Conditions générales d’achat de SCHOTT VTF SAS
Conditions générales d’achat de SCHOTT VTF SAS
1. Applicabilité
Les présentes conditions régissent les commandes, ainsi que tout autre contrat concernant la livraison de marchandises et l’exécution de services entre le fournisseur ou le prestataire de services d’une part (ci-après le “Vendeur”) et SCHOTT VTF SAS (ci-après "SCHOTT") d’autre part. Ces conditions ne s’appliquent ni aux travaux de construction ou aux services liés à la construction, ni aux contrats de travail. Les Conditions générales du Vendeur ne sont pas applicables, à moins que XXXXXX ait donné son accord par écrit en se référant explicitement auxdites Conditions générales du Vendeur.
2. Offres et commandes
2.1 Les offres et les devis sont présentés par le Vendeur à titre gratuit et sans engagement de la part de XXXXXX.
2.2 Seules les commandes passées par écrit revêtent pour XXXXXX un caractère obligatoire et tout accord verbal, accord parallèle, modification ou amendement apportés aux commandes nécessitent, pour être valides, la confirmation écrite de XXXXXX.
2.3 Si le processus de commande facilité par voie électronique a été convenu entre le Vendeur et XXXXXX par l’intermédiaire du service d’approvisionnement de SCHOTT (“SPO”), les conditions du SPO s’appliquent au traitement technique des commandes. Pour tout le reste s’appliqueront les présentes Conditions.
2.4 Sauf indication expresse contraire, l’ordre de priorité des Conditions s’appliquant aux livraisons et aux services à fournir d’après les commandes est le suivant:
1. Lettre de commande émise par XXXXXX
2. Spécifications des produits ou des services, ou bien documents précisant la demande, selon le cas
3. Les présentes conditions générales d’achat accompagnées des références correspondantes
4. L’offre du Vendeur
3. Période de livraison et délai de livraison
3.1 La période de livraison commence à la date inscrite sur la commande. Les livraisons ou les services effectués avant cette date, ainsi que les livraisons partielles ou les services partiels requièrent le consentement écrit préalable de XXXXXX.
3.2 Sans préjudice des droits qui lui sont conférés par la loi, XXXXXX est autorisée, en cas de retard causé par le Vendeur, à facturer un montant équivalant à 0,2 % du prix de la commande concernée, et ce pour chaque jour de travail commencé durant le retard de commande, en sus de la demande d’indemnités pouvant atteindre, au maximum, 5 % du prix initial. XXXXXX aura néanmoins le droit de réclamer (1) un dédommagement supplémentaire si le montant forfaitaire des indemnités ne couvre pas la perte réelle subie par XXXXXX à cause du retard et/ou (2) le remboursement de l’intégralité des frais et dépenses occasionnés pendant et après le retard causé par le Vendeur.
3.3 Si le Vendeur ne s’acquitte pas de la livraison ou du service dans un délai de grâce fixé par XXXXXX, XXXXXX sera autorisée à demander à un tiers d’effectuer la prestation attendue du Vendeur et à exiger de ce dernier le remboursement des frais engagés à cette occasion. XXXXXX est également en droit d’exiger un dédommagement du préjudice subi.
3.4 Afin de constater la ponctualité de la livraison ou de la rectification de la livraison des marchandises, seule la date de réception au lieu indiqué par XXXXXX (ci-après “ lieu de livraison”) sera à prendre en compte. Par ailleurs, la ponctualité des services est déterminée à la date à laquelle lesdits services auront été intégralement rendus, conformément à ce qui avait été convenu entre le Vendeur et XXXXXX et uniquement après réception par XXXXXX.
4. Exécution des commandes
4.1 Le Vendeur est tenu d’indiquer sur tous les documents le service acheteur de SCHOTT, le numéro de commande, la date de commande et le nom de l’acheteur appartenant à XXXXXX (i.e. la personne physique chez XXXXXX ayant commandé les marchandises ou les services).
4.2 Le Vendeur ne peut pas conclure des contrats de sous-traitance avec des tiers en l’absence du consentement préalable écrit de XXXXXX, sauf s’il s’agit de la livraison de pièces communes et courantes.
Dans tous les cas, le Vendeur est tenu de s’assurer qu’en cas de sous-traitance à un tiers, celui-ci est en mesure d’exécuter les services sous-traités de manière compétente et fiable et qu’il respecte les dispositions légales applicables, Le Vendeur doit soumettre ses sous-traitants aux mêmes obligations auxquelles lui-même est soumis vis- à-vis de XXXXXX, en ce qui concerne les tâches qui lui sont assignées, en particulier l’obligation de confidentialité, la protection des données et la preuve qu’il dispose d’une assurance responsabilité adéquate pour son entreprise et pour ses produits.
La responsabilité de l’exécution contractuelle par le tiers sous-traitant incombe au Vendeur.
