Common use of MATRIZ DE RIESGOS Clause in Contracts

MATRIZ DE RIESGOS. No. Clase Fuente Etapa Tipo Descripción Consecuencia de ocurrencia del evento Probabilidad Impacto Valoración del Riesgo Categoría 1 General Inter na Ejecuci ón Operacional Incumplimiento – no se cumple a cabalidad con las obligaciones, calidad y ejecución oportuna del objeto contractual - Inestabilidad en el avance del convenio. - Demoras en la ejecución del convenio. - Incumplimiento total o parcial del convenio Imp xxx able Mayor 4 Me dio 2 General Inter na Ejecuci ón Operacional Modificaciones de las condiciones inicialmente contempladas en el convenio - Demoras en la ejecución e implementación del objeto contractual. Rar o Insignificant e 2 Baj o 3 General Inter na Exte rna Ejecuci ón Regulatorio Establecimiento de nuevos tributos, tasa o contribuciones - Inestabilidad en el avance del convenio. - Suspensiones y demoras prolongadas. - Liquidación unilateral por incumplimiento. Pro babl e Menor 4 Me dio 4 General Inter no Ejecuci ón Tecnológico Obsolescencia tecnológica y/o cambios en los estándares o necesidades tecnológicas - Inestabilidad en el avance del convenio. - Suspensiones y demoras prolongadas. - Pérdida de información. Pro babl e Mayor 4 Me dio 5 General Exte rno Ejecuci ón Social Paros, manifestaciones, protestas de la comunidad, que impidan la correcta ejecución de las actividades del convenio. No poder ejecutar correctamente las actividades y por ende afectar el normal desarrollo del convenio. 3 5 5 Me dio . 6

MATRIZ DE RIESGOS. No. Clase Fuente A continuación, se describen algunos de los posibles riesgos del contrato, asignación, tratamiento, mitigación entre otros: Nº Etapa Tipo de riesgo Descripción Consecuencia (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir) Consecue ncia de la ocurrencia del evento Probabilidad Impacto Valoración ¿A quién se le asigna? Tratamient o / controles a ser implement ados ¿Afecta el equilibrio económi co del Riesgo Categoría contrato? Persona responsable por implementar el tratamiento MONITOREO ¿Cómo se realiza el monitoreo? Y REVISIÓN Periodicidad , ¿Cuándo? 1 General Inter na Ejecuci ón Operacional Incumplimiento – no se cumple a cabalidad con las obligaciones, calidad y ejecución oportuna del objeto contractual - Inestabilidad en el avance del convenio. - Demoras en la ejecución del convenio. - Incumplimiento total o parcial del convenio Imp xxx able Mayor 4 Me dio 2 General Inter na Ejecuci ón Operacional Modificaciones de las condiciones inicialmente contempladas en el convenio - Demoras en la ejecución e implementación del objeto contractual. Rar o Insignificant e 2 Baj o 3 General Inter na Exte rna Ejecuci ón Regulatorio Establecimiento de nuevos tributos, tasa o contribuciones - Inestabilidad en el avance del convenio. - Suspensiones y demoras prolongadas. - Liquidación unilateral por incumplimiento. Pro babl e Menor 4 Me dio 4 General Inter no Ejecuci ón Tecnológico Obsolescencia tecnológica Legaliza ción Jurídico s y/o cambios legales y /o docume ntales y/ o regulat orios Demora en los estándares la legalización del contrato, suspensiones, adiciones, modificacione s y/o necesidades tecnológicas - Inestabilidad prórrogas del contrato por parte del contratista. El contratista no radica completa, correcta y oportunam ente la documenta ción de legalización , según instructivo y lo manifestad o en el avance contrato o suspensión imputable a éste. Contratista La Entidad contratante debe indicarle al contratista de forma clara y precisa la documenta ción requerida para la legalización del conveniocontrato, suspension es, adiciones, modificacio nes y/o prórrogas a que haya lugar. - Suspensiones y demoras prolongadas. - Pérdida de información. Pro babl e Mayor 4 Me dio 5 