Convention entre l’Association Maison du quartier du Moulin Vert et la Ville de Quimper
Convention entre l’Association Xxxxxx xx xxxxxxxx xx Xxxxxx Xxxx xx xx Xxxxx xx Xxxxxxx
PREAMBULE
La convention signée xx 0xx xxxx 0000, xxxxx xx Xxxxx xx Xxxxxxx et l’Association Xxxxxx xx xxxxxxxx xx Xxxxxx Xxxx, xxxxxx x xxxxxxxxxx xx 0xxxxxx 0000.
Dans le prolongement de l’action menée ces dernières années par cette association sur le quartier du Moulin Vert, action récemment évaluée sous forme d’un diagnostic partagé, et convaincue que la Maison de quartier, se situe, aujourd’hui, xx xxxxxx xxx xxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx xx xx xxxxxxxx, xx Xxxxx xx Xxxxxxx souhaite réaffirmer son engagement en faveur de cette association.
La Ville entend également insister sur la nécessité de faire émerger des synergies et des collaborations entre les structures qui interviennent sur ce quartier, dans le domaine des loisirs socio éducatifs, culturels et sportifs, de l’éducation et de la formation, de l’animation et l’insertion sociale, de la prévention de la délinquance, et s’attachera à ce que des liens se tissent entre la Maison de quartier et les opérateurs spécialisés, ceci dans le respect des objectifs, des missions et des statuts de chacun.
La Ville et l’Association font le choix de se considérer comme partenaires et décident de contractualiser leurs relations.
En conséquence, par les dispositions du texte ci-après, il est établi une convention
Entre
Monsieur Xxxxx XXXXXX, sénateur-maire de la Ville de Quimper, agissant au nom de la Commune, en vertu d'une délibération du Conseil Municipal du
Désigné ci-après par La Ville
Et :
L'Association Maison de quartier du Moulin Vert, représentée par Monsieur Xxxxxx Xxxxxxxx, son président, agissant au terme d'une délibération du Conseil d'Administration en date du
Désigné ci-après par l 'Association
INTRODUCTION
Article 1 : Objet de la Convention
Par la présente convention, la Ville de Quimper reconnaît et approuve les orientations du projet socioéducatif, culturel et d’animation sociale que l’Association Maison de quartier du Moulin Vert se propose de développer sur le quartier du Moulin Vert, pour les 5 prochaines années, et le caractère d’intérêt général que ce dernier sous tend.
La présente convention définit les engagements mutuels de la Ville et de l’Association pour l’accomplissement de la mission menée par cette dernière, établit et précise l’importance des moyens : financiers, locaux, équipements matériels et mobiliers que la Ville entend mettre à la disposition de l’Association pour mener à bien ses objectifs.
Article 2 – Mission d’intérêt général reconnue à l’Association, à partir de laquelle la Ville entend baser son engagement
Comme le précisent ses statuts, l’association Maison de quartier du Moulin Vert, est une association d’éducation populaire qui a une vocation d’animation globale.
Le caractère laïc et pluraliste de l’Association, fortement affirmé, est marqué par son ouverture à tous, adhérents ou usagers à titre individuel ou associatif, quelque soit leur âge, leur sexe, leur profession, leur origine, sans distinction de race ou de culture, dans le respect des convictions idéologiques, politiques ou religieuses de chacun.
Les orientations de son projet d’animation sociale et culturelle, développées dans le document « Diagnostic partagé - Enjeux et perspectives de développement de la Maison de quartier du Moulin Vert, élaboré conjointement par les représentants de l’association et de la ville et annexé à la présente convention (annexe 1), réaffirment cette vocation d’animation globale autour de 4 axes prioritaires :
● l’Accueil des publics, cœur de vie de l’association et de la structure l’accueil se doit d’être moment mais aussi un espace de dialogue et d’écoute des habitants du quartier, un espace d’information, un lieu de vie
● L’action en direction de la jeunesse et le développement d’un secteur Jeunesse fort à partir d’une équipe professionnelle renforcée dans ses moyens humains : 1 poste d’animateur jeunesse, financé par une dotation municipale supplémentaire, vient renforcer l’équipe existante ; Ce secteur d’activité est tourné vers le public jeunes 6-17 ans, prioritairement, mais non exclusivement.
● L’action en direction des familles et le développement du lien Parents/Enfants
● L’animation socio éducative et culturelle, outil de lien social et support d’une dynamique intergénérationnelle qu’il appartiendra à la Maison de quartier de mener seule ou en lien avec les différents opérateurs et association du quartier et plus globalement les différents opérateurs spécialisés de la Ville.
La Ville entend soutenir la Maison de quartier dans sa volonté d’ouvrir ses locaux à un plus large public, pour favoriser la mixité sociale au sein de ses équipements. Elle entend soutenir également la volonté de la Maison de quartier dans sa volonté de prendre en compte, dans son projet d’animation, l’évolution du quartier et de l’arrivée annoncée de nouvelles populations sur le territoire.
