Règlement du Salon de la Marche Nordique® 2023

Règlement du Salon de la Marche Nordique® 2023

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE du Salon de la Marche Nordique®

1 - Préambule

Le Salon de la Marche Nordique® a lieu dans le cadre de l’événement Euro NordicWalkin’Vercors (dit l’« ÉVENÈMENT » dans ce qui suit, date de l’édition en cours sur xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx). Le Salon de la Marche Nordique® tout comme Euro NordicWalkin’Vercors sont organisés par la société KCIOP.

La société KCIOP, SAS au capital de 15 000 €, domiciliée 00 Xxxxxx Xxxx Xxxxxx 00000 Xxxxxxxxx-xx-Xxxx, immatriculée au registre du commerce de Bobigny sous le numéro 531 663 151, représentée par Xxxxxxx Xxx, sa présidente dûment habilitée à cet effet. KCIOP est spécialisée dans l’organisation d’évènements sportifs. Chaque exposant au Salon de la Marche Nordique® est appelé « L’EXPOSANT » dans ce qui suit.

Dans le cadre de sa politique de communication externe, L’EXPOSANT a fait part à KCIOP de son intention de participer à l’édition en cours du Salon de la Marche Nordique®. A cet effet, L’EXPOSANT et KCIOP ont décidé de conclure un Contrat constitué d’une inscription via un formulaire en ligne (ci-après « DEMANDE D’ADMISSION ») et des présentes conditions générales du dossier technique constitué des prescriptions en matière de sécurité qui forment ensemble un tout indissociable. Le Contrat régit les relations des parties au regard de l’objet des présentes à l’exclusion de tout autre document ou accord écrit.

2 - Objet

KCIOP concède à L’EXPOSANT, qui accepte, sous réserve du complet paiement de la somme visée à la DEMANDE D’ADMISSION, le droit personnel et non cessible de participer au Salon de la Marche Nordique® dans les conditions définies aux présentes. KCIOP se réserve la possibilité de refuser l’admission à toute personne qu’elle estimerait ne pas correspondre à son image ou à celle de l’ÉVENÈMENT ou encore qu’elle estimerait susceptible de porter atteinte à ses intérêts notamment commerciaux ou moraux.

Toute inscription au Salon de la Marche Nordique® implique l’acceptation entière et sans réserve des présentes conditions générales de vente. Aucune condition particulière ne peut, sauf acceptation formelle et écrite de KCIOP, prévaloir sur les présentes. Toute condition contraire sera donc, à défaut d’acceptation expresse, inopposable à KCIOP quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance.

0 - Xxxxx

Xx Xxxxxxx porte sur l’édition en cours du Salon de la Marche Nordique® et prend effet à compter de sa signature par les Parties pour expirer, de plein droit, sans notification ni indemnité à la charge de l’une ou l’autre des Parties par la réalisation de son objet, soit à la date prévue du Salon de la Marche Nordique® telles que précisées sur le site internet xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.

La présence de l’EXPOSANT sur le Salon de la Marche Nordique® de l’édition en cours est obligatoire pour toute la durée d’ouverture du Salon de la Marche Nordique® au grand public, soit : de la première journée à 14h au troisième jour à 15h. L’EXPOSANT devra monter son stand dans la matinée précédant l’ouverture du Salon de la Marche Nordique® au grand public, et pourra commencer la désinstallation de son stand à partir de l’horaire de fermeture du Salon de la Marche Nordique® au grand public.

