Hub Créatif
Hub Créatif
Conditions générales d’utilisation des espaces de coworking
1. Objet
Les présentes conditions générales d’utilisation ont pour objet de définir les modalités de mise à disposition des espaces de Coworking proposés par le BEP EXPANSION ECONOMIQUE au sein du Hub Créatif « TRAKK ».
Tout accès aux espaces de coworking et toute utilisation des services découlant de cet accès suppose l’acceptation inconditionnelle et le respect de l’ensemble des termes des présentes conditions générales d’utilisation. Elles constituent donc un contrat entre le BEP EXPANSION ECONOMIQUE ci-après dénommée « l’Intercommunale » et l’utilisateur ci-après dénommé « le co-worker ».
Dans le cas où le co-worker ne souhaite pas accepter tout ou partie des présentes conditions, il lui est demandé de renoncer à toute utilisation des services de coworking du TRAKK.
2. Description du service
Les espaces de coworking sont situés dans les locaux du hub créatif du TRAKK situé avenue Reine Astrid 16 à 0000 XXXXX.
L’Intercommunale met à disposition des co-workers en règle de paiement l’accès à un espace de travail ouvert dit « espace de coworking ». L’espace de coworking est équipé d’une connexion internet sans fil (WiFi) haut débit, de meubles de bureau et de sièges.
Les jours et heures d’ouverture du hub varient selon la formule d’abonnement choisie :
- Pour les coworkers « un peu » / « beaucoup » : du lundi au vendredi de 8h à 20h, fermeture les week-end et jours fériés.
- Pour les co-workers « passionnément » et « en tribu « : 7jours/7, 24h/24
Le tarif des formules d’abonnement est un tarif forfaitaire, les formules étant des formules
« toutes charges incluses » (eau, électricité, chauffage, nettoyage, connexion internet). Les journées auxquelles les formules donnent droit sont des journées de 8 heures, étant entendu que la comptabilisation des prestations est effectuée par heure entamée.
3. Formules d’abonnement
- Le co-worker « il était une fois » :
Au tarif de 10€ HTVA/demi-journée, cette formule d’abonnement donne accès aux services
suivants :
• Accès aux espaces de coworking du TRAKK pour une journée durant les heures
d’ouverture en semaine du hub créatif « TRAKK »
• Accès à la plateforme de gestion centralisée « NEXUDUS »
• Accès aux espaces communs du TRAKK : cafétaria, cuisine, zone chill out, sanitaires
• Accès à la communauté TRAKK
Le co-worker « Un peu » :
Au tarif de 100 € HTVA /mois, cette formule d’abonnement, souscrite sur base de 30 jours minimum, donne accès aux services suivants :
• Accès aux espaces de coworking du TRAKK à raison de 5 jours/mois durant les heures
d’ouverture en semaine du hub créatif « TRAKK » (soit 40h)
• Accès à la plateforme de gestion centralisée « NEXUDUS »
• Accès aux espaces communs du TRAKK : cafétaria, cuisine, zone chill out, sanitaires
• Accès à la communauté TRAKK
- Le co-worker « Beaucoup » :
Au tarif de 150 € HTVA /mois, cette formule d’abonnement, souscrite sur base de 30 jours minimum, donne accès aux services suivants :
• Accès aux espaces de coworking du TRAKK à raison de 10 jours/mois durant les
heures d’ouverture en semaine du hub créatif « TRAKK » (soit 80h)
• Accès à la plateforme de gestion centralisée « NEXUDUS »
• Un casier personnel sous réserve de disponibilité
• Accès aux espaces communs du TRAKK : cafétaria, cuisine, zone chill out, sanitaires
• Accès à la communauté TRAKK
- Le co-worker « Passionnément » :
Au tarif de 200 € HTVA/mois, cette formule d’abonnement, souscrite sur base de 30 jours minimum, donne accès aux services suivants :
• Accès aux espaces de coworking du TRAKK 24h/24 et 7j/7
• Accès aux salles de réunion (à l’exception de l’arène et de la « Creative Lab ») à raison de 8h/mois
• Un casier personnel sous réserve de disponibilité
• Accès à la plateforme de gestion centralisée « NEXUDUS »
• Accès aux espaces communs du TRAKK : cafétaria, cuisine, zone chill out, sanitaires
• Accès à la communauté TRAKK
Cette formule est uniquement accessible au co-worker ayant déjà souscrit au moins 30 jours à la formule « co-worker un peu » ou « co-worker beaucoup ».