4.3 Le vendeur est tenu d’exécuter correctement les livraisons et les services, selon les spécifications, sous sa propre responsabilité, conformément à l’état actuel de la technique et à l’aide d’un personnel spécialisé et d’employés dûment qualifiés, ainsi que de respecter les règles en vigueur. Les éventuelles validations ou autres indications de la part de SCHOTT n’affectent en rien ces obligations. Par ailleurs, le Vendeur doit respecter les règles sur l’emploi illégal. Il doit également remplir les conditions d’hygiène et de sécurité du travail exigées par XXXXXX lorsqu’il se trouve dans les locaux de SCHOTT.
4.4 Le Vendeur n’est pas autorisé à modifier, déplacer ou utiliser l’équipement de l’entreprise SCHOTT sans son autorisation préalable.
XXXXXX n’est pas responsable des biens apportés dans ses locaux par le Vendeur.
4.5 Les marchandises doivent être livrées conformément aux dispositions des Incoterms® spécifiées dans la commande et dans la version actuellement émise par l'ICC au moment de la conclusion du contrat individuel, sauf accord contraire.. Selon la règle Incoterms® 2010, le Vendeur doit choisir les moyens de transport et une assurance transports de commun accord avec SCHOTT. Chaque livraison doit inclure un bordereau de livraison indiquant le numéro, le symbole, la date, le service/le responsable de la commande ainsi que le numéro d’article de XXXXXX, une description du contenu selon le type et la quantité, un bordereau d’expédition et, si nécessaire, des certificats d’essai conformes aux spécifications convenues et tout autre document demandé.
Dans le cas de produits logiciels, l’obligation de livraison n’est accomplie qu’une fois tous les documents fournis (documents spécifiques au système et documents de l’utilisateur). Pour toute application créée spécifiquement pour SCHOTT, le code source de l’application et la documentation s’y rapportant sont également à fournir.
4.6 Pour les appareils, les machines ou les installations, une description technique et un manuel d’utilisation conformes aux règlements en vigueur doivent être également fournis gratuitement. Par ailleurs, les appareils, les machines ou les installations doivent répondre aux exigences des règlements de sécurité en vigueur au moment de la livraison et doivent porter le marquage CE.
Pour les livraisons de machines et d’installations, le Vendeur est tenu de fournir les documents nécessaires et demandés, en particulier les documents concernant l’approbation, l’assemblage, le fonctionnement, la maintenance et la réparation de la marchandise. Toute livraison d’appareils ou de composants électriques ou électroniques doit répondre aux exigences de la directive européenne RoHS 2011/65/EU – l’abréviation RoHS signifiant «Restriction of the use of certain Hazardous Substances » (= Limitation de l’utilisation de certaines substances dangereuses).
4.7 L’emballage des marchandises doit être effectué avec des matériaux appropriés, recyclables et respectueux de l’environnement. Par ailleurs, les dispositions légales en vigueur sur les emballages, sont à respecter. Les outils et l’équipement ne doivent pas être chargés avec les marchandises. Les coûts d’emballage seront indiqués séparément dans l’offre et dans la facture à prix coûtant. Toute opération de déballage et de déchargement effectuée par le Vendeur dans les locaux de SCHOTT s’effectue sous la responsabilité du Vendeur. Il répond également des techniciens de conditionnement et de chargement, selon le cas.
4.8 Les marchandises dangereuses doivent être emballées, étiquetées et transportées ou expédiées conformément aux dispositions du droit national et international applicable. En ce qui concerne les livraisons vers le territoire de l’UE, le Vendeur doit particulièrement respecter toutes les obligations du fournisseur stipulées dans le règlement européen sur les substances chimiques, concernant l’enregistrement, l’évaluation, l’autorisation et la restriction des produits chimiques : règlement CE 1907/2006 – (ci-après “REACH”).
En outre, le Vendeur est tenu de fournir à SCHOTT une fiche de données de sécurité conforme à l’Article 31 REACH, rédigée dans la langue du pays destinataire, en tout cas comme stipulé à l’Article 31 points 1 à 3 REACH. Le Vendeur garantit de remplir ses obligations conformément à REACH, telles que le pré-enregistrement et l’enregistrement des matériaux contenus dans les marchandises ou leur approbation conformément au REACH et aux obligations d’information. En particulier, le Vendeur doit informer SCHOTT, le cas échéant, du fait qu’un composant de marchandises contient une substance dont la concentration excède 0,1 masse/masse, répondant aux critères des Articles 57 et 59 de REACH (sur les substances dites « substances extrêmement préoccupantes »). Xxxx s’applique de la même manière à tout matériau d’emballage.
4.9 Le Vendeur est tenu de remplir toutes les conditions requises par la législation nationale et internationale applicable. Il est responsable à l’égard de XXXXXX du bon étiquetage de toutes les livraisons. Il est soumis à une obligation d’étiqueter et d’indiquer le numéro de tarif douanier et le numéro provenant de la liste nationale des exportations applicables.
