CHARTE DE DEONTOLOGIE DE LA FONDATION DE L’ECOLE NORMALE SUPERIEURE
CHARTE DE DEONTOLOGIE DE LA FONDATION DE L’ECOLE NORMALE SUPERIEURE
PRÉAMBULE
La Fondation de l’Ecole normale supérieure, ci-après dénommée Fondation de l’ENS ou FENS a pour but « de développer et soutenir les activités de recherche et de formation de l’Ecole normale supérieure et de ses partenaires notamment avec la fondation de coopération scientifique dite Paris Sciences et Lettres (PSL), dont l’ENS est fondateur, de renforcer leurs relations avec les entreprises et de contribuer à leur rayonnement international » (article 1 des statuts).
La Fondation de l’ENS a souhaité se doter de la présente charte de déontologie (ci-après « la charte de déontologie ») qui rappelle les valeurs qu’elle porte et les principes éthiques et déontologiques qu’elle souhaite mettre en œuvre au quotidien dans ses prises de décisions, ses relations avec ses partenaires, mécènes et fournisseurs, et dans l’ensemble de son organisation interne.
La charte de déontologie prescrit des règles de conduite spécifiques destinées à favoriser et à pérenniser au sein de la Fondation de l’ENS et dans ses relations avec les personnes qui la composent ou avec qui elle traite, une véritable culture d’intégrité et le respect des valeurs et des engagements de la Fondation de l’Ecole normale supérieure.
Ces principes directeurs constituent le socle éthique de la Fondation guidant l’ensemble de ses décisions et s’imposent comme tels à l’ensemble des personnes, entreprises et organisations en interaction avec la Fondation.
La Fondation de l’ENS a conscience que la charte de déontologie peut ne pas être exhaustive et que son contenu pourra être amené à être précisé ou complété.
La présente charte de déontologie vient compléter les textes de référence ci-dessous :
- les statuts de la Fondation de l’ENS ;
- le règlement intérieur ;
La charte de déontologie intègre le code de conduite anti- corruption prévu par ladite loi Sapin II1 et la politique d’acceptation des libéralités et mécénat adoptée par le conseil d’administration de l’ENS le 14 mars 2019.
Le conseil d'administration de la Fondation a approuvé cette charte de déontologie le 2 avril 2020.
La charte de déontologie sera mise en ligne sur le site internet de la Fondation.
1 Loi no 2016-1691, 9 déc. 2016, JO 10 déc. 2016
I- Code de conduite générale
1. Objet
Ce code de conduite contient les principes éthiques qui guident l’ensemble des activités menées par la Fondation. Il vise à guider les administrateurs et les équipes (ci-après désignés ensemble « les membres de la Fondation de l’ENS ») dans la conduite de leurs activités au sein de la Fondation.
2. Valeurs et engagements
2.1. Autonomie et indépendance de la Fondation
La Fondation de l’ENS est une structure de droit privé reconnue d’utilité publique. Elle affirme son indépendance à l’égard de toute personne morale de droit privé ou d’entité publique, notamment pour son financement, son organisation, son fonctionnement et sa gestion.
Toutes les décisions prises par les administrateurs de la FENS doivent l’être dans l’unique intérêt de la Fondation. En aucun cas, un administrateur ou un salarié ou quiconque représentant la FENS et parlant en son nom ne devra tirer profit, pour son propre compte ou le compte d’autrui, de ses liens avec la Fondation.
2.2. Légalité
Les membres de la FENS doivent se comporter d'une manière conforme à la règlementation française et européenne.
2.3. Respect et non-discrimination
La FENS promeut le respect et l’égalité des chances dans toutes ses activités et elle est particulièrement attachée à l’égalité des genres dans le travail et dans ses instances de gouvernance. D’autre part, elle œuvre contre toutes formes de discrimination.