- Le co-worker « En tribu »
Au tarif de 160 € HTVA/mois/personne, cette formule d’abonnement, souscrite sur base de 3 mois minimum, accessible à partir de 2 personnes d’une même structure, donne accès aux services suivants :
• Accès à l’espace de coworking du TRAKK au Rez-de-Sambre, dans un espace dédié, personnalisé par les soins de la « tribu », avec accord du BEP, et en bonne entente et respect des autres usagers du plateau de coworking, 24h/24 et 7j/7
• Accès aux salles de réunion (à l’exception de l’arène et de la « Creative Lab ») à raison de 8h/mois
• Accès à l’arène à raison d’une fois par an par « groupe de co-worker »
• Accès au « Creative Lab » à raison d’une fois par an par « groupe de co-worker »
• Possibilité de domiciliation (cfr article 7)
• Un casier personnel pour chaque membre sous réserve de disponibilité
• Mise à disposition d’espace dans un rack pour du matériel informatique
• Accès à la plateforme de gestion centralisée « NEXUDUS »
• Accès aux espaces communs du TRAKK : cafétaria, cuisine, zone chill out, sanitaires
• Accès à la communauté TRAKK
4. Inscription
L’inscription comme membre du coworking du TRAKK se fait via le site internet xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxx . Toute nouvelle inscription donne droit à une journée de test offerte au terme de laquelle le futur co-worker peut souscrire à une des formules d’abonnement proposées.
Chaque inscription est automatiquement reconduite après 30 jours, pour une nouvelle période de 30 jours.
5. Résiliation
À tout moment, le coworker pourra mettre fin unilatéralement à son abonnement :
- Pour les formules « un peu / beaucoup / passionnément » : 15 jours avant l’échéance
du mois en cours, via email à xxxxxxxxx@xxxxx.xx
- Pour la formule « tribu » : 30 jours avant l’échéance des 3 mois contractés.
Cependant, aucun remboursement pour les services éventuellement non prestés ne sera effectué.
Au niveau de l’Intercommunale, elle peut procéder à une résiliation unilatérale :
- En cas de non-payement du forfait aux termes convenus ;
- En cas de non-respect des règles et principes repris dans le règlement de vie en communauté du TRAKK et dans la charte des résidents
6. Facturation
Les factures sont envoyées électroniquement à l’adresse de contact renseignée à l’inscription. L’accès aux espaces de coworking et aux services associés sont conditionnés au paiement des prestations.
7. Domiciliation
Toutefois, chaque co-worker peut recevoir son courrier au TRAKK en indiquant son nom ou celui de sa société + la mention « Hub Créatif TRAKK - coworking ».
8. Service WiFi
L’utilisation du WiFi permettant l’accès à internet est gratuite et illimité pour les personnes ayant souscrit un abonnement. L’utilisation de ce réseau est strictement réservée aux résidents du TRAKK ainsi qu’à leur(s) visiteur(s).
Le co-worker reconnaît avoir reçu toute information nécessaire aux spécifications et modalités d’utilisation du service WiFi, ces informations étant accessibles sur la plate-forme de gestion « NEXUDUS ». Il appartient au co-worker de vérifier qu’il dispose des équipements matériels, logiciels, navigateurs lui permettant d’utiliser le service WiFi proposé. Dans ce cadre, l’intercommunale :
- n’est en aucun cas responsable des équipements choisis sous la responsabilité du
co-worker, lequel reste seul responsable de leur sécurité et de leur protection
- ne peut être en aucun cas tenu de réparer les préjudices directs et/ou indirects subis
du fait de l’utilisation du service WiFi par le co-worker
- ne garantit ni l’accessibilité aux contenus et aux services, ni la rapidité d’utilisation, le service WiFi pouvant être suspendu pour des raisons indépendantes de la volonté de l’intercommunale
9. Accès aux salles de réunions
La mise à disposition des salles et espaces prévue dans la formule d’abonnement souscrite par le co-worker se fera moyennant la réservation de celles-ci via l’application « NEXUDUS» et sous réserve de la disponibilité de celles-ci.
S’il le désire, le co-worker pourra – toujours en fonction des disponibilités - solliciter des heures d’occupation supplémentaires des différentes salles et espaces pour un tarif distinct. Ces occupations supplémentaires feront l’objet d’un accord et d’une facturation séparée, sur la base des tarifs en vigueur au sein de l’Intercommunale.
10. Services spécifiques
Le co-worker peut solliciter des services supplémentaires individuels répondant à ses besoins spécifiques et/ou ponctuels. Ceux-ci feront alors l’objet d’un accord et d’une facturation séparée, sur la base des tarifs en vigueur au sein de l’Intercommunale.
Il a également libre accès aux photocopieuses et imprimantes. Les consommations de ces
équipements bureautiques font toutefois l’objet d’une facturation complémentaire.
11. Services, entretien et aménagements
L’Intercommunale assure au coworker la jouissance paisible des locaux visés à l’article 1er, dans les limites de la présente convention et sans préjudice de la possibilité d’y mettre fin dans le respect des termes de celle-ci.
1. Comme spécifié dans l’article 1er de la présente convention, le(s) module(s) est (sont) équipé(s) de meubles de bureau et de sièges.
2. Par ailleurs, le forfait mensuel repris à l’article 3 donne au coworker l’accès à services spécifiques en fonction de la formule choisie.