Les confirmations de commandes, ainsi que tous les documents d’expédition doivent être étiquetés. Le Vendeur est tenu, en particulier, d’attirer l’attention sur toute possibilité d’exigence d’autorisation concernant les (ré)exportations, dans les documents ou factures susmentionnés, selon les règles d’exportation et de tarif nationales applicables et selon les règles d’exportation et de tarif du pays d’origine concernant les marchandises et les services (en particulier si ceux-ci sont soumis au
contrôle de réexportation en vigueur aux Etats-Unis). Il doit en informer XXXXXX en détail et par écrit et lui présenter une liste d’exportation, ainsi qu’un numéro de code douanier.
4.10 Les marchandises livrées sur le territoire de l’UE doivent répondre aux exigences du pays d’origine sous les régimes commerciaux préférentiels de l’UE, sauf disposition expresse stipulée différemment dans la commande. Ces exigences peuvent être consultées sur le site Web officiel de la Commission Européenne. Le lien Internet correspondant, valable au moment de l’élaboration du présent document, est le suivant: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxx/x esources/documents/customs/policy_issues/customs_secu rity/aeo_guidelines_en.pdf. Pour tout le reste, l’entrepreneur doit indiquer le pays d’origine non- préférentiel et présenter, à la demande de XXXXXX, un certificat d’authentification du pays d’origine du produit.
4.11 Le Vendeur est responsable des dommages et prend en charge tous les coûts occasionnés, en particulier, en cas de non-respect des dispositions des points 4.6 à
4.10. Toute livraison et/ou tout service refusé en raison du non-respect desdites dispositions sont aux frais et risques du Vendeur.
5. Prix
5.1 Les prix convenus sont des prix fixes, ils correspondent aux paiements complets et finaux de toutes les livraisons et tous les services commandés, ils comprennent tous les coûts relatifs aux livraisons et aux services à effectuer par le Vendeur, en particulier les coûts de mise à l’essai, d’approbation, de documentation, de mise à disposition de documents et éléments techniques, de conditionnement, de transport, de droits de douane et de frais de dédouanement.
5.2 Pour la facturation basée sur le travail accompli et les équipements utilisés, les heures de travail totales et le matériel utilisé doivent être inscrits sur des fiches de prestations prévues à cet effet. Ces fiches doivent être présentées quotidiennement à SCHOTT pour signature.
6. Factures et paiements
6.1 Les factures doivent être envoyées séparément de la livraison à l’adresse de facturation indiquée sur la commande. Elles doivent toujours correspondre aux descriptions figurant sur les commandes de XXXXXX, à savoir les descriptions des marchandises, les prix, les quantités, l’ordre des articles et leurs numéros ainsi que les numéros de commandes de XXXXXX doivent y figurer. Toute augmentation ou diminution des prestations doit être mentionnée séparément dans la facture. Les certificats de performance et autres documents de vérification sont à joindre à la facture. Une description précise de la partie contractante et la date de la commande doivent y figurer. Les factures ne comportant pas ces informations seront retournées et considérées comme non reçues et leur règlement comme non exigible.
6.2 Pour les factures, le délai de paiement commence à courir après réception complète des marchandises ou après exécution complète des prestations et sur réception d’une facture correcte et exacte à l’adresse indiquée sur la commande.
6.3 Au cas où une marchandise ou un service ne serait pas conforme ou incomplète, XXXXXX se réserve le droit – sans préjudice de ses autres droits - de ne pas procéder au paiement, , sans obligation de compensation de la part de SCHOTT, et ce jusqu’à ce que la prestation à effectuer soit menée à bien par le Vendeur, et ce sans aucune perte de rabais, de déduction d’escompte ou de bénéfices de paiement similaires.
6.4 Sauf si convenu autrement par écrit, le paiement est dû dans les 30 jours après le point de départ du délai de paiement et conformément au point 6.2.
Si le paiement est effectué dans les 14 jours, le Vendeur doit déduire 3% d’escompte de la valeur nette de la facture. Dans le cas d’un virement bancaire, le paiement est censé avoir été effectué à temps si l’ordre de paiement a été reçu par la banque dans un délai auquel on pouvait s’attendre dans des circonstances normales; les retards bancaires se produisant durant le processus de paiement ne peuvent pas être imputés à SCHOTT.
7. Code de conduite et protection des données
7.1 L’entreprise SCHOTT a pour valeurs fondamentales l’intégrité, la fiabilité et la conformité aux directives statutaires et éthiques telles qu’elles sont détaillées dans le Code de Conduite de XXXXXX. XXXXXX demande à ses fournisseurs de partager les principes susmentionnés et de respecter le Code de Conduite destiné aux fournisseurs (disponible sur xxxx://xxx.xxxxxx.xxx/XxX-Xxxxxxxx).
7.3 Le Vendeur doit se conformer en particulier aux règles de la Directive Européenne sur la Protection des Données ainsi qu’aux autres règles applicables et concernant la protection des données, lorsqu’il reçoit des données personnelles de la part de XXXXXX ou des partenaires de XXXXXX, ou lorsqu’il prend connaissance de telles données. Le Vendeur ne peut recueillir, traiter et utiliser de telles données que dans la mesure où la commande de XXXXXX l’y autorise ou bien l’exécution de la prestation commandée le requiert. Tout autre traitement de ces données n’est pas autorisé, en particulier s’il s’agit d’un traitement bénéficiant au Vendeur ou à un tiers. Ceci s’applique également au traitement des données personnelles en dehors du champ d’application de la Directive Européenne sur la Protection des Données.
