RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO
INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL
RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO
Auditoria na Gestão dos Contratos do INSS.
Brasília, 09 de junho de 2022 Auditoria-Geral do INSS
Instituto Nacional do Seguro Social Auditoria-Geral
Coordenação-Geral de Auditoria em Gestão Interna Auditoria Regional Salvador
Unidade Examinada: Diretoria de Orçamento, Finanças e Logística.
Missão
Aumentar e proteger o valor organizacional, fornecendo avaliações, assessoria e conhecimento objetivos, baseados em risco, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles.
Avaliação
O trabalho de avaliação, como parte da atividade de auditoria interna, consiste na obtenção e na análise de evidências com o objetivo de fornecer opiniões ou conclusões independentes sobre um objeto de auditoria. Objetiva também avaliar a eficácia dos processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos relativos ao objeto e à Unidade Auditada, e contribuir para o seu aprimoramento.
RESUMO
1. QUAL FOI O TRABALHO REALIZADO?
A Ação de Auditoria avaliou a gestão e a fiscalização de contratos do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), vigentes no período de janeiro de 2019 a junho de 2021. Foram analisados 11 contratos, executados nas cinco Superintendências Regionais (SR) e na Administração Central, cujos objetos eram serviços de limpeza e conservação e vigilância ostensiva. O escopo da ação não incluiu contratos de vigilância eletrônica.
Estes contratos de serviços continuados integram o grupo de serviços essenciais para o funcionamento das unidades do INSS, assegurando a integridade do patrimônio público e o funcionamento das atividades finalísticas do órgão ou entidades.
No INSS esses serviços são objeto de terceirização, com fulcro no § 1º do art. 3º do Decreto nº 9.507, de 21.09.2018 e na Portaria do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG) nº 443, de 27.12.2018, visto que a Autarquia não dispõe de equipe própria de mão de obra para execução das atividades de limpeza, conservação e vigilância, em seu quadro de servidores.
Neste trabalho foi verificado se o mapa de riscos, constante no processo de contratação, foi atualizado após a ocorrência de eventos relevantes; se houve aplicação, quando cabível, das sanções contratuais à empresa contratada e se as prorrogações contratuais atenderam aos requisitos exigidos pelo Anexo IX, da Instrução Normativa da Secretaria de Gestão (SEGES) nº 05/2017.
2. POR QUE A AUDITORIA REALIZOU ESSE TRABALHO?
Com a vigência da IN nº 05/2017, as etapas de planejamento, de gestão e de fiscalização das contratações foram submetidas a indicadores e procedimentos que exigem o fortalecimento da fiscalização dos serviços contratados.
O art. 47 dessa IN definiu que a execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração de aspectos relativos a resultados alcançados, como verificação dos prazos de execução e qualidade dos serviços. Concorre, assim, para que, desde o início da execução contratual, a Administração estabeleça estes mecanismos de controle, tanto para efeito de acompanhamento da prestação dos serviços, como também para subsidiar a estimativa de futuras contratações.
O trabalho de auditoria sobre a avaliação de gestão e fiscalização das contratações do INSS foi incluído no Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT) 2021, considerando os riscos inerentes às contratações e a relevância do processo para a operação da Autarquia. De acordo com os Relatórios de Gestão do INSS, no exercício de 2020, as contratações com limpeza e conservação totalizaram R$ 133.538.937,85 e com vigilância ostensiva esse montante foi de R$ 263.365.398,62. Para o exercício de 2021, as despesas com serviços de limpeza e conservação somaram aproximadamente R$169.000.000,00 e com vigilância ostensiva cerca de R$ 270.000.000,00.
3. QUAIS AS CONCLUSÕES ALCANÇADAS? QUAIS RECOMENDAÇÕES DEVERÃO SER ADOTADAS?
Os testes aplicados permitiram identificar a ausência de atualização dos mapas de riscos, após ocorrência de eventos relevantes durante a gestão, de 4 dentre os 11 contratos analisados na amostra.
Em relação à aplicação das sanções previstas nos contratos, evidenciou-se que em quatro contratos da amostra houve descumprimentos contratuais, no entanto, em dois destes não foram instaurados os processos de apuração.
No tocante à qualidade exigida na prestação dos serviços continuados, constatou-se que as fichas de inspeção têm sido aprovadas de forma tácita pelo Sistema de Gestão de Contratos (GCWEB), sem apresentação da justificativa de excepcionalidade exigida.
Quanto às prorrogações contratuais, foram constatadas prorrogações sem a comprovação das condições iniciais de habilitação ou sem a redução/eliminação de custos negociáveis após um ano de vigência.
A equipe de auditoria, ao final, visando a agregar valor à gestão, recomendou à área auditada adoção de rotina de supervisão que assegure a efetiva aferição da qualidade mínima dos serviços prestados; reavaliação da orientação contida no Item 9.3 do Ofício-Circular Conjunto nº 3/DGDOP/CGRLOG/DGPA/INSS; revisão e apuração de ocorrência de pagamento indevido; instauração de processo administrativo para apurar infrações decorrentes de descumprimentos contratuais e aplicação das penalidades respectivas, se cabíveis; redução ou eliminação dos valores de custos fixos ou variáveis não renováveis dos processos.
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
APS - Agência da Previdência Social
CGRLOG - Coordenação-Geral de Recursos Logísticos CGLCO - Coordenação-Geral de Licitações e Contratos DIROFL – Diretoria de Orçamento, Finanças e Logística DGDOP - Divisão de Gestão de Despesas Operacionais
DGLCON - Divisão de Gestão de Licitações e Contratos
DGPA – Diretoria de Gestão de Pessoas e Administração FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço GCWEB - Sistema de Gestão de Contratos
IN - Instrução Normativa
INSS - Instituto Nacional do Seguro Social
MPDG - Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão PAINT – Plano Anual de Auditoria Interna
PFE – Procuradoria Federal Especializada PRES - Presidência do INSS
PT – Papel de Trabalho
SA - Solicitação de Auditoria
SEGES – Secretaria de Gestão do Ministério da Economia SEI - Sistema Eletrônico de Informação
SR – Superintendência Regional do INSS TA – Termo Aditivo
TCU – Tribunal de Contas da União
Sumário
RESUMO 4
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS 7
INTRODUÇÃO 9
1. Ausência de efetiva avaliação dos serviços prestados pelas contratadas. 11
2. Ausência de apuração de descumprimento contratual. 14
3. Prorrogação contratual sem comprovação de que o contratado mantém as condições iniciais de habilitação. 16
4. Renovação do contrato após um ano de vigência sem amortização dos custos fixos ou variáveis não renováveis. 17
RECOMENDAÇÕES 20
CONCLUSÃO 22
ANEXOS 24
I – RESPOSTAS ÀS SOLICITAÇÕES DE AUDITORIA - APROVAÇÃO TÁCITA DAS FICHAS DE INSPEÇÃO NO GCWEB 24
II - MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE EXAMINADA E ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA 27
INTRODUÇÃO
O presente relatório aponta os resultados da avaliação da fiscalização e gestão das contratações do INSS que, segundo o art. 39 da IN nº 05/2017, envolve:
[...] o conjunto de ações que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela Administração para os serviços contratados, verificar a regularidade das obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como prestar apoio à instrução processual e o encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos a repactuação, alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto.
