SERVICE NOUVEAU-BRUNSWICK ENTENTE DE PRESTATION DE SERVICES
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SERVICE NOUVEAU-BRUNSWICK ENTENTE DE PRESTATION DE SERVICES
LA PRÉSENTE ENTENTE est conclue le 20 entre
Service Nouveau-Brunswick
une corporation de la Couronne,
00, xxx Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx (X.-X.) X0X 0X0 (ci-après appelée « SNB »)
ET :
(ci-après appelé le « concessionnaire »)
ATTENDU QUE le Registraire des véhicules à moteur est la partie habilitée à immatriculer des véhicules et à délivrer les plaques d’immatriculation en vertu de l'article 3 de la Loi sur les véhicules à moteur, L.R.N.-
B. 1973, chap. M-17 et de ses modifications;
ATTENDU QUE SNB est le représentant autorisé du Registraire des véhicules à moteur (le « Registraire »), conformément à l'article 3 de la Loi sur les véhicules à moteur, L.R.N.-B. 1973, chap. M-17 et de ses modifications, et qu'en vertu d'un document daté du 1er avril 2003, SNB peut agir pour le compte du Registraire et conclure des marchés en son nom, tout comme si le Registraire en était le signataire;
ATTENDU QUE le CONCESSIONNAIRE souhaite procéder à l'immatriculation des véhicules à moteur par voie électronique depuis son établissement même;
ATTENDU QUE les services offerts par SNB correspondent à ceux qui sont décrits dans la présente entente (et qui lui ont été délégués par le Registraire);
ATTENDU QUE le CONCESSIONNAIRE s'est qualifié, auprès de SNB, comme un « concessionnaire autorisé » aux termes de la Loi sur les véhicules à moteur, L.R.N.-B. 1973, chap. M-17, et qu'il compte le demeurer pour toute la durée de la présente entente;
ATTENDU QUE le CONCESSIONNAIRE a signé avec SNB un contrat pour un système d'authentification de client;
À CES CAUSES et compte tenu des clauses liminaires ci-dessus et des accords mutuels figurant dans la présente entente, les parties conviennent de ce qui suit :
1. SERVICES
1.1 Conformément aux normes et procédures précisées à l'annexe A ci-jointe, SNB permet au CONCESSIONNAIRE d’avoir accès à l’immatriculation en ligne de véhicules à moteur et à toutes les données sur l’immatriculation de véhicules à moteur, incluant la délivrance des plaques mais excluant la délivrance des autocollants et du certificat d’immatriculation.
1.2 Pour chaque transaction, le CONCESSIONNAIRE fournira à SNB, en vertu des normes et procédures décrites à l’annexe A, toute information exigée par la Loi sur les véhicules à moteur, L.R.N.-B. 1973, c. M-17, et toute information jugée nécessaire par SNB pour que le CONCESSIONNAIRE puisse traiter les immatriculations par voie électronique.
2. DURÉE DE L’ENTENTE
2.1. La présente entente entre en vigueur à la date de sa signature.
2.2. Elle reste en vigueur jusqu’à la date de fin prévue conformément aux articles 9, 10 ou 11.
3. PAIEMENT DES DROITS
3.1 Le CONCESSIONNAIRE paiera les droits et taxes d’immatriculation de chaque véhicule immatriculé.
3.2 Le CONCESSIONNAIRE remet toutes les sommes dues à SNB en vertu de la présente entente, y compris les droits et les taxes, par transfert électronique de fonds de son compte bancaire au plus tard un jour ouvrable après l'exécution de la transaction.
4. LIEUX D'AFFAIRES DU CONCESSIONNAIRE ET SURVEILLANCE
4.1 Le CONCESSIONNAIRE qui fournit les services dans un lieu d'affaires qui lui appartient ou qu'il a pris à bail permet à SNB d'y accéder, dans une mesure raisonnable, pour la réalisation des vérifications.
4.2 Le CONCESSIONNAIRE permet à SNB et à ses employés d'avoir accès à ses lieux d'affaires pendant les heures d'ouverture normales, afin qu'ils puissent réaliser les vérifications prévues à l'annexe A de la présente entente. SNB convient de respecter toutes les mesures de sécurité adoptées par le CONCESSIONNAIRE dans tous les lieux d'affaires auxquels la présente entente lui donne accès.