Cette volonté nécessitera la mise en place d’un panel d’activités de loisirs plus large et plus diversifié pour tenir compte des besoins exprimés ou latents de toute la population du quartier, une mobilité et une présence de ses équipes d’animation au plus près des nouveaux quartiers et la mise en place de services et d’outils d’animation adaptés.
L’Association veillera à favoriser l’accès aux prestations proposées en développant une politique tarifaire adaptée.
Article 3 - Territoire d’intervention :
L ’Association Maison de quartier du Moulin Vert centrera son travail sur le quartier du Moulin Vert, sans toutefois d’exclusive, se réservant la possibilité d’inscrire ses actions sur des territoires plus vastes en fonction de la nature des projets ou des partenariats engagés.
Première partie - Définition des engagements de la Ville de Quimper
Article 4 – Moyens financiers
● La Ville contribuera aux moyens financiers de l’Association par l’octroi d’une subvention versée sous forme de dotation globale, dont le montant sera fixé annuellement par le Conseil Municipal
● La base de calcul de la dotation globale, applicable à la signature de la présente convention, est le montant de la subvention 2006, qui s’élève à : 150 211,93 €, somme calculée de la façon suivante :
- dotation 2005, augmentée du taux directeur de la Ville en 2006 de 1,5 %, soit : 124 356,93 €
Pour mémoire, il est rappelé que la dotation de la Maison de quartier, votée au BP 2005 se montait à 100 519,14 €. Une dotation complémentaire de 22 000,00 € pour le financement d’un poste d’animateur pour le secteur jeunesse de la Maison de quartier a été votée par le Conseil Municipal au titre du budget 2005.
Par ce faire, la Ville marque sa volonté de soutenir, prioritairement, le développement du secteur Jeunesse de la structure.
- A cette somme est ajoutée une dotation financière supplémentaire de la Ville pour permettre à l’association d’assumer les charges de gestion liées à l’ouverture des nouveaux locaux (heures de ménage pour entretien des locaux, abonnement et charges d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone, d’accès internet) à hauteur de 25 855,00 €.
Pour s’assurer que le montant des charges de gestion des nouveaux locaux mis à disposition de l’association en juin 2006 a bien été évalué pour le calcul de la dotation globale, et pour répondre aux objectifs initiaux poursuivis, il sera procédé à deux vérifications :
la première année, après six mois d’exercice,
la 2ème année au vu du compte de résultat certifié par l’expert comptable.
Pour ce faire, un questionnaire sera adressé, par la Ville à l’Association.
S’il apparaît des écarts significatifs (ex : surcoût non identifié à l’élaboration de la présente convention …) la dotation globale pourra, le cas échéant, être réévaluée.
● Le montant de cette dotation sera reconduit annuellement et pourra être augmentée, par référence au taux directeur d’évolution du budget des services en régie de la ville, pour prendre en compte l’augmentation normale des charges de fonctionnement de l’association.
Conformément à la méthode de calcul initial de la dotation globale, méthode validée par les deux partenaires - Ville et Association. en 2000, il est rappelé que la dotation globale doit permettre à la Maison de quartier d’assumer, tout ou partie, de ses charges de fonctionnement et d’investissement, dont :
- les frais d’administration générale de l’Association (y compris les charges d’expert-comptable et commissaire aux comptes)
- de rémunération des personnels
- des charges locatives (petit entretien, abonnements et dépenses d’eau, gaz, électricité, téléphone, internet et les contrats d’entretien qui s’y rapportent)
- les impôts et taxes liées à l’activité
- les charges de reprographie
- ses dépenses d’investissement, y compris en matière d’informatique/bureautique et de multimédia
- une dotation aux amortissements, entres autres.
Article 5 - Moyens humains
Outre le personnel recruté par l’Association, la Ville peut procéder :
- soit à une mise à disposition de personnel communal, sur les postes définis d'un commun accord, (cette procédure est régie par le décret 85.1081 du 8.10.1985),
- soit par un détachement (loi 84-16 du 11/01/84 art 45).
● La mise à disposition :
Cette mise à disposition se fait avec l’accord des intéressés et après avis des Commissions Administratives Paritaires.
Elle sera prononcée pour une période de trois ans, renouvelable pour une période de cinq ans.
Elle se fera gratuitement, les rémunérations continuant à être assurées par la Ville de Quimper.
L'interruption de la mise à disposition se fait par décision de l'administration, soit à la demande du fonctionnaire, soit de l'Association, soit pour des raisons disciplinaires, après accord entre la Ville et l'Association.
a) Conditions de mise à disposition
Un état annexé à la présente convention définira la nature et le niveau hiérarchique des fonctions qui sont confiées au personnel mis à disposition.
Le fonctionnaire mis à disposition continuera à percevoir la rémunération correspondant à son grade et le régime indemnitaire afférent à son emploi. Il ne peut percevoir aucun complément de salaire.
b) Conditions d'emploi
La prise de congés et autorisations d'absence est soumise à l'accord du Président de l'Association (ou du Directeur après délégation) qui, dans le cadre des règles applicables aux services municipaux, visera l'imprimé destiné à cet effet, et le transmettra au service municipal responsable pour information et traitement.