2.4. Intégrité et dispositif anti-corruption
Les membres de la FENS doivent interagir avec honnêteté, intégrité et respect, notamment au regard des principes suivants :
• Prévention des conflits d’intérêts
Une situation de conflit d’intérêts apparaît dès lors que les intérêts personnels d’un membre de la FENS ou ceux de ses proches interfèrent avec sa capacité à exercer des fonctions dans l'intérêt de la Fondation de façon impartiale, ou au moins donnent cette impression (on parle alors « d’apparence de conflit d’intérêts »). Toute personne est tenue de signaler à son supérieur hiérarchique, ou au président de la Fondation, si elle se trouve dans une situation susceptible de provoquer un conflit d’intérêts (ou pouvant en créer l’apparence). Cela permet d’évaluer le risque et de prendre le cas échéant les mesures nécessaires afin d’empêcher qu’un tel conflit ne se produise.
• Cadeaux et gratifications
Les membres de la Fondation de l’ENS doivent :
- refuser les cadeaux ou invitations individuels répétitifs ou disproportionnés de la part de fournisseurs ou en échange d’un avantage indu ;
- refuser de recevoir tout cadeau en espèces.
• Les fournisseurs et les prestataires
La Fondation de l’ENS garantit le respect de la concurrence et le traitement équitable de ses fournisseurs et ses prestataires. Les consultations ainsi que les attributions de marchés sont menées de façon juste, transparente et objective, dans le respect des procédures internes en vigueur et de la règlementation applicable.
2.5. Respect des règles de gouvernance
Tous les membres de la FENS adhèrent aux statuts de la Fondation et respectent l’équilibre dans l’organisation des pouvoirs statutaires et notamment le rôle et la composition du conseil d’administration. Chacun veille à exercer ses fonctions dans le respect et les limites des délégations de pouvoirs consenties.
2.6. Signalement des infractions au code de déontologie générale
Le signalement permet de protéger la FENS en mettant en lumière des situations préoccupantes à travers un mécanisme de divulgation et de trouver une solution appropriée avant que cela ne devienne un véritable problème.
Tout membre de la Fondation de l’ENS qui suspecte une infraction au code de conduite générale a le devoir de signaler rapidement ses préoccupations au président ou au directeur. Les signalements feront l'objet d'une enquête et seront traités dans la plus grande confidentialité. Une fois l'enquête terminée, la Fondation de l’ENS prendra les mesures qu'elle jugera appropriées, dans le respect du droit applicable.
II- Politique d’acceptation des libéralités et mécénat
1. Objectifs de la politique d’acceptation des libéralités en provenance des individus et du mécénat en provenance des entreprises et fondations
La Fondation de l’ENS souhaite voir énoncer et diffuser un certain nombre de règles déontologiques qui guideront ses relations avec les entreprises, les fondations et les particuliers dans le cadre de ses activités de développement des ressources et qui garantiront à la fois :
• la transparence de l’utilisation des dons vis-à-vis de ses différents mécènes et respect des affectations éventuelles,
• la respectabilité des contributions financières en provenance de personnes morales et physiques, privées et publiques,
• l’indépendance de la Fondation de l’ENS vis-à-vis de celles-ci dans la conduite de ses projets et de sa politique générale et,
• le respect des règles juridiques et fiscales applicables à ces financements.
Dans cet état d’esprit, cette politique d’acceptation prescrit des principes spécifiques mais non exhaustifs, destinés à favoriser et à pérenniser au sein de la FENS une véritable culture d’intégrité. Elle prend en compte la Politique d’acceptation des dons de l’Ecole normale supérieure entrée en vigueur après vote en séance du conseil d’administration de l’Ecole le 14 mars 2019 et annexée à la présente charte de déontologie.
2. Typologie des contributions financières reçues par la Fondation de l’Ecole normale supérieure
Par contributions financières en provenance de personnes morales et physiques, privées et publiques, la Fondation de l’ENS entend les typologies de financement suivantes :
2.1. Dons des particuliers (libéralités)
Sont inclus dans cette catégorie :
- les dons manuels (effectués en dehors de tout cadre notarial), qui se caractérisent par la seule remise :
o de numéraire (chèque, espèces, virement ou prélèvement bancaire ou carte bancaire),
o ou de biens en nature (exemple : titres de sociétés, droits d’auteur…). Ils peuvent être décrits dans une convention de mécénat.