5. CONFIDENTIALITÉ
5.1 Sauf si l’exécution de l'entente ou la loi l’exigent, SNB ne doit jamais divulguer quelque renseignement que ce soit touchant les activités du CONCESSIONNAIRE, de ses clients ou de ses représentants qui est porté à sa connaissance dans le cadre de la prestation des services prévus aux présentes. SNB s'engage également à ne jamais utiliser (pendant toute la durée de la présente entente et après son échéance), à ses propres fins ou dans son propre intérêt ou aux fins ou dans l'intérêt de toute personne, entreprise constituée ou non, association ou autre entité commerciale, les secrets commerciaux, les programmes d'expansion des affaires ou les plans qui sont associés aux activités du CONCESSIONNAIRE et notamment les renseignements qui se rapportent aux clients et employés de celui-ci.
5.2 Sauf si l’exécution de la présente entente l’exige, le CONCESSIONNAIRE ne fera lui-même ou ne fera faire par d'autres, en tout temps et en toutes circonstances, des copies, photos, doubles, facsimilés ou autres reproductions ou enregistrements de quelque nature que ce soit, ou des résumés de rapports, études, plaques de licence, notes de service, correspondance, guides, dossiers, plans ou autres matériels écrits, imprimés ou autrement enregistrés par SNB pour le gouvernement du Nouveau-Brunswick ou se rapportant, de quelque manière que ce soit, à l’activité actuelle ou projetée de SNB. Le CONCESSIONNAIRE n’a aucun intérêt dans ce matériel et accepte de le remettre à SNB, à la demande de celle-ci, dès l'échéance de la présente entente ou à n’importe quel moment avant l'expiration de ladite entente. Sauf si la loi l'y oblige, le CONCESSIONNAIRE ne divulgue aucun renseignement obtenu lors de transactions réalisées avec SNB (agissant pour le compte du gouvernement du Nouveau-Brunswick) dans le cadre de ses affaires et ne l'utilise que dans le cadre de la présente entente.
6. PROPRIÉTÉ DU MATÉRIEL
6.1 Le CONCESSIONNAIRE demeure l'unique propriétaire de l'ensemble du matériel, des données, des spécifications, des bandes ou des programmes, sous forme d'enregistrements magnétiques ou électroniques, qu'il soumet à SNB pour l'exécution des services ou que SNB prépare ou produit pour le CONCESSIONNAIRE aux frais de ce dernier, en vertu de la présente entente.
6.2 Sous réserve des dispositions du paragraphe 6.1 de la présente entente, tout autre matériel ou programme et toute donnée ou spécification utilisés ou mis au point par SNB en vertu de la présente entente demeureront la propriété exclusive de SNB.
6.3 Les stocks de plaques d'immatriculation remis au CONCESSIONNAIRE en vertu de la présente entente demeurent la propriété exclusive du gouvernement du Nouveau-Brunswick.
7. RISQUE DE PERTE
7.1 Tout travail, notamment le matériel, les données, les spécifications et les programmes, fourni au CONCESSIONNAIRE par SNB doit, en vertu de la présente entente, être protégé par le CONCESSIONNAIRE contre la perte, les dommages ou la destruction. Le remplacement du travail perdu, endommagé ou détruit après la livraison au CONCESSIONNAIRE sera à la charge totale du CONCESSIONNAIRE.
8. RESPONSABILITÉ
8.1 Le CONCESSIONNAIRE demeure responsable et doit dédommager SNB de toute perte subie en raison d'activités malhonnêtes ou frauduleuses auxquelles pourraient se livrer les employés ou agents du CONCESSIONNAIRE dans le cadre de l’exécution de la présente entente.
9. RÉSILIATION
9.1 La partie qui désire résilier la présente entente doit donner à l'autre, à cette fin, un avis écrit préalable de 30 jours.
9.2 En cas de résiliation conformément au paragraphe 9.1 ci-dessus, le CONCESSIONNAIRE remet à SNB toute somme correspondant aux travaux réalisés, aux coûts ou aux engagements financiers pris par lui avant la date d'échéance.