Le personnel mis à disposition est assujetti au temps de travail réglementaire de la structure d’accueil. L'amplitude et la répartition des horaires de travail quotidien et hebdomadaire du personnel, ainsi que les
modalités de gestion des heures supplémentaires, seront du ressort du Président de l'Association (ou du Directeur, après délégation) et devront respecter les dispositions applicables en la matière au personnel communal.
c) Modalités de contrôle et d'évaluation des activités
Une évaluation des activités des personnes mises à disposition doit être faite annuellement par le Président de l'Association (ou du Directeur, après délégation), conformément à la procédure appliquée dans les services municipaux.
d) Formation
La formation du personnel communal mis à disposition de l'Association relève de la compétence de la Ville de Quimper dans le cadre du plan de formation, arrêté annuellement.
Le Président, ou le Directeur de l'Association feront part des besoins. Les modalités de départ en formation seront soumises à avis du Président ou du Directeur de l'Association.
e) Discipline et situations conflictuelles
La Ville de Quimper continue à exercer le pouvoir disciplinaire sur les agents mis à disposition. Il appartient donc au Président, ou au Directeur, de saisir la Ville par un rapport écrit en cas de faute disciplinaire.
Il appartient cependant au Président de l'Association de tenter, au préalable, de trouver un règlement au problème.
g) Vacance de poste par fin de mise à disposition
Les postes libérés par fin de mise à disposition seront pourvus par du personnel associatif. La Ville fournira à l’Association les moyens nécessaires pour pourvoir au remplacement de ces agents.
● Le détachement
La ville de Quimper peut procéder à un détachement de personnel, pour le compte de l’Association, selon la législation en vigueur (loi 84-16 du 11/01/84, Art. 45), ceci en accord avec le personnel concerné, et en concertation avec l’Association.
Le personnel ainsi détaché le sera pour une période de 6 mois à 5 ans, renouvelable.
Dans l’hypothèse ou le renouvellement du poste ne pourrait pas être assuré par la Ville, une dotation financière correspondant à la valorisation du poste pourra être accordée à l’Association.
ARTICLE 6 – mise à disposition de locaux :
La Ville met à disposition de l’Association, les locaux nécessaires à l’accomplissement de son projet.
● Les nouveaux locaux, d’une surface utile globale de : 745 m2, décomposés comme suit :
□ Un espace d’accueil de 95 m2, intégrant
- le hall d’accueil
- un espace cafétéria
- un réserve cafétéria/bar
- un espace multimédia
- des sanitaires
□ Une Espace multi activités de 120 m2, comprenant
- la salle multi activités proprement dite
- ln local de rangement pour la salle
- un office/cuisine
- un local de rangement pour les équipements de gymnastique
- un local atelier
- un local rangement divers/matériel pour le jardin
□ Un Espace Administration, d’une surface de 100 m2, comprenant
- un bureau Accueil, comptabilité/secrétariat
- un bureau de direction
- un bureau Activité Collectives Familles
- un bureau animateurs 1 et 2
- une salle de réunion/ Permanence membres de l’association
- un coin détente
- des sanitaires
□ Un pôle activités, d’une surface de 216 m2, comprenant
- une salle activités pour les Pré adolescents
- une salle activités pour les Adolescents
- un bureau animateur
- une salle activités pour les 6/10 ans
- une salle de réunion/activités
- des sanitaires
□ Locaux annexes, d’une surface de 25,5 m2
- local matériel ménage/entretien
- local photocopie
- Dégagements et sas divers
□ locaux techniques, d’une surface de 13 m2
-local TGBT/Chaufferie
□ Espaces de circulation, d’une surface de 70 m2
A la signature de la présente convention, il est établi un état descriptif des locaux et des biens entrant dans le champ d'application de cette convention.
● Les anciens locaux : un bâtiment, anciennement bâtiment administratif et d’accueil, de
124 m2 utiles, construit en 1993, aujourd’hui en bon état, qui va faire l’objet d’une restructuration et rénovation pour permettre une appropriation fonctionnelle des lieux dans la complémentarité des nouveaux locaux mis à disposition de l’association.
Une note descriptive ainsi que les plans des anciens et nouveaux locaux et de l’aménagement des abords seront annexés à la convention et signés par les deux parties, ainsi qu’un état projeté du programme de rénovation des anciens locaux. (annexes 2,3 et 4)
La mise à disposition de ces équipements, à l’association, est consentie à titre gratuit.
L'Association s'engage à prendre les locaux dans l'état où ils se trouvent le jour de la signature de la convention.
En fin d'occupation, un état des lieux de sortie sera dressé.
Au vu de cet état des lieux, et dans le cas où la malveillance de l'Association serait établie, un devis de réparation ou remise en état, à la charge de l'Association, sera éventuellement établi par la Ville.