4 - Conditions financières

En contrepartie des droits et avantages qui lui sont consentis aux termes du Contrat, L’EXPOSANT s'engage irrévocablement à verser à KCIOP, qui accepte, la somme visée correspondante au tarif appliqué à la surface réservée indiquée à la DEMANDE D’ADMISSION, à laquelle devra s'ajouter la TVA (au taux en vigueur à la date de facturation) et/ou toute autre taxe en vigueur. La totalité du règlement devra parvenir à KCIOP à réception de la facture et avant la tenue du Salon de la Marche Nordique® dont il est question dans la DEMANDE D’ADMISSION. Tout défaut de paiement constaté constituera un manquement de L’EXPOSANT. Ce manquement entraînera la résiliation immédiate, de plein droit et sans formalité judiciaire du Contrat, et ce sans préjudice de tous dommages et intérêts. Dans l’hypothèse où L’EXPOSANT souhaiterait annuler sa participation au Salon de la Marche Nordique®, l’annulation devra être notifiée à KCIOP par lettre recommandée avec accusé de réception, la date d’émission du courrier faisant foi. Si cette annulation intervient dans les 60 (soixante) jours précédant le début du Salon de la Marche Nordique®, la totalité des sommes dues, facturées et payées restera acquise à KCIOP. Si cette annulation intervient plus de 60 (soixante) jours avant le début du Salon de la Marche Nordique® dont il est question, 50% du montant total HT de la réservation et des sommes dues restera acquise à KCIOP.

5 – Communication interdite

5.1. L’EXPOSANT déclare être parfaitement informé du fait que sa participation au Salon de la Marche Nordique® n'est pas de nature à lui

octroyer un quelconque droit de visibilité, notamment télévisée, sur l’ÉVENÈMENT et déclare l'accepter sansréserve.

5.2. L’EXPOSANT s'interdit, pendant toute la durée du Contrat et postérieurement à celle-ci, pour quelque raison et sous quelque forme que

ce soit, d'utiliser l'une quelconque des marques, visuels ou logos de l’ÉVENÈMENT, sauf autorisation expresse deKCIOP.

5.3. L’EXPOSANT s'interdit de se prévaloir de la qualité de partenaire, sponsor, parrain, fournisseur del’ÉVENÈMENT

5.4. L’EXPOSANT s'interdit également de déployer au sein de l’ÉVENÈMENT, comme sur le parcours de l’ÉVENÈMENT, un quelconque marquage, tels que banderoles, panneaux, objets publicitaires volumineux, à sa marque ou à celle(s) d'un quelconque tiers.

6 – Activités sur le Salon de la Marche Nordique®

6.1. KCIOP établit le plan de disposition des espaces exposants à l’extérieur (les ESPACES) et en effectue la répartition. KCIOP fera ses meilleurs efforts pour prendre en compte les désirs exprimés par les exposants sous réserve des accords conclus avec les partenaires et fournisseurs de l’ÉVENÈMENT. L’EXPOSANT ne pourra présenter sur son ESPACE que les matériels, objets ou services indiqués sur la DEMANDE D’ADMISSION et autorisés par KCIOP.

6.2. L’EXPOSANT ne peut faire aucune démarche commerciale et/ou publicitaire (distribution de documents, démarchage, affichage sauvage) à quelque endroit que ce soit hors de son ESPACE, ni dans le périmètre du Salon de la Marche Nordique®, ni devant l’entrée du Salon de la Marche Nordique®, sauf autorisation expresse de KCIOP notifiée au minimum par courriel.

6.3. L’EXPOSANT s’interdit de reproduire sur des objets, les noms, marques, visuels et/ou logos de l’ÉVENÈMENT et du Salon de la Marche Nordique® ou toute imitation de ceux-ci.

L’EXPOSANT s'engage à soumettre à l’approbation écrite de KCIOP, avant toute réalisation et/ou fabrication, les maquettes des projets de décoration de son ESPACE ainsi que des structures composant son ESPACE. L’EXPOSANT doit présenter à l’organisation pour validation préalable les plans d’aménagement de son ESPACE ainsi que des structures (véhicules, tentes…) le composant. KCIOP se réserve le droit de refuser les structures (véhicules, tentes…) et/ou aménagements prévus par L’EXPOSANT. Les structures des ESPACES fournis par L’EXPOSANT devront être le cas échéant parfaitement conformes à la législation afférente à l’utilisation des chapiteaux, tentes et structures (Normes CTS) et L’EXPOSANT s’engage à fournir à KCIOP les attestations de vérification de montage desdites structures émises par un Bureau de vérification ou organisme agréé.

