Accord pour la constitution du service facturier (SFACT) de Lons-le-Saunier

Accord pour la constitution du service facturier (SFACT) de Lons-le-Saunier

ENTRE

🞆 la ville de Lons-le-Saunier, représentée par ▇. ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇, agissant en qualité de Député-Maire ;

🞆 la Communauté d'agglomération ECLA, représentée par M. ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇, agissant en qualité de 1er Vice-Président ;

🞆 le Centre Communal d'Action Sociale de Lons-le-Saunier, représenté par ▇. ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇, agissant en qualité de 1er Vice-Président ;

🞆 le Syndicat mixte pour la gestion de la Cuisine Centrale, représenté par ▇. ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇, agissant en qualité de 1er Vice-Président ;

🞆 le Pôle d'Equilibre Territorial et Rural du Pays Lédonien, représenté par ▇. ▇▇▇▇-▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇, agissant en qualité de 1er Vice-Président ;

ET

la Trésorerie de Lons-le-Saunier Municipale et Amendes, représentée par ▇. ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇, comptable public ;

ET

la Direction Départementale des Finances Publiques du Jura, représentée par M. ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇, Directeur départemental des Finances publiques.

Préambule

Dans le cadre de leurs relations partenariales, les cinq collectivités : la ville de Lons-le-Saunier, la Communauté d'agglomération ECLA, le Centre Communal d'Action Sociale de Lons-le-Saunier, le Syndicat mixte pour la gestion de la Cuisine Centrale, le Pôle d'Equilibre Territorial et Rural du Pays Lédonien et la Trésorerie de Lons-le-Saunier Municipale et Amendes avec le soutien de la Direction départementale des Finances publiques ont souhaité rénover l'organisation de la chaîne de dépense.

A cet effet, elles ont mené une étude en associant tous les acteurs concernés (notamment les agents de la Direction des finances des collectivités pré-citées et de la Trésorerie) sur la faisabilité de la mise en place d'un service facturier, chargé de recevoir les factures des fournisseurs, d’assurer leur liquidation, de préparer le mandatement des dépenses et de procéder à leur règlement après contrôle.

Cette étude a abouti à des conclusions positives.

Les objectifs assignés à ce service facturier sont notamment :

- la maîtrise des délais de paiement,

- l'amélioration de la qualité du mandatement,

- la professionnalisation de la comptabilité,

- la participation à la fiabilisation du processus de la dépense.

Le présent accord a pour objet de définir les principes qui vont présider à la constitution de ce service facturier, consécutivement à l'étude de faisabilité effectuée et ses conclusions positives.

Article 1 - Objet

Les parties décident de la mise en place d'un projet de constitution d'un service facturier. Ce service facturier assurera les activités suivantes :

- réception des factures fournisseurs,

- contrôle des factures et rapprochement avec les services faits constatés par les services opérationnels des collectivités pré-citées,

- relances éventuelles en vue d'assurer la constatation du service fait,

- contrôle des pièces justificatives, validation des factures et constitution du mandatement,

- gestion des cessions et oppositions et règlement des dépenses,

- supervision des flux informatiques dédiés,

- prise en compte des nouveautés réglementaires comptables et financières et de la disponibilité des crédits budgétaires,

- relations avec les fournisseurs sur les problématiques de facturation et de délais de paiement.

Article 2 - Systèmes d'informations

Les activités décrites à l'article 1 seront réalisées dans les systèmes d'informations des cinq collectivités pré-citées et de la Trésorerie de Lons-le-Saunier Municipale et Amendes.

Les agents du SFACT auront accès aux deux systèmes d'informations, dans la limite de leurs attributions.

Article 3 - Périmètre

Le service facturier prendra en charge toutes les dépenses hors paie et dépenses d'ordre.

Article 4 – Personnels

Le service facturier sera composé de 2 agents issus de la direction des Finances des collectivités ▇▇▇-▇▇▇▇▇▇ ▇▇ ▇▇ ▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇ ▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇▇-▇▇-▇▇▇▇▇▇▇ Municipale et Amendes. Ces agents seront mutualisés au sein du service.

Le service facturier sera placé sous l'autorité du comptable public. Le responsable du service facturier sera l'adjoint du comptable public chargé du secteur communal.

Une personne de la collectivité sera désignée référente du SFACT au sein de la direction des Finances des collectivités.

Les agents des deux entités conservent les droits et obligations prévus par leur statut d'origine et les règles de vie au travail ainsi que le traitement et le régime indemnitaire de leur administration.

Le respect de ces dispositions sera assuré par les services ressources humaines compétents en collaboration avec la direction du service facturier. Au sein du SFACT, les modifications d'affectation des effectifs seront réalisées après accord des partenaires. Tous ces éléments seront précisés lors des ateliers de travail relatifs à la mise en place du SFACT.

Sur le plan métier, les agents conservent dans un premier temps leurs attributions métiers habituelles et mutualiseront ensuite progressivement leurs tâches, après avoir suivi les formations nécessaires.

Article 5 – Locaux

Le SFACT de Lons-le-Saunier sera situé dans les nouveaux locaux de la Trésorerie de Lons-le- Saunier Municipale et Amendes, qui seront situés au ▇ ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇ ▇▇▇▇-▇▇-▇▇▇▇▇▇▇ ; l'emménagement est prévu en avril 2017.

Article 6 – Engagements respectifs

Les partenaires s'engagent à :

- mettre en place des ateliers de travail thématiques en partenariat afin d'assurer la mise en place d'un SFACT,

- assurer les formations professionnelles nécessaires à la montée en compétence des agents,

- développer des actions en vue d'assurer la cohésion des futures équipes,

- d'une manière plus générale, favoriser la conduite du changement auprès des équipes afin d’assurer, lors de la mise en place du SFACT, la qualité de service actuel.

Article 7- Rapport d'activité

Afin d'assurer un rapport sur l'activité du SFACT aux collectivités pré-citées et à la Trésorerie de Lons-le-Saunier Municipale et Amendes, un atelier de travail dédié définira les supports de ce rapport, qui devra, a minima, fournir les informations actuellement disponibles pour les deux partenaires.

Article 8 – Calendrier

Les parties s'engagent à définir un projet organisationnel complet, débouchant sur la signature d'une convention constitutive d'un service facturier à la fin du mois de mars 2017, avec pour objectif une mise en place effective au 1er mai 2017.

Article 9 – Gouvernance

Le service facturier est un service relevant de la Trésorerie de Lons-le-Saunier Municipale et Amendes. Néanmoins, son organisation fonctionnelle sera élaborée sous l'autorité des parties signataires de cet accord.

Dans ce cadre, les travaux à mener pour la mise en place du SFACT définiront des règles de gouvernance précises de nature à permettre l'atteinte des objectifs de la structure, des collectivités pré-citées et de la Trésorerie de Lons-le-Saunier Municipale et Amendes.

La convention de partenariat à intervenir précisera les modalités concrètes de la gouvernance et la

procédure décisionnelle qui y sera associée. A Lons-le-Saunier, le 6 février 2017.

Le Député-Maire de la Ville de Lons-le-Saunier, ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇		Le 1er Vice-Président de la Communauté d'Agglomération ECLA, ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇
Le 1er Vice-Président du Centre Communal d'Action Sociale de Lons-le- Saunier,	Le 1er Vice-Président du Syndicat Mixte de Gestion de la Cuisine Centrale,	Le 1er Vice-Président du Pôle d'Equilibre Territorial et Rural du Pays Lédonien,
▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇	▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇	▇▇▇▇-▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇
Le Directeur départemental des Finances publiques du Jura, ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇		Le Comptable public de la Trésorerie de Lons-le- Saunier Municipale et Amendes, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇
En présence du Secrétaire d'Etat chargé du budget et des comptes publics

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