General Exte rno Ejecuci ón Social ParosNO Contratante/ Contratista Acompañamien to administrativo, manifestaciones, protestas jurídico y/o financiero a que haya lugar por parte de la comunidadEntidad Contratante al contratista respecto de los documentos requeridos para cada caso. Cuando haya lugar a ello. 2 Ejecució n Jurídico s y/o legales y /o docume ntales y/ o regulat orios Cambios normativos y/o tributarios. Las condiciones inicialmente estipuladas en el Contrato sufren una modificació n sustancial, con una norma que impidan modifique o exija la correcta ejecución inclusión de un nuevo component e técnico o tributario que implique la destinación de mayores recursos. Contratante / Contratista Producción del contrato con las normas aplicables al momento de la suscripción. Revisar los cambios sustanciale s que afecten el equilibrio económico del contrato con el fin de realizar los ajustes pertinentes tanto para el contratista como para la Entidad, mediante otrosí cuando así se requiera NO Contratante/ Contratista Actualización permanente de las actividades del convenionormas contractuales, tributarias, y demás aplicables al contrato. No poder ejecutar correctamente las actividades y por ende afectar el normal desarrollo del convenioCuando haya lugar a ello. 3 5 5 Me dio . 6Ejecució n Operaci onal Demora en la radicación oportuna por parte del contratista de las facturas (correctament e diligenciadas y firmadas) y/o cuentas de los gastos.

MATRIZ DE RIESGOS. OBJETO:ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO PERSONAL, MISCELANEOS Y PRODUCTOS DE ASEO GENERAL Y LIMPIEZA, PARA LA COMERCIALIZACION A LA POBLACION PRIVADA DE LA LIBERTAD Y EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS EXPENDIO Y PANADERIA DEL ESTABLECIMIENTO PENITENCIARIO DE MEDIANA SEGURIDAD Y CARCELARIO XX XXXXXXXXX. No. Clase Fuente Etapa Tipo Descripción Consecuencia de que puede pasar y como puede ocurrir Consecuencias de la ocurrencia del evento Probabilidad Impacto Valoración Valoració n del Riesgo Categoria ¿A quien se le asigna? Controles a ser implementados Probabilidad Impacto Valoració n del riesgo Categoría ¿Afecta la ejecución del contrato? Persona responsable de implementar el tratamiento Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Fecha estimada en que se completa el tratamiento Como se realiza el monitoreo? Periodicidad del monitoreo 1 General Inter na Ejecuci ón Externo Planeación Operacional Incumplimiento – Que no se cumple a cabalidad con las obligaciones, calidad y ejecución oportuna del objeto contractual - Inestabilidad sea aceptada la orden de compra por el almacen de Grandes Superficies seleccionado Imposibilidad de satisfacer la necesidad en el avance tiempo establecido Improbable - 2 Mayor - 4 6 Alto INPEC Estudio xx xxxxxxx, mediante el cual se invita a cotizar a las grandes superficies habilitadas por Colombia compra eficiente, con el fin de corroborar el ofrecimiento. Raro - 1 Mayor- 4 5 Medio No Área Requirente, Responsable de Estudio xx xxxxxxx 03/05/2021 11/05/2021 Adecuado estudio xxx xxxxxxx y atención a las observaciones en la etapa de cotizaciones, así como revisión diaria del convenio. - Demoras correo electrónico habilitado para recibir observaciones y respuesta a las mismas de manera oportuna Durante el término de duración de la etapa precontractu al proceso, estudios previos 2 General Externo selección Operacional Que se presenten reclamos de terceros sobre la selección del oferente que retrasen la comunicación de aceptación del contrato Demora en la ejecución del conveniocontrato Raro - 1 Mayor - 4 5 Medio INPEC Selección de la oferta más favorable de conformidad con los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente. Raro - Incumplimiento total o parcial del convenio