PROTOCOLE DE MEDIATION
PROTOCOLE DE MEDIATION
ENTRE :
ET :
Ci-après appelés “les parties”
ET : Xxxx-Xxxxxx XXXXX, médiateur agréé par la commission visée à l'article 1727 CJ,
Ci-après appelé “le médiateur”.
FAIT FOI DE CE QUI SUIT :
Attendu qu’il existe un différend entre les parties, que celles-ci désirent régler en recourant au processus de médiation ;
Que ce différend peut être succinctement décrit comme suit :
CONFORMEMENT A L’ARTICLE 1731 CJ QUI DISPOSE QUE :
§ 1er. Les parties définissent entre elles, avec l'aide du médiateur, les modalités d'organisation de la médiation et la durée du processus. Cette convention est consignée par écrit dans un protocole de médiation signé par les parties et par le médiateur. Les frais et honoraires de la médiation sont à charge des parties par parts égales, sauf si elles en décident autrement.
§ 2. Le protocole de médiation contient :
1° le nom et le domicile des parties et de leurs conseils;
2° le nom, la qualité et l'adresse du médiateur, et le cas échéant, la mention que le médiateur est agréé par la commission visée à l'article 1727;
3° le rappel du principe volontaire de la médiation; 4° un exposé succinct du différend;
5° le rappel du principe de la confidentialité des communications échangées dans le cours de la médiation;
6° le mode de fixation et le taux des honoraires du médiateur, ainsi que les modalités de leur paiement;
7° la date;
8° la signature des parties et du médiateur,
LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :
1) Processus volontaire
Les parties désirent se concerter, sans aucune reconnaissance préjudiciable dans leur chef, dans le but d’arriver à un règlement. Chaque partie peut se retirer et mettre fin au processus de médiation unilatéralement à sa discrétion. Le processus est volontaire et chaque partie consent librement à y participer de façon active. Les parties conservent et réservent leur droit de recourir aux procédures judiciaires ou arbitrales si elles le jugent opportun.
Toutefois, les parties conviennent expressément que toutes les procédures (hormis celles revêtant un caractère purement conservatoire) seront suspendues jusqu’à ce qu’une entente soit conclue ou jusqu’à ce qu’une des parties ou le médiateur déclarent mettre fin au processus de médiation.
Conformément à l’article 1735 § 3 CJ, le juge « reste saisi durant la médiation, et peut, à tout moment, prendre toute mesure qui lui paraît nécessaire. Il peut aussi, à la demande du médiateur ou de l’une des parties, mettre fin à la médiation avant l’expiration du délai fixé ».
2) Rôle du médiateur
Le médiateur agit comme intervenant neutre, en vue de favoriser une entente à l’amiable.
A cette fin, il s’emploie à créer des conditions qui facilitent et permettent :
− l’information et la compréhension des parties sur leur situation respective;
− la communication entre elles au sujet de leurs difficultés et leurs attentes réciproques;
− la recherche de solutions permettant de répondre aux attentes et difficultés manifestées;
− la négociation efficace et franche;
− la conclusion par les parties, sur la base d’un libre consentement, d’une transaction donnant effet, le cas échéant, aux solutions identifiées.
3) Impartialité
Le médiateur agira en tout temps de façon neutre et impartiale. Il ne donnera pas d’avis juridique ou technique aux parties. S’il en exprime, ces avis n’auront qu’une valeur indicative. Les parties marquent d’ores et déjà leur accord pour ne leur attribuer aucune conséquence juridique.
4) Présences à la séance de médiation
Les parties seront présentes à la rencontre de médiation, le cas échéant accompagnées de leur(s) avocat(s).
Chaque partie doit s’assurer :
− que les parties ayant qualité pour conclure un accord soient présentes à la rencontre de médiation et
− que les personnes ayant une connaissance personnelle de faits pertinents au litige soient présentes afin de permettre une discussion utile de tout le dossier.
Le médiateur peut s’il le juge utile, se faire assister d’un co-médiateur de son choix. Ce co- médiateur signera un engagement suivant le modèle joint en annexe 1. Ce recours n’engendrera pas de surplus d’honoraires pour les parties.
Cette personne signera un engagement suivant le modèle joint en annexe 1.
5) Confidentialité
L’article 1728 CJ dispose que :
§ 1er. Les documents établis et les communications faites au cours d'une procédure de médiation et pour les besoins de celle-ci sont confidentiels. Ils ne peuvent être utilisés dans une procédure judiciaire, administrative ou arbitrale ou dans toute autre procédure visant à résoudre des conflits et ne sont pas admissibles comme preuve, même comme aveu extrajudiciaire. L'obligation de secret ne peut être levée qu'avec l'accord des parties pour permettre notamment au juge d'homologuer les accords de médiation.
En cas de violation de cette obligation de secret par une des parties, le juge ou l'arbitre se prononce sur l'octroi éventuel de dommages-intérêts. Les documents confidentiels qui sont malgré tout communiqués ou sur lesquels une partie se base en violation de l'obligation de secret sont d'office écartés des débats. Sans préjudice des obligations que la loi lui impose, le médiateur ne peut rendre publics les faits dont il prend connaissance du fait de sa fonction. Il ne peut être appelé comme témoin par les parties dans une procédure civile ou administrative relative aux faits dont il a pris connaissance au cours de la médiation. L'article 458 du Code pénal s'applique au médiateur.
§ 2. Dans le cadre de sa mission et pour les besoins de celle-ci, le médiateur peut, avec l'accord des parties, entendre les tiers qui y consentent ou lorsque la complexité de l'affaire l'exige, recourir aux services d'un expert, spécialiste du domaine traité. Ceux-ci sont tenus à l'obligation de secret visée au § 1er, alinéa 1er. Le § 1er, alinéa 3, s'applique à l'expert.
