DEPARTEMENT DE LOT-ET-GARONNE

DEPARTEMENT DE LOT-ET-GARONNE

Convention

entre le Préfet de Lot-et-Garonne et la commune de

…..................................................

pour la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité ou à une obligation de transmission au représentant de l’État, dans le département de Lot-et-Garonne.

SOMMAIRE

PRÉAMBULE : OBJECTIFS DE LA CONVENTION

1. PARTIES PRENANTES À LA CONVENTION

2. PARTENAIRES DU MINISTERE DE L'INTERIEUR DANS LE CADRE DE LA TELETRANSMISSION

2.1 Coordonnées de l'opérateur de télétransmission agréé exploitant le dispositif et références du dispositif de télétransmission homologué

2.2 Coordonnées de la collectivité

2.3 Coordonnées de l’éventuel opérateur de mutualisation

3. ENGAGEMENTS SUR L’ORGANISATION

DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA TÉLÉTRANSMISSION

3.1 Clauses nationales

3.1.1 Prise de connaissance des actes

3.1.2 Confidentialité

3.1.3 Support mutuel de communication entre la sphère collectivité et le M.I.

3.1.4 Interruptions programmées du service

3.1.5 Suspensions d’accès par les équipes du M.I.

3.1.6 Renoncement à la télétransmission

3.2 Clauses locales

3.2.1 Classification des actes par matières

3.2.2 Relations particulières entre la collectivité et le représentant de l'Etat

3.2.3 Périmètre des actes télétransmis

3.2.4 Période de tests et de formation

3.2.5 Signature

3.3 Autres

4. VALIDITÉ ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION

4.1 Durée de validité de la convention

4.2 Suspension de la convention à l’initiative du représentant de l’Etat

4.3 Clauses d'actualisation de la convention

PRÉAMBULE : OBJECTIFS DE LA CONVENTION

Le décret n° 2005-324 du 7 avril 2005 pris en application de l’article 139 de la loi du

13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales dispose que la collectivité territoriale qui choisit d’effectuer par voie électronique la transmission de tout ou partie des actes soumis au contrôle de légalité ou à une obligation de transmission au représentant de l’État dans le département, signe avec le préfet une convention comprenant la référence du dispositif homologué de télétransmission et prévoyant notamment :

- la date de raccordement de la collectivité territoriale à la chaîne de télétransmission ;

- la nature et les caractéristiques des actes transmis par la voie électronique ;

- les engagements respectifs de la collectivité et du préfet pour l’organisation et le fonctionnement de la télétransmission ;

- la possibilité, pour la collectivité, de renoncer à la transmission par voie électronique et les modalités de cette renonciation.

Le décret précité permet au préfet de suspendre l’application de la convention lorsqu’il constate des altérations graves du fonctionnement du dispositif de télétransmission ou l’impossibilité de prendre connaissance des actes transmis. Pour sa part, la collectivité a la possibilité de renoncer à la télétransmission de ses actes, de façon provisoire ou définitive.

Alors que le cahier des charges de la télétransmission a une portée nationale, la convention relève de l’engagement bilatéral entre le représentant de l’Etat et la collectivité pour constater, d’une part, l’utilisation d’un dispositif de télétransmission en conformité avec le cahier des charges (c’est à dire homologué) et, d’autre part, pour décliner localement les modalités de mise en œuvre de la télétransmission.

1 . PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION

La présente convention est passée entre :

1) Le préfet de Lot-et-Garonne

2) La collectivité désignée ci-après : Commune de ,

représentée par : M ……………………………..........………......………, maire, dûment habilité à signer la présente convention, par délibération en date du

….............................................................

2 . PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR DANS LE CADRE DE LA TELETRANSMISSION

Les numéros de téléphone et les adresses de messagerie de l’opérateur de télétransmission agréé exploitant le dispositif homologué, et de l’éventuel opérateur de mutualisation, sont ceux que doit utiliser la sphère État dans le cadre du support mutuel défini dans le cahier des charges de la télétransmission dans ACTES et prévu par la convention de raccordement. Les adresses postales doivent permettre des envois d’informations de nature sensible pour le système d’information ACTES (informations nécessaires à la connexion, etc.).

