Contrat exposants

Contrat exposants

COORDONNEES

NOM DE L’EXPOSANT ………………………..………………………..………………………..………………………

ADRESSE DE FACTURATION ………………………..………………………..………………………..……………..

TEL ………………………..……………………… EMAIL DE CONTACT ………………………..…………….

NOM DU REPRESENTANT SUR STAND ………………………..………………………..……………………….

RESERVATION D’ESPACE – TARIF HT

! micro stand les 2 jours de congrès – table 70 x 50 cm + 1 chaise – 990 €

! mini stand les 2 jours de congrès – table 120 x 50 cm + 2 chaises – 1300 €

! stand les 2 jours de congrès – table 120 x 60 cm + 2 chaises – 1500 €

Un stand = 2 badges par table, pauses et cocktail du congrès pour 2 personnes, 2 invitations congressistes

ELECTRICITE SUR LE STAND – TARIF HT

109€/prise pour les 2 jours de congrès Nombre de prise souhaitée ………………

Soit un total de …… x 109€ = €

BADGE(S) SUPPLEMENTAIRE(S) – TARIF HT

! BADGE REPRESENTANT - 150 € Nombre de badges souhaité ………………

! BADGE CONGRESSISTES – 190 € Nombre de badges souhaité ………………

DINER DE GALA ) TARIF HT

Dîner du congrès – 19 mars 2020 – Brasserie Excelsior - 20H00 – 52€ par personne Nombre de personne présentes………………… soit un total de ………X 52€=… €

Pour le sponsoring total du dîner du congrès, nous consulter

PARRAINAGE – TARIF HT

! Insertion flyers dans les mallettes congrès – 1100 €

!

Sponsoring mallettes et badges – logo sur les mallettes et sur les tours de cou – 100 exemplaires - 1230 €

! Présence logo sur tous les supports de communication - 1000 €

Dîner ORATEURS – 18 mars 2020 – 19H30 – 20 personnes (comité + orateurs

! congrès) – restaurant choisi par le comité – 1200 €

! Sponsoring des pauses – 5 pauses – 100 participants par pause - 2750 €

! Sponsoring session plénière – voir programme - 2500 €

HEBERGEMENT – TARIF HT

Je souhaite réserver une chambre à l’hôtel LES PRELATS au tarif préférentiel de 115€/par nuit, petit déjeuner inclus

Nom de l’occupant de la chambre …………………………………………………

O Nuit du 18 mars 2020 O Nuit du 19 mars 2020 O Nuit du 20 mars 2020

MONTANT TOTAL

Une facture d’acompte de 50% de la somme globale vous sera envoyée , payable à réception. Le partenariat ne sera effectif qu’à réception de cette somme

DATE

TOTAL HT € HT

TVA 20% €

TOTAL TTC € TTC

Cachet et signature avec la mention « Bon pour accord »

CONDITIONS GENERALES DE VENTE C2MH EVENTS / EXPOSANTS SPONSORS

Conditions générales de ventes

Le présent règlement a pour objet de définir les règles applicables à l’admission et à la participation des exposants/sponsors au congrès SORNEST 2020.

Ce congrès est organisé par la société C2MH EVENTS ci-après désignée « l’Organisateur » qui se réserve la

possibilité de modifier ou compléter le présent règlement sans préavis, dans l’intérêt du respect de la sécurité des personnes et des biens. L’Organisateur en informera l’exposant/sponsor par tous moyens appropriés.

Conditions de participation

1. La signature de la demande de participation constitue un engagement ferme.

2. Seules les demandes entièrement remplies, signées et accompagnées d’un acompte de 50% des frais de participation seront prises en compte. En cas du désistement du fait de l’exposant/sponsor, ce premier paiement partiel reste définitivement acquis à l’Organisateur.

3. Tout retard de paiement et sans mise en demeure préalable, entraînera de fait des pénalités de retard égales à 5% sur le montant TTC et ce pour chaque jour de retard.

4. Le défaut de paiement du solde de la participation dans le délai fixé donne à l’Organisateur, sans mise en demeure préalable, le droit de retirer l’admission de l’exposant/sponsor et/ou entraîne l’annulation de

l’emplacement de celui-ci. Dans toutes ces hypothèses, le montant total de la facture est dû à l’Organisateur.

5. L’Organisateur peut refuser une demande de participation sans avoir à motiver sa demande.

6. Ne peuvent être admises à exposer à la conférence que les entreprises, organismes et associations régulièrement constituées.

7. La sous-location ou la cession à titre gratuit, à un tiers, de la totalité ou d’une partie d’un stand est interdite.

Désistement

1. Le désistement de l’exposant-sponsor doit être communiqué par lettre recommandée avec accusé de réception.

2. En cas d’annulation, les droits d’inscription restent acquis à l’Organisateur de la façon suivante :

- Entre la signature de ce contrat et le 02 janvier 2020 :facturation de 50% du prix.