Imp xxx able Mayor 1 Moderado-3 4 Me dio 2 General Inter na Ejecuci ón Operacional Modificaciones Bajo No Área Requirente 03/05/2021 11/05/2021 Selección objetiva de las condiciones inicialmente contempladas ofertas - imparcialidad en las evaluaciones Durante el término de duración de la etapa precontractu al proceso 3 General Externo Ejecución Regulatorio Modificación en la legislación tributaria - creación de un nuevo impuesto o gravamen El contratista deberá asumir mayores costos Improbable - 2 Menor - 2 4 Bajo INPEC Estudio de las normas tributarias que se expidan sobre la materia, especificar en la Orden de compra los gravamenes a que hayalugar Raro - 1 Menor-2 3 Bajo Si Supervisor del contrato 11/05/2021 29/07/2021 Actualización sobre las normas tributarias que regulan el servicio o bien requerido Durante el término de ejecución del contrato 4 General Interno Ejecución Operacional Inadecuado seguimiento por parte del supervisor del contrato Incumplimiento del contratísta, perdida de recursos de la entidad. Improbable - 2 Mayor - 4 6 Alto INPEC Comunicación completa y oportuna de la designación de supervisión y las obligaciones por parte del Supervisor Raro - 1 Menor-2 3 Bajo Si Supervisor del contrato 11/05/2021 29/07/2021 Oportunidad en la presentación de los informes de supervisión. Durante el término de ejecución del contrato 5 Especifico Interno Ejecución Operacional Demora en el convenio Tramite de pago de las Facturas por radicación tardia de los documentos por parte del contratista Sanciones a la Entidad por no cumplimiento del PAC Improbable - Demoras 2 Mayor - 4 6 Alto CONTRATISTA Establecer tiempo para radicación de facturasy explicar de forma clara los documentos adjuntos. Raro - 1 Menor-2 2 Medio Si Supervisor del contrato 11/05/2021 29/07/2021 Seguimiento por parte del Supervisor para que el contratista realice la radicación de su facturas Durante el término de ejecución del contrato 6 Especifico Interno Ejecución Operacional Demora en el pago por no radicación de las cuentas en tesorería por parte del Supervisor del contrato Reclamación legales por parte del contratista Raro - 1 Mayor - 4 5 Bajo INPEC Comunicación Completa y Oportuna del Manual de Contratación del INPEC, el cual contiene la obligaciones de losSupervisores Raro - 1 Menor-2 3 Bajo Si Contratista Supervisor del contrato 11/05/2021 29/07/2021 Oportunidad en la presentación de la Factura y los documentos anexos Durante el término de ejecución e implementación del objeto contractualcontrato 7 Especifico Externo Ejecución Operacional Deficiencias en planeación y logística para el cumplimiento del contrato Incumplimiento del contratísta, perdida de recursos de la entidad. Rar o Insignificant e Improbable - 2 Baj o Mayor - 4 6 Alto CONTRATISTA Desde el Estudio xx xxxxxxx indicar claramente las especificaciones técnicas de los bienes. Raro - 1 Menor-2 3 General Inter na Exte rna Ejecuci ón Regulatorio Establecimiento Bajo Si Supervisor del contrato 11/05/2021 29/07/2021 entrega al contratista por parte del supervisor del cronograma de nuevos tributosentregas y los bienes a solicitar en cada una. Durante el término de ejecución del contrato Elaborado por: XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX Responsable Proyecto Productivo Expendio MAYO 12 de 2021 EL FUTURO CONTRATO SERÁ DE SUMINISTRO.LAS ENTREGAS SE HARÁN DE MANERAPERIÓDICA Y/O PARCIAL DE ACUERDO A LASNECESIDADES Y /O PEDIDOS QUE HAGA ELSUPERVISOR DE LA ORDEN DE COMPRA. ELPAGO SE DERIVA DE LOS INGRESOS A LAPAGADURÍA, tasa o contribuciones - Inestabilidad LO CUAL DEPENDE DE LASVENTAS QUE REALICE EL PROYECTOPRODUCTIVO, POR TANTO LA ORDEN DECOMPRA SE CANCELARÁ O MODIFICARÁ ENCASO DE QUE EL RECAUDO NO SE LOGRE. EL contratista debe facturar según lo solicitado