CONDITIONS PARTICULIÈRES DU CONTRAT DE GARDIENNAGE

CONDITIONS PARTICULIÈRES DU CONTRAT DE GARDIENNAGE

REFUGE de MAUPAS

Ces conditions particulières complètent et précisent le contrat de gardiennage en date du … En cas de contradiction, les conditions générales priment sur les conditions particulières.

1/ Période de validité

Ces conditions particulières pourront être revues contradictoirement chaque année en fin de saison, à la demande du gardien ou de la FFCAM.

2/ Imputations diverses

La FFCAM fournit au gardien :

• le matériel de couchage,

• le matériel de chauffage,

• le matériel d'éclairage fixe, y compris les blocs de secours,

• le matériel de cuisine de base et la vaisselle pour un usage en collectivité,

• un ou des conservateurs de froid : réfrigérateur(s) et/ou congélateur(s). NB : leur parfait fonctionnement ne peut être garanti par la fédération,

en cas d’incident, la réparation sera faite au plus vite, sans que le gardien puisse demander un quelconque dédommagement à la fédération pour les contenus,

le « gros » matériel électroménager nécessaire à l’entretien du refuge (aspirateur, débroussailleuse, …)

• le matériel informatique nécessaire à la gestion des nuitées et à leur facturation : ordinateur, imprimante, lecteur code,

• Ie petit outillage (qui sera consigné sur les feuilles d'inventaire avec le matériel),

• Une pharmacie.

La FFCAM assume la charge financière de :

• Ia taxe foncière (sauf taxe ordures ménagères),

• toutes les vérifications périodiques obligatoires réalisées par les organismes agréés,

• contrôles techniques, maintenance et remplacement des installations électriques

et gaz, du chauffe-eau, du système de sécurité incendie, des extincteurs et d'une manière générale de tout ce qui a trait à la sécurité, à l'exception des installations de cuisson,

• ramonages divers non liés aux installations de cuisine ou de restauration,

• la signalétique de la fédération,

• la réparation ou le remplacement des conservateurs de froid défectueux lorsque

la panne n’est pas liée à une mauvaise utilisation du gardien,

• nettoyage annuel des couettes,

• remplacement du matériel de cuisine atteint de vétusté,

• fourniture de vitres, peintures et autres, destinés aux menus travaux de réparation et d'entretien,

• produits pharmaceutiques,

• combustibles de la salle commune et des dortoirs,

• les frais liés à la mise hors gel des locaux et matériels en prévision du froid ainsi qu’à la

remise en eau,

• abonnement au téléphone pour l'ensemble de l'année et communications téléphoniques en période non gardée,

• carburant du groupe électrogène dans le cas de travaux réalisés par la FFCAM,

• 50% du montant de l’abonnement de base aux fournisseurs d’accès Internet,

• 100 % des frais de maintenance du système de facturation,

• 100 % des frais d’hébergement du système informatique,

• 100 % des frais du système ATOS,

• la maintenance du système de réservation en ligne et du matériel informatique (hors consommables) sauf dégradation liée à un mauvais usage par le gardien,

• consommables liés à l’utilisation de l’outil informatique.

Le gardien doit assurer :

• l’entretien et le nettoyage du bâtiment (chambres, sanitaires, couloirs, escaliers, locaux

• divers),

• l’entretien des alentours sur tout le terrain attenant au refuge (coupe de l’herbe,

• plantations diverses, fleurs….),

• l'accès au refuge en période d'ouverture, notamment le déneigement. En cas de chute de neige importante en période d’ouverture, le gardien informera rapidement

le gestionnaire pour faire procéder au dégagement de la neige du toit si nécessaire,

• le contrôle après les gros coups de vent ou les fortes chutes de neige des dégâts

éventuels en période d’ouverture. En cas d'incidents ou accidents, il s’engage à prévenir

le gestionnaire dans les meilleurs délais,

• Ie petit entretien du groupe électrogène (vidange, filtre à huile, combustible, air),

• la surveillance et le remplacement des Iyres et autres flexibles du gaz,

• la mise en place du hors-sac pour la période non gardée (casseroles, vaisselle, seaux, matériel de nettoyage),

• la mise en service du refuge d’hiver,

• Ie nettoyage de la vaisselle hors-sac en période de gardiennage,

• I‘exéution des petits travaux d'entretien, y compris ceux des équipements photovoltaïques et d'assainissement,