Si, après son raccordement au système d’information ACTES, la « collectivité » décide de changer de dispositif de télétransmission homologué ou de recourir à un nouvel opérateur de télétransmission agréé autre que celui choisi initialement et mentionné dans cette convention, elle en informe la préfecture afin de modifier en conséquence par avenant la convention dans les plus brefs délais.

2.1 Coordonnées de l’opérateur de télétransmission agréé exploitant

le dispositif et références du dispositif de télétransmission homologué

Le dispositif de télétransmission est le dispositif

habilité qui sera utilisé, mis à disposition par l’opérateur de télétransmission nommé :

….................................................................................................................................................

Adresse postale de l’opérateur de télétransmission :

…............................................................................................................................

…............................................................................................................................

Téléphone : ….….......................... Courriel : …..............................................................

Contrat signé avec l’exploitant du dispositif retenu par la collectivité

Date de début : ….......................................... Date de fin : …..........................................

Renouvelé par tacite reconduction : OUI - NON (rayer la menton inutile)

2.2 Coordonnées de la collectivité

Numéro SIREN :

Nom : MAIRIE …..................................................................................................

Nature : COMMUNE

Adresse postale : …...................................................................................................

…...................................................................................................

Téléphone : .…........................... Courriel : …..............................................................

2.3 Coordonnées de l’éventuel opérateur de mutualisation

Nom : ........................................................................................................................

Nature : ........................................................................................................................

Adresse postale : …...................................................................................................

…...................................................................................................

Téléphone : ................................ Courriel : …..............................................................

3 . ENGAGEMENTS SUR L’ORGANISATION DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA TÉLÉTRANSMISSION

3.1 Clauses nationales

3.1.1 Prise de connaissance des actes

La collectivité s’engage à transmettre au représentant de l'Etat dans le département, que des actes existant juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé du représentant légal de la collectivité ou d’une personne dûment habilitée à le signer en application d’une délégation établie en bonne et due forme. Cette transmission devra respecter les formats définis par la norme d’échange, immédiatement lisibles par le préfet, et exempts de dispositifs particuliers (notamment de protection par des mots de passe).

Le représentant de l'Etat prend connaissance des actes dématérialisés et de l’accusé de réception électronique qui a été délivré automatiquement pour chaque acte, avec un identifiant unique, propre à cet acte.

3.1.2 Confidentialité

Lorsque la collectivité fait appel à des prestataires externes (opérateurs de télétransmission agréés exploitant le dispositif et éventuellement opérateurs de mutualisation), participant à la chaîne de télétransmission, et mandatés à la suite d’une procédure de commande publique les liant à la collectivité, il est strictement interdit à ces prestataires d’utiliser ou de diffuser les données contenues dans les actes soumis au contrôle de légalité à d’autres fins que la transmission de ces actes au représentant de l’Etat.

Enfin, il est interdit de diffuser les informations fournies par les équipes techniques du Ministère de l’Intérieur (MI), permettant la connexion du dispositif aux serveurs du M.I. pour le dépôt des actes (mots de passe, etc.), autres que celle rendues publiques dans la norme d’échange. Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu’elles soient protégées de tentatives malveillantes d’appropriation.

La collectivité doit s’assurer que l’opérateur de télétransmission respecte également les règles de confidentialité et qu’il ne sous-traite pas indûment certaines de ses obligations à un autre opérateur, sans que cette organisation n’ait été préalablement agréée par le ministère de l’intérieur. Il lui est notamment interdit de communiquer de sa propre initiative à un tiers les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur.

3.1.3 Support mutuel de communication entre la sphère « collectivité » et les équipes techniques du ministère de l’Intérieur

Par ailleurs, un support mutuel de communication est établi entre l’opérateur de télétransmission relevant de la sphère « collectivités » et les équipes techniques du ministère de l’Intérieur. Celui-ci peut s’établir par téléphone et messagerie, du lundi au vendredi, aux heures ouvrées. Il permet le traitement des incidents et des anomalies ne pouvant être traités au niveau local. Les délais de réponse aux sollicitations ne peuvent excéder une demi-journée.

