Common use of Analisi del rischio Clause in Contracts

Analisi del rischio. L’art. 1, comma 16, lettera b), l. 190/2012 individua nelle procedure di affidamento di lavori, servizi e forniture una delle aree particolarmente esposte al rischio di corruzione. Fasi particolarmente delicate delle procedure di affidamento risultano, in particolare: - le attività svolte dal responsabile unico del procedimento (RUP) quando caratterizzate da un alto tasso di discrezionalità (predisposizione degli atti preliminari di gara, nell’ambito dei quali sono individuati i requisiti di capacità tecnica ed economica per la partecipazione alla gara; verifica delle offerte sospette di anomalia, individuazione del valore della gara, con il rischio di indebito frazionamento delle gare, suddivisioni in lotti); - le attività svolte dalle commissioni di gara soprattutto nelle ipotesi in cui il criterio di aggiudicazione sia quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Anche la fase successiva alla scelta del contraente, ovvero quella di esecuzione del contratto, presenta profili di particolare delicatezza, con riferimento, ad esempio, alle competenze attribuite dal direttore dell’esecuzione di concerto con il RUP del contratto in materia di applicazione delle penali, liquidazione delle fatture o rilevazione di inadempimenti che, se segnalati, comporterebbero la risoluzione del contratto e l’incameramento della cauzione definitiva. Per le strutture centrali, l’acquisizione di lavori, forniture e servizi rientra tra le competenze della Direzione amministrazione e finanza (DAMMF) in cui è incardinato l’Ufficio acquisti e contratti che presiede alle politiche di approvvigionamento attraverso: - le attività negoziali per le procedure di acquisizione di interesse nazionale; - le attività negoziali per l’acquisizione di beni, servizi e lavori per le strutture centrali; - la gestione amministrativa dei contratti di propria competenza e dei relativi strumenti di garanzia; - l’indirizzo, il coordinamento e il monitoraggio delle attività svolte a livello territoriale nello specifico settore degli approvvigionamenti non centralizzati o centralizzabili. Nelle Direzioni regionali/interregionali, la ‘funzione acquisti’ è attribuita alla competenza dell’Ufficio di supporto – Sezione “Acquisti”, che provvede alla gestione degli approvvigionamenti di interesse locale. Nella Direzione interprovinciale, tale funzione è attribuita all’Ufficio “Risorse” – Sezione “Acquisti, logistica e sicurezza”. Le competenze attribuite agli Uffici preposti alla ‘funzione acquisti’, a livello centrale e territoriale, sono indicate nelle determinazioni riguardanti l’organizzazione. Ai diversi livelli di responsabilità organizzativa corrispondono diversi livelli di autorizzazione alla spesa; fatto salvo quanto eventualmente previsto dalle determine che hanno individuato gli atti e i provvedimenti di competenza dei titolari delle posizioni organizzative di elevata responsabilità adottate dai dirigenti responsabili della funzione “acquisti”, i massimali di spesa in funzione dei quali i dirigenti sono autorizzati alla stipula dei contratti sono di seguito riportati: - con riferimento agli acquisti di lavori per importi fino a € 500.000,00 XXX xxxxxxx, il dirigente preposto alla ‘funzione acquisti’ autorizza la spesa e firma il contratto; - per acquisti di beni e servizi di importo fino alla soglia eurounitaria (€ 214.000,00), il dirigente dell’Ufficio preposto alla ‘funzione acquisti’ autorizza la spesa e firma il contratto. Per gli acquisti di beni, servizi e lavori di importo compreso tra i massimali indicati ai punti che precedono e l’importo di € 3.000.000,00 IVA esclusa: - per le strutture centrali, il Direttore della DAMMF autorizza la spesa e il dirigente preposto all’Ufficio acquisti e contratti firma il contratto; - per le strutture regionali/interregionali, il Direttore regionale/interregionale autorizza la spesa e il dirigente dell’Ufficio di supporto firma il contratto; - per la struttura interprovinciale, il Direttore della DAMMF autorizza la spesa e il direttore interprovinciale firma il contratto; Per gli acquisti di importo superiore a € 3.000.000,00 IVA esclusa, la spesa è autorizzata con delibera del Comitato di gestione; con la medesima delibera è dato mandato al Direttore della struttura di vertice interessata, centrale o regionale/interregionale, di attivare le connesse procedure di gara. I relativi contratti sono sottoscritti dagli stessi Direttori di vertice interessati; i contratti riferiti ai fabbisogni della Direzione interprovinciale sono sottoscritti dal Direttore amministrazione e finanza. In presenza di ‘accordi quadro/convenzioni’ già stipulati e che si realizzano mediante contratti attuativi (ordinazioni), l’autorizzazione alla sottoscrizione delle specifiche ordinazioni è concessa secondo i limiti autorizzativi sopra indicati. Nell’autorizzazione alla spesa deve essere dettagliatamente motivato il ricorso alla procedura negoziata con un unico soggetto di cui agli articoli 63 e 125 del Codice dei contratti pubblici, da considerarsi ipotesi eccezionali di affidamento di commesse pubbliche. Al fine di garantire correttezza e uniformità di comportamenti, nonché l’allineamento alle disposizioni vigenti in materia di appalti pubblici e la definizione delle relative responsabilità organizzative, l’Agenzia si è dotata di un ‘Manuale delle procedure dell’attività negoziale’ aggiornato, da ultimo, con Delibera del Comitato di gestione n. 325 del 15 dicembre 2016, le cui regole si applicano ai contratti individuati nel d.lgs. 50/2016, ivi compresi i cosiddetti ‘contratti esclusi’ individuati al titolo II dello stesso Xxxxxx. Nel predetto Manuale è specificato l’obbligo di ricorso ai Contratti quadro e alle Convenzioni stipulate dalla Consip SpA e al Mercato elettronico della PA (MEPA) in applicazione delle disposizioni in materia di contenimento della spesa. Qualora il bene o il servizio oggetto di convenzione-quadro messo a disposizione dai soggetti aggregatori non sia idoneo al soddisfacimento dello specifico fabbisogno dell’amministrazione per mancanza di caratteristiche essenziali è possibile, ai sensi delle disposizioni vigenti, procedere ad acquisti autonomi esclusivamente a seguito di apposita autorizzazione (specificatamente motivata) resa dall’organo di vertice amministrativo, individuato con D.D. prot. n. 23475/RI/2016, della ex Direzione centrale pianificazione, amministrazione e sicurezza sul lavoro, da trasmettere, ai sensi dell’art.1, comma 510, della l. 208/2015 al competente ufficio della Corte dei Conti. Sono state inoltre definite le attività da svolgere per accertare la conformità delle prestazioni eseguite rispetto a quelle pattuite, nonché i soggetti incaricati distintamente per le forniture di lavori, beni e servizi, anche in considerazione della distinzione operata all’articolo 102 del citato Codice dei contratti pubblici tra ‘collaudo’ e ‘verifica della conformità’ delle prestazioni eseguite. L’analisi condotta in collaborazione con la DAMMF e con i referenti delle Direzioni territoriali ha permesso di effettuare una ricognizione delle numerose misure già adottate dall’Agenzia per prevenire il rischio corruzione e illegalità nell’ambito specifico. La DAMMF, per le procedure di approvvigionamento direttamente gestite e nell’ambito della propria attività di indirizzo, coordinamento e monitoraggio degli uffici periferici, assicura costante attenzione alla regolarità delle procedure di affidamento, attraverso interventi diversificati, che riguardano: - l’emanazione di istruzioni e direttive, tra le quali specifiche indicazioni operative in tema di obbligo di ricorso al ‘sistema Consip’ (cfr. nota 31906/RU del 14 marzo 2016), di accordi quadro e di mercato elettronico (strumenti a garanzia di una maggiore economicità e trasparenza delle procedure di affidamento); - l’applicazione