Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk Reglement van IVN; Vereniging voor Natuur- en milieueducatie, afdeling Oost-Veluwezoom
Artikel 1. Leden/donateurs
(zie afdelingsstatuten artikel 6 tot en met 8)
1. De afdeling kent leden, huisgenootleden en donateurs.
2. Leden ontvangen het verenigingstijdschrift Mens en Natuur en het afdelingsblad.
a. Nieuwe leden die zich landelijk aanmelden en die hun contributie betalen aan IVN landelijk zijn na aanmelding bij de afdeling ook gewone leden van de afdeling volgens dit reglement.
3. Donateurs:
a. mogen aan alle activiteiten van de afdeling deelnemen die niet exclusief voor leden zijn,
b. ontvangen het afdelingsblad.
4. Een huisgenootlid is een lid dat op hetzelfde adres woont als een gewoon lid. Een huisgenootlid:
a. heeft dezelfde rechten als een gewoon lid,
b. ontvangt geen afdelingsblad,
c. ontvangt niet het verenigingstijdschrift Mens en Natuur.
5. 5.Leden die reeds lid zijn van een andere IVN-afdeling kunnen ook lid worden van de afdeling. Deze leden:
a. hebben stemrecht
b. ontvangen het afdelingsblad
c. ontvangen via dit lidmaatschap niet het verenigingstijdschrift Mens en Natuur.
6. Het lidmaatschap duurt minimaal een jaar vanaf de dag van toelating. Een lidmaatschap kan door het lid jaarlijks, tot een maand voordat het lidmaatschapsjaar afloopt, worden opgezegd. De informatie over de wijze van opzegging wordt duidelijk aangegeven op de website en in het ledenblad.
7. Contributie/donatie
a. Voor de vaststelling van de contributie wordt onderscheid gemaakt tussen leden, huisgenootleden en leden die lid zijn van een andere afdeling.
b. Indien de contributie een financieel probleem vormt, kan korting worden aangevraagd bij het bestuur, dat hierover beslist. Buiten het bestuur wordt de naam van het betreffende lid alleen bekend gemaakt aan de kascontrolecommissie. Een dergelijk lid behoudt zijn volle rechten ten aanzien van de vereniging en van het lVN.
c. IVN Oost Veluwezoom volgt bij het bepalen van de hoogte van de contributie van leden de adviescontributie welke jaarlijks door de Landelijke Raad van het IVN wordt vastgesteld.
d. De contributie voor huisgenootleden, gastleden en donateurs worden vastgesteld door het bestuur en ter goedkeuring voorgelegd aan de ALV.
e. Voor deelnemers aan een gidsenopleiding is het lidmaatschap het eerste jaar gratis.
f. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het lidmaatschapsjaar eindigt, blijft de jaarlijkse bijdrage voor de gehele lidmaatschapsperiode door het lid verschuldigd.
8. Schorsing
a. Het afdelingsbestuur kan een lid langs schriftelijke weg een schorsing opleggen waarbij de redenen tot de schorsing moeten worden vermeld.
b. Het geschorste lid is bevoegd binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving schriftelijk in beroep te gaan tegen de schorsing bij het Landelijk bestuur.
c. Per geval stelt het Landelijk bestuur een commissie van onderzoek in bestaande uit drie personen. (Zie verder het huishoudelijk reglement van het Landelijk IVN. Er volgt een schriftelijk uitspraak waarvan zowel het bestuur van de afdeling als het lid in kennis worden gesteld.
d. Na de uitspraak over schorsing volgt ofwel de procedure tot ontzetting uit het lidmaatschap dan wel eerherstel van het lid.
Artikel 2. Het bestuur
(zie afdelingsstatuten artikel 9 t/m 14)
1. Het bestuur kan uit zijn midden een dagelijks bestuur kiezen, waarvan ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ de voorzitter, de secretaris en de penningmeester of de secretaris/penningmeester deel uitmaken. Het dagelijks bestuur is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur.
2. Het bestuur kan de in art 2 lid 3, 4 en 5 genoemde taken onderling verdelen als zij dit wenselijk acht.
3. ▇▇▇▇ van de voorzitter:
a. behartigt de algemene gang van zaken in de afdeling,
b. geeft leiding aan de bijeenkomsten van het afdelingsbestuur en het dagelijks bestuur,
c. zit de ALV van de afdeling voor,
d. onderhoudt interne en externe contacten,
e. rapporteert de activiteiten van het bestuur aan de leden,
f. bemiddelt bij interne geschillen.
4. Taak van de secretaris:
a. coördineert het secretariaat,
b. behandelt de inkomende en uitgaande correspondentie van het afdelingsbestuur,
c. is verantwoordelijk voor het secretariaatsarchief van de afdeling,
d. maakt verslagen en/ of besluitenlijsten van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen,
e. stelt het jaarverslag samen in overleg met de bestuursleden,
f. stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor vergaderingen en verstuurt de uitnodigingen,
g. regelt de inschrijving van bestuursleden bij de Kamer van Koophandel.
