Reglement RvC Staedion
Reglement RvC Staedion
Artikel 1 - Definities
1. In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Bestuur: het bestuur van Staedion;
b. Bestuurder: een lid van het Bestuur;
c. Bestuursstatuut: het Bestuurs- en directiestatuut van Staedion;
d. Bewonerscommissie: commissie zoals bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel g van de Wet op het overleg huurder verhuurder;
e. Bijlage: een bijlage bij dit reglement;
f. BTIV: Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015;
g. DT: afkorting van Directieteam, bestaande uit het Bestuur en de leden van het DT van Staedion;
h. DT-lid: een manager/directeur van Staedion;
i. Huurdersorganisaties: de in het belang van huurders van de woningen van Staedion in het leven geroepen werkzame huurdersorganisatie(s);
j. Gedragscode: de gedragscode van Staedion;
k. Gemeenten: de gemeente(n) waarin Staedion feitelijk werkzaam is;
l. Governancecode: de Governancecode woningcorporaties 2020 of zoals deze op enig moment luidt;
m. Raad van Commissarissen: de Raad van Commissarissen van Staedion als bedoeld in de Statuten;
n. Staedion: Stichting Staedion te Den Haag
o. Statuten: de statuten van Staedion;
p. VTW: de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties;
q. Website: de website van Staedion, xxx.xxxxxxxx.xx;
r. Wet: Herzieningswet toegelaten instellingen volkshuisvesting;
2. Overal waar in dit reglement “hij” staat, kan ook “zij” gelezen worden.
Artikel 2 - Status en inhoud reglement
1. Dit reglement beschrijft en formaliseert de verantwoordelijkheden, gedelegeerde bevoegdheden en de werkwijze van de Raad van Commissarissen van Staedion, conform de Governancecode Woningcorporaties en de Aedescode, en dient ter aanvulling op het bepaalde in de statuten van de stichting Staedion (hierna: Staedion) en de voorschriften die op de Raad van Commissarissen van Staedion (hierna: de Raad van Commissarissen) van toepassing zijn op grond van het Nederlands recht.
2. Dit reglement en zijn bijlagen is door de Raad van Commissarissen vastgesteld op 8 juni 2022n treedt direct in werking op 8 juni 2022.. Voorgaande reglementen zijn vervallen.
3. Onverminderd het bepaalde in dit reglement zal ieder lid van de Raad van Commissarissen voor zijn functioneren als uitgangspunt nemen de geldende Governancecode. In dit reglement zijn de principes uit de Governancecode zoveel mogelijk verwerkt.
4. De Raad van Commissarissen en ieder lid van de Raad van Commissarissen afzonderlijk is gehouden tot naleving van dit reglement en de Governancecode.
5. Van het bestaan van dit Reglement wordt melding gemaakt in het jaarverslag van de Raad van Commissarissen, welke onderdeel uitmaakt van het jaarverslag van Staedion. Dit reglement wordt op de website xxx.xxxxxxxx.xx geplaatst.
6. Waar dit reglement strijdig is met Nederlands recht of de Statuten, prevaleren deze laatste. Waar dit reglement verenigbaar is met de Statuten, maar strijdig met Nederlands recht, prevaleert dit laatste.
7. Bij dit reglement zijn de volgende bijlagen gevoegd, welke daarvan integraal
onderdeel uitmaken:
Bijlage A: de profielschets van de omvang en samenstelling van de Raad van Commissarissen en zijn leden;
Bijlage B: het rooster van toe- en aftreden van de leden van de Raad van Commissarissen;
Bijlage C: het reglement voor de auditcommissie;
Bijlage D: het reglement voor de commissie Bestuur & Organisatie; Bijlage E: het Reglement financieel beleid en beheer.
8. Bij dit reglement behoren de volgende beleidsstukken, die ten kantore van Staedion zullen worden gehouden:
a. de evaluatieprocedures als bedoeld in artikel 19 lid 7 van dit reglement;
b. het reglement werving, selectie en (her)benoeming van Raad van Commissarissen leden.
Artikel 3 - Samenstelling, deskundigheid, onafhankelijkheid en profielschets
1. In aanvulling op de Statuten, geldt ten aanzien van de samenstelling, deskundigheid en onafhankelijkheid van de Raad van Commissarissen het in dit artikel 3 bepaalde.
2. De Raad van Commissarissen dient zodanig te zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen en kan voldoen aan zijn verplichtingen jegens Staedion en haar belanghebbenden, in overeenstemming met dit reglement, de Statuten en de toepasselijke wet- en regelgeving.
3. Bij de samenstelling van de Raad van Commissarissen worden de volgende vereisten in acht genomen:
a. Ieder lid van de Raad van Commissarissen dient geschikt te zijn voor zijn taak blijkens diens opleiding, werkervaring, werkervaring en vakinhoudelijke kennis, alsmede de competenties genoemd in bijlage 1 bij artikel 19 lid 1 onder a. van het BTIV;
b. Ieder lid van de Raad van Commissarissen dient betrouwbaar te zijn, blijkens diens handelen of nalaten of voornemens daartoe en uit mogelijke antecedenten als bedoeld in bijlage 2 bij artikel 19 lid 1 onder b. van het BTIV;
c. Ieder lid van de Raad van Commissarissen moet voldoen aan de in lid 6 van dit artikel bedoelde profielschets waarin eisen worden gesteld aan de samenstelling van de Raad van Commissarissen;
x. Xx Xxxx van Commissarissen dient zodanig te zijn samengesteld dat de juiste kennis en ervaring in huis is, zoals ervaring in de volkshuisvesting, financiële kennis en ervaring, deskundigheid op het gebied van HR, bestuurlijke ervaring bij naar omvang gelijkwaardige of grote organisaties, relevante vastgoedexpertise en juridische kennis;
e. Ieder lid van de Raad van Commissarissen dient onafhankelijk te zijn als bedoeld in de Statuten en dient geen belangen te hebben die tegenstrijdig zijn met het belang van Staedion. De Raad van Commissarissen stelt van ieder lid van de Raad van Commissarissen vast of hij onafhankelijk toezicht kan houden. Deze informatie wordt gepubliceerd in het verslag van de Raad van Commissarissen.
x. Xx Xxxx van Commissarissen dient zodanig te zijn samengesteld dat wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:252a van het Burgerlijk Wetboek.
g. Een lid van de Raad van Commissarissen wordt benoemd voor een periode van ten hoogste vier jaar. De al dan niet aaneengesloten totale periode waarin een commissaris lid is van de Raad van Commissarissen van de toegelaten instelling is ten hoogste acht jaar.
4. Elk lid van de Raad van Commissarissen is verplicht de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk de informatie te verschaffen die nodig is voor de vaststelling en het bijhouden van zijn nevenfuncties.
5. Het door een lid van de Raad van Commissarissen aanvaarden van een nevenfunctie die gezien aard of tijdsbeslag van betekenis is voor de uitoefening van de taak van commissaris van Staedion behoeft voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen.
6. De Raad van Commissarissen stelt een profielschets van zijn omvang en samenstelling op als bedoeld in de Statuten, rekening houdende met het in dit artikel bepaalde, de aard van Staedion, haar werkzaamheden en de gewenste deskundigheid, achtergrond, ervaring en onafhankelijkheid van zijn leden.
7. De profielschets bevat in ieder geval de voor Staedion relevante aspecten van diversiteit in de samenstelling van de Raad van Commissarissen en de concrete kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen die zij ten aanzien daarvan hanteert. Onder diversiteit wordt verstaan de verscheidenheid in geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, etnische afkomst en persoonlijkheidskenmerken. De profielschets bevat daarnaast de bijzondere kwaliteiten en eigenschappen die worden verwacht ten aanzien van de vervulling van specifieke vacatures binnen de Raad van Commissarissen zoals in ieder geval de voorzitter en vice-voorzitter.