di strumenti automatizzati, a supporto delle attività operative, che consentono di uniformare i comportamenti e monitorare le procedure; - la chiara ripartizione dei compiti all’interno degli uffici con la definizione di posizioni organizzative interne (capi sezione/capi reparto), in grado di assicurare il coordinamento e il monitoraggio di sotto- insiemi di attività omogenee; - l’emanazione di disposizioni per assicurare trasparenza e conoscibilità delle informazioni riguardanti le determinazioni raggiunte dall’Amministrazione nella fase di scelta del contraente e consentire, in conformità con le prescrizioni legislative in materia di trasparenza, la rilevazione in via automatizzata delle informazioni da pubblicare semestralmente (ex art. 23 d.lgs. n. 33/2013) e annualmente (ex art. 32 d.lgs. 33/2013); - l’emanazione di istruzioni volte a garantire la conformità delle procedure di approvvigionamento alle norme unionali e nazionali in materia di tutela della riservatezza dei dati e al PTPCT (cfr. nota prot. n. 32696 RU del 14 marzo 2016), anche attraverso la predisposizione di modelli di dichiarazioni per escludere la sussistenza di potenziali conflitti d’interesse(4); - la diffusione di istruzioni operative relative al nuovo Codice dei contratti e alle linee guida ANAC; - la predisposizione del Programma biennale dei beni e servizi nonché del Programma triennale dei lavori; la comunicazione al Tavolo tecnico dei soggetti aggregatori di cui all’art. 9, comma 2, del decreto legge n. 66/2014, entro il mese di ottobre dell’elenco delle acquisizioni di forniture e servizi di importo superiore a un milione di euro; - la verifica dei requisiti autocertificati dagli operatori; - l’organizzazione di specifiche attività formative destinate agli addetti agli acquisti a livello centrale e periferico; - la verifica in merito all’opportunità di procedere ad acquisizioni centralizzate, in funzione del contenimento della spesa. Con nota prot. n. 69011/RU del 25 luglio 2017 sono state fornite istruzioni in merito alle modalità di aggiornamento ed implementazione della “Sezione Amministrazione trasparente/Bandi di gara e contratti”, in conformità dell’art. 29 del Codice dei contratti pubblici. In particolare, relativamente al ciclo degli approvvigionamenti, si investe sulla diffusione delle informazioni e sulla standardizzazione delle procedure, al fine di razionalizzare e facilitare lo svolgimento delle attività degli uffici che si occupano delle funzioni acquisti presso le articolazioni territoriali dell’Agenzia, semplificando, nel contempo, gli adempimenti a carico delle imprese partecipanti alle gare. In tale ambito, oltre alla predisposizione del già menzionato ‘Manuale delle procedure dell’attività negoziale’, si è provveduto a creare nel sito ‘intranet’ dell’Agenzia, all’interno dell’area curata dalla DAMMF, una sezione tematica, denominata ‘Approvvigionamenti’, nella quale sono pubblicate le norme interne e le linee guida relative all’attività negoziale. In ordine alla gestione dei contratti è stato attivato un sistema interno di alert che consente il monitoraggio e la gestione delle scadenze dei contratti. Riguardo alla programmazione dell’attività contrattuale, il processo di rilevazione dei fabbisogni è stato automatizzato attraverso l’utilizzo di una apposita piattaforma informatica che consente il colloquio tra l’Ufficio acquisti centrale e gli Uffici che si occupano della funzione acquisti a livello territoriale. Per ciò che concerne i pagamenti, infine, tutte le connesse movimentazioni (dalla fase di disposizione dei pagamenti alle relative riconciliazioni con le risultanze provenienti dalla Banca d’Italia, in qualità di istituto tesoriere) sono gestite attraverso un sistema automatizzato di Tesoreria (sistema gestionale ‘Sigma-Oracle’) che, oltre a monitorare la tempestività nei pagamenti, consente di monitorare e storicizzare i controlli propedeutici (e il relativo esito) in ordine agli adempimenti previsti dall’art. 48-bis d.P.R. 602/1973, all’esattezza delle coordinate bancarie inserite nell’Anagrafe Fornitori, alla presenza dei codici CIG e CUP, alla regolarità contributiva dei fornitori (DURC), all’eventuale sussistenza di provvedimenti di fermo amministrativo nei confronti degli stessi, alla compiuta pubblicazione sul sito web dei dati inerenti ai contratti in essere. Recependo le indicazioni contenute nell’Aggiornamento 2015 al PNA,5 si è proceduto, in collaborazione con la DAMMF, a segmentare il processo di approvvigionamento nelle fasi di seguito descritte:

Analisi del rischio. L’artLa selezione dei controlli allo sdoganamento a un sistema informatizzato, basato sull’analisi dei rischi e istituzionalizzato nel ‘circuito doganale di controllo’, ha favorito, oltre che uno snellimento delle operazioni, a maggior tutela del contribuente, anche un sensibile abbattimento dell’esposizione al rischio corruttivo per quanto attiene ai meccanismi decisionali che governano la scelta delle operazioni da sottoporre a controllo e il tipo di controllo da porre in essere. 1A tal proposito la circolare n. 74D/2003 dell’allora ‘Area Centrale Verifiche e Controlli Tributi Doganali Accise – Laboratori chimici’ prescrive che un eventuale controllo d’iniziativa su una dichiarazione selezionata dal sistema informatico come ‘Canale verde’ (ovvero da non sottoporre a controllo) debba essere sorretto da un fondato sospetto di frode o da una segnalazione pervenuta agli uffici, comma 16espressamente esplicitati nell’apposito campo dell’applicativo. Tale accorgimento, lettera baccompagnato dall’obbligo in capo ai dirigenti responsabili degli uffici di adottare le misure necessarie e idonee ad impedire ogni abuso della facoltà di effettuare o ridurre i controlli d’iniziativa, unitamente al periodico monitoraggio effettuato dalle Direzioni, costituisce un importante strumento di prevenzione di condotte illecite. Resta inteso che l’Unità responsabile della definizione dei profili di rischio soggettivi e oggettivi, ossia dell’individuazione dei soggetti e delle operazioni da sottoporre a controllo sulla base di argomentate motivazioni, dovrà garantire adeguate misure di tracciabilità e di controllo collegiale delle decisioni. Tuttavia, nonostante i sofisticati sistemi adottati dall’Agenzia per prevenire e arginare fenomeni illeciti, nell’ambito del meccanismo di immedesimazione organica (pubblico ufficiale/agente che esercita le funzioni istituzionali in ragione del rapporto speciale di servizio con l’Organo al quale è assegnato), l. 190/2012 individua nelle procedure la gestione della verifica, sebbene orientata dal sistema di affidamento analisi dei rischi, sia dal punto di lavorivista delle modalità operative, servizi sia dello sviluppo del meccanismo logico-giuridico dal quale scaturisce l’esito del controllo, rimane affidata al dipendente-persona fisica. In ragione della discrezionalità residua, permane un margine di rischio. Inoltre, la natura estremamente tecnica e forniture una delle aree particolarmente esposte al rischio specialistica di corruzione. Fasi particolarmente delicate delle procedure di affidamento risultano, in particolare: - tutte le attività svolte dal responsabile unico del procedimento (RUP) quando caratterizzate da un alto tasso di discrezionalità (predisposizione degli atti preliminari di gara, nell’ambito dei quali sono individuati i requisiti di capacità tecnica ed economica per la partecipazione alla gara; verifica delle offerte sospette di anomalia, individuazione del valore della gara, con il rischio di indebito frazionamento delle gare, suddivisioni in lotti); - le attività svolte dalle commissioni di gara soprattutto nelle ipotesi in cui il criterio di aggiudicazione sia quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Anche la fase successiva alla scelta del contraente, ovvero quella di esecuzione del contratto, presenta profili di particolare