que deberán cumplir al momento de presentación de la propuesta con los siguientes requisitos:

a) Acreditar su existencia y representación legal, mediante la presentación del respectivo certificado, expedido por la cámara de comercio de su domicilio social, con fecha de expedición igual o inferior a treinta (30) días calendario anterior a la fecha de cierre del proceso.

b) En este certificado debe constar que en su objeto social, tenga actividades y servicios directamente relacionados con el objeto de la contratación a celebrar, servicios de administración de archivos y administración y custodia de títulos valores, y/o gestión documental y administración y custodia de títulos valores y/o archivística y administración y custodia de títulos valores. En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, está constituida de acuerdo con lo solicitado en el presente pliego de condiciones y que su término de duración no sea inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más.

c) Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta o extracto del acta en la cual conste la autorización del órgano social correspondiente que autorice previamente al representante legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y para actuar en los demás actos del proceso de selección y requeridos para la contratación, en el caso de resultar adjudicatario.

3.3.1. Personas jurídicas de naturaleza pública

Se consideran personas jurídicas de naturaleza pública aquellas entidades conformadas bajo las leyes de la República de Colombia, que por virtud de la Ley o del acto que autorice su constitución y según la participación estatal que se registre en ellas, deban someterse al régimen de derecho público trátese de entidades territoriales o descentralizadas funcionalmente de cualquier orden, las que deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) Acreditar su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y representación se deriven de la constitución o la ley. Para el efecto, deberán mencionarse los documentos y actos administrativos que conforme a la ley fueron expedidos en cada caso por la autoridad competente con las formalidades y requisitos exigidos por la ley para su eficacia y oponibilidad ante terceros.

En todo caso, deberá mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización para la presentación de la propuesta y para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio de la cual, será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contraen mediante la presentación de la propuesta.

b) En este certificado de existencia y representación legal debe constar que su objeto social, tenga actividades y servicios directamente relacionados con el objeto de la contratación a celebrar, servicios de administración de archivos y administración y custodia de títulos valores, y/o gestión documental y administración y custodia de títulos valores y/o archivística y administración y custodia de títulos valores.

c) Acreditar que el ente público proponente tiene la capacidad legal para participar en el proceso de selección, presentar propuesta, celebrar y ejecutar el contrato.

3.3.2. Personas jurídicas, públicas o privadas, de origen extranjero

Para los efectos previstos en este numeral se consideran personas jurídicas públicas o privadas de origen extranjero, las sociedades que no han sido constituidas de acuerdo con la legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales.

Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán en todo caso a la legislación colombiana, sin perjuicio de lo cual, para su participación deberán cumplir con las siguientes condiciones:

a) Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán presentar un documento expedido por la autoridad competente en el País de su domicilio, expedido con treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha del cierre del proceso, en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades, en el cual se señale expresamente que el representante no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el contrato y comprometer al ICETEX a través de su propuesta.

Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta o extracto del acta, en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al representante legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y su ejecución y para actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar adjudicatario.

b) En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, estar constituida de acuerdo con lo solicitado en el presente pliego de condiciones y que su término de duración no sea inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más.

c) El proponente sin domicilio en Colombia deberá constituir un apoderado en los términos de la Ley y antes de la ejecución del contrato establecer una sucursal en Colombia, de acuerdo con las estipulaciones del Código de Comercio, cuya existencia no sea inferior al término de vigencia del contrato y un (1) año más.

En todos los casos el proponente deberá cumplir todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con el propósito de que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil, y en las demás normas vigentes.

 Apoderado

Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el País en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del presente proceso de selección, suscribir los documentos de declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el presente proyecto pliego de condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente.

El poder que otorga las facultades, en caso de ser expedido en el exterior, deberá cumplir todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior con el propósito que puedan obrar como prueba conforme a lo dispuesto en el Código General del Proceso y demás normas vigentes.

Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal, y en tal caso bastará para todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio o Unión Temporal.

3.3.3. Propuestas Conjuntas (Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de participación) (Anexos N°2 y N°3)

Se entenderá por propuesta conjunta, una propuesta presentada en Consorcio o Unión Temporal o cualquier otra modalidad de asociación permitida por la Ley Colombiana.

En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por la pluralidad de personas naturales y/o jurídicas que acrediten los requisitos establecidos en el presente pliego de condiciones y, además cumplir con todos los requisitos generales que para dichas formas de participación conjunta se señalan en el presente pliego de condiciones:

a) Nombres y domicilio de los constituyentes.

b) Acreditar la existencia del consorcio, de la unión temporal o cualquier otra modalidad de asociación legal, y específicamente la circunstancia de tratarse de uno u otro, lo cual deberá declararse de manera expresa en el acuerdo de asociación correspondiente, señalando las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos, los términos, actividades, condiciones y participación porcentual de los miembros del consorcio o de la unión temporal en la propuesta y en la ejecución de las obligaciones atribuidas al contratista por el contrato ofrecido.

c) Los integrantes de los consorcios o uniones temporales o cualquier otra modalidad de asociación legal, también deberán permanecer en consorcio, unidos temporalmente o asociados, durante el término de vigencia del contrato y un (1) año más. Por tanto, deberá indicarse en la propuesta que durante este término no será disuelta ni liquidada ninguna de estas formas de asociación, ni habrá cesión del contrato entre quienes integran el Consorcio o la Unión Temporal o la sociedad.

d) Acreditar la existencia, representación legal, capacidad legal, y capacidad jurídica de las personas jurídicas consorciadas, en unión temporal o asociada y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio, unión temporal o sociedad, así como para la presentación de la propuesta y la celebración y ejecución del contrato.

e) Acreditar que el objeto social de cada uno de sus integrantes, tenga actividades y servicios directamente relacionados con el objeto de la contratación a celebrar, servicios de administración de archivos y administración y custodia de títulos valores, y/o gestión documental y administración y custodia de títulos valores y/o archivística y administración y custodia de títulos valores.

f) La designación de un representante que deberá estar facultado para actuar en nombre y representación del consorcio, unión temporal o sociedad y de un suplente para remplazarlo en sus ausencias; acompañando el documento que los constituya como tal, con la firma autorizada de cada uno de sus integrantes.

g) Los requisitos relacionados con la existencia, representación legal y duración, deberán acreditarse mediante la presentación del documento consorcial o de constitución de la unión temporal o documento que haga sus veces, en la que se consignen los acuerdos, los términos de la participación y la información requerida.

h) Los requisitos relacionados con la existencia, representación y capacidad jurídica de cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o sociedad, respecto de las personas jurídicas o naturales que se asocien para la presentación de la propuesta, deberán acreditarse conforme se indica en el título “Personas jurídicas nacionales de naturaleza pública” del presente pliego de Condiciones.

i) Los miembros del consorcio responderán solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y, en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que la conforman.

j) Los integrantes de la Unión Temporal responderán por el cumplimiento de la ejecución del objeto contractual y de su propuesta, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, se impondrán de acuerdo con la participación en la actividad incumplida.

k) Indicar si su participación es a título de Consorcio, de Unión Temporal o de cualquier tipo de asociación legalmente permitida y en caso de Unión Temporal, señalar los términos y extensión de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán en el documento de constitución ser modificados sin el consentimiento previo del ICETEX, de acuerdo con lo establecido en la ley.

Indistintamente de la denominación que se le otorgue a la modalidad mediante la cual se presentará la propuesta, los proponentes aceptarán sin condicionamiento alguno la xxxxxxxx de una obligación solidaria e indivisible en relación con la presentación de la misma, la suscripción y legalización del contrato así como de su cumplimiento, liquidación y garantía y en general, para todos los efectos que del contrato se deriven. Existe responsabilidad solidaria e indivisible tanto en la fase precontractual como en la contractual y pos contractual y para la existencia de esta, basta que la propuesta se presente en forma conjunta, en consorcio, en unión temporal o cualquier tipo de asociación legalmente permitida.

3.4.REQUISITOS MÍNIMOS DE PARTICIPACIÓN

Los requisitos mínimos de participación de carácter jurídico, financiero, técnico y económico, determinaran si la propuesta presentada es hábil o no hábil para efecto de ser evaluada y calificada.

Para presentar propuesta el proponente deberá cumplir previamente con los siguientes requisitos mínimos:

3.4.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ÓRDEN JURÍDICO

1. Tener la calidad de persona natural o jurídica que cumpla con la totalidad de lo requerido en el presente pliego de condiciones. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán cumplir con este requisito.

2. Tener incluido en su objeto social actividades y servicios directamente relacionados con el objeto de la contratación a celebrar, servicios de administración de archivos y administración y custodia de títulos valores, y/o gestión documental y administración y custodia de títulos valores y/o archivística y administración y custodia de títulos valores, lo cual se acreditará con la presentación del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, todos sus integrantes deben cumplir con este requisito.

3. Haber sido constituida como mínimo diez (10) años antes de presentar la propuesta.

4. Para las propuestas conjuntas Consorcio o Unión Temporal, un integrante deberá haber sido constituido como mínimo diez (10) años antes de presentar la propuesta, y los otros integrantes deberán haberse constituido mínimo con cinco (5) años antes de presentar la propuesta.

5. Tener la capacidad jurídica para contratar de conformidad con la ley.

6. No encontrarse relacionado en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República. Se deberá acreditar este requisito tanto por la persona jurídica como por su Representante Legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes deberá acreditar, en forma independiente, este requisito tanto por la empresa como por el Representante Legal de cada uno de los consorciados o unidos temporalmente.

7. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni prohibiciones para contratar consagradas en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 127 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Manual de Contratación de ICETEX y normas concordantes, ni encontrarse en conflicto de intereses con el ICETEX.

8. Acreditar que el Representante Legal del proponente ha sido facultado para presentar la propuesta y firmar el contrato, mediante documento expedido por el órgano social competente, en caso de que tenga limitaciones en tal sentido.

3.4.2. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN FINANCIERO

El proponente deberá acreditar los siguientes indicadores financieros para cada uno de los dos (2) últimos años: Diciembre 31 de 2013 y Diciembre 31 de 2012:

 Una razón corriente igual o mayor a una (1) vez.

 Un Capital de Trabajo igual o mayor al 8% del presupuesto.

 Un nivel de endeudamiento total máximo del 75%

 Una rentabilidad del patrimonio con resultado positivo.

Para los proponentes que constituyan un CONSORCIO, se realizará la verificación de los indicadores financieros solicitados, con la consolidación de los estados financieros mediante la sumatoria de la información proporcionada y posterior aplicación de la formula presentada para el cálculo de cada indicador.

Para los proponentes que constituyan una UNION TEMPORAL, se realizará la verificación de los indicadores financieros solicitados, mediante la ponderación de acuerdo con el porcentaje de participación previamente establecido en el documento de la Unión Temporal y posterior aplicación de la formula presentada para el cálculo de cada indicador.

3.4.3. ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS DEL SERVICIO

El proponente deberá cumplir con la totalidad de lo señalado en el capítulo 4 correspondiente a especificaciones técnicas mínimas del servicio.

3.4.3.1. EXPERIENCIA

El proponente deberá acreditar con las certificaciones respectivas, expedidas por el Contratante, el cumplimiento de la experiencia específica con HASTA CUATRO (4) contratos que tengan por objeto en el Exterior y/o en Colombia:

1. La administración de archivos y

2. La administración y custodia de títulos valores

El valor de la sumatoria de las certificaciones debe ser igual o superior a la suma xx XXXX MIL MILLONES DE PESOS ($10.000.000.000.oo) M/CTE incluido IVA.

Para efectos de verificar el cumplimento de este requisito el Proponente puede presentar ya sea una certificación que cumpla con las dos actividades y el valor total solicitado o hasta cuatro certificaciones que en conjunto cumplan con las dos (2) actividades y con el valor solicitado.

Dichos contratos deberán haber sido suscritos y celebrados y/o acreditar un avance mínimo de ejecución del 50%, con relación al valor total del contrato, para lo cual, deberá presentar los documentos que acrediten tal situación expedidos por el contratante, ya sea a través de contratos principales y/o adicionales y/o renovaciones y/o prórrogas automáticas, suscritos dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso.

Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de quienes lo conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros y solamente se tendrá en cuenta el porcentaje de participación de la firma que está presentando la propuesta. Así mismo, para la verificación de la experiencia específica, se tendrán en cuenta las certificaciones en conjunto, las cuales deben cumplir con lo requerido en el presente numeral.

Para ser tenidas en cuenta las certificaciones requeridas según lo señalado en el presente numeral, deberán contener por lo menos los datos de Nombre de la entidad contratante, contratista, objeto, valor, el plazo, fecha de expedición de la certificación y los volúmenes. Así mismo, Xxxxx estar firmadas por el representante legal de la entidad donde se realizó el contrato, o la persona que esté autorizada para entregar este tipo de certificaciones. Deberá indicar el nombre, cargo que ocupa actualmente, dirección electrónica y teléfono.

En caso que la experiencia sea expedida por una entidad privada con quien se haya prestado el servicio deberá anexarse copia del contrato correspondiente o la respectiva certificación.

Cada una de las certificaciones presentadas deben ser en papelería de la entidad contratante, no se acepta papelería sin el logo y datos de la Compañía, a menos que la entidad certifique que no expide certificaciones en papelería con logo.

Para acreditar la totalidad de los requisitos establecidos para la experiencia, los proponentes podrán anexar en su propuesta, copias de actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación, copias de contratos, facturas u otros documentos expedidos por la Entidad contratante en donde conste tales requisitos.

La información suministrada sobre la experiencia mínima deberá incluirse por, el proponente en el Anexo No.9 -“Relación de experiencia del Proponente.”.

La información que reporte el Proponente en el cuadro anterior, será verificada por el ICETEX con base en las certificaciones aportadas, por tanto, en el evento en que la información no corresponda o no se evidencie en la certificación física respectiva, la certificación no será tenida en cuenta para efectos de verificación de experiencia.

Cuando exista diferencia entre la información relacionada y la consagrada en los soportes presentados, prevalecerá la información de los soportes.

La experiencia exigida en el presente pliego de condiciones será reconocida para proponentes escindidos siempre y cuando dicha escisión se haya dado antes de los últimos cinco (5) años, contados éstos a partir de cierre del presente proceso de selección pública de acuerdo con la normatividad aplicable vigente, y cuando el acto de escisión se haya formalizado en vigencia del contrato correspondiente.

La entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre esta información y lo establecido por la entidad contratante, el proponente incurrirá en causal de rechazo.

NOTA 1: Si se trata de un oferente extranjero, deberá relacionar y certificar la experiencia exigida en este proceso. En el evento en que dicha experiencia se haya obtenido en un país distinto a Colombia, para efectos de demostrarla deberá adjuntar la certificación respectiva que deberá cumplir con los requisitos establecidos en este documento. Adicionalmente, si la certificación se encuentra en idioma al castellano, deberá adjuntar al documento en idioma extranjero la traducción oficial del documento, tal y como lo establece el Artículo 260 del Código de Procedimiento Civil Colombiano.

NOTA 2: En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los Artículos 471 y 474 del citado Código.

NOTA 3: En cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 874 del Código de Comercio, en concordancia con el Artículo 28 de la Ley 9 de 1991, el Artículo 3 del Decreto 1735 de 193 y la Resolución No. 8 de 2000, modificada por la Resolución 6 de 2006, emanada del Banco de la República, el valor en pesos colombianos del contrato o contratos celebrados en moneda distinta será el de la fecha de su suscripción o firma de acuerdo con la tasa de cambio oficial que indique el Banco de la República.

3.4.3.2. RECURSO HUMANO

Los proponentes deberán cumplir con el Recurso Humano mínimo para la prestación del servicio, de acuerdo a lo establecido para el efecto, en el Capítulo IV de este pliego de condiciones.

3.4.3.3. BODEGA

Los proponentes deberán cumplir con el ofrecimiento de una Bodega para el almacenamiento de los documentos y títulos valores de la Entidad, de acuerdo a los parámetros técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, y lo señalado para el efecto, en el Capítulo IV de este pliego de condiciones.

CAPITULO IV

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SERVICIO

El presente capítulo incluye las características técnicas del servicio que se pretende contratar y sobre el cual los Proponentes deben presentar sus respectivas propuestas

En este sentido, el ICETEX, advierte para todos los efectos legales que el proponente con la firma de la carta de presentación de propuesta se compromete a cumplir con la totalidad de las especificaciones técnicas y tecnológicas, señaladas en el presente capítulo, en caso de ser adjudicatario del contrato.

4.1. OBJETO

Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios en gestión documental que comprende la administración del archivo central, los archivos de gestión y la administración y custodia de los títulos valores derivados de las operaciones de Crédito Educativo que otorgue ICETEX en cumplimiento de la Ley General de Archivo No. 594 de 2000 del Archivo General de la Nación, de acuerdo con el alcance, condiciones, presupuesto, descripción o etapas que se señalen en los presentes pliegos de condiciones.