8. Vices, réclamations, responsabilités pour vices
8.1 Le Vendeur garantit que les livraisons et les services ne comportent aucun défaut de qualité ou vice, conformément à ce qui a été convenu et/ou garanti, que ces livraisons et services ont été exécutés de manière professionnelle et adéquate, sans atteinte à la qualité de la marchandise. Le Vendeur déclare se conformer aux spécifications des produits et des services, telles que convenues, qu’il répond à l’utilisation indiquée dans la commande et respecte les dispositions des présentes Conditions générales ainsi que tout autre disposition légale ou convenue entre les parties. Dans le cas où une livraison
ou un service différerait des conditions susmentionnées, elle/il serait considéré comme défectueux.
8.2 Le risque de perte et de dommage est transmis à SCHOTT après la livraison des marchandises telle que convenue dans le contrat et, pour le cas où des prestations comme le montage, l’installation ou autre service ou prestation de travail doivent être exécutées, ce risque est transmis seulement après la réalisation correcte de ces prestations par le Vendeur et l’acceptation formelle de celles-ci par XXXXXX.
8.3 En cas de livraisons défectueuses, XXXXXX est autorisée à exiger une rectification du défaut ou l’exécution d’une livraison ou d’un service exempt de défaut, de se retirer du contrat, d’appliquer une réduction des prix convenus, de réclamer des dommages-intérêts ou de réclamer un remplacement, à sa discrétion et conformément aux dispositions légales et/ou contractuelles.
8.4 Sauf s’il en a été convenu autrement, les réclamations pour vices expirent après 24 mois suivant le transfert du risque décrit au point 8.2, à moins qu’une période plus longue n’ait été stipulée ou ne soit prévue par la loi. Si une réception a été prévue, le délai de demande d’indemnisation commence à la réception définitive et sans réserves.
8.5 En cas de livraison ou de service défectueux, le Vendeur est tenu de verser à SCHOTT, pour frais administratifs, une somme équivalant à 5 % du prix de la livraison ou du service défectueux, indépendamment du montant des dépenses subies en l’occurrence. XXXXXX se réserve explicitement le droit de réclamer le remboursement de frais supplémentaires.
9. Responsabilité en matière de produits
9.1 Si le Vendeur est responsable d’un dommage subi par un produit, sans préjudice des droits de XXXXXX conformément à la législation nationale, il accepte, dès la première demande, d’indemniser XXXXXX de toute demande de dommage-intérêts adressée à SCHOTT par un tiers, et ce dans la mesure où la cause du dommage est à imputer à l’organisation et au contrôle du Vendeur et/ou ce dernier est lui-même responsable vis-à-vis de tiers.
9.2 Dans les limites de ses responsabilités décrites au point 9.1, le Vendeur est tenu de rembourser tous les frais occasionnés ou liés à une campagne de rappels effectuée par XXXXXX, si une telle campagne s’avère être nécessaire. XXXXXX informera le Vendeur du contenu et de la portée de la campagne de rappels qu’il a initiée, dans la mesure du possible et du raisonnable, et lui donnera la possibilité d’exprimer son opinion.
10. Droits des tiers
Si le Vendeur est responsable de la violation des droits de propriété intellectuelle de tiers telle que le décrivent les dispositions légales, il doit dégager SCHOTT de toute responsabilité concernant d’éventuelles réclamations émises par des tiers, et ce dès la première requête écrite.
11. Documents techniques, ressources de fabrication
11.1 Les documents techniques, spécifications, outils de travail, modèles, ressources de fabrication, dessins, feuilles de travail standards, calculs, analyses, méthodes d’analyse, formules, directives etc. (ci-après nommés "Documents et matériaux”) fournis au Vendeur par XXXXXX dans le cadre d’un appel d’offres ou d’une commande ne peuvent être utilisés par le Vendeur que dans le but d’exécuter la commande de XXXXXX et ne doivent être ni divulgués, ni remis, ni mis à la disposition de tiers
non autorisés. Toute copie ou reproduction des documents et matériaux susmentionnés n’est autorisée que dans la mesure où l’exécution de la commande émise par XXXXXX le requiert absolument. Ces documents, ainsi que leurs copies et reproductions potentielles, doivent être immédiatement rendus à XXXXXX à sa demande, au plus tard après l’exécution de la commande. En l’occurrence, le Vendeur n’est pas autorisé à exercer de droit de rétention vis-à-vis de SCHOTT. Les documents techniques élaborés par XXXXXX restent la propriété de XXXXXX. XXXXXX se réserve tous les droits à cet égard, y compris le droit de propriété intellectuelle et tout autre droit de propriété industrielle.