- Après le 03 janvier 2020 : facturation de 100% du prix de la participation à titre de dommages et intérêts.

Tenue de la conférence, annulation ou modification

1. L’Organisateur fixe les dates, le lieu et les horaires de la conférence.

2. L’Organisateur se réserve le droit de reporter la manifestation et de changer les horaires indiqués notamment en cas de force majeure ou pour toute autre raison qui nécessiterait une telle modification. Chaque exposant/sponsor en serait informé officiellement. Le report de la manifestation ou le changement d’horaires ne peut pas justifier une annulation totale ou partielle de réservation de la part des exposants/sponsor.

3.L’organisateur peut annuler ou reporter la manifestation s’il constate un nombre notoirement insuffisant d’inscrits. L’exposant/sponsor inscrit se voit alors restituer le montant de son acompte ou de sa participation. Jusqu’au jour de la clôture des inscriptions, l’exposant/sponsor assume la totalité des risques liés à la non-réalisation éventuelle de la manifestation et notamment la charge exclusive des frais qu’il aura du engager en prévision de la manifestation.

4.L’organisateur peut également reporter la manifestation en cas de force majeure. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations non raisonnablement prévisibles, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation ou qui comportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes. Dans ce cas, les acomptes versés par les exposants sont intégralement restitués à l'exclusion de tous dommages intérêts supplémentaires.

5. L’Organisateur est exonéré de toute responsabilité concernant les préjudices que pourraient subir les exposants/sponsors.

Affectation des stands

1. L'Organisateur établit le plan du salon et effectue la répartition des emplacements librement, en tenant compte dans la mesure du possible, des désirs exprimés par l'exposant/sponsor. La décision d’admission ou de répartition des stands ne pourra donner lieu à une quelconque indemnité.

2. L’Organisateur tiendra notamment compte, dans le cadre des attributions, de la date de retour des dossiers.

3.L’exposant/sponsor ne pourra pas demander l’annulation ni son remboursement ni prétendre à aucune indemnité du fait d’une modification du plan et des emplacements.

4. L’organisateur ne peut être tenu responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre

les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement, ni des modifications intervenues dans l’environnement des stands (modification des stands voisins, reconfiguration des allées...).

Obligations de l’exposant/sponsor

1. Il n’est pas admis qu’un exposant héberge une société non affiliée sur son stand sans l’accord préalable et écrit de l’Organisateur.

2. Toute admission engage définitivement et irrévocablement son souscripteur qui s’engage à observer strictement les dispositions du présent règlement, ainsi que les règlements spéciaux qui lui seront adressés

dans le dossier de l’exposant. Tout manquement à ces règlements par l’exposant/sponsor peut entraîner son exclusion, sans que celui-ci ne puisse demander le remboursement des sommes versées ni d’indemnité de quelque nature que ce soit.

3. Les exposants/sponsors s’engagent à ne présenter que des produits ou matériels conformes à la réglementation française, à ne procéder à aucune publicité susceptible d’induire en erreur ou de tromper le public et à ne commettre aucun acte de contrefaçon ou de concurrence déloyale. L’Organisateur ne pourra en aucune manière être tenu responsable si l’Exposant/sponsor ne respectait pas cette directive.

4. L’Organisateur peut à tout moment exiger que soient retirés immédiatement de l’exposition les objets litigieux. Le non-respect de ces obligations entraîne de plein droit l’exclusion temporaire ou définitive du salon.

Aménagement et décoration des stands

1. La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants/sponsors et sous leur responsabilité.

2. Les exposants/sponsors prennent les emplacements dans l'état où ils les trouvent et doivent les laisser dans le même état. Toute détérioration causée par un exposant/sponsor ou par ses installations, matériels ou marchandises est à la charge de cet exposant/sponsor.

3. L’Organisateur se réserve le droit de demander des modifications ou de supprimer une installation qui nuirait à l’aspect général du salon ou qui gênerait les exposants voisins ou la circulation générale ou qui ne serait pas conformes aux plans ou projets particuliers préalablement soumis.

4. Les exposants/sponsors se doivent de respecter le règlement de sécurité du lieu du congrès figurant dans le dossier technique..

5. Le calendrier du montage et du démontage des stands est déterminé par l’Organisateur et communiqué à l’exposant/sponsor par le dossier technique. En cas de non respect des opérations de démontage, l'Organisateur peut faire procéder au démontage, aux frais et aux risques de l'exposant/ sponsor.

6. L’Organisateur, peut, après examen, exclure les produits ou services ne lui paraissant pas correspondre à l’objet du salon

7. Les produits ou services présentés sur les stands par les exposants/sponsors doivent être conformes aux normes de sécurité en vigueur, notamment en matière de sécurité incendie l’exposant/sponsor doit s’assurer que tous les matériaux utilisés, y compris teintures et moquettes, sont conformes à la réglementation, l’Organisateur se réservant à tout moment le droit de faire enlever ou détruire tout matériel ou toute installation non conforme.