KCIOP se réserve le droit de refuser l’installation et la présence de l’EXPOSANT pour toute la durée du Salon de la Marche Nordique®, dans le cas où l’EXPOSANT n’aurait pas le matériel obligatoire pour l’installation de son stand : à minima, une tente 3 x 3 m et ses 4 murs (structure de type métallique avec toit en toile) ainsi que 40Kg minimum de lestage par pied de la tente.

Dans l’hypothèse où L’EXPOSANT ferait appel à un sous-traitant pour la fourniture de son ESPACE, L’EXPOSANT sera solidaire de ce dernier

quant à la bonne exécution des présentes.

De même, L’EXPOSANT s’engage à soumettre à l’approbation préalable expresse de KCIOP la nature des produits devant être distribués à l’occasion du Salon de la Marche Nordique® ainsi que le visuel de leur emballage. L’EXPOSANT s'engage à ne distribuer que des échantillons portant les seules marques visées sur la DEMANDE D’ADMISSION, ceux-ci devront être approuvés préalablement par KCIOP.

KCIOP devra notifier son accord ou son refus au sujet desdits projets par courrier ou email adressé à L’EXPOSANT, étant précisé que le défaut de réponse ne saurait être considéré comme valant accord tacite. Aucun ESPACE ne sera admis à participer au Salon de la Marche Nordique® si sa décoration et les produits à distribuer ou à exposer n’ont pas été préalablement approuvés par KCIOP dans les conditions stipulées ci- dessus.

6.4. Interdiction de sous-louer, partager, prêter et/ou mettre à disposition : L’EXPOSANT s’engage à ne pas louer, partager, prêter et/ou sous- louer à toute personne et/ou tiers, à titre onéreux ou gracieux, tout ou partie de l’ESPACE qui lui est attribué au sein du Salon de la Marche Nordique®.

6.5. Les publicités et animations sonores sont strictement interdites. Les publicités et animations lumineuses doivent être soumises à l’agrément préalable et expresse de KCIOP. Un programme d’annonces sera mis en place par KCIOP au préalable, en vue d’organiser à travers des annonces speakers les différentes animations mises en place par les exposants sur leur ESPACE, et validées au préalable par KCIOP.

6.6. Les exposants ne doivent pas obstruer les allées ni empiéter sur elles et en aucun cas gêner leursvoisins.

6.8 Des coffrets électriques sont installés par l’organisation dans le respect des règles de sécurité (conformément aux informations fournies

par l’exposant dans le dossier technique). Ils sont partagés sur plusieurs ESPACES et par plusieurs exposants.

6.9 Les exposants sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics ou prises par KCIOP. Leur présence sur leur ESPACE, en possession des documents de sécurité des véhicules, structures et aménagements particuliers composant leur ESPACE est obligatoire.

6.10 La tenue des ESPACES doit être impeccable. Les emballages en vrac doivent être invisibles pour lepublic.

6.11 L’ESPACE doit être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture du Salon de la Marche Nordique® par une personne accréditée par KCIOP.

6.12 Le nettoyage de l’ESPACE incombe à l’EXPOSANT. Il devra être achevé à l’ouverture du Salon de la Marche Nordique® et après le démontage.

6.13 L’EXPOSANT est responsable de tout dégât, dommage, dégradation, détériorations causées aux bâtiments, aux installations, au sol, aux mobiliers et objets fournis qui serait constaté par KCIOP postérieurement à la mise à disposition de L’EXPOSANT. En conséquence, à la cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit, la Société s’engage à rembourser à KCIOP à première demande et sur simple présentation des justificatifs, tous les frais que KCIOP aura dû engager pour la remise en état du site.

