Comité d’établissement de la région SNCF Alsace

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Conditions de location des salles de l’Atelier à Bischheim

Les présentes conditions ont pour objectif de permettre l’utilisation des installations pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect du matériel et des lieux mis à disposition. Chaque utilisateur doit avoir conscience que le règlement ne cherche, en aucune façon, à limiter la liberté de chacun mais au contraire à préserver la qualité d’accueil des lieux. Indépendamment de toute réparation civile, voire pénale, les utilisateurs qui ne respecteraient pas les présentes conditions pourraient se voir refuser les locations pour des réunions ultérieures.

1. Dispositions générales

Les locations sont effectuées par des personnes physique ou morale uniquement à titre privé. Les réunions ou manifestations de toute nature ayant lieu dans les salles de l’atelier devront présenter un caractère de bonne tenue et ne pas contrevenir aux bonnes mœurs.

L'environnement ne doit en aucun cas être perturbé par des nuisances, telles que sonorisation excessive, stationnement gênant, fumées...

Toutes les règles d'hygiène et de propreté devront être observées.

2. Modalités pratiques

 Demande de réservation :

Toute demande de réservation devra être formulée, à l’attention du service Vacances Loisirs du CER SNCF Alsace, par écrit, au moins 15 jours avant la date d’occupation de la salle. A cet effet, un formulaire est disponible sur le site xxx.xxx-xxx.xx rubrique « service » ou sur le site xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx rubrique « location de salles ».

 Confirmation :

Si la location est possible (en fonction des disponibilités et des diverses contraintes locales), le CER SNCF Alsace, adresse à l’utilisateur un contrat de location. Ce dernier est tenu de renvoyer ce contrat dans les 8 jours accompagné :

- d’un chèque correspondant aux frais de location ;

- d’un chèque de caution de 300 euros (caution non encaissée) pour les dégâts matériel ;

- d’un chèque de caution de 60 euros (caution non encaissée) pour le nettoyage ;

- d’une copie de l’attestation de responsabilité civile, garantissant bris et détériorations lors de la location.

Le contrat et les pièces complémentaires peuvent être déposés dans une permanence du CER SNCF Alsace (uniquement pour les cheminots). Le règlement des frais de locations peut alors se faire sur place avec les moyens de paiement acceptés (espèce, chèque, carte bancaire).

En cas de non-réception dans les délais, en cas de pièce ou de chèque manquant ou en cas de non-paiement, la réservation sera automatiquement annulée.

0, xxx xx Xxxxxxxxxxxx - 00000 XXXXXXXXXX - Tél. 03 88 75 38 90 - Tél. SNCF 78 08 90 - Fax 00 00 00 00 00 - Fax SNCF 78 08 91

Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au moment de la signature du contrat.

 Annulation

Dès lors que le contrat est signé par les deux parties, la réservation est définitive.

 En cas d’annulation de la part du CER SNCF Alsace, l’utilisateur sera avisé dans les meilleurs délais et toutes les sommes versées seront intégralement remboursées.

 En cas d’annulation de la part de l’utilisateur, des frais seront conservés par le CER SNCF Alsace selon le barème suivant :

- Pour toute annulation au-delà de 30 jours avant la location : pas de retenue ;

- Pour toute annulation entre 29 jours et 8 jours avant la location, une retenue de 30% du prix prévu sera appliquée ;

- Pour toute annulation moins de 7 jours avant la location, l’intégralité du montant de la location sera conservée par le CER SNCF Alsace.

3. Location à but non lucratif

La capacité d’accueil pour chaque salle est de 30 personnes.

La salle est louée dans un but non lucratif.

Dans le cas où une location serait effectuée dans un but lucratif, même constaté à posteriori de la location, le CER SNCF Alsace se réserve le droit d’engager des poursuites à l’encontre de l’utilisateur, de suspendre tous les contrats de location en cours avec cet utilisateur et de demander le remboursement intégral des sommes perçues.

4. Responsabilité

L’utilisateur est responsable des personnes qu’il autorise à entrer dans le bâtiment, de toutes les destructions, dégradations ou détériorations causées à l'immeuble, au mobilier ou au matériel se trouvant dans les salles ou dans leurs dépendances. De même, l’utilisateur est responsable de la bonne utilisation des locaux.

La location ne pourra être confirmée que si l’utilisateur a souscrit une assurance garantissant sa responsabilité civile en cas d’accident corporel ou matériel. A cet effet, une copie de la police d'assurance sera annexée obligatoirement au contrat.

