Documenti cartacei (originali, minute e copie). Per ogni documento cartaceo destinato ad essere spedito in originale vengono scritti tanti esemplari quanti sono i destinatari. L'originale rappresenta la redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali, di cui alla sezione 5.1. L'originale del documento è unico, salvo i casi dove è previsto un originale multiplo (contratti, convenzioni, ecc.). La minuta rappresenta la redazione definitiva del documento da conservare agli atti. Essa porta la firma autografa ed è conservata nel fascicolo al quale si riferisce. Anche sulla minuta è apposta la segnatura di protocollo a cura della struttura emittente. Qualora si renda necessario, per ragioni amministrative, si possono produrre copie di un medesimo documento. Le copie trasmesse per ragioni amministrative ad altre strutture organizzative sono conservate per tutto il tempo necessario allo svolgimento del procedimento cui il documento si riferisce e quindi eliminate secondo le norme previste dal massimario di scarto (Allegato n. 5). Per quanto riguarda il regime giuridico delle copie informatiche di documento analogico/cartaceo si rimanda all’art. 23-ter, comma 3, del CAD (copie informatiche di documenti formati in origine su supporto analogico, da intendersi quale “documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto”). In base all’art. 23-ter, comma 3, del CAD, si precisa che le copie informatiche di documenti formati in origine su supporto analogico “hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato (…) mediante l’utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche” vigenti in materia. In assenza della predetta attestazione di conformità, si applica il regime probatorio generale di cui all’art. 2719 c.c. (secondo il quale le copie hanno medesima efficacia degli originali, salvo espresso disconoscimento). L’art. 22, comma 2, del CAD, prevede che le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali analogici abbiano “la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche” vigenti in materia. In assenza della predetta attestazione di conformità, l’art. 22...
Documenti cartacei (originali, minute e copie). 1. Qualora si renda necessario, per ragioni amministrative, si possono produrre copie di un documento cartaceo. Su ciascuna copia va apposta la dicitura “copia” a cura della struttura.