11.2 Si le Vendeur élabore des documents et matériaux techniques en vue de l’exécution d’une commande, à la demande de XXXXXX et conformément aux exigences de XXXXXX, XXXXXX obtiendra tous les droits de propriété sur ces documents et matériaux. Par ailleurs, le Vendeur doit transmettre à SCHOTT tous les droits transférables, y compris les droits de propriété intellectuelle et tout autre droit de propriété industrielle associés aux documents et matériaux techniques et/ou à leur contenu. Le prix comprend un montant final adéquat pour l’élaboration de tous les documents et matériaux techniques et le transfert des droits susmentionnés. Xxxx s’applique également pour le cas où ils restent en possession du Vendeur. Celui-ci devra les sauvegarder gratuitement jusqu’au moment où ils seront réclamés.
12. Confidentialité
12.1 Le Vendeur est tenu de tenir confidentielles la relation commerciale et son exécution ainsi que toute information qu’il reçoit durant la période contractuelle, à moins qu’il puisse prouver à SCHOTT qu’il possédait déjà cette information au préalable ou qu’elle lui a été transmise ultérieurement sans obligation de confidentialité par un tiers autorisé à le faire, ou encore qu’elle était ou est devenue généralement accessible au public et que la faute ne peut pas être imputée au Vendeur.
12.2 Toute divulgation d’information concernant les livraisons ou les services comprenant des données confidentielles conformément au point 12.1 nécessite expressément le consentement écrit préalable de SCHOTT.
12.3 L’obligation de confidentialité subsiste même après l’exécution de la commande.
13. Transfert
Le Vendeur ne peut transférer à des tiers les droits et les obligations afférents à la commande que sur autorisation préalable écrite de XXXXXX.
14. Dissociabilité
Si l’une ou plusieurs dispositions des présentes Conditions d’achat sont ou deviennent invalides, entièrement ou en partie, la validité des autres dispositions n’en est pas affectée.
15. Lieu d’exécution du contrat, juridiction compétente, droit applicable
15.1 Le lieu d’exécution du contrat est le lieu de livraison indiqué dans la commande.
15.2 La relation contractuelle existant entre SCHOTT et le Vendeur est régie et interprétée conformément au droit du pays du principal établissement de l’entreprise SCHOTT. Les modalités et les conditions énoncées dans la Convention des Nations Unies sur les achats internationaux de marchandises (CISG) sont expressément exclues des présentes Conditions.
15.3 Les parties conviennent que les tribunaux ayant compétence au domicile de l’établissement principal de XXXXXX ont la compétence exclusive concernant les actions ou procédures juridiques liées à la relation commerciale entre SCHOTT et le Vendeur. XXXXXX est également autorisée à intenter une action en justice auprès du tribunal compétent de l’établissement principal du Vendeur.
General purchasing terms and conditions of SCHOTT SCHOTT VTF SAS
1. Applicability
The following terms and conditions govern orders and any other contracts relating to the delivery of goods or the performance of services between the supplier of goods or the service provider (hereafter "Supplier") and SCHOTT SCHOTT VTF SAS (hereafter "SCHOTT") using these terms and conditions. These terms are not applicable for construction, construction services or employment contracts. The general terms of business of the Supplier do not apply unless XXXXXX has agreed to them in writing with explicit reference to the terms of business of the Supplier.
2. Quotes and orders
2.1 Quotes and cost estimates of the Supplier are free of charge and do not imply any obligation for XXXXXX.
2.2 Only orders issued in writing are binding for SCHOTT and verbal agreements, including side agreements, changes or amendments to the order require a written confirmation from SCHOTT to be valid.
2.3 If the electronically facilitated order process has been agreed between the Supplier and SCHOTT via the SCHOTT Procurement Office ("SPO"), the SPO-conditions shall apply to the technical order process, in all other aspects, the present terms and conditions shall apply.
2.4 Unless expressly stated otherwise, the order of priority of the terms and conditions that apply to the deliveries and services commissioned through the orders is as follows:
1. SCHOTT order letter
2. Product or service specification, respectively requirement documents
3. These present general purchasing terms and conditions with the respective references.
4. Offer of the Supplier.
3. Delivery period and delay of delivery
3.1 The delivery period begins on the date of the order. Early deliveries or services, or part deliveries or part services, require the prior consent of SCHOTT.
3.2 Without prejudice to the legal rights, SCHOTT shall be entitled, in the case of a delay by the Supplier, to charge an amount equivalent to 0.2 % of the price for the part of the order affected by the delay for every commenced working day of the order delay in addition to the claim to performance up to a maximum amount, however, of 5% of the price as liquidated damage. The foregoing does not affect XXXXXX’x rights to claim (i) additional damages in case that the lump sum of liquidated damage does not cover the real loss occurred by XXXXXX due to delay and/or (ii) reimbursement of any costs or any expenses arising or arose from delay of the Supplier.
3.3 Should the Supplier also not fulfil the delivery or service within a period of grace determined by XXXXXX, SCHOTT shall be entitled to commission the contractual performance to a third party and to demand compensation from the Supplier for any necessary expenditures and additional charges. XXXXXX also has the right to demand compensatory damages in lieu of specific performance.