Les équipes techniques du ministère de l’Intérieur ne peuvent être contactées que par un opérateur de télétransmission identifié (grâce aux informations déclinées au paragraphe 2.1) exploitant le dispositif de la « collectivité » et par l’éventuel opérateur de mutualisation.

Les coordonnées auxquelles les opérateurs de télétransmission peuvent contacter les équipes de support du ministère de l’intérieur auront été fournies lors de l’agrément de l’opérateur de télétransmission.

Les seuls cas dans lesquels un opérateur de télétransmission peut contacter directement les équipes techniques du ministère de l’Intérieur sont exclusivement :

− L'indisponibilité des serveurs du ministère de l’Intérieur ;

− Un problème de transmission ou de réception d'un acte ou de son accusé de réception si le problème n’a pas pu être résolu au niveau local ;

− Les questions relatives à la sécurité des échanges (en particulier les changements des mots de passe ou d'adresses de connexion) et au raccordement du dispositif de télétransmission ;

− Les mises à jour de l'homologation et du cahier des charges de la télétransmission dans ACTES.

Ces prises de contact se font exclusivement en utilisant les coordonnées fournies à cet effet par le ministère de l’Intérieur lors de l’agrément de l’opérateur de télétransmission. L'adresse émettrice utilisée par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur dans les transmissions de données de sa sphère vers la sphère collectivités ne doit pas être utilisée, que ce soit pour contacter les équipes techniques du ministère de l’Intérieur ou faire part d'une anomalie.

De façon symétrique, seule l'équipe du support du ministère de l’Intérieur pourra contacter l’opérateur de télétransmission exploitant le dispositif de la collectivité et l’éventuel opérateur de mutualisation, aux coordonnées indiquées au paragraphe 2.1.

3.1.4 Interruptions programmées du service

Pour les besoins de maintenance du système d’information ACTES, le service rendu aux collectivités par le ministère de l’Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Les équipes techniques du ministère de l’Intérieur avertiront les services supports des opérateurs de télétransmission des collectivités trois jours ouvrés à l'avance.

Durant ces périodes, la collectivité peut, en cas de nécessité et d'urgence, transmettre des actes sous format papier.

3.1.5 Suspensions d’accès par les équipes techniques du M.I.

Le ministère de l'Intérieur, dans les conditions prévues aux articles du code général des collectivités territoriales, peut suspendre l'accès aux serveurs de réception des actes si les flux en provenance de la « collectivité » sont de nature à compromettre le fonctionnement général du système d’information ACTES.

Les suspensions peuvent être opérées dans l'urgence pour des motifs de sécurité générale (par exemple détection d'un virus dans un flux provenant d'une « collectivité »).Dans le cas d'une suspension à l'initiative des équipes techniques du ministère de l’Intérieur, cette suspension peut porter sur un opérateur de télétransmission, et donc concerner l'ensemble de ses collectivités clientes. Dans ce cas, cette suspension entraîne un contact direct entre les équipes techniques du ministère et l’opérateur de télétransmission, dans les conditions prévues au paragraphe 3.1.3. L'information des collectivités concernées doit être assurée par l’opérateur de télétransmission.

Dans le cas d'une suspension à l'initiative des équipes techniques du ministère de l’Intérieur, cette suspension peut porter aussi sur un dispositif de télétransmission, et donc concerner l'ensemble des opérateurs de télétransmission exploitant ce dispositif. Dans ce cas, cette suspension entraîne un contact direct entre les équipes techniques du ministère et les opérateurs de télétransmission exploitant ce dispositif, dans les conditions prévues au paragraphe 3.1.3. L'information des collectivités concernées doit être assurée par les opérateurs de télétransmission concernés.

