RELATÓRIO DE MONITORAMENTO PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA – PAINT 2019 AÇÃO

RELATÓRIO DE MONITORAMENTO

PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA – PAINT 2019 AÇÃO

3.1 – GESTÃO DE CONTRATOS

RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 003/2019 – VERSÃO FINAL DATA DE CONCLUSÃO: 09/01/2020

SITUAÇÃO: MONITORAMENTO EM ANDAMENTO

ÚLTIMO MONITORAMENTO REALIZADO: 3 (NOVEMBRO DE 2021)

EQUIPE DE AUDITORIA

COORDENADOR DA AÇÃO: Raíza Xxxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxx

AUXILIAR: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxxx Xxxx xxx Xxxxxx e Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxxxx

SUPERVISÃO: Waleska Xxxxx Xxxxx Xxxxx

ACOMPANHAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES (POR MONITORAMENTO)

	MONITORAMENTO 01	MONITORAMENTO 02	MONITORAMENTO 03
RECOMENDAÇÃO 01
RECOMENDAÇÃO 02
RECOMENDAÇÃO 03
RECOMENDAÇÃO 04
RECOMENDAÇÃO 05
RECOMENDAÇÃO 06
RECOMENDAÇÃO 07
RECOMENDAÇÃO 08
RECOMENDAÇÃO 09
RECOMENDAÇÃO 10
RECOMENDAÇÃO 11
RECOMENDAÇÃO 12
RECOMENDAÇÃO 13
RECOMENDAÇÃO 14
RECOMENDAÇÃO 15
RECOMENDAÇÃO 16
RECOMENDAÇÃO 17
RECOMENDAÇÃO 18
RECOMENDAÇÃO 19
RECOMENDAÇÃO 20
RECOMENDAÇÃO 21
RECOMENDAÇÃO 22
RECOMENDAÇÃO 23
RECOMENDAÇÃO 24

LEGENDA:

ATENDIDA

EM ATENDIMENTO

ATENDIDA PARCIALMENTE SEM MANIFESTAÇÃO

NÃO MAIS APLICÁVEL ENCERRADA SEM ATENDIMENTO

CONSTATAÇÃO 01: Ausência de comprovação de fiscalização do serviço, relativo ao processo n° 122391.002698/2017-85.

RECOMENDAÇÃO 01: Aprimorar os controles relativos à fiscalização do serviço, em consonância a art. 39; §3°, art. 40; art. 45; art. 48 da IN 05/2017 e art. 67 da Lei 8.666/1993.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que os Ofícios Circulares nº 002/2020 e 001/2021/PROAD/UFCA foram encaminhados por mensagens eletrônicas aos gestores e fiscais dos contratos administrativos da UFCA, recomendando que seja realizado, em formato físico ou digital, o registro formal de todas as ocorrências pertinentes a cada contrato, a fim de assegurar uma maior eficiência no acompanhamento e fiscalização do cumprimento das obrigações contratuais. Encaminha-se, em anexo, os supracitados Ofícios Circulares n° 002/2020 e 001/2021/PROAD/UFCA, bem como as mensagens eletrônicas encaminhando-os.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Por meio do Ofício no 013/2021/PROAD/UFCA, o setor informou que foi encaminhado, aos gestores e fiscais dos contratos, Ofícios Circulares no 002/2020 e 001/2021/PROAD/UFCA, recomendando a realização do registro formal das ocorrências de cada contrato. Ademais, anexou os ofícios supramencionados, bem como os e-mails de encaminhamento.

Verifica-se que o setor agiu em consonância à medida elencada no Plano de Providências Permanentes, orientando os responsáveis pela fiscalização dos contratos, no tocante ao registro das ocorrências. Deste modo, elogia-se o empenho do setor, quanto ao aprimoramento dos controles internos, ressaltando, contudo, a continuidade da medida, mesmo após o atendimento da presente recomendação.

CONSTATAÇÃO 02: Inobservância, ao modelo da AGU e ao item a, 2.10, Anexo V da IN 05/17, quanto à indicação do recurso e da dotação orçamentária no Termo de Referência, referente aos processos no 122391.00533/2018-09 e 122391.02880/2017-36.

RECOMENDAÇÃO 02: Observar os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral União, conforme estabelece a IN 05/2017.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que já estão sendo utilizados os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral União, conforme estabelece a IN 05/2017, conforme pode-se verificar nos processos 23507.002408/2020-25. Cumpre informar, que a exigência de utilização dos modelos de Termo de Referência da AGU encontra-se no checklist (ponto 3) utilizado pela CAC para análise dos processos (xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx/xx-xxxxxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XXX.00Xxxx%X0%X0x-Xx etr

%C3%B4nico-Servi%C3%A7os-Comuns-Fase-2-Vers%C3%A3o-02.odt)

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Em resposta ao Monitoramento, o setor informou que está utilizando os modelos de minutas padronizados dos Termos de Referência e Projetos Básico da Advocacia-Geral da União - AGU, consoante estabelece a IN 05/2017, acrescentando links de processo e de check-list, os quais comprovam o mencionado. Assim, verifica-se que, pelo processo informado, o setor utiliza devidamente os modelos disponibilizados pela AGU, principalmente no tocante ao Termo de Referência. Tal exigência de seguimento, apresenta-se, também, no check-list enviado, em que consta indagação sobre a utilização dos modelos mencionados (FASE 2 – DO PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA: (...) 3.Foram utilizados os modelos de minutas padronizados de TR e PB da AGU (observadas as diretrizes dispostas no anexo V, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela SEGES/MP no 05, de 2017), bem como resposta para o item transcrito.

Destarte, elogia-se a atuação do setor pela observância aos modelos de Minutas da AGU, contudo se orienta acerca da atualização do check-list, quando disponibilizadas possíveis alterações pelo órgão.

CONSTATAÇÃO 03: Ausência no Termo de Referência da forma de seleção do fornecedor, em desacordo com o art. 30 da IN 05/2017 e ao item 2.8, Anexo V da IN 05/2017.

RECOMENDAÇÃO 03: Aprimorar os controles internos, no intuito de verificar se constam nos Termos de Referência vindouros, a forma e o critério de seleção do fornecedor, consoante o art. 30 da IN 05/2017 e ao item 2.8, Anexo V da IN 05/2017.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Conforme já mencionado, estamos adotando os modelos de TR da AGU, onde já consta texto padrão sobre as recomendações, com as devidas notas explicativas. Informamos que a recomendação, sobre a "Identificação da forma de selecionar o fornecedor", inicialmente acordada, não foi implementada. Decidimos por orientar os demandantes a inserirem no Termo de Referência a forma de seleção do fornecedor. Inclusive essa ação já está sendo utilizada nos processos vigentes, conforme pode se verificar no processo: 23507.002408/2020-25, documento 25, seção 4.

