CAHIER DES CHARGES VALANT CONTRAT

MISSION D’ASSISTANCE

A LA PASSATION DE MARCHES D’ASSURANCES DANS LE CADRE D’UN GROUPEMENT DE COMMANDES

Cahier des charges valant contrat

CAHIER DES CHARGES VALANT CONTRAT

Personne publique contractante :

…………………………………………………………………………………..

Adresse : …………………………………………………………………………

………………………………………………………………………… Numéro de téléphone .........................................................

Messagerie Electronique …………………………………………..……@.....................................................

Contractant :

Société ...........................................................................................................................................................................

Adresse ..............................................................................................................................................................

Numéro de téléphone .........................................................

Messagerie Electronique …………………………………………..……@.....................................................

Numéro de SIRET ..............................................................

Code APE .................................................................................

S’engage, à exécuter les prestations demandées dans les conditions définies ci-après ;

Objet du contrat:

Assistance à la passation de marchés d’assurance

Comptable public assignataire des paiements :

Monsieur Xxxxxxx XXXXX Trésorerie de Saint-Savin

ARTICLE 1er : PRESENTATION DE LA DEMARCHE

La consultation et l’exécution du présent marché s’établissent dans le cadre d’une démarche groupée et coordonnée entre 12 collectivités liées par une convention constitutive d’un groupement de commandes. Ce groupement de commandes a été constitué afin de doter les collectivités associées des compétences et savoirs faires nécessaires à la passation de marchés d’assurance, de générer une efficacité économique d’achats et de mettre en place une mutualisation des procédures de passation des marchés.

ARTICLE 2 : DESIGNATION DES MEMBRES DU GROUPEMENT

COLLECTIVITE	ADRESSE	CODE POSTAL	COMMUNES	TELEPHONE
COMMUNAUTE DE COMMUNES LATITUDE NORD GIRONDE	Xxxxxx xx xx XXX 0 xxx xx xx Xxxxx	00000	XXXXX-XXXXX	05 57 58 98 87
CIAS LATITUDE NORD GIRONDE	Xxxxxx xx xx XXX 0 xxx xx xx Xxxxx	00000	XXXXX-XXXXX	05 57 58 98 87
CAVIGNAC	00, xxxxxx xx Xxxxx	00000	XXXXXXXX	05 57 68 60 40
CIVRAC DE BLAYE	0, xx Xxxxx	00000	XXXXXX XX XXXXX	05 57 68 60 07
DONNEZAC	0, xx Xxxxx	00000	XXXXXXXX	05 57 58 90 11
MARSAS	0, xxx xx xx Xxxxxxxx	00000	XXXXXX	05 57 68 71 16
SAINT GIRONS D'AIGUEVIVES	00, xx Xxxxx	00000	XX XXXXXX X'XXXXXXXXXX	05 57 42 52 09
XXXXX XXXXXXX	0, Xxxxx xx xx Xxxxxx	00000	XXXXX XXXXXXX	05 57 68 62 05
SAINT SAVIN	0, Xxxxx xx xx Xxxxxx	00000	XXXXX XXXXX	05 57 58 95 95
SAINT VIVIEN DE BLAYE	000, xx Xxxxx	00000	XX XXXXXX XX XXXXX	05 57 42 53 06
SAINT YZAN DE SOUDIAC	000, xxxxxx xx Xxxxxxx xx Xxxxxx	00000	XX XXXX XX XXXXXXX	05 57 58 91 10
SAUGON	0, xx Xxxxx	00000	XXXXXX	05 57 42 52 86

Le tableau ci-dessous offre une description des collectivités engagées (nom et populations) et les types de garanties pour lesquelles celles-ci souhaitent un accompagnement dans le cadre du présent marché.