8. In overleg met de Huurdersvereniging en met inachtneming van het in de Statuten wordt bepaald voor welke zetels de Huurdersvereniging het recht heeft een bindende voordracht te doen.
9. Voor zover de samenstelling van de Raad van Commissarissen afwijkt van de profielschets, legt de Raad van Commissarissen hierover verantwoording af in het verslag van de Raad van Commissarissen waarbij wordt aangegeven op welke termijn wordt verwacht aan de profielschets te kunnen voldoen.
10. De Raad van Commissarissen gaat op het moment dat een lid van de Raad van Commissarissen aftredend is, dan wel bij het anderszins ontstaan van een vacature in de Raad van Commissarissen na of de profielschets nog voldoet. Zo nodig past de Raad van Commissarissen de profielschets aan. Daarnaast zal de Raad van Commissarissen de profielschets jaarlijks evalueren. De Raad van Commissarissen gaat daarbij ook te rade bij het Bestuur.
11. De Raad van Commissarissen verstrekt de vastgestelde profielschets aan het Bestuur en de Ondernemingsraad. Daarnaast wordt de profielschets op de Website geplaatst.
12. De huidige profielschets van de Raad van Commissarissen is bijgevoegd als Bijlage A bij dit reglement. Naast het in deze profielschets beschrevene zijn de bepalingen uit de Wet, BTIV en Governancecode ten aanzien van competenties van leden van de Raad van Commissarissen alsmede de samenstelling van de Raad van Commissarissen, onverkort van toepassing. De Raad van Commissarissen verplicht zich ertoe zich in geval van werving en benoeming de vigerende wet- en regelgeving op dit gebied na te leven.
Artikel 3a - Onverenigbaarheden
1. Het lidmaatschap van de Raad van Commissarissen is onverenigbaar met: een voormalig lidmaatschap of lidmaatschap van een orgaan van een
rechtspersoon of vennootschap, of enige andere functie, waarvan de uitoefening door de commissaris nadelig kan zijn voor de belangen van de stichting of waarvan de uitoefening kan leiden tot de schijn van belangenverstrengeling.
2. 2. Degene die voor benoeming in de Raad van Commissarissen in aanmerking
wenst te komen, kan niet daarin worden benoemd dan nadat hij aan de Raad van Commissarissen een verklaring heeft overgelegd, die inhoudt dat hij niet eerder een bestuurlijke of toezichthoudende functie heeft bekleed bij enige rechtspersoon of vennootschap die op het maatschappelijke belang gerichte werkzaamheden verricht ten aanzien waarvan, als gevolg van zijn handelen of nalaten, een aanwijzing of maatregel wegens falend toezicht, falend Bestuur of falend beleid is opgelegd en dat hij nooit voor een financieel-economisch delict is veroordeeld.
3. De voorzitter van de Raad van Commissarissen ziet erop toe dat de informatie omtrent onverenigbaarheden als bedoeld in de Statuten en het dit artikel wordt verstrekt en gepubliceerd in het jaarverslag van de Raad van Commissarissen.
4. Een lid van de Raad van Commissarissen ten aanzien van zich een onverenigbaarheid voordoet als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, meldt dit onmiddellijk aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen en de overige Raad van Commissarissen leden. De Raad van Commissarissen treedt zo spoedig mogelijk met het desbetreffende lid in overleg over de wijze waarop de onverenigbaarheid onmiddellijk ongedaan kan worden gemaakt. Indien de Raad van Commissarissen van oordeel is dat de onverenigbaarheid niet ongedaan kan worden gemaakt of van een dermate ernstig karakter is dat voortzetting van het lidmaatschap van de Raad van Commissarissen redelijkerwijs niet meer wenselijk is voor Staedion, zal het betreffende lid aftreden. Indien het betrokken lid van de Raad van Commissarissen niet uit eigener beweging aftreedt, dient de Raad van Commissarissen een ontslagverzoek in bij de Ondernemingskamer op de wijze als bepaald in de Statuten.
Artikel 4 - Werving, selectie en (her)benoeming
1. De leden van de Raad van Commissarissen worden geselecteerd en benoemd op de wijze als voorzien in de Statuten. Commissarissen zijn natuurlijke personen.
2. De leden van de Raad van Commissarissen worden op openbare wijze geworven met inachtneming van de Statuten. Bij een vacature in de Raad van Commissarissen wordt de vacature op de Website gepubliceerd en openbaar opengesteld. De Raad van Commissarissen zal op basis van de profielschets overgaan tot een wervingsprocedure. Het Bestuur heeft een adviserende rol. De werving- en selectieprocedure wordt neergelegd in een beleidsstuk. In geval van benoeming van een lid van de Raad van Commissarissen op voordracht van de Huurdersorganisaties, worden tevens procedure-afspraken gemaakt met de Huurdersorganisaties.
3. Van de vacature in de Raad van Commissarissen wordt kennis gegeven aan het Bestuur en aan de Huurdersorganisaties en de ondernemingsraad.
4. Wanneer een persoon is geselecteerd als kandidaat voor toetreding tot de Raad van Commissarissen, zal hij worden uitgenodigd voor gesprekken waarin de Raad van Commissarissen zich een oordeel moet vormen over de geschiktheid van de kandidaat.
5. Indien deze gesprekken naar wederzijdse tevredenheid zijn verlopen, neemt de Raad van Commissarissen in de eerstvolgende vergadering het voorgenomen besluit tot benoeming. Dit voornemen wordt ook met het Bestuur besproken. Indien de Raad van Commissarissen het advies van de Ondernemingsraad niet volgt, deelt de Raad van Commissarissen dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de Ondernemingsraad.
6. Een lid van de Raad van Commissarissen wordt niet benoemd dan nadat:
a. Staedion de goedkeuring en positieve zienswijze van de minister als bedoeld in de Wet heeft ontvangen;
b. de Ondernemingsraad hierover advies heeft uitgebracht aan de Raad van Commissarissen conform de XXX Xxxxxxxxxxxx (tenzij het de benoeming van een lid van de Raad van Commissarissen op voordracht van de Huurdersorganisaties betreft). Als de Raad van Commissarissen het advies van de Ondernemingsraad niet volgt, deelt de Raad van Commissarissen dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de Ondernemingsraad.
7. Een lid van de Raad van Commissarissen wordt niet herbenoemd dan nadat de commissie Bestuur & Organisatie van diens functioneren in de Raad van Commissarissen gedurende de afgelopen zittingsperiode onder de overige leden van de Raad van Commissarissen afzonderlijk een evaluatie heeft gehouden en aan de hand daarvan een advies heeft uitgebracht aan de Raad van Commissarissen. Daarbij wordt rekening gehouden met de profielschets. Het her te benoemen lid van de Raad van Commissarissen dat lid is van de commissie Bestuur & Organisatie treedt tijdelijk terug uit de commissie en zal tot aan het moment van herbenoeming worden vervangen door een ander lid. De gronden waarop de Raad van Commissarissen tot zijn besluit is gekomen worden in het besluit tot herbenoeming vermeld.
8. De gevolgde procedure van werving, selectie en (her)benoeming van leden van de Raad van Commissarissen wordt in het verslag van de Raad van Commissarissen verantwoord.
Artikel 5 - Introductieprogramma, opleiding en training
1. Alle leden van de Raad van Commissarissen volgen na benoeming een introductieprogramma waarin de relevante aspecten van de functie aan bod komen. In het introductieprogramma wordt in ieder geval aandacht besteed aan de volgende zaken:
a. De verantwoordelijkheden van een commissaris;
b. De risico’s die zijn verbonden aan het werk als commissaris;
c. Algemene financiële en juridische zaken;
d. De financiële verslaggeving;
e. Kennis over volkshuisvesting;
f. Opleiding en educatie;
g. De Governancecode Woningcorporaties en de naleving daarvan;
h. De voorbeeldfunctie van een commissaris;
i. De Toezichtvisie Staedion.