3.4 For the purpose of establishing the timeliness of delivery or rectification of delivery of goods, the relevant point in time is the date of receipt at the place of receipt designated by SCHOTT (hereafter "place of delivery").
Apart from that, timeliness of services is determined by the date on which the services are rendered completely as agreed upon and accepted as completed by XXXXXX.
4. Order completion
4.1 The Supplier must indicate the SCHOTT purchasing department, order number, order date and the name of the SCHOTT purchaser in all documentation.
4.2 Subcontracts may only be awarded to third parties by the Supplier with the prior written consent of XXXXXX, provided that it is not merely a case of supply of marketable components. In any case the Supplier is obliged to ensure that in the event that a third party is subcontracted, it is able to perform the subcontracted services competently and reliably and that it meets its legal obligations as required by applicable laws, in addition to meeting the requirements for its activities as mandated by applicable law. The Supplier is obliged to place its subcontracted parties under the same obligations it itself is under with XXXXXX for the assigned duties, in particular with regard to the confidentiality obligation, data protection and proof of an adequate factory and product liability insurance.
The responsibility for the contractual performance and the liability for any neglect of duty of the third party remain with the Supplier.
4.3 The Supplier is obliged to perform the delivery and service on its own responsibility in accordance with the current state of the art and with the aid of qualified personnel or skilled employees properly and according to the specifications, and to comply with the applicable legal and administrative provisions and any other regulations. This obligation remains unaffected from the approval of documentation and other information by XXXXXX.
In addition, the Supplier is obliged to observe the statutory regulations to combat illegal employment. Furthermore, the Supplier must meet the applicable occupational safety conditions of SCHOTT whenever the Supplier is on SCHOTT’s premises.
4.4 The Supplier is not allowed to change, remove or operate SCHOTT factory equipment without prior consent. XXXXXX is not liable for any property brought onto XXXXXX’x premises by the Supplier.
4.5 Goods must be delivered in accordance with the Incoterms® provision specified in the order and in the version currently issued by the ICC at the time of conclusion of the individual contract, unless otherwise agreed. According to the Incoterms® provision, the Supplier must choose transport facilities and transport insurance in agreement with SCHOTT. Every delivery must include a delivery note indicating the SCHOTT order number, symbol, date, department/processor and SCHOTT item number, as well as a description of the contents according to type and quantity, a packing slip and, if required, test certificates in accordance with the agreed specifications and any other required documentation.
In the case of software products, the delivery obligation is only fulfilled once all the (system specific and user) documentation is provided. For any application developed specifically for SCHOTT, the source code of the application with its appropriate documentation must also be delivered additionally.
4.6 For devices, machines or installations, a technical description and an operating manual in accordance with the statutory provisions must also be provided free of charge. Furthermore, devices, machines or installations must meet the requirements of the applicable safety regulations in force at the time of delivery and must have a CE marking. For machine and installation deliveries, the Supplier must provide the required or agreed documentation, in particular
relating to approval, assembly, installation, operation, maintenance and repair. Any deliveries of electrical or electronic devices or components must comply with the requirements of the European RoHS directive 2011/65/EU - the abbreviation RoHS stands for "Restriction of the use of certain Hazardous Substances".
4.7 The goods must be packaged with appropriate, environmentally sustainable materials that can be recycled. Apart from that the relevant statutory provisions of the applicable packaging ordinance, if any, also apply. Tools and equipment shall not be loaded together with goods. Packaging costs shall be indicated separately at cost price in the offer and the invoice.
Supplier performs any unpacking or unloading operations on SCHOTT’s premises at its own responsibility and takes on the responsibilities of the packager and loading agent as the case may be.
4.8 Dangerous goods must be packaged, labelled and transported or dispatched in accordance with the applicable national and international provisions. With regard to deliveries to the territory of the EU, Supplier must in particular observe all the Supplier's obligations according to the European Chemical Substances Regulation for the Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals - EU Regulation 1907/2006/EG - (hereafter
„REACH-VO“).Furthermore, the Supplier will provide SCHOTT with a safety data sheet according to Article 31 REACH-VO in the language of the recipient country in all cases stipulated in Article 31 item 1 to 3 REACH-VO and warrants to meet its obligations under REACH-VO, such as the preregistration or registration of materials contained in the goods or approval in accordance with REACH-VO and information obligations. In particular the Supplier is obliged to inform XXXXXX immediately, if one component of a good contains a substance within a concentration of more than
0.1 weight by weight (W/W), which meets the criteria of Article 57 and Article 59 of REACH-VO (so-called “substances of very high concern”). This is also applicable for any packaging material.
4.9 The Supplier must meet all the requirements of the applicable national and international customs and foreign trade legislation. It is liable to SCHOTT for ensuring the correct labelling of all deliveries subject to a requirement to label and that the customs tariff number and the number from the applicable national export list in particular are indicated.