3.1.6 Renoncement à la télétransmission

Le décret en Conseil d'État pris en application de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales reconnaît aux collectivités ayant choisi de transmettre leurs actes par la voie électronique la possibilité de renoncer à ce mode de transmission.

Dans cette hypothèse, la collectivité informe sans délai le représentant de l’État de sa décision de renoncer à la télétransmission en précisant expressément la date à compter de laquelle ce renoncement prend effet. Il lui appartiendra de préciser également si ce renoncement porte sur la totalité des actes jusqu'alors télétransmis ou ne s'applique qu'à certains d'entre eux.

La collectivité informe également sans délai l’opérateur de télétransmission et, le cas échéant, l’opérateur de mutualisation, de sa décision de renoncer à la télétransmission.

À compter de cette date, les actes concernés doivent parvenir au représentant de l’État dans le département de Lot-et-Garonne, sous format papier en deux exemplaires dont un original. S’agissant des délibérations adoptées, un extrait du registre des délibérations sera adressé au représentant de l’État sous format papier en deux exemplaires.

La notification de ce renoncement doit être formulée par écrit au moins trois jours francs avant l'effectivité du changement envisagé, de manière à permettre aux services de la préfecture ou de la sous-préfecture d'organiser la réception et le retour des actes en cause sous format papier.

En cas de renoncement partiel, opéré par voie d’avenant, celui-ci ne peut correspondre soit qu’à la totalité d'une catégorie d'actes de même nature (par exemple, les « délibérations » ou les « contrats et conventions »), soit qu’à l'ensemble des actes relevant d’une matière ou d’une sous-matière précisément déterminée par la nomenclature des actes (par exemple tous les actes relatifs à la fonction publique relevant de la matière 4 ou tous les actes relatifs aux personnels contractuels relevant de la matière 4.2).

Le renoncement intégral à la télétransmission n’entraîne pas la résiliation de la présente convention mais sa suspension à compter du renoncement.

Pendant la période de suspension, la collectivité peut demander au représentant de l’État la possibilité de lui adresser à nouveau par voie électronique les actes concernés par la convention ou une partie d’entre eux. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la collectivité souhaite utiliser à nouveau la télétransmission. Le représentant de l’État accuse réception de cette demande et indique à la collectivité la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont acceptés.

En cas d’absence de volonté exprimée de reprise des relations contractuelles dans le cadre de la présente convention à l’issue d’une année franche à compter du renoncement, la convention devient caduque. Si, ultérieurement, la collectivité souhaite à nouveau transmettre tout ou partie de ses actes par la voie électronique, une nouvelle convention devra être établie.

Par ailleurs, en marge de cette formalité, s’il est constaté la renonciation non dénoncée, du fait de la réception de documents papiers aux services du contrôle de légalité alors qu’ils auraient dû être télétransmis, conformément à la présente convention, les services de l’Etat pourront suspendre ou retirer unilatéralement l’autorisation d’accès à l’application ACTES. Le cas échéant, cette action entraînera la fin de la validité de la convention prévue à l’article 4.1.

3.2 Clauses locales

3.2.1 Classification des actes par matières

Le représentant légal de la collectivité s'engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département de Lot-et-Garonne, prévoyant la classification des actes par matières utilisée dans le système d’information ACTES et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée. Cette nomenclature des actes est annexée à la présente convention.

La nomenclature des actes en vigueur dans le département de Lot-et-Garonne comprend trois niveaux : les deux premiers niveaux sont obligatoires et sont définis à l'échelon national.

D'un commun accord entre la collectivité et le représentant de l’État, les niveaux 1, 2 et 3 seront utilisés par la collectivité pour l’ensemble des actes télétransmis.

En cas de non respect, de façon récurrente et prolongée, par la collectivité de la nomenclature des actes en vigueur dans le département concerné et notamment d’utilisation abusive de la matière 9 (« Autres domaines de compétences »), le préfet peut, en application de l’article 4.2 de la présente convention, décider unilatéralement de suspendre la convention.

