Umowa o powierzenie grantu nr ………………
Umowa o powierzenie grantu nr ………………
W ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020
Osi Priorytetowej nr III: Cyfrowe Kompetencje społeczeństwa działania 3. 1: Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych
dotycząca realizacji projektu grantowego pn.1 Ja w internecie. Program szkoleniowy w zakresie rozwoju kompetencji cyfrowych.
Zwana dalej „Umową”
Zawarta w dniu pomiędzy:
Fundacją Legalna Kultura z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxxxxxxxx 00/00 xxx. 000, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Stowarzyszeń i Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji, Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, pod numerem KRS: 0000400728; REGON 145863237, NIP: 52136204562, reprezentowaną przez: Xxxxx Xxxxxxxxxx – Prezes Fundacji3, zwaną dalej „Operatorem”
a
……………………….., NIP ………………., REGON ………………….., zwanym dalej „Grantobiorcą”4, reprezentowanym przez: ,5
zwanymi dalej łącznie „Stronami” Działając na podstawie:
1) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ((Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r., str. 320));
2) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności
finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2017 r. poz. 1460), zwanej dalej
„ustawą wdrożeniową”;
1 Należy wpisać pełny tytuł projektu, zgodnie z aktualnym wnioskiem o przyznanie grantu
2 Komparycja w zależności od formy prawnej Operatora Dotacji
Należy wpisać pełną nazwę i adres siedziby Beneficjenta oraz NIP, REGON oraz numer właściwego rejestru (np. KRS). W przypadku realizowania Projektu w ramach partnerstwa określonego we wniosku o dofinansowanie
realizacji projektu oraz umowie o partnerstwie, Beneficjent rozumiany jest jako Partner Wiodący (w przypadku gdy nie występuje partnerstwo w rozumieniu art. 33 Ustawy Beneficjent jest liderem projektu
3 Dane aktualne na dzień podpisania umowy
4 Komparycja w zależności od formy prawnej Grantobiorcy
5 Dane aktualne na dzień podpisania umowy
3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn.
zm.), zwanej dalej „ufp”;
4) Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, zwanego dalej „PO PC”, zatwierdzonego decyzją Komisji Europejskiej z dnia 12 lutego 2015 r.;
5) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z
późn. zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”.
6) rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2016 r. poz. 1161, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie zaliczek”.
§ 1.
Definicje
Ilekroć w Umowie jest mowa o:
1) „Całkowitej wartości Projektu” – należy przez to rozumieć kwotę wydatków ogółem, o których mowa w § 2. pkt 2 wniosku o przyznanie grantu, obejmującą kwotę wydatków kwalifikowalnych oraz planowanych do poniesienia wydatków niekwalifikowalnych w ramach Projektu;
2) „Danych osobowych” – należy przez to rozumieć dane osobowe, w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO tj. informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, przetwarzane w ramach wykonywania zadań wynikających z Umowy;
3) „Grantobiorcy” – należy przez to rozumieć podmiot, o którym mowa w art. 35 ust. 3 Ustawy wdrożeniowej;
4) „Instytucji Zarządzającej PO PC” – należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw rozwoju
regionalnego;
5) „Nieprawidłowości” - należy przez to rozumieć nieprawidłowość, o której mowa w art. 2 pkt 36 rozporządzenia ogólnego, tj. każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem;
6) „Odbiorcy ostatecznym” – należy przez to rozumieć grupę docelową Projektu (osoby fizyczne), która będzie korzystała z działań realizowanych w ramach Projektu;
7) „Okresie kwalifikowalności wydatków” – należy przez to rozumieć okres, w którym mogą być
ponoszone wydatki kwalifikowane w ramach Projektu;
8) „Powierzającym” – należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, który jako administrator danych osobowych powierzył Instytucji Pośredniczącej w drodze
Porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 z dnia 12 czerwca 2015 r. przetwarzanie danych osobowych w zbiorach Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014– 2020 oraz Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych;
9) „Projekcie” – należy przez to rozumieć przedsięwzięcie pn. „Ja w internecie. Program szkoleniowy w zakresie kompetencji cyfrowych” realizowane przez Grantobiorcę opisane we wniosku o przyznanie grantu stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy;
10) „Programie” – należy przez to rozumieć Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, przyjęty decyzją Komisji Europejskiej nr C(2014) 9384 final z dnia 5 grudnia 2014 r. oraz uchwałą Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2014 r.;
11) „Przetwarzaniu danych osobowych” – należy przez to rozumieć przetwarzanie w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO, tj. operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
12) „RODO” - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016, str. 1);
13) „Rozliczeniu wydatków” – należy przez to rozumieć wykazanie i udokumentowanie we wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych poniesionych na realizację Projektu przez Xxxxxxxxxxxx i potwierdzenie ich przez Operatora;
14) „Rozporządzenie ogólne” – rozporządzenie 1303/2013;
15) „SZOOP” – należy przez to rozumieć Szczegółowy opis osi priorytetowych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 – dokument przygotowany i przyjęty przez Instytucję Zarządzającą POPC oraz zatwierdzony w zakresie kryteriów wyboru projektów przez komitet monitorujący, o którym mowa w art. 47 rozporządzenia ogólnego, określający w szczególności zakres działań lub poddziałań w ramach poszczególnych osi priorytetowych POPC.
16) „Ustawa wdrożeniowa” –zwana dalej Ustawą, ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2017 r. poz. 1460)
17) „Ustawie o ochronie danych osobowych” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 maja 2018
r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000);
18) „Ustawie Prawo zamówień publicznych” - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004
r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579);
19) „Wniosku o przyznanie grantu” – należy przez to rozumieć wniosek złożony przez Grantobiorcę w celu uzyskania grantu dot. realizacji przedsięwzięcia pn. „Ja w internecie”; stanowiący załącznik nr 1 do Umowy;
20) „Wniosku o płatność”6 – należy przez to rozumieć wniosek składany przez Grantobiorcę, na podstawie którego Grantobiorca rozlicza poniesione wydatki lub przekazuje informacje o
6 Lub inna nazwa (np. sprawozdanie) w zależności od nomenklatury stosowanej przez Operatora
postępie rzeczowym realizacji Projektu;
21) „Wydatkach kwalifikowalnych” – należy przez to rozumieć koszty i poniesione wydatki, uznane za kwalifikowalne i spełniające kryteria określone w dokumentach:
1. Wytycznych Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 zamieszczonych na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx,
2. Katalogu wydatków kwalifikowalnych w projektach realizowanych w ramach III osi priorytetowej Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 stanowiącym załącznik do SZOOP zamieszczonego na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
22) „Zamówieniu” – należy przez to rozumieć pisemną umowę odpłatną, zawartą pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane przewidziane w Projekcie realizowanym w ramach Programu, przy czym dotyczy to zarówno umów o udzielenie zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych jak i umów dotyczących zamówień udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności.
