UMOWA NA UDZIAŁ W PROGRAMIE SPARK Poland
Załącznik nr 1 do Regulaminu – wzór Umowy
Zawarta pomiędzy:
UMOWA NA UDZIAŁ W PROGRAMIE SPARK Poland
Umowa nr SPARK /…/2025
Instytutem Biologii Doświadczalnej im. ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Warszawie, ul. ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇, ▇▇-▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇, wpisanym do Rejestru Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod numerem: RIN-II-21/98, NIP: 5250009269, REGON: 000325825, reprezentowanym przez prof. ▇▇ ▇▇▇. ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, zwanym dalej: „Koordynatorem”;
i
[ ] z siedzibą w [ ], ul. [ ], wpisanym do [ ], NIP: [ ], REGON: [ ], reprezentowanym przez [ ], zwanym dalej:
„Jednostką naukową”;
W związku z rozstrzygnięciem Programu SPARK Poland i zakwalifikowaniem Uczestnika, funkcjonującego w ramach Jednostki naukowej, do udziału w Programie SPARK Poland, Strony zawierają niniejszą umowę:
§1. Definicje
Pojęcia użyte w niniejszej umowie mają poniższe znaczenie:
1.1. Finansowanie – finansowanie przyznane na podstawie Umowy Jednostce naukowej, w ramach której Uczestnik będzie realizował Program SPARK Poland, w kwocie 300 000,00 PLN brutto, wypłacane zaliczkowo w transzach;
1.2. Informacje poufne – zdefiniowane w §14 Umowy;
1.3. Kamienie milowe – wskaźniki, ustalane w Trybie roboczym z Mentorami, które Uczestnicy zobowiązują się osiągać w ramach poszczególnych etapów Programu SPARK Poland;
1.4. Mentorzy - naukowcy i eksperci wyselekcjonowani do szkolenia i współpracy z Uczestnikami w ramach
Programu SPARK Poland;
1.5. Program SPARK Poland – dwuletni intensywny program mentoringowy. Działania zaplanowane w programie mentoringowym obejmują regularne spotkania z Project managerem, cykliczne spotkania z Mentorami, warsztaty target product profile i design thinking, udział w wydarzeniach dostosowanych do tematyki Projektu i konfrontację z rynkiem. Celem Programu SPARK Poland jest podniesienie gotowości technologicznej rozwiązań opracowanych w polskich laboratoriach naukowych, optymalizacja wykorzystania pozyskiwanych funduszy na badania naukowe oraz obniżenie ryzyk związanych z rozwojem wysoko regulowanych produktów z obszaru ochrony zdrowia, aby zwiększyć prawdopodobieństwo ich wdrożenia w praktyce klinicznej;
1.6. Project manager – osoba kontaktowa wyznaczona przez Koordynatora, wspierająca Uczestników w ramach Programu SPARK Poland, pośrednicząca w kontaktach pomiędzy Koordynatorem, Uczestnikami i ▇▇▇▇▇▇▇▇▇, realizująca czynności i szkolenia wskazane w Regulaminie i Umowie;
1.7. Projekt – projekt naukowo – badawczy realizowany przez Uczestników w ramach Programu SPARK Poland;
1.8. Regulamin – regulamin Programu SPARK Poland, dostępny na stronie: ▇▇▇▇▇://▇▇▇▇▇▇.▇▇▇.▇▇/▇▇/▇▇▇▇▇- poland/spark-i-nabor;
1.9. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1);
1.10. Siła wyższa - zdarzenie zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć i któremu nie można było
zapobiec;
1.11. Strony – łącznie Koordynator i Jednostka naukowa;
1.12. Tryb roboczy - procedura, forma uzgodnień Stron: w drodze pisemnej lub w drodze komunikacji elektronicznej (e-mail) na adresy wskazane w Umowie, jak również za pośrednictwem innych narzędzi, platform, nośników uzgodnionych przez Strony, w ramach której Strony dokonują ustaleń lub zatwierdzają poczynione ustalenia dotyczące lub związane z realizacją Umowy. Ustalenia poczynione przez Strony w Trybie roboczym Strony poczytują jak zgodne ustalenia w formie pisemnej i są one w całości wiążące dla Stron;
1.13. Uczestnik - zespół naukowy, funkcjonujący w ramach Jednostki naukowej, z którą Koordynator zawarł Umowę, w ramach realizacji Programu SPARK Poland;
1.14. Umowa – niniejsza umowa;
1.15. UODO – ustawa z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781, z późn.
zm.);
1.16. Utwór – utwór w rozumieniu ustawy z dnia 04.02.1994 r o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 24, z późn. zm.), stworzony w ramach Programu SPARK Poland;
1.17. Wydatki kwalifikowalne – określone w §6 Umowy;
1.18. Zespół Programu SPARK Poland – dyrektor Programu SPARK Poland, managerowie Programu SPARK Poland, Project manager, koordynator i kontroler finansowy Programu SPARK Poland.
§2. Przedmiot Umowy
1. Koordynator udziela Jednostce naukowej, w ramach której funkcjonuje Uczestnik, Finansowania na realizację Projektu.
2. Koordynator obejmuje Uczestnika i jego Projekt wsparciem w ramach Programu SPARK Poland. Umowa będzie realizowana przez Zespół Programu SPARK Poland, z którym Jednostka naukowa i Uczestnik zobowiązuje się na bieżąco współpracować.