O planejamento, a coordenação, o controle, a normatização, a padronização e a supervisão dessas ações estavam sob responsabilidade regimental da Diretoria de Gestão de Pessoas e Administração (DGPA) até 03.04.2022, conforme inciso VII do art. 11 do Decreto nº 9.746, de 8 de abril de 2019 (Estrutura Regimental do INSS). Entretanto, a mencionada responsabilidade passou a recair sobre a Diretoria de Orçamento, Finanças e Logística (DIROFL), com o advento do Decreto nº 10.995/2022, Anexo I, art. 11, inciso I, alínea a, a partir de 04.04.2022.
A compreensão da materialidade do objeto de auditoria perpassa pela análise do orçamento do INSS para 2020, considerando que, do orçamento executado naquele exercício, o valor de R$1.526.758.532,16 foi destinado a todas as contratações de bens e serviços. Destas contratações, os serviços de limpeza e conservação e vigilância ostensiva totalizaram, respectivamente, R$ 133.538.937,85 e R$ 263.365.398,621. Para 2021, os valores de limpeza e conservação somaram aproximadamente R$169.000.000,00 e a despesa com vigilância ostensiva foi da ordem de R$ 270.000.000,002 do orçamento executado de R$1.528.673.734,72. Respectivamente representam, aproximadamente, 26% e 28% do montante executado em 2020 e 2021.
1 Relatório de Gestão do INSS, página 82, Tabela 16.
2 Relatório de Gestão do INSS, versão datada de 23.03.2022.
No que se refere ao objetivo da ação de auditoria, avaliou-se a gestão dos contratos continuados do INSS executados no período de janeiro/2019 a junho/2021.
Pretendeu-se, com o presente trabalho, responder às seguintes questões e subquestões de auditoria:
1. Os mapas de riscos, constantes nos processos de contratação, foram atualizados após eventos relevantes durante a gestão do contrato?
2. Há aplicação das cláusulas contratuais de sanções à empresa contratada quando cabível?
2.1. Houve comunicação imediata à autoridade contratante, pelo gestor/fiscal, de infração a cláusula contratual pela Contratada?
2.2. A execução dos contratos está sendo acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos aspectos previstos no art. 47 da IN nº 05/2017?
2.3. Os contratos preveem qualidade mínima dos serviços prestados?
2.4. Os casos de desconformidade continuada da prestação do serviço em relação à qualidade exigida têm ensejado adoção de sanções às Contratadas?
3. As prorrogações contratuais atendem aos requisitos exigidos pelo Anexo IX, da IN SEGES nº 05/2017?
3.1. A instrução processual, quanto à prorrogação dos contratos, está aderente às exigências da IN nº 05/2017, Anexo IX, Itens 3 e 10?
3.2. As prorrogações contratuais são realizadas em obediência às exigências da IN nº 05/2017, Anexo IX, Item 5?
3.3. Na prorrogação contratual é realizada análise entre os preços contratados e aqueles praticados no mercado de modo a concluir que a continuidade da contratação é mais vantajosa do que a realização de uma nova licitação?
3.4. Na prorrogação contratual é realizada negociação contratual para a redução e/ou eliminação dos custos fixos ou variáveis não renováveis que já tenham sido amortizados ou pagos no primeiro ano da contratação?
Quanto à metodologia utilizada para a obtenção de evidências, para fundamentar achados e recomendações, foram utilizadas técnicas de análise documental e indagação, bem como informações obtidas por meio do Sistema de Gestão de Contratos (GCWEB) e do Sistema Eletrônico de Informação (SEI).
Não obstante os trabalhos da presente Ação terem sido iniciados em meados 2021, foram impostas limitações aos testes que impediram a sua conclusão dentro do exercício. Cite-se, por exemplo, as prorrogações de prazo para atendimento às Solicitações de Auditoria (SA) e o atraso nas respostas dos interlocutores designados nas Superintendências Regionais. Houve unidade que não respondeu aos questionamentos e/ou não apresentou documentos solicitados, prejudicando a conclusão de testes de auditoria.
RESULTADOS DOS EXAMES
1. AUSÊNCIA DE EFETIVA AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS PRESTADOS PELAS CONTRATADAS.
A IN nº 05/2017, em seu art. 47, fixa que a execução contratual deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos aspectos relacionados aos resultados alcançados, à verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada; aos recursos humanos empregados; à qualidade e à quantidade dos recursos materiais utilizados; à adequação dos serviços prestados à rotina de execução; ao cumprimento de obrigações contratuais e à satisfação do público usuário.
No âmbito do INSS, foi o Ofício-Circular Conjunto nº 3/DGDOP/CGRLOG/DGPA/INSS, de 05.06.2019, que estabeleceu a rotina de como a Instituição executaria o mecanismo de controle para fiscalizar a prestação dos serviços contratados.
Os itens seguintes do referido Ofício informam a criação das Fichas de Inspeção no sistema GCWEB e as torna obrigatórias a partir de junho/2019, conforme se lê em seguida:
2. Como forma de aprimorar a gestão contratual e a informatização dos procedimentos da área de Logística, foi disponibilizado módulo chamado “Fichas de Inspeção”, substituindo as fichas de inspeção mensal, que até então são enviadas de modo físico às Logísticas.
3. A utilização do módulo se torna obrigatória a partir do próximo período avaliativo, ou seja, as avaliações a serem realizadas nas datas de 20/06/2019 a 30/06/2019 em relação aos serviços prestados no período compreendido entre as datas 20/05/2019 e 19/06/2019 já deverão ser realizadas no sistema, não se utilizando mais o meio físico (papel) para encaminhamento às Logísticas. Portanto, aprovações tácitas todo o trâmite será obrigatoriamente de forma digital, não sendo mais necessário imprimir formulários e realizar envios via SIPPS.
