Règlement interne d’utilisation du minibus de la Commune d’ANDILLY-LES-MARAIS
Règlement interne d’utilisation du minibus de la Commune d’ANDILLY-LES-MARAIS
Préambule :
Le présent règlement concerne la mise à disposition du véhicule suivant de 9 places :
- Renault Trafic immatriculé DB-401-RC
Les utilisateurs respecteront ce bien en appliquant strictement les règles élémentaires édictées ci- dessous.
Article 1. BENEFICIAIRES
L’utilisation du minibus est réservée aux services communaux ainsi qu’aux associations à but non lucratif ayant leur siège sur le territoire de la Commune d’ANDILLY-LES-MARAIS.
La priorité est accordée :
- aux actions portées par la commune d’ANDILLY-LES-MARAIS en direction de l’enfance et de la jeunesse
- aux actions menées en faveur de la réinsertion et de l’emploi. Sont exclus :
- les déplacements pour des prestations donnant lieu à rémunération.
- les déplacements à titre personnel
En ce qui concerne les personnes morales de droit privé, les véhicules seront empruntés en fonction des disponibilités sans dépasser la quotité de 12 heures consécutives pour une même association ceci afin de favoriser l’accès au plus grand nombre.
A titre exceptionnel et après examen au cas par cas, un prêt sur une durée plus longue pourra être envisagé. Toutefois, la demande devra être appuyée par un courrier en plus de la fiche de réservation.
Article 2. COORDINATION
L’utilisation des véhicules est gérée par la Commune d’ANDILLY-LES-MARAIS.
Le personnel de la mairie assurera l’élaboration et la gestion du planning d’utilisation.
Seuls les employés communaux désignés et les représentants de la Commune (Monsieur le Maire et ses adjoints) sont habilités à fournir la clé et à la récupérer à son retour. Un état des lieux du véhicule sera effectué à son départ et à son retour, en présence de l’emprunteur.
Le minibus devra être ramené aux heures d’ouverture de la mairie, aux conditions arrêtées avec cette personne (lieu, date, horaire…).
Le carnet de bord présent dans le minibus devra être soigneusement complété au départ et au retour des véhicules. La signature de l’emprunteur ou de son représentant habilité est indispensable.
Article 3. ETAT DES LIEUX
Un état des lieux du véhicule sera fait au moment de l’emprunt et du retour du minibus aux heures d'ouverture de la mairie.
Chaque utilisateur est tenu de signaler tout dégât, dégradation ou mauvais état du minibus au moment de l’emprunt, faute de quoi il en sera tenu responsable.
L’état des lieux porte notamment sur la propreté intérieure et extérieure du véhicule, l’état de la carrosserie.
Article 4. CONDITIONS DE RESERVATION
Avant toute utilisation du véhicule, les bénéficiaires devront signer une convention d’utilisation avec la Commune d’ANDILLY-LES-MARAIS.
Pour élaborer cette convention, les bénéficiaires devront fournir une attestation d’assurance en responsabilité civile valable, la photocopie des permis de conduire du ou des conducteurs habilités.
La réservation du véhicule se fait dans le mois de l’utilisation et au plus tard une semaine avant, par téléphone, fax ou courriel. Celle-ci sera confirmée par une fiche de réservation à déposer (ou envoyer) au secrétariat de la mairie (validité de la réservation).
Une réponse sera donnée au demandeur au plus tard 3 jours avant la date de réservation. Les demandes seront satisfaites :
1. En fonction des critères développés sous l’article 1,
2. Dans la limite des disponibilités du véhicule,
3. En cas de concurrence de demandes pour une même date, priorité sera donnée au déplacement le plus éloigné.
4. De même, la priorité sera accordée à l’association n’ayant pas bénéficié auparavant et récemment du véhicule.
5. Dans l’ordre chronologique des demandes.
Article 5. LE CONDUCTEUR
Le conducteur du véhicule devra avoir plus de 21 ans, avoir son permis de conduire depuis plus de deux ans et être en règle de façon générale avec les exigences du Code de la Route. Il est précisé qu’en cas d’accident, une franchise plus importante fixée par l'assurance sera demandée si le conducteur a moins de 5 ans de permis.
Article 6. RESPONSABILITE / FRANCHISE
La responsabilité de l’utilisateur sera engagée en cas d’accident lors du déplacement :
Le conducteur devra établir un constat amiable et en informer les services de la mairie. Ceux-ci effectueront la déclaration de sinistre auprès de la compagnie d’assurance. De même, il devra signaler tous dégâts ou incidents mineurs n’ayant pas donné lieu à constat. En cas d’accident responsable du fait du conducteur, d’incendie ou de vol dus à la négligence de l’utilisateur, l’utilisateur remboursera à la commune la franchise qui restera à la charge de cette dernière.
La responsabilité de l’utilisateur sera engagée totalement en cas de :
- non-respect des règles stipulées au présent contrat et notamment chauffeur non prévu sur la fiche d’utilisation et/ou non habilité à conduire un véhicule
- non-respect du code de la route entraînant l’absence de garantie de l’assurance du propriétaire.
Les procès-verbaux résultant d’un non-respect du code de la route (excès de vitesse, stationnement) seront à la charge du conducteur.
Article 7. CARBURANT
Les frais de carburant seront à la charge des emprunteurs.
Le plein sera effectué par la Commune avant chaque prêt. L’utilisateur s’engage à refaire le plein du véhicule avant sa restitution.
Article 8. PRECAUTIONS PARTICULIERES
Le véhicule est mis à disposition en bon état de propreté.
Il est formellement interdit de manger et de fumer dans le véhicule. D’une manière générale, toutes les précautions nécessaires doivent être prises par l’utilisateur pour rendre le véhicule dans un parfait état de propreté.
En cas de débordement :
Après constat, les frais de nettoyage intérieur et extérieur du véhicule seront mis à la charge du dernier utilisateur.
La Commune se réserve le droit de ne plus attribuer le véhicule.
Article 9. CONDITIONS D’UTILISATION
Périmètre :
Le minibus ne pourra être utilisé que pour des trajets inférieurs à 250 km aller. Le minibus pourra être utilisé pour des trajets supérieurs à 250 km aller uniquement dans le cadre de rencontres ou de manifestations d’envergure nationale (championnats de France).
Transport :
Le minibus ne sera utilisé que pour le transport de personnes et en aucun cas pour le transport de matériel de quelque nature qu’il soit.
Pour application,
Le Maire, Xxxxxxx XXXXX
Je soussigné M., Mme, ..............................................................................................................................
Représentant de l’association ...................................................................................................................
Atteste avoir pris connaissance du règlement d’utilisation du minibus et m’engage à en faire respecter les articles.
Date :
Signature et cachet de l’association : (précédée de la mention « lu et approuvé »)