3. Projekt realizować będą członkowie zespołu Uczestnika w składzie: [ ] (lider) oraz [ ].
4. W przypadku zmiany członków zespołu Uczestnika, Jednostka naukowa poinformuje o tym fakcie Koordynatora w Trybie roboczym, przy czym zmiany w składzie zespołu Uczestnika nie mogą wpływać negatywnie na możliwość realizacji Projektu. Na zmianę lidera Uczestnika wymagana jest uprzednia zgoda Koordynatora wyrażona w Trybie roboczym. W przypadku zmiany lidera Uczestnika bez zgody Koordynatora, Koordynator może rozwiązać Umowę w trybie wskazanym w §9.
5. Całkowita kwota Wydatków kwalifikowalnych wynosi 300.000,00 PLN brutto, przy czym maksymalnie 150.000,00 PLN brutto rocznie.
6. Dzień rozpoczęcia Projektu Strony ustalają na dzień zawarcia Umowy. Okres realizacji Projektu wynosi 24 miesiące.
§3. Ogólne warunki realizacji Projektu
1. Jednostka naukowa, działając w imieniu własnym i w imieniu Uczestnika, zobowiązuje się do realizacji
Projektu z należytą starannością, zgodnie z:
1.1. Regulaminem i dokumentami złożonymi w ramach kwalifikacji do Programu SPARK Poland;
1.2. Umową wraz z załącznikami;
1.3. przepisami prawa, normami, procedurami itp. obowiązującymi w ramach Jednostki naukowej lub udostępnionymi przez Koordynatora;
1.4. dobrymi praktykami obowiązującymi w danej dziedzinie / dyscyplinie naukowej.
2. Uczestnik zobowiązany jest do osiągnięcia Kamieni milowych, uzgodnionych w Trybie roboczym z Koordynatorem i Mentorami oraz uczestniczenia we wszystkich spotkaniach z Mentorami, spotkaniach z Project managerem oraz wszystkich zaplanowanych w Programie SPARK Poland warsztatach i wydarzeniach.
3. Jednostka naukowa nie może bez zgody Koordynatora przenosić na inny podmiot praw, obowiązków lub wierzytelności wynikających z Umowy.
4. Z tytułu przyznania Jednostce naukowej Finansowania i udziału Uczestnika w Programie SPARK Poland, Koordynatorowi nie przysługują żadne prawa własności intelektualnej do rezultatów badań wynikających z prac wykonanych przez Uczestników w ramach realizacji Projektu oraz Utworów.
5. Jednostka naukowa zobowiązuje się do pozyskania wszystkich zgód komisji etycznych oraz innych wymaganych prawem zezwoleń niezbędnych do prowadzenia badań, których one dotyczą przed rozpoczęciem realizacji tych badań.
6. Jednostka naukowa oświadcza, że żadne badania, które będą wykorzystywane w realizacji Projektu, nie
były prowadzone bez uzyskania wszelkich wymaganych prawem zgód i zezwoleń.
7. Na wezwanie Koordynatora, Jednostka naukowa zobowiązana jest doręczyć Koordynatorowi kopie ww.
zgód lub zezwoleń.
8. Jednostka naukowa w okresie obowiązywania Umowy zobowiązuje się udzielać Koordynatorowi oraz
podmiotom upoważnionym przez Koordynatora wszelkich informacji lub udostępnić wszelkie dokumenty
dotyczące realizacji Umowy i wydatkowania Finansowania w terminie oraz w sposób wskazany przez
Koordynatora.
§4. Odpowiedzialność
1. Za realizację przez Uczestnika obowiązków wynikających z Umowy odpowiedzialność ponosi Jednostka naukowa.
2. Koordynator nie ponosi odpowiedzialności wobec Uczestnika za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez Jednostkę naukową obowiązków wynikających z Umowy.
3. Jednostka naukowa jest zobowiązana do skutecznego nabycia od Uczestników praw własności intelektualnej powstałych w wyniku realizacji Projektu.
4. Koordynator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z rozwiązaniem Umowy lub wstrzymaniem Finansowania z przyczyn leżących po stronie Jednostki naukowej lub osób trzecich, w tym Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego („MNiSW”).
5. Koordynator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z realizacją Umowy przez Jednostkę naukową i Uczestnika oraz za szkody osób trzecich. Jednostka naukowa ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją Projektu, w tym za działania i zaniechania Uczestnika. Ilekroć osoba trzecia, w związku z realizacją Projektu, wystąpi z roszczeniem wobec Koordynatora, Jednostka naukowa zobowiązuje się zwolnić Koordynatora z odpowiedzialności i pokryć koszty z tym związane.
6. Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane Siłą wyższą. Koordynator, w przypadku wystąpienia przypadków Siły wyższej, zastrzega sobie prawo do przedłużenia, skrócenia, zawieszenia lub odwołania Programu SPARK Poland. W takim przypadku, Koordynator poinformuje o tym odpowiednio Jednostki naukowe i Uczestników.
§5. Ogólne warunki Finansowania w ramach Programu SPARK Poland
1. Koordynator przekazuje Jednostce naukowej, Finansowanie na podstawie wniosków o płatność, na wydzielony rachunek bankowy Jednostki naukowej o numerze [ ]. Finansowanie jest wypłacane zaliczkowo.