En cas de détérioration importante avérée, l’utilisateur sera tenu de prendre en charge les réparations / remplacements en utilisant éventuellement sa couverture responsabilité civile.

Le Comité d’Etablissement ne peut être tenu pour responsable des vols ou accidents corporels dont pourrait être victime l’utilisateur ou ses invités.

5. Accès au bâtiment

Dès la réservation définitive, l’utilisateur doit prendre rendez-vous au siège du CE pour la remise des clés et des consignes spécifiques d’accès. A cette occasion, il sera remis au loueur pour accéder au bâtiment :

- Une clé pour accéder au bâtiment ;

- Une clé pour la salle louée ;

- Une clé pour l’office, le cas échéant ;

- Un badge permettant de désactiver l’alarme et fonctionnant uniquement lors de la location ;

- Un document faisant état des consignes spécifiques (alarme feu, nettoyage …)

L’utilisateur ne doit en aucun cas accéder aux autres salles de l’Atelier que celles qui a été louée, même si la porte n’est pas verrouillée.

6. Mobilier mis à disposition

Les salles sont louées avec du mobilier (5 tables et 30 chaises) présents dans chaque salle. L’utilisateur s’engage à ne pas sortir le mobilier de la salle louée et à ne pas utiliser le mobilier d’autres salles.

Les salles devront être rangées, en fin de location, selon le plan apposée à côté de la porte de la salle (tables et chaises). Il est interdit d’utiliser du mobilier extérieur, n’appartenant pas au CER SNCF Alsace.

7. Propreté

Les locaux sont mis à disposition dans un état de propreté, vérifié avant utilisation et devront être rendus dans le même état. La décoration des salles peut être fixée aux murs avec du ruban adhésif à l’exclusion de tout autre moyen et doit être retirée en fin de location.

L’utilisateur s’engage à assurer le nettoyage des installations mises à disposition et la remise en état des installations. Le matériel de nettoyage se trouve dans l’armoire du vestibule à l’entrée du bâtiment et devra y être rangé après utilisation. L’utilisateur dispose de saut, serpillère et produits d’entretien en uni-dose, ainsi qu’un accès dans ce vestibule à un robinet.

Il sera facturé les heures de travail du personnel de service si le nettoyage n’est pas effectué correctement (30

€/heure, minimum deux heures facturées).

8. Alarmes

Le bâtiment est protégé par des alarmes incendie et intrusion. Des consignes seront données lors de la remise des clés pour accéder au bâtiment (désactivation de l’alarme anti-intrusion) et pour l’utilisation de l’alarme incendie.

En cas de déclenchement de l’alarme incendie, le personnel d’astreinte du CER SNCF Alsace doit être informé et doit se rendre sur place pour réarmer l’alarme (voir numéro d’urgence sur place).

En cas de déplacement du personnel d’astreinte pour un motif non urgent (déclenchement de l’alarme suite à une négligence de l’utilisateur), une somme forfaitaire de 100 € sera retenue de la caution.

De même, si le CER SNCF Alsace constate que l’alarme incendie s’est déclenchée et que l’utilisateur n’a pas prévenu en téléphonant au numéro d’urgence, une somme forfaitaire de 100 € sera retenue sur la caution.

9. Cautions

Afin de couvrir les éventuels frais complémentaires, il est demandé une caution de 300 euros, non encaissée, sous forme de chèque. S’il n’y a aucun frais complémentaire à retenir (intervention du personnel d’astreinte, détériorations…) et que les clés et badges d’accès ont été restitués, le chèque sera détruit en machine après la date de location.

Une caution ménage est aussi demandée, correspondant à 2h de forfait nettoyage. Ce chèque sera détruit si la/les salle(s) sont restituées propres.

10. Interdiction de fumer

Le locataire s’engage à respecter et faire respecter strictement le règlement d’utilisation ainsi que l’interdiction de fumer dans les locaux et à obtempérer à toute remarque du responsable quant à la sécurité et à la bonne utilisation de la chose louée.

11. Validité du contrat

Le présent contrat ne sera valable qu’avec la signature du Secrétaire du CE ou de son représentant. Deux originaux seront établis, pour chacune des parties.

12. Litiges

En cas de litige portant sur l'interprétation ou l'application de la présente convention, les parties conviennent de s'en remettre à l'appréciation du tribunal d’instance de Strasbourg, après épuisement des voies amiables.