4.2. ALCANCE DEL OBJETO

4.2.1 La Administración del Archivo Central del ICETEX.

4.2.2 La Administración de las Carpetas de los Beneficiarios

4.2.3 La Administración de los Archivos de Gestión del ICETEX

4.2.4 La Administración y Custodia de los Títulos Valores derivados de las operaciones de Crédito Educativo que otorgue ICETEX

4.2.5 La recepción de los Títulos Valores en las Instituciones de Educación Superior (IES), Cooperativas y Puntos de Atención del ICETEX a nivel nacional.

4.2.1 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL ICETEX

La administración del Archivo central incluye las actividades de transporte, almacenamiento, custodia, conservación, digitalización, microfilmación, eliminación y consulta del Archivo Central del ICETEX.

El servicio que se pretende contratar cubre la documentación del archivo central del ICETEX con una volumetría aproximadamente de 8.800 metros lineales, a la fecha, ubicados en una Bodega en Bogotá.

La volumetría descrita es aproximada, por lo tanto, el proponente en este aspecto deberá garantizar que tiene la capacidad de almacenamiento inicial de la volumetría señalada y de igual forma deberá garantizar la capacidad de almacenamiento según la tasa de crecimiento que presente la volumetría durante la ejecución del contrato.

4.2.1.1. Transporte

El contratista seleccionado deberá recibir y validar de la firma que hoy se encuentra contratada el inventario del Archivo central ubicado en la Bodega de Bogotá. El Inventario Documental del Archivo deberá ser registrado en el Formato Único de Inventario Documental, establecido por el Archivo General de la Nación, para tal fin, de acuerdo con la normatividad vigente. (Acuerdo 002 de 2004).

Realizar el transporte de toda la documentación perteneciente al Archivo Central de la entidad ubicado en la bodega en Bogotá de la firma que hoy se encuentra contratada, correspondiente a 26.400 cajas de Archivo a la fecha, las cuales se encuentran en buen estado, a la bodega en la ciudad de Bogotá de la firma contratista seleccionada.

La firma externa contratada por el ICETEX que en este momento tiene en sus instalaciones el almacenamiento y consulta el archivo central del ICETEX, entregará a la firma seleccionada en este proceso de selección pública del contratista, las 26.400 cajas de archivo a la fecha, X-300 equivalentes al volumen mencionado, y las demás que resulten del proceso natural de crecimiento entre el tiempo transcurrido en el proceso de licitación y el tiempo del inicio de ejecución del contrato que se origine de este proceso de selección pública con el inventario respectivo. La verificación y entrega de las cajas se realizará contra el inventario mencionado el cual deberá efectuarse con la participación del o de los delegados por el ICETEX.

La firma seleccionada en este proceso deberá transportar la totalidad del Archivo Central a una bodega de su propiedad o en arriendo en Bogotá. Para efectos del transporte las partes deberán levantar un acta de verificación en la cual indiquen la cantidad xx xxxxx a transportar y el número de viajes, realizados en el día.

El tiempo estimado para la entrega de la totalidad del Archivo del ICETEX ubicado en la Bodega de la firma externa en Bogotá es xx xxxx (10) días calendario a partir de la suscripción del acta de inicio del contrato.

El Contratista deberá realizar el transporte del archivo central en vehículos de empresas especializadas modelo 2009 o superior, dispuestos para el adecuado almacenamiento y conservación durante el transporte de documentos como mínimo deberán contemplar los siguientes niveles de seguridad.

 Transporte de documentos y carpetas en tulas

 Sellos de seguridad con numeración única.

 Planillas numeradas de control de transporte.

 Documentos y registros que identifiquen el personal autorizado por el proponente para realizar recolección.

 Manejo de claves personalizadas.

 Punteo de envío y recepción de documentos.

La dirección para la entrega del Archivo del ICETEX es:

CIUDAD	DIRECCION	TELEFONO
Archivo Central
BODEGA FIRMA EXTERNA	Xxxxxxx 00 Xx. 00-00.	TEL: 0000000.

Los costos generados por la actividad del transporte de la totalidad del Archivo Central del ICETEX que se encuentra en custodia del actual contratista, desde la bodega del actual contratista a la bodega del contratista seleccionado deberán ser asumidos en su totalidad por el contratista.

4.2.1.2. Almacenamiento –Bodega

El CONTRATISTA se obliga a mantener durante el plazo de ejecución del contrato una bodega propia o en arriendo en la Ciudad de Bogotá, que reúna las condiciones señaladas por el Archivo General de la Nación, para la organización y almacenamiento de archivos, las cuales serán verificadas directamente por el ICETEX o a través del Archivo General de la Nación.

El proponente para efectos de presentación de su propuesta, deberá acreditar que cuenta con dicha bodega en cualquier de las siguientes formas:

En el caso que la Bodega sea propia: Certificado de Libertad y Tradición de la Oficina de Instrumentos Públicos, con una expedición no mayor a 30 días calendario, contados a partir de la fecha del cierre del presente proceso de selección.

En caso que la Bodega sea arrendada: Contrato de Arriendo, en el que el proponente se encuentre en calidad de Arrendatario. En caso que el contrato de arrendamiento tenga una vigencia inferior al plazo de ejecución del contrato objeto del presente proceso de selección, se deberá adjuntar carta de compromiso, por parte del arrendatario y el arrendador, en la que conste que se comprometen a prorrogar el contrato por un término igual al de la ejecución del contrato que se va a celebrar con el ICETEX.

El proponente al que se le adjudique el contrato objeto del presente proceso de selección, se compromete a realizar las adecuaciones necesarias para cumplir con las condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación para la organización y el almacenamiento del Archivo del ICETEX, relacionadas con el almacenamiento, conservación custodia y consulta de documentos de archivo.

De igual manera deberá adecuar la bodega de acuerdo a las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS establecidas en el presente pliego de condiciones. El contratista seleccionado estará obligado a realizar los ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación y por el ICETEX, dentro de los cinco (5) días calendario, siguientes a la fecha de suscripción del contrato.

4.2.1.2.1 Ubicación

El contratista seleccionado deberá proveer la Bodega propia o en arriendo ubicada en la ciudad de Bogotá y municipios aledaños en un terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. Debe estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el espacio suficiente para garantizar el almacenamiento del archivo central y su natural incremento.

4.2.1.2.2. Aspectos Estructurales

Sin perjuicio de lo establecido por el Archivo General de la Nación, la firma contratista deberá tener en cuenta los aspectos estructurales definidos en el Acuerdo 037 de 2002 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley Xxxxxxx xx Xxxxxxxx 000 xx 0000”, xxx xxxxxx se describen a continuación:

La resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 kg/mt2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

4.2.1.2.3. Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos

El proponente deberá tener la capacidad para almacenar como mínimo ocho mil ochocientos (8.800) metros lineales correspondientes a veintiséis mil cuatrocientas (26.400) cajas x-300, a la fecha, las cuales constituyen el archivo central del ICETEX. Adicionalmente, deberán contar con un área mínima de almacenamiento y custodia de títulos valores, de 600 metros lineales. Se informa a los proponentes que pueden ofertar el almacenamiento del archivo central en una bodega independiente a la bóveda de almacenamiento y custodia de los títulos valores. En el evento que se oferte una sola bodega, los espacios de almacenamiento de archivo central y de títulos valores deben ser independientes. Para acreditar el mínimo de capacidad exigido en el presente numeral, en caso de ofrecer dos (2) o más bodegas, se sumarán las capacidades de almacenamiento de las propuestas.

Para verificar las condiciones anteriormente relacionadas, el comité evaluador o quien se designe para el efecto, realizarán una visita a la bodega de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma.

El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas, físicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos mínimos y sin perjuicio de lo establecido por el Archivo General de la Nación en su Acuerdo 037 de 2002.

 Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación.

 Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental.

 Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.

El depósito se dimensionará teniendo en cuenta:

 La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

 La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.

 El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

 Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos, especialmente en lo relacionado con el sistema contra incendios.

4.2.1.2.4. Distribución de Áreas.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

4.2.1.2.5. Capacidad de almacenamiento.

La bodega deberá tener la capacidad para almacenar como mínimo ocho mil ochocientos (8.800) metros lineales correspondientes a veintiséis mil cuatrocientos (26.400) cajas x-300, a la fecha, las cuales constituyen el archivo central del ICETEX. Adicionalmente deberán contar con un área mínima de almacenamiento y custodia de títulos valores, de 600 metros lineales. Se informa a los proponentes que pueden ofertar el almacenamiento del archivo central en una bodega independiente a la bóveda de almacenamiento y custodia de los títulos valores. En el evento que se oferte una sola bodega, los espacios de almacenamiento de archivo central y de títulos valores deben ser independientes. Para acreditar el mínimo de capacidad exigido en el presente numeral, en caso de ofrecer dos o más (2) bodegas, se sumarán las capacidades de almacenamiento de ambas.

Para verificar las condiciones anteriormente relacionadas, el comité evaluador o quien se designe para el efecto, realizarán una visita a la bodega de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma.

4.2.1.2.5.1. Estantería.

La firma contratista deberá proveer de todos los estantes y cajas necesarios para la correcta y segura ubicación de todos los documentos pertenecientes al archivo del ICETEX.

Deberá tener en cuenta las siguientes especificaciones relacionadas con la estantería:

 Diseño acorde con las dimensiones de las cajas de archivo, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

 Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.

 Cada bandeja debe soportar un peso de 100kg/ mt lineal.

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los xxxxxxx y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación.

La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso a la documentación y la balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.

Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

El cerramiento superior de los estantes no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

Se debe tener un espacio mínimo de 20 cm entre los muros y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm y un corredor central mínimo de 120 cm.

Sobre la balda superior de los estantes no deberá colocarse ninguna Unidad de Conservación (Caja), que pertenezca al Archivo Central del ICETEX.

4.2.1.2.5.2. Unidades de Conservación

En cuanto a las Unidades de Conservación la firma contratista deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.

Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto. La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación a conservar.

Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos. La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas xx xxxxxx magnéticos y fuentes de calor.

Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.

Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas deberán emplear separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

La firma contratista deberá proveer todas las Unidades de Conservación (cajas, y carpetas necesarias para garantizar la adecuada conservación de los documentos del ICETEX, cuando por el normal resultado de su uso y manipulación, estas se encuentren deterioradas y requieran cambio.

En cuanto a las carpetas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan su normal uso.

El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio cuando a partir de la observación se evidencie dicha situación.

4.2.1.2.5.3. Condiciones ambientales

El edificio y local destinado a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

Material Documental:

Soporte en papel.

Temperatura de 15 a 20 °C con una fluctuación diaria de 4 °C Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%

Microfilm.

Temperatura de 17 a 20 °C

Humedad relativa de 30% a 40%

Ventilación.

El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

El filtrado de aire consiste en rejillas protectoras que absorben la mugre del exterior y permiten el ingreso de aire frío.

Iluminación en depósitos.

 La iluminación de la bodega deberá ser la adecuada para que los documentos del Archivo del ICETEX no se vean afectados ni sufran alteraciones.

 Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

 Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

 Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

 Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

 Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

 Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

 Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

 Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

 Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

 Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento.

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental. Esta limpieza deberá ser de manera permanente de acuerdo a un cronograma establecido, evitando que las Unidades de Conservación se afecten por la suciedad y el polvo.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

Garantizar la custodia, preservación, conservación y consulta de todos los documentos entregados por el ICETEX, que conforman el archivo de la entidad.

Garantizar la estricta confidencialidad de la documentación perteneciente al Archivo del ICETEX.

4.2.1.3. Custodia

La firma seleccionada deberá custodiar todo el Archivo Central del ICETEX una vez sea entregado por la firma que hoy tiene la custodia del Archivo, en la Bodega Externa, cuidando la integridad física de cada unidad documental y cada uno de los tipos de documentos.

Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos (de computo, cámaras de video), recurso humano (vigilancia), mobiliario, tecnología que garantice la seguridad, la privacidad, y el buen manejo de la información de los documentos que conforman el Archivo del ICETEX.

La firma contratista deberá garantizar vigilancia las 24 horas con personal calificado y que cuenta en sus instalaciones con Circuito cerrado de televisión, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de temperatura, de calor, humo y brigadas contra incendios, controles de roedores, microorganismos e insectos.

La firma contratista deberá garantizar que cuenta con una bodega de almacenamiento independiente, ubicada de manera adecuada lejos xx xxxxx, sótanos, tuberías, equipos eléctricos.

La firma contratista deberá minimizar los riesgos y garantizar condiciones mínimas de seguridad como:

Red eléctrica, Red estructurada, Sistemas de pararrayos, sistemas de iluminación sonorizados, red telefónica, red sistemas de cómputo, extintores automáticos, plantas eléctricas de emergencia.

La firma contratista deberá custodiar la totalidad del Archivo del ICETEX y los documentos transferidos posteriormente del Edificio de la presidencia como resultado del normal crecimiento en sus archivos de gestión y de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

La firma contratista deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:

 Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia.

 Personal de vigilancia

 Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales, sistemas de extinción fijos.

 Puertas cortafuego.

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas. (Acuerdo 50 del 05 xx xxxx de 2000 Archivo General de la Nación).

Deberá disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.

El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales. (Acuerdo 037 de septiembre de 2002). Archivo General de la Nación.

En ningún caso la firma contratista podrá trasladar parcial o totalmente el archivo central de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por escrito del ICETEX.

4.2.1.4. Definición de la Volumetría

La firma contratista establecerá la volumetría mensual en cantidad de metros lineales de la totalidad del Archivo del ICETEX para almacenamiento, conservación, custodia y consulta, y mantendrá actualizada la volumetría del Archivo Central. El ICETEX cancelará el costo mensual de almacenamiento del archivo de acuerdo con los costos unitarios presentados en la propuesta económica.

4.2.1.5. Digitalización de documentos

La firma contratista seleccionada deberá digitalizar los documentos que el ICETEX requiera de acuerdo con la valoración documental establecida en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de la Entidad.

Los documentos digitalizados deberán cargarse en el aplicativo de gestión documental de la entidad y garantizar los backups correspondientes y los costos generados por la actividad del cargue deberán ser asumidos en su totalidad por el contratista.

El ICETEX realizara control y seguimiento de la información que se encuentre en el aplicativo de Gestión Documental para verificar el cargue de la información y realizará las auditorias necesarias y durante el tiempo que requiera para validar que la información cumple con los parámetros de confiabilidad, integridad y consulta

Adicionalmente el contratista deberá entregar una base de datos de toda la documentación digitalizada.

La firma contratista deberá garantizar como mínimo:

 Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.

 Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el trabajo.

 Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos.

 Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica.

 Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o terrorismo.

 Definir las especificaciones técnicas adecuadas para el proceso de digitalización permitiendo la consulta, la confiabilidad e integridad de los documentos digitales.

Esta tarea debe contar con la creación de una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas archivísticas nacionales e internacionales como la NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos descriptivos y que soporte el inventario de información digitalizada.

La firma contratista deberá tener en cuenta las normas Internacionales relacionadas con los procesos de digitalización como son: ISO26:122 “Pautas para la digitalización responsable”, ISO 19:005 “PDF/A”, ISO: 23081 “Metadatos para el acceso a los documentos electrónicos. ISO

26.102 “Requisitos para la Preservación de documentos electrónicos. ISO: 15.801 “Almacenamiento Electrónico. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad; con el fin de garantizar la confiabilidad, integridad y disponibilidad de las imágenes digitalizadas.

4.2.1.5.1 Cargue de Imágenes e información de los servicios de digitalización de los documentos pertenecientes al Archivo Central, en el Aplicativo de Gestión Documental

El ICETEX tiene implementado el Sistema de Gestión Documental, y cuenta con flujos de trabajo ó trámites, así como la creación, almacenamiento de documentación y consulta de los expedientes asociados a dichos trámites propios de cada dependencia y/o series documentales a procesar, por lo que el contratista seleccionado, debe encargarse de entregar la información procesada, mediante el registro de información y digitalización del documento, para tal efecto podrá contemplar las siguientes alternativas, o en su defecto lo que considere desde el punto de vista tecnológico que cumpla con lo requerido por la Entidad.

Generación de un archivo plano diario; con la estructura definida por el ICETEX y la información correspondiente a los índices de búsqueda por cada serie documental, capturados en el momento de la digitalización y el path completo de ubicación o nombramiento de la imagen correspondiente a cada registro.

Para el cargue de datos e imágenes al Sistema de Gestión Documental del ICETEX, se requiere que dicho proceso se lleve a cabo por el contratista mediante el uso de un web service o de un robot encargado de efectuar el cargue de datos e imágenes, para los dos casos se requiere la validación de ingreso; lo anterior con el fin de preservar la integridad de la información cargada y/o evitar ingresos de información deficiente para el proceso de consultas.