2. Jednostka naukowa zobowiązana jest przeznaczyć Finansowanie uzyskane w ramach Programu SPARK
Poland na realizację Projektu przez Uczestnika.
3. Wypłata danej transzy Finansowania nastąpi po przedstawieniu przez Uczestnika i zaakceptowaniu przez Koordynatora prawidłowo wypełnionego i kompletnego wniosku o płatność. Wzór wniosku o płatność stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.
4. Koordynator zastrzega sobie prawo do nieterminowego wypłacenia transzy Finansowania w sytuacji, gdy nie otrzyma w terminie płatności od MNiSW, przy czym wypłata nastąpi bezzwłocznie po uzyskaniu od MNiSW środków, które mają być przeznaczone na wypłatę Finansowania. W takim przypadku odpowiedzialność odszkodowawcza Koordynatora zostaje wyłączona.
5. Ze względu na możliwość łączenia realizacji Projektu z innymi projektami realizowanymi w tym samym czasie przez Jednostkę naukową, w przypadku pokrywania się całości bądź części Projektu z tymi projektami, Jednostka naukowa zachowuje zasady unikania podwójnego finansowania.
6. Jednostka naukowa zobowiązana jest do posiadania dokumentacji związanej z realizacją Projektu oraz Umową, w szczególności:
6.1. dokumentów potwierdzających poniesienie Wydatków kwalifikowalnych: faktur, protokołów
odbioru, potwierdzeń zapłaty, wyciągów bankowych itp.;
6.2. umów, protokołów odbioru, potwierdzeń zapłaty wynagrodzenia z tytułu zawartych umów;
6.3. dokumentów i informacji potwierdzających osiąganie Kamieni milowych (▇.▇▇. dzienników laboratoryjnych, materiałów źródłowych wyników prac eksperymentalnych).
Jednostka naukowa jest także zobowiązana okazywać ww. dokumenty na każde żądanie Koordynatora, w terminach wskazanych przez Koordynatora.
7. Koordynator weryfikuje i zatwierdza wniosek o płatność w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania, przy czym termin ten liczony jest od otrzymania przez Koordynatora pierwszej prawidłowo wypełnionej i kompletnej wersji wniosku o płatność.
8. Wszystkie dokumenty księgowe muszą zostać oznaczone co najmniej numerem Umowy, w ramach której
wydatek jest realizowany.
§6. Wydatki kwalifikowalne
1. Wydatkami kwalifikowalnymi są wydatki, które spełniają łącznie wszystkie poniższe warunki:
1.1. są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu;
1.2. są zgodne z kategoriami wydatków wskazanymi w Załączniku nr 1 do Umowy;
1.3. zostały faktycznie poniesione zgodnie z Umową i prawidłowo udokumentowane.
2. W przypadku, gdy wydatki poniesione przez Jednostkę naukową nie zostaną uznane za Wydatki kwalifikowalne, wówczas kolejna transza Finansowania pomniejszana jest o kwotę, która nie została uznana za Wydatek kwalifikowalny.
3. Okres kwalifikowalności wydatków dla Projektu rozpoczyna się w dniu 01 maja 2025 i kończy się w dniu
30 kwietnia 2027 roku.
4. Wydatki poniesione na podatek od towarów i usług (VAT) są uznawane za Wydatki kwalifikowalne, chyba
że Jednostka naukowa ma prawną możliwość jego odzyskania.
§7. Monitorowanie realizacji Umowy
1. Monitorowanie polega w szczególności na weryfikacji przebiegu realizacji Projektu na podstawie spotkań z Project managerem co najmniej raz na miesiąc i spotkań z Mentorami co najmniej raz na 2 miesiące oraz na podstawie informacji uzyskanych od Jednostki naukowej we wnioskach o płatność oraz w innych dokumentach oraz udzielanych na wniosek Koordynatora w Trybie roboczym.
2. Jednostka naukowa jest zobowiązana do przekazania do wglądu danych i wyników związanych z Projektem bezzwłocznie na każde żądanie Koordynatora w celu poddania ich ocenie.
3. Jednostka naukowa niezwłocznie informuje Koordynatora o wszelkich zagrożeniach oraz nieprawidłowościach w realizacji Projektu.
4. Przez okres realizacji Projektu, Jednostka naukowa składa Koordynatorowi:
4.1. raport roczny - w terminie do 30 grudnia każdego roku;
4.2. raport końcowy - w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji Projektu, jednak
nie później niż do dnia 30 maja 2027 r.
Wzór raportu rocznego oraz końcowego stanowi Załącznik nr 4 do Umowy.
5. Dla celów monitorowania efektów Projektu Jednostka naukowa i Uczestnik, w okresie 5 lat po zakończeniu Programu SPARK Poland, współpracuje z Koordynatorem lub upoważnionym przez niego podmiotem, w tym w szczególności:
5.1. na wezwanie Koordynatora informuje o efektach ekonomicznych i innych korzyściach powstałych
w wyniku realizacji Projektu;
5.2. uczestniczy w ankietach, wywiadach oraz udostępnia informacje konieczne dla ewaluacji.
§8. Obowiązki informacyjne i promocyjne
1. Jednostka naukowa zobowiązana jest do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym
informowania o otrzymaniu Finansowania w ramach Programu SPARK Poland.
2. Jednostka naukowa zobowiązana jest do:
2.1. umieszczania w widoczny sposób informacji o uzyskaniu Finansowania w ramach Programu SPARK Poland na wszystkich dokumentach i materiałach dotyczących Projektu, w tym umieszczania logo Programu SPARK Poland i Koordynatora;
2.2. umieszczenia krótkiego opisu Projektu na stronie internetowej Jednostki naukowej i na stronach jej mediów społecznościowych. Opis Projektu musi zawierać:
a) tytuł Projektu lub jego skróconą nazwę;
b) podkreślenie faktu otrzymania kompleksowego wsparcia, w tym Finansowania w ramach Programu SPARK Poland;
c) grupy docelowe (do kogo skierowany jest Projekt, kto z niego skorzysta);
d) cel lub cele Projektu;
e) efekty, rezultaty Projektu;
2.3. umieszczania we wszystkich publikacjach naukowych lub innych materiałach (np. postery, wystąpienia konferencyjne, prezentacje) związanych z Projektem odwołania do Programu SPARK Poland w postaci logotypu;
2.4. zamieszczenia w każdej publikacji i opracowaniach powstałych w ramach realizacji Programu SPARK Poland, informacji o następującej treści: „Sfinansowano ze środków Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ramach Programu SPARK Poland realizowanego przez Instytut Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego Polskiej Akademii Nauk” lub w przypadku publikacji angielskojęzycznych „Financed by the Ministry of Science and Higher Education, as part of the SPARK Poland Program implemented by the Nencki Institute of Experimental Biology of the Polish Academy of Sciences”.
2.5. umieszczania na materiałach informacyjno-promocyjnych dotyczących Projektu (jak np. strona internetowa, prezentacja, baner, roll-up, ulotka, broszura, film, itp.) informacji o źródle finansowania ze środków MNiSW, w tym roli Koordynatora i znaku Programu SPARK Poland. Informacje te powinny również zostać umieszczone na materiałach przekazywanych mediom.
3. W przypadku stworzenia przez osobę trzecią Utworów związanych z komunikacją (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. Projektu), powstałych w ramach Projektu, Jednostka naukowa zobowiązuje się do uzyskania od tej osoby autorskich praw majątkowych do tych Utworów w najszerszym możliwym zakresie.
4. Każdorazowo na wniosek Koordynatora, Jednostka naukowa zobowiązuje się do udostępnienia Koordynatorowi Utworów związanych z komunikacją powstałych w ramach Projektu i tym samym udziela Koordynatorowi nieodpłatnej i niewyłącznej licencji do korzystania z Utworów związanych z komunikacją powstałych w ramach Projektu w następujący sposób:
4.1. na terytorium całego świata (bez żadnych ograniczeń terytorialnych);
4.2. na okres 10 lat od dnia udzielenia licencji;
4.3. bez ograniczeń co do liczby egzemplarzy i nośników, w zakresie następujących pól eksploatacji:
a) utrwalanie – w szczególności drukiem, zapisem w pamięci komputera i na nośnikach elektronicznych, oraz zwielokrotnianie, powielanie i kopiowanie tak powstałych egzemplarzy dowolną techniką;
b) rozpowszechnianie oraz publikowanie w dowolny sposób (w tym poprzez: wyświetlanie lub publiczne odtwarzanie lub wprowadzanie do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu), nadawanie i reemitowanie – w całości lub w części, jak również w połączeniu z innymi utworami;
c) wprowadzenie utworów do obrotu, w szczególności publiczna dystrybucja utworów lub ich kopii we wszelkich formach (np. książka, broszura, Internet);
d) publiczne udostępnianie przy wykorzystaniu wszelkich środków komunikacji w taki sposób, aby każdy mógł się zapoznać z utworem w czasie i miejscu przez siebie wybranym (np. Internet);
e) udostępnianie, w tym MNiSW oraz publiczne udostępnianie przy wykorzystaniu wszelkich środków komunikacji (np. Internet);
f) przechowywanie i archiwizowanie w postaci papierowej albo elektronicznej;
- z prawem do udzielania osobom trzecim sublicencji na warunkach i polach eksploatacji, o których
mowa w pkt. 4.3 powyżej.
5. Jednostka naukowa przyjmuje do wiadomości, że objęcie Finansowaniem w ramach Programu SPARK Poland oznacza umieszczenie danych Jednostki naukowej w publikowanych przez Koordynatora informacjach dotyczących Programu SPARK Poland.
6. Jednostka naukowa zobowiązuje się uzyskać zgodę wszystkich członków zespołu Uczestnika na publiczne rozpowszechnianie przez Koordynatora ich danych osobowych takich jak: imię, nazwisko, wizerunek, głos, tytuł naukowy, miejsce pracy, doświadczenie zawodowe, w celach informacyjno-promocyjnych. Koordynator będzie korzystać z ww. danych w celu rozpowszechniania materiałów informacyjno- promocyjnych, w tym informacji o wydarzeniach związanych z Projektem i Programem SPARK Poland oraz wydarzeniach związanych z działalnością Koordynatora.
7. Koordynatorowi przysługuje prawo do publicznego informowania o uzyskanych w ramach Projektu wynikach, które nie stanowią Informacji poufnych.