2. Alle leden van de Raad van Commissarissen zijn gehouden hun kennis steeds te blijven ontwikkelen door middel van training en opleiding, waarbij aandacht wordt besteed aan gewenst gedrag. De Raad van Commissarissen is zelf verantwoordelijk voor het goed uitoefenen van zijn taken en verantwoordelijkheden en dient te zorgen voor voldoende tegenwicht binnen de Raad van Commissarissen en tussen de Raad van Commissarissen en het Bestuur. In dat kader beoordeelt de Raad van Commissarissen jaarlijksop welke onderdelen zijn leden gedurende hun zittingsperiode behoefte hebben aan nadere training en opleiding. Eens per twee jaar doet de Raad van Commissarissen dat onder onafhankelijke externe begeleiding.
3. Op de training en opleiding van de leden van de Raad van Commissarissen is de Permanente Educatie-systematiek zoals vastgelegd in de ‘Notitie PE-systeem commissarissen’ van VTW van toepassing. In het verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag worden de door zijn leden behaalde Permanente Educatie-punten vermeld.
Artikel 6 - Tegenstrijdig belang
1. De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor de besluitvorming bij zaken waarbij een tegenstrijdig belang aan de orde kan zijn bij leden van de Raad van Commissarissen, Bestuurders en/of de externe accountant in relatie tot Staedion.
2. Staedion verstrekt aan leden van de Raad van Commissarissen geen persoonlijke leningen of garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid zoals voorzien in de Statuten en/of reglementen van Staedion. Leden van de Raad van Commissarissen mogen onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met Staedion, schenkingen aannemen van Staedion en haar relaties, of derden op kosten van Staedion voordelen verschaffen. Leden van de Raad van Commissarissen verrichten buiten hetgeen volgt uit hun functie als toezichthouder geen werkzaamheden voor Staedion. Elke vorm of schijn van belangenverstrengeling tussen een lid van de Raad van Commissarissen en Staedion moet worden vermeden. De in dit artikel vermelde eisen worden voorzien van normen vastgelegd in de gedragscode van Staedion.
3. Een lid van de Raad van Commissarissen heeft in ieder geval een (potentieel) tegenstrijdig belang indien:
a. Staedion voornemens is een transactie aan te gaan met het betreffende lid van de Raad van Commissarissen en/of een rechtspersoon of onderneming waarin het betreffend lid van de Raad van Commissarissen persoonlijk een materieel financieel belang houdt;
b. Staedion voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon of onderneming waarvan het betreffende lid van de Raad van Commissarissen, diens echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult, met uitzondering van rechtspersonen welke als een verbinding van Staedion kwalificeren;
c. Het betreffende lid van de Raad van Commissarissen zelf oordeelt of had moeten oordelen dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan;
x. Xx Xxxx van Commissarissen heeft geoordeeld dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan.
4. Leden van de Raad van Commissarissen melden een (potentieel) tegenstrijdig belang onmiddellijk aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen en zijn overige leden. Daarbij geeft het betreffende lid inzicht in alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Het lid dat een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming van de Raad van Commissarissen omtrent het onderwerp waarbij hij of zij een tegenstrijdig belang heeft. Evenmin neemt het betreffende lid deel aan de beoordeling of sprake is van een tegenstrijdig belang.
5. Xxxxxxx een lid van de Raad van Commissarissen een (potentieel) tegenstrijdig belang meldt aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen en overige leden conform het bepaalde in lid 4, treden deze laatsten zo spoedig mogelijk met het betreffende lid in overleg betreft de wijze waarop de hij het tegenstrijdig belang zal voorkomen dan wel zal beëindigen.
6. Indien de Raad van Commissarissen van oordeel is dat er sprake is van een structureel tegenstrijdig belang, zal het betreffende lid aftreden. Indien het betrokken lid van de Raad van Commissarissen niet eigener beweging aftreedt, neemt de Raad van Commissarissen een ontslagbesluit als bedoeld in de Statuten
bij de Ondernemingskamer indienen.
7. Indien de voorzitter van de Raad van Commissarissen een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, treedt de vice-voorzitter van de Raad van Commissarissen als voorzitter op tot het moment dat het tegenstrijdig belang is beëindigd, dan wel, in geval het tegenstrijdig belang tot aftreden van de voorzitter leidt, tot het moment van diens vervanging.
Artikel 7 - Taken en bevoegdheden
1. In aanvulling op de Statuten, geldt ten aanzien van de taken en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen het in dit artikel 7 bepaalde.
2. De Raad van Commissarissen als geheel en iedere commissaris afzonderlijk is danwel zijn verantwoordelijk voor het eigen functioneren en houdt in het licht van de maatschappelijke doelen van Staedion specifiek toezicht op alle inspanningen om risico’s inzichtelijk te maken en te beheersen.
3. In een intern beleidsstuk wordt de visie neergelegd die de Raad van Commissarissen heeft op het toezichthouden op Staedion. De Raad van Commissarissen beschrijft in de visie zijn rollen als werkgever, toezichthouder en klankbord en zijn taakuitoefening als intern toezichthouder. In dit beleidsdocument wordt de visie van het Bestuur als bedoeld in het Bestuursstatuut ook verankerd.
4. Het toezichtskader voor Staedion is de wet- en regelgeving. Als toetsingskader hanteert de Raad van Commissarissen die documenten waaraan de maatschappelijk en financiële prestaties van Staedion kunnen worden getoetst.
5. De Raad van Commissarissen onderschrijft de Governancecode voor woningcorporaties en is verplicht deze Governancecode na te leven.
6. Het toetsingskader van Staedion wordt in samenspraak tussen Bestuur en de Raad van Commissarissen vastgesteld en bevat in ieder geval de volgende beleidsstukken:
a. Statuten;
b. Het reglement van de Raad van Commissarissen met bijlagen en het Bestuursstatuut;
c. Het Reglement financieel beleid en beheer;
d. Het ondernemingsplan;
e. De begroting;
f. Het treasurystatuut;
g. Het investeringsstatuut;
h. Het procuratiereglement;
i. Het verbindingenstatuut;
j. visie op opdrachtgeverschap en beleid van aanbestedingen
7. De Raad van Commissarissen heeft tot taak:
a. Het zorgen voor een goed functionerend Bestuur en het evalueren en beoordelen van het functioneren van het Bestuur en zijn individuele leden en het in behandeling nemen van, en beslissen omtrent, gemelde potentiële belangenverstrengelingen tussen Staedion enerzijds en het Bestuur anderzijds;
b. Het functioneren als werkgever, adviseur en klankbord voor het Bestuur;
c. Het goedkeuren van strategische beslissingen van het Bestuur, waaronder in ieder geval begrepen de besluiten omtrent de vaststelling van de begroting, het strategisch ondernemingsplan, de jaarlijkse verantwoording en de besluiten van het Bestuur die aan zijn goedkeuring zijn onderworpen op grond van het Bestuursstatuut;
d. Het goedkeuren van het door het Bestuur vastgestelde reglementen en
Statuten (waaronder begrepen het Reglement financieel beleid en beheer en het Bestuursstatuut) en het toezien op de naleving daarvan;
e. Het in behandeling nemen van, en beslissen omtrent, gemelde vermeende onregelmatigheden die het functioneren van het Bestuur betreffen;
f. Het vaststellen van het beloningsbeleid van Bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen conform de vigerende wettelijke kaders;
g. Het zorgen voor een goed functionerend intern toezicht;
h. Toezicht op de instelling en handhaving van interne procedures;
i. Toezicht op het behalen van het vereiste aantal PE-punten door Bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen;
j. Het vaststellen van de jaarrekening;
k. Het selecteren en benoemen van de externe accountant en het vaststellen van diens honorarium;
l. Het in samenwerking met het Bestuur openbaar maken, naleven en handhaven van de corporate governance structuur van Staedion;
m. De realisatie van de doelstellingen van Staedion;
n. De strategie en de risico's verbonden aan de ondernemingsactiviteiten;
o. De opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen;
p. Het kwaliteitsbeleid;
q. De kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording;
r. Het financiële verslaggevingsproces;
s. De naleving van de wet- en regelgeving;
t. Het risicomanagement en interne beheersing van verbindingen;
u. De overige taken die bij of krachtens de wet of de Statuten aan de Raad van Commissarissen toekomen.