El Contratista se encargará de almacenar los registros e imágenes procesados diariamente en una Carpeta Compartida o mediante FTP designado por el ICETEX.

Tanto la estructura de datos por cada serie documental, como los índices, de consulta de imágenes, y procedimiento de recepción se entregará al proveedor seleccionado para la prestación del servicio.

4.2.1.5.2. Requerimientos Técnicos para el cargue de Imágenes en el Programa de Gestión Documental

 Los archivos (registros) vendrán en letras mayúsculas y no contendrán caracteres especiales tipo (Tildes, comillas, *corchetes,$)

 Los archivos (registros) que serán suministrados por parte del Contratista deberán ser depurados (sin errores).

 No deben existir registros duplicados (cada registro es único en código en el sistema)

 Las imágenes deberán estar nombradas con el código único asignado al registro

 En los archivos planos los campos deberán estar separados por (Tabulador).

 Las características de fiabilidad, calidad, y veracidad, de la información entregadas para el cargué de imágenes serán responsabilidad del contratista.

4.2.1.6. Microfilmación de Documentos

La firma contratista deberá microfilmar los documentos correspondientes a las series documentales que el ICETEX requiera de acuerdo con los procedimientos de disposición final establecidos en las Tablas de Valoración de la Entidad.

Disponer de la asesoría de un archivista para el diseño de soluciones y aplicaciones de microfilm en archivos.

Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicación, con al menos los siguientes equipos: Procesador de películas, inspectómetro o revisor de películas, densitómetro, microscopio, para el caso de microfilmación.

Entregar al contratante la información técnica de las películas utilizadas, con fechas de vencimiento, origen y demás documentos que acrediten su procedencia, al igual que la copia de las actas de microfilmación, con la respectiva base de datos. Para realizar esta actividad el Contratista deberá contar con personal idóneo y especializado en la materia.

Dar aplicación a las normas técnicas ICONTEC NTC3723 Y 4080 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen. Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848, 10196 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen

4.2.1.7. Eliminación de documentos

La firma contratista deberá descolgar, preparar los documentos y elaborar el acta en conjunto con el ICETEX de eliminación documental de acuerdo con el formato establecido por la Entidad dentro del Sistema de Gestión de Calidad que van a ser proceso de eliminación por parte del ICETEX, previo envío por parte de la Entidad de los respectivos listados de documentos como resultado de la valoración documental, realizada por parte del Grupo Archivo a partir de las Tablas de Retención Documental del ICETEX.

El ICETEX decidirá si dichos documentos deberán ser eliminados por parte de la firma contratista o en su defecto será la Entidad quien realice dicha actividad.

La firma contratista no podrá cobrar ningún costo adicional por la entrega de las carpetas, títulos valores, medios magnéticos (cintas, catridge, cds dvd), expedientes o cajas completas de carpetas y expedientes relacionadas mediante listado, inventario o acta de eliminación, solicitadas por el ICETEX para eliminación en sus instalaciones (Bodega) y que no han sido solicitadas por el servicio de consulta, ni requieran el servicio de transporte.

La firma seleccionada deberá presentar un plan de depuración del Archivo Central basado en las tablas de Retención Documental máximo al sexto mes de ejecución del contrato.

4.2.1.8. Consulta de documentos

La firma contratista deberá parametrizar su programa de Consulta, con el Programa de Gestión Documental o en el software establecido por la Entidad, el cual es el administrador de los procesos de Gestión Documental del ICETEX, de manera que el resultado de las consultas a nivel nacional se pueda visualizar por medio del Módulo De la Entidad Archivo.

La firma contratista deberá permitir la consulta física, préstamo de documentos de las personas designadas por el ICETEX para tal fin tanto en Bogotá como en los Puntos de Atención Nacional de la entidad.

La firma contratista deberá estipular los valores tanto para consulta urgente como para consulta normal de unidades documentales o cajas.

Así mismo, deberá presentar cada mes un informe especificando la cantidad de consulta, el tipo y cualquier otra variable derivada de esta.

Deberá garantizar el estricto cumplimiento en el procedimiento de consulta y en los tiempos estipulados para la entrega de los documentos consultados definidos previamente en el Plan de Administración de los Archivos y entregado a la Entidad para la ejecución del contrato.

Deberá garantizar un servicio de urgencia en la consulta de documentos que garantice cumplir con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el ICETEX, el cual deberá ser plasmado también en el procedimiento y a su vez aprobado previamente por el Grupo de Archivo.

En el evento en el cual los organismos de control la revisoría fiscal interna, la oficina de control interno realice auditorías que impliquen servicios del contratista como consultas de documentos que no se puedan realizar en forma digital y/o virtual, el organismo de control presentará a la Secretaria General para que a través del grupo de archivo cotice el servicio solicitado de acuerdo con el precio unitario presentado en su propuesta, con el fin de proceder a la solicitud, pero en todo el caso el contratista conservará sus niveles de seguridad, control y vigilancia.

Supervisión y/o Interventoría

El ICETEX puede aleatoriamente realizar las verificaciones físicas virtuales sin costo alguno para la entidad, dado que se deriva de la vigilancia, supervisión y control que el ICETEX está obligado a ejercer durante la ejecución del contrato.

El ICETEX no reconocerá para el pago de la facturación las solicitudes no atendidas o no encontradas por el contratista.

De igual manera todas las consultas de imágenes de documentos del Archivo Central, incluidas las carpetas de los beneficiarios, que sean solicitadas por demanda por parte de los funcionarios del ICETEX y que no se encuentren cargadas en el Modulo de Archivo en el Programa de Gestión Documental deberán ser cargadas por el contratista y los costos relacionados con ocasión de esta actividad serán asumidos en su totalidad por este.

En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de 2002). Archivo General de la Nación.

4.2.2 ADMINISTRACIÓN DE CARPETA DE BENEFICIARIOS EN OPEN FILE

El contratista deberá administrar bajo el esquema de Open File las carpetas de beneficiarios de créditos que el ICETEX determine. Aproximadamente 446.891 Carpetas iniciales.

Adicionalmente las carpetas que se recojan en el mes de diciembre de 2014 y en los años 2015 y 2016 durante la duración del contrato.

4.2.2.1 Transporte de Carpeta de beneficiarios

Realizar el transporte de todas las carpetas pertenecientes a los beneficiarios de créditos educativos de la entidad, correspondiente a 10.877 cajas de archivo (X-300) a la fecha, las cuales se encuentran en buen estado, ubicadas en la bodega la firma que hoy se encuentra contratada a la bodega en la ciudad de Bogotá de la firma contratista seleccionada.

Los costos generados por la actividad del transporte de la totalidad de las carpetas de beneficiarios del ICETEX que se encuentra en custodia del actual contratista, desde la bodega del actual contratista a la bodega del contratista seleccionado deberán ser asumidos en su totalidad por el contratista

4.2.2.2 Verificación y Chequeo Documental de las carpetas de beneficiarios de los créditos educativos otorgado por el ICETEX.

La firma seleccionada deberá realizar la actividad de verificación de cada una de los documentos de las carpetas de legalización de los créditos educativos recogidas durante el mes de diciembre de 2014, los años 2015 y 2016. La firma seleccionada deberá realizar una lista de chequeo estableciendo el estado de las carpetas. La firma seleccionada deberá registrar en un programa la lista de chequeo, las novedades encontradas y entregará un informe dirigido a los supervisores del contrato con el respectivo concepto de viabilidad de los documentos encontrados en las carpetas de los beneficiarios de acuerdo con cada una de las modalidades y líneas de crédito del ICETEX.

4.2.2.3 Almacenamiento y custodia de carpetas de beneficiarios

La firma seleccionada deberá custodiar todas las carpetas de beneficiarios de crédito educativo del ICETEX, aproximadamente 3.626 metros lineales, a la fecha, una vez sea entregado por la firma que hoy tiene la custodia del Archivo, en la Bodega Externa, cuidando la integridad física de cada unidad documental y cada tipo de documentos.

Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos (de computo, cámaras de video), recurso humano (vigilancia), mobiliario, tecnología que garantice la seguridad, la privacidad, y el buen manejo de la información de los documentos que conforman el Archivo del ICETEX, la bodega de almacenamiento deberá cumplir con las mismas especificaciones técnicas, definidas para la bodega de almacenamiento del Archivo Central. Numerales 4.2.1.2 hasta el 4.2.1.3.

Almacenar, conservar, custodiar las 446.891 carpetas de beneficiarios de créditos educativos en cajas X-000, Xxxxxxxxxx el volumen en metros lineales y cantidad de carpetas almacenadas y custodiadas. Así mismo almacenar conservar, custodiar las nuevas carpetas recogidas durante el mes de diciembre de 2014 y los años 2015 y 2016.

4.2.2.4 Clasificación y Ordenación de los documentos

La firma seleccionada deberá clasificar las carpetas de acuerdo con la series documentales definidas en la Tablas de Retención Documental y ordenar los documentos de las carpetas de beneficiarios en orden cronológico, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación en su Acuerdo 042 de 2002, quitando los ganchos de cosedora, los clips mariposa y todos los ganchos metálicos así como adherir los documentos de formatos inferiores al tamaño carta.

Para las carpetas se armaran legajos (cartulinas blancas) con ganchos legajadores plásticos de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la nación. Los legajos deberán foliarse con lápiz negro empezando en el número uno y terminando en el folio 200. Al terminar dicha numeración deberá empezarse un nuevo legajo.

4.2.2.5 Archivo de documentos para la actualización de las carpetas de beneficiarios.

Los documentos generados o recibidos por los funcionarios del ICETEX, dentro de sus actividades diarias como resultado de sus funciones y que tengan que ser archivados al interior de las carpetas de beneficiarios deberán ser trasladados por el proponente seleccionado a la bodega de la firma seleccionada y archivados diariamente en las respectivas carpetas de manera que estás se encuentre actualizadas y disponibles para su consulta. Para el transporte se utilizarán tulas debidamente cerradas con precinto de seguridad y guía de entrega y recibo. Se trasladarán por recorrido hasta 3 tulas con los correspondientes documentos.

Las carpetas de beneficiarios que sean entregadas a la firma seleccionada como resultado de las actividades diarias del ICETEX, deberán ser recibidas por la firma seleccionada, siendo está quien realice todas las actividades concernientes a la organización de los expedientes tales como foliación, rotulado, asignación de códigos xx xxxxxx, pegado de documentos de tamaños inferiores al tamaño carta, alineación de documentos, quitando ganchos de cosedora, así mismo tendrán la responsabilidad de fotocopiar los documentos que se encuentren en papel químico con el fin de garantizar la perdurabilidad y legibilidad de los mismos. Los costos de las fotocopias serán asumidos en su totalidad por el ICETEX.

Dicha actividad deberá realizarse con rigurosidad de manera que se mantengan actualizadas las carpetas de beneficiarios.

4.2.2.6 Descripción documental de las carpetas de beneficiarios

La firma contratista deberá rotular las carpetas de los beneficiarios de los créditos educativos, los legajos para identificar los documentos.

La rotulación y descripción documental de cada legajo y carpeta deberá realizarse de acuerdo con lo establecido por el Grupo de Archivo del ICETEX, siguiendo las normas del Archivo General de la Nación. (Acuerdo 042 de 2002).

Deberá asignar códigos xx xxxxx a todas las carpetas nuevas que se generen en los archivos de gestión.

4.2.2.7 Inventario de las carpetas de beneficiarios

Una vez realizada la descripción documental deberá mantenerse al día el inventario de las carpetas pertenecientes al Archivo de carpetas de beneficiarios de acuerdo con las instrucciones impartidas por el ICETEX. Inventario único documental en hoja del programa Excel. Dicho inventario deberá ser elaborado de acuerdo al Formato Único de Inventario Documental definido por el Archivo General de la Nación (Acuerdo 042 de 2002) así como por los campos establecidos en el sistema de gestión de calidad del ICETEX.

4.2.2.8 Digitalización de las carpetas de beneficiarios

La firma seleccionada deberá digitalizar inmediatamente los documentos de las carpetas de beneficiarios del ICETEX que cumplieron con los requisitos de verificación y chequeo documental.

La firma seleccionada deberá cargar en el aplicativo de gestión documental de la entidad, las imágenes digitalizadas, y los datos de acuerdo con los documentos de las carpetas de beneficiarios que cumplieron los requisitos de verificación y con los parámetros establecidos dentro del programa de Gestión Documental.

La firma seleccionada deberá entregar una base de datos de todas las carpetas digitalizadas y cargadas en el aplicativo de Gestión Documental.

De igual manera la firma seleccionada deberá digitalizar los documentos nuevos con los cuales se actualizaron las carpetas de beneficiarios con el fin de que los expedientes virtuales queden actualizados.

De igual manera deberá volver a cargar nuevamente las carpetas en el aplicativo de Gestión Documental, como los documentos digitalizados, de manera que las carpetas virtuales se encuentren actualizadas y disponibles para su consulta.

4.2.2.9 Cargue de imágenes e información de los servicios de digitalización de los documentos pertenecientes a las Carpetas de Beneficiarios en el Programa de Gestión Documental

El ICETEX tiene implementado el Sistema de Gestión Documental, y cuenta con flujos de trabajo o trámites, así como la creación, almacenamiento de documentación y consulta de los expedientes asociados a dichos trámites propios de cada dependencia y/o series documentales a procesar, por lo que el contratista seleccionado, debe encargarse de entregar

la información procesada, mediante el registro de información y digitalización del documento, para tal efecto podrá contemplar las siguientes alternativas, o en su defecto lo que considere desde el punto de vista tecnológico que cumpla con lo requerido por la Entidad.

Generación de un archivo plano diario; con la estructura definida por el ICETEX y la información correspondiente a los índices de búsqueda por cada serie documental, capturados en el momento de la digitalización y el path completo de ubicación o nombramiento de la imagen correspondiente a cada registro.

Para el cargue de datos e imágenes al Sistema de Gestión Documental del ICETEX, se requiere que dicho proceso se lleve a cabo por el contratista mediante el uso de un web service o de un robot encargado de efectuar el cargue de datos e imágenes, para los dos casos se requiere la validación de ingreso; lo anterior con el fin de preservar la integridad de la información cargada y/o evitar ingresos de información deficiente para el proceso de consultas.

El Contratista se encargará de almacenar los registros e imágenes procesados diariamente en una Carpeta Compartida o mediante FTP designado por el ICETEX.

Tanto la estructura de datos por cada serie documental, como los índices, de consulta de imágenes, y procedimiento de recepción se entregará al proveedor seleccionado para la prestación del servicio.

4.2.2.10 Transferencias al archivo central de las carpetas de beneficiarios

La firma seleccionada deberá realizar las transferencias documentales de las carpetas del os beneficiarios de los créditos educativos, periódicamente cada año de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental y los procedimientos del sistema de gestión de la calidad establecidos por el ICETEX.

Las carpetas de beneficiarios que se transfieran como resultado de la aplicación de las Tablas de Retención documental deberán estar totalmente organizados técnicamente (clasificación, ordenación, descripción documental e inventario documental), antes de ser enviados a la Bodega de Archivo Central.

Todas las transferencias documentales deberán ser autorizadas por parte del Grupo de Archivo de la Secretaría General.

4.2.2.11 Consulta de carpetas de Beneficiarios

La firma seleccionada deberá garantizar un servicio de consultas físicas de carpetas e imágenes de carpetas,

La firma seleccionada deberá establecer el procedimiento claro acerca xxx xxxxxxxx de carpetas de beneficiarios del ICETEX, con el fin de establecer los tiempos de búsqueda y entrega de las carpetas de beneficiarios requeridas y consultadas.

De igual manera deberá utilizar los criterios de búsqueda necesarios para la recuperación de las carpetas de beneficiarios así:

1. No. de identificación tarjeta de identidad o cedula de ciudadanía.

2. No. de Crédito

3. Nombres y Apellidos del Beneficiarios

4. Nombres y Apellidos de Los codeudores.

5. Línea de Crédito.

6. Cualquier otro criterio que permita recuperar las carpetas de beneficiarios.

La firma seleccionada deberá presentar un plan de depuración de las carpetas de beneficiarios basado en las tablas de Retención Documental y las bases de datos de créditos cancelados máximo al sexto mes de ejecución del contrato.

4.2.3 LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

La administración de los Archivos de Gestión incluye las actividades de: clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción, conservación, consulta de documentos así como la actualización de Tablas de Retención Documental.