§9. Rozwiązanie Umowy oraz wstrzymanie Finansowania
Koordynator może wstrzymać wypłatę Finansowania lub rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w formie pisemnej lub elektronicznej z podpisem kwalifikowanym, w szczególności w przypadku, gdy:
1.1. Jednostka naukowa odmawia udzielenia Koordynatorowi informacji lub dokumentów dotyczących
realizacji Umowy i wydatkowania Finansowania;
1.2. Finansowanie jest wydatkowane niezgodnie z Umową;
1.3. Jednostka naukowa realizuje Projekt bez wymaganych prawem pozwoleń i zgód;
1.4. w przypadku wskazanym w §2 ust. 4;
1.5. stwierdzono błędy lub braki w przedłożonej dokumentacji i nie zostały one w wyznaczonym terminie skorygowane przez Jednostkę naukową;
1.6. Jednostka naukowa nie realizuje lub niewłaściwie realizuje działania promocyjne i informacyjne w ramach
realizowanego Projektu;
1.7. doszło do naruszenia przez Jednostkę naukową istotnych postanowień Umowy, a w szczególności §3 ust. 6, §5 ust. 6 lub braku uczestnictwa w spotkaniach z Mentorami lub Project managerem, itp.;
1.8. dalsza realizacja Projektu przez Jednostkę naukową lub Uczestnika jest niemożliwa lub niecelowa, co
zostanie potwierdzone przez Mentorów.
§10. Zwrot Finansowania
1. W przypadku rozwiązania Umowy zgodnie z postanowieniami §9 pkt. 1.8., tj., kiedy Mentorzy stwierdzają, że nie ma przesłanek do kontynuacji Projektu z uwagi na niemożność jego wykonania, Jednostka naukowa zwraca niewykorzystaną część Finansowania na rachunek Koordynatora w terminie 20 dni roboczych od dnia rozwiązania Umowy wraz z rozliczeniem wydatków wg wzoru ujętego w Załączniku nr 3.
2. W przypadku rozwiązania Umowy zgodnie z postanowieniami §9 (za wyjątkiem §9 pkt. 1.8.) Jednostka naukowa zwraca całość wypłaconego Finansowania na rachunek Koordynatora w terminie 10 dni roboczych od dnia doręczenia wezwania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek bankowy Jednostki naukowej do dnia ich zwrotu.
3. W przypadku dokonania zwrotu środków z tytułu Finansowania w niepełnej wysokości wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości głównej, rozumianej jako kwota Finansowania przewidziana do zwrotu (bez odsetek) oraz kwoty odsetek jak dla zaległości podatkowych w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości głównej do kwoty odsetek.
§11. Zmiana Umowy
1. Zmiana:
1.1. danych adresowych;
1.2. numerów rachunków bankowych;
1.3. danych kontaktowych / osób do kontaktu;
- nie wymaga zmiany Umowy w formie aneksu, lecz wymaga zgody Koordynatora wyrażonej w Trybie roboczym.
2. Pozostałe zmiany Umowy wymagają zawarcia aneksu w formie pisemnej (także z kwalifikowanym
podpisem elektronicznym).
§12. Komunikacja Stron
1. Strony wskazują następujące adresy do doręczeń:
1.1. dla Jednostki naukowej: [ ];
1.2. dla Koordynatora: [ ].
2. Osobami upoważnionymi do bieżących kontaktów w ramach realizacji Umowy:
2.1. dla Jednostki naukowej: [ ];
2.2. dla Koordynatora: [ ].
3. W przypadku zmiany danych, o których mowa w ust. 1 lub 2, Strona, której zmiana dotyczy, jest zobowiązana do powiadomienia drugiej Strony o tym fakcie niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie
4 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany danych. Korespondencję wysłaną do czasu powiadomienia na dotychczasowe adresy uważa się za skutecznie doręczoną.
§13. Dane osobowe
1. Strony zobowiązują się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym przepisami RODO i UODO. Obowiązek informacyjny Koordynatora stanowi Załącznik nr 2 do Umowy.
2. W przypadku, gdy w celu realizacji Umowy, niezbędne okaże się zawarcie stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, Strony zawrą stosowną umowę niezwłocznie.
§14. Poufność
1. Strony zobowiązują się do zachowania pełnej poufności i nieujawniania osobom trzecim informacji dotyczących Projektu, informacji i danych uzyskanych w związku z realizacją Umowy, niezależnie od formy nośnika lub źródła tych informacji, w szczególności wyniki badań, dane technologiczne, organizacyjne itp. bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony (dalej „Informacje poufne”).
2. Zobowiązanie do poufności, o którym mowa w ust. 1. powyżej, nie dotyczy informacji, które:
2.1. były powszechnie znane,
2.2. znajdowały się w posiadaniu Strony ujawniającej przed podpisaniem Umowy, a nie były dostarczone bezpośrednio lub pośrednio przez drugą Stronę;
2.3. stały się powszechnie znane z innego powodu niż działanie lub zaniechanie drugiej Strony;
2.4. zostały uzyskane przez Stronę od osoby trzeciej, będącej legalnie w posiadaniu takich informacji i niezobowiązanej bezpośrednio lub pośrednio do zachowania poufności wobec drugiej Strony;
2.5. Strony są zobowiązane ujawnić, zgodnie z obowiązującym prawem, odpowiednim władzom.
3. W okresie obowiązywania Umowy oraz 5 (pięciu) lat po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, Strony zobowiązane są:
3.1. nie ujawniać ani nie przekazywać Informacji poufnych, pośrednio ani bezpośrednio, osobom trzecim, nie kopiować, nie powielać ani w inny sposób nie reprodukować Informacji Poufnych ani nie wykorzystywać ich dla celów innych, niż wykonanie Umowy,
3.2. zapewnić, że ich pracownicy, podwykonawcy i doradcy będą związani tymi samymi zobowiązaniami do zachowania poufności.
§15. Postanowienia końcowe
1. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Regulaminu i Umowy, wiążące są postanowienia Umowy.
2. Wszelkie wątpliwości powstałe w trakcie realizacji Projektu oraz związane z interpretacją Umowy będą rozstrzygane w pierwszej kolejności w drodze negocjacji pomiędzy Stronami.
3. Spory będą poddane rozstrzygnięciu przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Koordynatora.
4. Umowa została w formie pisemnej (podpisy własnoręczne lub kwalifikowane podpisy elektroniczne).
5. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki do Umowy: Załącznik nr 1 – katalog Wydatków kwalifikowalnych, Załącznik nr 2 – klauzula informacyjna RODO Koordynatora, Załącznik nr 3 – wzór wniosku o płatność, Załącznik nr 4 – wzór raportu.
6. Umowę zawarta w 2 (dwóch) egzemplarzach, po 1 (jednym) dla każdej ze Stron.
Koordynator | Jednostka naukowa | |
Uczestnik (lider zespołu) | ||
Załącznik nr 1 do Umowy – katalog Wydatków kwalifikowalnych
I. Katalog Wydatków kwalifikowalnych w ramach Projektu obejmuje wyłącznie:
1. Kategoria: materiały:
1.1. zakup materiałów, środków eksploatacyjnych i podobnych produktów ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją projektu np. surowce, półprodukty, odczynniki, linie komórkowe, materiały zużywalne, komponenty niezbędne do rozwijanego produktu itp., wraz z kosztami transportu;
1.2. zakup elementów służących do budowy i na stałe zainstalowanych w prototypie, instalacji pilotażowej lub demonstracyjnej;
2. Kategoria: usługi:
2.1. zakup pomocniczych usług zewnętrznych związanych bezpośrednio z merytorycznym zakresem projektu np. analiz laboratoryjnych, usług biobanków, usług projektowych, usług badawczych, ▇.▇▇. w zakresie bezpieczeństwa produktów, w zakresie weryfikacji wyników, usług konsultingowych w zakresie doradztwa regulatorowego, prowadzenia badań klinicznych itp. wraz ze związanymi z nimi kosztami transportu;
2.2. koszty odpłatnego korzystania z aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących celom
badawczym wraz ze związanymi z nimi kosztami transportu;
3. Kategoria: pozostałe koszty projektowe:
3.1. opłaty urzędowe, np. opłata za Scientific Advice (EMA, FDA), opłata związana z postepowaniem przed Komisją Bioetyczną, Lokalną Komisją Etyczną;
3.2. ubezpieczenie badania klinicznego;
3.3. cło.
II. Katalog wydatków niekwalifikowalnych w ramach Projektu obejmuje ▇.▇▇.:
1. wynagrodzenia, stypendia, staże, szkolenia, umowy cywilno-prawne itp.;
2. koszty pośrednie;
3. zakup i odpisy amortyzacyjne:
3.1. aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących celom badawczym;
3.2. wiedzy technicznej i patentów zakupionych lub użytkowanych na podstawie licencji uzyskanych od osób trzecich tj. wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) w formie patentów, licencji, know- how, nieopatentowanej wiedzy technicznej, ekspertyz, analiz i raportów badawczych itp.
4. koszty publikacji wyników Projektu oraz koszty prezentacji na konferencjach;
5. koszty promocji Projektu;
6. ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, czynszu lub amortyzacji budynków;
7. koszty mediów itp.;
8. koszty administracyjne nie ujęte w kat. kosztów kwalifikowalnych;
9. koszty transportu;
10. koszty delegacji;
11. inne, które nie zostały wymienione w katalogu Wydatków kwalifikowalnych.
Załącznik nr 2 do Umowy – klauzula informacyjna RODO Koordynatora
I. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Biologii Doświadczalnej im. ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Warszawie, ul. ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇, ▇▇-▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇, wpisanym do Rejestru Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod numerem: RIN-II-21/98, NIP: 5250009269, REGON: 000325825 („Administrator”).
II. Dane kontaktowe Administratora
Z Administratorem można się skontaktować:
1. pod adresem e-mail: ▇▇▇@▇▇▇▇▇▇.▇▇▇.▇▇;
2. pisemnie, przesyłając korespondencję na adres: Instytut Biologii Doświadczalnej im. ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Warszawie, ul. ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇, ▇▇-▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇.
III. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
W zależności od sytuacji Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w następujących celach i na następujących
podstawach prawnych:
1. w celu zawierania i wykonywania przez Administratora umowy na udział w Programie SPARK Poland z jednostką naukową, w ramach której Pani/Pan funkcjonuje:
1.1. podejmując niezbędne działania przed zawarciem umowy oraz następnie realizując już zawartą umowę (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
1.2. wypełniając ciążące w związku z tym na Administratorze obowiązki prawne (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. wynikające z przepisów podatkowych, księgowych, przepisów prawa regulujących działalność prowadzoną przez Administratora;
2. w celu prowadzenia z Panią/Panem korespondencji:
2.1. realizując prawnie uzasadniony interes Administratora (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest:
a) kontaktowanie się i odpowiadanie na zapytania jednostek naukowych oraz ich przedstawicieli, pracowników, współpracowników itp. za pomocą poczty elektronicznej (e-mail), tradycyjnej, telefonu, a także poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej, czat online, infolinię itp.;
b) ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – gdy korespondencja tego dotyczy;
2.2. wykonując umowę zawartą z jednostką naukową, w ramach której Pani/Pan funkcjonuje (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2.3. wypełniając ciążące na Administratorze obowiązki prawne (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – gdy
prowadzenie z Panią/Panem korespondencji jest do tego niezbędne;
3. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
3.1. podejmując w razie potrzeby działania mające na celu ustalenie, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami
– w tym związanymi z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych;
3.2. weryfikując tożsamość osób zawierających lub wykonujących umowę z danymi dostępnymi w publicznych
rejestrach lub w okazanych dokumentach (np. dowodach osobistych);
3.3. archiwizując w niezbędnym zakresie dokumentację (w tym zawierającą dane osobowe);
3.4. udostępniając lub ujawniając podmiotom trzecim w niezbędnym zakresie dokumentację (w tym zawierającą
dane osobowe);
4. w celu wypełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. udostępniając lub ujawniając uprawnionym organom administracji publicznej w niezbędnym zakresie dokumentację (w tym zawierającą dane osobowe), ▇.▇▇. w celu umożliwienia tym organom zbadania spełnienia przez Administratora powszechnie obowiązujących przepisów.
IV. Źródło pochodzenia danych
Administrator pozyskał Pani/Pana dane:
1. od jednostki naukowej, w ramach której Pani/Pan funkcjonuje i/lub
2. ze Zgłoszenia - w związku z zakwalifikowaniem Pani/Pana do udziału w Programie SPARK.
V. Kategorie danych osobowych przetwarzanych przez Administratora
Administrator będzie przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, stanowisko służbowe itp.), dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail), inne dane (dane ujawnione w publicznie dostępnych rejestrach, dane zawarte w korespondencji między Panią/Panem a Administratorem).
VI. Kategorie odbiorców danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa i innym podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym w szczególności podmiotom świadczącym usługi księgowe, informatyczne, marketingowe, komunikacyjne i analityczne, prawne i windykacyjne.
W każdym wypadku udostępnianie Pani/Pana danych osobowych ww. odbiorcom będzie odbywać się tylko, gdy będzie to niezbędne oraz na podstawie stosownego upoważnienia, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych albo na mocy obowiązujących przepisów, a także z zachowaniem wymogów poufności i bezpieczeństwa.
VII. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe Administrator będzie przechowywać:
1. w celu zawierania i wykonywania umowy z jednostką naukową, w ramach której Pani/Pan funkcjonuje:
1.1. do momentu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy – dotyczy to danych niezbędnych do prawidłowego
wykonywania umowy;
1.2. do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów prawa – w zakresie,
w jakim dane będą przetwarzane w ramach wypełniania obowiązku prawnego (np. przepisów podatkowych);
2. w celu prowadzenia korespondencji:
2.1. do momentu zakończenia załatwiania spraw, z którymi związana jest dana korespondencja;
2.2. do momentu wygaśnięcia umowy albo wygaśnięcia lub przedawnienia roszczeń z nią związanych – gdy korespondencja dotyczy realizacji zawartej umowy;
2.3. do momentu wygaśnięcia lub przedawnienia roszczeń – gdy korespondencja dotyczy ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
2.4. do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów prawa – gdy
korespondencja prowadzona jest w celu wypełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych;
3. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora:
3.1. do momentu wygaśnięcia lub przedawnienia roszczeń – gdy dane będą przetwarzane w celu ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
3.2. do momentu, gdy przechowywanie danych nie będzie już niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora;
4. w celu wypełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych – do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów prawa.
VIII. Pani/Pana prawa
Gdy Administrator przetwarza Pani/Pana dane, przysługują Pani/Panu – na warunkach szczegółowo określonych w RODO – następujące prawa:
1. do uzyskania dostępu do Pani/Pana danych oraz otrzymywania ich kopii;
2. do żądania niezwłocznego sprostowania (poprawienia) Pani/Pana danych;
3. do żądania usunięcia Pani/Pana danych (chyba że Administrator ma podstawy prawne do dalszego ich przetwarzania);
4. do ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych, ▇.▇▇. w razie kwestionowania prawidłowości tych danych – na okres
pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
5. do przenoszenia danych - prawo do otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych dostarczonych Administratorowi na podstawie Pani/Pana zgody lub na podstawie umowy, ale tylko gdy dane te są przetwarzane przez Administratora w sposób zautomatyzowany (nie dotyczy to zbiorów papierowych); prawo do może być wykonane poprzez zlecenie przesłania tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi;
6. do wniesienia skargi do organu nadzorczego – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - jeżeli uważa Pani/Pan,
że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
W celu wykonania swoich praw może Pani/Pan skontaktować się z Administratorem w jeden ze sposobów podanych w pkt. II.