4. Não será permitida outra forma de avaliação que não a disponibilizada no GCWEB, no módulo “Fichas de Inspeção”.
Na subquestão de auditoria, buscou-se verificar o que motivou a ocorrência de prestação dos serviços nas fichas de inspeção no GCWEB sem indicar eventual ocorrência de excepcionalidade durante a execução contratual. A orientação permite que as aprovações sejam realizadas automaticamente pelo referido sistema, como forma de garantir que a falta de avaliação por parte da Administração não impeça a Contratada de receber o pagamento pelos serviços prestados. Todavia, exige que essa opção seja decorrente de casos excepcionais, conforme preceituam os itens 9.3 e 9.4 do comentado Ofício-Circular, a saber:
9.3. Decorrido o período de avaliação sem que essa tenha sido realizada, o sistema entenderá tacitamente que não há ressalva em relação aos serviços prestados e indicará tal situação no relatório da avaliação, conferindo nota máxima ao prestador de serviço na unidade cuja avaliação não foi realizada, a fim de não penalizá-lo pela ausência da aferição do resultado.
9.4. A aprovação tácita deve ser evitada, sendo permitida somente em casos excepcionais, uma vez que a realização da avaliação visa a obtenção de informações fidedignas em relação à qualidade dos serviços. Não será permitida outra forma de avaliação que não a disponibilizada no GCWEB, no módulo “Fichas de Inspeção”.
O percentual de aprovações tácitas dos contratos sem justificativa de excepcionalidade extraídos dos relatórios de GCWEB perfaz os valores abaixo relacionados.3
Quadro 03 – Percentual de Aprovações Tácitas
SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL (SR) | LIMPEZA E CONSERVAÇÃO % | VIGILÂNCIA OSTENSIVA % |
Sudeste (I) | 68,55 | 18,75 |
Sudeste (II) | 52,81 | 15,38 |
Sul (III) | 33,33 | 27,03 |
Nordeste (IV) | 35,67 | 60,47 |
Norte/Centro-Oeste (V) | 44,87 | 34,38 |
Fonte: Informações extraídas de Fichas de Inspeção dos contratos auditados no GCWEB.
Quanto às unidades SR Sudeste (I), Sudeste (II), Sul (III) e Norte/Centro-Oeste (V), em resposta à SA nº 002/2021, justificaram: permissividade do GCWEB acerca de aprovações tácitas; responsabilidade de avaliação recair no fiscal setorial; não exercício do direito de avaliar dos fiscais setoriais; e inconsistência do sistema, entre outras, conforme Anexo I deste Relatório. A SR Nordeste (IV) não respondeu à supradita SA.
A constância de aprovações tácitas da prestação dos serviços sem a justificativa da excepcionalidade para sua permissão é decorrente de a) descumprimento do prazo para avaliar a execução do contrato nas fichas de inspeção no sistema GCWEB, estabelecido no Ofício-Circular Conjunto nº 3/DGDOP/CGRLOG/DGPA/INSS; b) descumprimento de atribuição, pelo fiscal setorial, de avaliar o serviço no GCWEB e de não justificar a excepcionalidade para a avaliação tácita; c) não adoção de providências pelo Gestor do Contrato e Gerentes Executivos, após recebimento dos relatórios encaminhados automaticamente pelo sistema GCWEB, quanto às unidades que avaliaram tacitamente as fichas de inspeção sem comprovar as excepcionalidades.
Outrossim, chama a atenção o fato de não constarem no GCWEB fichas de inspeção referentes ao Contrato nº 35/2019, sob a responsabilidade da Administração Central, com aprovações
3 Período de janeiro a junho de 2021, considerando que as unidades estiveram fechadas no exercício 2020, por conta da Pandemia.
expressas e/ou tácitas. A área responsável, em resposta à XX xx00/0000, por meio do Despacho da CGLCO, datado de 21.12.2021, informou que:
Entendemos que as Fichas de Inspeção seriam direcionadas a servidores lotados nas unidades descentralizadas componentes do objeto contratual. No caso específico da Administração Central - AC do INSS, observa-se que se trata de apenas 3 (três) prédios, localizados na mesma cidade.
Neste sentido, entendemos que a própria seção de logística da Administração Central é a administradora das unidades. Desta forma, deixamos a cargo do próprio gestor e fiscal o acompanhamento da execução contratual e consequente avaliação da qualidade dos serviços prestados, deixando de preencher as fichas de modo que este não acumulasse ainda mais atribuições, sendo ele mesmo a pessoa que faria avaliação das Fichas.
Ressalta-se que se trata de posicionamento que pode ser revisto a qualquer momento e, em caso de entendimento diverso, uma sugestão para garantir a segregação de funções seria instar as unidades desta AC (Presidência, Diretorias, Procuradoria, Corregedoria e Auditoria) para indicação de os servidores para atuar como Avaliadores (item 8 do Ofício), mas é preciso deixar claro que essa avaliação seria de parte de andares, por vezes, permanecendo as áreas comuns sob a responsabilidade do próprio gestor/fiscal.
Quando o administrador, no Ofício-Circular supradito, definiu a rotina e o instrumento de avaliação da execução contratual a ser utilizado pelos fiscais setoriais, o fez determinando a obrigatoriedade da avaliação e a impossibilidade de avaliar de outra forma. Aduz, ainda, no bojo da citada orientação, que a aprovação tácita deve ser usada excepcionalmente e, ao final do Ofício, ressalta o caráter imutável das avaliações e a permanência destas informações para consulta no GCWEB. Desta forma, nota-se que a avaliação é obrigatória e imprescindível para a transparência e melhoria da qualidade dos serviços pagos e para o histórico da execução dos serviços contratados.
Conforme se viu anteriormente, essa atividade de avaliação através de fichas de inspeção no GCWEB abrange o chefe da unidade ou substituto e os Gestores do Contrato e Gerentes Executivos que recebem informações sobre as unidades que tiveram suas fichas aprovadas tacitamente. A falta de tratamento destas informações provoca o pagamento por serviços não avaliados ou por serviços cuja qualidade não é aferida pelo instrumento previsto no citado Oficio-Circular (aprovação tácita), bem como por serviços executados sem o saneamento de possíveis falhas não registradas nas fichas de inspeção.
Conclui-se, portanto, que dos 11 instrumentos que contemplam a amostra, 10 apresentam fichas de inspeção no GCWEB contendo aprovações tácitas da prestação dos serviços, sem apresentação das razões de excepcionalidades que justificariam tal procedimento, correspondendo a 90,90% dos contratos. O contrato restante, que representa os aproximados 10% da amostra, não tem registro de avaliação nas fichas de inspeção do referido sistema.
2. AUSÊNCIA DE APURAÇÃO DE DESCUMPRIMENTO CONTRATUAL.
A IN nº 05/2017 estabelece em seu art. 46 que as ocorrências acerca da execução contratual deverão ser registradas durante a vigência da prestação dos serviços, cabendo ao gestor e fiscais adotarem as providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais. Dispõe, ainda, no § 1º, que o registro das ocorrências, as comunicações entre as partes e demais documentos relacionados à execução do objeto poderão ser organizados em processo de fiscalização, instruído com os documentos de que trata o § 4º do art. 42.
