外部研究費 のサンプル条項

外部研究費. （１） 執行計画 外部研究費を使用する教員はあらかじめ執行計画書を学長に提出する必要があるが、執行計画による経費の配分はあくまで目安であり、特に拘束されないということである。個別研究費ごとの収支簿（予算管理簿）の中に執行計画の費目別の予定金額が記入されていない例も見られた。 執行計画自体が形骸化している恐れもあることから、実際の支出が執行計画の経費配分から大きく外れる場合には研究者から理由書の提出を求めるなど、執行計画が外部研究費の適正な執行に寄与できるように、その運用について見直すことが望ましい。 （２） 奨学寄附金の受払報告 外部研究費の管理及び執行状況を明確にしておくために、収支簿を備える必要があるが、奨学寄附金では払出内訳表や受払報告書が収支簿の機能を担っている。ただし、払出内訳表や受払報告書の様式としては、支出費目別の内訳を示すことになっていない。 執行計画との対比もできるよう受託研究や共同研究と同様に支出費目別の内訳を示したものを作成することを提案する。 （３） 受託研究、共同研究に要する経費 委託者あるいは共同研究の相手先が負担する経費としては、当該研究遂行に必要な経費に相当する額及び管理経費とするとされている。 共同研究の海外旅費の目的に留学志願者との面接（大学院生の確保のため）が含まれるものが見られた。海外旅費自体はこの共同研究の執行計画でも想定されており、国際会議の出席や情報交換が主な目的である。共同研究の相手先に了承されている限り、国際会議出席とともに留学生志願者との面接を行っても契約上は問題ない。ただし、留学生の確保は共同研究の目的とは直接関係ないと考えられ、しかも必要であれば大学として予算化し、計画的に対応すべき性格のものと考えられる （学部留学生の確保は予算化済み）。大学院生を含めた留学生確保のための経費については、受託研究や共同研究から支出しないことが望ましい。 （４） 科学研究費補助金の収支簿 科学研究費補助金の収支簿は作成されているが、摘要欄の設備備品や消耗品の品名・数量、あるいは旅費の旅行者名や旅行先など、国の定める様式で記入することとなっている事項が一部省略されていて記入されていない例が見られた。関係証拠 書類との照合をしやすくするためにも収支簿への正確な記載が求められる。 （５） 受託研究、共同研究の収支決算 研究担当者は研究完了後、受託研究（あるいは共同研究）完了報告書とともに収 支決算報告書を学長に提出し、学長は市長に研究完了を通知することとなっている。受託研究についてはさらに市長から委託者に報告される。また、学長は収支決算報 告書に基づいて学部総括表を作成し、市長に提出することとなっている。 予算管理簿と収支決算報告書を照合したところ、金額としては一致しているが、研究のまとまり（予算管理簿での複数の研究を収支決算報告では１件としてまとめて行っている）や研究者名が一致しておらず、照合を難しくしている例が見られた。統一的な研究単位や研究者名で管理することが望ましい。また、総括の収支簿は学部総括表で代替されているが、管理上、奨学寄附金の受払報告書のような個別研究が一覧できるような収支簿を作成することが望ましい。