delicatezza, con riferimento, ad esempio, alle competenze attribuite dal direttore dell’esecuzione di concerto con il RUP del contratto controllo in materia di applicazione delle penalidogane, liquidazione delle fatture o rilevazione giochi e accise – ivi compresa la filiera dei prodotti da fumo – fa sì che non sempre risulti agevole individuare gli eventuali comportamenti scorretti; ciò rende opportuna l’adozione anche di inadempimenti che, se segnalati, comporterebbero la risoluzione del contratto misure di prevenzione ulteriori. Sono stati individuati i seguenti fattori/indici di rischio che dovranno essere oggetto di una mirata e l’incameramento della cauzione definitiva. Per le strutture centrali, l’acquisizione costante attività di lavori, forniture e servizi rientra tra le competenze della Direzione amministrazione e finanza (DAMMF) in cui è incardinato l’Ufficio acquisti e contratti che presiede alle politiche di approvvigionamento attraversovigilanza: - le attività negoziali per le procedure conflitto di acquisizione di interesse nazionaleinteressi del soggetto deputato al controllo; - le attività negoziali per l’acquisizione instaurazione di beni, servizi rapporti confidenziali tra soggetto controllore e lavori per le strutture centralisoggetto controllato; - la gestione amministrativa dei contratti verifiche eseguite da una sola unità di propria competenza e dei relativi strumenti di garanziapersonale; - l’indirizzo, il coordinamento accorpamento della funzione di verbalizzazione e il monitoraggio delle attività svolte di successiva predisposizione degli avvisi di accertamento/pagamento e degli atti sanzionatori in capo agli stessi soggetti controllori; - incompletezza o superficialità del controllo; - inerzia del soggetto controllore e decadenza dei termini per l’esercizio dell’azione di controllo; - mancata pianificazione dei controlli a livello territoriale nello specifico settore locale; - mancato controllo, sia da parte del dirigente dell’Ufficio, sia dei dirigenti degli approvvigionamenti non centralizzati o centralizzabiliUffici di Supporto, dei giustificativi prodotti dal personale a corredo delle verifiche effettuate in trasferta; - mancata rotazione del personale assegnato ai team di verifica; - esiguo numero di unità assegnate alle attività di verifica rispetto alla totalità delle risorse umane in servizio presso l’ufficio; - mancato rispetto dei protocolli di sicurezza informatica. Nelle Direzioni regionali/interregionali, la ‘funzione acquisti’ è attribuita alla competenza dell’Ufficio di supporto – Sezione “Acquisti”, che provvede alla gestione degli approvvigionamenti di interesse locale. Nella Direzione interprovinciale, tale funzione è attribuita all’Ufficio “Risorse” – Sezione “Acquisti, logistica e sicurezza”. Le competenze attribuite agli Uffici preposti alla ‘funzione acquisti’A presidio del rischio, a livello centrale e territoriale, sono indicate nelle determinazioni riguardanti l’organizzazione. Ai diversi livelli di responsabilità organizzativa corrispondono diversi livelli di autorizzazione alla spesa; fatto salvo quanto eventualmente previsto dalle determine che hanno individuato gli atti e i provvedimenti di competenza dei titolari delle posizioni organizzative di elevata responsabilità adottate dai dirigenti responsabili della funzione “acquisti”, i massimali di spesa in funzione dei quali i dirigenti sono autorizzati alla stipula dei contratti sono di seguito riportati: - con riferimento agli acquisti di lavori per importi fino a € 500.000,00 XXX xxxxxxx, il dirigente preposto alla ‘funzione acquisti’ autorizza la spesa e firma il contratto; - per acquisti di beni e servizi di importo fino alla soglia eurounitaria (€ 214.000,00), il dirigente dell’Ufficio preposto alla ‘funzione acquisti’ autorizza la spesa e firma il contratto. Per gli acquisti di beni, servizi e lavori di importo compreso tra i massimali indicati ai punti che precedono e l’importo di € 3.000.000,00 IVA esclusa: - per le strutture centrali, il Direttore della DAMMF autorizza la spesa e il dirigente preposto all’Ufficio acquisti e contratti firma il contratto; - per le strutture regionali/interregionali, il Direttore regionale/interregionale autorizza la spesa e il dirigente dell’Ufficio di supporto firma il contratto; - per la struttura interprovinciale, il Direttore della DAMMF autorizza la spesa e il direttore interprovinciale firma il contratto; Per gli acquisti di importo superiore a € 3.000.000,00 IVA esclusacentrale, la spesa è autorizzata con delibera del Comitato competente direzione ha emanato linee guida per l’attività di gestione; con la medesima delibera è dato mandato al Direttore della struttura controllo che richiamano l’attenzione dei direttori delle Strutture territoriali di vertice interessata, centrale o regionale/interregionale, sulla necessità di attivare le connesse procedure di gara. I relativi contratti sono sottoscritti dagli stessi Direttori di vertice interessati; i contratti riferiti ai fabbisogni della Direzione interprovinciale sono sottoscritti dal Direttore amministrazione e finanza. In presenza di ‘accordi quadro/convenzioni’ già stipulati e che si realizzano mediante contratti attuativi (ordinazioni), l’autorizzazione alla sottoscrizione delle specifiche ordinazioni è concessa secondo i limiti autorizzativi sopra indicati. Nell’autorizzazione alla spesa deve essere dettagliatamente motivato il ricorso alla procedura negoziata con un unico soggetto di cui agli articoli 63 e 125 del Codice dei contratti pubblici, da considerarsi ipotesi eccezionali di affidamento di commesse pubbliche. Al fine di garantire correttezza e uniformità di comportamenti, nonché l’allineamento alle disposizioni vigenti in materia di appalti pubblici e la definizione delle relative responsabilità organizzative, l’Agenzia si è dotata di un ‘Manuale delle procedure dell’attività negoziale’ aggiornato, da ultimo, con Delibera del Comitato di gestione n. 325 del 15 dicembre 2016, le cui regole si applicano ai contratti individuati nel d.lgs. 50/2016, ivi compresi i cosiddetti ‘contratti esclusi’ individuati al titolo II dello stesso Xxxxxx. Nel predetto Manuale è specificato l’obbligo di ricorso ai Contratti quadro e alle Convenzioni stipulate dalla Consip SpA e al Mercato elettronico della PA (MEPA) in applicazione delle disposizioni in materia di contenimento della spesa. Qualora il bene o il servizio oggetto di convenzione-quadro messo a disposizione dai soggetti aggregatori non sia idoneo al soddisfacimento dello specifico fabbisogno dell’amministrazione per mancanza di caratteristiche essenziali è possibile, ai sensi delle disposizioni vigenti, procedere ad acquisti autonomi esclusivamente a seguito di apposita autorizzazione (specificatamente motivata) resa dall’organo di vertice amministrativo, individuato con D.D. prot. n. 23475/RI/2016, della ex Direzione centrale pianificazione, amministrazione e sicurezza sul lavoro, da trasmettere, ai sensi dell’art.1, comma 510, della l. 208/2015 al competente ufficio della Corte dei Conti. Sono state inoltre definite le attività da svolgere per accertare la conformità delle prestazioni eseguite rispetto a quelle pattuite, nonché i soggetti incaricati distintamente per le forniture di lavori, beni e servizi, anche in considerazione della distinzione operata all’articolo 102 del citato Codice dei contratti pubblici tra ‘collaudo’ e ‘verifica della conformità’ delle prestazioni eseguite. L’analisi condotta in collaborazione con la DAMMF e con i referenti delle Direzioni territoriali ha permesso di effettuare una ricognizione delle numerose misure già adottate dall’Agenzia per prevenire il rischio corruzione e illegalità nell’ambito specifico. La DAMMF, per le procedure di approvvigionamento direttamente gestite e nell’ambito della propria attività di indirizzo, coordinamento e monitoraggio degli uffici