Todavia, quando se tratar de situações que exigirem decisões e providências que ultrapassarem a competência do fiscal, o § 2º preceitua que deverão ser registradas e encaminhadas ao gestor do contrato, que as enviará ao superior em tempo hábil para a adoção de medidas saneadoras.
O Anexo VIII-A da referida IN, ao dispor sobre a fiscalização técnica do contrato, em seu item
3.3 determina:
Na hipótese de comportamento contínuo de desconformidade da prestação do serviço em relação à qualidade exigida, bem como quando esta ultrapassar os níveis mínimos toleráveis previstos nos indicadores, além dos fatores redutores, devem ser aplicadas as sanções à contratada de acordo com as regras previstas no ato convocatório.
Dos 11 contratos analisados, 4 tiveram indicações, pelos respectivos gestores, de aplicação de sanções por descumprimento contratual. No entanto, não foram instaurados os respectivos processos de apuração para os Contratos nº 62/2019 (SR Sudeste I – Vigilância) e nº 19100105/2019 (SR Sul III – Limpeza).
Quanto ao Contrato nº 62/2019, há nos autos indicação de aplicação de penalidade em virtude de verbas trabalhistas, todavia não há no processo, ou em processos a este relacionados, menção à apuração das irregularidades citadas em despacho do gestor do contrato. De igual modo, em reposta ao item 1 da SA nº002/2021, a área auditada não se manifestou acerca da conclusão da notificação do descumprimento contratual.
Em relação ao Contrato nº 19100105/2019, há indicação de aplicação de penalidade, de comunicação de descumprimento de cláusulas contratuais à empresa, de Ofício de Defesa Prévia da Contratada e do não acatamento da defesa pelo INSS. Entretanto, não houve instauração de processo para apuração das irregularidades e aplicação da pena. Ressalte-se, ainda, que na instrução processual, logo após os documentos citados acima, há manifestação de interesse na prorrogação contratual por ambas as partes, porém sem desfecho da situação de descumprimento contratual.
Indagada em SA, a equipe especializada em contratos de limpeza e conservação da SR Sul (III), respondeu em Despacho de 29.03.2022, no item 3.10, que “se houver situações em que o gestor tenha motivos para deixar de aplicar as sanções, tal situação deve ser devidamente justificada nos autos do processo, que se entende estar justificadas no despacho [...]”.
Ainda no retromencionado Xxxxxxxx, houve manifestação acerca da não aplicabilidade de pena ao descumprimento de cláusula contratual, sob argumento de que a aplicação de advertência poder-se-ia acarretar em impossibilidade de outras sanções (salvo a multa) por preclusão, em decorrência da vedação legal à cumulação de penalidade.
Alega, ainda, que a imputação de glosas realizadas nos meses de fevereiro e março de 2020, decorrente das faltas dos funcionários terceirizados, pelo caráter disciplinador houvera surtido efeito, considerando os postulados da razoabilidade e da proporcionalidade.
Porém, a abertura de processo de apuração não é faculdade do gestor, conforme disposto no art. 68 da IN/SEGES/Nº05/2017, in verbis:
Art. 68 - Identificada a infração ao contrato, inclusive quanto à inobservância do prazo fixado para apresentação da garantia, o órgão ou entidade deverá providenciar a autuação de procedimento administrativo específico para aplicação de sanções à contratada e a consequente rescisão contratual, se for o caso, de acordo com as regras previstas no ato convocatório, na legislação correlata e nas orientações estabelecidas em normativo interno do órgão ou entidade, quando houver, podendo utilizar como referência os Cadernos de Logística disponibilizados pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. (grifo nosso)
Quanto ao alegado efeito disciplinador da glosa, verifica-se que os descontos por si só não mitigaram o descumprimento contratual, haja vista que a contratada fixou como condição para adoção de medidas ao fortalecimento dos controles o término da pandemia, conforme se vê no Ofício nº 15, de 17.04.2020, expedido pela Contratada:
[...]
Por fim nos comprometemos que assim que as rotinas de trabalho voltarem ao normal em todo o mundo, no Brasil e em Porto Alegre/RS que a empresa como contratada e parceira do INSS está aberta a ajuste e modelos de controle de faltas mais rigorosos e comprobatórios que a Instituição queira utilizar.
[...]
No tocante à figura da preclusão alegada no Despacho da área auditada, cumpre destacar que a Lei nº 8.666/1993 impõe ao administrador público o dever de aplicar as sanções decorrentes de comportamentos que violem a Lei ou o contrato e, em seu art. 41, adverte que a Administração não pode descumprir as normas e condições do edital ao qual se acha estritamente vinculada.
No que concerne ao presente caso, o instrumento licitatório previa, para o descumprimento citado, pena de advertência, conforme os Ofícios de comunicação endereçados à empresa. Essas notificações, entretanto, não podem ser consideradas advertência, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União (TCU), no Manual de Sanções,
[...]não se deve confundir a advertência com a notificação. A advertência é uma hipótese de sanção a ser aplicada ao final de um procedimento administrativo em que deve ser respeitado o contraditório e a ampla defesa, enquanto que a notificação é a convocação de um licitante/contratado para se manifestar nos autos.
Convém enfatizar, portanto, que a glosa das notas fiscais não deve ser considerada como sanção, uma vez que a retenção de valores, em tese, devidos à Contratada, é o exercício da função de controle da Administração que bloqueia créditos em faturas emitidas pela empresa. Isso visa a compensar os débitos a ela imputados que, no caso em tela, derivam da não prestação do serviço decorrente da falta dos empregados sem substituição.
Conclui-se, dessa forma, que em virtude do descumprimento de atribuição pelo gestor do contrato, qual seja, abertura de processo para apuração de descumprimento contratual e consequente aplicação de penalidade, incorre a Administração na possibilidade de responsabilidade subsidiária devido à inobservância, no caso em questão, de obrigações trabalhistas por parte da Contratada.
3. PRORROGAÇÃO CONTRATUAL SEM COMPROVAÇÃO DE QUE O CONTRATADO MANTÉM AS CONDIÇÕES INICIAIS DE HABILITAÇÃO.
De acordo com as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública, estabelecidas pela IN nº 05/2017, a duração dos contratos ficará adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários, podendo, quando for o caso, ser prorrogada até o limite previsto no ato convocatório.