8. De wettelijke en statutaire bevoegdheden van de Raad van Commissarissen berusten bij de Raad van Commissarissen als college en worden onder gezamenlijke verantwoordelijkheid uitgevoerd.
9. De Raad van Commissarissen kan desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden vaststellen, bepaald door de achtergrond, discipline en deskundigheid van de leden van de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen blijft als geheel verantwoordelijk voor alle besluitvorming.
10. Een lid van de Raad van Commissarissen heeft geen zakelijke contacten met personen die werkzaamheden voor Staedion verrichten anders dan via het Bestuur.
11. Ieder lid van de Raad van Commissarissen die op informele of ander indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties aangaande Staedion, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds vooropstellen dat de Raad van Commissarissen dan wel diens voorzitter in dit vertrouwen kan worden betrokken.
12. Wanneer de Raad van Commissarissen het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van een Bestuurslid zoals bedoeld in de Statuten, zal de commissie Bestuur & Organisatie van de Raad van Commissarissen de leden van het Bestuur en alle overige DT-leden, ieder afzonderlijk, vooraf horen.
Artikel 8 - Voorzitter, vice-voorzitter en secretariaat
1. De Raad van Commissarissen kiest uit zijn midden aan de hand van de toepasselijke profielschets een voorzitter en een vice-voorzitter.
2. De voorzitter van de Raad van Commissarissen is aanspreekpunt voor de overige leden van de Raad van Commissarissen en het Bestuur. De voorzitter ziet erop toe dat:
a. De vergaderingen efficiënt, effectief en in een open sfeer plaatsvinden, waarin alle leden gelijkwaardig kunnen participeren en tijdig de informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak;
x. Xx Xxxx van Commissarissen als team goed kan functioneren, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van ieder lid van de Raad van Commissarissen;
c. Contacten tussen de Raad van Commissarissen, het Bestuur, de Ondernemingsraad, Huurdersorganisaties en andere belanghebbenden goed verlopen;
d. Leden van de Raad van Commissarissen een introductie- en opleidingsprogramma volgen;
e. De Bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen ten minste één keer per jaar worden beoordeeld op hun functioneren;
f. Aandacht wordt besteed aan het intern en extern communiceren van kernwaarden en zorgen voor bekendheid van de Governancecode;
g. Leden van de Raad van Commissarissen actief bijdragen aan voorwaarden die goede besluitvorming mogelijk maken, zoals onderling respect, goed luisteren, een open oog voor andere invalshoeken, met als doel te komen tot gezamenlijke opvattingen;
h. De agenda van de vergadering van de Raad van Commissarissen wordt voorbereid in overleg met het Bestuur;
i. De leden van de Raad van Commissarissen tijdig alle informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak;
x. Xx Xxxx van Commissarissen een vice-voorzitter kiest.
3. De voorzitter treedt namens de Raad van Commissarissen naar buiten op.
4. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt de vice-voorzitter zijn volledige taken waar. Bij beider afwezigheid wijst de Raad van Commissarissen een tijdelijke voorzitter aan.
5. Staedion stelt mensen en middelen ter beschikking opdat de Raad van Commissarissen zijn taak kan uitoefenen en draagt zorg voor het archief van de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen kan na afstemming hierover met het bestuur voor ondersteuning een beroep doen op het bestuurssecretariaat, de bestuurssecretaris, de manager Risk & Control en de internal auditor van Staedion.
Artikel 9 - Commissies
1. De Raad van Commissarissen kent ten minste twee commissies die ter ondersteuning van het toezicht worden ingesteld ingevolge de Xxxxxxxx, te weten: een Auditcommissie (auditing en (des)investeringen) en een commissie Bestuur & Organisatie (selectie, benoeming en bezoldiging). De Raad van Commissarissen kan ook andere commissies instellen. De commissies worden door de Raad van Commissarissen uit zijn midden in- en samengesteld. De Raad van Commissarissen blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door één van de commissies van de Raad van Commissarissen.
2. De Raad van Commissarissen stelt voor iedere commissie een reglement op waarin rol en verantwoordelijkheden worden omschreven, evenals de samenstelling en werkwijze van de commissies. De reglementen van de commissies worden op de Website geplaatst. De huidige reglementen zijn bijgevoegd als Bijlage C en D bij dit reglement.
3. In het verslag van de Raad van Commissarissen worden de samenstelling van de commissies, het aantal commissievergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die daarin op de agenda stonden, vermeld.
4. De Raad van Commissarissen ontvangt van iedere commissie een verslag van de overleggen.
5. De Raad van Commissarissen bepaalt per in lid 1 genoemde commissie het aantal leden en de zittingsduur per lid. Een commissielid kan ook lid van één of meer andere commissies zijn. Indien een commissie op enig moment geen leden meer heeft, zal de Raad van Commissarissen in de eerstvolgende vergadering overgaan tot benoeming van nieuwe commissieleden.
6. De commissie Bestuur & Organisatie en de Auditcommissie worden niet voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
7. Indien één of meer van de in lid 1 van dit artikel genoemde commissies niet (meer) is ingesteld, geldt de inhoud van het bij die commissie behorende reglement voor de gehele Raad van Commissarissen.
Artikel 10 - Xxxxxxxxx, ontslag en aftreden
1. Het rooster van aftreden van leden van de Raad van Commissarissen als bedoeld in de Statuten wordt zodanig ingericht dat de continuïteit in de samenstelling van de Raad van Commissarissen wordt gewaarborgd. De Raad van Commissarissen zal voor zover mogelijk voorkomen dat herbenoemingen tegelijkertijd plaatsvinden. Onverminderd lid 5 van dit artikel zullen leden van de Raad van Commissarissen aftreden overeenkomstig het rooster van aftreden.
2. Een volgens het rooster aftredend lid van de Raad van Commissarissen is ingevolge de Statuten terstond herbenoembaar, met inachtneming van artikel 4 van dit Reglement.
3. Het rooster van aftreden wordt verstrekt aan het Bestuur en de Ondernemingsraad. Daarnaast wordt het rooster van aftreden op de Website geplaatst. Het huidige rooster van aftreden is bijgevoegd als Bijlage B bij dit reglement.
4. Een lid van de Raad van Commissarissen treedt af in geval één van de redenen van ontslag zoals verwoord in de Statuten aanwezig is.
5. Indien de Raad van Commissarissen van oordeel is dat één van de redenen als bedoeld in de Statuten aanwezig is en het betrokken lid van de Raad van Commissarissen niet eigener beweging aftreedt, handelt de Raad van Commissarissen op de wijze als bepaald in de Statuten.
6. Indien de voorgenomen schorsing of het voorgenomen ontslag de voorzitter betreft, consulteert de vice-voorzitter, buiten aanwezigheid van de voorzitter, de overige leden van de Raad van Commissarissen elk afzonderlijk, over het voornemen tot ontslag of schorsing.
7. Over een eventueel te communiceren schorsing of ontslag zullen tevoren door de Raad van Commissarissen, het betreffende lid en het Bestuur een te volgen gedragslijn worden overeengekomen.
