Consultazione da parte di personale esterno all’amministrazione Clausole campione

Consultazione da parte di personale esterno all’amministrazione. La domanda di accesso ai documenti viene presentata/inviata alla UOP, che provvede a smistarla al servizio archivistico. Presso la UOP, a cui fa capo il servizio archivistico, sono disponibili appositi moduli, come quelli riportati nell’allegato 13. Con la medesima procedura viene formulata richiesta di accesso alle informazioni raccolte, elaborate ed archiviate in formato digitale. In tal caso il responsabile del servizio archivistico provvede a consentire l’accesso conformemente a criteri di salvaguardia dei dati dalla distruzione, dalla perdita accidentale, dall’alterazione o dalla divulgazione non autorizzata. L’ingresso all’archivio di deposito è consentito solo agli addetti del servizio archivistico. La consultazione dei documenti è possibile esclusivamente sotto la diretta sorveglianza del personale addetto. Il rilascio di copie dei documenti dell’archivio, quando richiesto, avviene previo rimborso delle spese di riproduzione, secondo le procedure e le tariffe stabilite dall’Amministrazione. In caso di pratiche momentaneamente irreperibili, in cattivo stato di conservazione, in restauro o rilegatura, oppure escluse dal diritto di accesso conformemente alla normativa vigente, il responsabile rilascia apposita dichiarazione. Gli UOR, per motivi di consultazione, possono richiedere in ogni momento al servizio archivistico i fascicoli conservati nella sezione archivistica di deposito, compilando appositi moduli, come quello riportato nell’allegato 13. L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio di deposito, ad un ufficio del medesimo UOR/UU, od altro UOR/UU, avviene solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo. Nel caso di accesso ad archivi convenzionali cartacei, l’affidamento temporaneo avviene solamente mediante richiesta espressa, redatta in duplice copia su un apposito modello, come quello riportato nell’allegato 13, contenente gli estremi identificativi della documentazione richiesta, il nominativo del richiedente, il suo UOR/UU e la sua firma. Un esemplare della richiesta di consultazione viene conservata all’interno del fascicolo, l’altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio. Tale movimentazione viene registrata a cura del responsabile del servizio archivistico in un apposito registro di carico e scarico, dove, oltre ai dati contenuti nella richiesta, compaiono la data di consegna e quella di restituzione, nonché eventuali note sull...
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Consultazione da parte di personale esterno all’amministrazione. La domanda di accesso ai documenti viene presentata/inviata alla UOP, che provvede a smistarla al servizio archivistico. Presso la UOP, a cui fa capo il servizio archivistico, sono disponibili appositi moduli, come quelli riportati nell'Allegato 11. Le richieste di accesso ai documenti della Sezione storica dell'archivio possono essere inoltrate anche alla Soprintendenza per i Beni Archivistici territorialmente competente, con apposito modulo da questa predisposto. Con la medesima procedura viene formulata richiesta di accesso alle informazioni raccolte, elaborate ed archiviate in formato digitale. In tal caso, il responsabile del servizio archivistico provvede a consentire l'accesso conformemente a criteri di salvaguardia dei dati dalla distruzione, dalla perdita accidentale, dall'alterazione o dalla divulgazione non autorizzata. L'ingresso all'archivio di deposito e storico, è consentito solo agli addetti del servizio archivistico. La consultazione dei documenti è possibile esclusivamente sotto la diretta sorveglianza del personale addetto. Il rilascio di copie dei documenti dell'archivio, quando richiesto, avviene previo rimborso delle spese di riproduzione, secondo le procedure e le tariffe stabilite dall'amministrazione. In caso di pratiche momentaneamente irreperibili, in cattivo stato di conservazione, in restauro o rilegatura, oppure escluse dal diritto di accesso conformemente alla normativa vigente, il responsabile rilascia apposita dichiarazione.
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