En ce qui concerne, plus particulièrement, la mise à disposition des nouveaux locaux et les conditions de leur ouverture au public, l’association s’engage à respecter les consignes intégrées dans le procès verbal de visite de la Commission Consultative de sécurité et d’accessibilité et de l’Arrêté d’autorisation d’ouverture du lundi 13 mars 2006, annexés à la présente convention (annexes 5), et à les intégrer dans le règlement intérieur de l’Association.
Article 7 - mise à disposition d’équipement mobilier, matériel et de véhicule
La ville met à disposition de l’association un ensemble de mobilier, matériel et équipements divers, pour ses nouveaux locaux, équipement qui demeure propriété municipale et qui fait l’objet d’un inventaire annexé à la présente convention (annexe 6). Cet inventaire devra être annuellement être tenu à jour.
Article 8 - Soutien logistique
Dans le cadre de la programmation et l’organisation, par la Maison de quartier, de manifestations ou d’animations à caractère exceptionnel, la Ville pourra être amenée à apporter un soutien logistique à l’Association, par la mise à disposition de prestations des services techniques jugées nécessaires (humaines et matérielles) au montage et au bon déroulement de la manifestation.
Le projet devra au préalable avoir reçu l’aval de la Ville de Quimper.
L’intervention des services techniques ne pourra se faire qu’après accord de la Direction des services techniques, dans le respect du contingent d’heures déterminé annuellement par la ville pour les manifestations publiques et sous réserve de la disponibilité des personnels.
Article 9 - Limites de l'engagement de la Ville
Nonobstant les interventions financières qui pourraient éventuellement découler d'autres dispositions en matière de subvention (par ex. subventions exceptionnelles pour la réalisation d'opérations conjoncturelles) la Ville de Quimper entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent des clauses du présent texte.
Aussi, pour le financement de ses activités et animations, l’Association s’obligera à la recherche de recettes propres tendant à l’autofinancement de ces dernières et particulièrement à la mise en place d’une politique tarifaire qui, sans être dissuasive à l’égard de ses adhérents et usagers, visera le plus possible à l’équilibre budgétaire de l’activité.
Les frais généraux et les frais d'activité de l’Association seront également financés au moyen des adhésions, des produits d'activités et d'autres produits tendant à l'autofinancement.
Deuxième Partie - Engagements de l’Association
Article 10 – Objectifs et fonctions développés par l’association
Le projet de l’Association Maison de quartier du Moulin Vert s’inscrit dans une démarche d’animation globale sur le quartier du Moulin Vert principalement mais sans exclusive. Elle a pour ambition de favoriser les mixités sociales et intergénérationnelles visant à l’accès de tous aux loisirs socioéducatifs et culturels, à l’acquisition ou l’apprentissage de pratiques et de savoir faire.
Elle développe également une mission d’animation et de lien social ; Social s’entend ici au sens de l’éducation populaire, de la proximité avec les préoccupations des habitants. Il est ici question de lien et d’animation sociale, condition de l’insertion sociale des jeunes et des familles.
En matière d’animation sociale et d’insertion l’association a vocation à créer du lien social et contribuer à la naissance de nombreux réseaux sur le quartier, à faire de ses équipements des lieux privilégiés où les habitants du quartier, jeunes en priorité, adultes, personnes âgées, puissent se sentir à l’aise et constituer des réseaux de solidarité et de convivialité.
Compte tenu des publics qu’elle touche, elle se propose de développer un projet d’animation socioéducative et culturelle qui s’articule autour de 4 fonctions principales :
● Une fonction d’accueil
Fonction essentielle, reconnue comme primordiale par les différents Conseils d’Administration qui se sont succédés depuis la constitution de l’association, l’accueil, espace de dialogue et d’écoute des habitants du quartier est le point de départ des animations proposées par l’association.
□ Accueil, information, écoute du public, réponse à ses attentes et ses besoins, renseignements et inscriptions, sont les missions génériques de ce poste d’accueil
□ Un accueil chaleureux et convivial, assuré par un animateur permanent, mais aussi, de manière moins formalisée, par toute l’équipe professionnelle en fonction des disponibilités de chacun
● Une fonction d’animation et d’insertion sociale pour les Jeunes, public prioritaire de la Ville, et plus globalement pour les familles du quartier
En matière d’animation sociale et d’insertion, l’association a vocation à créer du lien social et contribuer à la naissance de nombreux réseaux sur le quartier, à faire de ses équipements des lieux privilégiés où les habitants du quartier, jeunes en priorité, adultes, personnes âgées, puissent se sentir à l’aise et constituer des réseaux de solidarités.
Au titre de l’animation sociale, il s’agit de :
- soutenir les initiatives des jeunes, les accompagner dans le montage de projets,
- soutenir la vie associative du quartier,
- favoriser le développement d’actions et d’animations à caractère intergénérationnel
□ Au titre de l’insertion, il s’agit :
- d’accompagner les jeunes et plus globalement les familles en difficulté sur le quartier dans leurs démarches et de veiller à l’accessibilité de ces publics aux prestations proposées par la Maison de quartier, tant par une sensibilisation que par une politique tarifaire adaptée.