por el supervisor del contrato, Para la entrega de los elementos: Estos debe venir acompañados de la factura original la última planilla de pago de la seguridad social y la certificación de que se encuentra al día con el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. la cual debe venir firmada por el revisor fiscal, además aportar los documentos del revisor fiscal tales como copia del documento de identidad, copia de la tarjeta profesional, copia del certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la junta de contadores. El establecimiento Penitenciario de Mediana Seguridad y Carcelario xx Xxxxxxxxx recibe los elementos en el avance del convenio. - Suspensiones horario de 08:00 am a 11:00 am y demoras prolongadas. - Liquidación unilateral por incumplimiento. Pro babl e Menor 4 Me dio 4 General Inter desde las 02:00pm hasta las 04:00 pm., de lunes a vienes días no Ejecuci ón Tecnológico Obsolescencia tecnológica y/o cambios en los estándares o necesidades tecnológicas - Inestabilidad en el avance del convenio. - Suspensiones y demoras prolongadas. - Pérdida de información. Pro babl e Mayor 4 Me dio 5 General Exte rno Ejecuci ón Social Paros, manifestaciones, protestas de la comunidad, que impidan la correcta ejecución de las actividades del convenio. No poder ejecutar correctamente las actividades y por ende afectar el normal desarrollo del convenio. 3 5 5 Me dio . 6festivos.

MATRIZ DE RIESGOS. No. 6 Conpes 3714 dic 2011 2 1 N N Específico General Clase Fuente Planeación Planeación Etapa Operacional Operacional Tipo Tipo Que la especificaciones técnicas requeridas dentro del proceso de estructuración no sean claras o se encuentren incompletas Deficiencia en la Planeación de la necesidad Descripción Descripción Se coticen elementos que no correspondan a los requeridos por la entidad y se estructure un proceso alejado a la realidad del objeto a contratar Que el objeto contractual no corresponda con la necesidad realmente requerida, no pudiendo llevar a cabo el proceso de contratación y su ejecución Consecuencia de la ocurrencia del evento Consecuencia de la ocurrencia del evento Probabilidad Categoría Bajo Medio Categoría ¿A quién se le asigna? Entidad Estatal: COMITÉ ESTRUCTURADOR Y GERENTE DEL PROYECTO Entidad Estatal: COMITÉ ESTRUCTURADOR Y GERENTE DEL PROYECTO ¿A quién se le asigna? Tratamiento/Control a ser implementado Verificar la especificaciones técnicas con los diferentes manuales de los fabricantes con la finalidad de establecer requerimientos técnicos acordes a la necesidad administración Los bienes a suministrar deben corresponder a la necesidad de la entidad tener un rubro para su apropiación y esta debe ser coherente con los Estudios que envía la Unidad Tratamiento/Control a ser implementado Impacto después del 1 2 Probabilidad Impacto después del tratamiento ¿Afecta la ejecución 3 5 Valoración Responsable por implementar el tratamiento Bajo Medio Categoría No No ¿Afecta la ejecución del contrato? Entidad Estatal: EL COMITÉ ESTRUCTURADOR Y EL GERENTE DEL PROYECTO Entidad Estatal: EL COMITÉ ESTRUCTURADOR Y EL GERENTE DEL PROYECTO Responsable por implementar el tratamiento Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Antes de la Solicitud de Cotización Con la radicación del estudio previo de la Unidad Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Fecha estimada en que se completa el tratamiento Antes de Estructurar Antes de Estructurar Fecha estimada en que se completa el tratamiento Monitoreo y revisión Corroborar Ficha técnica con estudio previo de la unidad, plan de necesidades y manuales de los fabricantes Mediante la verificación del Plan de Necesidades, Rubro de Apropiación y necesidad ¿Cómo se realiza el monitoreo? Monitoreo y revisión Cada vez que solicitar