Commune	Population	Statutaire	Dommages aux biens et annexes	Responsabilités & défense recours	Flotte Automobile & Auto missions	Protection juridique et défense pénale
CCLNG	23 210	X	X	X	X	X
CIAS LNG		X	X	X	X	X
CAVIGNAC	1 829	X	X	X	X	X
CIVRAC DE BLAYE	832	X	X	X	X	X
DONNEZAC	882	X	X	X	X	X
MARSAS	1 155	X	X	X	X	X
SAINT GIRONS	1 002	X	X	X	X	X
SAINT MARIENS	1 590	X	X	X	X	X
SAINT SAVIN	3 050	X	X	X	X	X
SAINT VIVIEN DE BLAYE	388	X	X	X	X	X
SAINT YZAN DE SOUDIAC	2 293		X	X	X	X
SAUGON	435	X	X	X	X	X

Est rappelée la distinction entre communes et communauté de communes, cette dernière agissant en substitution des communes sur des domaines précis qui lui ont délégués et figurant dans ses statuts (dont une copie est fournie en annexe du présent cahier des charges).

Le Centre Intercommunal d’Action Sociale (CIAS) Latitude Nord Gironde est un établissement public, organiquement lié à la Communauté de Communes Latitude Nord Gironde (CCLNG), doté d’une personnalité juridique propre. A ce titre, le CIAS s’associe à la démarche pour son activité résultant essentiellement de services à la personne, à caractère social : portage de repas à domicile, petits travaux à domicile, gestion d’un dispositif de transport à la demande, coordination de l’aide alimentaire, gestion locative d’un logement d’urgence et deux logements dédiés à des jeunes en insertion professionnelle, etc. Le caractère particulier et relativement restreint de l’activité, du patrimoine en gestion (un bâtiment) et de l’équipe administrative (trois personnes) nécessitent un examen singulier de ce cet établissement dans le cadre du présent marché.

ARTICLE 3 : FONCTIONNEMENT DU GROUPEMENT

La CCLNG est coordonnatrice du groupement. A ce titre, elle est chargée de procéder à la mise en œuvre de l’ensemble de la procédure de mise en concurrence dans le respect des règles du code des marchés publics, et de désigner l’attributaire après avis de la commission de sélection constituée par un membre désigné de chaque partie adhérente au groupement.

La CCLNG envoie, pour le compte de chaque participant le courrier de notification du présent marché. Il est établi un acte d’engagement distinct pour chaque membre du groupement ; de ce fait, l’attributaire du marché individualise le coût de sa prestation pour chacun des membres du groupement dans le cadre prévu à cet effet (Cf. Annexe Détail des Prix Global et Forfaitaire).

La CCLNG a un rôle de coordination. Dans ce cadre, elle organise la mise en œuvre de la mission de l’attributaire auprès de chaque membre du groupement, en vue d’assurer la bonne exécution de celle-ci dans la perspective de la mise en place d’un groupement de commandes subséquent pour la passation des marchés d’assurance dont le pilotage reviendra à l’attributaire. Elle organise également l’intervention de l’attributaire auprès de chaque membre du groupement pour l’exécution de sa mission, notamment lors de la phase 1 de celle-ci (Cf. Art. 5).

La CCLNG assure également le suivi et l’exécution administrative du présent marché, en délégation par chaque membre du groupement : notifications, ordres de services, procès-verbaux, règlement des situations.

ARTICLE 4 : OBJET DE LA MISSION

Le présent marché a pour objet l’assistance à la passation de marchés d’assurance.

Conformément au tableau de l’article 2, chaque membre du groupement s’est déterminé sur le type de garanties pour lesquelles il souhaiterait être accompagné pour la passation d’un marché d’assurance. Cinq types de garanties ont déterminés :

- Risques statutaires du personnel, comprenant la couverture du risque financier inhérent à la protection sociale des agents (notamment en cas d’accident du travail, de maladie de congé maternité, etc.) ;

- Dommages aux biens et annexes, comprenant la couverture de l’ensemble du patrimoine de la communauté de communes (immobilier et mobilier) ;

- Assurance des responsabilités et défense recours (ou « responsabilité civile »), comprenant la couverture des conséquences pécuniaires de la responsabilité civile, du droit administratif ou encore la responsabilité à titre contractuel qu’elle peut encourir en raison des dommages ou préjudices corporels, matériels ou immatériels causés à autrui, ainsi que la garantie d’une indemnité contractuelle en individuelle accident.