Cumpre informar, que a exigência de utilização dos modelos de Termo de Referência da AGU encontra-se no checklist (ponto 3) utilizado pela CAC para análise dos processos (xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx/xx-xxxxxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XXX.00Xxxx%X0%X0x-Xx etr

%C3%B4nico-Servi%C3%A7os-Comuns-Fase-2-Vers%C3%A3o-02.odt).

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Assim, verifica-se que, pelo processo informado, o setor utiliza devidamente os modelos disponibilizados pela AGU, principalmente no tocante ao Termo de Referência. Tal exigência de seguimento, apresenta-se, também, no check-list enviado, em que constam indagações sobre a utilização do modelo mencionado, bem como respostas para os itens descritos.

Acrescenta-se que, no Plano de Providências Permanentes – PPP, foi mencionada a justificativa para o não seguimento ao ponto “Identificação da forma de selecionar o fornecedor”, contudo se verifica, no processo acostado à resposta, que o item indicado está sendo devidamente inserido no Termo de Referência. Destarte, elogia-se a atuação do setor pela observância aos modelos de Minutas da AGU, contudo se orienta acerca da atualização do check-list, quando disponibilizadas possíveis alterações pelo órgão.

CONSTATAÇÃO 04: Termo de referência incompleto, em decorrência da ausência de itens relevantes, em desconformidade com a IN 05/2017.

RECOMENDAÇÃO 04: Aprimorar os controles internos, a fim de verificar se constam os requisitos contidos no Anexo V da IN 05/2017, que versa sobre diretrizes para elaboração do projeto básico ou Termo de Referência, no que couber.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que já estão sendo utilizados os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral União, que já constam os tópicos requisitados no Anexo V da IN 05/2017, conforme pode-se verificar nos processos: 23507.002408/2020-25, documento 25. Cumpre informar, que a exigência de utilização dos modelos de Termo de Referência da AGU encontra-se no checklist (ponto 3) utilizado pela CAC para análise dos processos (xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx/xx-xxxxxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XXX.00Xxxx%X0%X0x-Xx etr

%C3%B4nico-Servi%C3%A7os-Comuns-Fase-2-Vers%C3%A3o-02.odt).

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Em resposta ao Monitoramento, o setor informou que está utilizando os modelos de minutas padronizados dos Termos de Referência e Projetos Básico da Advocacia-Geral da União - AGU, consoante estabelece a IN 05/2017, acrescentando links de processo e de check-list, os quais comprovam o mencionado. Assim, verifica-se que, pelo processo informado, o setor utiliza devidamente os modelos disponibilizados pela AGU, principalmente no tocante ao Termo de Referência. Tal exigência de seguimento, apresenta-se, também, no check-list enviado, em que constam indagações sobre a utilização do modelo mencionado, bem como respostas para os itens descritos. Constata-se, pelo exposto, que o setor aprimorou os controles internos, no intuito de seguir as diretrizes estabelecidas pela Instrução Normativa no 05/2017, sobretudo quanto ao Anexo

V. Destarte, elogia-se a atuação do setor pela observância aos modelos de Minutas da AGU, contudo se orienta acerca da atualização do check-list, quando disponibilizadas possíveis alterações pelo órgão.

CONSTATAÇÃO 05: Ausência, no instrumento convocatório dos processos no 23507.02517/2018-95 e 23507.1557/2018-19, de requisitos exigidos na IN 05/2017.

RECOMENDAÇÃO 05: Aprimorar controles, no intuito de verificar se consta, no Edital, a previsão quanto à comprovação da exequibilidade, em especial em relação ao preço e a produtividade apresentada, conforme o item e, 9.1 Anexo VII-A da IN 05/2017.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

− Item 9.4; P.E 44 – Item 9.4; Pregões: P.E 46 – Item 9.6.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

O setor, em resposta à recomendação em análise, informou que a exigência consta nas minutas de editais da Coordenadoria de Licitações, anexando os editais dos Pregões Eletrônicos 39, 40, 44 e 46, como comprovação. Verifica-se, pelos anexos disponibilizados, à exigência de comprovação da exequibilidade, quando explicitados nos Editais: “SERÃO DESCLASSIFICADAS as propostas que NÃO VIEREM A COMPROVAR SUA EXEQUIBILIDADE, em especial em relação ao preço e a produtividade apresentada” (P.E 39 – Item 9.6; P.E 40 – Item 9.4; P.E 44 – Item 9.4; Pregões: P.E 46

− Item 9.4.), consoante estabelecidos no normativo em comento. Assim, constata-se que o setor vem observando as diretrizes dispostas na Instrução Normativa no 05/2017, sobretudo no tocante ao item “e”, 9.1 do Anexo VII-A.

RECOMENDAÇÃO 06: Verificar se consta no Edital, a previsão da documentação elencada no item 10.5, Anexo VII-A da IN 05/2017, quanto da participação de cooperativas.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que tal exigência já é utilizada nas minutas de editais da Coordenadoria de Licitações. Como comprovação, enviamos em anexo os editais dos seguintes Pregões: P.E 39 – Item 10.11.6, Subitem 10.13.3.3 e Item 10.15 e respectivos subitens; P.E 40 – Item 10.11.6, Subitem 10.13.3.3 e

Item 10.15 e respectivos subitens; P.E 44 – Item 10.11.6, Subitem 10.13.3.3 e Item 10.15 e respectivos subitens; P.E 46 – Item 10.11.6, Subitem 10.13.3.3 e Item 10.15 e respectivos subitens

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Verifica-se, pelos anexos disponibilizados, a possibilidade de participação das cooperativas, mediante o atendimento dos requisitos estabelecidos no item 10.15 dos Editais, em consonância ao disposto no item 10.5, Anexo VII-A da IN 05/2017. Deste modo, elogia-se o empenho do setor, quanto ao aprimoramento dos controles internos, ressaltando, contudo, a continuidade da medida, mesmo após o atendimento da presente recomendação.