3.2.2 Relations particulières entre la collectivité et le représentant de l’Etat dans le département de Lot-et-Garonne

Dans le cadre du fonctionnement courant de la télétransmission, les personnels de la collectivité locale et ceux de la préfecture ou de la sous-préfecture, peuvent se contacter mutuellement pour s’assurer de la bonne transmission des actes et diagnostiquer les problèmes qui pourraient survenir.

Tous les moyens possibles que sont la messagerie électronique, le courrier papier, le téléphone, pourront être utilisés par les services pour échanger les informations utiles au contrôle de légalité et au caractère exécutoire des actes.

En préfecture du Lot-et-Garonne, hormis les contacts directs que le maire peut avoir avec le préfet ou le sous-préfet, les personnes susceptibles d’être contactées sont les agents affectés à la Direction du Développement Local ou à la Sous-Préfecture.

Coordonnées Préfecture :

Adresse : Préfecture de Lot-et-Garonne

Direction du Développement Local (DDL) Xxxxx xx Xxxxxx 00 000 XXXX XXXXX 0

Téléphone : 00 00 00 00 00 Télécopie : 05 53 77 61 77 Courriel : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx-xx-xxxxxxx.xxxx.xx

Coordonnées de la collectivité : (voir article 2.2.2)

Le référent pour la collectivité sera : M................................................................................................................

3.2.3 Périmètre des actes télétransmis

Le représentant de l'Etat et la collectivité conviennent de limiter dans un premier temps la transmission par voie électronique aux actes les plus simples, ci-après définis :

- les délibérations du conseil et les décisions prises par délégation du Conseil en application de l’article L.2122-22 du code général des collectivités territoriales ;

- les arrêtés soumis à l'obligation de transmission (cf liste des documents obligatoirement transmissibles figurant en annexe de la présente convention) à l'exception des arrêtés d'urbanisme traitants du droit du sol (PLU, carte communale...) ou créateurs de droits (permis, certificats, autorisations ) ;

- les conventions relatives aux marchés publics et aux accords-cadres d'un montant supérieur à un seuil défini par décret, ainsi que leurs avenants, les conventions de concession ou d'affermage de services publics locaux et les contrats de partenariat (cf. articles de base L2131-2 et R2131-5 du code général des collectivités territoriales).

Ces actes seront transmis par la voie électronique au représentant de l'Etat dans l'arrondissement ou dans le département, dans le cas d'une centralisation du contrôle de légalité.

Dans le cas où une volumétrie trop importante de pièces annexes a un acte pris par la collectivité empêcherait leur télétransmission, il conviendrait de transmettre ces annexes sous format papier, au représentant de l'Etat, concomitamment à l'acte télétransmis. Le contrôle de légalité ne pourra s'exercer qu'après une transmission complète comprenant l'acte initial et les annexes.

3.2.4 Période de test et de formation

Durant la période test, déterminée ci-après, les télétransmissions d’actes pourront éventuellement être doublées par la transmission sous forme papier de ces mêmes actes afin de s’assurer que leur télétransmission s’effectue correctement.

En tout état de cause, la double transmission d’un même acte (par voie électronique et par voie papier) est interdite, sauf pendant la période initiale de tests qui prendra fin au

…..........................................................

Pendant cette période de tests et de formation, seule la date de réception en préfecture ou en sous-préfecture des actes adressés par voie papier sera prise en compte.

Une fois cette assurance acquise, la transmission « papier » sera abandonnée et seule la transmission sous forme dématérialisée sera autorisée, les parties s’interdisant les transmissions d’actes ou de courriers fictifs.

3.2.5 Signature

Le représentant légal de la collectivité s’engage à ne faire parvenir par voie électronique que des actes existant juridiquement dont il est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique ou d’une personne dûment habilitée à le signer en application d’une délégation établie en bonne et due forme.

En l’attente d’actes signés électroniquement, et afin d’éviter d’alourdir inutilement le poids des fichiers, la collectivité s'engage à ne pas envoyer d'actes scannés portant la signature manuscrite du signataire mais à faire figurer sur les actes télétransmis une mention comportant le prénom, le nom et la qualité du signataire.