- Flotte Automobile et Auto missions, comprenant la couverture des véhicules de la communauté, ainsi que de leur utilisation par les agents, élus ou partenaires.

- Protection juridique et défense pénale, comprenant une prestation de conseil et d’assistance juridique dans le cadre de contentieux, la protection juridique générale de la collectivité, ainsi que celle de ses élus et agents.

L’assistance réclamée est individualisée pour chaque pouvoir adjudicateur, bien qu’elle s’inscrive dans un cadre homogène compte tenu de la sélection d’un attributaire commun.

La mission de l’attributaire s’intègre dans une démarche de passation des marchés d’assurance subséquents dans le cadre d’un groupement de commandes associant tous les pouvoirs adjudicateurs concernés. A ce titre, il revient à l’attributaire de mettre en place, suivre et coordonner l’action du dit groupement dans le cadre des prestations prévues dans le présent marché (Cf. art. 5).

ARTICLE 5 : PRESTATIONS PREVUES DANS LA MISSION

La mission d’assistance à la passation des marchés d’assurance se décompose ainsi :

PHASE 1

- Définition des besoins à satisfaire (Identification, évaluation et inventaire des risques) ;

- Identification des risques non assurés ou insuffisamment assurés ;

- Analyse des statistiques sinistres sur les 5 dernières années ;

- Analyse de la situation d’assurance et des contrats en cours ;

Cette phase donne lieu à une ou plusieurs rencontres sur site avec chaque pouvoir adjudicateur.

La clôture de cette phase est constatée, de manière globale, par la remise, à chacun des pouvoirs adjudicateurs, d’un rapport sur l’analyse des besoins de couverture, réalisée en concertation avec celui-ci.

PHASE 2

- Détermination de la procédure adéquate ;

- Elaboration de la publicité et du dossier de consultation ;

La clôture de cette phase est constatée, de manière globale, par la remise et la validation par le groupement de pouvoirs adjudicateurs du dossier de consultation. La consultation pour l’attribution des marchés d’assurance sera réalisée dans le cadre d’un groupement de commandes, réunissant l’ensemble des membres du groupement donnant lieu à l’attribution de la présente mission, dont il reviendra à l’attributaire de l’organiser, en lien avec le coordonnateur (notamment pour la passation des publications et l’organisation des commissions de sélection).

PHASE 3

- Mise en place de la consultation des assureurs et examen des offres ;

- Assistance dans le dialogue avec les candidats et dans le choix des offres ;

- Mise en place des marchés d’assurance ;

- Vérification de l’adéquation des contrats mis en place et assistance sur l’application du marché.

La clôture de cette phase est constatée, de manière globale, par la notification de l’ensemble des marchés d’assurance de tous les pouvoirs adjudicateurs.

Les frais liés à la procédure d’attribution des contrats d’assurances et les autres frais éventuels de fonctionnement ainsi que les frais de publicité liés à la passation sont supportés par les pouvoirs adjudicateurs réunis au sein du groupement de commandes.

Sur la base des prestations prévues, l’attributaire fournit, dans le cadre de la consultation, une note explicative de la méthode et des outils déployés pour accomplir la mission ; ce document constitue une annexe valant engagement dans le cadre du présent contrat.

En cas de procédure infructueuse à la passation des marchés d’assurance, l’attributaire accompagne, dans le cadre du présent contrat, le groupement pour la mise en œuvre d’une nouvelle consultation, dans le respect de la réglementation en vigueur.

ARTICLE 6 : DUREE DE LA MISSION

La mission doit être accomplie au plus tard pour le 1er janvier 2017, date à laquelle doivent être mis en place les contrats d’assurance pour lesquelles la présente mission d’assistance est requise.

Dans le cadre de la consultation relative au présent marché, l’attributaire remet à la CCLNG un calendrier prévisionnel respectant l’échéance susmentionnée.