RECOMENDAÇÃO 07: Fazer consta no Edital previsão quanto a apresentação de diferentes atestados de serviços executados de forma concomitante, conforme estabelece o item 10.9, Anexo VII- A da IN 05/2017.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que tal exigência já é utilizada nas minutas de editais da Coordenadoria de Licitações. Como comprovação, enviamos em anexo os editais dos seguintes Pregões: P.E 39 – Subitem 10.14.3.2; P.E 40 – Subitem 10.14.3.2; P.E 44 – Subitem 10.14.2.2; P.E 46 – Subitem 10.14.2.2;

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Verifica-se, pelos anexos disponibilizados, a possibilidade de apresentação de diferentes atestados de serviços executados de forma concomitante, para fins de comprovação de quantitativo mínimo (P.E 39

– Subitem 10.14.3.2; P.E 40 – Subitem 10.14.3.2; P.E 44 – Subitem 10.14.2.2; P.E 46 –

Subitem 10.14.2.2;), em consonância ao disposto no item 10.9, Anexo VII-A da IN 05/2017. Deste modo, elogia-se o empenho do setor, quanto ao aprimoramento dos controles internos, ressaltando, contudo, a continuidade da medida, mesmo após o atendimento da presente recomendação.

CONSTATAÇÃO 06: Ausência do número do contrato, número do processo, critérios de avaliação dos serviços, recursos financeiros e identificação da contratada no Modelo de Ordem de Serviços, em desacordo com o Anexo V-A da IN 05/17.

RECOMENDAÇÃO 08: Aprimorar os controles, no intuito de incluir o número do contrato, número do processo, critérios de avaliação dos serviços, recursos financeiros e identificação da contratada no Modelo de Ordem de Serviços.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Comunicamos que o Ofício Circular no 001/2020/PROAD/UFCA, destinado às Unidades Administrativas e Acadêmicas da UFCA, foi divulgado pelo Informe datado de 21/01/2020, orientando que seja utilizado o modelo de Ordem de Serviço disponibilizado no Anexo V-A da Instrução Normativa no 05/2017 - SEGES/MP. (Anexo V, 2.5, d, da Instrução Normativa no 05/2017

– SEGES/MP). Encaminha-se o supracitado Ofício Circular no 01/2020/PROAD/UFCA e a mensagem eletrônica com o aludido Informe em anexo.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Por meio do Ofício no 013/2021/PROAD/UFCA, o setor informou que foi encaminhado, às Unidades Administrativas e Acadêmicas, Ofício Circular no 001/2020/PROAD/UFCA, orientando acerca da utilização do modelo de Ordem de Serviço disponibilizado no Anexo V-A da IN 05/2017. Ademais, anexou o ofício supramencionado, bem como o e-mail de encaminhamento.

Verifica-se que o setor agiu em consonância à medida elencada no Plano de Providências Permanentes, orientando os setores acerca do seguimento dos modelos disponibilizados na Instrução Normativa.

Ademais, corroborando com a informação do setor, constata-se que, no processo 23507.002408/2020- 25, consta modelo de Ordem de Serviço (Anexo II do Termo de Referência), o qual observa integralmente as disposições do Anexo VI-A da IN 05/17. Deste modo, elogia-se o empenho do setor quanto ao cumprimento das diretrizes dispostas nos normativos.

CONSTATAÇÃO 07: Ausência de regras estabelecendo que nas eventuais prorrogações dos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, os custos não renováveis já pagos ou amortizados no primeiro ano da contratação deverão ser eliminados como condição para a renovação, em desconformidade com o item 1.2, Anexo VII-F da IN 05/17.

RECOMENDAÇÃO 09: Aprimorar os controles, com vista a incluir, nos contratos vindouros, regra estabelecendo que nas eventuais prorrogações dos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, os custos não renováveis já pagos ou amortizados no primeiro ano da contratação deverão ser eliminados como condição para a renovação.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 02 (ABRIL A JUNHO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 043/2021/PROAD/UFCA:

Comunicamos que foi incluída a seguinte sub cláusula no contrato no 08/2021, conforme processo administrativo no 23507.000537/2021-02, tendo em vista tratar-se de serviço continuado com dedicação exclusiva de mão de obra: "2.4. A Contratante deverá realizar a negociação referente aos custos fixos ou variáveis não renováveis de que trata o item 9 do Anexo IX da Instrução Normativa SEGES/MP no 05/2017, como condição para a renovação contratual."

Encaminha-se em anexo o contrato supramencionado, para constatação do atendimento à recomendação supracitada.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 058/2021/AUDIN/UFCA:

O setor, em resposta à recomendação em análise, informou que foi incluída a subcláusula relativa aos custos fixos ou variáveis não renováveis, os quais deverão ser negociados como condição para renovação contratual. Foi anexado o contrato de no 08/2021, constando a respectiva exigência no item

2.4. Observa-se a aderência do contrato aos requisitos da Instrução Normativa no 05/2017. Assim, constata-se que o setor vem observando as diretrizes dispostas nos normativos.

CONSTATAÇÃO 08: Inobservância à IN 05/2017 e ao Anexo V, quanto: a) Ao item 2.6 do Anexo V da IN 05/2017, que versa sobre modelo de gestão e critérios de medição e pagamento. b) Ausência de declaração do licitante de que tem pleno conhecimento das condições necessárias para a prestação dos serviços, em desconformidade com o item c, 2.4, Anexo V da IN 05/17. c) Ausência de previsão no tocante a contratada arcar com o ônus decorrente de eventual equívoco no dimensionamento dos quantitativos de sua proposta.

RECOMENDAÇÃO 10: Fazer constar, nos Termos de Referência, os dispositivos do item 2.6 do Anexo V da IN 05/2017, que versa sobre Modelo de gestão do contrato e critérios de medição e pagamento.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Em resposta ao Monitoramento, o setor informou que está utilizando os modelos de minutas padronizados dos Termos de Referência e Projetos Básico da Advocacia-Geral da União - AGU, consoante estabelece a IN 05/2017, acrescentando links de processo e de check-list, os quais comprovam o mencionado. Ressalta-se sobre a adequação da referida seção à natureza do contrato, haja vista a impossibilidade de inserção de todos requisitos do item 2.6, Anexo V, cujo teor versa sobre diversas modalidades contratuais. Ademais, tal exigência de seguimento, apresenta-se, também, no check-list enviado, em que consta indagação sobre a utilização dos modelos mencionados (FASE 2

– DO PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA: (...) 3.Foram

utilizados os modelos de minutas padronizados de TR e PB da AGU (observadas as diretrizes dispostas no anexo V, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela SEGES/MP no 05, de 2017), bem como resposta para o item transcrito. Destarte, elogia-se a atuação do setor pela observância aos modelos de Minutas da AGU, contudo se orienta acerca da atualização do check-list, quando disponibilizadas possíveis alterações pelo órgão.