IX. Prawo do sprzeciwu
Może Pani/Pan, w każdym czasie, wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych przez Administratora w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), kontaktując się z Administratorem w jeden ze sposobów podanych w pkt. II. Administrator nie będzie wtedy już mógł przetwarzać Pani/Pana danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
X. Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych i konsekwencjach ich niepodania
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne i nie jest wymogiem umownym ani ustawowym, ale może być niezbędnym warunkiem do zawarcia przez Administratora umowy z jednostką naukową, w ramach której Pani/Pan funkcjonuje, i następnie prawidłowego jej wykonywania.
XI. Profilowanie
Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały automatycznemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
Załącznik nr 3 do Umowy – wzór wniosku o płatność
Wniosek o płatność wraz z wykazem Wydatków kwalifikowalnych
Nazwa Jednostki naukowej: | |
Numer Umowy: | |
Data przygotowania wniosku: |
1. Zgodnie z §. 5 Umowy zwracam się z prośbą o wypłatę środków tytułem Finansowania w wysokości [ ] PLN.
2. Przekazuję poniżej uzupełniony wykaz Wydatków kwalifikowalnych (*),
3. Niniejszym oświadczam, że wykonany został Kamień milowy pn. [ ]
Wykaz Wydatków kwalifikowalnych wraz z oznaczeniem dowodów księgowych w Projekcie
Lp. | Nazwa wydatku | Numer dokumentu księgowego | Nazwa kontrahenta/ wystawcy | Data poniesienia wydatku (zapłaty) | Kwota netto | Kwota brutto |
1. | ||||||
2. | ||||||
3. | ||||||
Suma: | 0,00 zł | 0,00 zł | ||||
Jednostka naukowa | Główny księgowy/ Kwestor |
podpis | podpis |
(*) w przypadku składania wniosku o pierwszą transzę, wykreślić zdanie.
Rzędy w sekcji „Wykaz wydatków wraz z oznaczeniem dowodów księgowych w projekcie” można powielać w razie potrzeb. Wzór wniosku o płatność będzie udostępniony
w wersji edytowalnej w formacie xls na stronie ▇▇▇▇▇://▇▇▇▇▇▇.▇▇▇.▇▇/▇▇/▇▇▇▇▇-▇▇▇▇▇▇/▇▇▇▇▇-▇-▇▇▇▇▇/
Załącznik nr 4 do Umowy – wzór raportu
Raport roczny/ raport końcowy
A. Informacje podstawowe
Nazwa Projektu | |
Numer Umowy | |
Nazwa Jednostki naukowej | |
Dane kontaktowe (osoba, email, telefon) | |
Okres, za który jest składany raport (od DD.MM.RRRR do DD.MM.RRRR) |
B. Etapy realizacji Projektu
Etapy realizacji Projektu /Kamieni milowych | Planowany termin realizacji (od DD.MM.RRRR do DD.MM.RRRR) | Całkowity planowany koszt realizacji Kamieni milowych w zł | Rzeczywisty termin realizacji (od DD.MM.RRRR do DD.MM.RRRR) | Wykorzystane i rozliczone środki w zł |
Razem: | Razem: |
Jako załącznik do raportu należy dołączyć zestawienie Wydatków kwalifikowalnych za cały okres, za który składany jest raport, w formacie zgodnym z załącznikiem nr 3 do Umowy – wzór wniosku o płatność.
C. Wprowadzone zmiany/przesunięcia, informacja o przyczynach wprowadzonych zmian:
D. Informacje o realizacji Kamieni milowych (KM)
Nr KM | Opis KM, planowany termin osiągnięcia | Status realizacji KM: zrealizowany (data), częściowo zrealizowany, niezrealizowany | Zrealizowane prace i osiągnięte wyniki | Wprowadzone zmiany, napotkane problemy i zastosowane rozwiązania, jeśli dotyczy – powód niezrealizowania KM |
E. Zaangażowanie Uczestnika w realizację Projektu
Opis zaangażowania członków zespołu Uczestnika w wykonanie poszczególnych zadań/etapów/Kamieni
milowych, wprowadzane zmiany w składzie Uczestnika
F. Podsumowanie otrzymanych wyników Projektu
Opis i krótka charakterystyka wyników zrealizowanych prac – uzupełnienie szczegółowych informacji w kontekście danych zawartych w sekcji D (Informacje o realizacji Kamieni milowych). Należy dodatkowo opisać, w jaki sposób uzyskane wyniki wpływają na opracowanie finalnego produktu.
Co jest największym sukcesem Projektu?
G. Ochrona opracowanych wartości niematerialnych i prawnych
Opis działań podjętych w celu ochrony prawnej wypracowanych rozwiązań. Planowane lub upublicznione doniesienia zjazdowe, publikacje, prezentacje, postery i inne formy rozpowszechniania wyników Projektu.
H. Realizacja działań informacyjnych i promocja Projektu
Opis sposobu realizacji promocji Projektu, opracowywanego produktu (spotkania z potencjalnymi
partnerami, udział w targach itp.).
I. Dalszy plan rozwoju
Opis dalszych planów rozwoju Projektu po zakończeniu Finansowania wraz z uzasadnieniem.
Opis działań dotyczących pozyskiwania środków/wsparcia na dalszy rozwój Projektu /kolejnych rund finansowania.
Osoba odpowiedzialna za przygotowanie raportu:
Data, podpis:
Wzór raportu będzie udostępniony w wersji edytowalnej w formacie doc na stronie