En conformité avec cet article, tout ce qui est dit ou écrit au cours du processus de médiation est formulé sous toutes réserves. Les parties s’engagent à n’en rien invoquer ou dévoiler dans le cadre d’une procédure judiciaire ou arbitrale existante ou future. Le médiateur et les parties (qui s’engagent à ce sujet pour elles-mêmes et qui se portent fort pour leur(s) conseil(s), leur(s) représentant(s) ou toutes personnes les accompagnant), veilleront à préserver la confidentialité de l’ensemble du processus de médiation ainsi que de tout document établi en vue du ou au cours du processus de médiation. Le médiateur peut, s’il le juge opportun, faire signer à toute personne qui participe au processus de médiation un engagement suivant le modèle joint en annexe 1.
Toutefois, rien dans la présente convention ne peut compromettre de quelque façon que ce soit le droit des parties d’utiliser dans le cadre d’une procédure (judiciaire ou autre) les documents touchant au dossier concerné qui auront été échangés dans le courant du processus de médiation, lorsqu’elles détenaient déjà ces documents auparavant ou lorsqu’elles auraient eu la possibilité de les obtenir par ailleurs et qu’elles avaient ou auraient eu le droit de les utiliser ou d’y faire référence.
Le médiateur ne sera pas assigné à comparaître pour témoigner dans une procédure judiciaire ou autre. Les parties lui reconnaissent le droit de se taire.
Les parties conviennent par ailleurs que la ou les convention(s) qui pourrai(en)t être conclue(s) au terme du processus de médiation n’exister(a)ont que lorsqu’elle(s) seront (sera) signée(s) par chacune des parties. Elles acceptent de considérer qu’il n’y aura pas de convention entre elles tant que les accords qui pourraient être conclus ne seront pas confirmés dans une convention écrite et signée par chacune d’elles.
La présente convention de médiation, le document constatant le cas échéant l’échec de la tentative de médiation ainsi que la ou les convention(s) qui pourrai(en)t être conclue(s) au terme du processus de médiation ne sont pas visés par la présente obligation de confidentialité.
6) Apartés ou “caucus”
Le médiateur peut, quand il le juge utile, avoir des apartés (“caucus”) avec l’une ou l’autre des parties, lesquelles peuvent aussi, à tout moment, demander à s’entretenir en aparté et confidentiellement avec lui.
7) Valeur de l’accord
L’article 1732 XX précise que « Lorsque les parties parviennent à un accord de médiation, celui-ci fait l'objet d'un écrit daté et signé par elles et le médiateur. Le cas échéant, il est fait mention de l'agrément du médiateur. Cet écrit contient les engagements précis pris par chacune d'elles ».
Il n’appartient pas, en principe, au médiateur de juger de la valeur ou de l’opportunité de l’entente qui doit demeurer l’expression de la volonté des parties et leur “propriété”.
Néanmoins, s’il est d’avis, s’inspirant en cela de sa propre expérience professionnelle et de sa faculté de jugement et d’analyse, que la poursuite du processus de médiation risque de causer un préjudice grave à l’une ou l’autre des parties ou de créer une situation de net déséquilibre ou d’injustice manifeste pour une partie, il doit en informer les parties, les inviter s’il y a lieu à prendre les mesures nécessaires pour remédier à la situation xx, x’xx l’estime nécessaire, à des fins d’intégrité, il peut suspendre le processus de médiation ou y mettre fin.
Le médiateur agira en ce en toute indépendance en ne se laissant guider que par sa conscience professionnelle.
8) Durée du processus
Les parties s’entendent sur le processus suivant :
− Signature de la présente convention pour le au plus tard
− Rencontre de médiation à
− Suivi si nécessaire.
de sorte que les parties s’attendent à ce que le processus de médiation se termine au plus tard le .
9) Honoraires
Conformément à l’usage en matière de médiation et au prescrit de l’article 1731 § 1er CJ, les parties conviennent de supporter les frais et honoraires du médiateur à parts égales par chacune d’entre elles.
1° Les honoraires du médiateur sont de 150 € de l’heure hTVA et s’appliquent à tous les devoirs et toutes les démarches accomplis par ce dernier avant, pendant ou après la rencontre de médiation.
2° A ces tarifs s’ajoute le montant des débours et frais tels que frais de secrétariat (32 € de l'heure hTVA), téléphone, photocopies, télécopies, courriers électroniques, etc.
Au plus tard au début du processus de médiation, une provision de 600 € sera remise au médiateur ou versée sur son compte IBAN XX00 0000 0000 0000, BIC XXXXXXXX par chacune des parties.
A l’issue du processus de médiation, que celui-ci ait ou non abouti à une entente, le médiateur remettra à chacune des parties un état de ses frais et prestations, dont le solde éventuel sera honoré au plus tard dans la quinzaine.
Fait à , en cinq exemplaires, chacune des parties et le médiateur reconnaissant avoir reçu le sien, le
Annexe n°1 au protocole de médiation.
ENGAGEMENT
1. Je soussigné, , reconnais avoir été informé que ont décidé d’avoir recours aux services de M. Xxxx-Xxxxxx XXXXX comme médiateur, dont le rôle est de les aider à régler un différend survenu entre parties.
2. Etant donné que la soussignée va participer au processus de médiation en tant que co- médiatrice, elle s’engage à garder le processus confidentiel. Elle reconnaît que les déclarations verbales et écrites faites dans le cadre du processus de médiation sont faites sous toutes réserves et ne pourront pas être invoquées à titre de preuve dans une procédure judiciaire, arbitrale ou autre.
Fait à Hanret, le