RECOMENDAÇÃO 11: Aprimorar os controles, no intuito de fazer consta, no Termo de Referência, a exigência da declaração do licitante de que tem pleno conhecimento das condições necessárias para a prestação dos serviços ou, caso seja imprescindível, admitir e justificar a visita do licitante, conforme o item c, 2.4, Anexo V da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CARIRI AUDITORIA INTERNA

Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx, 0000 Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx - XXX. 00.000-000

Juazeiro do Norte - CE

Tel. (00) 0000-0000 - e-mail: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

%C3%B4nico-Servi%C3%A7os-Comuns-Fase-2-Vers%C3%A3o-02.odt).

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Em resposta ao Monitoramento, o setor informou que está utilizando os modelos de minutas padronizados dos Termos de Referência e Projetos Básico da Advocacia-Geral da União – AGU, consoante estabelece a IN 05/2017, acrescentando links de processo e de check-list, os quais comprovam o mencionado.

Assim, verifica-se que está sendo incluído, nos Termos de Referência, o dispositivo elencado no item “c”, 2.4, Anexo V da IN 05/2017, consoante observado no processo anexado, seções 5.2 e 6, “Declaração do licitante de que tem pleno conhecimento das condições necessárias para a prestação do serviço” e “Vistoria para Licitação”, respectivamente.

Ademais, tal exigência de seguimento, apresenta-se, também, no check-list enviado, em que consta indagação sobre a utilização dos modelos mencionados (FASE 2 – DO PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA: (...) 3.Foram utilizados os modelos de minutas padronizados de TR e PB da AGU (observadas as diretrizes dispostas no anexo V, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela SEGES/MP no 05, de 2017), bem como resposta para o item transcrito.

RECOMENDAÇÃO 12: Aprimorar os controles, no intuito de fazer constar previsão no tocante a contratada arcar com o ônus decorrente de eventual equívoco no dimensionamento dos quantitativos de sua proposta, conforme estabelece o art. 63 da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que já estão sendo utilizados os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral União, que já consta os tópico requisitado, conforme pode-se verificar nos processo: 23507.002408/2020-25, documento 25, seção 11.19.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Assim, verifica-se que está sendo incluído, nos Termos de Referência, o dispositivo elencado no art. 63 da IN 05/2017, consoante observado no processo anexado, seção 11.19. Ademais, tal exigência de seguimento, apresenta-se, também, no check-list enviado, em que consta indagação sobre a utilização dos modelos mencionados (FASE 2 – DO PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA: (...) 3.Foram utilizados os modelos de minutas padronizados de TR e PB da AGU (observadas as diretrizes dispostas no anexo V, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela SEGES/MP no 05, de 2017), bem como resposta para o item transcrito. Destarte, elogia-se a atuação do setor pela observância aos modelos de Minutas da AGU, contudo se orienta acerca da atualização do check-list, quando disponibilizadas possíveis alterações pelo órgão.

CONSTATAÇÃO 09: Ausência de documentação exigida pela IN 05/2017, nos processos 122391.002698/2017-85, 122391.00533/2018-09, 23507.02517/2018-95, 23507.1557/2018-19,

122391.02880/2017-36, a saber: a) Relatório Circunstanciado; b) Verificação para os aceites provisório e definitivo, a serem usadas durante a fiscalização do contrato, em desconformidade com o item i, 2.6, Anexo V da IN 05/17; c) Monitoramento constante do nível de qualidade dos serviços, em desconformidade com o item 2 do Anexo VIII-A da IN 05/17. d) Termo circunstanciado de recebimento provisório e definitivo, em conformidade com o inciso II, art. 50 da IN 05/17.

RECOMENDAÇÃO 13: Aprimorar os controles, no intuito de elaborar devidamente os Relatórios Circunstanciados, conforme estabelece o art. 50 da IN 05/2017.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 03 (AGOSTO A OUTUBRO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 91/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que encaminhamos mensagem eletrônica, datada de 18/10/2021, com o Ofício 108/2021/ AUDIN/UFCA referente ao Monitoramento 03, para os setores DLA e DINFRA, para que eles nos atualizassem acerca do atendimento às recomendações que lhe dizem respeito. A DLA nos respondeu pelo Ofício 006/2021/DLA/UFCA, datado de 19/10/2021 e a DINFRA nos encaminhou como resposta o Ofício 096/2021/CM/DINFRA, de 27/10/2021. Os mencionados ofícios seguem anexos com seus respectivos documentos comprobatórios.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 112/2021/AUDIN/UFCA:

Consoante informado pelo setor, foi encaminhado à DLA e à DINFRA o Ofício referente ao Monitoramento no 003, sendo encaminhado as respostas mediante os Ofícios no 006/2021/DLA/UFCA e no 096/2021/CM/DINFRA, respectivamente. Quanto à Diretoria de Logística e Apoio Operacional, no Monitoramento no 002, informou e apresentou as medidas adotadas para a execução da providência, sendo a recomendação considerada Atendida para esse setor. Ademais, reitera-se a análise às respostas da DLA, emanada no Monitoramento anterior:

“Quanto à Diretoria de Logística e Apoio Operacional, foi informado, por meio do Ofício 004/2021/DLA/UFCA, que os relatórios, os quais constam as informações dos abastecimentos realizados, são anexados à fatura quando do processo de pagamento. O setor enviou, juntamente à resposta, Termo de recebimento Provisório no 002/2021/DEPTRAN/DLA/UFCA, em que consta os dados do serviço contratado, bem como informações sobre o recebimento dos serviços. Diante do exposto e consoante a documentação anexa ao monitoramento anterior (relatórios emitidos pelo software, com o detalhamento do serviço por veículo e estabelecimento, bem como Nota Fiscal com o devido ateste), verifica-se que a Diretoria buscou meios de aprimorar seus controles internos.”

A Coordenadoria de Manutenção/DINFRA informou que desenvolveu modelos de relatórios circunstanciados e aprimorou as demais ferramentas de controle, fiscalização e termos de recebimento provisório e definitivo dos contratos. Como comprovação anexou os Relatórios Circunstanciados de Fiscalização: Fiscalização Administrativa – Recebimento Provisório e Fiscalização Técnica – Recebimento Provisório, devidamente preenchidos, dos contratos 10/2020, 11/2020, 03/2021 e 04/2021.

