CONTRAT DE TELETRANSMISSION VIA L’ACTIVITE OCT D’ALMERYS ET DU SUIVI DES FLUX PAR INTERNET
CONTRAT DE TELETRANSMISSION VIA L’ACTIVITE OCT D’ALMERYS ET DU SUIVI DES FLUX PAR INTERNET
Service CODELIS
Entre les soussignés :
LA SOCIETE ALMERYS, dont le siège social est situé 00, xxx xx Xxxxxxx – 63967 XXXXXXXX XXXXXXX Xxxxx 0, dûment représentée par Xxxxxxx Xxxxxxx, agissant en qualité de Président,
ci après dénommée « ALMERYS»
Et Monsieur ou Madame
Agissant en sa qualité de Spécialité, sous le n° de Professionnel N° FINESS, domicilié(e) NOM DU CABINET N° et nom de la Rue à Ville (Code Postal).
Ci après dénommé le « PS » (Partenaire de Santé)
Ci-après également dénommées individuellement la "Partie" et collectivement les "Parties".
Il a été convenu ce qui suit :
Définitions :
ARL Accusé de Réception Logique. Terme apparu avec Sesam VITALE. Lorsqu’un PS émet un lot sécurisé (portant la signature électronique du PS) vers un organisme, le serveur de ce dernier doit renvoyer un accusé de réception, soit positif si le lot est accepté, soit rejeté si le lot est refusé.
B2 Norme de présentation des FSE dans le sens PS OCT AMO / AMC.
B2 OCT Norme B2 adaptée aux concentrateurs (OCT).
BAL Boîte A Lettres électronique.
CNDA Centre National d’homologation des logiciels
FSE Feuille de Soins Electronique. Terme apparu avec Sesam VITALE. Une FSE représente la facture que reçoit le régime obligatoire de l’assuré et émise par le PS, avec TP ou pas (HTP).
NOEMIE Norme Ouverte d’Echanges entre la Maladie et les Intervenants Exterieurs. Elle est subdivisée en deux grandes versions : la NOEMIE OC (organisme complémentaire) et la NOEMIE PS (professionnel de santé). Un concentrateur ne voit jamais un flux NOEMIE OC.
OCT Organisme Concentrateur Technique : organisme informatique qui concentre les factures d’un PS et les envoie à tous les régimes concernés. Il gère les retours qu’il reçoit de partout pour les regrouper et ne faire qu’un envoi au PS. Ceci permet au PS de se simplifier la vie car il n’a qu’un envoi à faire vers un unique organisme.
PS Partenaire de Santé (Pharmacie, Kiné, Opticiens, Hôpitaux, Labo, etc…)
RC Régime Complémentaire = AMC
RO Régime Obligatoire = AMO
RPH Retour PHarmacie : c’est une norme dédiée aux OCT créée à l’origine par Resopharma pour simplifier à l’extrême le retour d’informations aux PS et ainsi réduire le volume de données échangées. Cette norme est amenée à disparaître car elle ne peut plus répondre aux besoins actuels et commence à être remplacée par NOEMIE.
RSP Rejet / Signalement / Paiement : Terme apparu avec Sesam-VITALE. C’est un retour NOEMIE qui contient les Rejets et/ou les signalements de prise en compte d’une facture avec traitement différé et/ou les paiements.
RSV Réseau Sesam VITALE. Nom du réseau qui permet à tous les partenaires en VITALE de communiquer. Ca fonctionne un peu comme internet mais dans lequel seuls les PS, AMO et AMC peuvent échanger.
Service Activité OCT d’Almerys
Codelis
A RTICLE 1 : Objet du contrat
Par le présent contrat, ALMERYS met à la disposition du PS qui le souhaite, un service de télétransmission des Feuilles de Soins Electroniques (FSE) vers les caisses d’assurance maladie (RO) et les mutuelles complémentaires (RC).
ALMERYS met également à la disposition du PS le service du suivi des flux par Internet sur le site xxx.xxxxxxx.xxx afin de visualiser et contrôler l’ensemble de ses échanges.
A RTICLE 2 : Définition des services
A rticle 2-1 : service de télétransmission vers RO et RC
ALMERYS met à la disposition du PS, une boite aux lettres Internet (BAL) dans laquelle ce dernier peut déposer à volonté des lots de FSE sous forme de courriers électroniques.
Hormis une éventuelle panne du serveur Orange Internet qui l’héberge, la BAL du service Codelis est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
A intervalle régulier le service Codelis extrait de sa BAL les courriers électroniques déposés par les PS et les éclate en lots RO et lots RC.
Les lots à destination des Régimes Obligatoires (RO) sont immédiatement envoyés sur le RSV via Orange Internet. Les lots à destination des Régimes Complémentaires (RC) sont mis en attente puis transmis aux régimes complémentaires une fois par jour.