Tenue du stand

1. Le stand devra être occupé en permanence pendant les horaires d’ouverture, par une personne compétente. L’exposant/sponsor doit avoir une attitude conforme aux intérêts généraux de la conférence notamment à l’égard des visiteurs et des autres participants.

2. Toute attitude nuisible au bon déroulement de la conférence pourra entrainer une mesure d’exclusion temporaire ou définitive par l’Organisateur en partie ou totalement.

3. L’exposant/sponsor s’engage à ne pas démonter son stand avant la fermeture

Publicité

L’exposant/sponsor ne peut en aucun cas distribuer des tracts ou autres documents en dehors de son stand ni faire de la publicité pour une firme, marque, enseigne, etc. n’exposant pas.

Nuisances sonores

Les exposants/sponsors qui envisagent des animations (musique, jeux ,spectacles etc.) sur leur stand devront recueillir préalablement l’autorisation de l’Organisateur qui veillera à leur conformité avec l’esprit du salon et à l’absence de nuisances sonores ou visuelles. Le non-respect de ces dispositions pourra entraîner, sans préavis, la coupure de l’électricité du stand de l’exposant/sponsor concerné sans que celui- ci ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement de la part de l'Organisateur. L’exposant/sponsor s’engage à obtenir toutes les autorisations nécessaires à l’animation musicale, et faire son affaire de tout paiement y afférent, notamment envers la Sacem.

Accès au salon

1. Nul ne peut accéder à l’enceinte de la conférence sans être en possession d’un titre émis ou admis par l’Organisateur. Seules les invitations réalisées par l’Organisateur sont admises comme titres d’entrée. Si par exception un exposant/sponsor souhaite réaliser une invitation aux couleurs de sa marque, il doit au préalable recueillir l’autorisation de l’Organisateur et lui soumettre son projet.

2. L’Organisateur se réserve le droit de refuser l’entrée ou d’expulser toute personne dont le comportement nuit à la tranquillité des participants.

Sécurité

1. Les exposants/sponsors sont tenus de respecter la réglementation en vigueur, notamment celle concernant la sécurité.

2. Les machines en fonctionnement présentes sur les stands feront l’objet d’une déclaration auprès de l’Organisateur et devront être en conformité avec la réglementation en vigueur.

3. Lors du passage de la Commission de sécurité, les aménagements de stand doivent être totalement achevés. La présence des exposants/sponsors est obligatoire pour fournir les renseignements ou certificats demandés.

4. L’Organisateur n’est pas responsable de toute demande de modifications ordonnée par la Commission de sécurité.

Assurance

1. L’Organisateur décline toute responsabilité concernant les dommages de toute nature pouvant survenir aux biens exposés pour toutes causes que ce soit.

2. L’exposant a la garde des matériels et objets d’exposition pendant la durée de la conférence, le montage et le démontage. Le fait que l’Organisateur ait son propre service de sécurité n’implique pas la responsabilité de celui-ci, quant à la garde de ces matériels et objets.

3. L’Organisateur et le lieu du congrès ne seront pas tenus responsables des pertes et dommages de quelque ordre que ce soit, subis par l’exposant/sponsors, résultant d’un défaut du bâtiment, lequel serait occasionné par l’incendie, l’orage, la tempête, la foudre, le désordre civil, les attentats, la guerre, les actions syndicales, la grève ou le lock-out, les explosions, les accidents, les cas de force majeure, ou par toute autre cause échappant à leur contrôle, l’exposant/sponsor ne pourra pas, de même, les

tenir responsables si, dans des circonstances de ce genre, la conférence était dans l’impossibilité d’utiliser le bâtiment.

4. L’exposant/sponsor s’engage à faire couvrir par une assurance, pour la valeur totale de l’emplacement, le contenu de son emplacement ainsi que tous les équipements et matériels afférents.

5. Les exposants/sponsors doivent obligatoirement être couverts par une police d’assurance responsabilité civile. L’accès à l’emplacement pourra être refusé à tout exposant/sponsor qui ne pourra justifier du paiement préalable des primes d’assurances qu’il aura prises pour couvrir sa responsabilité civile à raison des dommages causés aux tiers.

Dispositions générales

1. Les exposants/sponsors s’engagent à se conformer aux dispositions indiquées dans le guide de l’exposant remis par l’Organisateur.

2. L’exposant/sponsor s’engage à respecter les législations en vigueur du droit du travail et s’interdit de recourir à des travailleurs non déclarés.

Contestation ou litige

J’ai pris connaissance de ce règlement général et ma signature en vaut acceptation pleine et entière.

Date

Nom et Prénom Signature et cachet

En cas de litige, la recherche d’une solution amiable sera privilégiée. À défaut d’accord entre les parties dans un délai raisonnable, les tribunaux du siège de l’Organisateur sont seuls compétents.