Assim, tendo em vista que restava apenas a comprovação do preenchimento dos Relatórios Circunstanciados nos contratos vindouros, tem-se atendida a presente recomendação.

RECOMENDAÇÃO 14: Aprimorar os controles, no intuito de verificar se houve os aceites provisório e definitivo, a serem usados durante a fiscalização do contrato, em conformidade com o item i, 2.6, Anexo V da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 03 (AGOSTO A OUTUBRO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 91/2021/PROAD/UFCA:

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 112/2021/AUDIN/UFCA:

Consoante informado pelo setor, foi encaminhado à DLA e à DINFRA o Ofício referente ao Monitoramento no 003, sendo encaminhado as respostas mediante os Ofícios n° 006/2021/DLA/UFCA e no 096/2021/CM/DINFRA, respectivamente.

Quanto à Diretoria de Logística e Apoio Operacional, no Monitoramento no 002, informou e apresentou as medidas adotadas para a execução da providência, sendo a recomendação considerada Atendida para esse setor. Ademais, reitera-se a análise às respostas da DLA, emanada no Monitoramento anterior:

“Quanto à Diretoria de Logística e Apoio Operacional, foi informado, por meio do Ofício 004/2021/DLA/UFCA, que o aceite provisório ocorre no abastecimento e conferência dos cupons emitidos pelo servidor responsável e o recebimento definitivo, com o certificado do gestor e/ou fiscal na Nota Fiscal. Ademais, a DLA esclareceu que, como forma de aprimorar seus controles internos, foi indicado e designado fiscal técnico para o contrato, sendo anexada a Portaria de designação de gestor e fiscal à resposta.”

RECOMENDAÇÃO 15: Aprimorar os controles, no intuito de realizar monitoramento constante do nível de qualidade dos serviços, realizada pelo fiscal técnico designado, em conformidade com o item 2 do Anexo VIII-A da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 03 (AGOSTO A OUTUBRO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 91/2021/PROAD/UFCA:

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 112/2021/AUDIN/UFCA:

“Quanto à Diretoria de Logística e Apoio Operacional, foi informado, por meio do Ofício 004/2021/DLA/UFCA, que foi indicado e designado fiscal técnico para o contrato, sendo anexada a Portaria de designação de gestor e fiscal à resposta. Ademais, informou que, para o recebimento definitivo, é utilizado o ateste, como documento comprobatório, em consonância com o serviço prestado. Assim, em que pese o setor já ter comunicado essas ações no monitoramento no 001, não houve a comprovação desses na resposta anterior, sendo, todavia, devidamente anexados na presente manifestação, demonstrando a melhoria nos controles internos. Deste modo, verifica-se que o setor adotou medidas a fim de promover a melhoria nos controles internos relativos à fiscalização, com a devida designação do fiscal.”

RECOMENDAÇÃO 16: Aprimorar os controles, no intuito elaborar termo circunstanciado de recebimento definitivo, conforme estabelece inciso II, art. 50 da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 03 (AGOSTO A OUTUBRO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 91/2021/PROAD/UFCA:

nos respondeu pelo Ofício 006/2021/DLA/UFCA, datado de 19/10/2021 e a DINFRA nos encaminhou como resposta o Ofício 096/2021/CM/DINFRA, de 27/10/2021. Os mencionados ofícios seguem anexos com seus respectivos documentos comprobatórios.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 112/2021/AUDIN/UFCA:

CONSTATAÇÃO 10: Ausência de apuração pelo fiscal técnico, ao final de cada período mensal, dos resultados das avaliações da execução do objeto, em desconformidade com o item 4, do Anexo VIII-A da IN 05/17, nos processos no 122391.002698/2017-85 e 122391.00533/2018-09.

RECOMENDAÇÃO 17: Verificar se houve apuração pelo fiscal técnico, ao final de cada período mensal, dos resultados das avaliações da execução do objeto e, se for o caso, a análise do desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizados, para efeito de recebimento provisório, em conformidade com o item 4, do Anexo VIII-A da IN 05/17, encaminhando as devidas comprovações.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 02 (ABRIL A JUNHO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 043/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que encaminhamos mensagem eletrônica, datada de 17/06/2021, com o Ofício 042/2021/ AUDIN/UFCA referente ao Monitoramento 02, para os setores DLA e DINFRA, para que eles nos atualizassem acerca do atendimento às recomendações que lhe dizem respeito. A DINFRA nos encaminhou como resposta o Ofício 057/2021/CM/DINFRA, de 28/06/2021, e a DLA

nos respondeu pelo Ofício 004/2021/DLA/UFCA. Os mencionados ofícios seguem anexos com seus respectivos documentos comprobatórios.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 058/2021/AUDIN/UFCA:

As respostas da Diretoria de Logística e Apoio Operacional foram emanadas por meio do Ofício n° 004/2021/DLA/UFCA, constando informações para os itens 09.01, 09.02, 09.03, 09.04 e 14.01, todavia não foi possível visualizar resposta à recomendação 10.01, nos ofícios enviados pelos setores. Ademais, ressalta-se o disposto no Relatório Final no 003/2019:

“A Unidade Auditada anexou, à resposta, os Ofícios n° 075/2019/PROAD/UFCA e 076/2019/PROAD/UFCA, que versam sobre Solicitação de documentos e informações em atendimento às recomendações da auditoria referente à ação 3.1 – Gestão de Contratos apontadas no relatório preliminar, enviados à Diretoria de Infraestrutura - DINFRA e à Diretoria de Logística e Apoio Operacional - DLA, respectivamente. Por meio do Ofício no 164/2019/CM/DINFRA, a Diretoria de Infraestrutura - DINFRA informou que não é responsável pela fiscalização do contrato de fornecimento de combustível para a UFCA. Ocorre, contudo, que a constatação faz referência aos processos 122391.00533/2018-09, fornecimento de combustível, e 122391.002698/2017-85, contratação de plataforma elevatória, sendo este de responsabilidade fiscalizatória do setor acionado. Deste modo, é relevante o encaminhamento da documentação comprobatória, a fim de demonstrar a eficiência da fiscalização. Por meio do Ofício no 190/2019/DEPCON/DLA/UFCA, a Diretoria de Logística e Apoio Operacional - DLA informou que não há fiscal técnico para o referido contrato, todavia o gestor faça o acompanhamento e avaliação da execução do serviço por meio de feedback dos usuários do serviço. Verifica-se que o setor empenha esforços no sentido de acompanhar e avaliar a execução do serviço, contudo é relevante avaliar, mediante a conveniência e a oportunidade, a necessidade de se designar Fiscal Técnico, evitando prejuízo na fiscalização do contrato, bem como descrever as medidas de controles a serem implantadas/aprimoradas.”