Order acknowledgements and all shipping documents must also be labelled. The Supplier must in particular alert to any potential authorization requirements for (re-) exports in the above mentioned documents or invoices according to the respective national export and tariff regulations as well as the export and tariff regulations of the country of origin of the goods and services - in particular items under the US Re-export Controls - and must inform XXXXXX detailed and in writing along with the corresponding export list and customs code number.
4.10 Goods delivered to the territory of the EU must meet the source requirements under the preferential trade arrangements of the EU, unless the order expressly stipulates otherwise. These can be viewed on the official website of the European Commission. The respective internet link, which was available at the time this document was being drawn up, is: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxx/x esources/documents/customs/policy_issues/customs_secu rity/aeo_guidelines_en.pdf. In all other respects, the Supplier shall note the non-preferential country of origin on the commercial documents and, at SCHOTT’s request, shall provide a certificate / authentication of origin for the product’s country of origin.
4.11 The Supplier is liable for any damages and bears all costs arising in particular from the non-observance of the provisions in items 4.6 to 4.10. All deliveries and/or services that are not accepted as a result of the non-observance of these provisions are at the expense and the risk of the Supplier.
5. Prices
5.1 The prices agreed are fixed prices and constitute full and final payment for all commissioned deliveries and services and include all expenditures relating to the deliveries and services to be performed by the Supplier, in particular also the costs for potential testing, approval, documentation, compilation of technical documentation and items, packaging, transport, customs duties and border clearance fees.
5.2 For billing based on work and equipment use, the total working hours as well as the material used must be stated in written form on a respective performance template. The performance template must be presented to SCHOTT for signing on a daily basis.
6. Invoices, payments
6.1 Invoices must be submitted separately from the delivery to the invoicing address indicated in the order; they must correspond verbatim with the order descriptions of SCHOTT, including goods´ description, price, quantity, order of the items and item numbers, as well as containing the SCHOTT order number. Any additions or short falls to services must be cited separately in the invoice. Performance certificates and other verification documentation shall be enclosed with the invoice. A precise description of the contracting department and the date of the order must be cited. Invoices that fail to include this information will be sent back, will have to be considered as not received and shall therefore not be deemed due for payment.
6.2 For invoicing, the payment term begins upon complete receipt of goods or full completion of services and receipt of a correct and proper invoice at the invoicing address indicated in the order.
6.3 In the event any good or service is non- conforming or incomplete, XXXXXX is entitled – without prejudicing its other rights – to withhold any payment for any and all claims arising from the business relationship with the Supplier in a reasonable scope without compensation obligation for SCHOTT until the proper supplementary performance has been completed by Supplier, without losing any rebates, cash discounts, or similar payment benefits.
6.4 Unless otherwise agreed explicitly, payment of the price is due within a period of 30 days upon commencement of the payment term according to item 6.2. If payment by SCHOTT occurs within 14 days, the Supplier will calculate a 3% cash discount onto the net value of the invoice.
In the case of a bank transfer, payment will be deemed to have been made on time if the remittance order has been received by the bank in such a timely fashion that under normal circumstances a timely receipt of payment would be expected; bank delays which occur during the payment process shall not be attributed to XXXXXX.
7. Code of conduct and data protection
7.1 Basic company values of SCHOTT include integrity, reliability and compliance with statutory and ethical guidelines as set out more specific in SCHOTT’s Code of Conduct.
Suppliers are expected by XXXXXX to share the aforementioned principles and to observe the Code of Conduct for Suppliers (available at xxxx://xxx.xxxxxx.xxx/XxX-Xxxxxxxx).
7.2 The Supplier confirms that it is well aware of the provisions of the EU-Regulations for the fight against terrorism and that it will comply at all times with the EU- Council Regulation No. 881/2002 of 27 May and EU-Council Regulation No. 2580/2201 of 27 December 2001 in its respective current consolidated version. In particular Supplier hereby confirms in respect of the above, that it does not have any business relationship to persons, which are listed in such Regulations. The security relevant aspects, as listed in the European Commission Guidelines for Authorized Economic Operators (AEO)- (TAXUD/2006/1450), (EU-Regulation No 648/2005 and EU- Regulation No 1875/2006) will be met at all times by implementation of appropriate security and safety standards. The Guidelines can be found under the official website of the European Commission. The respective internet link, which was available at the time this document was being drawn up, is: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx_xxxxx s/customs_security/aeo/index_en.htm#guidelines.
7.3 The Supplier will follow in particular the regulations of the European Data Protection Directive and the other regulations to the data protection if it receives personal data from SCHOTT or the area from SCHOTT or gains insight into those. The Supplier may only collect, process and use such data insofar as this is permitted to him by XXXXXX`s order or as it is necessary for the performance of the ordered service. Any further processing of the data, in particular such for the benefit of the Supplier or a third party is not permitted; this also applies to the processing of personal data at a location outside the scope of the European Data Protection Directive.