periferici, assicura costante attenzione alla regolarità delle procedure di affidamento, attraverso interventi diversificati, che riguardano: - l’emanazione di istruzioni e direttive, tra le quali specifiche indicazioni operative in tema di obbligo di ricorso al ‘sistema Consip’ (cfr. nota 31906/RU del 14 marzo 2016), di accordi quadro e di mercato elettronico (strumenti a garanzia di una maggiore economicità e trasparenza delle procedure di affidamento); - l’applicazione di strumenti automatizzati, a supporto delle attività operative, che consentono di uniformare i comportamenti e monitorare le procedure; - la chiara ripartizione dei compiti all’interno degli uffici con la definizione di posizioni organizzative interne (capi sezione/capi reparto), in grado di assicurare il coordinamento e il monitoraggio di sotto- insiemi di attività omogenee; - l’emanazione di disposizioni per assicurare trasparenza e conoscibilità delle informazioni riguardanti le determinazioni raggiunte dall’Amministrazione nella fase di scelta del contraente e consentire, in conformità con le prescrizioni legislative in materia di trasparenza, la rilevazione in via automatizzata delle informazioni da pubblicare semestralmente (ex art. 23 d.lgs. n. 33/2013) e annualmente (ex art. 32 d.lgs. 33/2013); - l’emanazione di istruzioni volte a garantire la conformità delle procedure di approvvigionamento alle norme unionali e nazionali in materia di tutela della riservatezza dei dati e al PTPCT (cfr. nota prot. n. 32696 RU del 14 marzo 2016), anche attraverso la predisposizione di modelli di dichiarazioni per escludere la sussistenza di potenziali conflitti d’interesse(4); - la diffusione di istruzioni operative relative al nuovo Codice dei contratti e alle linee guida ANAC; - la predisposizione del Programma biennale dei beni e servizi nonché del Programma triennale dei lavori; la comunicazione al Tavolo tecnico dei soggetti aggregatori di cui all’art. 9, comma 2, del decreto legge n. 66/2014, entro il mese di ottobre dell’elenco delle acquisizioni di forniture e servizi di importo superiore a un milione di euro; - la verifica dei requisiti autocertificati dagli operatori; - l’organizzazione di specifiche attività formative destinate agli addetti agli acquisti a livello centrale e periferico; - la verifica in merito all’opportunità di procedere ad acquisizioni centralizzate, in funzione del contenimento della spesa. Con nota prot. n. 69011/RU del 25 luglio 2017 sono state fornite istruzioni in merito alle modalità di aggiornamento vigilare ed implementazione della “Sezione Amministrazione trasparente/Bandi di gara e contratti”, in conformità dell’art. 29 del Codice dei contratti pubblici. In particolare, relativamente al ciclo degli approvvigionamenti, si investe sulla diffusione delle informazioni e sulla standardizzazione delle procedureeventualmente intervenire, al fine di razionalizzare garantire il corretto comportamento del personale addetto ai controlli in relazione ai profili deontologici ed etici richiesti, garantendo anche le opportune rotazioni del personale impegnato nell’attività di verifica(16). Nelle suddette linee guida si evidenzia che la congruità delle risorse destinate alle attività di verifica e facilitare lo svolgimento controllo deve essere rapportata sia al volume, sia alla tipologia delle attività degli uffici che svolte nei territori di rispettiva competenza. Infine, sempre in tema di attività di controllo, è prescritta una pianificazione rigorosa delle attività, preceduta da un’accurata analisi dei rischi e fondata su un cronoprogramma certo e tempestivo, con l’adozione di check list dedicate. La stessa direzione ha emanato, inoltre, direttive settoriali, al fine di assicurare la corretta e imparziale gestione dei procedimenti di competenza. A titolo esemplificativo, si occupano citano le istruzioni diramate per l’espletamento delle funzioni acquisti presso indagini finanziarie, quelle in ambito di rilascio dello status di AEO (Operatore Economico Autorizzato)(17), i protocolli procedurali e le articolazioni metodologie di controllo nei settori dogane, accise ed extra-tributari, le istruzioni succedutesi nel tempo per l’espletamento dei controlli in materia di rivendite generi di monopolio e depositi fiscali di tabacchi e, recentemente in relazione a distributori di prodotti liquidi da inalazione e di prodotti accessori ai tabacchi da fumo. Periodicamente sono effettuati interventi sul territorio per accertare la corretta gestione dei procedimenti da parte delle strutture territoriali dell’Agenziae, semplificandoin particolare, nel contempodella contabilità doganale e, gli adempimenti a carico più in generale, l’effettiva tutela delle imprese partecipanti alle garerisorse proprie dell’Unione Europea. Tutte le direzioni regionali, interregionali e interprovinciale hanno prescritto la periodica rotazione dei funzionari assegnati all’attività di verifica. In tale ambitoconcreto, oltre alla predisposizione la rotazione riguarda la composizione dei nuclei di verifica e l’assegnazione dei singoli incarichi. La rotazione interviene anche nei confronti del già menzionato ‘Manuale delle procedure dell’attività negoziale’personale addetto all’attività di verifica che, si periodicamente, è assegnato ad altri settori di controllo o ad attività del tutto diverse. Sembra importante segnalare che alcuni Referenti hanno provveduto a creare nel sito diramare le istruzioni per il tracciamento delle richieste di abilitazione alle linee di lavoro in AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise) e COGNOS con l’applicazione ‘intranet’ dell’AgenziaGestione delle richieste di abilitazione’. Risulta infatti strategico ai fini della prevenzione della corruzione monitorare l’attribuzione delle abilitazioni all’utilizzo delle banche dati, all’interno dell’area curata dalla DAMMF, una sezione tematica, denominata ‘Approvvigionamenti’, nella quale sono pubblicate le norme interne e le linee guida relative all’attività negoziale. In ordine alla gestione in modo tale che l’accesso a informazioni riservate sia autorizzato solo nei confronti dei contratti è stato attivato un sistema interno soggetti che hanno necessità di alert che consente il monitoraggio e la gestione delle scadenze dei contratti. Riguardo alla programmazione dell’attività contrattuale, il processo di rilevazione dei fabbisogni è stato automatizzato attraverso l’utilizzo di una apposita piattaforma informatica che consente il colloquio tra l’Ufficio acquisti centrale e gli Uffici che si occupano interrogarle a causa della funzione acquisti a livello territorialeistituzionale che ricoprono. Per ciò che concerne i pagamenti, infine, tutte le connesse movimentazioni (dalla fase A fini di disposizione dei pagamenti alle relative riconciliazioni con le risultanze provenienti dalla Banca d’Italiatrasparenza, in qualità alcune realtà territoriali è stata disposta, in sede di istituto tesoriere) sono gestite attraverso un sistema automatizzato di Tesoreria (sistema gestionale ‘Sigma-Oracle’) cheverifica, oltre a monitorare la tempestività nei pagamenti, consente di monitorare e storicizzare i controlli propedeutici (firma per esteso dei funzionari addetti e il relativo esito) in ordine agli adempimenti previsti dall’art. 48-bis d.P.R. 602/1973, all’esattezza delle coordinate bancarie inserite nell’Anagrafe Fornitori, alla presenza sistematico uso del timbro personale nella redazione dei codici CIG e CUP, alla regolarità contributiva dei fornitori (DURC), all’eventuale sussistenza di provvedimenti di fermo amministrativo nei confronti degli stessi, alla compiuta pubblicazione sul sito web dei dati inerenti ai contratti in essere. Recependo le indicazioni contenute nell’Aggiornamento 2015 al PNA,5 si è proceduto, in collaborazione con la DAMMF, a segmentare il processo di approvvigionamento nelle fasi di seguito descritte:verbali.