5. Taak van de penningmeester:
a. draagt zorg voor de financiële gang van zaken in de afdeling,
b. beheert de bank- en girorekening(en) van de afdeling,
c. houdt de financiële administratie bij van de afdeling,
d. stelt een financieel jaarverslag op ten behoeve van de ALV, met daarin opgenomen een staat van inkomsten en uitgaven en een balans,
e. maakt op basis van werkplannen van de werkgroepen in overleg met het bestuur een begroting van inkomsten en uitgaven voor het volgend jaar. Deze begroting wordt aan de ALV ter goedkeuring voorgelegd,
f. onderhoudt de contacten met de gemeenten en andere subsidiegevers,
g. draagt zorg voor de inning van de contributie en donatiegelden,
h. beheert en onderhoudt de ledenadministratie,
i. houdt toezicht op de kas en bankrekening van werkgroepen met ‘bijzonder mandaat’.
6. Rooster van aftreden
a. Bestuursleden treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Het bestuur hanteert een rooster van aftreden voor een periode van 3 jaar. Aftredende leden zijn slechts eenmaal terstond herkiesbaar.
7. Bestuursvergaderingen
a. Het bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter.
b. Indien de voorzitter aan een verzoek van minimaal twee leden ingevolge artikel 14 lid 2 van de statuten geen gevolg geeft, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan voor rekening van de vereniging op de wijze waarop de voorzitter het bestuur bijeenroept.
8. Tussentijds aftreden penningmeester
Bij tussentijds aftreden van de penningmeester wordt de in artikel 13 lid 4 van de statuten genoemde commissie in staat gesteld een onderzoek te houden.
Artikel 3. Bijeenroeping Algemene Ledenvergadering (ALV)
(zie afdelingsstatuten artikel 15)
1. Indien het bestuur binnen 14 dagen geen gevolg geeft aan het verzoek van tenminste drie leden tot het bijeenroepen van een ALV kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan op de wijze waarop het bestuur de ALV bijeenroept.
2. De agenda gaat samen met de uitnodiging en de agenda stukken naar de leden. Voor zover mogelijk zullen agendapunten in het afdelingsblad dan wel de website of per e-mail worden toegelicht.
Artikel 4. Werkgroepen
(zie afdelingsstatuten artikel 11)
1. Alle activiteiten van de afdeling vinden plaats binnen werkgroepen of onder directe verantwoordelijkheid van het bestuur. Werkgroepen worden aangestuurd door een coördinator.
2. Een nieuwe werkgroep wordt ingesteld door het bestuur of door de ALV op voorstel van tenminste drie leden.
3. Per werkgroep kunnen afzonderlijke afspraken worden gemaakt over het mandaat van de werkgroep of de coördinator daarvan.
4. Werkgroepcoördinatoren worden door de werkgroep gekozen voor een periode van drie jaar. Herverkiezing is onbeperkt mogelijk.
5. Leden van het bestuur houden contact met één of meer werkgroepen van de afdeling en doen daarvan verslag in de bestuursvergadering.
6. Het bestuur belegt tenminste eenmaal per jaar een vergadering met alle coördinatoren van de werkgroepen. Hierbij komt in ieder geval aan de orde:
a. de plannen van de werkgroepen en de financiële consequenties daarvan voor het komende jaar,
b. verslag van de activiteiten van het afgelopen jaar, met financiële verantwoording.
7. Financiën:
a. Investeringen dienen altijd in overleg met het bestuur plaats te vinden.
b. Het is mogelijk dat een werkgroep na overleg met het bestuur een beperkt mandaat krijgt op financieel gebied, waardoor een eigen kas of rekening mogelijk zijn. De werkgroepen met financieel mandaat maken hierover afspraken met het bestuur die schriftelijk worden vastgelegd. Over de financiën en over de afspraken wordt, met een overeen te komen frequentie, verantwoording afgelegd aan het bestuur. Het bestuur kan te allen tijde het mandaat intrekken wanneer de financiële ontwikkeling of de gebrekkige naleving van de afspraken dat vergen.
8. Alle roerende en onroerende goederen/zaken door een werkgroep verkregen zijn eigendom van de afdeling.
Artikel 5. Afdelingsblad
1. Het doel van het afdelingsblad is:
a. onderlinge contact bevorderen tussen de leden en donateurs van de afdeling,
b. de doelstellingen van de vereniging naar buiten uitdragen,
c. aan leden en derden informatie leveren over activiteiten van de afdeling,
d. voorlichting en informatie geven over zaken als landschap, natuur, milieu en educatie.