3. La mise à disposition des salles et espaces se fera moyennant la réservation de celles- ci auprès des services de l’intercommunale via l’application « NEXUDUS» et sous réserve de la disponibilité de celles-ci, sur la base des tarifs en vigueur au sein de l’Intercommunale
4. Le co-worker a également libre accès aux photocopieuses et imprimantes. Les consommations de ces équipements bureautiques font toutefois l’objet d’une facturation complémentaire.
5. L’Intercommunale met à la disposition du coworker un réseau Wifi sécurisé et un câblage structuré en UTP catégorie 6, lui donnant accès à des appareils actifs de type Switch Autosense 100/1000, servant à constituer un réseau local (V LAN), indépendant pour chaque entreprise.
6. Les locaux ainsi que les installations communes (accueil, zone cafétaria, salles de réunion, sanitaires) sont entretenus par l’Intercommunale, de même que les espaces verts et les accès.
7. L’Intercommunale garantit la présence d’un accueil virtuel ainsi que la réception du
courrier pour tous les coworkers.
12. Règlement de vie en communauté et charte des résidents
Le co-worker reconnait être dans un lieu ouvert au public et s’engage dès lors à adopter un comportement adéquat et conforme à la loi, en s’interdisant notamment tout comportement et tout usage contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs. Dans ce cadre :
- Il ne devra pas utiliser son matériel ou ce service à des fins illégales, illicites, interdites c’est-à-dire, sans que cette liste ait un caractère exhaustif : il s’engage à respecter la loi et s’interdit d’accéder, de mettre en ligne ou d’afficher des contenus et informations provenant ou non d’une mise en ligne sur le réseau internet mais considérés comme illégaux par les textes et les tribunaux tels, les informations, messages, textes, images ou vidéos ayant un caractère violent, d’incitation à la violence ou à la haine, dégradant pour la personne humaine, pornographique ou pédophile et/ou ayant un caractère provocant et portant atteinte à l’intégrité ou à la sensibilité des autres co-workers, résidents et visiteurs du TRAKK ;
- Il s’engage à ne pas incommoder les autres co-workers, résidents du TRAKK et visiteurs avec des publicités, messages promotionnels ou tout autre forme de sollicitation ou démarchage non sollicité ;
- Il s’engage à respecter les codes de la vie et de la courtoisie en société dans le cadre de ses rapports avec les autres co-workers, résidents du TRAKK et visiteurs ;
Par ailleurs, les espaces de co-working, les installations communes, ainsi que les espaces verts et les accès étant mis à la disposition du co-worker, celui-ci veillera scrupuleusement à une utilisation "en bon père de famille" de ces équipements, en
bonne entente avec les autres résidents du TRAKK. Par l’inscription aux services de co- working, le co-worker s’engage à respecter le Règlement de vie en communauté du TRAKK ainsi que la charte établie par les résidents. Il s’engage par ailleurs à faire également respecter les règles et principes de ces documents à ses visiteurs. Tout manquement à ces règles pourra être formalisé dans un écrit par l’intercommunale qui se réserve le droit de refuser l’accès aux espaces et services à tout co-worker qui ne respecterait ni les présentes conditions générales d’utilisation, ni le Règlement de vie en communauté du TRAKK ainsi que la charte établie par les résidents
13. Secret et Confidentialité
A défaut de stipulation expresse, écrite et préalable, le co-worker tient pour confidentielles toutes les informations qu’il serait amené à échanger ou à connaître par tout moyen avec d’autres co-workers ou résidents du TRAKK, au cours de son occupation de l’espace.
Cette disposition ne s’applique ni aux informations notoirement connues de tous, ni à celles dont la divulgation est rendue obligatoire.
Le co-worker est responsable des droits qui lui sont conférés concernant les systèmes d’alarme protégeant les accès aux bâtiments. Ces droits sont nominatifs et strictement personnels.
14. Effets personnels
L’Intercommunale décline toute responsabilité en cas de vol, perte ou oubli d’effets personnels laissés dans tout espace du TRAKK par les co-workers. Les aménagements particuliers réalisés pour personnaliser l’espace de travail « tribu » (parois, décoration...) et les biens (matériel,...) appartenant aux co-workers laissés dans cet espace sont à assurer par ceux- ci. Il convient que l’Entreprise dispose d’une assurance responsabilité civile, comme toute entreprise.
15. Modification des conditions générales d’utilisation
Les Conditions générales d’utilisation peuvent être modifiées à tout moment par l’Intercommunale, sans préavis, en fonction des modifications apportées aux Services, de l’évolution de la législation ou pour tout autre motif légitime.
Dans le cas particulier de nécessité d’adaptation aux modifications législatives, l’intercommunale mettra tout en œuvre afin de réaliser ces adaptations le plus rapidement possible. Durant cette période, le co-worker reconnait que l’Intercommunale ne pourra être tenu responsable des défauts de conformité temporaires.
Les nouvelles conditions générales sont mises en ligne avec mention de la date de mise à jour et sont aussitôt applicables à tout co-worker.
La version des conditions générales opposable entre les parties, est disponible en permanence sur la plate-forme « NEXUDUS».