Analisi del rischio. L’artL’analisi dei due processi ha evidenziato la presenza di più fattori abilitanti degli eventi corruttivi, dovuti alla rilevanza degli interessi economici coinvolti, ai margini di discrezionalità nella scelta dei tempi di adozione dei provvedimenti, a una carente regolamentazione delle procedure interne e alla mancanza di regolazione dei rapporti con i “rappresentanti di interessi particolari”. 1Con riferimento al primo processo, comma 16è stato individuato, lettera bquale comportamento a rischio, l’omessa o ritardata adozione del provvedimento direttoriale. Tale rischio, in effetti, come si è potuto constatare dall’analisi condotta, risulta accentuato dal fatto che l’attuale disciplina normativa (art. 39-quinquies d.lgs. 26 ottobre 1995, n. 504) consente di adottare il provvedimento di determinazione annua del prezzo medio ponderato di vendita per chilogrammo convenzionale di prodotto (denominato PMP sigarette), l. 190/2012 individua nelle procedure necessario per stabilire le tabelle di affidamento ripartizione dei prezzi di lavorivendita al pubblico delle sigarette, servizi entro il primo marzo di ciascun anno sulla base del rapporto, espresso in euro con troncamento dei decimali, tra il valore totale (calcolato con riferimento al prezzo di vendita comprensivo di tutte le imposte) delle sigarette immesse in consumo nell’anno solare precedente e forniture la quantità totale delle medesime sigarette. Se, quindi, ai fini del rispetto della norma, è sufficiente che il provvedimento direttoriale venga adottato entro il termine di legge (1 marzo di ciascun anno), non può tuttavia non considerarsi che una delle aree particolarmente esposte al rischio tempestiva adozione del provvedimento (nella prima metà del mese di corruzionegennaio o, comunque, non appena in possesso dei dati consolidati relativi ai prodotti immessi in consumo nell’anno solare precedente) incide sulla determinazione del livello dell’accisa, ripercuotendosi sia sulle entrate erariali sia sui margini di profitto dei soggetti coinvolti nella filiera di produzione (che, ovviamente, si riducono in caso di incremento dell’accisa, salva la possibilità, sempre loro concessa di aumentare il prezzo dei prodotti). Fasi particolarmente delicate delle procedure Ciò comporta che i produttori di affidamento risultano, sigarette potrebbero avere interesse a ritardare quanto più possibile l’adozione del provvedimento per poter mantenere i precedenti margini di profitto senza essere costretti a operare variazioni in particolare: - le attività svolte dal responsabile unico del procedimento (RUP) quando caratterizzate da un alto tasso rialzo dei prezzi di discrezionalità (predisposizione degli atti preliminari di gara, nell’ambito dei quali sono individuati i requisiti di capacità tecnica ed economica per la partecipazione alla gara; verifica delle offerte sospette di anomalia, individuazione del valore della gara, con il rischio di indebito frazionamento delle gare, suddivisioni in lotti); - le attività svolte dalle commissioni di gara soprattutto nelle ipotesi in cui il criterio di aggiudicazione sia quello dell’offerta economicamente più vantaggiosavendita. Anche la fase successiva alla scelta del contraente, ovvero quella relativamente al processo inerente all’adozione delle determinazioni di esecuzione del contratto, presenta profili variazione dei prezzi di particolare delicatezza, con riferimento, ad esempio, alle competenze attribuite dal direttore dell’esecuzione di concerto con il RUP del contratto in materia di applicazione vendita al pubblico delle penali, liquidazione delle fatture o rilevazione di inadempimenti che, se segnalati, comporterebbero la risoluzione del contratto e l’incameramento della cauzione definitiva. Per le strutture centrali, l’acquisizione di lavori, forniture e servizi rientra tra le competenze della Direzione amministrazione e finanza (DAMMF) in cui è incardinato l’Ufficio acquisti e contratti che presiede alle politiche di approvvigionamento attraverso: - le attività negoziali per le procedure di acquisizione di interesse nazionale; - le attività negoziali per l’acquisizione di beni, servizi e lavori per le strutture centrali; - la gestione amministrativa dei contratti di propria competenza e dei relativi strumenti di garanzia; - l’indirizzo, il coordinamento e il monitoraggio delle attività svolte a livello territoriale nello specifico settore degli approvvigionamenti non centralizzati o centralizzabili. Nelle Direzioni regionali/interregionali, la ‘funzione acquisti’ è attribuita alla competenza dell’Ufficio di supporto – Sezione “Acquisti”, che provvede alla gestione degli approvvigionamenti di interesse locale. Nella Direzione interprovinciale, tale funzione è attribuita all’Ufficio “Risorse” – Sezione “Acquisti, logistica e sicurezza”. Le competenze attribuite agli Uffici preposti alla ‘funzione acquisti’, a livello centrale e territoriale, sono indicate nelle determinazioni riguardanti l’organizzazione. Ai diversi livelli di responsabilità organizzativa corrispondono diversi livelli di autorizzazione alla spesa; fatto salvo quanto eventualmente previsto dalle determine che hanno individuato gli atti e i provvedimenti di competenza dei titolari delle posizioni organizzative di elevata responsabilità adottate dai dirigenti responsabili della funzione “acquisti”, i massimali di spesa in funzione dei quali i dirigenti sono autorizzati alla stipula dei contratti sono di seguito riportati: - con riferimento agli acquisti di lavori per importi fino a € 500.000,00 XXX xxxxxxx, il dirigente preposto alla ‘funzione acquisti’ autorizza la spesa e firma il contratto; - per acquisti di beni e servizi di importo fino alla soglia eurounitaria (€ 214.000,00), il dirigente dell’Ufficio preposto alla ‘funzione acquisti’ autorizza la spesa e firma il contratto. Per gli acquisti di beni, servizi e lavori di importo compreso tra i massimali indicati ai punti che precedono e l’importo di € 3.000.000,00 IVA esclusa: - per le strutture centrali, il Direttore della DAMMF autorizza la spesa e il dirigente preposto all’Ufficio acquisti e contratti firma il contratto; - per le strutture regionali/interregionali, il Direttore regionale/interregionale autorizza la spesa e il dirigente dell’Ufficio di supporto firma il contratto; - per la struttura interprovinciale, il Direttore della DAMMF autorizza la spesa e il direttore interprovinciale firma il contratto; Per gli acquisti di importo superiore a € 3.000.000,00 IVA esclusa, la spesa è autorizzata con delibera del Comitato di gestione; con la medesima delibera è dato mandato al Direttore della struttura di vertice interessata, centrale o regionale/interregionale, di attivare le connesse procedure di gara. I relativi contratti sono sottoscritti dagli stessi Direttori di vertice interessati; i contratti riferiti ai fabbisogni della Direzione interprovinciale sono sottoscritti dal Direttore amministrazione e finanza. In presenza di ‘accordi quadro/convenzioni’ già stipulati e che si realizzano mediante contratti attuativi (ordinazioni), l’autorizzazione alla sottoscrizione delle specifiche ordinazioni è concessa secondo i limiti autorizzativi sopra indicati. Nell’autorizzazione alla spesa deve essere dettagliatamente motivato il ricorso alla procedura negoziata con un unico soggetto di cui agli articoli 63 e 125 del Codice dei contratti pubblici, da considerarsi ipotesi eccezionali di affidamento di commesse pubbliche. Al fine di garantire correttezza e uniformità di comportamenti, nonché l’allineamento alle disposizioni vigenti in materia di appalti pubblici e la definizione delle relative responsabilità organizzative, l’Agenzia si è dotata di un ‘Manuale delle procedure dell’attività negoziale’ aggiornato, da ultimo, con Delibera del Comitato di gestione n. 325 del 15 dicembre 2016, le cui regole si applicano ai contratti individuati nel d.lgs. 50/2016, ivi compresi i cosiddetti ‘contratti esclusi’ individuati al titolo II dello stesso Xxxxxx. Nel predetto Manuale è specificato l’obbligo di ricorso ai Contratti quadro e alle Convenzioni stipulate dalla Consip SpA e al Mercato elettronico della PA (MEPA) in applicazione delle disposizioni in materia di contenimento della spesa. Qualora il bene o il servizio oggetto di convenzione-quadro messo a disposizione dai soggetti aggregatori non sia idoneo al soddisfacimento dello specifico fabbisogno dell’amministrazione per mancanza di caratteristiche essenziali è possibile, ai sensi delle disposizioni vigenti, procedere ad acquisti autonomi esclusivamente a seguito di apposita autorizzazione (specificatamente motivata) resa dall’organo di vertice amministrativo, individuato con D.D. prot. n. 23475/RI/2016, della ex Direzione centrale pianificazione, amministrazione e sicurezza sul lavoro, da trasmettere, ai sensi dell’art.1, comma 510, della l. 208/2015 al competente ufficio della Corte dei Conti. Sono state inoltre definite le attività da svolgere per accertare la conformità delle prestazioni eseguite rispetto a quelle pattuite, nonché i soggetti incaricati distintamente per le forniture di lavori, beni e servizi, anche in considerazione della distinzione operata all’articolo 102 del citato Codice dei contratti pubblici tra ‘collaudo’ e ‘verifica della conformità’ delle prestazioni eseguite. L’analisi condotta in collaborazione con la DAMMF e con i referenti delle Direzioni territoriali ha permesso di effettuare una ricognizione delle numerose misure già adottate dall’Agenzia per prevenire il rischio corruzione e illegalità nell’ambito specifico. La DAMMF, per le procedure di approvvigionamento direttamente gestite e nell’ambito della propria attività di indirizzo, coordinamento e monitoraggio degli uffici periferici, assicura costante attenzione alla regolarità delle procedure di affidamento, attraverso interventi diversificati, che riguardano: - l’emanazione di istruzioni e direttive, tra le quali specifiche indicazioni operative in tema di obbligo di ricorso al ‘sistema Consip’ (cfr. nota 31906/RU del 14 marzo 2016), di accordi quadro e di mercato elettronico (strumenti a garanzia di una maggiore economicità e trasparenza delle procedure di affidamento); - l’applicazione di strumenti automatizzati, a supporto delle attività operative, che consentono di uniformare i comportamenti e monitorare le procedure; - la chiara ripartizione dei compiti all’interno degli uffici con la definizione di posizioni organizzative interne (capi sezione/capi reparto), in grado di assicurare il coordinamento e il monitoraggio di sotto- insiemi di attività omogenee; - l’emanazione di disposizioni per assicurare trasparenza e conoscibilità delle informazioni riguardanti le determinazioni raggiunte dall’Amministrazione nella fase di scelta del contraente e consentiresigarette, in conformità con le prescrizioni legislative in materia di trasparenza, la rilevazione in via automatizzata delle informazioni da pubblicare semestralmente a quelli richiesti dai fabbricanti e dagli importatori (ex art. 23 d.lgs. n. 33/2013) e annualmente (ex art. 32 d.lgs. 33/2013); - l’emanazione di istruzioni volte a garantire la conformità delle procedure di approvvigionamento alle norme unionali e nazionali in materia di tutela della riservatezza dei dati e al PTPCT (cfr. nota prot. n. 32696 RU del 14 marzo 2016), anche attraverso la predisposizione di modelli di dichiarazioni per escludere la sussistenza di potenziali conflitti d’interesse(4); - la diffusione di istruzioni operative relative al nuovo Codice dei contratti e alle linee guida ANAC; - la predisposizione del Programma biennale dei beni e servizi nonché del Programma triennale dei lavori; la comunicazione al Tavolo tecnico dei soggetti aggregatori di cui all’art. 939-quater, comma 2, d.lgs. 26 ottobre 1995, n. 504), l’analisi del decreto legge n. 66/2014rischio ha evidenziato diversi fattori di criticità, entro dovuti alla possibilità di adottare più o meno tempestivamente il mese provvedimento richiesto (nell’ambito del termine di ottobre dell’elenco delle acquisizioni quarantacinque giorni previsto al quarto comma dell’art. 39-quater d.lgs. 504/1995) e di forniture e servizi divulgare agli operatori del settore notizie relative alle strategie commerciali di importo superiore a un milione aziende concorrenti (richieste di euro; - la verifica dei requisiti autocertificati dagli operatori; - l’organizzazione di specifiche attività formative destinate agli addetti agli acquisti a livello centrale e periferico; - la verifica in merito all’opportunità di procedere ad acquisizioni centralizzatevariazioni, in funzione del contenimento della spesaparticolare se in diminuzione, dei prezzi di vendita dei prodotti in commercio). Con nota prot. n. 69011/RU del 25 luglio 2017 sono state fornite istruzioni Tali informazioni, infatti, possono risultare piuttosto appetibili in merito alle modalità quanto eventuali variazioni dei prezzi al ribasso, se non prontamente controbilanciate da analoghe riduzioni dei prezzi praticati dai concorrenti, potrebbero consentire l’acquisizione di aggiornamento ed implementazione della “Sezione Amministrazione trasparente/Bandi quote di gara e contratti”mercato, sebbene, in conformità dell’art. 29 del Codice dei contratti pubblici. In particolare, relativamente al ciclo degli approvvigionamenti, si investe sulla diffusione delle informazioni e sulla standardizzazione delle procedure, al fine di razionalizzare e facilitare lo svolgimento delle attività degli uffici che si occupano delle funzioni acquisti presso le articolazioni territoriali dell’Agenzia, semplificando, nel contempo, gli adempimenti a carico delle imprese partecipanti alle gare. In tale ambito, oltre alla predisposizione del già menzionato ‘Manuale delle procedure dell’attività negoziale’, si è provveduto a creare nel sito ‘intranet’ dell’Agenzia, all’interno dell’area curata dalla DAMMF, una sezione tematica, denominata ‘Approvvigionamenti’, nella quale sono pubblicate le norme interne e le linee guida relative all’attività negoziale. In ordine alla gestione dei contratti è stato attivato un sistema interno di alert che consente il monitoraggio e la gestione delle scadenze dei contratti. Riguardo alla programmazione dell’attività contrattualequesto caso, il processo rischio sia mitigato dalla circostanza che il cambio dei prezzi, di rilevazione norma, ha efficacia dalla pubblicazione del provvedimento direttoriale e che tale circostanza consente a tutti di conoscere le scelte commerciali dei fabbisogni è stato automatizzato attraverso l’utilizzo di una apposita piattaforma informatica concorrenti che consente il colloquio tra l’Ufficio acquisti centrale e gli Uffici che si occupano della funzione acquisti ben possono, immediatamente dopo, chiedere a livello territoriale. Per ciò che concerne i pagamentiloro volta provvedimenti analoghi, infine, tutte le connesse movimentazioni (dalla fase di disposizione dei pagamenti alle relative riconciliazioni anche con le risultanze provenienti dalla Banca d’Italia, in qualità di istituto tesoriere) sono gestite attraverso un sistema automatizzato di Tesoreria (sistema gestionale ‘Sigma-Oracle’) che, oltre a monitorare la tempestività nei pagamenti, consente di monitorare e storicizzare i controlli propedeutici (e il relativo esito) in ordine agli adempimenti previsti dall’art. 48-bis d.P.R. 602/1973, all’esattezza delle coordinate bancarie inserite nell’Anagrafe Fornitori, alla presenza dei codici CIG e CUP, alla regolarità contributiva dei fornitori (DURC), all’eventuale sussistenza di provvedimenti di fermo amministrativo nei confronti degli stessi, alla compiuta pubblicazione sul sito web dei dati inerenti ai contratti in essere. Recependo le indicazioni contenute nell’Aggiornamento 2015 al PNA,5 si è proceduto, in collaborazione con la DAMMF, a segmentare il processo di approvvigionamento nelle fasi di seguito descritte:carattere d’urgenza.