- les libéralités notariées : donations et legs
- les produits d’assurance vie
2.2. Contributions financières des personnes morales privées (entreprises, fondations et fonds de dotation…) et publiques
A- Sont inclus dans cette catégorie :
- le mécénat, qui ouvre droit à réduction d’impôt
o En numéraire
o En nature (dons de biens ou de droits. Ex : don mobilier ou immobilier...) :
o En compétence (réalisation d’une prestation de services ou transfert gratuit de compétence pouvant prendre la forme d’une mise à disposition de personnel).
- des contributions financières d’organisations publiques françaises ou étrangères telles que des subventions.
Les particuliers visés au 2.1 et les entreprises et fondations contribuant sous une forme quelconque de mécénat visées au 2.2 sont les « mécènes » au sens de la présente politique.
B- Relations avec l’entreprise mécène
- A l’exception d’opération de mécénat en numéraire qui n’aurait aucune contrepartie en termes de remerciements, les opérations de mécénat avec les entreprises font nécessairement l’objet de conventions écrites.
- La Fondation de l’ENS s’engage à communiquer sur demande de l’entreprise toute information lui permettant de respecter les obligations fiscales mises à sa charge dans le cadre du mécénat accordé, notamment en termes de suivi de contreparties.
- La Fondation de l’ENS attache une attention particulière à déconnecter toute action de mécénat du choix de ses fournisseurs ou prestataires. Elle s’interdit de conclure avec une entreprise, ou une fondation d’entreprise, une convention de mécénat qui serait de nature à laisser planer un doute quant à l’impartialité du choix des fournisseurs voire à fausser une procédure d’appel d’offres, en cours ou à venir. Les entreprises fournisseurs ou prestataires de la Fondation peuvent effectuer toute forme de mécénats susvisés au même titre que toute autre entreprise tant que ce soutien préserve le principe désintéressé du don : il ne doit pas être considéré comme un avantage commercial ni avoir pour fin de favoriser le fournisseur ou prestataire au détriment d’un autre.
3. Engagement de la Fondation de l’ENS sur le traitement des libéralités et du mécénat
3.1. L’indépendance vis-à-vis des mécènes
La Fondation de l’ENS conserve son entière et totale indépendance vis-à-vis des mécènes dans ses choix stratégiques et décisions. Œuvrant dans le secteur de l’enseignement supérieur et de la recherche, la Fondation rappelle avec force que :
- La sélection d’élèves ou étudiants, tous cycles confondus, ne peut jamais être influencée par quelque soutien financier d’une personne physique ou d’une personne morale ;
- L’indépendance des enseignements et de la recherche ne peut en aucun cas être influencé par un soutien financier d’une personne physique ou d’une personne morale.
3.2. Respect des affectations demandées par les mécènes
La Fondation de l’ENS s’engage, dans le respect de la réglementation applicable et des procédures en vigueur, à assurer une affectation des dons et des donations conforme aux intentions formulées par écrit par les mécènes, dès lors que celles-ci s’inscrivent dans le cadre de ses missions statutaires et des principes définis aux présentes.
La Fondation de l’ENS s’engage à faire preuve de transparence dans l’utilisation des fonds alloués et à utiliser des méthodes rigoureuses de gestion et de reporting des dons. Selon le montant du don, la Fondation de l’ENS pourra transmettre un rapport spécifique au mécène.
S’il s’avère nécessaire de modifier l’affectation de ces dons et donations d’autres affectations seront envisagées avec l’accord du mécène.
La Fondation de l’ENS s’engage en outre à respecter la confidentialité de l‘identité du mécène en cas de demande en ce sens de sa part.
3.3. Respect de la règlementation applicable
La Fondation de l’ENS s’engage également à respecter l’ensemble des réglementations française et européenne applicables, et notamment celles relatives au mécénat et à la protection des données à caractère personnel.
