RÈGLEMENT SUR LA GESTION CONTRACTUELLE DE LA FÉDÉRATION QUÉBÉCOISE DES MUNICIPALITÉS (FQM)

RÈGLEMENT SUR LA GESTION CONTRACTUELLE DE LA FÉDÉRATION QUÉBÉCOISE DES MUNICIPALITÉS (FQM)

ATTENDU QUE les articles 29.9.1 de la Loi sur les cités et villes (ci-après appelée « L.C.V. ») et

14.7.1 du Code municipal du Québec (ci-après appelé « C.M. ») prévoient que la Fédération peut conclure une entente avec une ou plusieurs municipalités ayant pour but l’achat de biens meubles, l’exécution de travaux ou l’octroi d’un contrat d’assurance ou de fourniture de services par l’organisme ou les organismes au nom d’une municipalité;

ATTENDU QUE les articles 464 (10.1) L.C.V. et 711.0.1 C.M. prévoient qu’une municipalité peut participer, au bénéfice de ses fonctionnaires et employés ou de ses membres du conseil, à un contrat d’assurance visé au premier ou troisième alinéa des articles 464 (10) L.C.V. et 708 C.M. et dont le preneur est la Fédération;

ATTENDU QUE les règles d’adjudication des contrats par une municipalité s’appliquent au contrat découlant des dispositions préalablement mentionnées;

ATTENDU QUE pour ce faire et être alors responsable de l’exécution contractuelle, la Fédération doit adopter un règlement de gestion contractuelle conforme aux articles 938.1.2 C.M. et

573.3.1.2 L.C.V.;

ATTENDU QUE, pour ce faire, il y a lieu pour la Fédération d’adopter un règlement sur la gestion contractuelle s’appliquant aux contrats découlant des dispositions préalablement mentionnées;

ATTENDU QUE l’adoption d’un tel règlement répond à un objectif de transparence et de saine gestion des fonds publics;

EN CONSÉQUENCE, IL EST PROPOSÉ PAR :

ET APPUYÉ PAR :

ET RÉSOLU UNANIMEMENT QUE LE PRÉSENT RÈGLEMENT SOIT ADOPTÉ :

CHAPITRE I

DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES

SECTION I

DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES

1. Objet du règlement

Le présent règlement a pour objet :

a) de prévoir, conformément à l’article 573.3.1.2 L.C.V. (938.1.2 C.M.), des mesures pour l’octroi et la gestion de certains contrats accordés par la Fédération;

b) de prévoir des règles d’octroi des contrats qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique en vertu des articles 935 C.M. et de 573 L.C.V.

2. Champ d’application

Le présent règlement s’applique à un contrat conclu par la Fédération au bénéfice d’une ou de plusieurs municipalités lorsque la Fédération agit à titre de responsable de l’exécution contractuelle incluant, notamment :

a) Dans le cadre d’une entente conclue avec une ou plusieurs municipalités ayant pour but l’achat de biens meubles, l’exécution de travaux ou l’octroi d’un contrat d’assurance ou de fourniture de services par la Fédération au nom d’une municipalité lorsque la Fédération est identifiée comme étant la partie responsable de l’exécution de l’entente et ce, conformément aux articles 29.9.1 L.C.V. et 14.7.1 C.M.;

b) Dans le cadre d’un contrat d’assurance au bénéfice des fonctionnaires et employés ou des membres du conseil d’une municipalité, conformément au paragraphe 10.1o de l’article 464 L.C.V. et 711.0.1 C.M.

Un contrat est au « bénéfice d’une municipalité » lorsque le contrat conclut par la Fédération s’applique à des biens, à des travaux ou à des services devant être fournis, par le soumissionnaire, à une ou des municipalités et non exclusivement à la Fédération.

Le présent règlement ne s’applique pas à un contrat qui vise des biens, des travaux, ou des services fournis exclusivement à la Fédération.