Artikel 11 - Honorering en onkostenvergoeding
1. Leden van de Raad van Commissarissen worden gehonoreerd voor de uitoefening van hun functie. De honorering wordt jaarlijks door de Raad van Commissarissen vastgesteld met in achtneming van de Statuten, alsmede toepasselijke richtlijnen en codes. Staedion neemt daarbij ook de door de VTW vastgestelde bindende beroepsregel in acht. Deze beroepsregel geldt ook voor de vergoeding van ten behoeve van Staedion gemaakte zakelijke kosten, welke onder de daar genoemde voorwaarden op declaratiebasis geschiedt aan de leden van de Raad van Commissarissen.
2. De vergoeding van de leden van de Raad van Commissarissen is niet afhankelijk
van de resultaten van Staedion. Indien de leden van de Raad van Commissarissen BTW over hun vergoeding in rekening dienen te brengen, zal Staedion dit voldoen. De Raad van Commissarissen legt over de vergoeding verantwoording af in het jaarverslag van de Raad van Commissarissen.
3. De vergoeding, onkostenvergoeding en overige overeengekomen voorwaarden, waaronder de datum waarop de betreffende vergoedingen zullen worden gedaan worden schriftelijk vastgelegd tussen Staedion en het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen.
4. Ingeval van ontstentenis en belet van één of meerdere Bestuurders, waarbij één of meerdere leden van de Raad van Commissarissen zorgdragen voor tijdelijke plaatsvervanging conform het bepaalde in de Statuten en artikel 7 lid 11 van dit Reglement, wordt het honorarium op normale wijze doorbetaald. Het Raad van Commissarissen lid dat zorgdraagt voor tijdelijke plaatsvervanging ontvangt geen aanvullende bezoldiging, doch zijn aanvullende kosten worden vergoed volgens het bepaalde in lid 1.
Artikel 12 - De werkgeversrol ten opzichte van het bestuur; samenstelling, deskundigheid, onafhankelijkheid en profielschets
1. In aanvulling op de Statuten, geldt ten aanzien van de samenstelling, deskundigheid en onafhankelijkheid van het Bestuur het in dit artikel 12 bepaalde.
2. Het Bestuur dient zodanig te zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen en kan voldoen aan zijn verplichtingen jegens Staedion en haar belanghebbenden, in overeenstemming met dit reglement, het Bestuursstatuut, de Statuten en de toepasselijke wet- en regelgeving.
3. Bij de samenstelling van het Bestuur worden de volgende vereisten in acht genomen:
a. Iedere Bestuurder dient geschikt te zijn voor zijn taak blijkens diens opleiding, werkervaring, werkervaring en vakinhoudelijke kennis, alsmede de competenties genoemd in bijlage 2 bij artikel 19 lid 1 onder a. van het BTIV;
b. Iedere Bestuurder dient betrouwbaar te zijn, blijkens diens handelen of nalaten of voornemens daartoe en uit mogelijke antecedenten als bedoeld in bijlage 2 artikel 19 lid 1 onder b. van het BTIV;
c. Iedere Bestuurder moet voldoen aan in de in lid 8 van dit artikel bedoelde profielschets waarin eisen worden gesteld aan de samenstelling van het Bestuur;
d. Iedere Bestuurder dient onafhankelijk te zijn als bedoeld in de Statuten en dient geen belangen te hebben die tegenstrijdig zijn met het belang van Staedion;
e. De externe accountant die verantwoordelijk is geweest voor het uitvoeren van een wettelijke controle van Staedion kan niet tot Bestuurder worden benoemd dan nadat ten minste twee jaar is verstreken sinds hij zijn werkzaamheden als externe accountant bij Staedion heeft beëindigd.
4. De Raad van Commissarissen stelt van iedere Bestuurder vast of hij zijn functie onafhankelijk kan vervullen. Deze informatie wordt gepubliceerd in het verslag van Raad van Commissarissen.
5. De commissie Bestuur & Organisatie van de Raad van Commissarissen stelt een profielschets van de omvang en samenstelling van het Bestuur op als bedoeld in de Statuten en het Bestuursstatuut, rekening houdende met het in dit artikel bepaalde, de aard van Staedion, haar werkzaamheden en de gewenste deskundigheid, achtergrond, ervaring en onafhankelijkheid van zijn leden. Bij het opstellen van de profielschets betrekt de Raad van Commissarissen de Ondernemingsraad en eventuele andere belanghebbenden.
6. Voor zover het profiel van een Bestuurder afwijkt van de profielschets, legt de Raad van Commissarissen hierover verantwoording af in het verslag van de Raad van Commissarissen waarbij wordt aangegeven op welke termijn wordt verwacht aan de profielschets te kunnen voldoen.
7. De Raad van Commissarissen gaat op het moment dat een Bestuurder aftredend is, dan wel bij het anderszins ontstaan van een vacature in het Bestuur na of de profielschets nog voldoet. Zo nodig past de Raad van Commissarissen de profielschets aan. De Raad van Commissarissen gaat daarbij ook te rade bij het Bestuur.
8. De Raad van Commissarissen verstrekt de vastgestelde profielschets aan het Bestuur en de Ondernemingsraad. Daarnaast wordt de profielschets op de Website geplaatst.
9. In het Bestuursstatuut van Staedion is de werkwijze van het Bestuur nader uitgewerkt. De Raad van Commissarissen keurt het Bestuursstatuut van Staedion, en eventuele wijzigingen daarvan, niet goed dan nadat het Bestuur in de gelegenheid is geweest het (gewijzigde) Bestuursstatuut toe te lichten.
Artikel 13 - Bestuur; werving, selectie en (her)benoeming
1. Een Bestuurder wordt geselecteerd en benoemd op de wijze als voorzien in de Statuten. Bestuurders zijn natuurlijke personen.
2. Een Bestuurder wordt op openbare wijze geworven. Bij een vacature in het Bestuur wordt de vacature op de Website gepubliceerd en openbaar opengesteld. De Raad van Commissarissen zal op basis van een profielschets overgaan tot een wervingsprocedure. Bij een meerhoofdig Bestuur heeft het reeds in functie zijnde Bestuurslid heeft een adviserende rol. De werving- en selectieprocedure wordt neergelegd in een beleidsstuk. Van deze wijze van werving kan alleen met zwaarwichtige redenen worden afgeweken.
3. Van de vacature in het Bestuur, evenals van de vastgestelde profielschets, wordt kennis gegeven aan het Bestuur en, via het Bestuur, aan de Ondernemingsraad.
4. Wanneer een persoon is geselecteerd als kandidaat voor toetreding tot het Bestuur, zal hij worden uitgenodigd voor gesprekken waarin de Raad van Commissarissen zich een oordeel moet vormen over de geschiktheid van de kandidaat.
5. Indien deze gesprekken naar wederzijdse tevredenheid zijn verlopen, neemt de Raad van Commissarissen in de eerstvolgende vergadering het voorgenomen besluit tot benoeming. Dit voornemen wordt ook met het Bestuur besproken.
6. Een Bestuurder wordt niet benoemd dan nadat:
a. Staedion de goedkeuring en positieve zienswijze van de minister als bedoeld in de Wet heeft ontvangen;
b. de Ondernemingsraad hierover advies heeft uitgebracht aan de Raad van Commissarissen conform de Wet op de Ondernemingsraden. Als de Raad van Commissarissen het advies van de Ondernemingsraad niet volgt, deelt de Raad van Commissarissen dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de Ondernemingsraad.
7. Een Bestuurder wordt niet herbenoemd dan nadat de commissie Bestuur & Organisatie van het functioneren van de desbetreffende Bestuurder in de Raad van Commissarissen gedurende de afgelopen zittingsperiode onder de overige leden van de Raad van Commissarissen afzonderlijk een evaluatie heeft gehouden en aan de hand daarvan een advies heeft uitgebracht aan de Raad van Commissarissen. Daarbij wordt rekening gehouden met de profielschets van de betreffende zetel. De gronden waarop de Raad van Commissarissen tot zijn besluit
is gekomen worden in het besluit tot herbenoeming vermeld.
8. De gevolgde procedure van werving, selectie en (her)benoeming van Bestuurders wordt in het verslag van de Raad van Commissarissen verantwoord.
Artikel 14 - Vergaderingen en besluitvorming
1. In aanvulling op het bepaalde in de Statuten geldt ten aanzien van de vergadering en besluitvorming van de Raad van Commissarissen het bepaalde in dit artikel 14.
2. De Voorzitter draagt, na overleg met het Bestuur, voor het begin van het jaar zorg voor een vergaderschema voor de Raad van Commissarissen.
3. De vergaderingen van de Raad van Commissarissen worden opgeroepen op de wijze zoals bepaald in de Statuten.
4. Ieder lid van de Raad van Commissarissen woont de vergaderingen van de Raad van Commissarissen bij. Indien leden van de Raad van Commissarissen frequent afwezig zijn op vergaderingen, worden zij daarop aangesproken door de voorzitter van de Raad van Commissarissen en wordt hiervan melding gemaakt in het verslag van de Raad van Commissarissen.
5. Indien twee of meer leden van de Raad van Commissarissen het nodig achten dat een vergadering wordt gehouden, dan kunnen zij de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten verzoeken een vergadering bijeen te roepen. Geeft de voorzitter aan een dergelijk verzoek niet binnen veertien dagen gevolg, dan zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen op de wijze waarop de voorzitter een vergadering bijeenroept.
6. Onverminderd het in de Statuten bepaalde wordt de besluitvorming in vergaderingen met betrekking tot:
a. De beoordeling van het functioneren van het Bestuur en zijn individuele leden en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden;
b. De beoordeling van het functioneren van de Raad van Commissarissen en zijn individuele leden, alsmede zijn afzonderlijke commissies en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden;
c. Het gewenste profiel, de samenstelling en competentie van het Bestuur; en
d. (potentiële) Tegenstrijdige belangen en onverenigbaarheden van het Bestuur; kunnen worden bijgewoond door een of meer Bestuurders.
7. De Raad van Commissarissen maakt in haar jaarverslag melding van het aantal Raad van Commissarissen vergaderingen dat niet door een of meer Bestuurders is bijgewoond.
8. Regelmatig terugkerende vergaderonderwerpen zijn in ieder geval:
a. het verslag van vorige vergaderingen, voorzover niet reeds vastgesteld;
b. de algemene operationele gang van zaken;
c. het budget en de financiële resultaten van Staedion;
d. belangrijke besluiten waarop de Raad van Commissarissen actie moet nemen;
e. de strategie van Staedion en veranderingen daarin;
f. verslagen van de afzonderlijke commissies van de Raad van Commissarissen.
9. De Raad van Commissarissen vergadert ten minste één maal per jaar over de volgende onderwerpen:
a. De begroting;
b. De conceptjaarstukken en het accountantsverslag;
c. De invulling maatschappelijke taak en positie van Staedion en de strategie en risico’s verbonden aan de onderneming;
d. De onderwerpen vermeld in lid 6 onder a. b. en c.
10. Om rechtsgeldige besluiten te nemen dient tenminste een derde deel, doch niet
meer dan de helft van de leden te zijn benoemd als commissaris op voordracht van de Huurdersorganisaties..
11. Blijkt ter vergadering het vereiste aantal leden om rechtsgeldige besluiten te nemen niet aanwezig (fysiek dan wel digitaal) te zijn, dan wordt uiterlijk binnen twee weken een nieuwe vergadering bijeengeroepen. De alsdan aanwezige leden kunnen ter vergadering rechtsgeldige besluiten nemen ongeacht het aantal alsdan aanwezige leden van de Raad van Commissarissen.
12. De bestuurssecretaris verzorgt de notulen van de vergadering. In de regel zullen deze worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de Raad van Commissarissen met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en de bestuurssecretaris. Voorts worden de notulen zo spoedig mogelijk aan de andere leden van de Raad van Commissarissen gezonden en, indien het Bestuur bij de betreffende vergadering aanwezig was, tevens aan de leden van het Bestuur. De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven op zodanige wijze, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden van de Raad van Commissarissen en/of de Bestuursleden een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voor zover relevant, ter vergadering besprokene. De notulen van de vergadering zijn vertrouwelijk voor derden. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd, uitdrukkelijk blijk gevende van de ter vergadering genomen en goedgekeurde besluiten. De besluiten worden genummerd.
13. De vergaderingen worden als regel gehouden op het hoofdkantoor van Staedion te Den Haag. Vergaderingen kunnen tevens worden gehouden op een andere door de voorzitter van de Raad van Commissarissen aan te wijzen plaats.
14. Indien omwille van de tijd bepaalde besluiten niet aan de Raad van Commissarissen in een volgende vergadering kunnen worden voorgelegd, wordt het voorgestelde besluit met toelichting schriftelijk aan alle leden van de Raad van Commissarissen voorgelegd met het verzoek om binnen vijf werkdagen te reageren, waarbij het Bestuur als contactpersoon optreedt.
15. Indien een lid van de Raad van Commissarissen gedurende een bepaalde periode niet bereikbaar is, kan hij/zij ingevolge de Statuten aan één ander lid van de Raad van Commissarissen volmacht geven.
16. In geval van belet of ontstentenis van de gehele Raad van Commissarissen verzoekt Staedion de rechtbank om twee personen als commissaris aan te wijzen die de functie tijdelijk op zich nemen en zo spoedig mogelijk voorzien in de benoeming van een voltallige Raad van Commissarissen met inachtneming van het bepaalde in de staturen. Daarnaast wijst de Raad van Commissarissen jaarlijks in zijn laatste vergadering van het kalenderjaar twee personen van buiten zijn kring aan die in geval van belet of ontstentenis van de gehele Raad van Commissarissen tijdelijk de functie van commissaris op zich nemen in het geval de rechtbank zich niet bevoegd/ontvankelijk acht tot het benoemen van twee tijdelijke commissarissen.
Artikel 15 - Informatievoorziening en relatie met het Bestuur
1. De Raad van Commissarissen en zijn afzonderlijke leden hebben een eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat zij beschikken over de voor de uitoefening van hun taak relevante informatie van Bestuur, externe accountant
en/of derden.
2. De Raad van Commissarissen kan met in achtneming en binnen de grenzen van de Statuten op kosten van Staedion informatie inwinnen bij functionarissen en externe adviseurs van Staedion, alsmede kan de Raad van Commissarissen deze personen uitnodigen bij vergaderingen van de Raad van Commissarissen. Het Bestuur wordt hiervan op de hoogte gesteld.
3. De Raad van Commissarissen is bevoegd met het Bestuur nadere afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie.
4. Ontvangt een lid van de Raad van Commissarissen uit andere bron dan het Bestuur of de Raad van Commissarissen informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de Raad van Commissarissen op de hoogte zal stellen.
5. Wanneer het Bestuur onvoorzien onverantwoord onderbezet raakt kan een lid van de Raad van Commissarissen voor maximaal drie maanden de rol van bestuurder op zich nemen. In dat geval treedt het lid tijdelijk terug uit de Raad van Commissarissen en neemt dus niet deel aan de besluitvorming van de Raad van Commissarissen. Na deze periode van maximaal drie maanden kan deze persoon weer toetreden tot de Raad van Commissarissen.
Artikel 16 - Externe accountant
1. De externe accountant van Staedion wordt benoemd en ontslagen door de Raad van Commissarissen. Bij de selectie worden de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, in ogenschouw genomen. Het Bestuur en de Auditcommissie van de Raad van Commissarissen worden tijdig in de gelegenheid gebracht hierover advies uit te brengen. De Raad van Commissarissen stelt het honorarium van de externe accountant vast.