10. RÉSILIATION POUR UNE RAISON VALABLE
10.1 Si l'une ou l'autre des parties aux présentes contrevient à ses obligations en vertu de la présente entente, la partie lésée peut faire parvenir à la partie en défaut un avis écrit pour l'informer du manquement et pour lui demander d'y remédier. Si la partie en défaut ne remédie pas au manquement dans les deux (2) jours ouvrables suivant la date de livraison dudit avis, la présente entente peut être résiliée par un avis de résiliation de la part de la partie lésée.
10.2 Nonobstant les dispositions du paragraphe 10.1 des présentes, SNB peut mettre fin à l'entente par un avis prenant effet dès sa réception par le CONCESSIONNAIRE dans les cas suivants :
a) le CONCESSIONNAIRE enfreint l'article 5 de la présente entente portant sur la confidentialité de l'information;
b) le CONCESSIONNAIRE devient insolvable, fait faillite, cède ses biens à ses créanciers ou fait une proposition en ce sens, fait l'objet de la nomination d'un syndic ou présente, volontairement ou non, une requête de mise en faillite ou entame un processus de réorganisation ou de liquidation;
c) le permis de « concessionnaire autorisé » accordé au CONCESSIONNAIRE en vertu de la
Loi sur les véhicules à moteur, L.R.N.-B. 1973, chap. M-17 est suspendu ou révoqué;
d) le CONCESSIONNAIRE passe sous le contrôle direct ou indirect de toute société constituée ou personne qui ne jouait pas ce rôle au moment de la signature de l'entente;
e) le CONCESSIONNAIRE refuse à SNB l'accès à ses lieux d'affaires aux fins de la vérification;
f) le CONCESSIONNAIRE immatricule sciemment un véhicule irréparable ou pour la récupération;
g) le CONCESSIONNAIRE omet de conserver les stocks sous clé et d'en interdire l'accès au
public en tout temps;
h) le CONCESSIONNAIRE ne garde pas en vigueur le cautionnement exigé;
i) le CONCESSIONNAIRE fait l’objet d’une poursuite judiciaire pour un acte illégal;
j) le CONCESSIONNAIRE est visé par des plaintes en vertu du programme d'inspection des véhicules;
k) le CONCESSIONNAIRE tente de céder ou de transférer tout intérêt dans la présente entente;
l) le CONCESSIONNAIRE a sciemment immatriculé un véhicule déjà immatriculé dans une autre province;
m) le CONCESSIONNAIRE a immatriculé un véhicule transféré à un acheteur sans certificat d’inspection valide alors que le véhicule doit être inspecté.
10.3 Nonobstant les dispositions du paragraphe 10.1, le CONCESSIONNAIRE peut résilier la présente entente par un avis écrit entrant en vigueur dès sa réception par SNB, si celle-ci contrevient à l'article 5 portant sur la confidentialité de l'information.
11. EFFET DE LA RÉSILIATION
11.1 À la date de résiliation de la présente entente, SNB dispose de trente (30) jours pour envoyer au CONCESSIONNAIRE une facture détaillée expliquant les sommes que ce dernier doit verser, conformément à l'article 10 de la présente entente.
12. AVIS
12.1 Dans tous les cas où la présente entente exige ou permet l'envoi ou la réception d'un avis d'une partie à une autre ou d'un avis concernant l'une ou l'autre partie, ledit avis sera fourni par écrit et sera envoyé par la poste ou par courriel à la partie à laquelle il est destiné. Un tel avis sera adressé comme il est précisé par les parties et sera considéré comme avoir été remis à la date de livraison, soit trois (3) jours après l'expédition s'il est envoyé par courrier recommandé ou deux (2) jours après la transmission s'il est envoyé par xxxxxxxx. Aucun avis ne peut être donné par courrier en cas de grève réelle ou appréhendée du service postal au Canada. La partie qui désire modifier son adresse doit en donner avis à l'autre de la manière indiquée ci-dessus.