6.14 L’évacuation des ESPACES (et des structures ou véhicules les composant fournis par L’EXPOSANT, le cas échéant), matériels, marchandises et décorations devra être faite par les exposants dans les délais impartis par KCIOP. Elle ne se fera qu’après l’heure de fermeture officielle du Salon de la Marche Nordique® précisée dans les documents d’installation fournis par KCIOP. Tout dépassement des délais sera facturé par KCIOP au prorata de la durée de dépassement et de la surface immobilisée.

7 - Utilisation des marques, visuels et des personnes de L’EXPOSANT par KCIOP

Dans le cadre de l'exploitation, tant par elle-même que par ses ayants-droits, des images fixes ou audiovisuelles du Salon de la Marche Nordique®, dont notamment celles des ESPACES, KCIOP pourra reproduire et représenter les images des ESPACES et objets exposés. En conséquence, L’EXPOSANT autorise KCIOP à reproduire et représenter les appellations et/ou visuels, dessins et modèles notamment, figurant sur lesdits ESPACES, par tous moyens de communication mis à disposition de KCIOP, sur tous supports, dans le monde entier pour une durée indéterminée.

A cet égard, L’EXPOSANT déclare :

- Détenir tous les droits de propriété et/ou d'exploitation des visuels précités ;

- En garantir à KCIOP la jouissance paisible dans l'exercice conforme des droits qui lui sont concédés par le Contrat. L’EXPOSANT veillera à ce que son personnel accepte d'être filmé et/ou photographié et que leur image ainsi reproduite puisse être librement exploitée par KCIOP lors de la promotion du Salon de la Marche Nordique® et des événements auxquels ils sontliés.

8 – Annulation ou modification des dates du Salon de la Marche Nordique®

KCIOP se réserve le droit de modifier à tout moment le programme général de l’ÉVÈNEMENT.

Dans le cas d’une annulation du Salon de la Marche Nordique®, KCIOP s’engage à informer au plus vite l’EXPOSANT et à rembourser 100% des

sommes versées à la date d’annulation, sans intérêts.

Dans le cas d’un report du Salon de la Marche Nordique®, KCIOP s’engage à informer au plus vite l’EXPOSANT. L’exposant pourra choisir entre

reporter son inscription ou être remboursé 100% des sommes versées à la date du choix du report, sans intérêts.

L’EXPOSANT ne pourra en aucun cas demander aucune autre somme ni indemnité de quelque nature que ce soit.

9 – Responsabilités - Assurances

KCIOP a souscrit en sa qualité d’organisateur du Salon de la Marche Nordique® un contrat d’assurance la couvrant contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile dans le cadre de la manifestation.

Cette garantie couvre les dommages corporels, matériels et immatériels subis par des tiers imputables à la manifestation et dont KCIOP serait

tenu responsable ; KCIOP déclinant toute responsabilité excédentaire aux montants garantis dans sa police d’assurance «Responsabilité Civile».

9.1. L’EXPOSANT est tenu de souscrire à ses frais : Une police d’assurance couvrant sa Responsabilité Civile dans tous les cas où elle viendrait à être recherchée dans le cadre de la manifestation en raison des dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs ou non (y compris ceux générés par les structures et/ou véhicules fournis par L’EXPOSANT) causés aux tiers ou à L’EXPOSANT ou à ses personnels, KCIOP étant considérée comme tiers, une police d’assurance « Dommages aux biens » couvrant les structures et aménagements des ESPACES fournis par L’EXPOSANT, ainsi que tous les biens qui seront apportés sur le site contre les risques d’incendie, d’explosion, de dégâts électriques, de dégâts des eaux et de vol, ainsi que de tout autre dommage. L’EXPOSANT devra fournir, pour chacune de ces polices, une attestation d’assurance faisant mention des montants de garanties et du règlement de sa prime d’assurance.