Fixa, ainda, o citado normativo, no Anexo IX, Item 3, alínea "f":
3. Nas contratações de serviços continuados, o contratado não tem direito subjetivo à prorrogação contratual que objetiva a obtenção de preços e condições mais vantajosas para a Administração, podendo ser prorrogados, a cada 12 (doze) meses, até o limite de 60 (sessenta) meses, desde que a instrução processual contemple:
[...]
f) comprovação de que o contratado mantém as condições iniciais de habilitação.
Para tanto, a instrução processual deve contemplar as seguintes situações: a demonstração formal de que a prestação de serviço é de natureza continuada; o relatório de prestação regular de serviço; o motivo e a justificativa de que a Administração mantém interesse na realização do serviço; a comprovação de que o valor do contrato permanece economicamente vantajoso para a Administração; a manifestação expressa da Contratada informando o interesse na prorrogação; e a comprovação de que a Contratada mantém as condições iniciais de habilitação.
Quanto à manutenção das condições iniciais de habilitação, o Contrato nº 1902602/2019 (SR Sul III -Vigilância) apresentou prorrogações sem a devida juntada das certidões que comprovam a manutenção das condições iniciais de habilitação da Contratada. Neste mesmo contrato foi utilizado o Parecer Referencial nº 0001/2019 CLIC/PFE-INSS-SEDE/PGF/AGU sem o cumprimento dos subitens 7 e 11 do Item 147, que ressaltava que a manutenção das condições de habilitação estava comprometida.
Os Pareceres Referenciais da Procuradoria Federal Especializada (PFE) devem ser utilizados como parâmetro para a prorrogação, sendo indispensável observar todos os seus indicativos. Entretanto, para os 1º, 2º e 3º termos aditivos do Contrato nº 1902602/2019 (SR Sul III- Vigilância), não houve juntada dos extratos e certidões para comprovação da regularidade fiscal, trabalhista e administrativa da Contratada, bem como não foram apresentados mapas de riscos atualizados.
O subitem 7 deste Parecer exigia, entre outros, a manutenção das condições comprovadas na habilitação com apresentação das certidões negativas, não localizadas no processo. Já o subitem 11 apresentou a necessidade da juntada de mapas de riscos atualizados, que também não foram localizados para os aditivos um, dois e três.
Os despachos do gestor nos trâmites dos termos aditivos um, dois e três, mencionam as consultas aos sistemas para verificação da regularidade fiscal, trabalhista e administrativa, porém, os extratos e certidões não estão juntados ao processo. O contrato em comento foi descontinuado em 30.10.2021.
Ainda na busca de justificativa para o descumprimento do Parecer Referencial em comento, a SR Sul (III) foi contactada em 18.03.2022. No Despacho datado de 30.03.2022 alegou que o gestor do contrato, responsável por fornecer as informações, estava de licença médica por 30 dias.
Neste contexto, foi imputado pela área auditada uma limitação ao teste de auditoria. Apesar das portarias de nomeação de gestor de contrato contar com substitutos e o princípio da continuidade do serviço público defender que estes não devem ser interrompidos, dada a sua natureza e relevância, a equipe de auditoria não logrou êxito na obtenção das respostas requeridas devido à ausência do gestor contratual, restando prejudicada a análise do risco.
4. RENOVAÇÃO DO CONTRATO APÓS UM ANO DE VIGÊNCIA SEM AMORTIZAÇÃO DOS CUSTOS FIXOS OU VARIÁVEIS NÃO RENOVÁVEIS.
De acordo com o Anexo IX – Da Vigência e da Prorrogação Contratual da IN nº 05/2017, o item 9 discorre que a “Administração deverá realizar negociação contratual para a redução e/ou eliminação dos custos fixos ou variáveis não renováveis que já tenham sido amortizados ou pagos no primeiro ano da contratação”.
No tocante às negociações contratuais do INSS, a orientação fornecida às equipes gestoras de contratos, conforme Despacho da Divisão de Gestão de Licitações e Contratos (DGLCON), de 21.12.2021, sobre o preenchimento do Módulo 3 da Planilha de Custos e Formação de Preços, é disseminada por meio de capacitações sobre o tema.
Quanto ao percentual do aviso prévio indenizado nas prorrogações, a orientação oficial do INSS tem lastro no entendimento manifestado no Parecer Referencial nº
00001/2020/CLIC/PFE-INSS-SEDE/PGF/AGU, reiterado no Parecer n. 00002/2021/DLCP/PFE- INSS-SEDE/PGF/AGU:
112. Com isso, se os Acórdãos nº 1904/2007-Plenário nº 3006/2010-Plenário e nº 11186/2017-Plenário, todos do TCU, consideram que os percentuais de aviso prévio trabalhado e indenizado da planilha de composição de preços da Administração são de 1,94% e 0,46% respectivamente; e se o Acórdão nº 1.586/2018-Plenário estabeleceu que o aviso prévio trabalhado será no percentual máximo de 1,94% no primeiro ano, e, em caso de prorrogação do contrato, o percentual máximo dessa parcela será de 0,194% a cada ano de prorrogação; entende-se consequentemente, que o aviso prévio indenizado, por sua vez, será no percentual máximo de 0,46% no primeiro ano, e, em caso de prorrogação do contrato, o percentual máximo dessa parcela será de 0,046% a cada ano de prorrogação. (grifo nosso)
113. Esse cálculo de 0,194% para o aviso prévio trabalhado e 0,046% para o aviso prévio indenizado, como percentuais máximos a serem considerados em cada prorrogação contratual, são interpretações decorrentes da Lei nº 12.506/2011, que criou o acréscimo de 10% (dez por cento) do período de gozo do aviso prévio, tendo em vista que foram acrescidos 3 (três) dias de aviso prévio por ano de serviço prestado na mesma empresa, além dos 30 (trinta) dias de aviso prévio concedido ao empregado no primeiro ano de serviço (art. 1º e parágrafo único).
No Despacho retromencionado, a DGLCON esclareceu que “o percentual inicial utilizado nas capacitações (0,42%) tem por base o Manual de Orientação para Preenchimento de Planilha de Custos e Formação de Preços 2011 – MP”.
Com fulcro nas informações disseminadas no Caderno da Educanda e do Educando do Curso Análise e Elaboração de Planilha de Custos no INSS, utilizado nos cursos internos do Instituto, demonstra-se a seguir os índices praticados na negociação contratual após um ano de vigência do contrato com o fito de reduzir os custos do módulo de provisão para rescisão.
