Common use of DOCUMENTOS PREVIOS Clause in Contracts

DOCUMENTOS PREVIOS. Algunos de los documentos de la fase preliminar del contrato, suscritos por el Secretario de Hacienda Municipal, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇, son: “Análisis Precios ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇”, de fecha 16 de diciembre de 2002; Certificación sobre la inexistencia de personal en la planta del municipio para hacer la labor, de fecha 16 de diciembre de 2002; comunicación dirigida a ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ para que se expidiera certificado de disponibilidad presupuestal por valor de $5.000.000.00, de fecha 9 de enero de 2003; justificación, de fecha 26 de diciembre de 2002134. La Sala considera necesario detenerse en los siguientes documentos: En la comunicación del 16 de diciembre de 2006, el Secretario de Hacienda solicitó al Coordinador del área de presupuesto: “…ordenar la expedición de certificado de disponibilidad presupuestal, con cargo al rubro de remuneración por servicios técnicos adscrito al despacho de la alcaldía para la vigencia fiscal del 2003 a efectos de llevar cabo el contrato de recaudo de impuestos e implementación de la jurisdicción coactiva en cuantía de 5.000.000 millones de pesos.” Con toda seguridad, la administración cometió un error al escribir “5.000.000 millones de pesos”, por cuanto el registro presupuestal No. 0124 del 19 de febrero de 2003135 se expidió por 5 millones de pesos y por ese valor se celebró el contrato. En la “justificación” adjunta a la carta del 26 de diciembre de 2002 dirigida ▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇, Asesor del Despacho del ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇▇▇, el Secretario de Hacienda Municipal manifestó que la totalidad de obligaciones por recaudar a favor del Municipio, por concepto del impuesto predial, industria y comercio, valorización, multas, sanciones de tránsito y transportes, fallos disciplinarios y demás obligaciones, era de ocho mil ochocientos millones de pesos ($8.800.000.000.00). También dijo que existía un número de 2.688 contribuyentes del impuesto ▇▇ ▇▇▇▇▇ que debían vigencias anteriores al año 2002, y 654 procesos ejecutivos por impuesto predial, 100 por industria y comercio y 1.050 títulos ejecutivos pendientes de iniciar el trámite correspondiente. Finalmente, luego de señalar que el Municipio contaba con un solo funcionario para adelantar esta gestión y que se debían contratar profesionales del derecho para ello, concluyó: “El proceso de cobro administrativo coactivo es de naturaleza netamente administrativa y no judicial; por tanto los funcionarios encargados de adelantarlos no tienen investidura jurisdiccional sino que son funcionarios administrativos, hecho por el cual (sic) alcance de las acciones realizadas en esta etapa por parte de los abogados contratados se circunscribe a la preparación de todos los actos y acciones tendientes a lograr de manera oportuna, eficiente y eficaz el pago de los impuestos, con la firma ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ o el funcionario de la Tesorería (Secretaría de de Hacienda) en quien este delegue, de conformidad con lo previsto en la Ley 136 de 1994”136 (Subrayado fuera de texto) El Jefe Oficina Asesora Jurídica Municipal, ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇, dirigió una comunicación al Asesor del Despacho ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, de fecha 16 de enero de 2003137, en la cual conceptuó, respecto de la celebración del contrato, entre otras cosas, las siguientes: la disponibilidad presupuestal es obligatoria; la jurisdicción coactiva es propia de la administración y no se puede entregar indefinidamente a los particulares. El Secretario de Hacienda Municipal, en relación con las observaciones antes referidas, mediante escrito del 23 de enero de 2003138, precisó: respecto de la disponibilidad presupuestal, hay un rubro denominado “remuneración por servicios técnicos” que pertenece a la Alcaldía ▇▇ ▇▇▇▇▇ en cuantía de $488.000.000.00 vigente en el 2003 y, dado que el contrato es de gestión, en la medida en que se obtenga el pago de la cartera se irá pagando el 10% por concepto de honorarios al contratista. Con referencia a la