Contudo, tendo em vista as respostas às demais recomendações, bem como os documentos anexados, verifica-se que o setor adotou medidas que aprimoraram seus controles internos, como a designação de fiscal técnico para o contrato. Assim, embora não tenha emanado resposta direta à presente recomendação, o setor demonstrou que está acompanhando e avaliando a execução do serviço, consoante documentação comprobatória (Termo de recebimento Provisório e Portaria de designação de fiscal). Diante do exposto, acata-se as providências, atendendo a respectiva recomendação.

CONSTATAÇÃO 11: Ausência de apresentação ao preposto da contratada, pelo fiscal técnico do contrato, da avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada, em conformidade com o item 3 do Anexo VIII-A da IN 05/17, nos processos no 122391.002698/2017-85 e 23507.02517/2018-95.

RECOMENDAÇÃO 18: Encaminhar a Auditoria Interna documento que comprove a apresentação ao preposto da contratada a avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada, em conformidade com o item 3 do Anexo VIII-A da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Conforme já informado, foi encaminhado o Ofício 75/2019/PROAD, datado de 12 de dezembro de 2019, para a Diretoria de Infraestrutura, solicitando respostas e documentos comprobatórios que

atendessem tal recomendação. Posteriormente, a DINFRA nos encaminhou o Ofício no 164/2019/CM/ DINFRA, de 24/12/2019 - em resposta ao Ofício 75/2019/PROAD. Tal resposta, junto aos seus anexos, foi encaminhada, por mensagem eletrônica, à Auditoria e à servidora Raiza, no dia 26 de dezembro de 2019.

Cabe ressaltar que o atendimento à recomendação 17, a qual consta no Ofício encaminhado, corresponde à recomendação 11.01 deste monitoramento. Encaminhamos novamente todas as respostas enviadas a esta Pró-reitoria. Informamos ainda que encaminhamos mensagem eletrônica, datada de 01/03/2021, com o Ofício 017/2021/AUDIN/UFCA referente ao Monitoramento 01, ao setor supramencionado, para que ele nos atualize acerca do atendimento às recomendações que lhe dizem respeito. A DINFRA nos encaminhou como resposta o Ofício 019/2021/CM/DINFRA, de 04/03/2021, o qual segue em anexo.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Consoante resposta do setor, foi enviado ofício n° 017/2021/AUDIN/UFCA à Diretoria de Infraestrutura - DINFRA, solicitando atualização acerca do atendimento às recomendações. A Coordenadoria de Manutenção/DINFRA, por meio do Ofício no 019/2021/CM/DINFRA, esclareceu que as informações sobre o Instrumento de Medição de Resultado (IMR) constam no Ofício 164/2019/ CM/DINRA.

Ademais, ressaltou que as medidas de controle propostas não foram implementadas no contrato auditado, tendo em vista que este fora descontinuado. Contudo, no drive compartilhado pela Pró- Reitoria, com as comprovações das respostas, foi anexada Planilha, intitulada Planilha Resumo, constando as medições do serviço de manutenção de ar-condicionado. Verifica-se que, neste controle, há informações relativas: medição valores, medição quantitativa resumo, XXX-0x Xxxxxxx, XXX-0x Xxxxxxx, XXX-0x Medição, IMR-4a Medição, IMR-5a Medição, IMR-6a Medição, IMR-7a Medição, IMR-8a Medição, IMR-9a Medição, IMR-10a Medição e IMR-11a Medição. Ademais, foram anexados e-mails enviados ao preposto da empresa, com a relação dos serviços prestados durante determinado período, constituindo a medição acima relatada.

Deste modo, elogia-se o empenho da DINFRA, quanto ao aprimoramento dos controles internos, ressaltando a relevância na continuidade da medida.

CONSTATAÇÃO 12: Ausência, no Termo de Referência, de indicação do código do item a ser contratado em conformidade com o Catálogo de Serviços (Catser) do Sistema de Serviços Gerais (Sisg), em desacordo com o item b, 2.1, Anexo V da IN 05/17.

RECOMENDAÇÃO 19: Avaliar, considerando a conveniência e a oportunidade, de rever o fluxo do processo, a fim de fazer constar, nos Termos de Referência ou Projetos Básico, o código do item a ser contratado em conformidade com o Catálogo de Serviços (Catser) do Sistema de Serviços Gerais (Sisg), de acordo com o item b, 2.1, Anexo V da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que a recomendação, sobre a "Identificação CATSER", inicialmente acordada, não foi implementada. Decidimos por orientar os demandantes a inserirem o referido código no Termo de Referência. Inclusive essa ação já está sendo utilizada nos processos vigentes, conforme pode se verificar nos processo: 23507.002408/2020-25, documento 25, seção 1.6.

Cumpre informar, que a exigência de utilização dos modelos de Termo de Referência da AGU encontra-se no checklist (ponto 3) utilizado pela CAC para análise dos processos

(xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx/xx-xxxxxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XXX.00-Xxxx%X0%X0x-X letr%C3%B4nico-Servi%C3%A7os-Comuns-Fase-2-Vers%C3%A3o-02.odt).

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Em resposta ao Monitoramento, o setor informou que está orientando os demandantes a inserirem o código no Termo de Referência, adicionando links de processo e de check-list, os quais comprovam o mencionado. Assim, verifica-se que está sendo incluído, nos Termos de Referência, o dispositivo elencado no item b, 2.1, Anexo V da IN 05/17, consoante observado no processo anexado, seção 1.6, “O código do item a ser contratado em conformidade com o Catálogo de Serviços (Catser) do Sistema de Serviços Gerais (Sisg) é 3506” Tal exigência de seguimento, apresenta-se, também, no check-list enviado, em que consta indagação sobre a utilização dos modelos mencionados (FASE 2

− DO PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA: (...) 3.Foram utilizados os modelos de minutas padronizados de TR e PB da AGU (observadas as diretrizes dispostas no anexo V, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela SEGES/MP no 05, de 2017), bem como resposta para o item transcrito. Destarte, elogia-se a atuação do setor pela observância aos modelos de Minutas da AGU, contudo se orienta acerca da atualização do check-list, quando disponibilizadas possíveis alterações pelo órgão.

