CONTRAT DE SYNDIC
CONTRAT DE SYNDIC
Numéro de mandat :
(Contrat type prévu à l’article 18-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et à l’article 29 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application, modifié par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015).
Entre les soussignés parties :
1. D'une part :
Le syndicat des copropriétaires de l'immeuble sis à l’adresse suivante …. Numéro d’immatriculation ….
Représenté pour le présent contrat par M/Mme (nom de famille, prénom)……….……………………………
agissant en exécution de la décision de l'assemblée générale des copropriétaires du … /…/……
Titulaire d'un contrat d'assurance responsabilité civile souscrit le …/…./……. auprès de ………………….
Et
2. D'autre part :
Le syndic désigné par l'assemblée générale en date du …/…/……….
(Rayer les mentions inutiles.) (Personne physique)
M/ Mme (nom de famille, prénom), adresse du principal établissement Exerçant en qualité de syndic professionnel/ bénévole/ coopératif
Immatriculé (e) au registre du commerce et des sociétés de sous le numéro et dont le numéro unique d'identification est (le cas échéant)
(Personne morale)
La SARL BERTRAND IMMOBILIER, administrateur de biens – syndic de copropriété, ayant son siège social a Xxxxxxx-xxx-Xxxxx (00 250), 0 xxx Xxxxxx xx Xxxxxxxx xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx, immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le n° 520 491 036 00023, représentée par Xxxxxx XXXXXXX- XXXXXXX en sa qualité de gérant.
Titulaire de la carte professionnelle mention « Transaction sur immeubles et fonds de commerce * Gestion immobilière * Syndic de copropriété » n° CPI 3402 2017 000 016 046 délivrée par la CCI de l’Hérault le 20/01/2017 garanti par S.O.C.A.F, 00 Xx xx Xxxxxxx 75 015 PARIS, SP28275.
Titulaire d'un contrat d'assurance responsabilité civile professionnelle souscrit auprès de ALLIANZ sous le n° de police 53090244.
Titulaire d'une garantie financière conformément à l'article 3 de la loi du 2 janvier 1970 précitée, souscrite auprès de la SOCAF, dont l'adresse est : 00 Xxxxxx xx Xxxxxxx, 00 000 XXXXX pour un montant de 1 700 000 euros.
Il a été convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE
Le présent contrat de mandat est soumis aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965 précitée et des textes pris pour son application, notamment le décret du 17 mars 1967.
Les articles 1984 et suivants du code civil s'y appliquent de façon supplétive.
Le syndic professionnel est soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970, ci-dessus mentionnée, et au décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 pris pour son application ainsi qu'au code de déontologie promulgué en application de l'article 13-1 de cette même loi.
Le syndic professionnel ne peut ni demander ni recevoir, directement ou indirectement, d'autres rémunérations, à l'occasion de la mission dont il est chargé au titre du présent contrat, que celles dont les conditions de détermination y sont précisées, y compris en provenance de tiers (article 66 du décret du 20 juillet 1972 précité).
1. Missions
Le syndicat confie au syndic qui l'accepte mandat d'exercer la mission de syndic de l'immeuble ci- dessus désigné. L'objet de cette mission est notamment défini à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précitée et par le présent contrat.
2. Durée du contrat
Le présent contrat est conclu pour une durée de … (1).
Il prendra effet le …/…/……. et prendra fin le …/…/……. (2). Il n'est pas renouvelable par tacite reconduction.
3. Révocation du syndic
Le contrat de syndic peut être révoqué par l'assemblée générale des copropriétaires statuant à la majorité des voix de tous les copropriétaires (art. 25 de la loi du 10 juillet 1965) (3).
Cette révocation doit être fondée sur un motif légitime.
La délibération de l'assemblée générale désignant un nouveau syndic vaut révocation de l'ancien à compter de la prise de fonction du nouveau (art. 18, dernier alinéa, de la loi du10 juillet 1965).
4. Démission du syndic
Le syndic pourra mettre fin à ses fonctions à condition d'en avertir le président du conseil syndical, à défaut chaque copropriétaire, au moins trois mois à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception.
5. Nouvelle désignation du syndic
A la fin du présent contrat, l'assemblée générale des copropriétaires procède à la désignation du syndic de la copropriété. Un nouveau contrat, soumis à l'approbation de l'assemblée générale, est conclu avec le syndic renouvelé dans ses fonctions ou avec le nouveau syndic.
L'assemblée générale appelée à se prononcer sur cette désignation est précédée d'une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat, qui s'effectue dans les conditions précisées à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
6. Fiche synthétique de copropriété (4)
En application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic établit une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti, dont le contenu est défini par décret. Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année.
Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires. Il la communique dans les quinze jours au copropriétaire qui en fait la demande par (préciser : lettre recommandée avec accusé de réception ou autres modalités). A défaut, il est tenu à la pénalité financière suivante : 0.50 € par jour de retard.
Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l'exercice. Le défaut de réalisation de la fiche synthétique est un motif de révocation du syndic. Ces dispositions ne sont pas applicables aux syndics administrant des immeubles à destination totale autre que d'habitation.
7. Prestations et modalités de rémunération du syndic professionnel
Les jours et heures ouvrables de référence pour la détermination des modalités de rémunération sont fixés comme suit :
Le lundi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30 ; Le mardi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le mercredi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30; Le jeudi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le vendredi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le samedi de … h à … h et de … h à … h.
Sauf en cas d'urgence, les démarches individuelles de chaque copropriétaire ou occupant de l'immeuble auprès du syndic s'effectuent aux jours et heures suivantes (accueil physique et/ ou téléphonique effectif) :
Accueil physique :
Le lundi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30; Le mardi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le mercredi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30; Le jeudi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le vendredi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le samedi de … h à … h et de … h à … h.
Accueil téléphonique :
Le lundi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30; Le mardi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le mercredi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30; Le jeudi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le vendredi de 9 h à 12 h et de 14h30 à 17h30;
Le samedi de … h à … h et de … h à … h.
La rémunération du syndic professionnel est déterminée de manière forfaitaire.
Toutefois, une rémunération spécifique peut être perçue en contrepartie des prestations particulières limitativement énumérées à l'annexe 2 du décret du 17 mars 1967 et dans les conditions stipulées au
7.2 du présent contrat (art. 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965).
7.1. Le forfait
7.1.1. Contenu du forfait
Le forfait convenu entre les parties comprend toutes les prestations fournies par le syndic au titre de sa mission, à l'exclusion des prestations limitativement énumérées à l'annexe 2 du décret du 17 mars 1967. A ce titre, il effectue les visites et vérifications périodiques de la copropriété impliquées par la mission relative à l'administration, à la conservation, à la garde et à l'entretien de l'immeuble. Il est convenu la réalisation, au minimum, de visite(s) et vérifications périodiques de la copropriété,
d'une durée minimum de heures, avec rédaction d'un rapport/ sans rédaction d'un rapport et en
présence du président du conseil syndical/ hors la présence du président du conseil syndical (rayer les mentions inutiles). Une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait est annexée au présent contrat.
Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire.
Ne donnent lieu à aucune rémunération supplémentaire et sont comprises dans la rémunération forfaitaire :
- Les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes ;
- La gestion des règlements aux bénéficiaires.
7.1.2. Précisions concernant la tenue de l'assemblée générale annuelle
Les parties conviennent que l'assemblée générale annuelle sera tenue pour une durée de 3 heures à l'intérieur d'une plage horaire allant de 8h à 20h, par :
- le syndic ;
- un ou plusieurs préposé(s).
(Rayer les mentions inutiles.)
7.1.3. Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties
Le forfait convenu entre les parties en vertu du présent contrat pourra expressément inclure l'une ou plusieurs des prestations ci-dessous :
(Si les parties conviennent de retenir une prestation, elles remplissent les mentions ci-dessous afin de préciser ses modalités d'exécution. Elles rayent les mentions inutiles.)
-la préparation, convocation et tenue de assemblée (s) générale (s), autres que l'assemblée générale
annuelle de … heures, à l'intérieur d'une plage horaire allant de … heures à … heures ;
-l'organisation de … réunion (s) avec le conseil syndical d'une durée de heures.
7.1.4. Prestations qui peuvent être exclues des missions du syndic sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires
En application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, l'assemblée générale des copropriétaires peut, par décision spéciale prise aux conditions précisées par cet article :
- dispenser le syndic d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat (5) ;
- dispenser le syndic d'offrir un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (6);
- confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat.
En cas de décision régulièrement adoptée par l'assemblée générale antérieurement à la conclusion du présent contrat, la prestation considérée n'est pas incluse dans le forfait.
7.1.5. Modalités de rémunération
La rémunération forfaitaire annuelle perçue par le syndic au titre du présent contrat s'élève à la somme de ….. € hors taxes, soit …. € toutes taxes comprises.
Cette rémunération est payable :
-d'avance/ à terme échu (rayer la mention inutile) ;
-suivant la périodicité suivante (préciser le terme) : trimestrielle
Elle peut être révisée chaque année à la date du selon les modalités suivantes (optionnel).
Les dépassements des horaires et durées convenus pour la tenue des assemblées générales, réunions et visites/ vérifications périodiques incluses dans le forfait sont facturés selon le coût horaire mentionné au 7.2.1.
L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés.
Dans l'hypothèse où l'assemblée générale des copropriétaires a, en cours d'exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputée imputé soit (rayer la mention inutile) :
-de la somme de 0,50 € par copropriétaire (que les parties conviennent de fixer dès à présent) ;
-de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).
Dans l'hypothèse où l'assemblée générale des copropriétaires a, en cours d'exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de dispenser le syndic de son obligation de mise à disposition d'un service d'accès en ligne aux documents dématérialisés, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle est imputé soit (rayer la mention inutile) :
-de la somme de 4 € par copropriétaire (que les parties conviennent de fixer dès à présent),
-de la somme toutes taxes comprises éventuellement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).
Le montant de l'imputation prévue au titre des deux derniers alinéas est calculé pro rata temporis de la période restant à courir jusqu'à la date d'exigibilité de la rémunération.
7.2. Les prestations particulières pouvant donner lieu à rémunération complémentaire
7.2.1. Modalités de rémunération des prestations particulières
La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée :
- soit en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : 60 €/
heure hors taxes, soit 72 €/ heure toutes taxes comprises ;
- soit en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière.
La rémunération due au titre des prestations particulières s'entend hors frais d'envoi. L'envoi des documents afférents aux prestations particulières donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés.
7.2.2. Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires (au-delà du contenu du forfait stipulé aux 7.1.1 et 7.1.3)
DÉTAIL DE LA PRESTATION | MODALITÉS DE TARIFICATION convenues |
La préparation, la convocation et la tenue d'une assemblée générale supplémentaire de …. heures, à l'intérieur d'une plage horaire allant de 8h à 20h. | A la vacation horaire Le cas échéant, majoration spécifique pour dépassement d'horaires convenus : 50 % |
L'organisation d'une réunion supplémentaire avec le conseil syndical d'une durée de … … heures, par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du 7.1.3 | A la vacation horaire |
La réalisation d'une visite supplémentaire de la copropriété avec rédaction d'un rapport/ | A la vacation horaire |
7.2.3. Prestations relatives au règlement de copropriété et à l'état descriptif de division
DÉTAIL DE LA PRESTATION | MODALITÉS DE TARIFICATION convenues |
L'établissement ou la modification du règlement de copropriété à la suite d'une décision du syndicat prise en application de l'article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (si l'assemblée générale décide, par un vote spécifique, de confier ces prestations au syndic) | Honoraires votées lors de l’assemblée générale décidant du modificatif |
La publication de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes | Honoraires votées lors de l’assemblée générale décidant du modificatif |
7.2.4. Prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres
DÉTAIL DE LA PRESTATION | MODALITÉS DE TARIFICATION convenues |
Les déplacements sur les lieux | A la vacation horaire |
La prise de mesures conservatoires | A la vacation horaire |
L'assistance aux mesures d'expertise | A la vacation horaire |
Le suivi du dossier auprès de l'assureur | A la vacation horaire |
Les prestations effectuées en dehors des jours et heures ouvrables et rendues nécessaires par l'urgence sont facturées (rayer la mention inutile) :
-sans majoration ;
-au coût horaire majoré de 50 %.
Toute somme versée par l'assureur au syndic au titre de la couverture des diligences effectuées par ce dernier dans le cadre du règlement d'un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article.
7.2.5. Prestations relatives aux travaux et études techniques
Les travaux dont la liste est fixée à l'article 44 du décret du 17 mars 1967 peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques.
Ces honoraires concernent :
- les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ou d'entretien courant ;
- les travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance
;
- les travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
- les études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;
- d'une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.
Les honoraires complémentaires éventuels sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés et aux mêmes règles de majorité (article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965).
Le présent contrat ne peut se lire comme fixant un barème relatif à ces honoraires spécifiques, même à titre indicatif.
Une telle rémunération fixée dans le projet de résolution soumis au vote de l'assemblée générale doit
être exprimée en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l'importance des travaux préalablement à leur exécution.
Le choix du prestataire par l'assemblée générale est précédé d'une mise en concurrence dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et à l'article 19-2 du décret du 17 mars 1967.
Les diligences entreprises par le syndic dans le cadre de la réalisation du diagnostic de performance énergétique collectif et de l'audit énergétique peuvent donner lieu à rémunération dans les conditions prévues au présent article.
7.2.6. Prestations relatives aux litiges et contentieux (hors frais de recouvrement visés au point 9.1)
DÉTAIL DE LA PRESTATION | MODALITÉS DE TARIFICATION convenues |
La mise en demeure d'un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception | Compris dans notre forfait hors frais de poste |
La constitution du dossier transmis à l'avocat, à l'huissier de justice ou à l'assureur protection juridique (à l'exclusion des formalités visées au 7.2.4) | 180.00 TTC |
Le suivi du dossier transmis à l'avocat | A la vacation |
7.2.7. Autres prestations
DÉTAIL DE LA PRESTATION | MODALITÉS DE TARIFICATION convenues |
Les diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d'acquisition ou de disposition des parties communes | Honoraires votés lors de l’assemblée générale décidant du modificatif |
La reprise de la comptabilité sur exercice (s) antérieur (s) non approuvés ou non répartis (changement de syndic) | Dans notre forfait |
La représentation du syndicat aux assemblées d'une structure extérieure (syndicat secondaire, union de syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu'aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si elles existaient antérieurement à la signature du présent contrat | Dans notre forfait |
La constitution et le suivi du dossier d'emprunt souscrit au nom du syndicat en application de l'article 26-4 alinéa 1 et 2 de la loi du 10 juillet 1965 | Honoraires votés lors de l’assemblée générale décidant de souscrire un emprunt |
La constitution et le suivi d'un dossier de subvention accordé au syndicat | Honoraires votés lors de l’assemblée générale décidant de la demande de subvention |
L’immatriculation initiale du syndicat | 290.00 ttc |
8. Défraiement et rémunération du syndic non professionnel
Dans le respect du caractère non professionnel de leur mandat, le syndic bénévole et le syndic désigné en application de l'article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 peuvent percevoir le remboursement des frais nécessaires engagés outre une rémunération au titre du temps de travail consacré à la copropriété.
Les parties s'accordent à fixer la rémunération comme suit (rayer les mentions inutiles) :
-forfait annuel … €
-coût horaire … €/ h
-autres modalités (préciser) :
9. Frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires
Le coût des prestations suivantes est imputable au seul copropriétaire concerné.
PRESTATIONS | DÉTAILS | TARIFICATION PRATIQUÉE |
9.1. Frais de recouvrement (art. 10-1 a de la loi du 10 juillet 1965) | Mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ; Relance après mise en demeure ; Conclusion d'un protocole d'accord par acte sous seing privé ; Frais de constitution d'hypothèque ; Frais de mainlevée d'hypothèque ; Dépôt d'une requête en injonction de payer ; Constitution du dossier transmis à l'auxiliaire de justice (uniquement en cas de diligences exceptionnelles) ; Suivi du dossier transmis à l'avocat (uniquement en cas de diligences exceptionnelles). | 20.00 ttc 40.00 ttc 150.00 ttc 150.00 ttc 100.00 ttc 180.00 ttc 180.00 ttc A la vacation horaire |
9.2. Frais et honoraires liés aux mutations | Etablissement de l'état daté ; (Nota.-Le montant maximum applicable aux honoraires d'établissement de l'état daté, fixé en application du décret prévu à l'article 00-0 x xx xx xxx xx 00 xxxxxxx 0000 x'xxxxx x xx xxxxx de…). Opposition sur mutation (article 20 I de la loi du 10 juillet 1965) ; | 395.00 ttc 120.00 ttc |
9.3 Frais de délivrance des documents sur support papier (art. 33 du décret du | Délivrance d'une copie du carnet d'entretien ; | Dans le forfait |
17 mars 1967 et R. 134-3 du code de la construction et de l'habitation) | Délivrance d'une copie des diagnostics techniques ; Délivrance des informations nécessaires à la réalisation d'un diagnostic de performance énergétique individuel mentionnées à l'article R. 134-3 du code de la construction et de l'habitation ; Délivrance au copropriétaire d'une copie certifiée conforme ou d'un extrait de procès- verbal d'assemblée générale ainsi que des copies et annexes (hors notification effectuée en application de l'article 18 du décret du 17 mars 1967). | Dans le forfait Dans le forfait Dans le forfait |
10. Copropriété en difficulté
En application de l'article 29-1 de la loi l'article loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, la désignation d'un administrateur provisoire entraîne la cessation de plein droit sans indemnité du présent contrat.
11. Reddition de compte
La reddition de compte interviendra chaque année à la date ou selon la périodicité suivante : annuelle.
12. Compétence
Tous les litiges nés de l'exécution du présent contrat sont de la compétence de la juridiction du lieu de situation de l'immeuble.
Les parties élisent domicile aux fins des présentes, aux adresses ci-dessous : Pour le syndic : 0 xxx Xxxxx Xxxxxx, 34 250 Palavas-les-Flots
Pour le syndicat …
Fait en deux exemplaires et signé ce jour, le / / à
Le syndicat Le syndic
(1) Dans la limite de trois ans maximum (article 28 du décret du 17 mars 1967).
(2) Le contrat de syndic confié à l'organisme d'habitation à loyer modéré en application de l'article L. 443-15 du code de la construction et de l'habitation prend fin dans les conditions prévues par cet article. Le mandat de syndic confié par un syndicat coopératif prend fin dans les conditions prévues à l'article 41 du décret du 17 mars 1967.
(3) Le cas échéant, la majorité prévue à l'article 25-1 de cette loi est applicable.
(4) Conformément à l'article 00-XX xx xx xxx xx 0000-000 du 24 mars 2014, la fiche synthétique doit être établie à compter du :
- 31 décembre 2016, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots;
- 31 décembre 2017, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots;
- 31 décembre 2018, pour les autres syndicats de copropriétaires.
(5) En application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, cette possibilité de dispense est applicable uniquement lorsque le syndicat comporte au plus quinze lots à usage de logements, de bureau ou de commerce et que le syndic est soit un professionnel soumis à la loi du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce, soit un syndic dont l'activité est soumise à une réglementation professionnelle organisant le maniement de fonds du syndicat.
(6) En application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, cette possibilité de dispense est applicable uniquement au syndic professionnel.
ANNEXE AU CONTRAT DE SYNDIC
LISTE NON LIMITATIVE DES PRESTATIONS INCLUSES DANS LE FORFAIT
PRESTATIONS | DÉTAILS | |
I. - Assemblée générale | I-1° Préparation de l'assemblée générale. | a) Etablissement de l'ordre du jour ; b) Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. |
I-2° Convocation à l'assemblée générale | a) Elaboration et envoi de la convocation avec l'ordre du jour, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions. | |
I-3° Tenue de l'assemblée générale. | a) Présence du syndic ou de son représentant à l'assemblée générale suivant les stipulations prévues par le contrat au titre du forfait ; b) Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ; c) Rédaction et tenue du registre des procès-verbaux. | |
I-4° Information relative aux décisions prises en assemblée générale. | a) Envoi et notification du procès-verbal comportant les décisions prises en assemblée générale aux copropriétaires (opposant ou défaillant) ; b) Information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l'assemblée générale par affichage d'un procès-verbal dans les parties communes. | |
II. - Conseil syndical | II-5° Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat ou des lots gérés (notamment par accès en ligne sécurisé) ; | |
II-6° Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire. | ||
III. - Gestion des opérations financières et comptabilité générale de la copropriété | III-7° Comptabilité du syndicat. | a) Etablissement des comptes de gestion et des annexes du syndicat des copropriétaires, conformément à l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 ; b) Etablissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical, conformément à l'article 14-1 de la même loi et au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ; c) Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. |
III-8° Comptes bancaires. | a) Ouverture d'un compte bancaire séparé ou, le cas échéant, d'un sous-compte individualisé en cas de dispense (résultant d'une décision de l'assemblée |
générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues au II de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ; b) Ouverture d'un compte bancaire séparé destiné à recevoir les cotisations prévues à l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965. | ||
III-9° Comptabilité séparée de chaque copropriétaire. | a) Tenue des comptes de chaque copropriétaire ; b) Appel des provisions sur budget prévisionnel ; c) Imputations des consommations individuelles de fluide ou d'énergie ; d) Reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l'absence de relevé ; e) Appels sur régularisations de charge ; f) Appels des cotisations du fonds de travaux. | |
III-10° Autres. | a) Vérification et paiement des factures des fournisseurs et prestataires ; b) Recouvrement des créances auprès des tiers : relance par lettre simple avant mise en demeure ; c) Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat ; d) Attestation de TVA aux fournisseurs et prestataires. | |
III-11° Remise au syndic successeur. | a) Remise de l'état financier, de la totalité des fonds, de l'état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat. | |
IV. - Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété | IV-12° Immatriculation du syndicat. | a) Mise à jour du registre d'immatriculation. |
IV-13° Documents obligatoires. | a) Elaboration et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété ; b) Gestion de tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires (à l'exclusion du diagnostic de performance énergétique collectif et de l'audit énergétique, qui peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques dans les conditions précisées au 7.2.5 du présent contrat) ; c) Etablissement et mise à jour du carnet d'entretien conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 ; d) Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires ; e) Notification de l'exercice du droit de délaissement prévue au III de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. | |
IV-14° Archives du syndicat et accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés. | a) Détention et conservation des archives, notamment les plans, le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les diagnostics techniques, les contrats de travails des préposés du syndicat, les contrats d'assurance de l'immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative (l'assemblée générale, statuant à la majorité de tous les copropriétaires, peut décider de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat en application du I de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ; b) Transmission des archives au syndic successeur ; c) Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur ; d) Mise à disposition d'un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l'assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965). |
IV-15° Entretien courant et maintenance. | a) Visites de la copropriété et vérifications, selon les stipulations prévues au contrat ; b) Gestion des travaux d'entretien courant et de maintenance visés à l'article 45 du décret du 17 mars 1967 ; c) Vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs ; d) Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l'échéance dans le cadre du budget prévisionnel ; e) Etablissement et présentation à l'assemblée générale, au moins tous les trois ans, de la liste des travaux d'entretien et de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales ; f) En vue de la consultation au cours d'une assemblée générale incluse dans le forfait, appel d'offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d'une pluralité de devis ou de l'établissement d'un devis descriptif soumis à l'évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l'article 45 du décret du 17 mars 1967. | |
V. - Assurances | V-16° Souscription des polices d'assurance au nom du syndicat soumise au vote de l'assemblée générale. | |
V-17° Déclaration des sinistres concernant les parties communes ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes. | ||
V-18° Règlement des indemnités aux bénéficiaires. | ||
VI. - Gestion du personnel | VI-19° Recherche et entretien préalable. | |
VI-20° Etablissement du contrat de travail et de ses avenants éventuels. | ||
VI-21° Gestion des procédures de rupture du contrat de travail. | ||
VI-22° Paiement du salaire, tenue du livre des salaires, édition des bulletins de paies. | ||
VI-23° Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux. | ||
VI-24° Attestations et déclarations obligatoires. | ||
VI-25° Gestion des |
remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité. | ||
VI-26° Mise en place et mise à jour du document unique d'evaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs. | ||
VI-27° Gestion de la formation du personnel du syndicat. VI-28° contrôle d'activité du personnel du syndicat. |
NOTA : Conformément à l'article 1er de la décision du Conseil d'Etat nos 390465-390491 du 5 octobre 2016 : Au point 9.2 du contrat type, les mots : " Délivrance du certificat prévu à l'article 20 II de la loi du 10 juillet 1965 " sont annulés en tant qu'ils figurent à l'article du contrat type relatif aux frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires concernés. Le même contrat type est annulé en tant qu'il omet de comporter la mention des frais afférents à la tenue d'un compte bancaire séparé.
ANNEXE 2
LISTE LIMITATIVE DES PRESTATIONS PARTICULIÈRES POUVANT DONNER LIEU AU VERSEMENT D'UNE RÉMUNÉRATION SPÉCIFIQUE COMPLÉMENTAIRE
PRESTATIONS | DÉTAILS |
I. - Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires | 1° Préparation, convocation et tenue d'assemblées générales supplémentaires et dépassement des plages horaires de référence convenues ; 2° Organisation de réunions supplémentaires avec le conseil syndical ; 3° Réalisation de visites supplémentaires de la copropriété. |
II. - Prestations relatives au règlement de copropriété et à l'état descriptif de division : | 4° Etablissement ou modification du règlement de copropriété à la suite d'une décision du syndicat ; 5° Publication de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes. |
III. - Prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres | 6° Déplacements sur les lieux ; 7° Prise de mesures conservatoires ; 8° Assistance aux mesures d'expertise ; 9° Suivi du dossier auprès de l'assureur. |
IV. - Prestations relatives aux travaux et études techniques dont la liste est fixée à l'article 44 du décret du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi du 10 juillet 1965. | |
V. - Prestations relatives aux litiges et contentieux (hors recouvrement de créances auprès des copropriétaires) | 10° Mise en demeure par lettre recommandée accusée de réception ; 11° Constitution du dossier transmis à l'avocat, à l'huissier, à l'assureur protection juridique ; 12° Suivi du dossier transmis à l'avocat. |
VI. - Autres prestations | 13° Diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d'acquisition ou de dispositions de parties communes (hors prestations visées au II) ; 14° Reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non réparti(s), en cas de changement de syndic ; 15° Représentation du syndicat aux assemblées d'une structure extérieure (syndicat secondaire, union de syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu'aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si elles existaient antérieurement à la signature du contrat de syndic ; 16° Constitution et suivi du dossier d'emprunt souscrit au nom du |
syndicat en application des alinéas 1 et 2 de l'article 26-4 de la loi du 10 juillet 1965 ; 17° Constitution et suivi d'un dossier de subvention au profit du syndicat ; 18° Immatriculation initiale du syndicat. |
NOTA : Conformément à l'article 3 du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, les dispositions du présent décret sont applicables aux contrats de syndic conclus ou renouvelés après le 1er juillet 2015.