Common use of IT-system Clause in Contracts

IT-system. Utföraren ska själv svara för datorer, telefoni, internetaccess, e-post och övrig IT-utrustning. Utföraren ska under hela avtalsperioden ha den IT-kompetens och det IT-stöd som krävs för uppdraget. Utföraren får tillgång till kommunens verksamhetssystem Lifecare utförare. Lifecare utförare ska användas för informationsöverföring mellan kommun och Utförare, för att ta emot beställningar, verkställa beslut, registrera avslutsdatum för verkställighet och hantera utförandedokumentation enligt SoL. Kommunen erbjuder Utförarens nyckelpersoner grundläggande utbildning i verksamhetssystemet Lifecare utförare. Utföraren ansvarar därefter för att personalen får den utbildning som behövs. Ersättning utgår ej för detta. För inloggnings till Kommunens verksamhetssystem Lifecare utförare krävs en säker 2- faktorsinloggning såsom SITHS-certifikat och/eller mobilt Band Id. SITHS-certifikat tillhandahålls av Kommunen och Utföraren administrerar sina egna SITHS-kort. Utföraren bekostar alla IT-kostnader då kostnader för detta ingår i ersättningen. Chefen för serviceföretaget ska kontinuerligt göra åtkomstkontroller samt kontrollera att rätt antal personer har åtkomst i verksamhetssystemet Lifecare utförare. Detta görs minst en gång per kvartal. Kommunens systemförvaltare bistår med logglistor. Granskningsprotokollen ska gås igenom i samband med kommunens uppföljning eller på förfrågan från kommunen. Målsättningen är att månadsrapportering sker genom Life Care utförare. I avvaktan på att detta införs antecknar Utföraren antalet utförda timmar på särskild blankett för månadsredovisning. Respektive part i avtalet är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som part utför i dess verksamhet i enlighet med gällande lag eller förordning som reglerar behandling av personuppgifter. Parterna ansvarar var för sig för sin egen behandling av personuppgifter i IT- systemen i enlighet med GDPR.‌

IT-system. Utföraren För att förvaltningen ska själv svara kunna ge support installeras kommunens Mobile Device Management (MDM-verktyg) på verksamhetens mobiltelefoner för datorer, telefoni, internetaccess, e-post och övrig administration av kommunens applikationer. Förvaltningens IT-utrustning. Utföraren ska under hela avtalsperioden ha den IT-kompetens och det IT-stöd som krävs funktion ansvarar för uppdraget. Utföraren att boendestödet (Mobila teamet) får tillgång till kommunens verksamhetssystem Lifecare utförareIT-system och applikationer som är relevanta för utförandet av insatsen boendestöd. Lifecare utförare Inloggning‌ För åtkomst till kommunens IT-system ansvarar verksamheten för beställning av behörigheter enligt gällande rutiner. Verksamheten ansvarar för att säkerställa att medarbetare kan logga in i kommunens IT-system och använder dessa enligt gällande rutiner. Utbildning och support‌ Förvaltningens IT-funktion ansvarar för att tillhandahålla och uppdatera lathundar, rutiner och utbildningsmaterial till samtliga medarbetare. Verksamheten ska ombesörja att medarbetare har kunskap i och kan använda kommunens IT-system och applikationer. Detta genom att följa upp att alla medarbetare genomför sina utbildningar. Förvaltningens IT-funktion ansvarar för andra linjens support när det gäller förvaltningsspecifika IT-system. Verksamheten ansvarar för att: • Beställa nya, ändra och avsluta behörigheter för tillgång till kommunens IT-system och applikationer för alla medarbetare i sin organisation enligt förvaltningens rutiner. • Beställa ny, ändring och avslut av användare till mobiltelefoner och abonnemang. • Säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till systemen. • Administrera mobiltelefoner enligt kommunens rutiner. • Följa förvaltningens rutiner för support och felanmälan. • Utbilda användare i sin organisation. • Delta i informationsmöten som anordnas av förvaltningens IT- funktion och sprida vidare informationen/kunskap/rutiner till den egna organisationen. Informationssäkerhet‌ Verksamheten ansvarar för att säkerställa att personalen använder kommunens IT-system och applikationer enligt Botkyrka kommuns styrdokument. Verksamheten ska kontinuerligt följa upp och kontrollera behörigheter och användaraktiviteter i kommunens IT-system. Logguppföljning ska ske regelbundet och användas för informationsöverföring mellan kommun att följa upp vem som har läst, sparat, felmarkerat och Utförare, begärt utskrift. Förvaltningens IT- funktion bistår med loggrapport enligt fastställd rutin. Då mobiltelefonen används för att ta emot beställningarhantera känslig information ska den förvaras på ett säkert