§ 2.
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest udzielenie Grantobiorcy dofinansowania na realizację Projektu oraz określenie praw i obowiązków Stron Umowy związanych z realizacją Projektu.
2. Całkowity koszt realizacji Projektu wynosi ……………… zł (słownie: ).
3. Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych ………………. zł (słownie: ).
4. Operator przyznaje Grantobiorcy dofinansowanie na realizację Projektu w kwocie nieprzekraczającej zł i stanowiące 100% kwoty wydatków kwalifikowalnych Projektu.
5. Fakt, że dany Projekt został zakwalifikowany do dofinansowania nie oznacza, że wszystkie koszty poniesione podczas jego realizacji będą uznane za kwalifikowalne.
6. Wydatki wykraczające poza całkowitą kwotę wydatków kwalifikowalnych, określoną w ust. 3, w tym wydatki wynikające ze wzrostu kosztu całkowitego realizacji Projektu po zawarciu Umowy, są ponoszone przez Grantobiorcę i są wydatkami niekwalifikowalnymi.
7. W przypadku opóźnienia w przekazywaniu środków finansowych przez Operatora, Grantobiorcy nie przysługuje prawo domagania się odsetek za opóźnioną płatność.
8. Grantobiorca zobowiązuje się pokryć, w pełnym zakresie, wszelkie wydatki niekwalifikowalne w
ramach Projektu.
9. Rozliczeniu wydatków podlegają jedynie wydatki kwalifikowalne, poniesione w ramach Projektu w okresie kwalifikowalności wydatków dla Projektu, określonym w § 6 ust. 2.
10. Operator może wstrzymać wypłatę dofinansowania w przypadku wystąpienia uzasadnionych podejrzeń, że Projekt realizowany jest niezgodnie z Umową (w szczególności w razie stwierdzenia rozbieżności w realizacji Projektu w stosunku do opisu Projektu zawartego we wniosku o przyznanie grantu, niezłożenia przez Grantobiorcę na wezwanie Operatora informacji lub wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu, nieusunięcia braków lub błędów w dokumentacji związanej z realizacją Projektu, stwierdzenia braków postępów w realizacji Projektu) lub występują zastrzeżenia, co do prawidłowości wydatkowania dotychczas przekazanych Grantobiorcy środków dofinansowania.
§ 3.
Okres realizacji Projektu i okres obowiązywania umowy
1. Grantobiorca zobowiązuje się zrealizować Projekt w zakresie rzeczowym wynikającym z wniosku
o przyznanie grantu, w okresie od dnia r. do dnia r.
2. Zakończenie realizacji Projektu obejmuje:
1) wykonanie pełnego zakresu rzeczowego Projektu;
2) udokumentowanie wykonania Projektu odpowiednimi dokumentami księgowymi i innymi
potwierdzającymi zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy;
3) zrealizowanie przez Grantobiorcę wszystkich płatności w ramach Projektu, tj. poniesienie wydatków i pozyskanie dokumentów księgowych i innych stanowiących podstawę uznania wydatków za kwalifikowalne w ramach Projektu.
3. Okres obowiązywania Umowy trwa od dnia jej zawarcia do dnia wykonania przez obie Strony Umowy wszystkich obowiązków z niej wynikających, w tym związanych z zachowaniem trwałości Projektu.
§ 4.
Warunki realizacji projektu i obowiązki Grantobiorcy
Grantobiorca zobowiązuje się do:
1. Zapoznania się z treścią oraz stosowania w związku z realizacją Projektu aktualnej wersji:
1) Wytycznych Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 zamieszczonych na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx,
2) Katalogu wydatków kwalifikowalnych w projektach realizowanych w ramach III osi priorytetowej Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 stanowiącego załącznik do SZOOP zamieszczonego na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx,
3) Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020,
4) Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych zamieszczonych na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx,
5) Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie w realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 zamieszczonych na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx,
6) dokumentu pn. „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” z dnia 21 lipca 2017, wydanego przez Ministerstwo Rozwoju, zamieszczonego na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
2. Przeprowadzenia szkoleń na warunkach szczegółowo opisanych we wniosku o przyznanie grantu i innych dokumentach.
3. Osiągnięcia wskaźników produktu zgodnie z treścią wniosku o przyznanie grantu, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
4. Realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami obowiązującymi w ramach Programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu Grantobiorcy oraz osiągnięcie celów (produktów i rezultatów) zakładanych we wniosku o dofinansowanie.
5. Wydatkowania środków zgodnie z unijnymi i krajowymi przepisami regulującymi kwestie udzielania zamówień. W przypadku zamówień przekraczających wartość 50 tys. zł (bez VAT) Grantobiorcy zostaną zobowiązani do udzielania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności, poprzez umieszczenie ogłoszenia w bazie konkurencyjności xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
6. Stosowania aktualnej wersji Wytycznych zakupu sprzętu w projekcie, udostępnionej na stronie internetowej xxx.xxxx.xxx.xx.
7. Publikacji materiałów przygotowanych w ramach realizowanego Projektu w sposób otwarty, tj. dostępny na jednej z wolnych licencji, zapewniający możliwość dowolnego wykorzystywania materiałów w tym utworów, tworzenia i rozpowszechniania ich kopii w całości lub we fragmentach, wprowadzania zmian i rozpowszechniania utworów zależnych.
8. Grantobiorca zobowiązany jest do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem oraz zapewnienia, że operacje są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z art. 125 ust. 4 lit. b rozporządzenia ogólnego.
9. Grantobiorca ponosi wobec Operatora pełną odpowiedzialność za realizację Projektu.
10. Grantobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacja Projektu oraz za skutki działań i zaniechań związanych z realizacja Projektu;
11. Grantobiorca oświadcza, że nie podlega wykluczeniu z możliwości otrzymania dofinansowania zgodnie z art. 35 ust. 4 ustawy wdrożeniowej, a także, że projekt nie jest projektem zakończonym w rozumieniu art. 65 ust. 6 rozporządzenia ogólnego.
12. Grantobiorca zobowiązuje się do wykonania wstępnego testu kompetencji cyfrowych oraz ankiety ewaluacyjnej w odniesieniu do każdego szkolenia zrealizowanego na podstawie umowy o powierzenie grantu.
13. Grantobiorca zobowiązuje się do uzyskania zgody wszystkich uczestników szkoleń na przetwarzanie danych osobowych w związku z projektem realizowanym na podstawie umowy o powierzenie grantu.
14. W przypadku nieosiągnięcia przez Grantobiorcę wskaźnika w terminach określonych w umowie i wniosku o powierzenie xxxxxx uznaje się, że Xxxxxxxxxxxx nie zrealizował projektu prawidłowo. W sytuacji tej Grantobiorca jest zobowiązany do zwrotu wypłaconej kwoty grantu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania grantu do ich zwrotu, a w przypadku otrzymania zaliczki- dodatkowo z odsetkami narosłymi na zaliczkowym rachunku bankowym Grantobiorcy w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zwrotu.
§ 5.
Rozliczanie
1. Dofinansowanie udzielone Grantobiorcy w formie:
1) zaliczki i/lub
2) refundacji przekazywanej jako płatność końcowa.
będzie wypłacone Grantobiorcy na wyodrębniony rachunek bankowy o nr ………………..
2. Dofinansowanie przekazane Grantobiorcy w formie zaliczki po podpisaniu umowy wynosi 80% kwoty grantu. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana Grantobiorcy po akceptacji przez Operatora przedłożonego przez Grantobiorcę wniosku o rozliczenie grantu zgodnego ze wzorem stanowiącym załącznik nr 10 do umowy.
3. Zaliczka zostanie wypłacona w ciągu 7 roboczych dni po podpisaniu Umowy, na wskazany przez
Grantobiorcę wyodrębniony rachunek bankowy wskazany w ust 1.
4. Rozliczenie zaliczki polega na wykazaniu przez Grantobiorcę wydatków kwalifikowalnych we wniosku o rozliczenie grantu (załącznik nr 10 do umowy) złożonym do Operatora, w terminach i na warunkach określonych w niniejszej umowie lub na zwrocie zaliczki.
5. Płatności ze środków zaliczki powinny być dokonywane wyłącznie na wydatki kwalifikowalne.
6. Grantobiorca ma obowiązek rozliczenia pełnej kwoty grantu, w tym otrzymanej transzy zaliczki w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji grantu. W przypadku nierozliczenia zaliczki na pełną kwotę lub w terminie, Grantobiorca zobowiązany jest do zapłaty odsetek, na zasadach określonych w art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
7. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wynikającą z opóźnienia lub niedokonania wypłaty dofinansowania, będącą rezultatem w szczególności:
1) braku dostępności środków do wypłaty;
2) niewykonania lub nienależytego wykonania przez Grantobiorcę obowiązków wynikających z
Umowy.
8. Grantobiorca otrzymuje płatność po podpisaniu Umowy oraz po zakończeniu realizacji Xxxxxx na podstawie wniosku o rozliczenie Grantu (załącznik nr 10 do umowy).
9. Grantobiorca zobowiązuje się do przedkładania informacji o ostatecznych odbiorcach, zgodnie z zakresem określonym w załączniku Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania, nie rzadziej niż raz w miesiącu przez cały okres trwania Projektu.
10. Warunkiem rozliczenia wydatków poniesionych przez Grantobiorcę jest:
1) złożenie przez Grantobiorcę do Operatora poprawnego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o rozliczenie grantu wraz z załącznikami wymaganymi przez Operatora;
2) dokonanie przez Operatora weryfikacji formalnej, merytorycznej i rachunkowej wniosku o rozliczenie grantu, w tym zaakceptowanie części sprawozdawczej z realizacji Projektu w ramach wniosku o płatność oraz poświadczenie faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków, a także ich kwalifikowalności.
11. Operator dokonuje weryfikacji wydatków objętych wnioskiem o rozliczenie grantu w szczególności
poprzez:
1) weryfikację wszystkich wydatków objętych wnioskiem lub,
2) weryfikację części wydatków objętych wnioskiem poprzez dobór próby dokumentów.
12. Operator weryfikuje wniosek o rozliczenie grantu w terminie 21 dni licząc od dnia jego złożenia. W przypadku, gdy wniosek o rozliczenie grantu zawiera braki lub błędy, Grantobiorca na wezwanie Operatora, jest zobowiązany do złożenia, poprawionego lub uzupełnionego wniosku o rozliczenie grantu, w terminie 5 dni od dnia doręczenia wezwania. W takim przypadku, termin weryfikacji przez Operatora wniosku o rozliczenie grantu ulega wznowieniu od dnia dostarczenia poprawionego lub uzupełnionego wniosku.
13. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów formalnych, merytorycznych lub rachunkowych w złożonym wniosku o rozliczenie grantu, Operator może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku o rozliczenie grantu, o czym pisemnie informuje Grantobiorcę.
14. Kwoty wykorzystane przez Grantobiorcę niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem procedur, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlegają rozliczeniu zgodnie z właściwymi przepisami, w tym ustawy o finansach publicznych. Jeżeli przesłanki, o których mowa, wystąpią po zatwierdzeniu wniosku o płatność, Operator dokonuje korekty pierwotnie zatwierdzonych wydatków kwalifikowalnych w ramach wniosku.
15. Grantobiorca zobowiązuje się do potwierdzenia rozliczenia całości wydatków kwalifikowalnych we wniosku o rozliczeniu grantu składanym w ramach Projektu wraz z prawidłowo wypełnioną częścią sprawozdawczą z realizacji Projektu zawartą we wniosku o rozliczenie grantu.
16. Grantobiorca składa wniosek o rozliczenie grantu do Operatora w terminie do 14 dni od dnia
zakończenia realizacji grantu.
17. Brak poniesionych wydatków w ramach Projektu nie zwalnia Grantobiorcy z obowiązku przedkładania Operatorowi wniosku o płatność wraz z wypełnioną częścią sprawozdawczą z realizacji Projektu.
18. Grantobiorca ma obowiązek ujawniania wszystkich dochodów w okresie realizacji lub trwałości Projektu, które powstają w związku z realizacją Projektu. W przypadku, gdy Projekt przynosi, na etapie realizacji dochód w rozumieniu art. 65 ust. 8 rozporządzenia ogólnego, niewykazany we wniosku o dofinansowanie oraz nieuwzględniony przy zawarciu Umowy, wówczas zasady, na jakich następuje pomniejszenie dofinansowania lub ewentualny zwrot środków określa art. 65 ust. 8 rozporządzenia ogólnego.
19. Odsetki od przekazanej Grantobiorcy zaliczki wynikające z umowy rachunku bankowego, na
którym były one przechowywane, podlegają zwrotowi na rachunek wskazany przez Operatora.
§ 6.
Kwalifikowalność wydatków
1. Grantobiorca realizując projekt zobowiązany jest stosować odpowiednie przepisy prawa unijnego i prawa krajowe, postanowienia niniejszej umowy oraz dokumenty wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1- 6.
2. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach Projektu rozpoczyna się od dnia r.
i kończy się w dniu r. Wydatki poniesione przed rozpoczęciem lub po zakończeniu okresu
kwalifikowalności wydatków dla Projektu będą uznane za niekwalifikowalne.
3. Warunkiem uznania wydatków za kwalifikowalne jest faktyczne poniesienie ich przez Grantobiorcę
w związku z realizacją Projektu, zgodnie z Umową i w okresie, o którym mowa w ust. 2.
4. Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami oraz, w szczególności, z warunkami wynikającymi z dokumentów wskazanych w § 4 ust. 1 pkt 1-6. Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie oceny wniosku o przyznanie grantu, jak i podczas realizacji Projektu. Na etapie oceny wniosków o przyznanie grantu sprawdzeniu podlega
potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku. Przyjęcie Projektu do realizacji i zawarcie z Grantobiorcą Umowy nie oznacza, że wszystkie wydatki, które Grantobiorca przedstawi do poświadczenia we wnioskach o rozliczenie grantu zostaną uznane za kwalifikowalne. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest również w trakcie realizacji Projektu, w trakcie kontroli Projektu, kontroli trwałości Projektu.
5. Wydatki ponoszone w ramach Projektu przez Grantobiorców wykraczające poza maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych są wydatkami niekwalifikowalnymi.
6. Za rozpoczęcie realizacji Projektu uznaje się dzień wskazany w umowie na powierzenie grantu
pomiędzy operatorem a Grantobiorcą.
7. Za zakończenie realizacji Projektu uznaje się finansowe rozliczenie wniosku o płatność końcową, rozumiane jako dzień przelewu na rachunek bankowy Grantobiorcy.
8. Wydatki poniesione na podatek od towarów i usług (VAT) mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli nie podlega on zwrotowi lub odliczeniu na rzecz Grantobiorcy, co Grantobiorca potwierdza składając oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT stanowiące załącznik nr 8 do Umowy.
9. W przypadku gdy w trakcie realizacji Projektu lub po jego zakończeniu, Xxxxxxxxxxxx będzie mógł odliczyć lub uzyskać zwrot podatku od towarów i usług (VAT) od zakupionych w ramach realizacji Projektu towarów lub usług, wówczas jest on zobowiązany do poinformowania Operatora. Grantobiorca jest zobowiązany do zwrotu podatku od towarów i usług (VAT) który uprzednio został przez niego określony jako nie podlegający odliczeniu i który został mu dofinansowany od chwili, w której uzyskał możliwość odliczenia tego podatku. Zwrot podatku od towarów i usług (VAT) następuje zgodnie z art. 207 ust. 1 pkt 2 ufp wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków.
§ 7.
Monitoring i sprawozdawczość
1. Grantobiorca zobowiązuje się do pomiaru wartości wskaźników osiągniętych w wyniku realizacji Projektu, zgodnie ze wskaźnikami monitoringowymi zamieszczonymi we wniosku o powierzenie grantu.
2. Grantobiorca niezwłocznie informuje Operatora o wszelkich zagrożeniach oraz
nieprawidłowościach w realizacji Projektu.
3. Grantobiorca zobowiązuje się do cyklicznego przekazywania – raz na dwa miesiące – sprawozdanie częściowe z realizacji grantu, którego wzór stanowi Załącznik nr 11 do Umowy, wraz informacją o planowanych szkoleniach w zakresie określonym w załączniku nr 9 do Umowy. Złożenie poprawnie wypełnionych załączników stanowi warunek rozliczenia wydatków poniesionych przez Grantobiorcę.
4. Maksymalny koszt szkolenia jednej osoby w projekcie wynosi 5607 zł. Współczynnik ten będzie podstawą rozliczenia projektu, tj. w przypadku przeszkolenia przez Grantobiorcę mniejszej liczby osób, zwraca on Operatorowi proporcjonalną do niezrealizowanego zakresu kwotę grantu wraz z odsetkami liczonymi jak od zaległości podatkowych od dnia przekazania środków na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych.
5. Grantobiorca zobowiązany jest do udostępnienia Operatowi wszelkiej dokumentacji, informacji, rzeczy, materiałów, sprzętów, trenerów i pomieszczeń, związanych z realizacją zadań na podstawie umowy o powierzenie grantu.
7 Kwota wynikająca z ilorazu kwoty grantu do liczby przeszkolonych osób.
§ 8.
Ewaluacja
1. W trakcie realizacji Projektu oraz w okresie jego trwałości, Xxxxxxxxxxxx jest zobowiązany do współpracy z podmiotami upoważnionymi przez Instytucję Zarządzającą POPC, Instytucję Pośredniczącą lub Komisję Europejską do przeprowadzenia ewaluacji Projektu. Powyższa współpraca powinna obejmować:
1) przekazywanie powyższym podmiotom wszelkich informacji i dokumentów dotyczących
Projektu w zakresie i terminach wskazanych przez te podmioty;
2) udziału w wywiadach, ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych innymi
metodami, realizowanych przez upoważnione podmioty.
§ 9.
Ochrona danych osobowych
1. Na podstawie Porozumienia w sprawie powierzania przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 z dnia 12 czerwca 2015 r., zawartego pomiędzy Powierzającym a Instytucją Pośredniczącą, umową o dofinansowanie w ramach działania 3.1 pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Operatorem Grantu oraz w związku z art. 28 RODO, Operator powierza Grantobiorcy przetwarzanie danych osobowych, w imieniu i na rzecz Powierzającego na warunkach i w celach opisanych w Porozumieniu, w ramach zbiorów:
1) Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020;
2) Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obszarem zbioru Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020.
2. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne:
1) w odniesieniu do zbioru Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 na podstawie:
a) rozporządzenia ogólnego,
b) Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi (Dz. Urz. UE L 286 z 30.09.2014, str. 1),
c) Ustawy;
2) w odniesieniu do zbioru Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych na podstawie :
a) aktów prawnych wskazanych w pkt 1,
b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia
17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470-486).
3. Grantobiorca jest zobowiązany do przekazania odbiorcy końcowemu i personelowi Projektu informacji wymienionych w załączniku nr 3 do Umowy oraz do odebrania od odbiorcy
ostatecznego posiadającego pełną zdolność do czynności prawnych i personelu Projektu oświadczenia, zgodnego ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do Umowy. Zgodę przechowuje Xxxxxxxxxxxx w swojej siedzibie lub innym miejscu, w którym są zlokalizowane dokumenty związane z Projektem. Zmiana wzoru zgody nie wymaga zmiany Umowy.
4. Grantobiorca jest zobowiązany odebrać od odbiorcy ostatecznego, będącego osobą niepełnosprawną - zgodę na przetwarzanie danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 4 do Umowy. Zgodę przechowuje Xxxxxxxxxxxx w swojej siedzibie lub innym miejscu, w którym są zlokalizowane dokumenty związane z Projektem. Zmiana wzoru zgody nie wymaga zmiany Umowy.
5. Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Grantobiorcę wyłącznie w celu aplikowania o środki europejskie i realizacji Projektu w szczególności kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia Projektu, ewaluacji, monitoringu, kontroli, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych, w ramach Programu w zakresie określonym w załączniku nr 5 do Umowy.
6. Operator, w imieniu Instytucji Pośredniczącej umocowuje Grantobiorcę do powierzania przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją Projektu, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z audytem, kontrolą, monitoringiem i sprawozdawczością oraz działaniami informacyjno-promocyjnymi prowadzonymi w ramach Programu, pod warunkiem niewyrażenia sprzeciwu przez Instytucję Pośredniczącą w terminie 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia informacji o zamiarze powierzania przetwarzania danych osobowych do Instytucji Pośredniczącej i pod warunkiem, że Grantobiorca zawrze z każdym podmiotem, któremu powierza przetwarzanie danych osobowych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w kształcie zasadniczo zgodnym z postanowieniami niniejszego paragrafu.
7. Zakres danych osobowych powierzanych przez Grantobiorcę podmiotom, o których mowa w ust. 6, powinien być adekwatny do celu powierzenia oraz każdorazowo indywidualnie dostosowany przez Grantobiorcę.
8. Operator, w imieniu Instytucji Pośredniczącej zobowiązuje Grantobiorcę do korzystania wyłącznie z usług takich podmiotów świadczących usługi na rzecz Grantobiorcy, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
9. Operator, w imieniu Instytucji Pośredniczącej zobowiązuje Grantobiorcę do zobligowania podmiotów, o których mowa w ust. 6., którym powierzono przetwarzanie danych osobowych, by zagwarantowali wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.
10. Grantobiorca przekaże Operatorowi wykaz podmiotów, o których mowa w ust. 6, za każdym razem, gdy takie powierzenie przetwarzania danych osobowych nastąpi, a także na każde jej żądanie.
11. Przy przetwarzaniu danych osobowych Grantobiorca przestrzega zasad wskazanych w niniejszym paragrafie, w ustawie o ochronie danych osobowych oraz RODO.
12. Grantobiorca nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.
13. Grantobiorca zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych do przetwarzania danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych
i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.
14. Grantobiorca przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przygotuje dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych - zgodną z RODO. Grantobiorca będzie w szczególności:
1) w odniesieniu do zbioru Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020:
a) prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę i bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych odpowiadające ryzyku przetwarzania danych, które uwzględniają warunki przetwarzania w szczególności te, o których mowa w art. 32 RODO,
b) zapewniać przechowywanie dokumentów tak, aby zabezpieczyć powierzone do przetwarzania dane osobowe przed utratą, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem, zniszczeniem, a także przetwarzaniem z naruszeniem przepisów,
c) prowadzić ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych
osobowych;
2) w odniesieniu do zbioru Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych - zapewniać środki techniczne i organizacyjne określone w Regulaminie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w centralnym systemie teleinformatycznym.
15. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby upoważnione przez Grantobiorcę, posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
16. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w załącznikach nr 6 i 7 do Umowy.
17. Grantobiorca prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w
związku z wykonywaniem Umowy.
18. Grantobiorca zobowiązany jest prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.
19. Operator, w imieniu Instytucji Pośredniczącej, zobowiązuje Grantobiorcę do wykonywania wobec
osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO.
20. Operator, w imieniu Instytucji Pośredniczącej, umocowuje Grantobiorcę do takiego formułowania umów zawieranych przez Grantobiorcę, by podmioty te były zobowiązane do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO.
21. Grantobiorca jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu poufności danych osobowych przetwarzanych przez mające do nich dostęp osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych. W szczególności Xxxxxxxxxxxx zobowiąże te osoby do:
1) pracowania jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających
z Umowy;
2) przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz Umową;
3) nietworzenia kopii dokumentów innych, niż niezbędne do realizacji Umowy;
4) zachowania w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b RODO powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Grantobiorcą;
5) zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
6) nie przemieszczania dokumentów lub ich kopii poza miejsce przetwarzania.
22. Grantobiorca niezwłocznie poinformuje Operatora o:
1) wszelkich przypadkach naruszenia obowiązków Instytucji Pośredniczącej dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, naruszenia tajemnicy tych danych osobowych lub ich niewłaściwego wykorzystania;
2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych
osobowych prowadzonych w szczególności przez organ nadzorczy, Policję lub sąd.
23. Grantobiorca zobowiązuje się do udzielenia Operatorowi, Instytucji Pośredniczącej lub Powierzającemu, na każde ich żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszym paragrafie.
24. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować w ocenie Instytucji Pośredniczącej wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Grantobiorca zgodnie z zaleceniami Instytucji Pośredniczącej, bez zbędnej zwłoki, zawiadomi osoby, których naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy.
25. Grantobiorca umożliwi Operatorowi, Instytucji Pośredniczącej, Powierzającemu lub podmiotom przez nie upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych i aktami wykonawczymi do ustawy o ochronie danych osobowych oraz z Umową.
26. Grantobiorca, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 12 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłosi Operatorowi każde naruszenie ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 RODO zawierać informacje umożliwiające Instytucji Pośredniczącej określenie czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO nie da się udzielić w tym samym czasie, Xxxxxxxxxxxx może je udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
27. Grantobiorca pomaga Operatorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32 - 36 RODO, w szczególności udziela pomocy przy realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
28. Grantobiorca umożliwi Operatorowi, Instytucji Pośredniczącej lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, dokonanie kontroli lub audytu zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z RODO, ustawą lub Umową – w miejscach, w których są one przetwarzane. Pisemne zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane Grantobiorcy co najmniej 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia kontroli.
29. W przypadku powzięcia przez Operatora lub Instytucję Pośredniczącą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Grantobiorcę zobowiązań wynikających z RODO, ustawy lub z Umowy, Grantobiorca umożliwi Operatorowi, Instytucji Pośredniczącej lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, dokonanie niezapowiedzianej kontroli lub audytu, w przedmiocie, o którym mowa w ust. 20.
30. Kontrolerzy Operatora, Instytucji Pośredniczącej, Powierzającego, lub podmiotów przez nich
upoważnionych, mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy Grantobiorcy, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, aktami wykonawczymi do ustawy o ochronie danych osobowych oraz Umową,
2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania
danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego,
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii,
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.
31. Grantobiorca zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Operatora, Instytucję Pośredniczącą, Powierzającego lub przez podmioty przez nie upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
32. Grantobiorca zobowiązuje się do:
1) ograniczenia dostępu do powierzonych do przetwarzania danych osobowych, wyłącznie do pracowników posiadających upoważnienie do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych wydane przez Grantobiorcy;
2) zachowania w tajemnicy wszystkich danych osobowych powierzonych mu w trakcie obowiązywania Umowy lub dokumentów uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych Umową, a także zachowania w tajemnicy informacji o stosowanych sposobach zabezpieczenia danych osobowych, również po rozwiązaniu Umowy;
3) zabezpieczenia korespondencji i wszelkich dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, a w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem;
4) niewykorzystywania zebranych na podstawie Umowy danych osobowych dla celów innych niż określone w niniejszym Umowie;
5) usunięcia powierzonych do przetwarzania danych osobowych z elektronicznych nośników informacji wielokrotnego zapisu w sposób trwały i nieodwracalny oraz zniszczenia nośników papierowych i elektronicznych nośników informacji jednokrotnego zapisu, na których utrwalone zostały powierzone do przetwarzania dane osobowe, w terminie do 30 dni po upływie terminu wskazanego w Umowie na przechowywanie dokumentów dotyczących udzielonej pomocy;
6) niezwłocznego przekazania Instytucji Pośredniczącej pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi, że Grantobiorca nie posiada żadnych danych osobowych, których przetwarzanie zostało jej powierzone niniejszą Umową, po zrealizowaniu postanowień pkt 5.
§ 10.
Kontrola
1. Grantobiorca jest zobowiązany poddać się kontrolom oraz audytom w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, przeprowadzanym przez Operatora, Instytucję Pośredniczącą POPC, Instytucję Zarządzającą PO PC, Instytucję Audytową8, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy lub inną instytucję uprawnioną do przeprowadzania kontroli lub audytu na podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień.
2. Kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia zawarcia Umowy do końca okresu dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia ogólnego obejmującego wydatki wykazane we wniosku o płatność Operatora, o którym mowa w § 5 ust. 29. Termin ten może być dłuższy w przypadku kontroli, dotyczących trwałości Projektu, pomocy publicznej o której mowa w art. 107 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, lub pomocy de minimis, o której mowa w rozporządzeniu KE nr 1407/2013 i w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 360/2012 z dnia 25 kwietnia 2012 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis przyznawanej przedsiębiorstwom wykonującym usługi świadczone w ogólnym interesie gospodarczym (Dz. Urz. UE L 114 z 26.04.2012, str. 8-13), oraz podatku od towarów i usług, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, z późn. zm.).
3. Operator poinformuje Grantobiorcę o dacie złożenia przez Instytucję Pośredniczącą POPC do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, o którym mowa w ust. 2.
4. Grantobiorca jest zobowiązany udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1 wszelką dokumentację, związaną bezpośrednio z realizacją Projektu, w szczególności dokumenty umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków, zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji Projektu, dostęp do związanych z Projektem systemów teleinformatycznych oraz udzielać wszelkich wyjaśnień i informacji dotyczących realizacji Projektu.
5. Jeżeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach realizacji Projektu, Grantobiorca jest obowiązany udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z jego realizacją.
6. Niezrealizowanie obowiązków o których mowa w ust. 5 i 6 jest traktowane jako utrudnianie przeprowadzenia kontroli lub audytu.
7. Kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w siedzibie kontrolującego na podstawie dostarczonych dokumentów lub w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją Projektu.
8. Podmioty, o których mowa w ust. 1, w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków, mogą zwrócić się o złożenie wyjaśnień do osób zaangażowanych w realizację Projektu.
9. Kontrole w miejscu realizacji Projektu przeprowadza się na podstawie pisemnego imiennego
upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
10. Grantobiorca otrzymuje zawiadomienie o kontroli planowanej przez instytucje kontrolujące niebędące Stronami Umowy, uprawnione do jej przeprowadzania na podstawie odrębnych przepisów, oraz inne dokumenty związane z kontrolami prowadzonymi przez te instytucje, w terminach i trybie określonych tymi przepisami.
8 Przez Instytucję Audytową należy rozumieć Szefa Krajowej Administracji Skarbowej - organ Krajowej Administracji Skarbowej, który zgodnie z art. 14 ust. 1 pkt
14 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1947 z późn. zm.) wykonuje funkcję instytucji audytowej
11. Po zakończeniu kontroli zostanie przekazana Grantobiorcy informacja pokontrolna w formie pisemnej, w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli.
12. Podmiot kontrolowany ma prawo do zgłoszenia, w terminie 5 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do tej informacji.
13. Informacja pokontrolna zawiera termin przekazania przez Grantobiorcę do Operatora informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub wykorzystania rekomendacji, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Termin wyznacza się, uwzględniając charakter tych zaleceń lub rekomendacji.
14. W przypadku zastrzeżeń, co do prawidłowości poniesienia wydatków kwalifikowalnych lub sposobu realizacji Umowy, Operator pisemnie informuje o tym Grantobiorcę oraz jest uprawniony do częściowego wstrzymania poświadczenia wydatków do czasu ostatecznego wyjaśnienia zastrzeżeń.
15. W przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości w Projekcie Grantobiorca zobowiązany jest do podjęcia odpowiednich działań, zmierzających do usunięcia nieprawidłowości, w tym do wykonania zaleceń lub wykorzystania rekomendacji.
§ 11.
Obowiązki w zakresie informacji i promocji
1. Grantobiorca jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu ze środków Programu.
2. W zakresie, o którym mowa w ust. 1, Grantobiorca jest zobowiązany do stosowania punktu 2.2.
Obowiązki beneficjentów załącznika XII do rozporządzenia 1303/2013.
3. Grantobiorca powinien stosować w zakresie informacji i promocji Projektu zasady określone w
„Poradniku beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”
opublikowanym na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
4. Grantobiorca jest zobowiązany w szczególności do:
1) oznaczania znakiem Unii Europejskiej, barwy Rzeczypospolitej Polskiej i znakiem Funduszy Europejskich:
a) wszystkich prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących
Projektu,
b) wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu, podawanych do wiadomości
publicznej,
c) wszystkich dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie, w tym zaświadczeń o uczestnictwie lub innych certyfikatów, zawierających stwierdzenie, że Projekt jest wspierany przez program operacyjny i finansowany przez Unię Europejską z danego funduszu.
2) umieszczenia przynajmniej jednego plakatu o minimalnym formacie A3 lub odpowiednio
dla projektów infrastrukturalnych tablicy informacyjnej i pamiątkowej;
3) umieszczania opisu Projektu na swojej stronie internetowej;
4) przekazywania opinii publicznej i podmiotom uczestniczącym w Projekcie informacji, że Projekt uzyskał unijne dofinansowanie przynajmniej w formie odpowiedniego oznakowania;
5) dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach
Projektu.
5. Warunkiem uznania za kwalifikowalne wydatków związanych z realizacją działań promocyjnych
Projektu, jest ich oznakowanie i przeprowadzenie zgodnie z zasadami promocji Programu.
§ 12.
Obowiązki w zakresie przechowywania i udostępniania dokumentów
1. Grantobiorca zobowiązuje się do udostępniania, na żądanie służb Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Instytucji Audytowej, Instytucji Zarządzającej POPC, Instytucji Pośredniczącej POPC oraz innych podmiotów uprawnionych, i do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu, dotyczącej wydatków wspieranych w ramach Programu, zgodnie z przepisami rozporządzenia ogólnego do upływu dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia ogólnego obejmującego wydatki wykazane we wniosku o płatność.
2. Operator poinformuje Grantobiorcę o dacie, o której mowa w ust. 1.
3. Dokumenty przechowuje się albo w oryginałach albo w ich uwierzytelnionych odpisach lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.
4. Grantobiorca zobowiązuje się niezwłocznie po zawarciu Umowy poinformować Operatora o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu, a w przypadku jego zmiany przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1, wskazać, z zachowaniem formy pisemnej, nowe miejsce przechowywania, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia ww. zdarzenia.
§ 13.
Trwałość projektu
1. Grantobiorca jest zobowiązany do zapewnienia trwałości Projektu zgodnie z art. 71 Rozporządzenia ogólnego9.
2. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw okres utrzymania trwałości projektu, o którym
mowa w art. 71 ust. 1 akapit pierwszy rozporządzenia ogólnego ustanawia się na trzy lata.
3. Do końca okresu trwałości Projektu Grantobiorca niezwłocznie informuje Operatora o wszelkich okolicznościach mogących powodować naruszenie trwałości Projektu. Każdorazowo Instytucja Pośrednicząca i Operator dokonuje oceny, czy zaistniała okoliczność prowadzi do naruszenia trwałości Projektu.
4. W przypadku naruszenia trwałości Projektu, Operator ustala i nakłada na Projekt korektę finansową. W przypadku nałożenia korekty finansowej na wydatki dotyczące projektu, Grantobiorca zobowiązany jest do zwrotu środków wraz z odsetkami liczonymi jak od zaległości podatkowych od dnia przekazania środków na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych.
9 Obowiązek zapewnienia trwałości projektu dotyczy części Projektu obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne, w tym np. zakup
sprzętu teleinformatycznego lub adaptację pomieszczeń do celów realizacji Projektu.
§ 14.
Zwrot dofinansowania
1. W przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości Grantobiorca zobowiązuje się do zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków wraz z odsetkami na rachunek wskazany przez Operatora.
2. W przypadku braku dobrowolnego zwrotu środków przez Grantobiorcę, o których mowa powyżej, Operator wszczyna procedurę odzyskiwania od Grantobiorcy ustalonej do zwrotu kwoty dofinansowania wraz z odsetkami zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych, tj. w drodze postępowania administracyjnego, lub cywilnego z wykorzystaniem ustanowionego zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.10
3. W przypadku rozwiązania Umowy Grantobiorca jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, w terminie 7 dni od dnia rozwiązania Umowy, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczonymi od dnia przekazania środków do dyspozycji Grantobiorcy. Zwrot dofinansowania powinien zostać dokonany na rachunki bankowe wskazane przez Operatora ze wskazaniem:
1) numeru Projektu;
2) informacji o kwocie głównej i kwocie odsetek;
3) tytułu zwrotu;
4) roku, w którym zostały przekazane środki, których dotyczy zwrot.
4. Jeżeli z wniosku o płatność końcową wynika, że część przekazanego dofinansowania nie została wydatkowana przez Grantobiorcę, Grantobiorca bez wezwania, wraz z wnioskiem o płatność końcową zwraca Operatorowi na wskazany rachunek niewykorzystaną kwotę dofinansowania wraz z odsetkami wynikającymi z przechowywania tej kwoty na rachunku bankowym. Grantobiorca dokumentuje kwotę narosłych odsetek załączonym do wniosku wyciągiem z rachunku bankowego.
§ 15.
Zmiany w Projekcie
1. Grantobiorca jest zobowiązany do realizacji Projektu zgodnie z aktualnym wnioskiem o przyznanie grantu, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy .
2. W trakcie realizacji projektu istnieje możliwość wprowadzania zmian związanych z realizacją Projektu, po uzyskaniu akceptacji Operatora, jeżeli akceptacja Operatora jest wymagana. Przez zmiany zaakceptowane przez Operatora należy rozumieć zmiany zaakceptowane oficjalnym pismem podpisanym przez osobę upoważnioną.
3. Po otrzymaniu zgłoszenia planowanej zmiany Operator każdorazowo sprawdza, czy istnieje ryzyko, że w przypadku wprowadzenia zmiany Projekt przestałby spełniać kryteria, które zdecydowały o przyznaniu mu dofinansowania. Nie jest dopuszczalna zmiana w Projekcie, w rezultacie której Projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, których spełnienie było niezbędne, by Projekt mógł otrzymać dofinansowanie.
4. Grantobiorca informuje o wszystkich planowanych zmianach oficjalnym pismem podpisanym przez osobę upoważnioną przed dokonaniem tych zmian oraz nie później niż 30 dni przed zakończeniem rzeczowym realizacji Projektu.
10 Jeśli dotyczy
5. Operator ustosunkowuje się do wnioskowanych zmian w okresie nie dłuższym niż 14 dni licząc od daty wpływu wniosku o zmianę.
6. Do czasu uzyskania zgody Operatora wydatki są ponoszone na ryzyko Grantobiorcy. Jeżeli ostatecznie Operator ustosunkuje się pozytywnie do wniosku o zmianę, wydatki mogą podlegać rozliczeniu w ramach Projektu.
7. Bez konieczności akceptacji Operatora Grantobiorca może dokonywać:
1) Przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków/zadaniami wynikającymi z dostosowania budżetu mikrograntu do wartości udzielonych zamówień mając na uwadze obowiązujące limity
2) Przesunięć środków do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania oraz kategorii z której są przesuwane środki w stosunku do pierwotnego wniosku o przyznanie grantu o ile przesunięcia te są spowodowane przyczynami innymi niż wymienione w pkt 1 oraz o ile są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu;
3) Zmian w porozumieniu/umowie o partnerstwie, o ile zmiany te nie dotyczą podziału zadań pomiędzy stronami porozumienia lub umowy o partnerstwie lub zmiany Partnerów Projektu i o ile nie zagrażają prawidłowej realizacji Projektu;
8. Możliwe jest zwiększenie lub zmniejszenie wysokości grantu w trakcie realizacji umowy o powierzenie grantu (na zasadach opisanych w ust. 2.).
9. Nie są możliwe do wprowadzenia zmiany polegające na przeniesieniu na osoby trzecie
obowiązków i praw wynikających z Umowy oraz związane z nią płatności.
§ 16.
Rozwiązanie Umowy
1. Operator może rozwiązać Umowę z zachowaniem 14-sto dniowego okresu wypowiedzenia, jeżeli
Grantobiorca:
1) zaprzestał realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z Umową,
2) w terminie określonym przez Operatora nie usunął stwierdzonych nieprawidłowości w ramach Projektu,
3) nie przedłożył, pomimo pisemnego wezwania przez Operatora, wypełnionych poprawnie
części sprawozdawczych z realizacji Projektu w ramach składanych wniosków o płatność,
4) nie przedkłada wniosków o płatność zgodnie z Umową,
5) narusza zasady udzielania zamówień publicznych lub zasadę konkurencyjności w wydatkowaniu środków.
2. Operator może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia, ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli:
1) Grantobiorca wykorzystał środki w całości lub w części na cel i zakres inny niż określony w Projekcie lub niezgodnie z Umową lub przepisami prawa,
2) Grantobiorca w sposób rażący nie wywiązuje się ze swoich obowiązków określonych w Umowie,
3) Grantobiorca odmówił poddania się kontroli lub audytowi Operatora, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Zarządzającej PO PC bądź innych uprawnionych podmiotów do przeprowadzenia kontroli lub audytu na podstawie odrębnych przepisów lub utrudniał ich przeprowadzenie,
4) Xxxxxxxxxxxx złożył lub przedstawił Operatorowi – jako autentyczne – dokumenty podrobione, przerobione lub poświadczające nieprawdę lub przedstawił Operatorowi niepełne dokumenty lub niepełne informacje lub informacje nieprawdziwe,
5) Grantobiorca dopuścił się innych nadużyć finansowych w związku z realizacją Projektu,
3. Każda ze Stron Umowy może rozwiązać Umowę, za 14-sto dniowym okresem wypowiedzenia, w wyniku wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie obowiązków w niej określonych.
4. Niezależnie od przyczyny rozwiązania Umowy, Grantobiorca zobowiązany jest do przechowywania, archiwizowania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu, zgodnie z § 12.
§ 17.
Rozstrzyganie sporów i doręczenia
1. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją Umowy wyjaśniane będą przez Strony Umowy w formie pisemnej.
2. Spór powstały w związku z realizacją Umowy, Strony Umowy będą się starały rozwiązywać w drodze wzajemnych konsultacji i negocjacji.
3. Spory dotyczące Umowy, w tym odnoszące się do istnienia, ważności albo rozwiązania Umowy, Strony Umowy poddają rozstrzygnięciu sądu powszechnego właściwego miejscowo ze względu na siedzibę Operatora.
§ 18.
Komunikacja stron
1. Strony przewidują w szczególności następujące formy komunikacji w ramach wykonywania
Umowy:
1) faksem11,
2) listem poleconym,
3) pocztą kurierską,12
4) pocztą elektroniczną.13
2. Wszelka korespondencja związana z realizacją Umowy powinna być opatrzona numerem Umowy.
3. Adresy do doręczeń korespondencji są następujące:
Ze strony Operatora:
Fundacja Legalna Kultura xx. Xxxxxxxxxxxxx 00/00 00-000 Xxxxxxxx
Ze strony Grantobiorcy:
4. Osobami upoważnionymi do bieżących kontaktów w ramach realizacji Umowy są:
11 - Potwierdzeniem doręczenia faksu jest wydrukowanie potwierdzenia pomyślnej transmisji.
12 - termin na złożenie dokumentów u Operatora uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem dokument ten został nadany do Operatora w polskiej
placówce pocztowej operatora pocztowego
13 - Dowodem doręczenia poczty elektronicznej jest raport zwrotny, potwierdzające dostarczenie wiadomości do adresata.
Ze strony Operatora:
Ze strony Grantobiorcy:
5. W przypadku zmiany danych, o których mowa w ust. 3 lub 4 Strona, której zmiana dotyczy, jest zobowiązana do powiadomienia drugiej Strony o tym fakcie niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 14 dni od zmiany danych. Do czasu powiadomienia, korespondencję wysłaną na dotychczasowe adresy uważa się za skutecznie doręczoną.
§ 19.
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają w szczególności:
1) odpowiednie przepisy prawa unijnego, w tym przepisy rozporządzeń wymienionych w treści
Umowy;
2) właściwe przepisy prawa polskiego, w tym x.xx. ustawa o finansach publicznych, Ustawa, ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.
U. z 2018 r., poz. 1025,1104), ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 poz. 395,398,650), ustawa prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz.1579, 2018, z 2018 r. poz. 1560, 1603) oraz ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 poz.1221, 2491, z 2018 r. poz. 62, 86, 650, 1499)
2. Na użytek niniejszej Umowy jako dni robocze traktuje się wszystkie dni od poniedziałku do piątku,
za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
3. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron Umowy.
4. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony Umowy.
Integralną część Umowy stanowią załączniki:
§ 20.
Załączniki
1. Załącznik nr 1 - Wniosek o powierzenie grantu;
2. Załącznik nr 2 - Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji Grantobiorcy
3. Załącznik nr 3 - Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z obowiązkiem informacyjnym odbiorcy ostatecznego;
4. Załącznik nr 4 - Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych wrażliwych odbiorcy ostatecznego;
5. Załącznik nr 5 - Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania;
6. Załącznik nr 6 - Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
7. Załącznik nr 7 - Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
8. Załącznik nr 8 - Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT
9. Załącznik nr 9 – Plan działań szkoleniowych
10. Załącznik nr 10 – Wzór wniosku o rozliczenie grantu.
11. Załącznik nr 11 – Wzór sprawozdania częściowego z realizacji grantu
W imieniu Operatora: W imieniu Grantobiorcy:
............................................... ..........................................