Le service Codelis récupère dans sa BAL, les Accusés de Réception Logique (ARL) et les Rejets Signalement Paiements (RSP = retours NOEMIE) émis par les RO et les dépose immédiatement dans la BAL du PS sous forme de courriers électroniques. De même, le service Codelis récupère les retours NOEMIE ou RM émis par les RC et les dépose une fois par jour dans la BAL du PS sous forme de courriers électroniques.
Les lots de FSE, les ARL et les RSP sont archivés par ALMERYS pendant deux mois.
A la demande du PS, d’un RO ou d’un RC, et dans la mesure où il est encore archivé, ALMERYS peut ré-émettre un lot ou remettre à disposition un ARL ou un RSP. Il peut également analyser et communiquer le contenu d’un lot, d’un ARL ou d’un RSP.
A rticle 2-2 : service du suivi des flux sur xxx.xxxxxxx.xxx
Ce service, accessible depuis le poste de travail du PS, permet à celui-ci de contrôler en toute sécurité, à l’aide d’un identifiant et mot de passe personnel, l’ensemble de ses échanges avec les régimes obligatoires (RO) et complémentaires (RC), à savoir :
Recherche multi critères évoluée et rapide (par date, par régime, par n° de lot, par situation, etc…).
Visualisation de la date et du contenu des lots de Feuilles de Soins Electroniques (FSE émises).
Visualisation de la date de réception des lots par Codelis et de la date d’envoi vers les destinataires (RO &RC).
Situation de chaque lot de FSE en temps réel : en attente d’ARL (Accusé de Réception Logique), en attente de RSP (Rejet Signalement Paiement) ou archivé (totalement payé ou rejeté – dans ce cas, le lot est archivé pendant 4 mois).
Affichage des montants réglés par le RO et le RC au niveau du lot.
Affichage des montants réglés par le RO et le RC au niveau de la FSE.
Affichage du libellé du rejet au niveau de la FSE.
Retransmission d’un lot non traité (ni paiement ni rejet).
Visualisation des ARL et des RSP et retransmission si nécessaire.
Le PS peut également consulter la liste réactualisée des différents régimes auxquels il peut adresser ses demandes de remboursements via Codelis et déposer les demandes de nouveaux liens vers lesquels il souhaite télétransmettre.
A RTICLE 3 : Procédures et normes
Le service Codelis a obtenu l’accord du GIE SESAM-VITALE pour son intégration au système SESAM-VITALE le 2 mars 2001.
Afin de préserver l’indépendance du PS et la compatibilité de ses logiciels, ALMERYS s’engage à respecter à la lettre le cahier des charges « Concentrateurs » (version 1.31 et suivantes) défini par le GIE SESAM-VITALE.
A ce jour le protocole de messagerie Internet SMTP est autorisé.
Les lots de FSE (certifiés ou dégradés) doivent être à la norme 615-B2 (cahier des charges 12/1999 et suivants) ou à la norme B2-OCT (cahier des charges du 02.03.2001 et suivants).
En fonction du choix du PS, les ARL et les RSP sont à la norme NOEMIE (toutes références) ou à la norme RPH (cahier des charges du 02.03.2001 et suivants).
A RTICLE 4 : Prix du service
Le prix du service forfaitaire est fixé à douze euros et soixante-quatorze centimes d’euro hors taxes (12.74€ HT) par mois.
En cas de mois incomplet (notamment en début et/ou fin de contrat), la totalité du forfait est due.
Ce prix ne comprend pas l’éventuel abonnement du PS au fournisseur d’accès à Internet ni le coût des communications (la plupart des fournisseurs d’accès proposent des forfaits qui englobent l’abonnement et les communications).
Le prix du service est payé par prélèvement automatique sur un des comptes du PS le 20 du mois suivant celui de la facturation.
Le prix sera réévalué tous les ans au 1er janvier en fonction de la variation de l’indice SYNTEC en utilisant la formule de révision de prix suivante : P = Po *(S/So) dans laquelle.
P = prix de la prestation actualisé
Po = prix initial prévu pour la première année du contrat ou dernier prix révisé pour les années suivantes
S = le dernier indice SYNTEC publié au moment de la révision
So =l’indice SYNTEC de référence pour la première révision de prix ou, pour les années suivantes, l’indice SYNTEC le plus récent retenu lors de la précédente révision.
L’indice de référence est l’indice de Novembre 2018, à savoir 270.02.
A RTICLE 5 : Obligations d’ALMERYS
ALMERYS s’engage à mettre à la disposition du PS, le service défini à l’article 2 au prix fixé à l’article 4.