Le Conseil d’administration de la Fédération, ou son Comité exécutif, peut, selon les circonstances, assujettir au présent règlement, ou à une partie de celui-ci, l’octroi d’un contrat

qui s’applique à des biens, à des travaux ou à des services, à être fournis exclusivement à la Fédération.

SECTION II

DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES

3. Interprétation du texte

Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d’interprétation

(RLRQ, c. I-16).

Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions impératives des règles d’adjudication régissant les contrats municipaux, à moins que ces lois ne permettent expressément d’y déroger par le présent règlement dont, par exemple, certaines des mesures prévues au Chapitre II du présent règlement.

4. Règles particulières d’interprétation

Le présent règlement ne doit pas être interprété :

a) de façon restrictive ou littérale;

b) comme restreignant la possibilité pour la Fédération de contracter de gré à gré, dans les cas où la loi permet à une municipalité de le faire. Il ne restreint pas non plus son droit d’octroyer des contrats de gré à gré dans des situations autres que celles identifiées au premier alinéa de l’article 2.

Les mesures prévues au présent règlement doivent s’interpréter :

a) selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122) reconnaissant notamment les municipalités comme étant des gouvernements de proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs attributions;

b) de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps exigé et à la nature du contrat en cause.

5. Terminologie

À moins que le contexte l’indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le présent règlement ont le sens suivant :

« Fédération » La Fédération québécoise de municipalités locales et régionales.

« Appel d’offres » : Appel d’offres public ou sur invitation exigé par les articles 935 et

suivants C.M. ou un règlement adopté en vertu de cette loi, ou selon les articles 573 et suivants L.C.V. ou un règlement adopté en vertu de cette loi.

Sont exclues de l’expression « appel d’offres », les demandes de prix qui sont formulées lorsqu’aucun appel d’offres n’est requis par la loi ou par le présent règlement.

« Soumissionnaire » : Toute personne qui soumet une offre au cours d’un processus

d’appel d’offres.

CHAPITRE II

RÈGLES D’ADJUDICATION DES CONTRATS ET ROTATION

6. Généralités

La Fédération :

a) Procède par appel d’offres sur invitation lorsque la loi ou un règlement adopté en vertu d’une loi impose un tel appel d’offres, à moins d’une disposition particulière à l’effet contraire prévue au présent règlement;

b) Procède par appel d’offres public dans tous les cas où un appel d’offres public est imposé par la loi ou par un règlement adopté en vertu de la loi;

c) Peut procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement lui permet de le faire.

Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour la Fédération d’utiliser tout mode de mise en concurrence pour l’attribution d’un contrat, que ce soit par appel d’offres public, sur invitation ou par une demande de prix, même si elle peut légalement procéder de gré à gré.

Toute municipalité peut adhérer à un contrat conclu par la Fédération au bénéfice d’une ou de plusieurs municipalités en suivant la procédure prescrite par la Fédération.

7. Contrats pouvant être conclus de gré à gré

Sous réserve de l’article 8, tout contrat visé à l’un des paragraphes du premier alinéa de l’article 935 C.M. ou 573 L.C.V., comportant une dépense d’au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique

en vertu de l’article 935 C.M. ou de l’article 573 L.C.V., peut être conclu de gré à gré par la Fédération.

8. Rotation - Principes

La Fédération favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels, à l’égard des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l’article 7.

La Fédération, dans la prise de décision à cet égard, considère notamment les principes suivants :

a) le degré d’expertise nécessaire;

b) la qualité des travaux, services ou matériaux lui ayant déjà été dispensés ou livrés ou ayant déjà été dispensés ou livrés à des municipalités;

c) les délais inhérents à l’exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des matériaux ou à la dispense de services;

d) la qualité des biens, services ou travaux recherchés;

e) les modalités de livraison;

f) les services d’entretien;

g) l’expérience et la capacité financière requises;

h) la compétitivité du prix, en tenant compte de l’ensemble des conditions du marché;

i) le fait que le fournisseur ait un établissement sur le territoire d’une municipalité qui bénéficie du contrat;

j) tout autre critère directement relié au marché.