Cette fonction s’appuie sur deux Secteurs d’activités, spécifiques
□ Un Secteur Jeunesse fort
La Maison de quartier se positionne comme un lieu privilégié d’accueil, de socialisation, de découverte et d’apprentissage, un espace d’animation pour les jeunes du quartier, mais aussi un lieu de diffusion de l’information pour ce public dans tous les domaines des loisirs socio éducatifs et culturels, sportifs, mais aussi un lieu d’information sur les différents dispositifs existants : Loisirs Quotidiens des Jeunes, Vacances Pour Tous, chèques loisirs/ vacances, fonds d’aide à l’initiative des jeunes.
Construit et animé par une équipe professionnelle de 4 animateurs en CDI plein temps le projet pédagogique développé par le secteur Jeunesse est tourné essentiellement vers les publics jeunes 6-17 ans ;
□ Un pôle d’animation Collective Famille qui a pour missions de :
- Développer les activités ou sorties favorisant la relation familiale ou les relations parents/enfants
- Poursuivre l’accompagnement scolaire et la relation avec les parents, les enfants et les établissements scolaires du quartier
- Développer les espaces de parole et de rencontre en soutien à la parentalité (conférences, débats et groupe d’échange)
- Développer un travail partenarial avec les opérateurs spécialisés opérant sur le quartier et plus largement sur la ville - assistantes maternelles, écoles voisines, en lien avec les services de la Ville, du Conseil Général, entre autre.
Les missions et fonctions assumées par ces deux secteurs d’activités se conçoivent en transversalité avec les autres projets de la Maison.
● Une fonction d’animation socio éducative et culturelle
Cette fonction se construit dans une double approche :
- l’association se propose d’être un relais entre les publics du quartier et les opérateurs culturels de la ville et plus globalement les associations de promotion du spectacle vivant, mais aussi avec les associations de promotion des cultures traditionnelles officiant sur le quartier, qu’il s’agisse d’informer les publics du quartier sur les programmes, activités et animations mises en place par ces structures ou de les guider dans leurs choix.
- elle se veut également organisatrice de manifestations socioéducatives et culturelles
A ce titre, elle peut proposer, accueillir, animer divers spectacles ou activités, dans ses locaux ou sur l’espace public de proximité, après avoir pris l’avis de la Ville et obtenu les autorisations réglementaires nécessaires, seule ou en partenariat avec les associations du quartier.
La Ville s’attachera à ce que l’Association soit attentive aux demandes et attentes des associations du quartier, en matière d’accueil et d’hébergement ou de soutien logistique. La mise à disposition de la Maison de quartier de nouveaux locaux devrait accroître la capacité d’ouverture de cette dernière aux associations du quartier.
Article 11 – obligations légales de l’association,
L'Association s'engage à respecter toutes les règles légales qui régissent la vie des associations, la sécurité et la protection des publics, particulièrement la protection de l’enfance et des mineurs, mais aussi le droit du travail pour ses salariés.
Article 12 - Usages des subventions
L’Association utilise librement la subvention allouée pour la mise en place de son projet d’animation, et des missions reconnues dans la présente convention et rend compte à la ville de son utilisation selon les modalités prévues à l’article 13 ci-dessous.
Elle s’engage à gérer, avec toute la rigueur nécessaire, les financements publics qui lui sont attribués, dans le respect de la réglementation en vigueur. Elle garantira la destination des fonds mis à sa disposition par la collectivité et se tiendra disponible pour fournir, conformément aux dispositions légales et réglementaires, toutes les pièces justifiant du bon emploi de ces fonds.
Comme il est indiqué à l’article 9 ci-dessus, l’Association s’obligera, pour le financement de ses activités et animations, à la recherche de recettes propres tendant à l’autofinancement de ces dernières auprès de partenaires publics ou privés de son choix (C.A.F, Conseil Régional de Bretagne, Conseil Général du Finistère, Etat) mais aussi par la mise en place d’une politique tarifaire qui, sans être dissuasive à l’égard de ses adhérents et usagers, visera le plus possible à l’équilibre budgétaire de l’activité.
Les produits dégagés par certaines activités doivent contribuer à l’effort commun et permettre de contenir la dotation globale.
En aucun cas, la ville de Quimper ne sera tenue de compenser les pertes du compte d’exploitation annuel de l’association et elle ne sera aucunement responsable des charges nouvelles qui traduiraient l’application de décisions qu’elle n’aurait pas approuvées.
La présentation du budget prévisionnel de l’Association à la Ville fait l’objet d’une rencontre annuelle dans le cadre défini à l’article 14. Au cours de cette réunion sont présentés et discutés les projets de l’année à venir.
Article 13 - Documents financiers
L'Association mettra en place et tiendra régulièrement une comptabilité de dépenses et de recettes suivant les dispositions générales du plan comptable, adaptées aux conditions particulières d'exercice de l'Association.
Ces documents, présentés au nom du Conseil d'Administration de l’Association, seront soumis à l'approbation statutaire de l'Assemblée Générale.