Ce calendrier peut faire l’objet d’ajustements lors de l’attribution du présent marché, en concertation avec les membres du groupement de commandes, afin de déterminer conjointement des différentes étapes de la démarche de passation des marchés d’assurance subséquents. L’attributaire de la mission d’assistance ne saurait ainsi être tenu pour responsable d’un retard, constaté au regard du calendrier ajusté et validé, qui résulterait de la responsabilité d’un des membres du groupement.

Sur toute la durée d’exécution des contrats d’assurance, l’attributaire s’engage à assister chaque pouvoir adjudicateur sur tout dysfonctionnement dans l’application du contrat d’assurance mis en œuvre, dans l’exécution de modifications éventuelles (évolutions d’inventaires, avenants éventuels, etc.), et à répondre à toute question sur le contenu de celui-ci (étendue des garanties, etc.).

ARTICLE 7 : DISPOSITIONS FINANCIERES

7.1 Montant(s) du marché

Considérant le Détail des Prix Global et Forfaitaire issu du groupement de commandes (joint en annexe), le montant du marché pour (nom de la collectivité),

est d’un montant de :

Montant HT : ………………………………………………………………………….…………..

TVA (20%) : ………………………………………………………………………….…………..

Montant TTC : ………………………………………………………………………….…………..

7.2 Règlements du marché

Compte tenu du groupement de commandes dans le cadre duquel s’exerce le présent marché, la Communauté de Communes Latitude Nord Gironde, coordonnateur de celui-ci, effectue les règlements à l’attributaire pour l’ensemble des membres du groupement dans le cadre du marché.

La Communauté de Communes Latitude Nord Gironde se libère des sommes dues au titre du présent marché en faisant porter le montant au crédit du ou des comptes suivants :

Ouvert au nom de :

pour les prestations suivantes : Domiciliation :

Code banque : Code guichet : N° de compte : Clé RIB : IBAN :

BIC :

Les prestations sont financées selon les modalités suivantes : budget de la Communauté de Communes. Les sommes dues au(x) titulaire(s) et au(x) sous-traitant(s) de premier rang éventuel(s) du marché, sont payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes.

La facture est adressé à : Communauté de Communes Latitude Nord Gironde Service comptabilité

0 Xxx xx xx Xxxxx 00000 XXXXX XXXXX

OU

par voie électronique à : xxxxxx@xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx.xx

Les règlements des sommes dues s’effectueront, de manière fractionnée, selon les étapes suivantes :

- A l’attribution du marché : 10% du montant total

- A l’issue de la phase 1 : 40% du montant total

- A l’issue de la phase 2 : 30% du montant total

- A l’issue de la phase 3 : 20% du montant total

Le premier versement à l’attribution du marché constitue une avance qui devra être remboursée par l’attributaire si le marché venait à être résilié avant la clôture de la phase 1.

ARTICLE 8 : ENGAGEMENTS DE L’ATTRIBUTAIRE

L’attributaire doit justifier, par une attestation sur l’honneur, de l’absence de tous liens juridiques, organiques, financiers ou commerciaux, de quelque niveau que ce soit, avec des agents, courtiers, compagnies, ou mutuelles d’assurances, susceptibles de répondre à la consultation d’attribution des marchés d’assurances subséquents.

L’attributaire intervient en tant que conseil et s’engage à respecter la plus totale impartialité entre les agents, courtiers, compagnies, ou mutuelles d’assurances, susceptibles de répondre à la consultation d’attribution des marchés d’assurances subséquents.

L’attributaire est tenu à une stricte obligation de réserve, de confidentialité et de loyauté à l’égard de la collectivité.

ARTICLE 9 : ENGAGEMENTS DU POUVOIR ADJUDICATEUR

Chaque pouvoir adjudicateur s’engage à :

- Assurer la bonne exécution du marché portant sur l’intégralité de ses besoins, en veillant à faciliter la fluidité la démarche, condition de mise en œuvre des marchés d’assurance subséquents pour le 1er janvier 2017 ; il accompagne notamment l’attributaire dans sa mission en se rendant disponible pour le recensement des besoins et la mise à disposition des documents relatifs aux contrats en cours ;

- Sur les conseils de l’attributaire, effectuer toutes les démarches nécessaires pour mettre fin à ses contrats d’assurance en cours, dont les garanties correspondent à celles concernées par le présent groupement, à compter du 1er janvier 2017.