- Mécénat
La Fondation de l’ENS s’assure de l’éligibilité du don aux différentes incitations fiscales pour le mécénat (impôt sur les sociétés, impôt sur le revenu et impôt sur la fortune immobilière notamment). Elle veille au respect des conditions posées par la règlementation applicable au mécénat, et notamment au caractère nécessairement limité des contreparties accordées au mécène (cf. infra).
Dans le respect de cette règlementation, les mécènes reçoivent un reçu destiné à justifier des incitations fiscales auprès de l’administration fiscale.
La valorisation des mécénats en nature et de compétence relève de la responsabilité propre de celui qui effectue le don.
- Protection des données à caractère personnel
La Fondation de l’ENS affirme son attachement au respect des lois et règlements applicables en matière de protection des données personnelles et s’engage à préserver leur sécurité, leur confidentialité et leur intégrité lors de leur collecte, de leur traitement et de leur stockage. La Fondation de l’ENS recueille, stocke et traite ces données conformément aux dispositions légales, et en particulier la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données ou "RGPD") et plus largement à toutes les dispositions légales en vigueur.
Les traitements mis en œuvre par la Fondation de l’ENS sont fondés sur les bases légales établies dans le RGPD, et particulièrement sur l’intérêt légitime de la Fondation de l’ENS, le
consentement de la personne concernée au traitement de ses données et la nécessité de traiter les données personnelles pour respecter une obligation légale.
La Fondation de l’ENS ayant conscience que les personnes dont il traite les données à caractère personnel sont maitres de leurs données, accorde une grande importance à la loyauté et à la transparence des traitements. Les traitements mis en œuvre poursuivent des finalités explicites, légitimes et déterminées.
La Fondation de l’ENS supérieure peut être amenée à collecter, traiter, gérer, et réutiliser informatiquement des données. L’accès aux informations enregistrées dans les bases de données de la FENS est strictement réservé à la Fondation, ses sous-traitants, et le cas échéant, dans le respect de la RGPD, l’ENS. La Fondation ENS s’engage formellement à ne pas vendre, céder ou louer à quiconque et pour quelque raison que ce soit les informations personnelles objets des différentes collectes.
Les données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités.
Conformément à règlementation applicable, toute personne concernée dispose de droits sur ses données à caractère personnel, notamment les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d’opposition au traitement de ses données à caractère personnel. Afin d’exercer ces droits, elle peut contacter la FENS à l’adresse postale suivante 00 xxx x’Xxx, 00000 Xxxxx et à l’adresse électronique suivante : fondation- xxx@xxx.xx. De plus, conformément au RGPD, elle peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.
3.4. Transparence financière
La Fondation de l’ENS fait établir des comptes et rapports d’activités annuels ainsi qu’un compte d’emploi annuel des ressources.
Elle fait certifier ses comptes annuellement par un commissaire aux comptes qui atteste la sincérité et la concordance avec les documents comptables, des informations présentées dans le compte d’emploi des ressources.
La Fondation de l’ENS adresse, chaque année, son rapport d'activité, son budget prévisionnel, et ses comptes annuels certifiés par un commissaire aux comptes :
- à la préfecture de son siège social ;
- au ministère de l'intérieur;
Dans le cadre de ses campagnes d’appel public à la générosité publique, le compte emploi- ressource peut faire l'objet d'un contrôle de la Cour des comptes (C. jur. fin. art. L 111-8 et R 142-1).
La Fondation s’engage, en outre, à fournir au mécène, sur sa demande, toutes les informations relatives à l’utilisation de son don.
3.5. Gestion financière de ses actifs
La Fondation de l’ENS s’attache à respecter les principes élémentaires de prudence pour sa gestion financière (tels que les règles de dispersion par catégories de placement et par émetteur). La Fondation a mis en place à cet effet un comité de placements et un comité d’audit.
3.6. Demandes de financements provenant de structures tierces
La Fondation de l’ENS reçoit des demandes de financement de la part d’autres entités juridiques. Elle les examine en appréciant la pertinence et l’utilité des actions présentées et s’assure de l’éligibilité des actions financées au mécénat, dans le respect des éventuelles demandes d’affectation formulées par les mécènes.