Concernant les actes signés de manière électronique, le certificat de signature apparaîtra sur l'acte télétransmis.

Sous réserve de la mention lisible du prénom, du nom et de la qualité du signataire, tout acte reçu dans le système d’information ACTES sera supposé authentique et valablement signé par l’autorité compétente, à charge pour la collectivité d’être en mesure de fournir à la juridiction administrative qui lui en fera la demande le document original comportant la signature manuscrite de son auteur ou la preuve de sa signature électronique.

3.3 Autres

D’autres clauses destinées à préciser ou à adapter localement les modalités de mise en œuvre de la télétransmission peuvent figurer dans cette convention, si les collectivités et le préfet le jugent opportun.

4 . VALIDITÉ ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION

4.1 Durée de validité de la convention

La présente convention est conclue à partir du …..........................................................

et aura une durée de validité d'un an, soit jusqu'au ….........................................................

Un bilan ou une évaluation d’étape de la télétransmission pourront être faits avant le terme de la première année, à l’initiative de l’une des parties contractantes.

La présente convention sera renouvelée d'année en année par tacite reconduction, sous réserve de l’utilisation, par la collectivité, du même dispositif homologué.

En cas de changement de dispositif, en plus du contrat passé avec le nouveau prestataire homologué, un avenant sera signé entre la collectivité et le représentant de l’Etat, conformément aux dispositions indiquées au deuxième paragraphe de l’article 2.

La tacite reconduction pourra être dénoncée par la collectivité, conformément aux dispositions précisées à l'article 3.1.6 de la dite convention.

4.2 Suspension de la convention à l’initiative du représentant de l’Etat

Sur la base du décret du 7 avril 2005 précité, l'application de la présente convention pourra être suspendue par le représentant de l’État si celui-ci :

– constate des altérations graves du fonctionnement du dispositif de télétransmission exploité par l’opérateur de télétransmission pour le compte de la collectivité

– est empêché de prendre connaissance des actes transmis car le dispositif utilisé ne satisfait plus aux conditions d'homologation définies à l'article R.2131-1 du code général des collectivités territoriales

– constate, de façon récurrente et prolongée, le non respect par la collectivité de la nomenclature des actes en vigueur dans le département de Lot-et-Garonne et notamment l’utilisation abusive de la matière 9 (« Autres domaines de compétences »).

Dans le cas d'une suspension à l'initiative du représentant de l’État, la suspension porte sur les seules collectivités concernées par l’incident ou par le non respect de la nomenclature des actes.

Cette suspension fait l'objet d'une notification écrite par ce dernier à chaque collectivité concernée qui procède, dès lors, à la transmission de ses actes sous format papier.

Cette notification est entourée de toutes les garanties formelles liées à la prise d’une décision défavorable par l’administration, sauf cas d’urgence appréciée par le représentant de l’État.

4.3 Clauses d’actualisation de la convention

Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses doivent pouvoir faire l’objet d’une actualisation.

Cette actualisation peut être rendue nécessaire par :

– des évolutions extérieures et indépendantes de la volonté des parties contractantes et conduisant à des modifications du cahier des charges national (par exemple, pour prendre en compte des évolutions technologiques et juridiques, d’intérêt général, ayant un impact sur la chaîne de télétransmission) ;

– par la volonté des deux parties de modifier certaines des modalités de mise en œuvre de la télétransmission initialement définies.

Dans le premier cas, un arrêté du ministre de l’intérieur portera modification du cahier des charges national de la télétransmission dans ACTES. Dans l’hypothèse où les modifications ainsi apportées au cahier des charges national auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d’une concertation entre le représentant de l’Etat et la collectivité, avant même l’échéance de reconduction de la convention.

Dans le second cas, l’opportunité d’actualiser la convention est laissée à l’appréciation commune des parties.

Dans les deux cas, la convention pourra être actualisée sous forme d’avenants.

Fait à Agen, le

en deux exemplaires originaux.

Le Préfet de Lot-et-Garonne,

et à

Le Maire,