Il s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la sauvegarde des informations et des programmes afin de palier au plus vite une panne éventuelle de son système informatique. Toutefois, la responsabilité d’ALMERYS ne sera pas engagée en cas de panne du serveur Orange Internet sur lequel il n’a aucune prise.
ALMERYS s’engage à respecter les consignes et les cahiers des charges du GIE SESAM-VITALE et à adapter ses logiciels en conséquence.
ALMERYS s’engage, dès réception du présent contrat signé par le PS, à lui fournir par fax ou par courrier, l’identifiant et le mot de passe pour accéder au service du Suivi des flux par Internet.
A RTICLE 6 : Obligations du PS
Le PS s’engage à utiliser exclusivement des logiciels agréés par le CNDA.
Il fournira le nom d’une boite aux lettres Internet (BAL) dans laquelle ALMERYS déposera les ARL et les RSP.
Le PS s’engage à payer le prix du service dans les conditions fixées à l’article 4.
A RTICLE 7 : Données à caractère personnel
Le PS est informé que les données à caractère personnel le concernant (nom, prénom, n° FINESS, adresse postale, adresse mail, coordonnées téléphoniques, historique des télétransmissions et coordonnées bancaires) ne sont recueillies que dans le cadre de la gestion du présent contrat et sont traitées pour les finalités suivantes :
- Fourniture d’un service de concentration technique des flux (factures et ordonnances) avant envoi vers les caisses obligatoires et complémentaires.
Toutes données à caractère personnel, collectées dans le cadre du présent contrat ne seront transmises à aucun tiers non autorisés. Elles ne sont ni cédées, ni vendues, ni partagées, sauf en cas de consentement préalable de la personne concernée.
Seul des tiers autorisés tels que les autorités judiciaires ou administratives, conformément aux exigences spécifiques de fourniture de données obligatoires, pourront accéder aux données à caractère personnel traitées par ALMERYS.
Les données personnelles du PS seront conservées pendant toute la durée du présent contrat et durant la durée légale de prescription.
Pendant cette période, ALMERYS mettra en place tous les moyens techniques et organisationnels en vue d’assurer la confidentialité et la sécurité de ces données personnelles.
Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 – aussi nommé « RGPD » à compter de son entrée en application le 25 mai 2018, ainsi que toute autre loi ou règlementation applicable aux traitements en matière de protection des données à caractère personnel en vigueur avant le 25 mai 2018 (ci-après ensemble : la « Réglementation Applicable »), le PS dispose :
- d’un droit d’accès et de rectification des données à caractère personnel le concernant.
- d’un droit d’opposition et de suppression de ses données à caractère personnel ;
- du droit de communiquer ses directives concernant le sort de ses données à caractère personnel après sa mort ;
- du droit de solliciter une limitation du traitement,
- du droit à la portabilité de ses données,
- d’un droit à l’oubli et à l’effacement numérique,
- du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Le PS peut exercer ces droits en adressant sa demande avec une copie de sa pièce d’identité (carte d’identité, titre de séjour, visa, etc..) au Délégué à la Protection des Données,
- soit par voie postale à l’adresse suivante :
DPO – almerys 00, xxx xx xxxxxxx,
00000 XXXXXXXX-XXXXXXX XXXXX 0
- soit par voie électronique à l’adresse suivante : xxx@xxxxxxx.xxx.
ARTICLE 8 : Durée
Le présent contrat est signé pour une durée initiale d’une année à compter de la date de signature. Sauf dénonciation préalable, il sera prolongé d’année en année par tacite reconduction.
A RTICLE 9 : Résiliation
Chacune des parties peut mettre fin au présent contrat à tout moment, sans préjudice, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Toute demande de résiliation reçue jusqu’au 15 du mois(M) en cours entraine une résiliation au dernier jour du mois (M). Les demandes de résiliation reçues à compter du 16 du mois en cours (M) entraînent une résiliation au dernier jour du mois suivant (M+1).
Le courrier doit être envoyé à l’adresse suivante :
Almerys Service Codelis 00 x xx Xxxxxxx
00000 Xxxxxxxx-Xxxxxxx Xxxxx 0
ALMERYS s’engage à mettre à la disposition du PS, tous les ARL et les RSP qu’il pourrait recevoir, et ce, pendant le délai d’un mois après réception de la lettre recommandée avec accusé réception de résiliation du contrat.
A RTICLE 10 : Tribunaux et compétence
Le présent contrat est régi par le droit français.
A défaut de conciliation, tout litige relatif à l’exécution des obligations de chacune des parties ou à l’interprétation des clauses du présent contrat sera soumis au Tribunal de Commerce de Clermont- Ferrand.
Fait en 2 exemplaires, à Clermont-Ferrand Le jeudi 6 juin 2019
Cachet et signature du PS La société ALMERYS Représentée par son Président Xxxxxxx XXXXXXX