CONSTATAÇÃO 13: Ausência de verificação da conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços com o documento da contratada, nos processos no 122391.002698/2017-85, 122391.00533/2018-09, 23507.02517/2018-95, 23507.1557/2018-19, 122391.02880/2017-36.

RECOMENDAÇÃO 20: Aprimorar os controles, no intuito de fazer constar na documentação que rege a contratação, dispositivo acerca da verificação da conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços com o documento da contratada, conforme estabelece o §2o, art. 47 da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 03 (AGOSTO A OUTUBRO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 91/2021/PROAD/UFCA:

Informamos que encaminhamos mensagem eletrônica, datada de 18/10/2021, com o Ofício 108/2021/ AUDIN/UFCA referente ao Monitoramento 03, para a Diretoria de Infraestrutura - DINFRA, para que eles nos atualizassem acerca do atendimento às recomendações que lhe dizem respeito. A DINFRA nos encaminhou como resposta o Ofício 096/2021/CM/DINFRA, de 27/10/2021. O mencionado ofício segue em anexo.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 112/2021/AUDIN/UFCA:

Consoante informado pelo setor, foi encaminhado à DINFRA o Ofício referente ao Monitoramento n° 003, sendo encaminhado as respostas mediante o Ofício no 096/2021/CM/DINFRA. A Coordenadoria de Manutenção/DINFRA ressaltou o disposto no Ofício no 057/2021/CM/DINFRA, esclarecendo que a conformidade do material é verificada in loco, sendo solicitado, aos prestadores de serviços, informações de marca e modelo dos insumos utilizados e que o modelo, apresentado no Monitoramento anterior, não foi posto em prática, visto que não houve manutenções nos bebedouros após o envio deste. Ademais, informou que o modelo vem sendo aplicado no Contrato 10/2021, conforme anexo à resposta.

valores, informações posteriores à execução do serviço, recursos financeiros, critérios de avaliação dos serviços e identificação dos responsáveis.

Constata-se, pela documentação, que há a verificação do material a ser utilizado na execução do serviço, bem como possíveis informações após essa execução, com a respectiva avaliação do serviço. Diante do exposto, verifica-se que o setor aprimorou seus controles, atendendo a recomendação em comento, todavia, é relevante destacar que, sempre que possível, proceda na revisão e no aprimoramento dos controles internos, a fim de evitar que ocorram inconsistências.

RECOMENDAÇÃO 21: Proceder na verificação da conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços com o documento da contratada, conforme estabelece o §2o, art. 47 da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 03 (AGOSTO A OUTUBRO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 91/2021/PROAD/UFCA:

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 112/2021/AUDIN/UFCA:

Consoante informado pelo setor, foi encaminhado à DINFRA o Ofício referente ao Monitoramento n° 003, sendo encaminhado as respostas mediante o Ofício no 096/2021/CM/DINFRA.

A Coordenadoria de Manutenção/DINFRA ressaltou o disposto no Ofício no 057/2021/CM/DINFRA, esclarecendo que a conformidade do material é verificada in loco, sendo solicitado, aos prestadores de serviços, informações de marca e modelo dos insumos utilizados e que o modelo, apresentado no Monitoramento anterior, não foi posto em prática, visto que não houve manutenções nos bebedouros após o envio deste. Ademais, informou que o modelo vem sendo aplicado no Contrato 10/2021, conforme anexo à resposta.

Assim, foi anexado Ordens de Serviço, referente ao contrato no 10/2021, e que consta, além das especificações da solicitação e do contratado, a definição/especificação dos serviços, equipe para o serviço, observações, detalhamento do serviço, serviço e material, tipo de manutenção, peças, valores, informações posteriores à execução do serviço, recursos financeiros, critérios de avaliação dos serviços e identificação dos responsáveis.

RECOMENDAÇÃO 22: Enviar, para Auditoria Interna, documento da empresa Bontempo, acerca da verificação da conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços, conforme indicado na resposta do setor.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Conforme já informado, foi encaminhado o Ofício 75/2019/PROAD, datado de 12 de dezembro de 2019, para a Diretoria de Infraestrutura, solicitando respostas e documentos comprobatórios que atendessem tal recomendação. Posteriormente, a DINFRA nos encaminhou o Ofício no 164/2019/CM/ DINFRA, de 24/12/2019 - em resposta ao Ofício 75/2019/PROAD. Tal resposta, junto aos seus anexos, foi encaminhada, por mensagem eletrônica, à Auditoria e à servidora , no dia 26 de dezembro de 2019.

Cabe ressaltar que o atendimento à recomendação 22, a qual consta no Ofício encaminhado, corresponde às recomendações 13.01 a 13.03 deste monitoramento. Encaminhamos novamente todas as respostas enviadas a esta Pró-reitoria. Informamos ainda que encaminhamos mensagem eletrônica, datada de 01/03/2021, com o Ofício 017/2021/AUDIN/UFCA referente ao Monitoramento 01, ao setor supramencionado para que ele nos atualize acerca do atendimento às recomendações que lhe dizem respeito. A DINFRA nos encaminhou como resposta o Ofício 019/2021/CM/DINFRA, de 04/03/2021, o qual segue em anexo.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Consoante resposta do setor, foi enviado ofício n° 017/2021/AUDIN/UFCA à Diretoria de Infraestrutura - DINFRA, solicitando atualização acerca do atendimento às recomendações.

A Coordenadoria de Manutenção/DINFRA, por meio do Ofício no 019/2021/CM/DINFRA, esclareceu que as informações relativas ao aprimoramento das ferramentas de controle da conformidade dos materiais utilizados nos serviços prestados constam no Ofício 164/2019/CM/DINRA.

Ressaltou, outrossim, que as medidas de controle propostas não foram implementadas no contrato auditado, tendo em vista que este fora descontinuado. Ademais, foram anexados e-mails enviados do preposto da empresa ao setor, com a lista de materiais utilizados e marcas, correspondente a medições realizadas (1a a 9a medição).

Deste modo, elogia-se o empenho da DINFRA, quanto ao aprimoramento dos controles internos, ressaltando, a relevância na continuidade da medida.

CONSTATAÇÃO 14: Ausência de instrumento de controle que compreendesse a mensuração dos aspectos mencionados no art. 47 da IN 05/17.

RECOMENDAÇÃO 23: Verificar a possibilidade de elaborar instrumento de controle que compreendam a mensuração dos aspectos mencionados no art. 47 da IN 05/17.