2. Tussen bestuur en redactie kan overleg plaatsvinden over de wijze waarop het bestuur gebruik maakt van het blad wanneer het bestuur dit in het belang van de vereniging nodig oordeelt.
3. In het afdelingsblad, dat alle leden en donateurs ontvangen, worden in ieder geval gepubliceerd:
a. een overzicht van de activiteiten in de komende periode,
b. de bestuursbesluiten die voor leden en donateurs van direct belang zijn,
c. wijzigingen in het ledenbestand,
d. oproep van de te houden ALV met datum en plaats.
4. De redactie is verantwoordelijk voor de samenstelling van het afdelingsblad.
Artikel 6. Onkostenvergoedingen
1. Uitgaven die zijn gedaan in verband met of ten behoeve van de organisatie van een IVN activiteit en het leiden/begeleiden van een publieksactiviteit (niet zijnde deelname aan een IVN activiteit) en zijn goedgekeurd door het bestuur, kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester van de afdeling. Alleen leden van IVN Oost-Veluwezoom kunnen declareren. Voor vergoeding komen de uitgaven in aanmerking zoals opgenomen in de door het bestuur opgestelde en door de ALV geaccordeerde ‘Declaratieregeling’.
2. Leden die in het belang van de vereniging een cursus volgen kunnen, na voorafgaande goedkeuring door het bestuur, een vergoeding ontvangen van zowel de cursuskosten als de reiskosten.
Artikel 7. Aangevraagde activiteiten
Aangevraagde activiteiten zijn activiteiten die op verzoek van derden onder de naam van het IVN worden gehouden en/of waar leden op verzoek van derden als IVN-er optreden. Activiteiten die op persoonlijke titel worden georganiseerd vallen hier buiten en mogen niet de naam en/of het logo van IVN voeren.
Inkomsten voor aangevraagde activiteiten kunnen worden geïnd na voorafgaand overleg met en instemming van het bestuur, tenzij hierin al is voorzien in een door het bestuur opgestelde en door de ALV geaccordeerde ‘Regeling inkomsten uit activiteiten en cursussen’. Kosten gemaakt voor aangevraagde activiteiten worden vergoed conform artikel 6.
Uitzonderingen op dit artikel zijn in incidentele gevallen mogelijk en ter beoordeling van het bestuur.
Artikel 8. Wijziging Huishoudelijk Reglement
(zie afdelingsstatuten artikel 19)
1. De ALV kan tot wijziging van dit reglement besluiten, mits het voorstel tot wijziging op de agenda van de vergadering is vermeld.
2. Wijzigingen van dit reglement kunnen met gewone meerderheid van stemmen door de ALV worden aangebracht.
Artikel 9. Statutenwijziging/ontbinding
1. Bij een statutenwijziging die invulling en functioneren van het bestuur raakt blijft het oude bestuur in functie tot zo nodig een nieuw bestuur gekozen is.
2. Bij ontbinding van de vereniging blijft het bestuur in functie zolang als nodig is en draagt zorg voor de liquidatie.
Artikel 10. Rechtshandelingen en investeringen
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 12, vierde lid, van de Statuten, dient het bestuur bij rechtshandelingen en te verrichten investeringen boven een bedrag van €3000,= (drieduizend euro) voorafgaand toestemming te vragen van de ALV. Dit geldt ook voor het mandaat voor de werkgroepen.
Artikel 11. Werkgebied
Tot het werkgebied van IVN afdeling Oost-Veluwezoom wordt gerekend het grondgebied van de gemeenten Rheden en Rozendaal.
Artikel 12. Privacy
Het beheer van persoonsgegevens in de administratie van de vereniging is onderworpen aan de wettelijke eisen inzake de registratie van persoonsgegevens. Persoonsgegevens van leden van de vereniging zullen uitsluitend worden gebruikt voor de doelen van de vereniging en niet ter beschikking worden gesteld aan derden, tenzij daartoe toestemming is gegeven. Het gebruik van de gegevens wordt vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. In deze overeenkomst staan afspraken over het gebruik van de persoonsgegevens.
Artikel 13. Gedragscode
De vereniging kent een gedragscode die alle leden door hun lidmaatschap onderschrijven. Deze is verwoord in de hieronder vermelde tien stellingen.
1. Als lid van IVN-Oost-Veluwezoom onderschrijf ik dat ik bekend ben met de navolgende normen en regels Ze zullen door mij worden nageleefd en gerespecteerd.
2. Jegens andere volwassenen: Ik zal mij in IVN-hoedanigheid in contacten met publiek, met andere IVN- ers en overige personen onthouden van gedragingen die zij redelijkerwijze kunnen opvatten als agressief, discriminerend, beledigend, intimiderend, of seksueel grensoverschrijdend. Ook kleinerende grappen, pesterijen of ongewenste intimiteiten zal ik achterwege laten. Een eventuele aanmaning zal ik ter harte nemen.
3. Ik zal eigenaren van gebieden waarin ik als IVN-er mijn activiteiten ontplooi met respect bejegenen en rekening houden met hun belangen.
4. Personen uit andere organisaties waarmee ik samenwerk als IVN-er kunnen rekenen op mijn betrouwbaarheid en integriteit.
5. Jegens kinderen of anderszins kwetsbare personen: Ik zal in contacten met kinderen of kwetsbare volwassenen, die deelnemen aan IVN-activiteiten behoedzaam hun persoonlijke levenssfeer en hun waardigheid beschermen. Ik zal hen op geen enkele manier erotisch of seksueel bejegenen.
6. Jegens de natuur: Ik zal met respect omgaan met de natuur waarin ik mij als IVN-er begeef. Verboden van grondeigenaren zal ik respecteren.
7. Jegens de Vereniging: Ik zal de vereniging en het door haar vastgestelde en gevoerde beleid niet benadelen in contacten naar derden.
8. Wat wel: Ik zal bij het waarnemen van ongewenst gedrag door een collega de betrokkene aanmanen zijn of haar gedrag aan te passen. Ik zal daarbij een interne melding of klacht bij vertrouwenspersoon of bestuur overwegen.
9. Ook andere zaken die ik binnen de vereniging ongepast vind zal ik als klacht van mijn kant ook melden, opdat er met deze klacht iets kan worden gedaan. Dat kan bij mijn werkgroep coördinator of een bestuurslid.
10. Ik zal als verenigingslid, zo mogelijk, actief bijdragen aan de ontwikkeling van de vereniging zelf, door deelname aan besluitvorming en activiteiten.
Artikel 14. Beleid In veilige handen bij IVN
1. De afdeling vraagt iedere 3 jaar van leden/vrijwilligers die werken met minder weerbare personen een Verklaring omtrent het gedrag (VOG). De afdeling controleert de originele VOG’s en houdt een administratie bij van de geldigheidsdata. De VOG zelf blijft eigendom van de vrijwilliger en wordt niet door de afdeling opgeslagen. Leden/vrijwilligers zonder VOG kunnen geen activiteiten uitvoeren met minder weerbare personen.
2. De afdeling stelt een vertrouwenspersoon/-commissie in. Indien de afdeling op enig moment geen vertrouwenspersoon/-commissie kent, wordt een bestuurslid aangewezen als contactpersoon voor meldingen inzake ongewenst gedrag. In voorkomende gevallen kan het bestuur een tijdelijke vertrouwenspersoon-/commissie benoemen.
3. De vertrouwenspersoon/-commissie en het bestuur behandelen alle informatie inzake meldingen als vertrouwelijk en handelen bij aanwijzingen of vermoedens van seksueel misbruik volgens een vast protocol.
4. Ieder lid is verplicht aanwijzingen of vermoedens van seksueel misbruik te melden bij het bestuur van de afdeling of de door de afdeling aangestelde vertrouwenspersoon/-commissie of bij de landelijke vertrouwenscommissie.
5. Bij andere vormen van ongewenst gedrag dan benoemd in lid 4 kan de vertrouwenspersoon/-commissie of een bestuurslid in overleg treden met betrokkenen om de problemen te bespreken en te proberen tot een oplossing te komen.
6. Het bestuur doet uitspraak (rehabilitatie, berisping, royement etc.) over situaties als bovengenoemd, neemt eventueel verdere maatregelen (zoals ontzegging van toegang) en informeert de betrokkenen.
7. In geval van vermoedens van seksueel misbruik doet het afdelingsbestuur en/of de lokale vertrouwenspersoon/-commissie altijd een melding bij de landelijke vertrouwenscommissie
8. In geval van verdenking van een strafbaar feit doet het slachtoffer dan wel de vertrouwensperspoon/- commissie in overleg met het bestuur dan wel het bestuur zelf een melding of aangifte bij de politie. De melding/aangifte wordt altijd gerapporteerd bij de landelijke vertrouwenscommissie.
9. Seksueel misbruik, indien bewezen, is reden voor ontzetting uit het lidmaatschap conform de daarvoor geldende regels in de statuten en dit huishoudelijk reglement.
Artikel 15. Slotartikelen
1. Dit reglement treedt in werking zodra het met meerderheid van stemmen door de ALV is vastgesteld.
2. Dit reglement dient ter inzage te zijn bij de secretaris, terwijl het tijdens iedere ALV aanwezig dient te zijn.
3. In gevallen waarin de statuten noch het huishoudelijk reglement voorzien, beslist het bestuur.
Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering op 7 april 2022. Het bestuur van IVN Oost-Veluwezoom,
Voorzitter: ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ Secretaris: ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇
Penningmeester: ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ Bestuurslid: ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