Analisi del rischio. L’art. 1, comma 16, lettera b), l. 190/2012 ) della Legge individua nelle procedure di affidamento di lavori, servizi e forniture una delle aree particolarmente esposte al rischio di corruzione. Fasi particolarmente delicate delle procedure di affidamento risultano, in particolare: - le attività svolte dal responsabile unico Responsabile Unico del procedimento Procedimento (RUP) quando caratterizzate da un alto tasso di discrezionalità (predisposizione degli atti preliminari di gara, nell’ambito dei quali sono individuati i requisiti di capacità tecnica ed economica per la partecipazione alla garagara e i criteri per l’assegnazione dei punteggi alle offerte tecniche; verifica delle offerte sospette di anomalia, individuazione del valore della gara, con il rischio di indebito frazionamento delle gare, suddivisioni in lotti); - le attività svolte dalle commissioni Commissioni di gara soprattutto nelle ipotesi in cui il criterio di aggiudicazione sia quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Anche la fase successiva alla scelta del contraente, ovvero quella di esecuzione del contratto, presenta profili di particolare delicatezza, con riferimento, ad esempio, alle competenze attribuite dal direttore Direttore dell’esecuzione di concerto con il RUP del contratto in materia di applicazione delle penali, liquidazione delle fatture o rilevazione di inadempimenti che, se segnalati, comporterebbero la risoluzione del contratto e l’incameramento della cauzione definitiva. Per le strutture centralicentrali sia Area Dogane, sia Area Monopoli, l’acquisizione di lavori, forniture e servizi rientra tra le competenze della Direzione centrale pianificazione, amministrazione e finanza sicurezza sul lavoro (DAMMFDCPASL) in cui è incardinato l’Ufficio acquisti e contratti Acquisti (di livello dirigenziale) che presiede alle politiche di approvvigionamento attraverso: - le attività negoziali per le procedure di acquisizione di interesse livello nazionale; - le attività negoziali per l’acquisizione di beni, servizi e lavori per le strutture centralila struttura centrale; - la gestione amministrativa dei contratti di propria competenza e dei relativi strumenti di garanzia; - l’indirizzo, il coordinamento e il monitoraggio delle attività svolte a livello territoriale nello specifico settore degli approvvigionamenti non centralizzati o centralizzabili. Nelle Direzioni regionaliPer l’Area Dogane, a livello regionale/interregionaliinterregionale, la ‘funzione acquisti’ è attribuita alla competenza dell’Ufficio invece gestita da un apposito ‘servizio’ incardinato in un Ufficio (‘Distretto’), anch’esso di supporto – Sezione “Acquisti”livello dirigenziale, che provvede alla gestione degli approvvigionamenti di interesse locale. Nella Direzione interprovinciale, tale il dirigente preposto alla ‘funzione acquisti’ è attribuita all’Ufficio “Risorse” – Sezione “Acquistiil Direttore interprovinciale. Per l’Area monopoli, logistica la Direzione centrale Affari generali e sicurezza”coordinamento Uffici dei monopoli (Ufficio approvvigionamenti e contabilità giochi): - coordina, in linea con le direttive emanate in materia dalla DCPASL, gli approvvigionamenti delle strutture territoriali attraverso la rilevazione dei fabbisogni, la pianificazione e il monitoraggio degli acquisti; - supporta le strutture territoriali nella gestione delle attività negoziali per l'acquisizione di beni, servizi e lavori, negli adempimenti normativi e amministrativi connessi con la gestione dei contratti e dei relativi strumenti di garanzia; - supporta la DCPASL nella definizione delle politiche di acquisizione degli immobili in uso agli uffici territoriali dell'Area Monopoli; - monitora l'attuazione delle disposizioni vigenti in materia di approvvigionamenti. Le competenze attribuite agli Uffici preposti alla ‘funzione acquisti’, a livello centrale e territoriale, sono indicate nelle determinazioni riguardanti l’organizzazione. Al riguardo si precisa che nell’ambito dell’organizzazione interna dell’Agenzia -Area dogane, i Direttori degli uffici delle dogane sono stati individuati come datori di lavoro, oltre ai Direttori territoriali per le strutture direttamente amministrate e al DCPASL per le strutture centrali.1 Ai diversi livelli di responsabilità organizzativa corrispondono diversi livelli di autorizzazione alla spesa; fatto salvo quanto eventualmente previsto dalle determine che hanno individuato gli atti e i provvedimenti di competenza dei titolari delle posizioni organizzative di elevata responsabilità adottate dai dirigenti responsabili della funzione “acquisti”, i massimali di spesa in funzione dei quali i dirigenti sono autorizzati alla stipula dei contratti sono di seguito riportati: - con riferimento agli acquisti di lavori per importi fino a € 500.000,00 XXX xxxxxxxIVA esclusa, il dirigente Dirigente preposto alla ‘funzione acquisti’ autorizza la spesa e firma il contratto; - per acquisti di beni e servizi di importo fino alla soglia eurounitaria (€ 214.000,00)comunitaria, il dirigente Dirigente dell’Ufficio preposto alla ‘funzione acquisti’ autorizza la spesa e firma il contratto. Per gli acquisti di beni, servizi e lavori di importo compreso tra i massimali indicati ai punti che precedono e l’importo di € 3.000.000,00 2.580.000,00 IVA esclusa: - per le strutture centrali, il Direttore della DAMMF DCPASL autorizza la spesa e il dirigente Dirigente preposto all’Ufficio acquisti e contratti Acquisti firma il contratto; - per le strutture regionali/interregionali, il Direttore regionale/interregionale autorizza la spesa e il dirigente dell’Ufficio di supporto Dirigente preposto alla ‘funzione acquisti’ firma il contratto; 1 Cfr. determinazione direttoriale prot. n. 33436/RI del 13.11.2009 - per la struttura interprovinciale, il Direttore della DAMMF DCPASL autorizza la spesa e il direttore Direttore interprovinciale firma il contratto; . Per gli acquisti di importo superiore a € 3.000.000,00 2.580.000,00 IVA esclusa, la spesa è autorizzata con delibera del Comitato di gestioneGestione; con la medesima delibera è dato mandato al Direttore della struttura di vertice interessata, centrale o regionale/interregionale, di attivare le connesse procedure di gara. I relativi contratti sono sottoscritti dagli stessi Direttori di vertice interessati; i contratti riferiti ai a fabbisogni della Direzione interprovinciale sono sottoscritti dal Direttore amministrazione e finanzadella DCPASL. In presenza di ‘accordi quadro/convenzioni’ già stipulati e che si realizzano mediante contratti attuativi (ordinazioni), l’autorizzazione alla sottoscrizione delle specifiche ordinazioni è concessa secondo i limiti autorizzativi sopra indicati. Nell’autorizzazione alla spesa deve essere dettagliatamente motivato il ricorso alla Ove ricorrano i presupposti stabiliti dalla normativa vigente, la procedura negoziata con un unico soggetto è autorizzata da: - il Dirigente preposto alla ‘funzione acquisti’, per importi sino alla soglia comunitaria per acquisti di cui agli articoli 63 beni e 125 servizi; - il Direttore Centrale DCPASL e il Direttore regionale/interregionale, per importi sino a euro 2.580.000,00; per la struttura interprovinciale provvede il Direttore DCPASL. - il Direttore della Struttura di vertice interessata, centrale o regionale/interregionale – previo mandato del Codice dei contratti pubbliciComitato di Gestione dell’Agenzia, da considerarsi ipotesi eccezionali per importi superiori a euro 2.580.000,00; per la struttura interprovinciale la Direzione di affidamento di commesse pubblichevertice centrale interessata è la DCPASL. Al fine di garantire correttezza e uniformità di comportamenti, nonché l’allineamento alle disposizioni vigenti in materia di appalti pubblici e la definizione delle relative responsabilità organizzative, l’Agenzia si è dotata di un ‘Manuale delle procedure dell’attività negoziale’ aggiornato, da ultimo, con Delibera del Comitato di gestione Gestione n. 325 del 15 dicembre 201615/12/2016, le cui regole si applicano ai contratti individuati nel d.lgs. 50/2016n. 50/2016 (Codice degli appalti pubblici), ivi compresi i cosiddetti ‘contratti esclusi’ individuati al titolo II dello stesso