sätt som skyddar mot stöld. Mobiltelefonen ska skyddas med en pinkod. Om mobiltelefonen blir stulen eller borttappad ska den spärras hos mobiloperatören, verkställa beslut, registrera avslutsdatum för verkställighet och hantera utförandedokumentation enligt SoL. Kommunen erbjuder Utförarens nyckelpersoner grundläggande utbildning polisanmälas samt avregistreras i verksamhetssystemet Lifecare utförare. Utföraren ansvarar därefter för att personalen får den utbildning som behövs. Ersättning utgår ej för detta. För inloggnings till Kommunens verksamhetssystem Lifecare utförare krävs en säker 2- faktorsinloggning såsom SITHS-certifikat och/eller mobilt Band Id. SITHS-certifikat tillhandahålls av Kommunen och Utföraren administrerar sina egna SITHS-kort. Utföraren bekostar alla kommunens IT-kostnader då kostnader för detta ingår i ersättningensystem. Chefen för serviceföretaget ska kontinuerligt göra åtkomstkontroller samt kontrollera att rätt antal personer har åtkomst i verksamhetssystemet Lifecare utförare. Detta görs minst en gång per kvartal. Kommunens systemförvaltare bistår med logglistor. Granskningsprotokollen ska gås igenom i samband med kommunens uppföljning eller på förfrågan från kommunen. Målsättningen är att månadsrapportering sker genom Life Care utförare. I avvaktan på att detta införs antecknar Utföraren antalet utförda timmar på särskild blankett för månadsredovisning. Respektive part i avtalet Hantering av personuppgifter‌ Botkyrka kommuns vård- och omsorgsnämnd är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som part utför i dess verksamhet i enlighet med gällande lag eller förordning som reglerar behandling av personuppgifterutförs inom nämndens verksamheter. Parterna ansvarar var För den praktiska hanteringen är varje chef för sig ansvarig för den personuppgiftsbehandling som utförs inom respektive enhet. Förändringar‌ Verksamheten ska vara medveten om att förändringar inom IT sker löpande. Botkyrka kommun ansvarar för att löpande informera om förändringar. Verksamheten ska skyndsamt anpassa sig till nya arbetssätt och digitala verktyg. Verksamheten ska i god tid meddela organisationsförändringar eftersom detta kan komma att påverka kommunens IT-system. Välfärdsteknik‌ Verksamheten ska säkerställa att kompetens inom välfärdsteknik finns i verksamheten i syfte att skapa ett stöd som bidrar till ökad trygghet, delaktighet och självständighet hos brukaren. Om Botkyrka kommun inför och tillhandahåller välfärdsteknik ansvarar verksamheten för att använda den. Trygghet och säkerhet‌ Nyckelhantering‌ Verksamheten ska ha säker förvaring och säkra rutiner för hantering av brukarens nycklar, så att detta fungerar i de fall där detta är aktuellt. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning, kvittens och återlämning av nycklar. Vid eventuell förlust av nyckel ska verksamheten ombesörja och bekosta byte av lås så snart detta är praktiskt möjligt. Verksamheten ansvarar för eventuella kostnader som drabbar brukaren på grund av byte av lås som förorsakats av personal. Identifikation‌ Verksamheten ansvarar för att anställda alltid bär identifikation på ett sådant sätt att de vid begäran kan uppvisa det för brukaren. Identifikationen ska innehålla foto och namn på den anställde, uppgift om vilken verksamhet personen är anställd av samt telefonnummer till utföraren. När brukaren inte öppnar‌ Verksamheten ansvarar för att det finns rutiner för när en brukare inte öppnar dörren vid överenskommen tid samt att rutinerna är väl förankrade hos all berörd personal. Egna medel‌ Huvudregeln är att brukaren själv bär ansvar för sin ekonomi. ▇▇▇▇▇▇▇▇, dennes ställföreträdare med fullmakt eller god man ska därför i möjligaste mån sköta hanteringen av brukarens privata medel. Om verksamheten uppmärksammar att brukaren har svårigheter att hantera sin ekonomi på egen behandling hand eller på egen hand med stöd från verksamheten, och saknar hjälp av personuppgifter ställföreträdare med fullmakt eller god man, ska omedelbar kontakt tas med handläggare för att meddela behovet. I avvaktan på att god man tillsätts får verksamheten i IT- systemen nödfall tillfälligt hjälpa brukaren med ekonomiska göromål för att hen inte ska hamna i enlighet en svår ekonomisk situation. Ansvaret för sådana insatser ligger på den ansvarige chefen som ska ha rutiner för sparade kvitton och ordnad dokumentation för insatser av denna typ. De pengar som hanteras ska i möjligaste mån begränsas och så få personer som möjligt ska ha tillgång till brukarens privata medel. Riskbedömning‌ Riskanalyser innebär att den som bedriver verksamheten är framåtblickande, det vill säga arbetar förebyggande. Riskanalyser ska omfatta verksamhetens samtliga delar och göras regelbundet, minst årligen. Analyser ska göras för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som gör att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter och beslut. Riskanalyserna innebär att sannolikheten för att en händelse ska inträffa uppskattas samt att en bedömning görs av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Riskanalyser ska göras som en del av verksamhetens kvalitetsarbete men riskbedömningar ska även genomföras på individuell nivå för varje brukare. En individuell riskbedömning ska även alltid göras i samband med GDPR.‌att en ny brukare kommer till verksamheten. Utifrån den individuella riskbedömningen upprättas vid behov en handlingsplan/åtgärdsplan. Skyddsåtgärder‌ En åtgärd är en skyddsåtgärd under följande förutsättningar: brukaren samtycker till åtgärden, syftet med åtgärden är att skydda, stödja, hjälpa eller aktivera brukaren. Syftet med åtgärden får inte vara att kompensera för personal eller brister i verksamheten. Skyddsåtgärder ska in i det längsta undvikas men måste ibland få förekomma. Verksamheten ska arbeta aktivt med att förebygga och undvika de situationer som kan leda till att skyddsåtgärder används. En skyddsåtgärd kan endast genomföras om brukaren samtycker och förstår den. Verksamheten ansvarar för att upprätta rutiner för hur dokumentation och beslutsprocessen kring skyddsåtgärder hanteras. Verksamheten åtar sig att följa Socialstyrelsens meddelandeblad och gällande lagstiftning. ▇▇▇▇ och beredskap‌ Botkyrka kommun ansvarar för att tillgodose brukarnas behov även under höjd beredskap, krig, katastrof, kris/samhällsstörning eller annan extraordinär händelse. Detta ansvar framgår av vård- och omsorgsnämndens krisplan. Verksamheten ska i händelse av höjd beredskap eller annan allvarlig händelse i fredstid inordna verksamheten under kommunens krisledning. Mat och måltider‌ Brukaren har rätt till stöd och hjälp med inköp och tillagning av mat så att denne får näringsriktiga måltider utifrån sina egna behov och önskemål. I de fall det ingår i verksamhetens uppdrag att stödja vid matlagning i brukarens hem ansvarar verksamheten för att personalen har grundläggande kunskaper i matlagning och näringslära samt kunskap om hygienrutiner för livsmedelshantering. Verksamheten ska i all livsmedelshantering följa gällande livsmedelslagar och förordningar och ha dokumenterade rutiner. Tvättning och städning‌ Verksamheten ska tillgodose brukarens behov av stöd och struktur i sin livssituation, exempelvis kan det omfatta olika former av pedagogisk handledning i hemmet och i närmiljön samt att brukaren själv är aktiv. Brukaren har rätt till stöd och hjälp med att sköta hemmet och planera framåt, det kan även innefatta stöd och hjälp i att utföra tvättning och städning, men inte mot den enskildes vilja. Om det finns risk för att det uppstår en sanitär olägenhet i brukarens bostad så är det viktigt att arbeta pedagogiskt för att försöka förmå brukaren att tillse att tvättning och städning utförs. Insyn, tillsyn och uppföljning‌ Uppföljning‌ Vård- och omsorgsnämnden har det övergripande ansvaret för att följa upp alla verksamheter som utför insatser i Botkyrka kommun. Förvaltningen genomför därför olika typer av uppföljningar och kontroller såsom uppföljningar på individnivå, brukarundersökningar, administrativa och ekonomiska uppföljningar, kvalitetsuppföljningar samt uppföljningar av avvikelser, synpunkter och klagomål. Enheterna ska medverka i nämndens uppföljningar av verksamheten. Företrädare för kommunen som ansvarar för uppföljning har rätt att göra oanmälda och anmälda besök. De har också rätt att ta del av den dokumentation och de underlag som krävs för att kunna följa upp att uppdraget efterlevs och att brukarna får den hjälp de har beviljats. Vid föranmälda uppföljningsbesök ska ansvarig chef, eller dess ersättare, samt minst en representant ur personalen finnas på plats för att svara på uppföljningsansvarigs frågor. Verksamheten kommer få ta del av sitt resultat efter genomförd uppföljning. Om en avvikelse eller brist upptäcks ska den analyseras och åtgärdas skyndsamt eller inom given tidsram, beroende på dess omfattning. Ansvarig chef ansvarar för att ta fram en åtgärdsplan som beskriver hur bristerna ska rättas till, som översänds till uppföljningsansvarig inom angiven tidsram. Uppföljningsansvarig bedömer i första steg om åtgärdsplanen är tillräcklig och följer i nästa steg upp att åtgärder vidtagits. Nedan beskrivs värdering, åtgärd och sanktionsmöjligheter kopplat till kommunens uppföljning.