L’Association sera tenue de laisser les représentants de la Ville exercer tout contrôle de ses documents financiers aussi souvent qu'il sera nécessaire. Le Président de l'Association ou son Représentant sera convié par la Ville à ce contrôle.
Article 14 - Procédures
En vue de faire coïncider la procédure issue des termes de cette convention et celle qui régit habituellement la préparation et le vote du budget municipal, les parties contractantes conviennent de formaliser leurs relations annuelles, au travers de 3 Commissions mixtes Conventionnelles, qui se réuniront suivant la chronologie suivante :
1°) L’ Association transmet à la Ville, avant le 30 avril, les documents financiers suivants :
- bilan financier,
- compte de résultat de l’année écoulée, arrêté et analysé par l’expert-comptable, contrôlé par le commissaire au compte.
2°) L'Association devra communiquer à la Ville, avant le 30 juin de chaque année :
- le rapport moral de l’Association et le bilan d’activités. Ce document devra comporter des éléments d’information tant sur le contenu des actions menées que sur la typologie des publics et la fréquentation enregistrée
- les comptes analytiques par activité
- l’inventaire tenu à jour
- un point sur l’exécution du budget de l’année en cours
- les projets d’animation et les orientations du budget prévisionnel pour l’année à venir.
Ces documents sont présentés au nom du Conseil d’Administration de l’association et devront être validés par l’Assemblée Générale.
3°) L’examen du budget prévisionnel de l’Association par la Ville fera l’objet de la troisième réunion de la « commission mixte conventionnelle», au cours de laquelle seront également discutés les projets de l’année suivante.
Cette troisième commission mixte conventionnelle se réunira avant les arbitrages budgétaires de la Ville, soit avant le 31 octobre de chaque année.
4°) Au cas où l'Association ne fournirait pas dans les délais impartis les documents nécessaires à l'établissement de la subvention, sauf en cas de force majeure, l’examen de la demande de subvention sera reporté.
5°) Le montant de la subvention municipale n'est effectif et exécutoire qu'après le vote du budget de la Ville par le Conseil Municipal.
Le mandatement de la subvention par la Ville se fera au cours des mois suivants :
- Mars (avec régularisation de l'avance de Janvier)
- Juin
- Septembre
Cependant, une avance de subvention, calculée sur la base du tiers de la subvention de l'année précédente, sera mandatée au cours du mois de Janvier.
Article 15 - Conditions d'utilisation des locaux
Le Conseil d'Administration de l'Association décide de l'utilisation des locaux et du matériel en fonction des activités mises en place dans le cadre de son projet d’animation globale et des missions qui lui sont reconnues par la présente convention.
Tout projet d'affectation des locaux et du matériel qui s'éloignerait de ce principe sera soumis à l'accord préalable de la Ville.
Toutefois, la Ville souhaite que l’Association soit attentive aux demandes de locaux formulées par les associations adhérentes.
Toute mise à disposition de locaux par l'Association aux associations ou organismes devra faire l'objet d'une convention stipulant les responsabilités des deux parties.
Toute mise à disposition gratuite des locaux qui revêtirait un caractère permanent, même pour une durée limitée, est soumise à l'accord préalable de la Ville.
L'Association reste en tout état de cause prioritaire.
La Ville se réserve la possibilité d'utiliser les locaux en cas de besoin, après avoir consulté le planning d'utilisation des salles, qui lui sera communiqué, sur simple demande, en amont de la demande de prêt.
L'Association s'engage à prendre les dispositions nécessaires pour qu'il ne soit causé aucun dommage, ni aucun trouble à la paisible jouissance des occupants des immeubles voisins du fait de l'utilisation des locaux.
Article 16 - Entretien - Réparations des locaux et travaux
La Ville et l’Association assumeront, chacune en ce qui la concerne, la gestion des locaux « en bon père de famille »
La Ville assumera ses charges et obligations de propriétaire, l’Association, ses charges et obligations de locataire.
● La Ville : « le clos et le couvert », ainsi que l’entretien de la chaufferie et des locaux techniques, seront assurés par la Ville de Quimper.
Les services municipaux assureront une visite annuelle des équipements mis à disposition de l’Association, veilleront à ce que ces derniers soient en bon état d’entretien et demeurent conformes à leurs destinations.
Cette visite se fera en présence d’un représentant de l’Association.
● l'Association sera tenue :
- de ne rien faire ni laisser faire dans ces bâtiments qui puisse nuire à leur aspect, leur conservation et leur propreté ;
- de déclarer immédiatement à la Ville de Quimper, toute dégradation ou défectuosité qu'elle constaterait dans les lieux confiés, sous peine d'être tenue de procéder, à ses frais et sous sa responsabilité, à la réparation complète dudit dommage, de son aggravation et de ses conséquences éventuelles ;
- de subir tous travaux de réparation ou autres devenus nécessaires dans les bâtiments confiés, sans pouvoir réclamer aucune indemnité à la Ville de Quimper. Toutefois, la Ville mettra, dans la mesure de ses possibilités, des locaux de remplacement à la disposition de l'Association.