9. Rotation - Mesures

Aux fins d’assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l’article 8, la Fédération applique, dans la mesure du possible et à moins de circonstances particulières, les mesures suivantes :

a) selon les circonstances, cette identification peut s’étendre à l’ensemble du Québec ou à toute autre région géographique qui sera jugée pertinente compte tenu de la nature du contrat à intervenir;

b) une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à l’article 8, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la saine administration;

c) la Fédération peut procéder à un appel d’intérêt afin de connaître les fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins.

d) à moins de circonstances particulières, la personne en charge de la gestion du contrat complète, dans la mesure du possible, le formulaire d’analyse que l’on retrouve à l’Annexe 4.

e) pour les catégories de contrats qu’elle détermine, aux fins d’identifier les fournisseurs potentiels, la Fédération peut également constituer une liste de fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste, le cas échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au paragraphe b) du présent article.

CHAPITRE III MESURES SECTION I

CONTRATS DE GRÉ À GRÉ

10. Généralités

Pour certains contrats, les municipalités ne sont pas assujetties à aucune procédure particulière de mise en concurrence (appel d’offres public ou sur invitation). Le présent règlement ne peut avoir pour effet de restreindre la possibilité, pour la Fédération, de procéder de gré à gré pour ces contrats. Il s’agit, notamment, de contrats :

− qui, par leur nature, ne sont assujettis à aucun processus d’appel d’offres (contrats autres que des contrats d’assurance pour l’exécution de travaux, d’approvisionnement et de services);

− expressément exemptés du processus d’appel d’offres (notamment ceux énumérés à l’article 938 C.M. ou l’article 573.3 L.C.V. et les contrats de services professionnels nécessaires dans le cadre d’un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles;

− d’assurance, pour l’exécution de travaux, d’approvisionnement ou de services (incluant les services professionnels) qui comportent une dépense inférieure à 25 000 $.

11. Mesures

Lorsque la Fédération choisit d’accorder un contrat de gré à gré, les mesures suivantes s’appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la nature du contrat :

a) Lobbyisme

− Mesures prévues aux articles 15 (Devoir d’information des membres du Conseil d’administration et employés) et 16 (Formation);

b) Intimidation, trafic d’influence ou corruption

− Mesure prévue à l’article 17 (Dénonciation);

c) Conflit d’intérêts

− Mesure prévue à l’article 19 (Dénonciation);

d) Modification d’un contrat

− Mesure prévue à l’article 25 (Modification d’un contrat).

12. Document d’information

La Fédération publie, sur son site Internet, le document d’information relatif à la gestion contractuelle joint à l’Annexe 1, de façon à informer d’éventuels contractants des mesures prises par elle dans le cadre du présent règlement.

SECTION II

TRUQUAGE DES OFFRES

13. Sanction si collusion

Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres, une disposition prévoyant la possibilité pour la Fédération de rejeter une soumission s’il est clairement établi qu’il y a eu collusion avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres.

14. Déclaration

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l’octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l’Annexe 2.

SECTION III

LOBBYISME

15. Devoir d’information des membres du Conseil d’administration et employés

Tout membre du Conseil d’administration ou tout employé de la Fédération doit rappeler, à toute personne qui prend l’initiative de communiquer avec lui afin d’obtenir un contrat, l’existence de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme, lorsqu’il estime qu’il y a contravention à cette loi.

16. Formation

La Fédération privilégie la participation des membres de son Conseil d’administration et de ses employés à une formation destinée à les renseigner sur les dispositions législatives et réglementaires applicables en matière de lobbyisme.

SECTION IV

INTIMIDATION, TRAFIC D’INFLUENCE OU CORRUPTION

17. Dénonciation

Tout membre du Conseil d’administration, tout employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Fédération doit dénoncer, le plus tôt possible, toute tentative d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption dont il a été témoin dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée comme limitant le droit de la personne concernée à porter plainte auprès d’un service de police ou d’une autre autorité publique.