La firma contratista deberá realizar la administración de los archivos de gestión en las instalaciones en la Sede Central del ICETEX, ubicada en la carrera 3ª No.18-32 en Bogotá D.C., en la jornada laboral comprendida desde las 7:30 a.m. hasta las 6:00 p.m., establecida por el ICETEX. Para realizar dicha administración el contratista deberá tener en cuenta lo reglamentado por el Archivo General de la Nación en la ley 594 de 2000, específicamente el Acuerdo 042 de 2002, el cual “establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas”, las Circulares 004 del 2003 y 012 del 2004 acerca de la organización de las historias laborales y las Normas Técnicas NTCGP1000 de 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública y MECI 1000 de 2005, Sistema de Control Interno.

En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de 2002). Archivo General de la Nación.

Estas actividades deberán realizarse a diario en cada uno de los archivos.

Además deberá suministrar el personal especializado con experiencia en archivística para la administración de dichos archivos en las instalaciones del ICETEX. Como también se contara con personal técnico y auxiliar capacitado para la organización de la documentación. Así mismo, debe trasladar los equipos que considere necesarios para la administración de los archivos.

La firma contratista deberá proporcionar un grupo humano integrado por mínimo doce personas incluyendo el coordinador y los técnicos, para la administración de los archivos de gestión, los cuales deberán estar perfectamente uniformados e identificados.

Los funcionarios de la firma que sean encargados de la administración de los archivos de gestión deberán tener el siguiente perfil:

Coordinador del Grupo de Administración:

Un (1) coordinador con título profesional en Sistemas de Información y Documentación Bibliotecología y Archivística y/o Ciencia de la Información-Bibliotecología y conocimientos en sistemas, con experiencia mínima de 2 años en organización de archivos de gestión y manejo de grupo. Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de retención Documental.

Equipo de técnicos:

Doce (12) técnicos con formación técnica o tecnológica en Archivística y conocimiento en sistemas con experiencia mínima de un año en organización de archivos de gestión. Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de Retención Documental.

El Equipo humano presentado por el contratista será evaluado y aprobado por el ICETEX, para tal efecto, se debe diligenciar el Anexo No.8 relacionado con el compromiso contar con el personal mínimo requerido para la prestación del servicio objeto del presente proceso de selección pública.

El contratista seleccionado dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del contrato, deberá asistir junto con el equipo humano mínimo ofrecido a las instalaciones de la sede central del ICETEX, con las respectivas hojas de vida y sus soportes respectivos, dicho trámite será requisito para la suscripción del acta de inicio del contrato, previa aprobación por parte del comité de interventoría.

Si la firma contratista durante la ejecución del contrato se presente ausencia de personal por un período mayor de cuatro (4) días hábiles o pretenda realizar cambios en el equipo humano inicialmente aceptado que conduzcan al incumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el pliego, sin el previo consentimiento o aprobación por parte del ICETEX, será objeto de multas diarias en un porcentaje equivalente al 0,5% del valor total del contrato, hasta tanto el equipo humano cumpla nuevamente los requisitos establecidos en el presente pliego, propuesta y contrato, la cual se descontará de la factura correspondiente que se encuentre pendiente de pago.

Para realizar la administración de los archivos de gestión el contratista deberá disponer de doce (12) técnicos que forman parte del “equipo clave” en las instalaciones del ICETEX, con el fin de ejecutar las actividades de la administración de los archivos de gestión como son: La recepción de documentos destinados al archivo, la consulta, la organización de carpetas, la ordenación cronológica y la foliación y demás actividades relacionadas con esta función. De acuerdo con las necesidades de la Entidad, podrán ser hasta dos funcionarios dependiendo del volumen documental de las áreas. Así mismo, el formato correspondiente a la entrega por parte de los funcionarios del ICETEX y la recepción de dicho formato en el cual se relacionan los documentos deberá ir debidamente suscrito por parte del funcionario y del técnico asignado por el contratista adjudicatario.

Dichos técnicos deberán estar disponibles tiempo completo para ejecutar a las áreas de cada piso o donde el ICETEX, así lo requiera, con el fin de que los procedimientos de entrega de documentos y consulta se realicen en menor tiempo al establecido y minimizando los errores.

El ICETEX podrá solicitar la ampliación del número de los técnicos en cada piso de acuerdo con las necesidades y requerimientos de la entidad.

4.2.3.1. Plan de Trabajo

Para la administración de los archivos de gestión la firma contratista deberá presentar un plan de trabajo, estableciendo el cronograma de trabajo número de personas, equipos, horarios, actividades a desarrollar.

Todos los insumos generados por la administración de los archivos de gestión deberán ser aportados por la firma contratista.

4.2.3.2. Listado de insumos que deberá proveer la firma contratista

 Cajas de Archivo (x-300) de ser necesarias.

 Carpetas desasificadas (para las historias laborales y los expedientes de conservación total).

 Carpetas xx Xxxx con marbete vertical.

 Cartulinas legajadoras en propalcote de 320 gr PH neutro, baja densidad, tamaño 34.5 x 25. cm.

 Ganchos legajadores plásticos.

 Rótulos adhesivos (Marbetes).

 Papelería Necesaria.

Todos los equipos de cómputo, impresoras, scanner, lector de código xx xxxxxx, necesarias para la administración de los archivos de gestión, deberán ser aportados por la firma contratista.

4.2.3.3. Módulo para el control de los documentos

La firma contratista deberá establecer mecanismos para la automatización de las actividades relacionadas con la consulta, devolución, préstamo y transferencias documentales en los archivos de gestión. Para el efecto deberá utilizar el Modulo de préstamos del aplicativo de Gestión Documental del ICETEX, de manera que permita visualizar en línea las actividades de gestión documental tales como: las consultas de información, entregas de documentos al archivo, transferencias documentales y las demás que sean solicitadas por la Entidad.

Para realizar dicho control deberá incluir los lectores de etiquetas, etiquetas y demás equipos necesarios para la administración.

Las actividades automatizadas mediante el Modulo son:

 Actualización del Inventario Documental.

 Transferencia de documentos al Archivo Central.

 Consulta de Documentos (incluye solicitud, préstamo y devolución).

Las actividades a desarrollar dentro de la administración de los archivos de gestión serán las siguientes:

4.2.3.4. Clasificación de los documentos

La firma contratada por el ICETEX deberá clasificar los documentos de acuerdo con las series documentales establecidas en las Tablas de Retención Documental de cada dependencia, las cuales serán entregadas por el ICETEX.

4.2.3.5. Ordenación de los documentos

La firma contratista deberá ordenar los documentos en estricto orden cronológico, de acuerdo con el principio de orden original y expediente único definidos por el Archivo General de la Nación, (Acuerdos 042 de 2002 y 02 de 2014 del Archivo General de la Nación), quitando los ganchos de cosedora, los clips mariposa y todos los ganchos metálicos así como adherir los documentos de formatos inferiores al tamaño carta.

Para las carpetas se armaran legajos (cartulinas blancas) con ganchos legajadores plásticos de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la nación. Los legajos deberán foliarse con lápiz negro empezando en el número uno y terminando en el folio 200. Al terminar dicha numeración deberá empezarse un nuevo legajo.

4.2.3.6. Actualización de los documentos

Los documentos generados o recibidos por los funcionarios dentro de sus actividades diarias como resultado de sus funciones deberán ser archivados diariamente de acuerdo con las series y subseries existentes en las Tablas de Retención Documental de cada Dependencia y/o Oficina del ICETEX.

Las carpetas que sean entregadas al archivo como resultado de las actividades diarias del ICETEX deberán ser recibidas por la firma contratista siendo está quien realice todas las actividades concernientes a la organización de los expedientes tales como foliación, rotulado, asignación de códigos xx xxxxxx, pegado de documentos de tamaños inferiores al tamaño carta, alineación de documentos, quitando ganchos de cosedora, así mismo tendrán la responsabilidad de fotocopiar los documentos que se encuentren en papel químico con el fin de garantizar la perdurabilidad y legibilidad de los mismos. Los costos de las fotocopias serán asumidos en su totalidad por el ICETEX.

Dicha actividad deberá realizarse con rigurosidad de manera que se mantengan actualizados los diferentes expedientes.

El ICETEX establecerá los tiempos y horarios de entrega de recepción de los documentos para la actualización de los expedientes.

4.2.3.7. Descripción documental e inventario

La firma contratista deberá rotular las carpetas, los legajos y cajas al interior de cada archivo rodante para identificar los documentos.

La rotulación y descripción documental de cada legajo y carpeta deberá realizarse de acuerdo a lo establecido por el Grupo de Archivo del ICETEX siguiendo las normas del Archivo General de la Nación. (Acuerdo 042 de 2002).

Deberá asignar códigos xx xxxxx a todas las unidades documentales nuevas que se generen en los archivos de gestión.

4.2.3.8. Inventario de documentos

Una vez realizada la descripción documental deberá mantenerse al día el inventario de los documentos pertenecientes al Archivo de cada oficina de acuerdo con las instrucciones impartidas por el ICETEX. Inventario único documental en hoja del programa Excel.

Dicho inventario deberá ser elaborado de acuerdo al Formato Único de Inventario Documental definido por el Archivo General de la Nación (Acuerdo 042 de 2002) así como por los campos establecidos en el sistema de gestión de calidad del ICETEX.

4.2.3.9. Transferencias al archivo central

La firma contratista deberá realizar las transferencias documentales periódicamente cada año de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental y los procedimientos del sistema de gestión de la calidad establecidos por el ICETEX.

Los Archivos de Gestión deberán mantener los documentos pertenecientes a las vigencias anterior y actual únicamente para los documentos administrativos. Las demás series se regirán por los tiempos determinados en las Tablas de Retención Documental.

Los documentos que se transfieran de los archivos de Gestión al Archivo Central del ICETEX, almacenado en la Bodega de la firma contratada, como resultado de la aplicación de las Tablas de Retención documental deberán estar totalmente organizados técnicamente (clasificación, ordenación, descripción documental e inventario documental), antes de ser enviados a la Bodega.

Todas las transferencias documentales de los Archivos de Gestión al Archivo Central deberán ser autorizadas por parte del Grupo de Archivo de la Secretaría General.

4.2.3.10. Transporte de las transferencias

La firma contratista deberá realizar el transporte de los documentos relacionados por el ICETEX como resultado de las respectivas transferencias documentales de los archivos de gestión de las oficinas del edificio de la Sede Central hasta el lugar donde se encuentre la Bodega de la firma.

El transporte deberá realizarse en vehículos especializados para el transporte de documentos de archivo modelo 2009 en adelante, los cuales deberán estar acondicionados en su parte técnica para proteger los documentos bajo las medidas de seguridad y cuidado necesarios para que la información no sufra daño alguno.

CIUDAD	DIRECCION	TELEFONO
Transferencia de los Archivos de Gestión
BOGOTA	Xxxxxxx. 0 Xx. 00-00	TEL: 0000000

4.2.3.11. Recepción de las transferencias

El contratista seleccionado recibirá para custodia en su bodega, las respectivas transferencias documentales recogidas en el Edificio de la Sede Central o donde el ICETEX así lo determine.

Deberá tener en cuenta la respectiva volumetría de las transferencias, y actualizar la volumetría total del archivo del ICETEX.

4.2.3.12. Conservación de documentos de las transferencias

La firma contratista deberá proveer todas las Unidades de Conservación (cajas, y carpetas necesarias para garantizar la adecuada conservación de los documentos que van a ser objeto de las transferencias documentales desde el edificio de la presidencia o el lugar que el ICETEX indique hasta la Bodega de Almacenamiento propia o en arriendo en donde se almacene el Archivo Central de la Entidad.

En cuanto a las carpetas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan su normal uso. El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio cuando a partir de la observación se evidencie dicha situación.

4.2.3.13. Consulta de los documentos

La firma contratista deberá cumplir el procedimiento para la consulta de documentos establecido por el Sistema de Gestión de Calidad

Deberá utilizar las guías y formatos utilizados por el Archivo General de la Nación como afueras, y formatos xx xxxxxxxx documental y los reglamentados por la Entidad.

Deberá presentar informes estadísticos mensuales de las consultas de los archivos de gestión de las instalaciones del edificio central del ICETEX.

Además de las actividades descritas, la firma contratista deberá mantener al día los archivos de gestión, proveyendo el servicio de consulta para los funcionarios del ICETEX dentro de los horarios de jornada laboral del ICETEX, o en los eventos en que el ICETEX así lo disponga.

La firma contratista deberá garantizar la estricta confidencialidad de los documentos pertenecientes a los archivos de gestión.

De igual manera todas las consultas de imágenes de documentos, incluidas las carpetas de beneficiarios pertenecientes a los Archivos de Gestión que sean solicitadas por demanda por parte de los funcionarios del ICETEX y que no se encuentren cargadas en el Modulo de Archivo en el Aplicativo de Gestión Documental, deberán ser cargadas por el contratista y los costos relacionados con ocasión de esta actividad serán asumidos en su totalidad por este.

4.2.3.14. Actualización de las Tablas de Retención Documental

La firma contratista apoyará al ICETEX en la actualización de las Tablas de Retención Documental, siguiendo toda la metodología descrita por el Archivo General de la Nación (Acuerdo 04 de 2013), si durante el periodo de ejecución del contrato que resulte de esta Selección Pública el ICETEX sufriere cambios en su estructura orgánica. Así mismo deberá realizar las modificaciones pertinentes en los inventarios documentales de acuerdo a las modificaciones realizadas en las series y subseries de las Tablas de Retención Documental vigentes de acuerdo con las necesidades o requerimiento del ICETEX.

4.2.3.15. Actualización de inventarios, Tablas de Retención Documental en el Aplicativo de Gestión Documental

La firma contratista deberá apoyar al ICETEX en la actualización actualizar de manera periódica (mensual) los inventarios de los Archivos de Gestión y Central en el aplicativo de Gestión Documental.

4.2.3.16. Restauración documental

La firma contratista debe garantizar la preservación de los documentos, realizando una restauración documental donde se presenten: rasgaduras, fisuras, deterioro del documento, daños que perjudique la información contenida.

4.2.3.17. Digitalización de expedientes

La firma contratista seleccionada deberá digitalizar los documentos que el ICETEX requiera de acuerdo con la valoración documental establecida en las Tablas de Retención Documental.

Los documentos digitalizados deberán cargarse en el aplicativo de Gestión Documental y garantizar los backups correspondientes.

La firma contratista deberá tener en cuenta las normas Internacionales relacionadas con los procesos de digitalización como son: ISO26:122 “Pautas para la digitalización responsable”, ISO 19:005 “PDF/A”, ISO: 23081 “Metadatos para el acceso a los documentos electrónicos. ISO

26.102 “Requisitos para la Preservación de documentos electrónicos. ISO: 15.801 “Almacenamiento Electrónico. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad; con el fin de garantizar la confiabilidad, integridad y disponibilidad de las imágenes digitalizadas.

4.2.3.17.1. Cargué de Imágenes e información de los servicios de digitalización de los documentos pertenecientes al Archivo de Gestión en el Programa de Gestión Documental

El ICETEX tiene implementado el Sistema de Gestión Documental y cuenta con flujos de trabajo ó trámites, así como la creación, almacenamiento de documentación y consulta de los expedientes asociados a dichos trámites propios de cada dependencia y/o series documentales a procesar, por lo que el contratista seleccionado, debe encargarse de entregar la información procesada, mediante el registro de información y digitalización del documento, para tal efecto podrá contemplar las siguientes alternativas, o en su defecto lo que considere desde el punto de vista tecnológico que cumpla con lo requerido por la Entidad

Generación de un archivo plano diario; con la estructura definida por el ICETEX y la información correspondiente a los índices de búsqueda por cada serie documental Títulos, capturados en el momento de la digitalización y el path completo de ubicación ó nombramiento de la imagen correspondiente a cada registro.

Para el cargue de datos e imágenes al Sistema de Gestión Documental del ICETEX, se requiere que dicho proceso se lleve a cabo por el contratista mediante el uso de un web service o de un robot encargado de efectuar el cargue de datos e imágenes, para los dos casos se requiere la validación de ingreso; lo anterior con el fin de preservar la integridad de la información cargada y/o evitar ingresos de información deficiente para el proceso de consultas.

El Contratista se encargará de almacenar los registros e imágenes procesados diariamente en una Carpeta Compartida o mediante FTP designado por el ICETEX.

Tanto la estructura de datos por cada serie documental, como los índices, de consulta de imágenes, y procedimiento de recepción se entregará al proveedor seleccionado para la prestación del servicio.

4.2.3.17.2. Requerimientos Técnicos para el cargue de Imágenes en el Programa de Gestión Documental

 Los archivos (registros) vendrán en letras mayúsculas y no contendrán caracteres especiales tipo (Tildes, comillas, *corchetes,$)

 Los archivos (registros) que serán suministrados por parte del Contratista deberán ser depurados (sin errores).

 No deben existir registros duplicados (cada registro es único en código en el sistema).

 Las imágenes deberán estar nombradas con el código único asignado al registro

 En los archivos planos los campos deberán estar separados por (Tabulador).