- de laisser les représentants de la Ville visiter les lieux mis à disposition de l’Association aussi souvent qu’il sera nécessaire. Le Président ou son représentant sera convié à cette visite.
● L'Association assurera la charge financière des dégradations résultant de sa malveillance.
- Elle ne pourra faire aucun percement de mur, ni changement de disposition ou de distribution des lieux, ni travaux ou aménagements dans les lieux confiés sans l'autorisation expresse et par écrit de la Ville.
- A l’expiration de la présente convention, L'Association devra laisser les locaux en l'état, sans pouvoir réclamer à la ville d’éventuelles indemnités liées aux travaux d’embellissement et autres qu'elle aurait été amenée à faire.
Article 17 - entretien du matériel de sécurité
En ce qui concerne le matériel de sécurité, notamment celui de sécurité incendie et de système d’alarme, la Ville, en cas de changement des normes et sur demande de la Commission de Sécurité, procèdera au remplacement ou au renforcement de l'équipement.
La Ville prendra également en charge son entretien.
La Ville s’engage à remettre à l’Association la fiche technique de vérification des installations de sécurité pour leur communication aux assurances de l’Association.
Article 18 – utilisation de matériel spécifique, informatique, multimédia, matériel de reprographie
L'Association utilise pour ses activités propres, pour ses adhérents ou ses usagers, divers matériels, municipaux ou non, destinés à la reproduction de documents (ronéo, photocopie offset, sérigraphie). Elle est ou va être amenée à utiliser le réseau Internet et des ressources informatiques et multimédia mises à sa disposition ou acquises par elle. L'attention de l'Association est attirée sur les points ci-après :
● la loi du 11 Mars 1957 sur la propriété littéraire interdit les copies ou reproductions destinées à une utilisation collective, exception faite pour les œuvres tombées dans le domaine public ou qui ne seraient pas protégées par un copyright).
● L'origine de tout imprimé (brochure, journal, affiche, tract) vendu, distribué ou affiché à la vue du public doit être clairement indiquée sur chaque exemplaire de l'imprimé en question sous la forme du nom ou de la raison sociale de l'auteur ou de l'imprimeur.
De plus, l’attention de l’Association est attirée sur l’ensemble des normes légales et réglementaires en vigueur applicables aux nouvelles technologies de l’information et notamment au réseau Internet :
Une attention particulière devra être portée aux règles en matière :
● de liberté de communication (loi du 1er août 2000 modifiant les dispositions de la loi du 30 septembre 1986)
● de propriété intellectuelle, qu’il s’agisse de droit d’auteur ou de propriété industrielle (Code de la propriété intellectuelle) ;
● de fraude informatique, et donc de respect des système de traitement automatisé des données (Code Pénal) ;
● de protection des données nominatives (Loi du 6 janvier 1978 et Code Pénal) ;
● de secret des correspondances privées, notamment émises par la voie des télécommunications (Code Pénal) ;
● de dispositions relatives aux bonnes mœurs et à la protection de la dignité humaine (Code Pénal) ;
● de délits de presse, tels que la diffamation ou le négationnisme (Loi du 29 juillet 1881 et du 29 juillet 1982).
Article 19 - Assurances - Responsabilités - Recours
1) L'Association souscrira auprès d'une compagnie notoirement solvable, une police d'assurance garantissant sa responsabilité civile ainsi que celle de ses membres et de son personnel, dans le cadre de ses activités.
L'Association fera également son affaire personnelle de l'assurance de ses biens propres (incendie, dégât des eaux et bris de glaces, vol et détérioration à la suite de vol du matériel, dommages électriques).
Elle pourra en outre se garantir contre tous autres risques qu'elle jugera bon, tels que le vol ou le vandalisme y compris une assurance automobile, tempête de neige et grêle, catastrophe naturelle.
Les copies de ces contrats, ainsi que toutes les modifications apportées, seront transmises à la Ville, et seront jointes en annexe 8.
L'Association sera tenue de remettre à la Ville, à chaque échéance des contrats, une attestation de garantie respectant les présentes dispositions.
L’association devra déclarer immédiatement à la Ville tout sinistre ou dégradation se produisant dans les lieux confiés.
2) La Ville prendra à sa charge les assurances multirisques des biens meubles ou immeubles lui appartenant et qu'elle aura confiés à l'Association en vertu de cette convention, et notamment les assurances concernant les risques suivants :
• responsabilité civile propriétaire d'immeuble
• incendie
• dégât des eaux et bris de glaces
• explosions, foudre
• dommages électriques
• tempête, neige, grêle
• vol et détérioration à la suite de vol du matériel qui lui appartient
• catastrophe naturelle
3) La Ville et son assureur renonceront à tout recours qu'ils seraient fondés à exercer contre l'Association, ses membres, son personnel et son assureur, en cas de sinistre, le cas de malveillance excepté, et sous réserve de l'alinéa 4 suivant.
Elle adressera un certificat de non recours au bénéfice de l'Association qui en fera part à son assureur.