Un membre du Conseil d’administration fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au président; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute personne œuvrant pour la Fédération, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le président ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n’est pas impliqué. S’ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite à un vice-président ou à un autre membre du Conseil d’administration non impliqué.

La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée.

18. Déclaration

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l’octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s’est livré, dans le cadre de l’appel d’offres, à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption, à l’endroit d’un membre du Conseil d’administration, d’un employé ou de toute autre personne œuvrant pour la Fédération. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l’Annexe 2.

CONFLITS D’INTÉRÊTS

19. Dénonciation

Tout membre du Conseil d’administration, tout employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Fédération, impliqué dans la préparation de documents contractuels ou dans l’attribution de contrats, doit dénoncer, le plus tôt possible, l’existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de conclure un contrat avec la Fédération.

Un membre du Conseil d’administration fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au président, les autres employés ainsi que toute autre personne œuvrant pour la Fédération, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le président ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n’est pas impliqué.

S’ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite à un vice-président ou à un autre membre de la Fédération non impliqué.

La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée.

20. Déclaration

Lorsque la Fédération utilise un système de pondération et d’évaluation des offres, tout membre du comité de sélection doit déclarer solennellement par écrit, avant de débuter l’évaluation des soumissions, qu’il n’a aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l’égard du contrat faisant l’objet de l’évaluation.

Il doit également s’engager à ne pas divulguer le mandat qui lui a été confié par la Fédération, de même qu’à ne pas utiliser, communiquer, tenter d’utiliser ou de communiquer, tant pendant son mandat qu’après celui-ci, les renseignements obtenus dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions de membre du comité de sélection. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l’Annexe 3.

21. Intérêt pécuniaire minime

L’intérêt pécuniaire minime n’est pas visé par les mesures décrites aux articles 19 et 20.

IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES

22. Responsable de l’appel d’offres

Tout appel d’offres identifie un responsable et prévoit que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute information ou précision relativement à l’appel d’offres.

23. Questions des soumissionnaires

Le responsable de l’appel d’offres compile les questions posées par chacun des soumissionnaires au cours du processus d’appel d’offres et émet, s’il le juge nécessaire, un addenda, de façon à ce que tous les soumissionnaires obtiennent les réponses aux questions posées par les autres.

Le responsable de l’appel d’offres a l’entière discrétion pour juger de la pertinence des questions posées et de celles qui nécessitent une réponse et il peut regrouper et reformuler certaines questions aux fins de la transmission des réponses aux soumissionnaires.

24. Dénonciation

Tout membre du Conseil d’administration ou tout employé, doit, dès qu’il en est informé, dénoncer l’existence de toute situation, autre qu’un conflit d’intérêts, susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus d’appel d’offres et de la gestion du contrat qui en résulte.

Un membre du Conseil d’administration fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au président; les autres employés, ainsi que toute autre personne œuvrant pour la Fédération, au directeur général.

Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le président ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n’est pas impliqué. S’ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au vice-président ou à un autre membre de la Fédération non impliqué.

La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée.

MODIFICATION D’UN CONTRAT

25. Modification d’un contrat

Toute modification apportée à un contrat et qui a pour effet d’en augmenter le prix, doit être justifiée par la personne responsable de la gestion de ce contrat, en considérant les règles applicables pour autoriser une telle modification.

La Fédération ne peut modifier un contrat accordé à la suite d’un appel d’offres, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n’en change pas la nature.

26. Réunions de chantier

Lorsque cela est justifié par la nature des travaux, la Fédération, ou la municipalité visée par le contrat, favorise la tenue de réunions de chantier régulières afin d’assurer le suivi de l’exécution du contrat.

CHAPITRE IV

DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET FINALES

27. Application du règlement

L’application du présent règlement est sous la responsabilité du directeur général de la Fédération.

28. Abrogation de la Politique de gestion contractuelle

Le présent règlement remplace et abroge la Politique de gestion contractuelle adoptée par le conseil le .