 Las características de fiabilidad, calidad, y veracidad, de la información entregadas para el cargué de imágenes serán responsabilidad del contratista.

El ICETEX realizara control y seguimiento de la información que se encuentre en el aplicativo de Gestión Documental para verificar el cargue de la información y realizará las auditorias necesarias y durante el tiempo que requiera para validar que la información cumple con los parámetros de confiabilidad, integridad y consulta.

4.2.3.18 Elaboración hojas de control contratos 2014, 2015, 2016 y actualización hojas de control historias laborales

El contratista seleccionado deberá elaborar y actualizar las hojas de control relacionando uno a uno los documentos pertenecientes a los contratos de los años 2014, 2015 y 2016. De igual manera deberá actualizar de manera continua las hojas de control de las historias laborales del ICETEX.

A continuación se relaciona la volumetría y ubicación aproximada de los archivos de gestión.

VOLUMETRIA

OFICINAS Y VOLUMETRIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LA SEDE CENTRAL DEL ICETEX

VOLUMETRIA DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTIÓN
PISO	DEPENDENCIA	VOLUMEN EN METROS LINEALES
3	VICEPRESIDENCIA DE TECNOLOGIA Y OPERACIONES	3,5
	DIRECCION DE TECNOLOGIA
	GRUPO DE INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGIA
	GRUPO DE SISTEMAS DE INFORMACION
	OFICINA DE RIESGOS	8
	VICEPRESIDENCIA DE FONDOS EN ADMINISTRACION	5
	OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES	51,5
4	OFICINA ASESORA JURIDICA	34
	OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES	5
	OFICINA ASESORA DE PLANEACION	8
	OFICINA COMERCIAL Y DE MERCADEO	8,5
	OFICINA DE CONTROL INTERNO	14
5	VICEPRESIDENCIA DE CRÉDITO Y COBRANZA	11
	GRUPO DE CONTRATACION	43
6	VICEPRESIDENCIA DE FONDOS EN ADMINISTRACION	53,5
	VICEPRESIDENCIA FINANCIERA	5,25

7	DIRECCION DE CONTABILIDAD	26
	DIRECCION DE TESORERIA	14
	GRUPO XX XXXXXXX HUMANO	7
	GRUPO ARCHIVO	3,25
	GRUPO XX XXXXXXX HUMANO- HISTORIAS LABORALES	1
	GRUPO DE PRESUPUESTO	18,25
	SECRETARIA GENERAL	14,25
8	GRUPO DE CONTRATACIÓN	61
	GRUPO XX XXXXXXX HUMANO- HISTORIAS LABORALES	12
	GRUPO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS	5
	DIRECCION DE TESORERIA	21
	DIRECCION DE CONTABILIDAD	3
	GRUPO DE CREDITO	1
	GRUPO DE CARTERA	6
	DIRECCION DE COBRANZA	3
	VICEPRESIDENCIA DE FONDOS EN ADMINISTRACION	13
	GRUPO DE CONTRATACION - ACCES	14
	GRUPO DE CORRESPONDENCIA	16
	PRESIDENCIA	13
	GRUPO DE CONTRATACION	2
	TOTAL METROS LINEALES	504

La anterior volumetría y ubicación es aproximada, por lo cual el ICETEX se reserva los derechos de aumentar o disminuir el servicio objeto del presente proceso de selección pública, de acuerdo con los requerimientos de la Entidad.

4.2.4 ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE LOS TITULOS VALORES DEL ICETEX

La Administración y Custodia de los Títulos Valores incluye las actividades de: recolección, transporte, almacenamiento, conservación y consulta de los títulos valores.

El contratista seleccionado deberá recoger en la ciudad de Bogotá los títulos valores en las instalaciones de la firma que actualmente almacena y custodia los títulos valores del ICETEX.

El contratista seleccionado deberá realizar inventario de los títulos valores mínimo dos (2) veces al año y mensualmente entregará al ICETEX certificación en la cual se registre el número de títulos valores recibidos en el periodo en mención, junto con los datos principales que se han indicados por ICETEX posteriormente

4.2.4.1. Transporte de los Títulos Valores Actuales

Previo a esta actividad el contratista deberá realizar la actividad de Recepción de los Títulos Valores.

El contratista seleccionado deberá recoger en la ciudad de Bogotá los títulos valores en las instalaciones de la firma que actualmente almacena y custodia los títulos valores del ICETEX.

La firma contratista deberá chequear uno a uno los títulos valores entregados por la firma contratada por el ICETEX para la custodia y almacenamiento de los títulos valores, identificando, nombre, Número de identificación, número de folios de cada garantía e inventario.

El ICETEX entregará a la firma contratista la base de datos actualizada de los 554.240 títulos valores cuya información es la siguiente: 1) Línea; 2) Sublinea; 3) Modalidad; 4) Xxxxxx; 0)

Crédito; 6) Tipoid_benef; 7) Identif_benef; 8) Nombre_benef; 9) Ciudad_benef; 10).

Direcc_benef; 11) Telefo_benef; 12) Tipoid_d1; 13) Identi_d1; 14) Nombre_d1; 15) Ciudad_d1;

16) Direcc_d1; 17) Telefo_d1; 18) Tipoid_d2; 19) Identi_d2; 20) Nombre_d2; 21) Ciudad_d2;

22) direcc_d2; 23) Telefo_d2; 24) Secuencial; 25) Elegibilidad.

Los títulos valores están conformados por el pagaré y la carta de instrucciones o de compromiso, y o poder según sea el tipo de crédito de dos a seis folios, tamaño oficio o carta, están grapados con gancho de cosedora y guardados en bolsas plásticas y con un código xx xxxxxx único para su recuperación.

La firma seleccionada entregará al ICETEX una lista de chequeo de la actividad de recepción realizada con la firma que actualmente custodia los títulos valores. La entrega debe constar en un Acta.

La firma contratista deberá transportar los títulos valores que se encuentran en las instalaciones de la firma que actualmente almacena y custodia los títulos valores del ICETEX y transportarlos a una Bodega de su propiedad o en arriendo que cumpla con las especificaciones técnicas antes señaladas.

El contratista deberá realizar el transporte de títulos valores y carpetas de beneficiarios en vehículos de empresas especializadas en el transporte de títulos valores a nivel nacional modelo 2009 o superior, dispuestos para el adecuado almacenamiento y conservación durante el transporte de documentos y como mínimo deberán contemplar los siguientes niveles de seguridad:

Transporte de títulos valores y carpetas de beneficiarios en tulas de seguridad.

Sellos de seguridad con numeración única. Planillas numeradas de control de transporte.

Documentos y registros que identifiquen el personal autorizado por el proponente para realizar recolección.

Manejo de claves personalizadas.

Punteo de envío y recepción de títulos valores.

Nota: El contratista seleccionado, una vez adjudicado el contrato presentará un esquema o alternativa de transporte, la cual deberá ser aprobada por el ICETEX.

La firma contratista deberá presentar los procedimientos de traslado de un lugar a otro, indicando el número xx xxxxx que va a transportar, los tiempos de recorrido, la cantidad de envíos diarios y la totalidad de ellos.

El contratista seleccionada deberá garantizar la integridad de cada una de los títulos valores y de sus unidades de conservación durante el traslado a su bodega

Los costos generados por la actividad del transporte de la totalidad de los títulos valores del ICETEX que se encuentra en custodia del actual contratista desde la bodega del actual contratista a la bodega del contratista seleccionado deberán ser asumidos en su totalidad por el contratista.

CIUDAD	DIRECCION	TELEFONO
Títulos Valores
BODEGA FIRMA EXTERNA	Xxxxx 00 X Xx. 00 X 43	TEL: 0000000.

4.2.4.2. Almacenamiento de los Títulos Valores actuales

Para todas las actividades relacionadas con el almacenamiento se deben tener en cuenta y rigen las condiciones descritas para los almacenamientos contemplados en el Acuerdo 037 de 2002, del Archivo General de la Nación.

La firma contratista deberá contar con una bóveda en BOGOTÁ D.C., que reúna las condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo No. 037 de 2002, para el almacenamiento de los títulos valores del ICETEX, que actualmente corresponden a 600 metros lineales.

En todo caso, el ICETEX se reserva el derecho de solicitar al Archivo General de la Nación una visita, para verificar las condiciones físicas y técnicas de la bóveda, una vez adjudicado el proceso de selección pública del contratista. El contratista seleccionado estará obligado a realizar los ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación.

La firma elegida deberá proveer del Espacio físico adecuado para el almacenamiento del Archivo de los títulos valores del ICETEX, los estantes necesarios para su ubicación física, las cajas X-300 y demás insumos necesarios que garanticen su almacenamiento y seguridad.

El edificio y local destinado deberá cumplir con las condiciones de edificación, estructura, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

Por tratarse de títulos valores se solicita que la custodia sea en bóvedas, las cuales deben estar debidamente protegidas contra incendios, grabación de imagen y voz digital, así como control de acceso.

En ningún caso la firma contratista podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de los Títulos Valores de la Bóveda inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por escrito del ICETEX.

4.2.4.3. Custodia de los Títulos Valores actuales

El contratista seleccionado garantizará la custodia de los títulos valores del ICETEX una vez sean entregados por la firma que actualmente tiene la custodia de los mencionados títulos.

La firma contratista deberá custodiar el Archivo de los títulos valores del ICETEX en sus instalaciones, cuidando la integridad física de cada unidad documental.

Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos (de computo, cámaras de video), recurso humano (vigilancia), mobiliario, tecnología que garantice la seguridad, la privacidad, y el buen manejo de la información de los documentos que conforman el Archivo de títulos valores del ICETEX.

Los equipos de cómputo del CONTRATISTA deben cumplir los siguientes requerimientos de seguridad de la información:

 El no uso de los dispositivos para conexión de unidades de almacenamiento externo USB y discos duros externos,

 El no uso de las unidades CD o DVD.

 Restricción de navegación en internet.

 Restricción en la configuración y uso de correos electrónicos.

Así mismo, la bóveda debe adoptar medidas de protección contra situaciones de emergencia, tales como:

 Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia.

 Personal de vigilancia capacitado.

 Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales, sistemas de extinción fijos.

 Puertas cortafuego.

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas. (Acuerdo 50 del 5 xx xxxx de 2000).

Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkafan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.

El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales. (Acuerdo 037 de septiembre de 2002).

La firma contratista deberá garantizar vigilancia las 24 horas con personal calificado.

La firma contratista deberá garantizar que cuenta en su instalaciones con Circuito cerrado de televisión, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de temperatura, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de temperatura, de calor, humo y brigadas contra incendios, controles de roedores, de insectos.

La firma contratista deberá garantizar que cuenta con bóvedas de almacenamiento independientes, ubicadas de manera adecuada lejos xx xxxxx, sótanos, tuberías, equipos eléctricos.

La firma contratista deberá minimizar los riesgos y garantizar condiciones mínimas de seguridad como:

Red eléctrica, Red estructurada, Sistemas de pararrayos, sistemas de iluminación, sensorizados, red telefónica, red sistemas de cómputo, extintores automáticos, plantas eléctricas de emergencia.

La firma contratista deberá custodiar la totalidad del Archivo de títulos valores del ICETEX y los títulos valores transferidos posteriormente como resultado de su normal desarrollo.

En caso de extravío de un Titulo Valor y se demuestre previo el debido proceso respectivo, responsabilidad directa u omisión por parte del contratista y que no existe una causal de fuerza mayor o caso fortuito excluyente de responsabilidad, sin perjuicio de que la firma seleccionada adelante a su xxxxx el proceso de cancelación y reposición del Título Valor, ante el juez de la jurisdicción competente en el territorio nacional, el ICETEX podrá imponer multa o hará efectiva la cláusula penal pecuniaria a su elección. Para tales efectos la cláusula penal pecuniaria cubrirá el 100% del monto de cada uno de los títulos extraviados. Éste monto se define de acuerdo con las garantías que respaldan el 100% del valor de la obligación que registra nuestro aplicativo, dado que la obligación está compuesta por: a) Saldo capital; b) Intereses corrientes; c) Intereses xx xxxx; d) Primas.

Si en el evento de hacer efectivo un título valor por parte de quién designe el ICETEX o a través de un tercero para adelantar la acción judicial del cobro ejecutivo, se evidencia que dicho título valor no reúne los requisitos, el contratista que resulte seleccionado en el presente proceso responderá por un monto del 100% de dicho título ejecutivo, sin perjuicio de que éste sea llamado en garantía dentro de la respectiva actuación judicial que se adelanta.

En los casos en los cuales el contratista detecte cualquier tipo de perdida de los títulos valor, deberá informar inmediatamente al ICETEX en forma escrita

En ningún caso el contratista podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de Títulos Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por escrito del ICETEX.

4.2.4.4. Software y Hardware de los Títulos Valores actuales

El ICETEX entregará a la firma contratista la base de datos actualizada de los títulos valores.

La firma contratista deberá crear una base de datos parametrizable con las herramientas tecnológicas con que cuenta el ICETEX, que se pueda visualizar a través del Programa de Gestión Documental de la Entidad.

Se deberá crear una opción que permita la consulta en línea de los títulos valores del ICETEX a través del Programa de Gestión Documental.

Dentro de la aplicación los campos que debe tener la Base de datos de títulos valores son los siguientes:

1) Línea; 2) sublinea; 3) modalidad; 4) pagaré; 5) crédito; 6) tipoid_benef; 7) identif_benef; 8) nombre_benef; 9) ciudad_benef; 10)direcc_benef; 11) telefo_benef; 12) tipoid_d1; 13) identi_d1; 14) nombre_d1; 15) ciudad_d1; 16) direcc_d1; 17) telefo_d1; 18) tipoid_d2; 19) identi_d2; 20) nombre_d2; 21) ciudad_d2; 22) direcc_d2; 23) telefo_d2; 24) secuencial; 25) elegibilidad.

La firma contratista deberá registrar todos los títulos valores el ICETEX.

4.2.4.5. Conservación de los Títulos Valores Actuales

La firma contratista deberá de ser necesario proveer todas las Unidades de Conservación (cajas, y bolsas para garantizar la adecuada conservación de los títulos valores que van a ser objeto del transporte de la Bodega de la firma que tiene en la actualidad la custodia de los títulos valores hasta la Bodega de su propiedad o en arriendo en donde almacenará y custodiará los títulos valores del ICETEX.

Así mismo deberá proveer aquellas cajas y bolsas que por su continuo uso y manipulación resulten deterioradas, rotas, desvencijadas, sucias. El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio cuando a partir de la observación se evidencie dicha situación.

La firma contratista deberá informar al ICETEX los casos de los títulos valores que le sean entregados en su poder en mal estado por parte del actual contratista.

4.2.4.6. Consulta de los Títulos Valores actuales

La firma contratista deberá garantizar la consulta, solicitudes de envío y recolección, vía WEB, y deberá permitir la consulta, préstamo de títulos valores a los funcionarios designados por el ICETEX para tal fin.

La firma contratista deberá establecer el procedimiento claro acerca xxx xxxxxxxx de títulos valores del ICETEX, con el fin de establecer los tiempos de búsqueda y entrega de los documentos requeridos y consultados. De igual manera deberá utilizar los criterios de búsqueda necesarios para la recuperación de los títulos valores así.

1. No. de identificación tarjeta de identidad o cedula de ciudadanía.

2. No. de Crédito

3. Nombres y Apellidos del Beneficiarios

4. Nombres y Apellidos de Los codeudores.

5. Línea de Crédito.

Cualquier otro criterio que permita recuperar los títulos valores.

Deberá garantizar el estricto cumplimiento en el procedimiento de consulta y en los tiempos estipulados para la entrega de los títulos valores.

Deberá garantizar un servicio de emergencia en la consulta de títulos valores que cumpla con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el ICETEX, el cual deberá ser plasmado también en el procedimiento mencionado anteriormente.

Cualquier tipo de proceso relacionado con los Títulos Valores que por alguna causa requiera su realización por fuera de las instalaciones de la firma contratista, deberá solicitarse previamente por escrito justificando su ejecución, al ICETEX.

En caso de una emergencia el contratista debe garantizar la consulta de títulos valores, dando cumplimiento con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el ICETEX, teniendo en cuenta los procedimientos y la autorización del Grupo de Archivo. Para lo cual deberá presentar su plan de continuidad del negocio.

En el evento en el cual los Organismos de Control, la Revisoría Fiscal interna, la Oficina de Control Interno realice auditorías que impliquen servicios del contratista como consultas de documentos que no se puedan realizar en forma digital y/o virtual, el organismo de control presentará la solicitud a la Secretaria General, para que a través del Grupo de Archivo cotice el servicio solicitado de acuerdo con el precio unitario presentado en su propuesta, con el fin de proceder a la solicitud, pero en todo caso el contratista conservará sus niveles de seguridad, control y vigilancia.

SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORIA

El ICETEX puede aleatoriamente realizar las verificaciones físicas en las instalaciones del contratista, en sus propias instalaciones y/o verificaciones virtuales sin costo alguno para la Entidad, dado que se deriva de la vigilancia, supervisión y control que el ICETEX está obligado a ejercer durante la ejecución del contrato.

El ICETEX no reconocerá para el pago de la facturación las solicitudes de títulos valores no atendidas o no encontradas por el contratista dentro de los términos de tiempo establecidos.

De igual manera todas las consultas de imágenes de títulos valores que sean solicitadas por demanda por parte de los funcionarios del ICETEX y que no se encuentren cargadas en el Modulo de Archivo en el Aplicativo de Gestión Documental, deberán ser cargadas por el contratista y los costos relacionados con ocasión de esta actividad serán asumidos en su totalidad por este.

En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos, de los títulos valores a las empresas que contrate para la prestación de los servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos y servicios contratados. (Acuerdo 037 de septiembre 20 de 2002). Archivo General de la Nación.

La firma seleccionada deberá presentar un plan de depuración de los títulos valores basado en las tablas de Retención Documental y las bases de datos de créditos cancelados máximo al sexto mes de ejecución del contrato.

4.2.5 RECEPCIÓN DE LOS TÍTULOS VALORES EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), COOPERATIVAS Y PUNTOS DE ATENCIÓN DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL.

La recepción de los títulos valores en las Instituciones de Educación Superior IES, Cooperativas y Puntos de Atención del ICETEX a Nivel nacional incluye las actividades de: Transporte, verificación jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia, conservación y consulta de las carpetas y títulos valores del ICETEX aprobados durante el mes de diciembre de 2014 y los años 2015 y 2016, y/o dentro del plazo de ejecución del contrato.

La legalización de los créditos educativos aprobados por el ICETEX, se realiza en la Instituciones de Educación Superior (IES) y Cooperativas con la cuales actualmente tiene conformado un fondo y en los puntos de atención del ICETEX a nivel nacional, donde reposan las carpetas de documentos presentados por los beneficiarios y los títulos valores que soportan la información registrada en los tramites de crédito; por lo tanto, el proponente seleccionado deberá efectuar la recolección y digitalización de carpetas de los documentos mencionados, durante el mes de diciembre de 2014, los años 2015 al 2016 y/o dentro del plazo de ejecución del contrato en los términos y tiempos establecidos para ello. En tal sentido el Contratista deberá ir a las respectivas IES, Cooperativas y a los puntos de atención del ICETEX a nivel nacional por lo menos una vez a la semana.

En consecuencia, el proponente debe informar o indicar en su propuesta el costo unitario de recolección y verificación jurídica en sitio (en cada una de las IES y puntos de atención), transporte, verificación jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia y consulta de la carpeta del beneficiario y título valor, que deben ser recolectados en las Instituciones de Educación Superior I.E.S con las que actualmente el ICETEX tiene convenios y donde el ICETEX tenga o guarde un título valor.

De igual forma deberá realizar la recolección de todos los pagarés y carpetas de beneficiarios de vigencias anteriores al 2014, que las IES le entreguen para recoger.

Si durante la ejecución del contrato el ICETEX suscribiera o cancelara un convenio con alguna otra IES o con otra Cooperativa el contratista deberá incluirlo dentro de su plan de recolección y por ende disponer de toda la logística para llevar a cabo la operación de recolección.

El procedimiento a tener en cuenta en las diferentes etapas se describe a continuación:

Recepción, verificación chequeo por parte del Grupo de títulos valores, las tareas son: 1. Verificar identificación y nombre beneficiario, numero de folios de cada garantía entregada por la IES, Cooperativa y/o Puntos de Atención a nivel nacional. 2 .Lista de chequeo del estado del pagare 3. Lista de chequeo validez jurídica 4. Se consulta el WEB service y se actualiza el estado en el que se encuentra el crédito (Se requiere computador Portátil para actualizar el Web Service) La información suministrada por el WebService será la siguiente: 1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad; 4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef; 8)nombre_benef; 9)ciudad_benef; 10)direcc_benef ; 11)telefo_benef; 12)tipoid_d1; 13)identi_d1; 14)nombre_d1; 15)ciudad_d1; 16)direcc_d1; 17)telefo_d1; 18)tipoid_d2; 19)identi_d2; 20)nombre_d2; 21)ciudad_d2;

	22)direcc_d2; 23)telefo_d2; 24)secuencial; 25)elegibilidad. Se imprime listado de títulos valores recibidos que cumplieron lista de chequeo. A través del WEB service se informa al ICETEX el concepto jurídico emitido. Características: Cada paquete conformado por 2 a 6 folios, tamaño oficio o carta, están grapados con gancho de cosedora y guardados en bolsas plásticas y cajas.
Transporte de las títulos valores	Transporte de los títulos valores y carpetas recolectados en las IES, Cooperativas y en los puntos de Atención al sitio de almacenamiento, en vehículos para el transporte de documentos de valor a nivel nacional modelo 2009 o superior dispuestos para el adecuado almacenamiento y conservación durante el transporte.
Almacenamiento	Almacenamiento de los títulos valores y carpetas recolectados en las IES, Cooperativas y en los puntos de Atención del ICETEX. Se tienen en cuenta los requerimientos sobre instalaciones.
Custodia	Custodia de los títulos valores y carpetas, en este ítem se tendrán en cuenta todas las recomendaciones emitidas por el Archivo General de la Nación relacionadas con los sistemas de seguridad, vigilancia y prevención.
Digitalización	Digitalización – si pasa los chequeos de verificación jurídica anteriores, se digitaliza inmediatamente el título valor (escaneo mínimo 300 dpi) junto con la carpeta de beneficiario (Carpeta Legal- Garantía y soportes- Carpeta Comercial- Documentos Soporte) se trasmiten vía Web Service al ICETEX.
Software y Hardware Registro en base de datos de gestión documental y almacenamiento de imágenes digitalizadas de los títulos valores.	En este ítem se exige y evalúa el cumplimiento de los requerimientos mínimos referentes a: Equipos de Cómputo, Software y espacios Locativos para Procesos Técnicos y de Consulta
Consulta de títulos valores	En este ítem se exigen los procedimientos de consulta entrega, copias y devolución de títulos valores, del Sistema de Gestión de Calidad.

El contratista deberá proveer un esquema automático de comunicación con las IES, Cooperativas y Centros de Atención del ICETEX, para desarrollar el proceso de recolección de las carpetas de beneficiarios y títulos valores de los créditos que permita:

 Tener información en línea por parte de las IES de los requerimientos de recolección.

 La programación inmediata de recolección de los títulos valores.

 La retroalimentación con las IES de las novedades relacionadas con el proceso de recolección de carpetas de beneficiario y títulos valores

 La retroalimentación con las IES y el ICETEX de los resultados del proceso de Verificación Física y Jurídica de los títulos valores.

 La transmisión en línea de la información resultante del proceso de Verificación Física y Jurídica al ICETEX

 La transmisión en línea de datos e imágenes correspondientes al Proceso de Verificación Física y Jurídica, captura de datos y digitalización de los documentos.

 El Monitoreo por parte de ICETEX de todos los procesos desarrollados con los títulos valores y carpetas de beneficiario de la entidad.

 El Monitoreo por parte del ICETEX en tiempo real de los procesos de comunicación entre el proponente y los productores de títulos valores de créditos de la Entidad (IES, Centros de Atención y Proveedores.

 El Monitoreo por parte del ICETEX en tiempo real acerca de los procedimientos de digitalización en la base de datos del aplicativo de la Entidad vía Web Service, para verificar los títulos valores que ya poseen un proceso cumplan con los requerimientos.

4.2.5.1. Recolección de los Títulos Valores y carpetas de beneficiarios en las IES, Cooperativas y Puntos de Atención a Nivel Nacional.

El contratista que resulte seleccionado deberá efectuar la recolección por lo menos una vez a la semana de las carpetas de beneficiarios y títulos valores que reposan en cada una de las IES, cooperativas, y en los puntos de atención del ICETEX en todo el País.

Deberá presentar un documento que contenga el procedimiento de recolección indicando, tiempos y fechas de recolección, valor unitario de acuerdo con el peso. Valores adicionales, cantidad de títulos recogidos, transporte. etc.

Ver: Proyección de número de títulos valores con su correspondiente carpeta por Departamento.

Ver: Proyección de Listado aproximado de Instituciones de Educación Superior (IES). Ver: Proyección de Listado de los puntos de atención del ICETEX a nivel nacional.

Ver: Proyección de Número de títulos valores de Fondos en Administración Ver: Proyección de Listado de Cooperativas.

PROYECCIÓN DE NUMERO DE TITULOS VALORES CON SU CORRESPONDIENTE CARPETA POR DEPARTAMENTO

TOTAL	2014	0000	0000	0000	0000
Nuevos Número	64.156	66.404	68.729	71.134	73.624
Renovaciones Número	259.482	278.800	292.362	302.895	314.428

LÍNEA ACCES:	2014	0000	0000	0000	0000
Nuevos Número	38.494	39.842	41.237	42.680	44.174
Renovaciones Número	190.069	200.249	206.813	211.738	218.497
PREGRADO MP	2014	0000	0000	0000	0000
Nuevos Número	16.039	16.601	17.182	17.784	18.406
Renovaciones Número	59.619	68.348	74.736	79.884	84.218
POSGRADO MP	2014	0000	0000	0000	0000
Nuevos Número	6.416	6.640	6.873	7.113	7.362
Renovaciones Número	8.875	9.257	9.803	10.212	10.601
POSGRADO EXTERIOR	2014	0000	0000	0000	0000
Nuevos Número	2.566	2.656	2.749	2.845	2.945
Renovaciones Número	919	946	1.010	1.061	1.112
CAPACITACION IDIOMAS	2014	0000	0000	0000	0000
Nuevos Número	641	665	688	712	737

LISTADO APROXIMADO DE IES CON CONVENIO CON EL ICETEX

No.	Código	Nombre de la institución	Municipio del domicilio
1	2905	CENTRO DE EDUCACION MILITAR - CEMIL	BOGOTA D.C
2		CENTRO EDUCACIONAL DE COMPUTOS Y SISTEMAS- CEDESISTEMAS-	MEDELLIN
	3802
				2704	COLEGIO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE ADMINISTRACION-CESA-	BOGOTA D.C
3
4		COLEGIO INTEGRADO NACIONAL XXXXXXX XX XXXXXX - IES CINOC	PENSILVANIA
	4112
	5			2110	COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA	MEDELLIN
6	3103	COLEGIO MAYOR XX XXXXXXX	CARTAGENA
7	,	COLEGIO MAYOR DE NUESTRA XXXXXX XXX XXXXXXX	BOGOTA D.C

8	3104	COLEGIO MAYOR DEL CAUCA	XXXXXXX
0	0000	XXXXXXXXXXXXX XXX XXXXXX	XXXXXX
10	4801	CORPORACION ACADEMIA SUPERIOR DE ARTES	MEDELLIN
11	3820	CORPORACION ACADEMIA TECNOLOGICA DE COLOMBIA -ATEC-	MEDELLIN
12	4838	CORPORACION BOLIVARIANA DE EDUCACION SUPERIOR - CORBES -	CUCUTA
13	4806	CORPORACION CENTRO DE ESTUDIOS ARTISTICOS Y TECNICOS- CEART-	BOGOTA D.C
14	4827	IDEARTES	BOGOTA D.C
15	4812	CORPORACION CENTRO DE NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES	BOGOTA D.C
16	4809	CORPORACION CENTRO TECNICO ARQUITECTONICO	PEREIRA
17	2838	CORPORACION COLEGIATURA COLOMBIANA	MEDELLIN
18	3822	CORPORACION COLOMBO - ALEMANA PARA LA FORMACION TECNOLOGICA-ICAFT-	BOGOTA D.C
19	3811	CORPORACION DE EDUCACION DEL NORTE DEL TOLIMA - COREDUCACION	HONDA
20	9903	CORPORACION DE EDUCACION TECNOLOGICA COLSUBSIDIO EADS	BOGOTA D.C
21	4811	CORPORACION DE ESTUDIOS SUPERIORES SALAMANDRA	CALI
22	3801	CORPORACION DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS DEL NORTE XXX XXXXX	CARTAGO
23		CORPORACION EDUCATIVA DEL LITORAL	BARRANQUILLA
	4817
	24
25	3810	CORPORACION EDUCATIVA -ITAE-	BUCARAMANGA
26	4835	CORPORACION EDUCATIVA TALLER 5 CENTRO DE DISEÑO	BOGOTA D.C

27	4822	CORPORACION ESCUELA DE ARTES Y LETRAS	BOGOTA D.C
28	3806	CORPORACION ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION Y ESTUDIOS TECNOLOGICOS- EAE	CALI
29	5801	CORPORACION ESCUELA TECNOLOGICA DEL ORIENTE	BUCARAMANGA
30	4825	CORPORACION INSTITUTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS - CIAF	PEREIRA
31	4832	CORPORACION INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACION SOCIAL- ISES-	BOGOTA D.C
32	4829	CORPORACION INTERAMERICANA DE EDUCACION SUPERIOR- CORPOCIDES	BUCARAMANGA
33	3826	CORPORACION INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO EDUCATIVO - CIDE-	BOGOTA D.C
34	3829	CORPORACION XXXX X. XXXXXXX	BOGOTA D.C
35	4803	CORPORACION POLITECNICO XXXXXXX XXXXXX	BOGOTA D.C
36	3821	CORPORACION POLITECNICO DE LA XXXXX ATLANTICA	BARRANQUILLA
37	3812	CORPORACION POLITECNICO XXXXX XXXXX XXXXXX	XXXXX
38	4808	CORPORACION REGIONAL DE EDUCACION SUPERIOR-CRES-DE CALI	CALI
39		CORPORACION TECNICA DE COLOMBIA -CORPOTEC-	BOGOTA D.C
	4805
	40			3834	CORPORACION TECNOLOGICA CATOLICA DE OCCIDENTE - TECOC -	SANTA FE DE ANTIOQUIA
		CORPORACION TECNOLOGICA DE BOGOTA - CTB	BOGOTA D.C
41	3808
42	9126	CORPORACION TECNOLOGICA INDOAMERICA	BARRANQUILLA
43	3819	CORPORACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL COLOMBIANA - TEINCO	BOGOTA D.C

44	4813	CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR-CUN-	BOGOTA D.C
45	3830	CORPORACION UNIVERSAL DE INVESTIGACION Y TECNOLOGIA - CORUNIVERSITEC-	BOGOTA D.C
46	2810	CORPORACION UNIVERSIDAD DE LA XXXXX CUC	BARRANQUILLA
47	1815	CORPORACION UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA	BOGOTA D.C
48	1822	CORPORACION UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA	GIRARDOT
49	2848	CORPORACION UNIVERSITARIA UNITEC	BOGOTA D.C
50	2815	CORPORACION UNIVERSITARIA ADVENTISTA - UNAC	MEDELLIN
51	9119	CORPORACION UNIVERSITARIA AMERICANA	BARRANQUILLA
52	2850	CORPORACION UNIVERSITARIA XXXXXXX XXXX XX XXXXX - XXXXXXXXXX	XXXXXXXXX
00	3817	CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA XX XXXXXX -AUNAR-	PASTO
54	2849	CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DEL CAUCA	XXXXXXX
00	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXX	XXXXXX X.X
56	3803	CORPORACION UNIVERSITARIA CENTRO SUPERIOR	CALI
57	9913	CORPORACION UNIVERSITARIA XX XXXXXXXX	BOGOTA D.C
58		CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y DESARROLLO - UNICIENCIA	BOGOTA D.C
	2831
	59			9900	CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y TECNOLOGIA DE COLOMBIA	MEDELLIN