• Ie ramonage de la cheminée de la salle commune, et de la cuisine du refuge : il fournira à l’entité gestionnaire une attestation que le travail a bien été fait,

• en fin de saison, la remise de la trousse à pharmacie au responsable de l’entité

gestionnaire, dès la fermeture,

• la mise en place des supports de communication autorisés par la FFCAM,

• Le balisage des chemins d'accès au refuge,

• S’assure du bon emplacement et de l’état de fonctionnement des extincteurs conformément à la réglementation,

• la vérification du bon fonctionnement des blocs de secours et des détecteurs de fumée,

• la tenue à jour du registre de sécurité,

• la tenue à jour du cahier des interventions (professionnelles et bénévoles),

• le chauffage du refuge et ses annexes,

• la mise hors-gel des locaux et du matériel en prévision du froid,

• l'entretien des équipements de production d'énergie (solaire photovoltaïque avec batteries, groupe électrogène etc.).

Le gardien assume la charge financière de :

• la taxe ou la redevance des ordures ménagères,

• le gaz pour la cuisine,

• Ie gaz pour le réchaud hors sac en période gardée,

• Ie carburant pour le groupe électrogène,

• Le combustible pour la pompe à eau,

• le remplacement des couverts et du matériel de service de table figurant à l’inventaire, confiés à sa garde et plus généralement de tout le matériel perdu ou détérioré, à l’exception du matériel atteint de vétusté,

• des tubes fluorescents et ampoules à remplacer, y compris dans les blocs de secours,

• des produits et matériels d'entretien et de nettoyage et du papier WC,

• Ie matériel d'éclairage portatif,

• tout le matériel propre à son activité de restauration ou de brasserie lorsqu’il n’est pas fourni initialement (tables de bar, parasols, congélateurs spécifiques pour les crèmes glacées ou les boissons…),

• les communications téléphoniques en période gardée,

• 50% du montant de l’abonnement de base aux fournisseurs d’accès Internet à compter de la date de l’activation jusqu’à la date de la désactivation par le gardien, soit auprès de son fournisseur d’accès, s’il est titulaire d’un abonnement ; soit, le cas échéant, auprès de NORDNET, fournisseur d’accès titulaire du contrat conclu avec la FFCAM

(à titre indicatif, tarif NORDNET 2019 : 24.90 €/mois),

• 60 euros annuels de participation aux frais de maintenance du système de réservation en ligne,

• la souscription auprès de la banque de son choix d’un système de Vente à Distance

compatible avec les exigences du système de réservation de la FFCAM.

La fédération restera titulaire des contrats d’abonnement téléphonique, internet, électricité, gaz,

eau. Le remboursement des factures correspondantes se fera conformément à l’article 7-1

« Remboursement des frais inhérents à l’hébergement » des présentes conditions particulières.

3/ -Gestion-Réservation et facturation des nuitées

3–1 Contributions à l'hébergement

Le montant des différentes contributions à l’hébergement est fixé chaque année par la fédération.

Le gardien devra veiller à l’application scrupuleuse des tarifs fixés par la fédération. Le non-respect des tarifs constitue un manquement grave à ses obligations.

3–2 Gestion des réservations et facturation des nuitées

Le gardien est tenu de relever quotidiennement le courriel adressé au refuge, notamment par des usagers qui utilisent ce support pour se renseigner ou réserver.

Dans le cadre du présent contrat et de l’article 7 des conditions générales, le gardien gère

le planning lié au système informatique et s'engage à l'utiliser selon les modalités définies ci-dessous.

• Le gardien propose systématiquement 80 % des places disponibles à la réservation par internet,

• Il saisit toutes les réservations prises par un autre mode (courrier, téléphone, mail...) en temps réel dans le logiciel mis à sa disposition par la fédération,

• il facture toutes les nuitées dans le logiciel informatique.

En cas de panne informatique avérée, le gardien, après en avoir informé la FFCAM, enregistrera et facturera les nuitées sur le support (carnets de nuitées) fourni.

Il mettra à jour le logiciel de facturation dès que possible après réparation de la panne.

La taxe de séjour ne sera pas intégrée aux règlements de participation à l’hébergement adressés par le

gardien à la fédération. Le gardien la traitera directement avec le service administratif concerné.

3–3 Acomptes

Le gardien se conformera aux conditions générales de vente et de réservation des nuitées de la fédération figurant sur le site internet dédié au refuge xxxx://xxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx et notamment le montant des acomptes défini annuellement.