o cambiar cotizaciones Planeación de cada Proceso antes de iniciar a estructurar Periodicidad Estudio Previo y justificación de la se necesite de la tratamiento Probabilidad Impacto Valoración Categoría ¿A quién se le asigna? Impacto después del tratamiento ¿Afecta la ejecución del contrato? Responsable por implementar el tratamiento Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Fecha estimada en que se completa el tratamiento Monitoreo y revisión Clase Fuente Etapa Tipo N Descripción Consecuencia 2 Probabilidad 3 Impacto Valoración Categoría ¿Cómo se realiza el monitoreo? Periodicidad Tratamiento/Control a ser implementado 3 Específico Interno Planeación Operacional 4 General Interno Ejecución Operacional 1 1 Probabilidad Impacto Valoración Categoría 2 4 6 Alto Contratista 3 2 5 Medio Contratista/ Aseguradora 5 2 Bajo Medio No No ¿Cómo se realiza el monitoreo? Periodicidad 2 1 N Externo Interno Fuente Selección Planeación Etapa Económic Financiero Tipo Presentación de ofertas con precios artificialmen te bajos La Inadecuada Proyección De precios Xx xxxxxxx Descripción Declaratoria de desierta del proceso de selección o una adjudicación con precio artificialmente bajo El precio de referencia no correspon da al precio real xxx xxxxxxx Consecuenc ia de la ocurrencia del evento Bajo Alto Categoría OFERENT Entidad Estatal: COMITÉ ESTRUCTURADOR ¿A quién se le asigna? Por parte del proponente, realizar una proyección real de precios, analizando costos, gastos, impuestos, variación de la TRM, utilidad razonable y demás variables. Por parte de la entidad contratante, Verificar Cotizaciones que las cotizaciones cumplan con lo requerido, comparar precios históricos o proceso de a través del SECOP Tratamiento/Cont rol a ser implementado 1 1 Probabilidad Impacto después del tratamiento 1 2 Impacto 2 3 Valoración del Riesgo Bajo Bajo Categoría 1 General Inter na Ejecuci ón Operacional Incumplimiento – no se cumple a cabalidad con las obligaciones, calidad y ejecución oportuna del objeto contractual - Inestabilidad en el avance del convenio. - Demoras en Sí No ¿Afecta la ejecución del convenio. - Incumplimiento total o parcial del convenio Imp xxx able Mayor 4 Me dio 2 General Inter na Ejecuci ón Operacional Modificaciones Entidad Estatal: EL COMITÉ Entidad Estatal: COMITÉ ESTRUCTURADOR Responsable por Durante la evaluación de las condiciones inicialmente contempladas propuestas de los oferentes Con la verificación de Cotizaciones Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Antes de Publicar Evaluaciones en el convenio - Demoras SECOP Antes de Estructurar Fecha estimada en que se completa el tratamiento Mediante la ejecución e implementación Evaluación Económica realizada por el Comité Económico Se deben tener en cuenta precios incremento del objeto contractual. Rar o Insignificant e 2 Baj o 3 General Inter na Exte rna Ejecuci ón Regulatorio Establecimiento de nuevos tributos, tasa o contribuciones - Inestabilidad en IPC para comparar con valores las ¿Cómo se realiza el avance monitoreo? Monitoreo y revisión Cuando se evaluación ofertas Con la del convenio. - Suspensiones y demoras prolongadas. - Liquidación unilateral por incumplimiento. Pro babl e Menor 4 Me dio 4 General Inter no Ejecuci ón Tecnológico Obsolescencia tecnológica y/o cambios en los estándares o necesidades tecnológicas - Inestabilidad en el avance del convenio. - Suspensiones y demoras prolongadas. - Pérdida de información. Pro babl e Mayor 4 Me dio 5 General Exte rno Ejecuci ón Social Paros, manifestaciones, protestas de la comunidad, que impidan la correcta ejecución de las actividades del convenio. No poder ejecutar correctamente las actividades y por ende afectar el normal desarrollo del convenio. 3 5 5 Me dio . 6Estudio Periodicidad