60	4837	CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIAS EMPRESARIALES, EDUCACION Y SALUD -CORSALUD-	BARRANQUILLA
61	2824	CORPORACION UNIVERSITARIA DE COLOMBIA IDEAS	BOGOTA D.C
62	2847	CORPORACION UNIVERSITARIA DE INVESTIGACION Y DESARROLLO - UDI	XXXXXXXXXXX
00	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XX XXXXXXXX X. XXXXXX XXXXXXXXXX	XXXXXXXX
64	2818	CORPORACION UNIVERSITARIA DE SANTA XXXX XX XXXXX-UNISARC-	SANTA XXXX XX XXXXX
65	2823	CORPORACION UNIVERSITARIA DEL CARIBE - CECAR	SINCELEJO
66	2828	CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA-CORHUILA-	NEIVA
67	2827	CORPORACION UNIVERSITARIA DEL META	VILLAVICENCIO
68	2840	CORPORACION UNIVERSITARIA EMPRESARIAL XXXXXXXXX XXX XXXXXXXX - CUE	ARMENIA
69	2836	CORPORACION UNIVERSITARIA EMPRESARIAL XX XXXXXXXXX	BARRANQUILLA
70	2830	CORPORACION UNIVERSITARIA IBEROAMERICANA	BOGOTA D.C
71	2820	CORPORACION UNIVERSITARIA LASALLISTA	CALDAS
72	4818	CORPORACION UNIVERSITARIA LATINOAMERICANA - CUL	BARRANQUILLA
73	2829	CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS -UNIMINUTO-	BOGOTA D.C
74		CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS -UNIMINUTO-	BELLO
	2841
	75			9906	CORPORACION UNIVERSITARIA PARA EL DESARROLLO EMPRESARIAL Y SOCIAL- CUDES	CALI

76	2825	CORPORACION UNIVERSITARIA XXXXXX XXXXX	XXXXXXXXX
77	2842	CORPORACION UNIVERSITARIA REFORMADA - CUR -	BARRANQUILLA
78	4826	CORPORACION UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE -IAFIC-	CARTAGENA
79	2833	CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON	MEDELLIN
80	2837	CORPORACION UNIVERSITARIA REPUBLICANA	BOGOTA D.C
81	2106	DIRECCION NACIONAL DE ESCUELAS	BOGOTA D.C
82	9914	ELITE- ESCUELA LATINOAMERICANA DE INGENIEROS, TECNOLOGOS Y EMPRESARIOS	BOGOTA D.C.
83	3902	ESCUELA MILITAR DE SUBOFICIALES SARGENTO XXXXXXXXX XXXXXX	XXXX
84	5802	ESCUELA COLOMBIANA XX XXXXXXXX INDUSTRIALES	BOGOTA D.C
85	2811	ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERIA XXXXX XXXXXXXX	BOGOTA D.C
86	4709	ESCUELA DE ADMINISTRACION Y MERCADOTECNIA DEL QUINDIO E.A.M.	ARMENIA
87	2903	ESCUELA DE COMUNICACIONES	FACATATIVA
88	3901	ESCUELA DE FORMACION DE INFANTERIA DE XXXXXX	XXXXXX (SUCRE)
89	2813	ESCUELA DE INGENIERIA DE ANTIOQUIA	MEDELLIN
90	9107	ESCUELA DE INGENIEROS MILITARES	BOGOTA D.C
		ESCUELA DE INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA BRIGADIER GENERAL XXXXXXX XXXXXX XXXXXX	XXXXXX D.C
91	2901
92	2902	ESCUELA DE LOGISTICA	BOGOTA D.C
93	9102	ESCUELA DE SUBOFICIALES DE LA FUERZA AEREA COLOMBIANA XXXXXX X. XXXX	XXXXXX

94	3807	ESCUELA DE TECNOLOGIAS DE ANTIOQUIA -ETA-	MEDELLIN
95	9103	ESCUELA DE AVIACION CIVIL COLOMBIANA - AVIACOL LTDA	CALI
96	9104	ESCUELA MILITAR DE CADETES GENERAL XXXX XXXXX XXXXXXX	BOGOTA D.C
97	2114	ESCUELA NACIONAL DEL DEPORTE	CALI
98	9105	ESCUELA NAVAL DE CADETES ALMIRANTE PADILLA	CARTAGENA
99	3114	ESCUELA NAVAL DE SUBOFICIALES ARC BARRANQUILLA	BARRANQUILLA
100	2104	ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA-ESAP-	BOGOTA D.C
101	2104	ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA-ESAP-	BOGOTA D.C
102	3824	ESCUELA SUPERIOR DE CIENCIAS EMPRESARIALES - ECIEM	BOGOTA D.C
103	2904	ESCUELA SUPERIOR XX XXXXXX	BOGOTA D.C
104	2822	ESCUELA SUPERIOR DE OFTALMOLOGIA, INSTITUTO BARRAQUER DE AMERICA	BOGOTA D.C
105	3303	ESCUELA SUPERIOR TECNOLOGICA DE ARTES XXXXXX XXXXXX	ENVIGADO
106	4108	ESCUELA TECNOLOGICA INSTITUTO TECNICO CENTRAL	BOGOTA D.C
107	4701	FUNDACION ACADEMIA DE DIBUJO PROFESIONAL	CALI
108		FUNDACION CENTRO XXXXXXXXXX XX XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX, -	XXXX
	0000
		F.C.E.C.E.P.
109		FUNDACION CENTRO DE EDUCACION SUPERIOR,INVESTIGACION Y PROFESIONALIZACION -CEDINPRO-	BOGOTA D.C
	4705
	110			3712	FUNDACION CENTRO DE INVESTIGACION DOCENCIA Y CONSULTORIA ADMINISTRATIVA-F- CIDCA-	BOGOTA D.C

111	2722	FUNDACION CENTRO UNIVERSITARIO DE BIENESTAR RURAL	PUERTO XXXXXX
112	4719	FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR NUEVA AMERICA	BOGOTA D.C
113	4702	FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR SAN XXXX -FESSANJOSE-	BOGOTA D.C
114	2741	FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES - MONSEÑOR XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX - FUNDES	ESPINAL (CHICORAL)
115	3718	FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE -F.E.S.C.-	CUCUTA
116	2739	FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES UNIVERSITARIOS DE URABA XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX	APARTADO
117	4708	FUNDACION ESCUELA COLOMBIANA DE HOTELERIA Y TURISMO-ECOTET-	BOGOTA D.C
118	3703	FUNDACION ESCUELA COLOMBIANA DE MERCADOTECNIA -ESCOLME-	MEDELLIN
119	2730	FUNDACION ESCUELA COLOMBIANA DE REHABILITACION	BOGOTA D.C
120	9905	FUNDACION ESCUELA TECNOLOGICA XX XXXXX - XXXXX XXXXXX XXXXX	XXXXX
000	4721	FUNDACION INSTITUTO SUPERIOR XX XXXXXXXX TECNICAS-INSUTEC-	BOGOTA D.C
122	4714	FUNDACION INTERAMERICANA TECNICA-FIT-	BOGOTA D.C
123	4704	FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR REAL DE COLOMBIA	BOGOTA D.C.
124		FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN XXXXX	BOGOTA D.C
	4726
	125			9117	FUNDACION POLITECNICA - CORPO	BOGOTA D.C
126	3710	FUNDACION TECNOLOGICA XXXXXXX XX XXXXXXX	CARTAGENA
127	3702	FUNDACION TECNOLOGICA AUTONOMA DE BOGOTA-FABA-	BOGOTA D.C

128	3715	FUNDACION TECNOLOGICA AUTONOMA XXX XXXXXXXX	CALI
129	9904	FUNDACION TECNOLOGICA XXXXXXX XXXXXXX	BOGOTA D.C
130	3724	FUNDACION TECNOLOGICA DE MADRID	MADRID
131	9128	FUNDACION TECNOLOGICA LIDERAZGO CANADIENSE INTERNACIONAL- LCI	BOGOTA D.C
132	50002	FUNDACION TECNOLOGICA RURAL - COREDI	MARINILLA
133	3725	FUNDACION TECNOLOGICA SAN XXXXXXXXX XX XXXX	BOGOTA D.C
134	1725	FUNDACION UNIVERSIDAD AUTONOMA DE COLOMBIA -FUAC-	BOGOTA D.C
135	1715	FUNDACION UNIVERSIDAD DE AMERICA	BOGOTA D.C
136	1707	FUNDACION UNIVERSIDAD DE BOGOTA - XXXXX XXXXX XXXXXX	BOGOTA D.C
137	1708	FUNDACION UNIVERSIDAD DE BOGOTA - XXXXX XXXXX XXXXXX	XXXXXXXXX
138	1713	FUNDACION XXXXXXXXXXX XXX XXXXX - XXXXXXXXXXX XXX XXXXX	XXXXXXXXXXXX
000	2723	FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA - UNIAGRARIA-	BOGOTA D.C
140	2747	FUNDACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE LAS AMERICAS	MEDELLIN
141	9120	FUNDACION UNIVERSITARIA BELLAS ARTES	MEDELLIN
142	9129	FUNDACION UNIVERSITARIA CAFAM	BOGOTA D.C
143	2732	FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA DEL NORTE	SANTA XXXX DE OSOS
144	2731	FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA LUMEN GENTIUM	CALI

145	9131	FUNDACION UNIVERSITARIA CERVANTINA SAN XXXXXXX - UNICERVANTINA SAN XXXXXXX	BOGOTA D.C
146	9132	FUNDACION UNIVERSITARIA CIEO - UNICIEO	BOGOTA D.C
147	9116	FUNDACION UNIVERSITARIA CLARETIANA - FUCLA	QUIBDO
148	9121	FUNDACION UNIVERSITARIA COLOMBO INTERNACIONAL - UNICOLOMBO	CARTAGENA
149	9902	FUNDACION UNIVERSITARIA COMFENALCO SANTANDER	XXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XX XXXXXXXX XX XX XXXXX	XXXXXX X.X
151	2715	FUNDACION UNIVERSITARIA DE POPAYAN	POPAYAN
152	2724	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XX XXX XXX - XXXXXXXXX -	XXX XXX
153	2728	FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA	BOGOTA D.C
154	2737	FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA XXXXXX	XXXXXXX
155	9910	FUNDACION UNIVERSITARIA ESCUELA COLOMBIANA DE MEDICINA HOMEOPATICA " XXXX X. XXXX "	BOGOTA D.C
156	3720	FUNDACION UNIVERSITARIA ESUMER	MEDELLIN
157	2743	FUNDACION UNIVERSITARIA INTERNACIONAL DEL TROPICO AMERICANO	YOPAL
158		FUNDACION UNIVERSITARIA XXXX XX XXXXXXXXXXX	TUNJA
	2720
				2707	FUNDACION UNIVERSITARIA XXXX X. XXXXXX	BOGOTA D.C
159
160	2712	FUNDACION UNIVERSITARIA XXXXXX XXXXXX	XXXXXX D.C

161	2713	FUNDACION UNIVERSITARIA LOS LIBERTADORES	BOGOTA D.C
162	2719	FUNDACION UNIVERSITARIA LUIS AMIGO FUNLAM	MEDELLIN
163	2721	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXX XXXX	XXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX	XXXXXX X.X
165	9907	FUNDACION UNIVERSITARIA XXXXXXX - UNINAVARRA	XXXXX
000	0000	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXX XXXXXXX- XXXX-	XXXXXX X.X
167	2709	FUNDACION UNIVERSITARIA SAN XXXXXX	BOGOTA D.C.
168	2746	FUNDACION UNIVERSITARIA SANITAS	BOGOTA D.C
169	2736	FUNDACION UNIVERSITARIA SEMINARIO BIBLICO DE COLOMBIA	MEDELLIN
170	2748	FUNDACION UNIVERSITARIA SEMINARIO TEOLOGICO XXXXXXXX INTERNACIONAL	B
171	3705	FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCO - CARTAGENA	CARTAGENA
172	2727	FUNDACION UNIVERSITARIA-CEIPA-	XXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX- XXXXXX	XXXXXX X.X
000		XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XX XX XXXXXX XX XXXXXXXX XX XXXXXX	XXXXXX X.X
	2738
	175			2749	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXX X XXXXXXX	XXXXXXXX
000		INSTITUCION UNIVERSITARIA XXXXXXX XXXX XXXXXXX	XXXX
	3301
	177			2211	INSTITUCION UNIVERSITARIA BELLAS ARTES Y CIENCIAS XX XXXXXXX	CARTAGENA
178	2744	INSTITUCION UNIVERSITARIA CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES XXXXX XXXXXXX	XXXXX

179	2701	INSTITUCION UNIVERSITARIA COLEGIOS DE COLOMBIA - UNICOC	BOGOTA D.C
180	2740	INSTITUCION UNIVERSITARIA COLOMBO AMERICANA - UNICA	BOGOTA D.C
181	9899	INSTITUCION UNIVERSITARIA DE COLOMBIA - UNIVERSITARIA DE COLOMBIA	BOGOTA D.C
182	2302	INSTITUCION UNIVERSITARIA DE ENVIGADO	ENVIGADO
183	3719	INSTITUCION UNIVERSITARIA LATINA - UNILATINA	BOGOTA D.C
184	3107	INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA XXXXXXX XXXXX	MEDELLIN
185	3831	INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICA DE COMFACAUCA I.T.C.	XXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXX XXXX X XXXXXX	XXXXXX X.X
187	3805	INSTITUTO DE EDUCACION EMPRESARIAL-IDEE-	CALI
188	4101	INSTITUTO DE EDUCACION TECNICA PROFESIONAL DE XXXXXXXXXX	XXXXXXXXXX
189	2206	INSTITUTO DEPARTAMENTAL XX XXXXXX ARTES	CALI
190	2906	INSTITUTO MILITAR AERONAUTICO - IMA - CAPITAN XXXX XXXXXXX XXXXXXXX-	BOGOTA D.C
191			CIENAGA
		INSTITUTO NACIONAL DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL - XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX
	4111
	192			4106	INSTITUTO NACIONAL DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL DE SAN XXXXXX	SAN XXXXXX
		INSTITUTO NACIONAL DE FORMACION TECNICA XXXXXXXXXXX XX XXX XXXX XXX XXXXX	XXX XXXX XXX XXXXX
000	4102
194	3809	INSTITUTO SUPERIOR DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONOMICO FAMILIARES-ICSEF-	BOGOTA D.C

195	3102	INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACION RURAL-ISER-	PAMPLONA
196	4107	INSTITUTO TECNICO AGRICOLA ITA	GUADALAJARA XX XXXX
197	4109	INSTITUTO TECNICO NACIONAL DE COMERCIO XXXXX XXXXXXXXX - INTENALCO	CALI
198	9109	INSTITUTO TECNOLOGICO DE ELECTRONICA Y COMUNICACIONES- ITEC-	BOGOTA D.C.
199	3117	INSTITUTO TECNOLOGICO DE SOLEDAD ATLANTICO	SOLEDAD
200	3115	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX	XXXXX
000	0000	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX	SIBUNDOY
202	3302	INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITANO	MEDELLIN
203	4110	INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL	ESPINAL (CHICORAL)
204	2207	XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XX XX XXX	XXXXXXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX	XXXXXXXX
206	2725	POLITECNICO GRANCOLOMBIANO	BOGOTA D.C
207	4710	POLITECNICO INDOAMERICANO	BOGOTA D.C.
208	4727	POLITECNICO INTERNACIONAL INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR	BOGOTA D.C
209	3827	POLITECNICO SANTAFE DE BOGOTA	BOGOTA D.C
210	1701	PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA	BOGOTA D.C
211		PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA	CALI
	1702
	9110	SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA-	BOGOTA D.C.
212
213	9111	SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA-	CALI
214	9112	SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA-	MEDELLIN

215	9113	SERVICIO XXXXXXXX XX XXXXXXXXXXX-XXXX-	XXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXXXXXXXX-XXXX-	XXXXXXX
217	9115	SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA-	GUADALAJARA XX XXXX
218	3828	TECNOLOGICA DEL SUR	CALI
219	3716	TECNOLOGICA FITEC	XXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXX	XXXXXXXX
221	2301	UNIDAD CENTRAL XXX XXXXX DEL CAUCA	XXXXX
000	0000	XXXXXX XXXXXXX PROFESIONAL XX XXXXXXX-UNITEPS-	SEVILLA
223	3201	UNIDADES TECNOLOGICAS XX XXXXXXXXX	BUCARAMANGA
224	3823	UNION AMERICANA DE EDUCACION SUPERIOR- UNION AMERICANA	BOGOTA D.C
225	2745	UNIPANAMERICANA - FUNDACION UNIVERSITARIA PANAMERICANA	BOGOTA D.C
226	1826	UNIVERSIDAD XXXXXXX XXXXXX	BOGOTA D.C
227	1826	UNIVERSIDAD XXXXXXX XXXXXX	BOGOTA D.C
228	1823	UNIVERSIDAD XXXXXXXX XX XXXXXXXXXXX-XXXX-	XXXXXXXXXXX
000	1825	UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MANIZALES	MANIZALES
230	1830	UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE	CALI
231	1804	UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE	BARRANQUILLA
232	1814	UNIVERSIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA-UNAULA-	MEDELLIN
233		UNIVERSIDAD CATOLICA DE COLOMBIA	BOGOTA D.C
	1719
	234			1731	UNIVERSIDAD CATOLICA DE COLOMBIA	CHIA
235	1827	UNIVERSIDAD CATOLICA DE MANIZALES	XXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXXXX	XXXXXXXX