Elle décide souverainement de les encourager en participant à leur financement, ou non. La Fondation de l’ENS signe dans ce cadre une convention de financement, rappelant les droits et obligations des parties prenantes. Cette règle s’applique notamment dans le cadre de ses relations avec l’ENS.
4. Liberté de refuser des contributions financières ou matérielles et/ou d’y mettre un terme prématurément
La Fondation de l’ENS se réserve le droit de refuser des contributions financières ou matérielles en provenance de personnes morales et physiques (ci-après les financeurs), sous la forme de mécénat dans les situations suivantes :
- atteinte à l’autonomie scientifique : les contributions dont le but serait d’orienter, d’influencer ou d’utiliser à des fins personnelles ou commerciales les résultats et travaux financés par le mécénat.
- doute sur la légalité des activités du financeur : les contributions de financeurs personnes morales ou personnes physiques pour lesquelles existerait un doute sur la légalité de leurs activités.
- risque de réputation : les contributions qui pourraient porter atteinte à la réputation de la Fondation de l’ENS ou dont l’association d’image pourrait être préjudiciable à la Fondation de l’ENS ou aux membres de la Fondation de l’ENS.
- Les conditions attachées au don non acceptables sont les suivantes :
o les contributions assorties de conditions trop restrictives qui :
§ nuiraient à la mission de la Fondation de l’ENS,
§ entraveraient son bon fonctionnement,
§ ou entraineraient des charges supplémentaires et supérieures au montant du soutien accordé.
o les contributions en nature ou compétence dont la Fondation de l’ENS n’aurait pas l’utilité
o les contributions faisant courir un risque juridique ou fiscal
- Risque sur l’origine des fonds :
o dons anonymes : les contributions financières véritablement anonymes, c’est-à-dire pour lesquelles la Fondation de l’ENS traite avec un intermédiaire et ne peut identifier la personne morale ou la personne physique,
o dons ou donations provenant de comptes abrités par des paradis fiscaux ou réglementaires non-coopératifs.
En accord avec les conventions signées, la Fondation de l’ENS se réserve également le droit de résilier une convention si le mécène se met en contrariété avec ses obligations déontologiques, notamment lorsqu’il fait l’objet de poursuites disciplinaires ou judiciaires ou si un cas d’amoralité était révélé a posteriori. Les fonds reçus ne seraient pas restitués.
5. Politique de reconnaissance dans le cadre du mécénat
5.1. Dispositif général
Conformément à la loi, du 1er août 2003 sur le mécénat, la Fondation se conforme au principe d’absence de contrepartie pour le mécène.
Toutefois, la Fondation de l’ENS, dans un souci de manifester sa gratitude aux mécènes, personnes physiques ou morales, peut proposer, en totale coordination et en coopération avec l’Ecole normale supérieure qui lui a accordé les droits en ce sens dans le respect du droit en vigueur par le biais d’une convention cadre, des actions de reconnaissance à ces derniers, en veillant à respecter une disproportion marquée entre la libéralité et les avantages retirés de ces actions.
Cette limite est notamment fixée, pour les mécènes particuliers, à 25% du montant du don.
5.2. Les pratiques de citation
La Fondation de l’ENS s’assure que la dénomination du mécène qu’elle pourra faire figurer sur des supports pérennes ou temporaires est bien celle de la personne physique ou morale qui lui verse les libéralités. S’agissant d’une entreprise, elle vérifie qu’elle est représentée par sa seule raison sociale, son logo, et que l’utilisation de cette dénomination respecte la volonté de celle- ci en termes de communication et d’image. En outre, la Fondation de l’ENS s’interdit toute promotion commerciale pour les produits ou services du mécène.
5.3. La nomination d’espaces et de programme à l’Ecole normale supérieure
Dans le cadre du programme de reconnaissance établi en coopération avec l’Ecole normale supérieure et les conventions tripartites entre les mécènes (notamment les entreprises), il pourra être proposé aux mécènes les plus importants de nommer un espace ou un programme.