Des acomptes seront exigés lors de la réservation en ligne et pourront être exigés par le gardien pour les autres modes de réservation (téléphone, courrier, …).

4. Organisation des couchages

Le gardien organise le couchage au mieux des intérêts des usagers, dans le respect de la réglementation.

5. Communication - Publicité

Le contrat de gardiennage, fondé sur un mandat d'intérêt commun liant le gardien à la fédération, précise au paragraphe 5, dernier alinéa, traitant des conditions générales de gardiennage, que :

"Toute communication à caractère publicitaire ou commercial, est subordonnée à l'autorisation préalable de la Fédération française des clubs alpins et de montagne"

En conséquence, le gardien présentera le refuge ou les informations relatives aux activités possibles à partir de cet hébergement par le biais du site internet spécifique à ce bâtiment réalisé par la FFCAM et utilisera exclusivement, dans le cadre des missions de gardiennage l’adresse courriel suivante : xxxx://xxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx

Il ne pourra céder en aucun cas les codes d’accès confidentiels lui permettant de mettre à jour les informations sur le site internet dédié au refuge

xxxx://xxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx

Dans ce cadre, les frais de référencement, d’inscription à des organismes ou de communication générale que les deux parties auront jugés utile d’engager, seront réglés à parts égales lors des bilans de fin de saison.

6. Missions et obligations complémentaires diverses

6 – 1 Budget entretien et travaux

Lors de la reddition des comptes de l'année en cours, le gardien :

- se fait rembourser les frais ayant fait l’objet d’une autorisation préalable et écrite du gestionnaire ou du responsable du refuge conformément à l'article 5 du contrat de gardiennage, sur présentation des justificatifs,

- doit exprimer au gestionnaire, ses besoins pour l'année suivante en matériels divers et travaux éventuels.

7/ Conditions financières

• 7-1 Remboursement des frais

Se référant aux différentes dispositions des présentes « conditions particulières », l'une ou l'autre des parties se fera rembourser la quote-part de frais qu'elle aurait avancée pour l'autre partie.

Chaque facture sera accompagnée de la copie de la facture originale, et fera apparaître la quote-part de l’autre partie.

• 7-2 Rémunération du mandat

Le gardien percevra un montant de 1 euro T.T.C. par nuitée, lequel sera versé au gardien en fin de saison à l'occasion de la reddition des comptes, pour le ménage des chambres, sanitaires et des communs en général ainsi que la blanchisserie, à l’exception du nettoyage annuel des couvertures ou couettes.

Ce versement sera accompagné d'une facture établie par le gardien

• 7-3 Forfait :

Le gardien recevra de la part de la fédération, en fin de saison, une somme forfaitaire de 3 500 Euros (trois mille cinq cents Euros), cette somme lui permettant d'exercer une activité convenable de gardiennage et de restauration.

Ce versement fera l'objet d'un avoir justificatif établi par la fédération.

• 7-4 Reversement des nuitées :

Le gardien reversera à la FFCAM le montant des nuitées, à la fin de chaque mois de la période

d’ouverture.

8/ Respect de l'environnement

En application de l’article 5 des conditions générales, le gardien expliquera aux usagers la nécessité de redescendre eux-mêmes tous emballages ou déchets qu'ils auront apportés au refuge.

- Les moyens motorisés ne seront utilisés qu'en l'absence de toute autre solution raisonnable

- Il est totalement interdit de brûler quoi que ce soit aux abords du refuge, tous les emballages ou déchets non compostables devront être redescendus dans la vallée et apportés à une déchetterie ou autre lieu approprié, le tri sélectif étant une exigence absolue.

9/ Périodes d'ouverture et de gardiennage

Eté : de juin à septembre + week-end selon la météo

Possibilité d’étendre ces dates sur réservation, en concertation avec l’entité gestionnaire.

10/ Etat des lieux - Inventaire détaillé des agencements, du matériel et du mobilier

• Etat des lieux des locaux à usage du gardien (annexé)

• Inventaire (annexé) :

o agencements

o matériel de restauration

o matériel de sécurité (extincteurs, éclairage portatifs)

o autres équipements et outillage 12/ Interlocuteurs

- FFCAM,

- Entité gestionnaire CAF de Toulouse.

- Responsable du refuge ………………………………..

Fait à …………………. Le ……./ /2020

Signatures

Le gardien le président de CAF de Toulouse

Le président de la FFCAM Xxxxxxx XXXXXXX