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 02 (ABRIL A JUNHO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 043/2021/PROAD/UFCA:

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 058/2021/AUDIN/UFCA:

Por meio do Ofício nº 002/2021/DLA/UFCA, a Diretoria de Logística e Apoio Operacional informou que o gestor do contrato acompanha e avalia a execução do serviço, por meio de feedback, ocorrendo a verificação dos prazos de execução e de qualidade, diariamente, bem como esclareceu que a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados e a adequação dos

AUDITORIA INTERNA

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serviços prestados à rotina de execução estabelecida estão sendo acompanhados com a atuação do fiscal técnico. Tendo em vista as respostas às demais recomendações, bem como os documentos anexados, verifica-se que o setor adotou medidas que aprimoraram seus controles internos, como a designação de fiscal técnico para o contrato. Assim, o setor demonstrou que adotou controles que auxiliam na avaliação e execução do serviço, consoante documentação comprobatória (Termo de recebimento Provisório e Portaria de designação de fiscal). Diante do exposto, acata-se as providências, atendendo a respectiva recomendação.

RECOMENDAÇÃO 24: Comprovar as medidas elencadas nas respostas, quanto à verificação pelas composições de custos da planilha SINAPI, pelas convenções coletivas do sindicato da construção civil (processo no 23507.1557/2018-19) e ateste das notas fiscais, certificando que a execução do serviço se deu de acordo com o contrato (processo no 122391.00533/2018-09).

ATENDIDA NO MONITORAMENTO 01 (FEVEREIRO A MARÇO DE 2021)

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 013/2021/PROAD/UFCA:

Conforme já informado, foram encaminhados os Ofícios 75 e 76/2019/PROAD, datados de 12 de dezembro de 2019, para as Diretorias de Infraestrutura e Logística e Apoio Operacional, respectivamente, solicitando respostas e documentos comprobatórios que atendessem tal recomendação. Posteriormente, A DINFRA nos encaminhou o Ofício nº 164/2019/CM/DINFRA, de 24/12/2019 - em resposta ao Ofício 75/2019/PROAD, e a DLA nos encaminhou o Ofício 190/2019/ DEPCON/DLA/UFCA, de 19/12/2019, em resposta ao Ofício 76/2019/PROAD. Tais respostas, por meios dos Ofícios mencionados da DINFRA e DLA, junto aos seus anexos, foram encaminhadas, por mensagem eletrônica, à Auditoria e à servidora , no dia 26 de dezembro de 2019.

Cabe ressaltar que o atendimento à recomendação 23, a qual consta nos Ofícios encaminhados, corresponde às recomendações 14.01 e 14.02 deste monitoramento. Encaminhamos novamente todas as respostas enviadas a esta Pró-reitoria. Informamos ainda que encaminhamos mensagem eletrônica, datada de 01/03/2021, com o Ofício 017/2021/AUDIN/UFCA referente ao Monitoramento 01, aos setores supramencionados para que eles nos atualizem acerca do atendimento às recomendações que lhe dizem respeito. A DINFRA nos encaminhou como resposta o Ofício 019/2021/CM/DINFRA, de 04/03/2021, e a DLA nos respondeu pelo Ofício 002/2021/DLA/UFCA. Os dois Ofícios seguem anexos.

ANÁLISE DA AUDIN, POR MEIO DO OFÍCIO Nº 026/2021/AUDIN/UFCA:

Consoante resposta do setor, foi enviado ofício n° 017/2021/AUDIN/UFCA à Diretoria de Infraestrutura - DINFRA e à Diretoria de Logística e Apoio Operacional – DLA, solicitando atualização acerca do atendimento às recomendações.

Por meio do Ofício no 019/2021/CM/DINFRA, a Diretoria de Infraestrutura informou que o controle dos insumos segue os coeficientes de consumo previsto na tabela SINAPI, o qual dispõe de catálogo de serviços relacionados à construção civil com suas respectivas composições e coeficientes de consumo de material. Ademais, a DINFRA anexou Sumário de Publicações e Documentações do SINAPI, em que consta Relatórios de Referência

Mensal, Macroclasse, Classe, Cadernos Técnicos de Composição de Serviço, entre outros; Caderno Técnico do Serviço (SINAPI - Caderno Técnico do Grupo Alvenaria de vedação), em que consta a composição analítica de serviço (classe, tipo, código/seq, código SIPCI, descrição da composição, unidade, composição etc), itens e características, equipamentos, critérios para quantificação dos serviços, critérios de aferição, execução, informações complementares e pendências.

AUDITORIA INTERNA

Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx, 0000 Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx - XXX. 00.000-000

Juazeiro do Norte - CE

Tel. (00) 0000-0000 - e-mail: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx

Outrossim, esclareceu como se verifica a medição de serviço, ilustrando caso hipotético, com referência à Convenção Coletiva no cálculo, e caso empírico, anexando, para comprovação desse: Ofício n° 008/2020/CCON/PROAD/UFCA, Fluxo de solicitação de demanda e Ordem de Serviço, relativa ao processo no 23507.1557/2018-19, devidamente preenchida consoante os parâmetros estabelecidos pela AGU.

Ressalta-se a necessidade de observância, no cálculo do custo de mão de obra, aos acordos das Convenções Coletivas dos sindicatos da construção civil. Deste modo, elogia-se o empenho da DINFRA, ressaltando, a relevância na continuidade da medida, bem como a verificação contínua do aprimoramento dos controles, utilizando, como referencial, as normas vigentes.

Por meio do Ofício n° 190/2019/DEPCON/DLA/UFCA, a Diretoria de Logística e Apoio Operacional

- DLA esclareceu que as Notas Fiscais são atestadas pelo Gestor/Fiscal Administrativo, quando encaminhadas para o pagamento, por meio de aposição de carimbo e assinatura do servidor responsável, havendo emissão de documento comprobatório de ates com as informações do contrato. Ademais, foi anexado Nota Fiscal, relativo ao processo n° 122391.00533/2018-09, com o referido ateste. Verifica-se que o setor empenha esforços no sentido de atender às recomendações emanadas, por meio da adoção de providências que observem os normativos vigentes.

Raíza Xxxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxx Chefe do Departamento de Auditoria de Controle e Gestão de Pessoas

SIAPE 1019251

Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxxxx

Chefe da Auditoria Interna SIAPE 1228460

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RELATÓRIO DE MONITORAMENTO PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA – PAINT 2019 AÇÃO

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