237	2711	UNIVERSIDAD XXXXXXXX XX XXXXXXX	XXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXX	XXXXXX X.X
239	2708	UNIVERSIDAD CES	MEDELLIN
240	1816	UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA	MEDELLIN
241	1817	UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA	XXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXX	XXXXXX X.X
243	1819	UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA	BARRANCABERMEJA
244	1820	UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA	SANTA XXXXX
245	1201	UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA	MEDELLIN
246	1219	UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA	XXXXXX DE VIBORAL
247	1220	UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA	ANDES
248	1221	UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA	CAUCASIA
249	1222	UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA	XXXXXX XXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXX	TURBO
251	9125	UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA	SANTA FE DE ANTIOQUIA
252	1734	UNIVERSIDAD DE BOYACA UNIBOYACA	TUNJA
253	1112	UNIVERSIDAD XX XXXXXX	XXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXX	XXXXXXXXX
255		UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y AMBIENTALES UDCA.	BOGOTA D.C
	1835
	256			1113	UNIVERSIDAD XX XXXXXXX	MONTERIA
		UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA- UDEC	FUSAGASUGA
257	1214
258	1215	XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXXXXX- XXXX	XXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXXXXX- UDEC	UBATE
260	1831	UNIVERSIDAD DE IBAGUE	IBAGUE
261	1115	UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA	XXXXXXXXX

000	0000	XXXXXXXXXXX XX XX XXXXXXX	XXXXXXXX
263	1711	UNIVERSIDAD DE LA SABANA	CHIA
264	1803	UNIVERSIDAD DE LA SALLE	BOGOTA D.C
265	1813	UNIVERSIDAD DE LOS ANDES	BOGOTA D.C
266	1119	XXXXXXXXXXX XX XXX XXXXXX	XXXXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXX	XXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXX	XXXXXXXX
269	1206	UNIVERSIDAD XX XXXXXX	PASTO
270	1212	UNIVERSIDAD XX XXXXXXXX	XXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXX XXXXXXXXXXXX	XXXX
272	1717	XXXXXXXXXXX XX XXX XXXXXXXXXXXX	XXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXX XXXXXXXXXXXX	XXXXXX X.X
274 275	1724 2832	UNIVERSIDAD DE SAN XXXXXXXXXXXX UNIVERSIDAD XX XXXXXXXXX - UDES	CARTAGENA
			XXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXXXX	SINCELEJO
277	1202	UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO	BARRANQUILLA
278	1110	UNIVERSIDAD DEL CAUCA	XXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXX XXXXXXXXX	XXXXX XXXXX
280	1122	UNIVERSIDAD DEL XXXXXXXX	XXXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXX XXXXXXX	XXXXXXX
282		UNIVERSIDAD DEL SINU - XXXXX XXXXXXX ZAINUM - UNISINU -	MONTERIA
	1833
	283				XXXXXXXXXXX XXX XXXX - XXXXX XXXXXXX XXXXXX - XXXXXXX -	XXXXXXXXX
1834
284		1207	UNIVERSIDAD DEL TOLIMA	XXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXX XXXXX	XXXX
286	9908	XXXXXXXXXXX XXX XXXXX	XXXXXXXXXXX XX XXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXX XXXXX	XXXXXX
288	9911	UNIVERSIDAD XXX XXXXX	XXXXXXXXXXXX
289	9912	UNIVERSIDAD XXX XXXXX	XXXXXXX

000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX- XXXXXXXXX XXXX XX XXXXXX	XXXXXX X.X
291	1712	UNIVERSIDAD EAFIT-	MEDELLIN
292	2812	UNIVERSIDAD EAN	BOGOTA D.C
293	1729	UNIVERSIDAD EL BOSQUE	BOGOTA D.C
294	1706	UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA	BOGOTA D.C
295	1209	UNIVERSIDAD XXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXX	XXXXXX
296	1210	UNIVERSIDAD XXXXXXXXX XX XXXXX SANTANDER	OCAÑA
297	1828	UNIVERSIDAD ICESI	CALI
298	1703	UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA UNIINCCA	BOGOTA D.C
299	1204	UNIVERSIDAD INDUSTRIAL XX XXXXXXXXX	XXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XX XXXX XXXXXXXX	XXXXXX X.X
301	1802	UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA	XXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXX	XXXXXX X.X
303	1807	UNIVERSIDAD LIBRE	CALI
304	1808	UNIVERSIDAD LIBRE	BARRANQUILLA
305	1809	UNIVERSIDAD LIBRE	PEREIRA
306	1810	UNIVERSIDAD LIBRE	CUCUTA
307	1811	UNIVERSIDAD LIBRE	XXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX- XXX-	XXXXXX X.X
309	9122	UNIVERSIDAD XXXXXXX XXXXXXX- XXX-	XXXXXXXXXXX
000	1720	UNIVERSIDAD XXXXXXX	XXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX	XXXXXXXXXXXX
312	1117	UNIVERSIDAD MILITAR-NUEVA GRANADA	BOGOTA D.C
313	2102	UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD	BOGOTA D.C
314	1101	UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA	BOGOTA D.C

315	1102	UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA	MEDELLIN
316	1103	UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA	MANIZALES
317	1104	UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA	XXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXXXXX	XXXXXX
319	1125	UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA	LETICIA
320	1126	UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA	SAN XXXXXX
321	1105	UNIVERSIDAD PEDAGOGICA NACIONAL	BOGOTA D.C
322	1106	UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA - UPTC	XXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX X XXXXXXXXXXX XX XXXXXXXX - UPTC	DUITAMA
324	1108	UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA - UPTC	SOGAMOSO
325	1109	UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA - UPTC	CHIQUINQUIRA
326	1710	UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA	MEDELLIN
327	1723	UNIVERSIDAD PONTIFICIA XXXXXXXXXXX	XXXXXXXXXXX
000	1727	UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA	MONTERIA
329	1730	UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA	PALMIRA
330	1120	UNIVERSIDAD POPULAR XXX XXXXX	VALLEDUPAR
331	1123	UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR	AGUACHICA
332	1805	UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI	CALI
333	1829	UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI	XXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXX XXXXX	XXXXXX X.X
335	1705	UNIVERSIDAD XXXXX XXXXX	XXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXX XXXXX	XXXXX
337	1728	UNIVERSIDAD XXXXXX XXXXXXXX	BOGOTA D.C
338	1733	UNIVERSIDAD XXXXXX XXXXXXXX	SANTA XXXXX

339	2805	UNIVERSIDAD XXXXX XXXXXXX	XXXXXXXXXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX	XXXXX
000	0000	XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XX XXXXXXX	CARTAGENA
342	1111	UNIVERSIDAD TECNOLOGICA XX XXXXXXX - UTP	PEREIRA
343	1118	UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO-XXXXX XXXX XXXXXXX	XXXXXX
344	1121	UNIVERSIDAD-COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA	BOGOTA D.C
345	2834	UNIVERSITARIA AGUSTINIANA- UNIAGUSTINIANA	BOGOTA D.C
346	9915	UNIVERSITARIA VIRTUAL INTERNACIONAL	BOGOTA D.C

LISTADO DE TITULOS DE FONDOS EN ADMINISTRACION

PROYECCIÓN DE CREDITOS A LEGALIZAR FONDOS EN ADMINISTRACIÓN
AÑOS	ENE	FEB	MAR	ABR	MAY	JUN	JUL	AGO	SEP	OCT	NOV	DIC	TOTAL
2014	4.448	1.924	1.273	1.709	961	1.378	2.971	1.568	3.796	3.658	1.720	1.017	26.422
2015	4.648	2.011	1.330	1.786	1.004	1.440	3.105	1.638	3.967	3.822	1.798	1.063	27.611
2016	4.857	2.101	1.390	1.866	1.049	1.504	3.245	1.712	4.146	3.994	1.879	1.110	28.854

LISTADO DE COOPERATIVAS

VICEPRESIDENCIA DE FONDOS EN ADMINISTRACIÓN LISTADO DE COOPERATIVAS 2013
NOMBRE DEL CONSTITUYENTE	CIUDAD	DIRECCION	TELEFONO
ALIANZA	Bogotá	KR 12 No 89 - 28 piso 6	6217146
ALIANZA SALUD	Medellín	XX 00 X 0 XXX 000 PS 20	311 32 18
ASEGURADORA SOLIDARIA	Bogotá	XX 000 X 0x-00 xxxx 0 y 9	6464330
ASOBURSATIL	Bogotá	XX 00x Xx 0 - 00	0000000

XXXXXXXXXXX	Xxxxxx	KR 37 # 25A - 70	7427980
CADEFIHUILA	Neiva	XX 0 Xx. 0 - 00	0000000
XXXXXXXXX XXX XXXXX XXX XXXXX	XXXXXXX	XXXXX 00 Xx. 0 00	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxxx	XX 0 Xx. 00X - 00	0000000
XXXXXXXX	Xxxx	XX 0 XX 00X-00	0000000
XXXXX	Xxxxxxxxxxxx	KR 60 N 00- 000	0000000
COACREMAT	Xxx Xxxx xx Xxxxx	XXX 00 XXX 00-00 XXXXXXXXX XXXXXX	7280870
COEMPOPULAR	Bogotá	Xxxxx 00 #0-00 xxxx 00 (Xxxxxxxx Xxxxxxx)	0000000
COHAN	Bogotá	KR 00 X 00 - 104	3548880
COLACTEOS	San Xxxx xx Xxxxx	CL 17 No 41 - 64	7227858
COLANTA	Medellín	CL 74 No 64A - 51	4419000
COLGATE CEMCOP	Cali	XX 00 XXX 0 00 XXXX XXXXX	4186000
COMEDAL	Medellín	XX 00Xx 00 - 00 Xxxx 0	0000000
XXXXXX	Xxxxxxxx	XX 50 A N.41-27	2152020
CONFIAR	Medellín	XX 00 Xx. 00 - 00 Xxxx 2	448 75 00
XXXXXXXX	Xxxxxxxxxxxxx	XX 00X Xx. 00 - 00 Xxxxxx	6621650
COACEDED	Cartagena	XX xxx Xxxxxx Xx. 00 - 00	0000000
XXXXXXXXXXXX	Xxxxxx	KR 37 # 23 A 60	3683100
COODECOM	Manizales	KR 00 Xx. 00 - 00 Oficina 207	8847482
COOEDUCAR	Risaralda	KR 0 Xx. 00-00	0000000
COOFIPOPULAR	Cali	KR 4 No. 9 - 60 piso 12	8895848
COOFISAM	Garzón	CL 5 No. 8 - 87	8332105
COOMEVA	Cali	XX Xxxx Xxxxx X 00 00 Xxxx 0	0000000
XXXXXXXXXXXX	Xxxxxxxxxxx	CL 56 N° 23-04	6434204
COONFIE	Neiva	XX 00 XXX 0-00/00 XXXXX XXXXX	8713238
COOPACREDITO SANTA XXXX DE OSOS	Santa Xxxx de Osos	XXXXX XXXX # 00-00	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxxxx	KR 00X Xx 00-00 XXXXX	0000000
COOPCAFAM	Bogotá	KR 30 No 45a - 32	3239823
COOPCENTRAL	Bogotá	XXX 00 X 0X - 00 X0 XXXX 00	0000000

XXXXXXXX	Xxxxxx	XX 00 Xx. 00x - 00	0000000
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX	Xxxxxxxx	CALLE 10 Nº 12-07	8670145
COOPEMA	Barranquilla	XX 00 X 00-000	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxx	XX 0X Xx. 00 - 00	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxx	KR 10 No. 23 - 32 piso 4	3413283
COOPERANDES	Andes	XX 00 Xx. 00X - 00 Xxxx 2	8414211
COOPERATIVA DE IMPRESORES Y PAPELEROS DE BOGOTA	Bogotá	XX 00x Xx 00-00	0000000
XXXXXXXXXX	Xxxxxxxx	XX 0 xxx xxxxxxx	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxx	KR 8a No 36 - 59	3238820
COOPJUDICIAL	Ibagué	XXXXXXX DE JUSTICIA OFICINA 603	2612414
COOPMINCOM	Bogotá	XX 00 Xx. 0 - 00 xxxx 00	0000000
XXXXXXXXXXXXXX	Xxxxxx	XX 0 XXX 00 00 XXXX X0 XXXX XXX XXXXXX XXXXXX XXXXX XX XXXXXXXXX	5830839
COOPROSPERAR	Bogotá	Xxxxx 00 Xx. 00-00 Oficina 702	7613520
COOPSERP	Cali	Xxxxxxx 0 Xx. 00-00	0000000
XXXXXXXXXXXX	Xxxxxx	KR 6a No. 20 - 40	2617022
COOTEC	Valledupar	XX 00x Xx 00x - 00	0000000
XXXXXX	Xxxxx	XXXXXXX 0 X 0 - 00	(8)4295197
COOTRABAN	Apartado	XX 00 Xx. 00 - 00 xxxx 0	0000000
XXXXXXXXXXXXXX	Xxxxxxxxxxxx	Xxx 00 # 00X - 00	0000000
XXXXXXXXXXXX	Xxxx	XX 00 X XXX 00 00 XXXX XXXXX	0000000
COOTRANSKILILI	PUERTO ASIS	XXXXXXX 00 Xx. 00 89	984228320
COOTRARIS	DOS QUEBRADAS	XXX 0 XXXXX Xx. 00 193	3138500
COPACENTRO	Barrancabermeja	KR 00 X 00 00	6224267
COPACREDITO	Barrancabermeja	KR 00 x. 00 - 00 ofic 205-206	6224184
COPETRAN	Bucaramanga	XX 00 X 00x - 00	0000000
XXXXXXXXXX	Xxxxxx	KR 20 C N. 76 - 08	2124033
COPIDROGAS - COPICREDITO B Y M	Bogotá	KR 20 C N. 76 - 08	2124033
COPROCENVA	Tuluá	XX 0 XXX 00 X 00 XXXXX XXXXX	Xxxxxxxx
XXXXXXXX	Xxxxxx	CL 12b No 27-39	3602555

XXXXXXXXXX	Yopal	XX 0 Xx. 00X - 00	0000000000/0000000000
XXXXXXXXXX	Xxxx	XX 44 N 5c 32	5134747
CREDIFLORES	Bogotá	Carrera 00 Xx. 00-00	0000000
E.S.S COMPARTA	Bucaramanga	KR 28 No 31 - 14	6075454
ECOOPSOS	Bogotá	Xxxxxxx 0 Xx. 00-00	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxx	XX 0 Xx. 0 - 00	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxx	KR 33 No. 89 - 82	6214800
FARMACOOP	Bogotá	XX 00X Xx 00X-00	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxx	CALLE 12 Nº 35-95	2476683
FED NAL DE CAFETEROS	Bogotá	CL 73 N. 8 - 13 Torre B piso 6	3257406
FINCOMERCIO	Bogotá	CL 13 no 8 A 30 Piso 11	3811820
GRANCOOP	Cali	XX 00 Xx. 00X - 00	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxx	Xxxxx 00 Xx. 00 – 00	0000000
XX XXXXXXX	Xxxxxx	KR 0 X 00 - 00 piso 13	5922929
XXXXXXXXX XXXX	Xxxxxxx	Xx 0 Xxxxxxxxx Xxxxxxx	0000000
MULTIROBLE	Cali	AV 2 CN No. 23AN - 27	6615382
SERFUNCOOP	Ibagué	KR 4M 41-68 B/Xxxxxxxx	2641320
STARCOOP	Bogotá	Xx 00 Xx. 00 -00	0000000
XXXXXXXXXX	Xxxxxxxx	XX 00 X. 00-00	0000000
XXXXXXXXXX	Xxxxx	XX 0X X 0 00	0000000
XXXXXXXXX	Xxxxxx	Xxxxxx.00 Xx 00-00 Xxxx 0
XXXX.XX XXXXXX.XXXXXXXX XX XXXXXX.XXXXX - XXXXXXX	Xxxx	Xxxxxxx 0 Xx. 0 - 00
XXXX XXXXXXXXXX XX XXXXXX X XXXXXXX	Xxxxxxxxxxx	XXXXXXX 00 Xx. 00-00	6333775

4.2.5.2. Transporte de Títulos Valores y carpetas

La firma contratista deberá transportar los títulos valores y las carpetas de beneficiario que se encuentran en cada una de las Instituciones de Educación Superior (IES) con los cuales tiene convenio firmado, en los puntos de atención del ICETEX, las cooperativas con las cuales ICETEX tiene conformados fondos en administración, y están ubicadas en todo el país.

Se le informa al contratista, que el listado de IES, Cooperativas y puntos de atención ICETEX puede ser modificado en cualquier momento y que se debe desplazar hasta cualquier lugar que el ICETEX requiera, en donde existan beneficiarios de créditos educativos otorgados por la entidad.