8. Defects, claims, liability for defects
8.1 The Supplier warrants that deliveries and services are free from defects as to quality or of title, are as agreed and/or guaranteed, were performed expertly and appropriately without compromise to quality, meet the agreed product or service specifications, are appropriate for the expected use as per the order and comply with the stipulations specified in these terms and conditions as well as any other agreed or statutory provisions. Should the delivery or service deviate from the aforementioned requirements, it shall be considered defective.
8.2 The risk of loss and damage passes to SCHOTT upon delivery of goods as contractually agreed and in case that services are owed like assembly, installation or other service or work performances upon their proper completion and formal acceptance by XXXXXX.
8.3 In the event of defective deliveries or services, SCHOTT shall be entitled to demand rectification of the defect or performance of a delivery or service free from defects, withdraw from the contract, reduce the agreed prices accordingly or claim damages or replacement, at its discretion in accordance with the statutory regulations.
8.4 Unless agreed otherwise, any claims for defects expire after 24 months from transfer or risk according to item 8.2, unless a longer statutory period exists. If an acceptance has been agreed, the limitation period of claims begins upon unconditional acceptance.
8.5 In the event of a defective delivery or service, the Supplier is obliged to pay SCHOTT an administration fee equivalent to 5 % of the price of the defective delivery or service, irrespective of the amount of the expenditures arising from it. XXXXXX explicitly reserves the right to claim for higher expenditures.
9. Product liability
9.1 If the Supplier is responsible for a product damage, then it agrees, upon first demand made, to indemnify XXXXXX with respect to any third party compensatory damage claims, to the extent that the cause of the damage was within its sphere of organisation and control and it itself is liable to third parties.
9.2 In the scope of its liability within the meaning of item 9.1, the Supplier will also be obligated to reimburse any expenses which arise from or are connected with a recall campaign carried out by XXXXXX. XXXXXX shall inform the Supplier about the content and scope of any such implemented recall campaign – to the extent feasible and reasonable – and will provide it with the opportunity to present its opinion.
10. Third party rights
If the Supplier is liable for the infringement of third party intellectual property rights according to the statutory provisions, it will hold harmless SCHOTT of all such claims by third parties at first written request.
11. Technical documents, manufacturing resources
11.1 Technical documents, specifications, tools, models, manufacturing resources, drawings, work standard sheets, calculations, analyses, methods of analysis, formulas, guidelines, etc. (hereafter called "Technical Documents and Materials") provided to the Supplier by XXXXXX in connection with a bid solicitation or order may only be (i) used by the Supplier to carry out the order and for no other purpose and (ii) must not be disclosed, given or made available to unauthorized third parties. Any copying or reproducing of aforementioned Technical Documents and Materials is only permitted to the extent that this is absolutely necessary for the completion of the order commissioned by XXXXXX. They must be returned to SCHOTT along with any potential copies or duplicates immediately upon request, but at latest immediately upon completion of the order; in this regard the Supplier is not entitled to claim a right of retention toward SCHOTT. Technical Documents and Materials compiled by XXXXXX remain the property of XXXXXX. XXXXXX reserves all rights in this regard, including intellectual property rights and any other industrial property rights.
11.2 If the Supplier compiles Technical Documents and Materials for the completion of the order at the request of and in accordance with the requirements of SCHOTT, SCHOTT shall obtain all property rights of such Technical Documents and Materials. Furthermore, the Supplier shall transfer all transferable rights to XXXXXX, including the intellectual property rights and any other industrial property rights associated with such Technical documents and Materials and/or the contents therein. The price includes an adequate and final fee for the compilation of all Technical Documents and Materials and for the transfer of the aforementioned rights. This also applies when they remain in possession of the Supplier. Until such time as they are requested, they Supplier will keep these safe free of charge.
12. Confidentiality
12.1 The Supplier is obliged to treat the contractual relationship and its completion as such, as well as any information it receives in the course of the contract, as confidential, unless the Supplier can prove to SCHOTT that it was already aware of this information or that it was made available to him later without a confidentiality obligation by a third party authorized to do so, or that they were or later
became generally accessible to the public without the Supplier being at fault for this.
12.2 Any disclosure with respect to deliveries or services which contain confidential information in accordance with item 12.1 requires the express prior written consent of SCHOTT.
12.3 The confidentiality obligation continues to be valid even after completion of the order.
13. Conveyance
The Supplier shall only transfer the rights and obligations from the order to third parties with the prior written consent of XXXXXX.
14. Severability
If any provisions of these terms and conditions are or become invalid, either in whole or in part, then the validity of the remaining provisions will not be affected thereby.
15. Place of performance, venue, governing law
15.1 Place of performance is the place of delivery indicated in the order.
15.2 The contractual relationship between XXXXXX and Supplier shall be governed and construed in accordance with the laws of the country of SCHOTT’s principal place of business. The terms and conditions set out in the United Nations Convention for the International Sale of Goods (CISG) are hereby expressly excluded.
15.3 The parties agree that the courts having jurisdiction over XXXXXX’x principal place of business shall have exclusive jurisdiction for any action or proceedings commenced under any contract arising out of the business relationship between SCHOTT and Supplier. XXXXXX is also entitled to institute legal action at the venue of the Supplier.