12.2 Les parties conviennent que les avis et toute correspondance requise en vertu de la présente entente seront adressés de la manière suivante :
SNB : SERVICE NOUVEAU-BRUNSWICK
Soutien aux concessionnaires automobiles 000, xxxx. Xxxxxx
X.X. 0000
Xxxxxxxxxxx (Xxxxxxx-Xxxxxxxxx) X0X 0X0
CONCESSIONNAIRE :
À l'attention de :
13. INTERPRÉTATION
13.1 Accord intégral et exonération. La présente entente constitue l’accord intégral entre SNB et le CONCESSIONNAIRE à l'égard de l'objet de ladite entente. La présente entente remplace toute entente, tout arrangement, toute négociation ou toute discussion, de nature écrite ou verbale, conclus antérieurement entre les parties. De plus, aucune garantie, déclaration ou autre entente ne peut exister entre les parties aux présentes à l'égard de l'objet de l'entente à moins que ladite garantie, déclaration ou entente ne soit énoncée ou évoquée aux présentes.
13.2 Les modifications, ajouts et annexes à la présente entente n'ont force obligatoire que s'ils sont faits par écrit.
13.3 SNB peut modifier la présente entente sur avis préalable de trente jours au CONCESSIONNAIRE.
13.4 Aucune renonciation à une disposition quelconque de la présente entente n'est réputée constituer une renonciation à une autre disposition (de nature semblable ou non) de l'entente, ni une renonciation perpétuelle, sauf indication écrite à l'effet contraire.
13.5 Les rubriques figurant aux présentes ne doivent pas être considérées comme faisant partie de l'entente. Elles n'existent que pour faciliter la lecture et elles n'ont pas comme objet d'offrir une description complète et exacte des différents articles de la présente entente.
13.6 Dans la présente entente, le singulier désigne également le pluriel et vice-versa, le masculin englobe le féminin et ce qui désigne une personne s'applique également aux particuliers, aux entreprises à propriétaire unique, aux sociétés constituées, aux sociétés de personnes, aux sociétés de fiducie et aux associations non constituées en personne morale.
13.7 La présente entente est régie et interprétée conformément aux lois en vigueur au Nouveau- Brunswick. Les parties aux présentes reconnaissent de manière irrévocable la compétence exclusive des tribunaux du Nouveau-Brunswick relativement à tout conflit découlant de l'entente.
AUTORITÉ EN VERTU DE LA PRÉSENTE ENTENTE
14.1 Service Nouveau-Brunswick désigne le gestionnaire de la qualité du service pour administrer et exécuter la présente entente en son nom.
14.2 Le CONCESSIONNAIRE désigne la personne nommée au paragraphe 12.2 pour administrer et exécuter la présente entente en son nom.
EN FOI DE QUOI, SNB et le CONCESSIONNAIRE permettent l’exécution de cette entente par leurs agents dûment autorisés.
Service New Brunswick
Nom du concessionnaire
Par : Nom de la personne
_ Signature
Date Date
Annexe A – Concessionnaires d’automobiles - Responsabilités administratives
Permis du concessionnaire d’automobiles
Chaque concessionnaire a la responsabilité d’obtenir et de conserver en règle un permis du ministère de la Sécurité publique (MSP) pour les services visant les véhicules automobiles. Le concessionnaire autorisé dont le permis est expiré, révoqué ou suspendu ne peut faire aucune transaction dans le système automatisé.
Le concessionnaire autorisé ayant démontré au MSP qu'il éprouvait des problèmes à conserver son permis en règle (incapacité de maintenir un cautionnement, mauvais usage d’un permis de concessionnaire, plaintes valides concernant le programme d’inspection des véhicules, poursuite judiciaire ou condamnation relatives aux véhicules, etc.) peut être jugé inadmissible à participer au programme jusqu’à ce que tout doute soit dissout et que sa bonne conduite prolongée indique qu’il veut et peut conserver son permis en règle.
Entente sur la prestation de services avec le concessionnaire
Le concessionnaire doit signer une entente de prestation de services avec Service Nouveau-Brunswick (SNB) et se conformer aux restrictions et obligations stipulées. Toute correspondance avec SNB au sujet des comptes et de l’utilisation du système sera expédiée au concessionnaire à l’adresse figurant à son formulaire du système d’authentification du client.