radicación de la jurisdicción coactiva en el Municipio exclusivamente, señaló que la actividad realizada en el anterior contrato, y la forma como se seguirá en el que se presente celebrar, será desplegada “… a través del funcionario competente, Juez de Ejecicon4s (sic) Fiscales, pues como lo enuncia la oficina jurídica es la única persona en quien radica la potestad jurisdiccional de realizar el cobro de las obligaciones a favor del municipio”: El día 29 de enero de 2003, Consocial Consultores Ltda. presentó al ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇▇▇ una propuesta de cobro coactivo y pasivo139, la cual comprendía los siguientes objetivos: “IMPLEMENTACIÓN DEL COBRO PERSUASIVO Finalmente, la Sala hace relevancia en que la sustentación del recurso de apelación por parte del Municipio ▇▇ ▇▇▇▇▇ contiene el reconocimiento y aceptación de que existieron fallas en la planeación del contrato de prestación de servicio No. 001 de 2003 debido a que no se estableció de manera clara el valor del mismo ni se contó con la disponibilidad presupuestal correspondiente.140

DOCUMENTOS PREVIOS. Algunos de los Los documentos de la fase preliminar del contratocorrespondientes107 están titulados o referidos como “justificación”, suscritos por el Secretario de Hacienda Municipal, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇, son: “Análisis Precios análisis precios ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇”, “certificado No. 109” (de fecha 16 disponibilidad presupuestal), “certificación” (de diciembre que no hay personal de 2002; Certificación sobre planta para el ejercicio de la inexistencia jurisdicción coactiva) e “invitación oferta”. El Secretario de personal en la planta del municipio para hacer la laborHacienda Municipal ▇▇ ▇▇▇▇▇, de fecha 16 de diciembre de 2002; comunicación dirigida a ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ , en documento sin fecha, ni papelería oficial, titulado “justificación”108, precisó que uno de los principales problemas del Municipio era el de la recuperación de cartera de impuestos, y que el Municipio no contaba con una infraestructura adecuada para que se expidiera certificado de disponibilidad presupuestal por valor de $5.000.000.00, de fecha 9 de enero de 2003; justificación, de fecha 26 de diciembre de 2002134ello. La Sala considera necesario detenerse en los siguientes documentos: En la comunicación del 16 de diciembre de 2006Para dar solución a tal necesidad, el Secretario de Hacienda solicitó al Coordinador manifestó que se debía contratar a profesionales abogados de amplia experiencia en cobranza, quienes habrían de desarrollar las etapas persuasiva y coactiva: “La primera tendiente a obtener el pago voluntario de las obligaciones vencidas mediante el envío de comunicaciones, llamadas, visitas, requerimientos, etc., constituyéndose en una política de acercamiento más efectiva con el deudor, tratando de evitar el proceso de cobro administrativo coactivo. El segundo implica un proceso más complejo en el que se requiere de la expedición de los actos administrativos y actuaciones más precisas de la capacidad, calidad e idoneidad del área profesional del derecho para la obtención de presupuestoresultados positivos.” En el mismo documento titulado “justificación”, el Secretario de Hacienda, señaló que en ese momento había: “…ordenar la expedición 654 procesos ejecutivos por impuesto Predial, 100 por Industria y Comercio y 1.050 títulos ejecutivos pendientes de certificado de disponibilidad presupuestaliniciar el trámite correspondiente, con cargo al rubro de remuneración por servicios técnicos adscrito al despacho de la alcaldía para la vigencia fiscal del 2003 todo esto asciende a efectos de llevar cabo el contrato de recaudo de impuestos e implementación de la jurisdicción coactiva en cuantía de 5.000.000 una suma aproximada a los 3.000 millones de pesos.” Con toda seguridadDe otra parte, la administración cometió un error al escribir el Secretario de Hacienda, bajo el título de “5.000.000 millones de pesos”, por cuanto el registro presupuestal No. 0124 del 19 de febrero de 2003135 se expidió por 5 millones de pesos y por ese valor se celebró el contrato. En la “justificación” adjunta a la carta del 26 de diciembre de 2002 dirigida ▇ ▇▇▇Análisis precios ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇”109, Asesor en documento sin fecha ni papelería oficial, concluyó cuál era el porcentaje que se podía pagar a los profesionales que se encargarían del Despacho cobro persuasivo y coactivo. Con tal propósito, dijo que el Colegio de Abogados del ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇▇▇, el Secretario Huila había establecido en la tabla de Hacienda Municipal manifestó que la totalidad de obligaciones por recaudar a favor del Municipiohonorarios, por concepto del impuesto predialmedio de resolución pertinente, industria y comercio, valorización, multas, sanciones de tránsito y transportes, fallos disciplinarios y demás obligaciones, era de ocho mil ochocientos millones de pesos ($8.800.000.000.00). También dijo que existía un número de 2.688 contribuyentes del impuesto ▇▇ ▇▇▇▇▇ que debían vigencias anteriores al año 2002, y 654 procesos ejecutivos por impuesto predial, 100 por industria y comercio y 1.050 títulos ejecutivos pendientes de iniciar el trámite correspondiente. Finalmente, luego de señalar que el Municipio contaba con un solo funcionario para adelantar esta gestión y que se debían contratar profesionales del derecho para ello, concluyólas tarifas o comisiones en: “El proceso …cuantías entre el 5% y el 30% de cobro administrativo coactivo acuerdo con el monto de la obligación, mediante el sistema de cuota litis, es de naturaleza netamente administrativa y no judicial; por tanto los funcionarios encargados de adelantarlos no tienen investidura jurisdiccional sino que son funcionarios administrativos, hecho por el cual (sic) alcance de las acciones realizadas en esta etapa por parte decir de los abogados contratados valores efectivamente recaudados se circunscribe a la preparación de todos los actos y acciones tendientes a lograr de manera oportuna, eficiente y eficaz el pago de los impuestos, con la firma ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ o el funcionario de la Tesorería (Secretaría de de Hacienda) en quien este delegue, de conformidad con lo previsto en la Ley 136 de 1994”136 (Subrayado fuera de texto) El Jefe Oficina Asesora Jurídica Municipal, ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇, dirigió una comunicación al Asesor del Despacho ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, de fecha 16 de enero de 2003137, en la cual conceptuó, respecto de la celebración del contrato, entre otras cosas, las siguientes: la disponibilidad presupuestal es obligatoria; la jurisdicción coactiva es propia de la administración y no se puede entregar indefinidamente a los particulares. El Secretario de Hacienda Municipal, en relación con las observaciones antes referidas, mediante escrito del 23 de enero de 2003138, precisó: respecto de la disponibilidad presupuestal, hay extrae un rubro denominado “remuneración por servicios técnicos” que pertenece a la Alcaldía ▇▇ ▇▇▇▇▇ en cuantía de $488.000.000.00 vigente en el 2003 y, dado que el contrato es de gestión, en la medida en que se obtenga el pago de la cartera se irá pagando el 10% porcentaje por concepto de honorarios al contratista. Con referencia a la radicación de la jurisdicción coactiva en el Municipio exclusivamente, señaló que la actividad realizada en el anterior contrato, y la forma como se seguirá en el que se presente celebrar, será desplegada “… a través del funcionario competente, Juez de Ejecicon4s (sic) Fiscales, pues como lo enuncia la oficina jurídica es la única persona en quien radica la potestad jurisdiccional de realizar el cobro de las obligaciones a favor del municipio”: El día 29 de enero de 2003, Consocial Consultores Ltda. presentó al ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇▇▇ una propuesta de cobro coactivo y pasivo139, la cual comprendía los siguientes objetivos: “IMPLEMENTACIÓN DEL COBRO PERSUASIVO Finalmente, la Sala hace relevancia en que la sustentación del recurso de apelación por parte del Municipio ▇▇ ▇▇▇▇▇ contiene el reconocimiento y aceptación de que existieron fallas en la planeación del contrato de prestación de servicio No. 001 de 2003 debido a que no se estableció de manera clara el valor del mismo ni se contó con la disponibilidad presupuestal correspondiente.140honorarios.