ARTICLE 10 : ATTRIBUTION DU MARCHE

L’offre du candidat au présent marché contient les éléments suivants :

- Le présent Cahier des Charges valant Contrat, dûment complété et signé, y compris son annexe de Détail des Prix Global et Forfaitaire, indiquant le coût du marché pour chaque pouvoir adjudicateur (l’article 7.1 sera complété ultérieurement et individuellement après attribution du marché) ;

- une note explicative de la méthode et des outils déployés pour accomplir la mission, ce document constituant, lors de l’attribution, une annexe valant engagement dans le cadre du présent contrat.

- un calendrier prévisionnel d’exécution respectant l’échéance susmentionnée du 1er janvier 2017, de mise en place des contrats d’assurance subséquents.

- Une liste de références de missions similaires menées auprès de collectivités publiques.

- L’attestation sur l’honneur prévue à l’article 8 du présent contrat.

Au regard de ces éléments, la sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique. Les critères intervenant pour la sélection des candidatures sont :

- Prix du marché

Outre le niveau de prix, sera évaluée la cohérence de celui-ci avec la méthodologie proposée.

- Méthodologie

Doit y être exposée une méthodologie de travail (étapes, instances de travail, etc.) et des outils correspondant aux objectifs décrits dans le présent dossier de consultation de manière détaillée, et expliquant la cohérence de celle- ci.

- Calendrier prévisionnel

Le candidat propose un calendrier prévisionnel de la démarche de manière détaillée. Outre le délai global, sera évaluée la cohérence du calendrier détaillé avec la méthodologie proposée.

Les critères retenus pour le jugement des offres sont pondérés de la manière suivante :

- Prix du marché 50%

- Méthodologie 40%

- Calendrier prévisionnel 10%

DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES

Mercredi 27 janvier 2016 à 12 heures

Offre à transmettre à l’adresse suivante : Communauté de Communes Latitude Nord Gironde

2 Rue de la Ganne 33920 SAINT SAVIN

OU

De manière électronique aux adresses suivantes : xxxxxxxxx@xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx.xx

ET xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx.xx

ARTICLE 11 : RESILIATION DU MARCHE

Seules les stipulations du C.C.A.G.-F.C.S., relatives à la résiliation du marché, sont applicables.

D’autre part, en cas d’inexactitude des documents et renseignements mentionnés aux articles 44 et 46 du Code des marchés publics ou de refus de produire les pièces prévues aux articles D. 8222-5 ou D. 8222-7 à 8 du Code du travail conformément à l’article 46-I.1º du Code des marchés publics, il sera fait application aux torts du titulaire des conditions de résiliation prévues par le marché.

ARTICLE 12 : LITIGES

En cas de litige, seul le Tribunal Administratif de Bordeaux est compétent en la matière.

SIGNATURE DE L’ATTRIBUTAIRE

Fait en un seul original Signature de l’attributaire

A .......................................... Xxxxxx la mention manuscrite

Le .......................................... Xx et approuvé

ACCEPTATION DE L’OFFRE PAR LE POUVOIR ADJUDICATEUR

Est accepté le présent contrat

Signature de Monsieur le Maire / le Président

A ..........................................

Le ..........................................

MISSION D’ASSISTANCE

A LA PASSATION DE MARCHES D’ASSURANCES DANS LE CADRE D’UN GROUPEMENT DE COMMANDES

Détail des Prix Global et Forfaitaire

Commune	Montant HT	TVA (20%)	Montant TTC
CCLNG
CIAS LNG
CAVIGNAC
CIVRAC DE BLAYE
DONNEZAC
MARSAS
SAINT GIRONS
SAINT MARIENS
SAINT SAVIN
SAINT VIVIEN DE BLAYE
SAINT YZAN DE SOUDIAC
SAUGON