Sécurisation des comptes
Le concessionnaire autorisé doit désigner un administrateur client pour la gestion de ses comptes d'utilisateur. Il revient à chaque utilisateur de s'inscrire et de sélectionner son code et son mot de passe. L'administrateur client a pour tâche d'affecter des rôles aux employés du concessionnaire qui se serviront du système en ligne. Il doit également retirer ce rôle aux employés qui cessent d'être à l'emploi du concessionnaire.
Le concessionnaire est responsable de la sécurité du compte et des privilèges d’accès à l’immatriculation en ligne. Les employés doivent éviter de partager leur code d'utilisateur et leur mot de passe; à défaut, l'accès au programme en ligne risque d'être suspendu.
Gestion de l'inventaire
Le concessionnaire autorisé recevra un stock de plaques d’immatriculation de véhicules à moteur. Ses responsabilités à cet égard sont les suivantes :
• Le concessionnaire est responsable de l'inventaire. L'inventaire est la propriété du gouvernement du Nouveau-Brunswick et les stocks doivent être conservés sous clé, dans un endroit sécurisé en tout temps, à l'abri des regards du public et du personnel non autorisé;
• Le concessionnaire doit produire à SNB, au plus tard à l'heure de fermeture le 31 mars de chaque année, une liste avec décompte réel de toutes les plaques d'immatriculation en main, selon leur numéro, et un rapport d'inventaire destiné à la Direction du soutien à la prestation des services; celle-ci peut effectuer des contrôles au hasard pour confirmer l'ampleur des stocks, tout au long de l'année;
• Obtenir des stocks supplémentaires en cliquant sur le lien « Concessionnaires d'automobiles - Demande pour plaques » de l'onglet Connexion sécurisée, dans la page Web Concessionnaires d'automobiles et en remplissant le formulaire en ligne; la Direction du soutien à la prestation des services envoie au concessionnaire un courriel décrivant les stocks (selon le numéro de plaque) dès leur expédition;
• À la réception, examiner les plaques reçues et en donner confirmation en répondant au courriel; les anomalies doivent être immédiatement signalées à SNB;
• Attribuer les plaques d'immatriculation selon l'ordre de leur numéro et mettre les dossiers d'inventaire à la disposition des vérificateurs de SNB;
• Xxxxx rapport immédiatement à SNB de plaques endommagées, manquantes ou émises erronément;
• Signaler aussitôt que possible à la Direction du soutien à la prestation des services les plaques manquantes, volées, perdues ou présentes en double, en cliquant sur le lien « Concessionnaires d'automobiles - Sommaire d'inventaire » de l'onglet Connexion sécurisée, dans la page Web Concessionnaires d'automobiles.
Renseignements sur l’assurance
Avant d’immatriculer un véhicule, le concessionnaire doit vérifier la validité de la carte d’assurance de l'acheteur, la photocopier et la joindre à la demande d’immatriculation, puis la soumettre à SNB, pour examen, avec la documentation à l'appui.
Formation du personnel
Pour avoir accès au système en ligne, le personnel du concessionnaire (au moins deux employés) doit assister à une séance de formation où sont décrites les tâches et les obligations rattachées à la participation au programme.
Le concessionnaire désirant que d'autres employés suivent la formation doit communiquer avec SNB pour prendre les arrangements nécessaires. On peut aussi organiser des séances de formation d'appoint pour tous les utilisateurs. Le concessionnaire doit restreindre l'accès au programme d’immatriculation au personnel qui a suivi le programme de formation de SNB.
Surveillance des transactions
Le concessionnaire doit s’assurer que les transactions effectuées à l’aide du système d’immatriculation en ligne sont précises, complètes et en tous points conformes aux règlements, directives et procédures établis par SNB et le MSP pour cette tâche.
Le personnel de SNB surveille toutes les transactions et consigne les erreurs de traitement, pour en faire le suivi auprès du concessionnaire; celui-ci doit le corriger lorsqu'elles lui sont signalées.
Le concessionnaire qui enfreint délibérément ou non les modalités de la présente entente verra sa participation au programme révoquée jusqu’à ce que le MSP ait établi, à sa satisfaction, qu'il assumera ses responsabilités.