29. Entrée en vigueur et publication

30. Le présent règlement entre en vigueur dès son adoption et est publié sur le site Internet de la Fédération.

De plus, une copie de ce règlement est transmise au ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire.

Adopté à , ce 2018

Président Directeur général

DOCUMENT D’INFORMATION

(Article 12 du Règlement sur la gestion contractuelle)

La Fédération a adopté un Règlement sur la gestion contractuelle prévoyant des mesures visant à :

− favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;

− assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme

et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;

− prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;

− prévenir les situations de conflit d’intérêts;

− prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;

− encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat;

− favoriser, dans la mesure du possible et selon les critères et principes prévus au règlement, la rotation des éventuels cocontractants à l’égard des contrats qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique en vertu de l’article 935 C.M. (ou de l’article 573 L.C.V.)

Ce règlement peut être consulté en cliquant sur le lien ci-après : (indiquer ici le lien permettant d’accéder au règlement).

Toute personne qui entend contracter avec la Fédération, lorsqu’elle agit pour le bénéfice d’une municipalité est invitée à prendre connaissance du Règlement sur la gestion contractuelle et à s’informer auprès du directeur général si elle a des questions à cet égard.

Par ailleurs, toute personne qui aurait de l’information relativement au non-respect de l’une ou l’autre des mesures y étant contenues est invitée à en faire part au directeur général. Ce dernier verra, si cela s’avère nécessaire, à prendre les mesures utiles ou référer la plainte et la documentation aux autorités compétentes.

DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE

(Gestion contractuelle)

Je, soussigné(e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire

, déclare solennellement qu’au meilleur de ma connaissance :

a) la présente soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute autre personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres;

b) ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption, à l’endroit d’un membre du Conseil d’administration de la Fédération, d’un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la Fédération ainsi que tout membre d’un conseil, d’un employé ou d’un fonctionnaire d’une municipalité bénéficiant du contrat dans la cadre de la présente demande de soumissions.

ET J'AI SIGNÉ :

Affirmé solennellement devant moi à ce e jour de 2018

Commissaire à l'assermentation pour le Québec

DÉCLARATION DU MEMBRE D’UN COMITÉ DE SÉLECTION

Je, soussigné(e), membre du comité de sélection relativement à (identifier le contrat), déclare solennellement n’avoir aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l’égard de ce contrat.

Je m’engage à ne pas divulguer le mandat qui m’a été confié par la Fédération, de même qu’à ne pas utiliser, communiquer, tenter d’utiliser ou de communiquer, tant pendant mon mandat qu’après celui-ci, les renseignements obtenus dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de mes fonctions de membre du comité de sélection.

ET J'AI SIGNÉ :

Affirmé solennellement devant moi à ce e jour de 2018

Commissaire à l'assermentation pour le Québec

FORMULAIRE D’ANALYSE POUR LE CHOIX D’UN MODE DE PASSATION

BESOINS DE LA FÉDÉRATION
Objet du contrat
Objectifs particuliers (économies souhaitées, qualité, environnement, etc.)
Valeur estimée de la dépense (incluant les options de renouvellement)			Durée du contrat
MARCHÉ VISÉ
Région visée			Nombre d’entreprises connues
Est-ce que la participation de toutes les entreprises connues est souhaitable?			Oui □ Non	□
Sinon justifiez.
Estimation du coût de préparation d’une soumission.
Autres informations pertinentes
MODE DE PASSATION CHOISI
Gré à Gré Demande de prix Appel d’offres public régionalisé	□ □ □	Appel d’offres sur invitation Appel d’offres public ouvert à tous			□ □
Dans le cas d’un contrat passé de gré à gré, les mesures du Règlement de gestion contractuelle pour favoriser la rotation ont-elles été considérées?			Oui □ Non		□
Si oui, quelles sont les mesures concernées?
Sinon, pour quelle raison la rotation n’est-elle pas envisageable?

SIGNATURE DE LA PERSONNE RESPONSABLE
	Signature
Prénom, nom		Date