9.2. Renonciation à recours :

L’EXPOSANT et ses assureurs renoncent à recours, y compris appel en garantie, contre KCIOP et son assureur pour :

Tous dommages matériels causés à L’EXPOSANT ou un tiers et résultant d’incendie, de dégâts électriques, d’explosions, de dégâts des eaux et de vol, ainsi que de tout autre dommage dont la responsabilité incomberait à KCIOP. Tous dommages immatériels consécutifs et/ou non consécutifs et notamment pertes d’exploitation subies par L’EXPOSANT ou un tiers et dont la responsabilité incomberait à KCIOP et ce quelle qu’en soit la cause.

10 – Intuitu personae

Le Contrat est strictement personnel à L’EXPOSANT. Il ne pourra faire l'objet de la part de L’EXPOSANT d'aucune cession ou sous-convention, directe ou indirecte, partielle ou totale, au profit d'un tiers quelconque, sans l'accord préalable et écrit de KCIOP.

De son côté, KCIOP, sans modification des droits et obligations de L’EXPOSANT, aura la faculté de se substituer librement toutes autres sociétés affiliées ou associées à KCIOP pour l'exercice et le bénéfice de droits et obligations prévus au Contrat, à la condition expresse que cette substitution n'entraîne en aucun cas la disparition du Salon de la Marche Nordique®.

11 – Rapports contractuels

Il est bien entendu que les rapports contractuels créés par le Contrat entre L’EXPOSANT et KCIOP ne sont pas des relations de mandant à mandataire ou à agent commercial mais constituent bien un contrat entre deux personnes indépendantes. En conséquence, L’EXPOSANT exercera les droits concédés par le Contrat, pour son propre compte et à ses risques et périls, pendant toute la durée du Contrat, suivant les termes et conditions de cette dernière.

12 – Confidentialité

Les parties s'engagent à considérer comme confidentielles les conditions du Contrat et tous les documents, les informations et données, quel qu'en soit le support, qu'elles s'échangent ou se sont échangées à l'occasion de la négociation, de la conclusion et de l'exécution du Contrat. En conséquence, elles s'interdisent de les communiquer ou de les divulguer à des tiers pour quelque raison que ce soit, sans l'accord préalable et écrit de la partie concernée. Toutefois, cette obligation n'est pas applicable aux informations tombées dans le domaine public, à celles qui étaient connues antérieurement des parties à la signature des présentes ou celles communiquées par, ou obtenues, d'un tiers par des moyens légitimes qui n’était pas lui-même tenu d’un engagement de confidentialité. L'existence et le contenu du Contrat pourront être révélés par chacune des parties, aux dirigeants et employés, entités, agences, fournisseurs, sous-traitants ou conseils qui ont besoin de les connaître pour l'exécuter selon les termes convenus, à la condition, toutefois, que ceux-ci soient engagés de la même obligation de confidentialité. A l'expiration du Contrat, les parties s'engagent à se restituer ou à détruire les informations qu'elles auront pu se communiquer. Par ailleurs, chaque partie s'engage en ce qui la concerne à ne révéler à des tiers, y compris postérieurement à l'exécution du Contrat, toute information dont elle aurait pu avoir connaissance relative à l'organisation ou au fonctionnement de l'autre partie.

13 – Résiliation anticipée

En cas de défaillance et/ou violation par L’EXPOSANT de l’une quelconque des dispositions du Contrat, KCIOP pourra, après une mise en demeure adressée à L’EXPOSANT par tout moyen probant restée infructueuse, résilier de plein droit aux torts exclusifs de L’EXPOSANT, sans formalité judiciaire, le Contrat, sans préjudice de tous dommages et intérêts. Cette mise en demeure pourra être de l’ordre de l’heure pendant le Salon de la Marche Nordique® suivant la nature de la défaillance ou de la violation.

14 – Divers

14.1. Toutes conventions dérogatoires ou complémentaires au Contrat devront être constatées par écrit.

14.2. Aucun fait de tolérance par KCIOP, même répété, ne saurait constituer une renonciation de celui-ci à l'une quelconque des dispositions du Contrat.

14.3. En cas de nullité de l'une quelconque des dispositions du Contrat, les parties chercheront de bonne foi les dispositions équivalentes valables. En tout état de cause, les autres dispositions demeureront en vigueur.

15 - Litiges

15.1. Le Contrat sera soumis à tous égards au droit français. Il a été rédigé en langue française qui sera considérée, en toute hypothèse, comme la langue unique.

15.2. Tout litige concernant sa validité, son interprétation, son exécution et/ou sa résiliation sera soumise à la compétence exclusive des juridictions du ressort des tribunaux de Paris, même en cas de demande incidente ou en garantie ou de pluralité dedéfendeurs.

15.3. Pour l'exécution des présentes et pour toute procédure qui pourrait en être la suite, les parties élisent domicile en leur siège social énoncé dans la DEMANDE D’ADMISSION.

16. Protection des données personnelles

16.1 Conformément à la règlementation européenne en matière de protection des données, et notamment le Règlement (UE) n°2016/679 relatif à la protection des données des personnes physiques, KCIOP, en tant que responsable de traitement, traite les données personnelles de l’EXPOSANT aux fins (i) d’assurer la gestion et l’organisation de l’évènement, notamment la venue de l’EXPOSANT sur le stand et l’envoi d’invitation (ii) d’assurer la gestion et l’organisation de la prospection et fidélisation (iii) de permettre à l’EXPOSANT de bénéficier de nos services (iv) de permettre à l’EXPOSANT de recevoir nos actualités (v) de gestion et d’organisation du système badges visiteurs (vi) d’organisation et de prise de rendez-vous des visiteurs. Ces traitements de données ont pour fondement juridique l’exécution du contrat : les

informations que nous collectons sont nécessaires à la mise en œuvre du contrat auquel l’EXPOSANT a adhéré. A défaut, le contrat ne pourra être exécuté.

Les données de l’EXPOSANT sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la finalité du traitement, à savoir 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale. Pour les besoins du traitement, les données de l’EXPOSANT seront transmises – ou transmises par lui – aux destinataires suivants : prestataires de gestion et d’hébergement de notre fichier client et prospect, prestataires en régie, prestataires évènementiels (prestataires d’accueils, sécurité, impression, etc.).

Les données indispensables à KCIOP pour remplir les finalités décrites ci-dessus sont celles exigées dans la DEMANDE D’ADMISSION. Conformément à la règlementation en vigueur, l’EXPOSANT bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, de suppression et de portabilité à ses données, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de des données à caractère personnel après le décès.

L’EXPOSANT peut également s’opposer au traitement des données le concernant et introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection et de contrôle des données (Commission Nationale Informatique et Libertés). Pour exercer ses droits, l’EXPOSANT peut adresser sa demande à l’adresse suivante xxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx ou en contactant notre délégué à la protection des données personnelles : xxxxxxx@xxxxx.xx.

16.2 Dans le cadre de l’exécution des présentes et de l’organisation du Salon de la Marche Nordique®, l’EXPOSANT pourra être amené à collecter ou être destinataire de données personnelles, notamment celles des visiteurs. A ce titre, l’EXPOSANT reconnait être seul responsable de traitement pour les traitements réalisés pour son propre compte dès lors qu’il reçoit communication de données personnelles par KCIOP et/ou les visiteurs. Ainsi, le Client, responsable de traitement reconnait respecter, pour ses propres traitements, la règlementation européenne en matière de protection des données, y compris le Règlement (UE) n°2016/679 relatif à la protection des données des personnes physiques, notamment concernant l’intégrité et la confidentialité des données communiquées, l’exercice des droits des personnes ainsi que le respect de leurs durées de conservation et de leurs finalités initiales de traitement.

16.3 En cas de communication à KCIOP par l’EXPOSANT d’un fichier de données personnelles pour l’envoi d’invitation ou autre service, le Client reconnait avoir informé et obtenu le consentement des personnes concernées par cette communication pour l’ensemble des finalités voulues par les parties.