DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 1 CONSOLIDAR LOS SOPORTES PARA ELABORACIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO: El supervisor y/o interventor del contrato deberán allegar respectivos soportes para realizar la terminación y liquidación del contrato; para tal fin el elaborará la Certificación sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contractual; a su vez solicitará el Estado de Cuenta a la Dirección Financiera y certificar la forma como se amortizó el anticipo del contrato (si aplica). Una vez terminado el plazo contractual Supervisor o interventor del contrato o convenio Director financiero Certificación de ejecución y cumplimiento del objeto contractual. Certificación del estado de cuenta Certificación de amortización del anticipo si aplica. 2 REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA JURÍDICA: El supervisor o interventor entregará los documentos soportes a la Oficina Jurídica- Coordinación de contratos, Máximo Cinco días hábiles siguientes al recibido de la documentación Jefe de la Oficina Jurídica Coordinador Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica. Revisión de la documentación soporte # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO donde se asignará un profesional de dicho grupo para el cotejo del cumplimiento de los documentos, según lo establecido en el contrato principal y sus modificaciones (cuando a ello hubiere lugar), en cuanto a su ejecución y al cumplimiento de las obligaciones. Si la información necesaria para elaborar el acta de terminación y liquidación no se encuentra completa; el coordinador de contratos dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la documentación devolverá mediante memorando al supervisor o interventor la documentación para que ésta sea complementada en la Oficina Jurídica/Coordin ación contratos, en el caso de requerir ajustes de la documentación Profesional asignado del grupo de contratos 3 PROYECTAR EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, BAJO LOS PRECEPTOS Y FUNDAMENTOS LEGALES. El profesional asignado del grupo de contratos de la oficina jurídica, elaborará el acta de terminación y liquidación del contrato Máximo tres días hábiles siguientes al recibo de la documentación soporte Profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica Acta de terminación y liquidación del contrato 4 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA APRUEBA EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LA REMITE AL ORDENADOR...
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. DEPENDENCIA QUE SOLICITA EL PROCESO SUBDIRECCIÓN JURIDICA Y DE DIRECTOR/A SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Secuencia de Etapas Actividad Responsable
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros ¿Contratista solicita terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo? - Si: El procedimiento continúa con la actividad No 1. - No: El procedimiento continúa con el condicional ¿Hay interventor? 1. Solicitar la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo Solicitar mediante oficio, al Interventor o al Supervisor según corresponda, la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo entre las partes, exponiendo las respectivas justificaciones. Contratista ▪ Oficio (solicitando terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo) ¿Hay interventor? - Si: El procedimiento continúa con la actividad No 2. - No: El procedimiento continúa con la actividad No 3. 2. Informar al Supervisor la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo incluyendo la respectiva recomendación Informar al Supervisor, mediante oficio, que el Contratista ha solicitado efectuar la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo entre las partes. El oficio debe incluir la recomendación dada por el Interventor sobre el caso. Interventor ▪ Oficio (informando solicitud de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo)
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros 3. Informar a la Dirección Jurídica sobre terminación anticipada por mutuo acuerdo incluyendo la respectiva recomendación Informar al Director de la Dirección Jurídica, mediante oficio, que se requiere terminar anticipadamente el contrato por mutuo acuerdo, adjuntando los documentos soportes relacionados con el caso El oficio debe incluir la recomendación dada por el Supervisor sobre el caso. Supervisor ▪ Oficio 4. Proponer al Supervisor la terminación anticipada del Contrato por mutuo acuerdo Para los casos en los que el Interventor requiera proponer la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo, debe escalar la solicitud por escrito al Supervisor incluyendo las respectivas justificaciones. Interventor ▪ Oficio (solicitando terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo) ¿Es contrato de prestación de servicios? - Si: El procedimiento continúa con la actividad No 10. - No: El procedimiento continúa con la actividad No 5.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros 10. Elaborar el Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo e informar al supervisor o interventor Elaborar el Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo entre las partes y posteriormente informar por correo electrónico a quien corresponda, Supervisor o Interventor, que el Acta se ha elaborado. Profesional Universitario o Especializado – Dirección Jurídica Correo electrónico informando elaboración del Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo 208-DJ-Ft-36 Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo. 11. Suscribir el Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo Ordenador del gasto 208-DJ-Ft-36 Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo firmado. 12. Convocar a Supervisor o Interventor y Contratista para firma Contactar por medio telefónico, escrito o el que se considere pertinente, al Supervisor o Interventor para que firme el Acta de Terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo. Auxiliar Administrativo – Dirección Jurídica. ¿Hay interventor? - Si: El procedimiento continúa con la actividad No 13. - No: El procedimiento continúa con la actividad No 14.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros 13. Suscribir el Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo Interventor ▪ 208-DJ-Ft-36 Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo firmado. 14. Suscribir el Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo Supervisor ▪ 208-DJ-Ft-36 Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo firmado. 15. Suscribir el Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo Contratista ▪ 208-DJ-Ft-36 Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo firmado. 16. Registrar terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo en base de datos. Registrar en la base de datos de la Dirección Jurídica la Terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo. Contratista (Profesional) – Dirección Jurídica ▪ Registro de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo en base de datos Dirección Jurídica 17. Publicar el Acta de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo en SECOP y en Contratación a la vista Contratista (Profesional) – Dirección Jurídica
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO id ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ? DESCRIPCIÓN ¿CÓMO? ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA PARTICIPANTE REGISTRO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros 1 Realizar la verificación documental del expediente contractual, verificando que estén integrados todos los informes de supervisión y que se encuentren debidamente anexadas las evidencias de ejecución del contrato y/o productos finales del mismo. Supervisor o Interventor • Visto bueno Supervisor 2 Solicitar a la Subdirección Financiera, la expedición del informe de órdenes de pago de un compromiso, de cada uno de los crp’s derivados del contrato Supervisor o Interventor • Formato generado por el sistema PREDIS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro aplicable 1. Elaboración del contrato Xxxxxxx el Contrato según la naturaleza del proceso que se adelantó, revisa y envía para la firma del Director General. Subdirector General Área Administrativa y Financiera Contrato Firma el contrato, devuelve a la SGAAF, para firma del Contratista. Director General No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro aplicable Asigna número consecutivo, fecha y registra en el libro radicador, una vez firmado el contrato por el Director General y el Contratista. Envía a Presupuesto el original del contrato junto con el expediente para su Registro Presupuestal. Profesional de Apoyo Área Administrativa y Financiera Contrato. Libro radicador Recibe, revisa y expide el registro presupuestal, sella los documentos y envía al Jefe de Presupuesto para la firma del Registro Presupuestal. Jefe de Presupuesto Registro presupuestal. Firma y devuelve al Profesional de Presupuesto quien a su vez envía a la SGAAF. Coordinador Sub Área Financiera