4) L'Association et son assureur renonceront à tout recours contre la Ville de Quimper, et son assureur, en cas de sinistre, sous réserve de l'alinéa 3, ci-dessus.
Elle adressera un certificat de non recours au bénéfice de la Ville qui en fera part à son assureur.
CLAUSES GENERALES
Article 20 - Représentativité de l’Association
Conformément à ses statuts, l’association doit être représentative du quartier sur lequel elle est implantée, en l’occurrence le quartier du Moulin Vert et renouvelle régulièrement les postes vacants de ses instances de décision (bureau, conseil d’administration) pour tenir compte d’une bonne représentativité de la population des micros quartiers du territoire.
La représentativité de l’association est marquée par une démarche participative et une forte représentation de ses adhérents potentiels (individuelle et associative) à la vie de l’association notamment aux assemblées générales.
L’ Association devra informer la Ville de toutes modifications statutaires, désignation de dirigeant, révision des relations contractuelles avec des tiers susceptibles d’influer de façon significative sur l’exécution de ses objectifs.
Article 21 - Indépendance de l'Association
Pour la conduite de projet, l'Association jouit de l'indépendance de décision.
Cette indépendance s'exerce en conformité avec les statuts et le règlement intérieur de l'Association, dans les instances créées (assemblée générale, conseil d'administration et bureau) et en conformité avec les lois et règlements.
L'Association peut librement adhérer à la fédération de son choix ou à des associations, mouvements, organismes techniques ou pédagogiques à condition que cette adhésion ne soit pas en contradiction avec ses statuts, ni avec les orientations définies aux articles 2 et 10 de la présente convention.
Article 22 - Evaluation
Afin de permettre à la Ville d'apprécier, de la manière la plus exacte possible, la mise en œuvre des dispositions définies aux articles ci-dessus, l'Association remplira tous les ans un questionnaire d'évaluation établi d’un commun accord avec la Ville.
Il comprendra des données chiffrées concernant le dernier exercice : nombre d'adhérents et d’usagers, typologie des publics, horaires d'ouverture, ainsi que tous renseignements jugés utiles par la Ville et l'Association.
Il intègrera également :
- le compte analytique des activités par secteur, accompagné des indicateurs d’activités
- le rapport d'activité de l’Association.
Ce questionnaire d’évaluation sera examiné lors de la réunion mixte conventionnelle de juin.
La Ville fournira à l’Association les éléments nécessaires à l'établissement du budget consolidé.
Article 23 – Durée de la convention
La présente convention est conclue pour une durée de cinq ans. Sauf dénonciation de l'une ou l'autre partie, par lettre recommandée, neuf mois avant la date d'expiration de la convention, celle-ci sera reconduite pour une durée de cinq ans, renouvelable dans les mêmes conditions.
La convention prendra effet à compter du 1er juin 2006.
En cas de non reconduction de la présente convention, et dans ce cas seulement, afin de permettre à l'Association de faire face à ses obligations d'employeur, la Ville s'engage dans le cas d'insuffisance d'actif à examiner le règlement des indemnités légales de licenciement consécutif à la suppression de la subvention municipale, égale aux engagements définis par la convention collective, ou par l'accord qui en tient lieu.
Article 24 – Modalités de concertation et de conciliation
Pour suivre l'application de cette convention, et en cas de besoin, les contractants conviennent de se rencontrer dans le cadre d'une Commission de concertation, composée d'une délégation de la Ville de Quimper et d'une délégation de l'Association, comprenant chacune au moins deux personnes.
Ces représentants pourront être assistés de conseillers techniques, sans voix délibérative.
Article 25 – Révision de la convention
Le texte de cette convention pourra éventuellement être révisé d’un commun accord entre les parties contractantes.
La convention restera globalement en vigueur tant qu'un accord ne sera pas réalisé sur les points soumis à révision, accord qui devra faire l'objet d'un avenant, après délibération favorable du Conseil Municipal de la Ville de Quimper, du Conseil d'administration de l'Association.
Article 26 – Résiliation de la convention
En dérogation aux dispositions de l'article 23, après avoir épuisé les procédures de conciliations prévues à l’article 24 et dans la mesure où il constaterait des carences graves de l'Association à appliquer les modalités de cette convention, particulièrement concernant gestion des biens et des personnes, après étude approfondie de la situation et entretien avec les intéressés, le Conseil Municipal de la Ville de Quimper pourrait être appelé, par une délibération expresse, à retirer à l'Association le bénéfice de cet accord.
Article 27 - Valorisation du partenariat avec la Ville
Le partenariat de la Ville devra être identifié sur l’ensemble des supports de communication de l’Association (affiches, plaquettes d’information) ou mentionné à l’occasion de l’organisation de manifestations spécifiques (presse écrite, radiophonique, télévisuelle…..).
L’Association tient la Ville informée des différentes manifestations qu’elle organise.
Fait à Quimper, le
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Sénateur-maire Président de la Maison de quartier du
de Quimper Moulin Vert