Matériel et logiciels
Le concessionnaire doit se procurer et conserver en bon état un ordinateur personnel ayant accès à Internet et pourvu du chiffrement à 128 bits, fonctionnant sous Internet Explorer 8, ainsi qu'une imprimante raccordée à cet ordinateur, par réseau local ou non, pour l'impression des documents générés par l'application. Il assume tous les coûts liés à la main-d'œuvre, au matériel informatique, aux frais de l'interface système électronique et au réseau.
Pouvoir limité
Le concessionnaire se verra accorder un pouvoir limité par le Registraire des véhicules à moteur et SNB, lui permettant d’accomplir uniquement les fonctions stipulées dans la présente entente. Il ne doit pas prétendre détenir un pouvoir autre que celui accordé par le ministère de la Sécurité publique, soit l’immatriculation de véhicules. Il ne peut aucunement, de manière explicite ou implicite, lier SNB ou le MSP ni contracter quelque obligation que ce soit en leur nom.
Le concessionnaire doit remettre à ses clients les documents afférents au MSP en toute conformité aux règles, règlements, directives et procédures établis par le MSP et SNB.
Agent de liaison avec SNB
Le concessionnaire doit nommer une personne pour assurer la liaison avec SNB et agir comme personne-ressource pour toutes les communications avec SNB aux fins d’information ou de service.
Renseignements sur les transactions
À la fin de chaque journée de travail, le concessionnaire doit sceller une enveloppe contenant :
• toutes les cartes d’information sur le nouveau véhicule et les immatriculations dont le transfert a été exécuté en ligne;
• le rapport des transactions quotidiennes;
• la copie de la carte d’assurance.
Sur l’enveloppe, le concessionnaire doit écrire lisiblement :
• le nom du concessionnaire;
• le numéro du concessionnaire;
• la date de la transaction.
Chaque lundi, les enveloppes de la semaine précédente doivent être expédiées au bureau de SNB le plus proche ou transmises par messagerie à :
Service Nouveau-Brunswick
Soutien aux concessionnaires automobiles 000, xxxx. Xxxxxx
Xxxxxxxxxxx (Xxxxxxx-Xxxxxxxxx) X0X 0X0
Ces enveloppes ne peuvent être envoyées par courrier ordinaire.
Transactions du concessionnaire seulement
Le concessionnaire autorisé ne peut traiter de transactions d’immatriculation que ceux de la concession autorisée.
Vérification du processus transactionnel
SNB ou le MSP se réservent le droit de vérifier, chez le concessionnaire, toute immatriculation de véhicule à moteur en ligne, notamment :
• la vérification des stocks sur place;
• l’inspection des mesures de sécurité entourant les stocks;
• la vérification des documents d’immatriculation (entre autres la copie du contrat de vente, de la carte d'assurance, etc.).
SNB et le MSP doivent avoir plein accès aux bureaux, opérations et dossiers du concessionnaire, avec ou sans préavis, aux fins d’inspection, d’examen ou de vérification. L’inspection, l’examen ou la vérification dont il est question dans la présente section peut, à la discrétion de SNB ou du MSP, être combiné à tout autre type d’inspection, d’examen ou de vérification effectuée par SNB ou le MSP.
Responsabilités financières
Transfert électronique de fonds
À la signature du contrat, le concessionnaire doit remettre à SNB un chèque annulé pour le compte bancaire duquel il veut que les sommes dues à SNB soient débitées. Chaque jour ouvrable, ce compte sera débité des sommes dues à SNB par transfert électronique de fonds.
Disponibilité des fonds
Il revient au concessionnaire de s’assurer qu’il y a chaque jour des provisions suffisantes au compte pour couvrir la somme due à SNB.
Provision insuffisante
En cas d’insuffisance de provisions au compte du concessionnaire, les mesures suivantes seront prises :
• SNB communique avec le concessionnaire pour l’aviser du problème et le mettre au courant de la situation de son compte;
• SNB facture au concessionnaire les frais non réglés, majorés de frais d’administration de 25 $ pour provision insuffisante;
• SNB interdit au concessionnaire toute transaction jusqu’à ce que la dette due soit entièrement payée et avise le MSP;
• Après avoir reçu le paiement complet des sommes en souffrance, SNB réactive le compte du concessionnaire et avise le MSP;
• Tout concessionnaire dont le compte affiche trois transactions sans provision suffisante dans une année civile se verra refuser l’accès au système en ligne.
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