Quadro 04 – Planilha Custos (Módulo 3 - Rescisão)
ANÁLISE E ELABORAÇÃO DE PLANILHA DE CUSTOS DO INSS MÓDULO 3 – PROVISÃO PARA RESCISÃO | ||
ITEM | ÍNDICE PERCENTUAL e/ou FÓRMULA | CRITÉRIO LEGAL |
Aviso Prévio Indenizado | 0,42% | Artigo 48, CLT e Nota Técnica nº 652/2017- MP |
Incidência do FGTS sobre Aviso Prévio Indenizado | Percentual do FGTS (8%) x Percentual do Aviso Prévio Indenizado (0,42%) = 0,03% Fórmula: Total da Remuneração X 0,03% | Acórdão Plenário TCU nº 2.217/2010 |
Multa do FGTS e Contribuições Sociais Sobre Aviso Prévio | 0 | “Considerando que a multa do FGTS e Contribuição Social incide uma única vez sobre a totalidade dos meses de contrato, independentemente da espécie de Aviso Prévio (trabalhado ou indenizado), zeramos essa rubrica e aportamos na sua totalidade na alínea “f” deste mesmo módulo.” |
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx | 0,194% | (Acórdão 1.186/2017-P e Art. 7º, inciso XXI da CF; arts. 477 e 487 a 491 da CLT. |
Incidência de GPS, FGTS e Outras Contribuições sobre o Aviso Prévio Trabalhado | Fórmula: Total da Remuneração x 0,72% | Art. 7º, inciso XXI da CF; arts. 477 e 487 a 491 da CLT. |
Multa do FGTS e Contribuição Social Nas Rescisões Sem Justa Causa | Fórmula: (Total da Remuneração) x 3,44% | Art. 18, §1º e §2º da Lei nº 8.036/1990; Lei nº 9.491/1997 |
Fonte: Elaborado pela equipe de auditoria, a partir de informações extraídas do Caderno da Educanda e do Educando do Curso Análise e Elaboração de Planilha de Custos no INSS, páginas 38 a 44.
Da amostra analisada, oito processos foram prorrogados e em cinco destes (62,5%) houve a renovação, após um ano de vigência, sem a redução dos custos fixos ou variáveis não renováveis. Todavia, nos Contratos nº 06/2019 (SR Sudeste II - Limpeza) e nº 16/2019 (SR Norte/Centro-Oeste V - Vigilância), durante execução dos trabalhos de auditoria e após indagação, via SA, dos motivos de não redução dos referidos custos, foram providenciados os descontos e os ajustes necessários para a regularização dos valores.
Em contrapartida, no Contrato nº 62/2019 (SR Sudeste I- Vigilância) não houve redução dos custos contratuais referentes à diminuição de multa de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) devida a partir de 05/2020. Já para os Contratos nº 1902602/2019 (SR Sul III - Vigilância) e nº 06/2019 (SR Norte/Centro-Oeste V - Limpeza), não foram providenciados os descontos referentes às parcelas de aviso prévio trabalhado, aviso prévio indenizado e multa do FGTS, desde 05/2020 e 11/2020, respectivamente.
Em justificativa à ausência dos descontos, para o Contrato nº 62/2019 (SR Sudeste I) foi informado que a redução do percentual relativo à multa de FGTS está sendo revisada, mas não foi apresentada à Auditoria até a presente data.
Já para o Contrato nº 1902602/2019 (SR Sul III), embora tenha sido justificada a redução do percentual das verbas rescisórias, apontando na planilha de custo do 3º Termo Aditivo (TA), consoante Despacho datado de 30.03.2022, convém frisar que a redução é devida desde 05/2020, data anterior ao 3º Termo apontado. Acrescente-se que neste mesmo Termo não houve redução das verbas rescisórias referentes à multa de FGTS, conforme índice válido aplicado no INSS para esses custos, demonstrado no Quadro 5 acima.
Isto posto, a inobservância do item 9, do Anexo IX, da IN/SEGES nº05/2017, pode acarretar pagamentos indevidos de valores referentes a custos fixos ou variáveis não renováveis.
RECOMENDAÇÕES
Considerando os achados expostos, recomenda-se:
a) À DIROFL:
Recomendação nº1: Estabelecer rotina de supervisão que assegure a efetiva aferição da qualidade dos serviços prestados.
Achado nº 1
Recomendação nº 2: Reavaliar a orientação contida no Item 9.3 do Ofício-Circular Conjunto nº 3/DGDOP/CGRLOG/DGPA/INSS, que permite a atribuição de nota à qualidade da prestação de serviços de forma automática pelo GCWEB, sem que tenha havido a valoração do serviço prestado.
Achado nº 1
b) Às Superintendências Regionais, conforme o caso:
Recomendação nº 3: Revisar e apurar se houve pagamento indevido no Contrato nº 62/2019 (SR Sudeste I) e, em caso afirmativo, promover a glosa destes valores.
Achado nº 2
Recomendação nº 4: Decidir fundamentadamente sobre instauração ou não de processo administrativo para apuração das infrações decorrentes de descumprimentos contratuais informados pelos fiscais dos Contratos nº 62/2019 (SR Sudeste I) e nº 19100105/2019 (SR Sul III) e aplicação de penalidades respectivas, quando cabível.
Achado nº 2
Recomendação nº 5: Reduzir ou eliminar, conforme o caso, os valores de custos fixos ou varáveis não renováveis dos Contratos nº 62/2019 (SR Sudeste I), nº 1902602/2019 (SR Sul III) e nº 06/2019 (SR Norte/Centro-Oeste V).
Achado nº 4
Recomendação nº 6: Apurar os valores pagos indevidamente e promover a respectiva cobrança, a saber:
a) Contrato nº 62/2019 (SR Sudeste I), a partir de 05/2020, custos referentes à redução de multa de FGTS;
b) Contrato nº 1902602/2019 (SR Sul III), a partir de 05/2020, referente ao aviso prévio trabalhado, indenizado e à multa do FGTS; e
c) Contrato nº 06/2019 (SR Norte/Centro-Oeste V), a partir de 11/2020, referente ao aviso prévio trabalhado, indenizado e à multa do FGTS.
Achado nº 4
CONCLUSÃO
A Ação teve como objetivo avaliar a gestão dos contratos continuados no INSS, a partir da análise de 11 contratos de vigilância ostensiva e limpeza e manutenção, executados sob a gestão da Administração Central e das Superintendências Regionais, tendo como base as diretrizes estabelecidas pela IN/SEGES nº 05/2017, mormente no tocante ao descumprimento de cláusulas contratuais e à prorrogação dos contratos.
O escopo da Ação e os procedimentos de auditoria foram norteados para responder as questões elencadas na matriz de planejamento e, entre os principais achados, podem ser destacados: indicação de descumprimento de cláusula contratual sem o devido processo de apuração e aplicação de penalidades; ausência de efetiva avaliação dos serviços prestados; prorrogação contratual sem a comprovação da manutenção das condições iniciais de habilitação da Contratada; e descumprimento da obrigação de realizar negociação contratual para a redução e/ou eliminação dos custos fixos ou variáveis não renováveis que já tenham sido amortizados ou pagos no primeiro ano da contratação.
