E-arkiv-definition
E-arkiv endast om det finns beslut om e- arkivering. Anvisningar och anmärkningarsom beskriver hanteringen på ett tydligt och enkelt sätt. Hänvisningar till verksamhetens interna rutiner och mallar för informationshantering vid behov. Kort motivering för att handlingstypen kan gallras efter föreslagen tid (år) eller händelse (vid inaktualitet). X = reviderat eller nytt förslag jämfört med tidigare beslut. Visar ändringar och tillägg i alla de andra kolumnerna, t ex nya 0 Analoga handlingar, till exempel avtal och beslut som skrivs under analogt, som ska registreras i DHS ska hanteras enligt kansliavdelningens rutin Hantera analoga handlingar i DHS . Analoga handlingar får inte gallras och ersättas med en digital kopia utan beslut i informationshanteringsplanen. För vissa handlingstyper står det ”Digitalt, papper” för analoga bevarandehandlingar som skannas in och läggs in i DHS eller Lifecare. Dock ska även pappershandlingen bevaras om det inte finns beslut att ersätta den. Se inledningen "Beskrivning av kolumnerna i mallen" för ytterligare information.
E-arkiv är en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. Det sker genom en teknisk lösning för elektronisk bevaring, nedan kallat Systemet. Ulricehamns kommun är värdkommun för funktionen e-arkiv, vilket innefattar förvaltning av Systemet och ansvar för dess förvaltningsorganisation. Avtalet beskriver vad som gäller avseende det gemensamma e-arkivet; organisation, ansvarsfördelning, finansiering, ersättning och tvist.