2. De Raad van Commissarissen benoemt de externe accountant (kantoor) voor een periode van maximaal vier jaar. Verlenging is mogelijk tot een maximale duur van tien jaar.
3. De selectieprocedure van de externe accountant en de redenen die aan de wisseling ten grondslag liggen worden toegelicht in het verslag van de Raad van Commissarissen.
4. De Raad van Commissarissen ziet toe op de controlewerkzaamheden van de externe accountant. Daarbij wordt het vigerende accountantsprotocol voor woningcorporaties gehanteerd.
5. De externe accountant verricht naast controlewerkzaamheden geen andere werkzaamheden voor Staedion of haar verbindingen. Dit geldt ook voor andere onderdelen uit het netwerk van de externe accountant indien de externe accountant onderdeel uitmaakt van een netwerk.
6. Een tegenstrijdig belang ten aanzien van de externe accountant van Staedion bestaat indien de Raad van Commissarissen heeft geoordeeld dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan.
7. Een (potentieel) tegenstrijdig belang van de externe accountant wordt terstond na ontdekking gemeld aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De externe accountant, en de Raad van Commissarissen verschaffen hierover alle relevante informatie aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen beoordeelt of er daadwerkelijk een tegenstrijdig belang is als gevolg waarvan de aanstelling van de externe accountant moet worden
heroverwogen of andere maatregelen dienen te worden getroffen teneinde het tegenstrijdig belang ongedaan te maken. De voorzitter van de Raad van Commissarissen ziet erop toe dat deze maatregelen worden gepubliceerd in het verslag van de Raad van Commissarissen onder vermelding van het tegenstrijdig belang.
8. De contacten tussen de Raad van Commissarissen en de externe accountant lopen via de voorzitter van de auditcommissie en de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
9. De externe accountant en auditcommissie worden betrokken bij het opstellen van het werkplan van de controle.
10. De Raad van Commissarissen verstrekt de externe accountant opdracht de jaarrekening van Staedion te controleren en daarover verslag te doen, alsmede de "management letter" op te stellen, gericht aan het Bestuur en de Raad van Commissarissen. De externe accountant rapporteert aan de Raad van Commissarissen en het Bestuur over zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening.
11. De externe accountant woont het van belang zijnde gedeelte van de vergaderingen van de Raad van Commissarissen bij waarin de jaarrekening wordt besproken en/of vastgesteld. De externe accountant ontvangt tijdig de financiële informatie die ten grondslag ligt aan de vaststelling van de jaarrekening en wordt in de gelegenheid gesteld om op alle informatie te reageren. Voorts zal de externe accountant, indien de voorzitter van de Raad van Commissarissen dit verzoekt, worden uitgenodigd aan één of meer plenaire Raad van Commissarissen- vergaderingen deel te nemen.
12. De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening worden bevraagd door de Raad van Commissarissen.
13. De auditcommissie (en het Bestuur) rapporteren jaarlijks afzonderlijk aan de Raad van Commissarissen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid (met inbegrip van het verrichten van niet-controlewerkzaamheden voor Staedion door hetzelfde kantoor). Mede op grond hiervan besluit de Raad van Commissarissen de (her)benoeming van een externe accountant.
14. De Raad van Commissarissen beoordeelt of en hoe de externe accountant wordt betrokken bij de (toetsing van de) inhoud en publicatie van (financiële) verantwoordingen, anders dan de jaarrekening.
15. De Raad van Commissarissen spreekt zich uit over de wenselijkheid van uitvoering van de eventueel door de accountant in het accountantsverslag gedane aanbevelingen en ziet erop toe dat deze ook daadwerkelijk door het Bestuur worden opgevolgd.
16. De auditcommissie (en het Bestuur) maken ieder ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De beoordeling wordt besproken in de vergadering van de Raad van Commissarissen en de belangrijkste conclusies worden vermeld in het verslag van de Raad van Commissarissen.
Artikel 17 - Intern en extern overleg
1. De Raad van Commissarissen oriënteert zich regelmatig over wat er onder de betrokken Gemeenten, Huurdersorganisaties en andere belanghebbenden leeft en legt aan die belanghebbenden periodiek verantwoording af over de wijze waarop de Raad van Commissarissen toezicht heeft gehouden. In het verslag van de Raad van Commissarissen wordt hiervan melding gemaakt.
2. Ieder jaar zal de Raad van Commissarissen een schema opstellen voor het bijwonen door één of meer van zijn leden van de (overleg)vergaderingen van de Ondernemingsraad voor zover deze overlegvergaderingen door die leden moeten worden bijgewoond op grond van de wet of krachtens een overeenkomst met de Ondernemingsraad. In deze vergaderingen wordt overleg gevoerd over de algemene gang van zaken binnen Staedion en de voorstellen als bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden.
3. De Raad van Commissarissen wijst uit zijn leden een verantwoordelijke aan voor het onderhouden en coördineren van de contacten met de Ondernemingsraad. Indien een lid van de Raad van Commissarissen wordt uitgenodigd voor het bijwonen van een vergadering met de Ondernemingsraad, zal hij een dergelijke uitnodiging uitsluitend accepteren na voorafgaand overleg met de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Indien het verantwoordelijke lid van de Raad van Commissarissen daartoe aanleiding ziet, neemt hij contact op met de voorzitter van de Ondernemingsraad.
4. Indien het Bestuur voor een voorstel zowel de goedkeuring van de Raad van Commissarissen als een advies en/of instemming van de Ondernemingsraad behoeft, zal het voorstel eerst aan de Ondernemingsraad worden voorgelegd. Vervolgens zal het bestuur het voorstel ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorleggen onder vermelding van het verkregen advies of de verkregen instemming van de Ondernemingsraad.
5. Indien het Bestuur voor een voorstel zowel de goedkeuring van de Raad van Commissarissen als een advies en/of instemming van de Huurdersorganisatie behoeft, zal het voorstel eerst aan de Huurdersorganisatie worden voorgelegd. Vervolgens zal het bestuur het voorstel ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorleggen onder vermelding van het verkregen advies of de verkregen instemming van de Huurdersorganisatie.
6. Indien het Bestuur een negatief advies of geen instemming heeft ontvangen op een advies- of instemmingsaanvraag die aan de Ondernemingsraad of de Huurdersorganisatie is voorgelegd, informeert het Bestuur hierover de Raad van Commissarissen.
7. Het Bestuur informeert de Raad van Commissarissen over de overige relevante onderwerpen die aan de orde zijn geweest tijdens het overleg met de Huurdersorganisaties en de Ondernemingsraad.
8. Ten minste eenmaal per jaar vindt er een overleg plaats tussen de Huurdersorganisaties en (een vertegenwoordiging van) de Raad van Commissarissen over de algemene gang van zaken van Staedion, tenzij de Huurdersorganisaties besluit dat hieraan geen toepassing behoeft te worden gegeven.
Artikel 18 - Conflicten
1. Ingeval er naar vaststelling van het Bestuur en/of de Raad van Commissarissen sprake is van een onverenigbaarheid van standpunten tussen het Bestuur en de Raad van Commissarissen, zullen een afgevaardigde van het Bestuur en de voorzitter van de Raad van Commissarissen trachten in goed onderling overleg een oplossing te bewerkstelligen. Een voorstel tot een dergelijke oplossing wordt zowel in het Bestuur als in de Raad van Commissarissen in stemming gebracht.
2. In het geval er niet binnen twee maanden tot een oplossing van onverenigbaarheid van inzichten is gekomen, kan de voorzitter van de Raad van Commissarissen besluiten het geschil voor te leggen aan een extern adviseur, die, op verzoek van de voorzitter van de Raad van Commissarissen gehoord de afgevaardigde van het
Bestuur, een (al dan niet) bindend advies uitbrengt. De Bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen verstrekken de adviseur alle relevante en gewenste informatie.