Em relação às questões acerca de descumprimento contratual, observou-se que em 100% da amostra há comunicação à autoridade competente sobre as faltas contratuais e sobre o não atendimento aos padrões mínimos de qualidade previstos nos Termos de Referência. Já para a avaliação dos serviços executados, todos os contratos apresentaram problemas no uso das fichas de inspeção no sistema GCWEB. Em dois dos quatro processos com registro de indicação de aplicação de penalidade em decorrência de descumprimento de cláusula contratual não houve a instauração do processo sancionatório devido.
E, por fim, acerca das prorrogações contratuais, na amostra avaliada, verificou-se o atendimento da exigência de autorização de autoridade competente para prorrogar o instrumento, bem como a vantajosidade foi preservada por ser considerado que a natureza do objeto contratado se enquadrava em hipóteses legais de dispensa de pesquisa de mercado. Entretanto, quanto à redução dos custos negociáveis que compõem a planilha de custos no módulo de provisão para rescisão contratual, observou-se que aproximadamente 50% da amostra de contratos prorrogados não guardava conformidade com os índices praticados no INSS, pois três contratos foram objetos de recomendação deste trabalho e outros dois tiveram ajustadas as suas planilhas no decorrer da presente Ação.
Isto posto, espera-se que o processo de gestão da fiscalização das contratações do INSS, após implemento das recomendações deste trabalho, alcance os seguintes resultados:
a) Estabelecimento de fluxo de comunicação entre os setores/equipes;
b) Efetiva avaliação dos serviços contratados e extinção de aprovações tácitas da prestação de serviços sem apresentação das justificativas de excepcionalidades;
c) Melhoria da qualidade dos serviços prestado pela Contratada;
d) Contratos prorrogados com observância às normas;
e) Redução/eliminação dos custos fixos ou variáveis não renováveis que já tenham sido amortizados ou pagos no primeiro ano da contratação; e
f) Recuperação dos valores pagos indevidamente.
ANEXOS
I – RESPOSTAS ÀS SOLICITAÇÕES DE AUDITORIA - APROVAÇÃO TÁCITA DAS FICHAS DE INSPEÇÃO NO GCWEB
Quadro 05– Respostas às Solicitações de Auditoria (ocorrência de aprovação tácita das Fichas de Inspeção no GCWEB)
SR | RESPONSÁVEL | RESPOSTA À XX Xx000/0000 |
I | Equipe Especializada em Contratos de Limpeza e Conservação Predial da SR Sudeste I, em 14.12.2021 | Em resposta, referente ao Contrato nº 53/2021, cabe destacar que o sistema GCWEB traz a funcionalidade de avaliação dos fiscais técnicos e setoriais dos serviços prestados pela empresa contratada nas fichas de inspeção. A avaliação tácita ocorre quando os fiscais setoriais Portanto, quando não acontece a avaliação pelo fiscal técnico, mesmo tendo recebido o aviso por e-mail para fazer tal atribuição, o sistema atribui a nota 5. Tal regra está prevista no item 9.3 do Oficio-Circular Conjunto nº3/DGDOP/CGRLOG/SGPA/INSS de 05/06/2019 reproduzido abaixo: [...] Ademais, os Gerentes Executivos, findo o período avaliativo, recebem e-mail enviado automaticamente pelo sistema GCWEB 5872941, informando-os sobre as unidades que não preencheram corretamente as fichas e ressaltando a importância de fazê-lo. Frise-se que, segundo o informado pelo DGDOP no e-mail 5872939, o percentual de avaliações não efetuadas pelos Fiscais Setoriais (Gerentes de APS) desde a implantação da Ficha de Inspeção Eletrônica é de 38,09%. |
Equipe Especializada em Contratos de Vigilância Ostensiva e Eletrônica da SR Sudeste I, em 14.12.2021 | Com relação ao segundo item, relativamente às avaliações tácitas, informamos que o sistema CGWEB traz a funcionalidade de avaliação dos fiscais técnicos e setoriais dos serviços prestados pelas empresas contratadas nas fichas de inspeção. A avaliação tácita ocorre quando os fiscais setoriais não exercem seu direito de avaliar, e para que a empresa contratada não seja penalizada, o sistema GCWEB possui a regra de negócio de atribuir nota 5. Portanto, quando não acontece a avaliação pelo fiscal técnico, mesmo tendo ele recebido o e-mail para tal, o sistema atribui a nota 5. | |
II | Serviço de Logística, Licitações e Contratos da SR Sudeste II, em 14.12.2021 | Em resposta ao item “4” acima, referente aos Contratos nº 06/2019 e 17/2020, cabe destacar que, conforme o disposto no Oficio-Circular Conjunto nº3/DGDOP/CGRLOG/SGPA/INSS, o sistema GCWEB possui, em seu padrão de funcionamento acerca das fichas de inspeção, a regra de negócio que confere, automaticamente, a nota máxima "5" aos critérios que não foram preenchidos pelos fiscais setoriais (Gerentes das APS) no fechamento do período de avaliação. Esta avaliação tácita tem por objetivo não penalizar a contratada pela falta de aferição do resultado e é incorporada, também automaticamente, à nota final da empresa, em cada competência e na nota geral. Frise-se que, segundo o informado pelo DGDOP no e-mail 5872939, o percentual de avaliações não efetuadas pelos Fiscais Setoriais (Gerentes de APS) desde a implantação da Ficha de Inspeção Eletrônica é de 38,09%. |
Sabe-se que os gestores das agências, assim que se inicia o período de avaliação, recebem e-mail automático lembrando-os de realizar a atividade, mas que nem sempre o fazem. Ademais, os Gerentes Executivos, findo o período avaliativo, também recebem e-mail, enviado automaticamente pelo sistema GCWEB (5872941), informando-os sobre as unidades que não preencheram corretamente as fichas e da importância de fazê-lo. Sendo assim, entendemos, s.m.j., que, a apresentação das justificativa de eventuais excepcionalidades não cabe à gestão do contrato, sendo de inteira responsabilidade dos responsáveis pelas unidades, de seus substitutos eventuais e/ou dos Chefes das Seções de Logística das Gerências Executivas. No que se refere aos Contratos nº 06/2019 e 17/2020, além dos e- mails automáticos supramencionados, a gestão/fiscalização das contratações, após verificação e análise das fichas de inspeção, também envia, todos os meses, e-mail a cada Gerência Executiva, informando sobre as fichas não preenchidas e reforçando as informações de que: 1) a avaliação dos serviços continuados, além de ser obrigatória, conforme Oficio-Circular Conjunto nº3/DGDOP/CGRLOG/SGPA/INSS, é fundamental para garantir a boa prestação e a melhoria dos serviços nas unidades; 2) o não preenchimento da ficha de inspeção dentro dos prazos estabelecidos não obstará o pagamento à Contratada pelos serviços executados, e será entendido como aceite tácito da prestação dos serviços e em conformidade com as disposições contratuais; e 3) o não preenchimento poderá ensejar a apuração de responsabilidades e indenizações por eventuais prejuízos causados à Administração | ||
III | Equipe Especializada em Contratos de Limpeza e Conservação da SR Sul III, em 29.03.2022 | [...]a utilização do módulo “Fichas de Inspeção”, no GCWEB, passou a ser obrigatória a partir do período avaliativo (20 a 30 de junho/2019) para a avaliação dos serviços contratados que foram prestados entre 20 de maio e 19 de junho. Porém o sistema encontrou-se inconsistente em vários períodos, dificultando o acesso à planilha, impossibilitando de se realizar a avaliação de forma digita[...] |
IV | SR Nordeste IV | Não respondeu a SA. |
V | Equipe Especializada em Contratos de Limpeza e Conservação da SR Norte/Centro-Oeste V, em 14.12.2021 | A desconsideração por parte do Gestor da avaliação tácita constante do sistema GCWEB, com a solicitação de justificativa por parte do Fiscal Setorial - cogestor - Chefe da APS, para cada caso, seria prejudicial ao bom andamento do pagamento das faturas da contratada, pois as notas fiscais são emitidas no dia 20 de cada mês, e o sistema encerra o período de avaliação no dia 30. Logo, a verificação e certificações prévias, caso a caso das avaliações tácitas, demandariam mais tempo de espera e prejuízo com o atraso do pagamento da empresa. Note-se, a avaliação tácita, por si só não prejudica o trabalho de aferição de resultados dos serviços contratados e nem poderia impedir o procedimento do pagamento, glosa de serviços, ou eventuais penalizações das empresas. Não raro as empresas alegam em suas defesas que determinada ocorrência passível de multa não foi lançada na avaliação do GCWEB, entretanto, isso não a elide de penalidade ou glosa de valores por descumprimento de obrigação contratual, sendo certo que o gestor possui outros mecanismos de verificação dos serviços, mormente as constantes trocas de mensagens por e-mail, telefone e whatsapp, com os cogestores locais. |
Seção De Logística, Licitação e Contratos e Engenharia da SR Norte/Centro-Oeste V, em 20.12.2021 | No tocante às solicitações de auditoria referentes ao contrato 6/2019, informamos que as avaliações e o preenchimento das fichas de inspeções são de responsabilidade dos gestores de cada unidade, nos termos do item 8 do Oficio-Circular Conjunto nº 3 DGDOP/CGRLOG/SGPA/INSS. Sendo assim, a falta de justificativa de eventuais excepcionalidades não pode ser cobrada da gestão do contrato e o cumprimento do referido Ofício-Circular deve ser feito pelos gestores locais (chefes de APS). |
Fonte: Informações extraídas dos Despachos das áreas auditadas.
II - MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE EXAMINADA E ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
Manifestação da Unidade Examinada: A) Em relação ao Achado nº04, Recomendação nº05, no Despacho de 03.06.2022, a DIROFL informou que: “Em relação à citada consolidação, ressalta-se o disposto no Despacho CGRLOG-SEI nº [...]:
"2. Observa-se que depois do envio dos autos às Superintendências Regionais Sudeste I, Sul, Nordeste e Norte/Centro-Oeste para manifestação, mediante despacho SEI nº [...], constam os seguintes documentos:
a) Despacho COFL-JUD - SRNE [...]: em que a Superintendência Regional Nordeste, após fazer um breve histórico das ocorrências relevantes ao Contrato nº 06/2020, "evidencia a efetiva supressão dos custos não renováveis, após os primeiros 12 (doze) meses do contrato, o qual
Comentado [AR1]: Citar a que achado se refere.
representa um montante de 0,72% (setenta e dois décimos por cento). Destarte, a Superintendência Regional Nordeste conclui no sentido do regular cumprimento do que dispõe a Recomendação nº 5 por parte da Unidade de Auditoria."
b) Despacho SERLIC - SRSUL [...] , Despacho DLLC - SRSUL [...], Despacho COFL - SRSUL [...] e Despacho SRSUL [...]: em que a Superintendência Regional Sul indica dois servidores para atuarem na solução das Recomendações nº 4 e nº 6, solicitando a concessão do prazo de 60 (sessenta) dias para respectivos atendimentos. (grifo nosso)
3. Portanto, até o presente momento, não houve pronunciamento das Superintendências Regionais Sudeste I e Norte/Centro-Oeste.”
Análise da Equipe de Auditoria: Quanto ao subitem “a”, do item 2, do Despacho acima transcrito, a unidade de auditoria mantém a Recomendação nº 05 considerando que o contrato nº 06/2020, informado pela COFL-JUD, não foi indicado na citada Recomendação para que a área auditada fizesse ajustes na planilha de custos do contrato, sendo o recomendado pertinente aos Contratos nº 62/2019 (SR Sudeste I), nº 1902602/2019 (SR Sul III) e nº 06/2019 (SR Norte/Centro-Oeste V).Nesse sentido, a referida recomendação será cadastrada e monitorada pela unidade de auditoria responsável, por meio do sistema e-Aud.
Manifestação da Unidade Examinada: B) Quanto ao Achado nº01, e Recomendações nº01 e 02, a DIROFL acrescentou no Despacho em comento que:
A CGRLOG destaca, ainda: "5. No tocante às Recomendações nº 1 e nº 2, diretamente relacionadas à atuação da Diretoria de Orçamento, Finanças e Logística - DIROFL, por intermédio desta Coordenação- Geral, vislumbra-se necessário o prazo de 90 (noventa) dias para atendimento de cada uma delas, eis que se encontram em andamento diversas providências para cumprimento de recomendações de outros relatórios da Auditoria-Geral e da Controladoria-Geral de União, que concorrem com as atividades rotineiras do setor.
Comentado [WG2]: Não entendi esta análise. A unidade auditada está reiterando recomendação?
Comentado [AN3R2]: alterado
Análise da Equipe de Auditoria: Considerando que não houve contestação por parte da unidade auditada, em relação ao recomendado mantêm-se as Recomendações 01 e 02, as quais serão cadastradas e monitoradas por meio do sistema e-Aud
Considerando que a área auditada até a presente análise não apresentou manifestação sobre as recomendações nº 3, 4 e 6, conclui-se pela manutenção dos achados e das recomendações, as quais serão também registradas no sistema e-Aud, para fins de monitoramento, sendo possível futuras manifestações, por parte da unidade interessada.