Xxxxxx. Nel predetto Manuale è specificato l’obbligo di ricorso ai Contratti quadro Quadro e alle Convenzioni stipulate dalla Consip SpA e al Mercato elettronico della Elettronico PA (MEPA) in applicazione delle disposizioni in materia di contenimento della spesa. Qualora il bene o il servizio oggetto di convenzione-quadro messo a disposizione dai soggetti aggregatori non sia idoneo al soddisfacimento dello specifico fabbisogno dell’amministrazione dell’Amministrazione per mancanza di caratteristiche essenziali è possibile, ai sensi delle disposizioni vigenti, procedere ad acquisti autonomi esclusivamente a seguito di apposita autorizzazione (specificatamente motivata) resa dall’organo di vertice amministrativo, individuato con D.D. prot. n. 23475prot.n.23475/RI/2016, della ex nella Direzione centrale pianificazioneCentrale Pianificazione, amministrazione Amministrazione e sicurezza Sicurezza sul lavoro, da trasmettere, ai sensi dell’art.1, comma 510, della l. 208/2015 al competente ufficio della Corte dei ContiLavoro. Sono state inoltre definite le attività da svolgere per accertare la conformità delle prestazioni eseguite rispetto a quelle pattuite, nonché i soggetti incaricati distintamente per le forniture di lavori, beni e servizi, anche in considerazione della distinzione operata all’articolo 102 del citato Codice dei contratti pubblici tra ‘collaudo’ e ‘verifica della conformità’ delle prestazioni eseguite. L’analisi condotta in collaborazione con la DAMMF DCPASL e con i referenti delle Direzioni territoriali ha permesso di effettuare una ricognizione delle numerose misure già adottate dall’Agenzia per prevenire il rischio corruzione e illegalità nell’ambito specifico. La DAMMFDCPASL, per le procedure di approvvigionamento direttamente gestite e nell’ambito della propria attività di indirizzo, coordinamento e monitoraggio degli uffici periferici, assicura costante attenzione alla regolarità delle procedure di affidamento, attraverso interventi diversificati, che riguardano: - l’emanazione di istruzioni e direttive, tra le quali specifiche indicazioni operative in tema di obbligo di ricorso al ‘sistema Consip’ (cfr. nota 31906/RU del 14 marzo 2016), di accordi Accordi quadro e di mercato elettronico (strumenti a garanzia di una maggiore economicità e trasparenza delle procedure di affidamento); - l’applicazione di strumenti automatizzati, a supporto delle attività operative, che consentono di uniformare i comportamenti e monitorare le procedure; - la chiara ripartizione dei compiti all’interno degli uffici con la definizione di posizioni organizzative interne (capi sezionereparto/capi repartosezione), in grado di assicurare il coordinamento e il monitoraggio di sotto- insiemi di attività omogenee; - l’emanazione di disposizioni per assicurare trasparenza e conoscibilità delle informazioni riguardanti le determinazioni raggiunte dall’Amministrazione dall’amministrazione nella fase di scelta del contraente e consentire, in conformità con le alle recenti prescrizioni legislative in materia di trasparenza, la rilevazione in via automatizzata delle informazioni da pubblicare semestralmente (ex art. 23 d.lgs. n. 33/2013) e annualmente (ex art. 32 d.lgs. 33/2013), in funzione della quale sono state avviate le attività per l’attuazione del sistema gestionale di supporto ‘contabilità e acquisti’ (cfr. nota Prot. 59004 RU del 17 maggio 2013); - l’emanazione di istruzioni volte a garantire la conformità delle procedure di approvvigionamento alle norme unionali prescrizioni della Legge n. 190/2012 (cfr. nota prot. n. 44502-RU del 15.04.2016) per l’inserimento di un modello di patto d’integrità nella documentazione di gara da sottoscrivere dai legali rappresentanti degli operatori economici per la partecipazione alla procedura di acquisizione) e nazionali in materia di tutela della riservatezza dei dati e al PTPCT del PTPC (cfr. nota prot. n. 32696 RU del 14 marzo 2016), anche attraverso la predisposizione di modelli di dichiarazioni per escludere la sussistenza di potenziali conflitti d’interesse(4)d’interesse2; - la diffusione di istruzioni operative relative al nuovo Codice dei contratti e alle delle linee guida ANAC; - la predisposizione del Programma biennale dei beni e servizi nonché dell’Agenzia ai sensi dell’art. 21 del Programma triennale dei lavori; la comunicazione al Tavolo tecnico dei soggetti aggregatori di cui all’art. 9, comma 2, del decreto legge n. 66/2014, entro il mese di ottobre dell’elenco delle acquisizioni di forniture e servizi di importo superiore a un milione di euronuovo codice; - la verifica dei requisiti autocertificati dagli operatori; - l’organizzazione di specifiche attività formative destinate un’attività formativa destinata agli addetti agli acquisti a livello centrale e periferico; 2 Cfr. PTPC, paragrafo 3.3 - la verifica in merito all’opportunità di procedere ad acquisizioni centralizzate, in funzione del contenimento della spesa. Con nota prot. n. 69011/RU del 25 luglio 2017 sono state fornite istruzioni in merito alle modalità di aggiornamento ed implementazione della “Sezione Amministrazione trasparente/Bandi di gara e contratti”, in conformità dell’art. 29 del Codice dei contratti pubblici. In particolare, relativamente al ciclo degli approvvigionamenti, si investe sulla diffusione delle informazioni e sulla standardizzazione delle procedure, al fine di razionalizzare e facilitare lo svolgimento delle attività degli uffici che si occupano delle funzioni acquisti operanti presso le articolazioni territoriali dell’Agenzia, semplificando, nel contempo, gli adempimenti a carico delle imprese partecipanti alle gare. In tale ambito, oltre alla predisposizione del già menzionato ‘Manuale delle procedure dell’attività negoziale’, si è provveduto a creare nel sito ‘intranet’ dell’Agenzia, all’interno dell’area curata dalla DAMMFDCPASL, una sezione tematica, denominata denominata: ‘ApprovvigionamentiAttività negoziale’. La sezione è costantemente aggiornata, nella quale anche alla luce del contributo dei soggetti coinvolti nell’ambito dei procedimenti di acquisizione di beni, lavori e servizi. Detta sezione è suddivisa in cinque parti (1. Normativa – 2 Regolamenti – 3. Istruzioni di servizio - 4. Manuali – 5. Xxxx utili) al fine di rappresentare in modo organico le informazioni e la documentazione secondo un criterio di omogeneità dei contenuti. Nella seconda di tali parti sono pubblicate descritte le norme interne procedure organizzative e sono rappresentati i flussi, i ruoli e le linee guida relative all’attività negozialeresponsabilità dei soggetti che presidiano la gestione degli approvvigionamenti. In ordine alla gestione dei contratti è stato attivato un sistema interno di alert che consente il monitoraggio e la gestione delle scadenze dei contratti. Riguardo alla programmazione dell’attività contrattuale, il processo di rilevazione dei fabbisogni è stato automatizzato attraverso l’utilizzo di una apposita piattaforma informatica che consente il colloquio tra l’Ufficio acquisti centrale e gli Uffici che si occupano della funzione acquisti a livello territoriale. Per ciò che concerne i pagamenti, infine, tutte le connesse movimentazioni (dalla fase di disposizione dei pagamenti alle relative riconciliazioni con le risultanze provenienti dalla Banca d’Italia, in qualità di istituto tesoriere) sono gestite attraverso un sistema automatizzato di Tesoreria (sistema gestionale ‘Sigma-Oracle’) che, oltre a monitorare la tempestività nei pagamenti, consente di monitorare e storicizzare i controlli propedeutici (e il relativo esito) in ordine agli adempimenti previsti dall’art. 48-48 bis d.P.R. D.P.R. n. 602/1973, all’esattezza delle coordinate bancarie inserite nell’Anagrafe Fornitori, alla presenza dei codici CIG e CUP, alla regolarità contributiva dei fornitori (DURC), all’eventuale sussistenza di provvedimenti di fermo amministrativo nei confronti degli stessi, alla compiuta pubblicazione sul sito web dei dati inerenti ai contratti in essere. Recependo le indicazioni contenute nell’Aggiornamento nell’aggiornamento 2015 al PNA,5 PNA,3 si è proceduto, in collaborazione con la DAMMFDCPASL, a segmentare il processo di approvvigionamento nelle fasi di seguito descritte: