Dossiervorming. 1. De geldgever is verplicht ten behoeve van iedere lening een dossier aan te houden. In dat dossier dienen alle gegevens en bescheiden te worden opgenomen die van belang zijn voor de beoordeling door de stichting of de geldgever de op het moment van het offreren van de lening geldende Normen en Algemene Voorwaarden voor Borgtocht in acht heeft genomen.
Dossiervorming. Van verzuimgesprekken en overtreding van controlevoorschriften wordt een verslag gemaakt. De werknemer ontvangt hier een kopie van(eventueel door hem ondertekend). Het aantal verzuimdagen, aantal meldingen en eventueel oorzaken van verzuim worden per werknemer geregistreerd, evenals de acties van de werkgever of de Arbodienst. Na verloop van tijd ontstaat inzicht in de eventueel bedrijfsgebonden oorzaken van het verzuim. Dit dient voor het beleid voor de volgende periode. Ter bescherming van de privacy worden dossiers bewaard op een vaste, afgesloten plaats en beheerd door één persoon.
Dossiervorming. Om bij een verliesdeclaratie te kunnen beoordelen of de borgstelling conform NHG-regelgeving tot stand is gekomen, tijdens het beheerproces de NHG-voorwaarden in acht zijn genomen en bij de verkoop van de woning er alles aan is gedaan om het verlies zo veel als mogelijk te beperken, is het noodzakelijk dat de geldverstrekker een dossier aanhoudt. De documenten die opgenomen dienen te worden, zijn vastgelegd in de bijlagen van de Voorwaarden en Normen.
Dossiervorming. 1. De zorgverlener richt een dossier in met betrekking tot de zorgverlening voor cliënt. Hij houdt in het dossier aantekening van de relevante gegevens over de gezondheid van de cliënt en de gegevens die direct verband houden met de zorg en dienstverlening.
Dossiervorming. Naast de in paragraaf 4.12 verplichte gestelde gegevens/documenten, voegt het Bedrijf alle aanvullende relevante informatie (bij voorkeur digitaal) toe aan het dossier. Voorbeelden van relevante informatie zijn: • Tellijsten van de restyler, • Nota’s, • Hagelscanrapport.
Dossiervorming. Dossiers dienen ten minste te bestaan uit de volgende gegevens/documenten (bij voorkeur digitaal), die bij een eventuele audit gecontroleerd kunnen worden: • Door de verzekeringnemer ondertekende reparatieopdracht tevens akte van cessie, • Datum inname en aflevering (werkorder), • 1e Rapport uitlezen OBD of een andere uitleesmogelijkheid (voor aanvang reparatie), • Schadecalculatie, • (Kopie) originele onderdelenfactuur i.c.m. de bijbehorende creditnota’s, • Certificaten van aftermarket-onderdelen (indien van toepassing), • Uitlijnrapport (indien van toepassing), • Facturen werk derden (indien van toepassing), • Kalibratierapport(en), • 2e Rapport uitlezen OBD of een andere uitleesmogelijkheid (na reparatie), • Foto’s, • Gegevens vervangend vervoer, • Kopie garantiebewijs, • (Kopie) factuur voor de verzekerde, • Urenverantwoording, Indien deze gegevens/documenten digitaal voorhanden zijn is het niet noodzakelijk om deze op papier te bewaren. LET OP: Een groene kaart en kentekenbewijs zijn niet nodig voor afwikkeling van een dossier in eXchange en mogen in verband met geldende privacyregelgeving niet worden geüpload. Ook is het niet toegestaan om (foto’s van) deze documenten te uploaden.
Dossiervorming. Ten behoeve van het werken met een cliënt wordt altijd een dossier gevormd. Dit dossier wordt na het beëindigen van de sessies maximaal 10 jaar (wettelijke termijn) bewaard waarna het wordt vernietigd.
Dossiervorming. Om bij een verliesdeclaratie te kunnen beoordelen of de borgstelling conform de V&N tot stand is gekomen, tijdens het beheerproces de V&N in acht zijn genomen en bij de verkoop van de woning er alles aan is gedaan om het verlies zo veel als mogelijk te beperken, is het noodzakelijk dat de geldverstrekker een dossier aanhoudt. De documenten die opgenomen dienen te worden, zijn vastgelegd in (de bijlagen van) de V&N. De documenten uit Bijlage 3 die vervangbaar zijn door brondata kunnen vervangen worden door de informatie uit Bijlage 4.
Dossiervorming. Wooncompagnie legt de informatievoorziening rondom haar verbindingen vast in een verbindingendossier. De verantwoordelijkheid hiervoor is belegd bij de afdeling Controlling. In het verbindingendossier wordt onderscheid gemaakt tussen een permanente deel (niet jaarlijks terugkerend) en een doorlopend deel (jaarlijks terugkerend) van de informatievoorziening. Het dossier bevat onder meer:
Dossiervorming. Adequate dossiervorming is de basis van de effectiviteit van de transactiemonitoring, en daarmee van het naleven van het eigen beleid en de relevante wet- en regelgeving. Dossiervorming moet leiden tot een informatiepositie die het trustkantoor in staat stelt alle relevante integriteitsrisico’s te identificeren. Als de identificatie volledig is, kan een juiste analyse plaatsvinden. Op basis daarvan kan worden bepaald of een individuele cliënt, al dan niet voorwaardelijk, past binnen de risicobereidheid van het trustkantoor. Het acceptatieproces kan dan worden stopgezet, of er kunnen mitigerende maatregelen worden genomen met inachtneming waarvan de cliëntacceptatie kan worden afgerond. In de meeste gevallen zal er ter onderbouwing van het onderzoek naar het doel van de structuur een belastingadvies beschikbaar zijn. Het is van belang dat het trustkantoor dit belastingadvies begrijpt en in staat is om de aan het advies verbonden fiscale integriteitsrisico’s te herkennen. Belastingadviseurs zijn niet bij wet gehouden aan dezelfde brede definitie van integriteitsrisico’s als een trustkantoor. Een belastingadviseur hoeft in beginsel alleen rekening te houden met het risico op witwassen of het financieren van terrorisme. Overige integriteitsrisico’s, die op grond van het wettelijke kader voor trustkantoren bijzonder relevant zijn, komen derhalve niet noodzakelijkerwijs aan de orde in het belastingadvies. HQ-leden zien erop toe dat uitsluitend wordt samengewerkt met kantoren die een uitstekende reputatie hebben. Voor Nederlandse fiscaal adviseurs is het lidmaatschap van De Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB) of het Register Belastingadviseurs een voorwaarde. Als een trustkantoor diensten verleent aan een cliënt op basis van een belastingadvies, dient het advies in ieder geval materieel aan de volgende standaarden te voldoen: • Actueel (1): het advies is gebaseerd op de huidige fiscale wet- en regelgeving en houdt rekening met toekomstige wijzigingen voor zover deze zijn aangekondigd. • Actueel (2): de toepasselijkheid van het advies wordt gevalideerd, en zo nodig aangepast, als zich gedurende de zakelijke relatie wijzigingen voordoen in de structuur of de wet- en regelgeving waarnaar het advies verwijst. • Accuraat en integraal: het advies moet de voorliggende structuur met alle, voor de doelvennootschap relevante, concernrelaties (tenminste: fiscale aspecten met betrekking tot de moeder(s) en dochter(s)) omschrijven. • Inzichtelijk: het advies geeft o...