3. In conflicten tussen een Bestuurder en een lid van de Raad van Commissarissen bemiddeld de voorzitter van de Raad van Commissarissen, of, ingeval de voorzitter zelf partij is bij het conflict, de vice-voorzitter.
Artikel 19 - Verantwoording en evaluatie
1. De Raad van Commissarissen maakt jaarlijks na afloop van het boekjaar een verslag van de Raad van Commissarissen, betreffende zijn functioneren en zijn werkzaamheden, dat in het jaarverslag van Staedion wordt gepubliceerd.
2. Het jaarverslag zal voldoen aan het in de Wet bepaalde.
3. Voorts zal het jaarverslag voldoen aan het hieromtrent in de vigerende Governancecode bepaalde.
4. In het verslag van de Raad van Commissarissen wordt voorts melding gedaan van het geslacht, de leeftijd, de hoofdfunctie, nevenfuncties (inclusief andere commissariaten), de nationaliteit het tijdstip van benoeming en eventuele herbenoeming, de lopende zittingstermijn, of sprake is van een voordrachtszetel van de Huurdersvereniging, het aantal bijgewoonde Raad van Commissarissen vergaderingen en het aantal in dat jaar behaalde PE-punten van de afzonderlijke leden van de Raad van Commissarissen.
5. De Raad van Commissarissen evalueert zijn functioneren en dat van zijn individuele leden ten minste jaarlijks buiten de aanwezigheid van het Bestuur en informeert het Bestuur over de uitkomsten hiervan.
6. De Raad van Commissarissen beoordeelt jaarlijks het functioneren van het Bestuur en zijn leden en rapporteert over het proces en de resultaten hiervan in het verslag van de Raad van Commissarissen.
7. Het proces van zelfevaluatie door de Raad van Commissarissen en de evaluatie van het Bestuur door de Raad van Commissarissen wordt omschreven in een intern beleidsstuk.
Artikel 20 - Bestuurssecretaris, internal auditor en manager Risk & Control
1. De bestuurssecretaris heeft als secretaris van de Raad van Commissarissen een vertrouwelijke functie en kan uit dien hoofde direct en rechtstreeks aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen rapporteren.
2. De internal auditor en de manager Risk & Control hebben een vertrouwelijke functie en kunnen rechtstreeks aan de voorzitter van de auditcommissie rapporteren.
3. De Raad van Commissarissen wordt betrokken bij de voorgenomen benoeming van de bestuurssecretaris, internal auditor en manager Risk & Control.
4. De Raad van Commissarissen dient goedkeuring te verlenen aan een voorgenomen besluit van het Bestuur tot ontslag van de bestuurssecretaris, internal auditor en de manager Risk & Control.
Artikel 21 - Klachtenregeling, Meldregeling voor misstanden
1. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat het Bestuur zorg draagt voor de naleving van de regeling aangaande de ontvangst, vastlegging en behandeling van klachten die door Staedion worden ontvangen omtrent een vermoeden van een misstand dan wel een onregelmatigheid van algemene, operationele en financiële aard en de interne risicobeheersings- en controlesystemen en de audit binnen Staedion.
2. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat het Bestuur zorg draagt voor een Meldregeling voor misstanden en dat deze op de website van Staedion wordt geplaatst.
3. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat het Bestuur zorgdraagt voor een interne gedragscode en deze wordt geplaatst op de website van Staedion.
4. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat het bestuur zorgdraagt voor duidelijke informatievoorziening richting de betrokken partijen voor wat betreft de Klachtencommissie, de Meldregeling voor misstanden, de interne Gedragscode en hoe deze zich tot elkaar verhouden.
Artikel 22 - Visitatie
1. Staedion laat zich een keer per vier jaar visiteren waarbij een gestructureerd oordeel wordt gegeven over het volkshuisvestelijk en maatschappelijk presteren. De opdracht tot het uitvoeren van de visitatie wordt verleend door de Raad van Commissarissen en Bestuur gezamenlijk.
2. Het visitatierapport, alsmede het standpunt terzake van bestuur en Raad van Commissarissen, wordt op de Website geplaatst.
3. Het visitatierapport wordt besproken in het overleg met belanghebbenden op basis van het standpunt van het Bestuur en de Raad van Commissarissen.
Artikel 23 - Vrijwaring
1. Leden van de Raad van Commissarissen worden door Staedion gevrijwaard, onder de voorwaarden opgenomen in een daartoe op te stellen overeenkomst, voor noodzakelijke kosten (daaronder begrepen advocatenhonoraria), voor zover redelijk, voor het voeren van verdediging tegen aansprakelijkstelling wegens een handelen of nalaten in de uitoefening van hun functie. Onder noodzakelijke kosten worden in elk geval verstaan (maar zij zijn niet beperkt tot) kosten in verband met civielrechtelijke (waaronder eventuele enquêtes), strafrechtelijke of administratiefrechtelijke procedures (inclusief daaraan voorafgaande en daarmee verband houdende kosten) waarin leden van de Raad van Commissarissen zijn betrokken vanwege het feit dat zij lid van de Raad van Commissarissen zijn of waren. De vrijwaring geldt niet in geval van het opzettelijk of door grove nalatigheid toebrengen van schade. De vrijwaring is bovendien beperkt tot kosten voor het voeren van verdediging, die niet of onvoldoende worden gedekt door een aansprakelijkheidsverzekering.
2. Staedion zal ten behoeve van de leden van de Raad van Commissarissen een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten om hun aansprakelijkheid vanwege het feit dat zij lid van de Raad van Commissarissen zijn of waren en hun verdedigingskosten, voor zover mogelijk te dekken. Leden van de Raad van Commissarissen hebben rechtstreeks toegang tot deze aansprakelijkheidsverzekering. In geval een Nederlandse rechter de aansprakelijkheid van het betreffende lid onherroepelijk vaststelt, dient het uit hoofde van de vrijwaring door Staedion aan dit lid uitgekeerde bedrag door dit lid van de Raad van Commissarissen aan Staedion te worden terugbetaald.
Artikel 24 - Geheimhouding
1. Ieder lid van de Raad van Commissarissen dient ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn commissariaat de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding te betrachten. Leden van de Raad van Commissarissen zullen geen vertrouwelijke informatie buiten de kring van de Raad van Commissarissen of het Bestuur brengen of op andere wijze openbaar maken, tenzij is vastgesteld dat deze informatie door Staedion reeds is geopenbaard of op andere wijze ter beschikking van het publiek is gekomen of zij daartoe op grond van enige wets- of rechtsregel gehouden zijn. Deze verplichting strekt zich mede uit over de periode na beëindiging van het commissariaat.
Artikel 25 - Slotbepalingen
1. Indien een van de bepalingen uit dit reglement en de bijlagen niet of niet langer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De Raad van Commissarissen zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gelet op de inhoud en strekking daarvan zoveel mogelijk overeenstemt met dat van de ongeldige bepalingen.
2. De wijziging van dit reglement en de bijlagen geschiedt bij besluit van de Raad van Commissarissen. Van een dergelijk besluit wordt melding gemaakt in het verslag van de Raad van Commissarissen.
3. Op dit Reglement is Nederlands Recht van toepassing.
Bijlage A
Profielschets Raad van Commissarissen Staedion
Artikel 1 – Status en inhoud Profielschets
1. De Raad van Commissarissen van Staedion kent een profielschets. Deze profielschets is op 8 juni 2022 vastgesteld op grond en met inachtneming van het bepaalde van artikel 3 van het Reglement van de Raad van Commissarissen. De profielschets is opgesteld, rekening houdend met de missie en de strategie van Staedion, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen.
2. De profielschets wordt algemeen verkrijgbaar gesteld en wordt in ieder geval op de Website geplaatst.
Artikel 2 - Samenstelling
1. De samenstelling van de Raad van Commissarissen dient tevens in overeenstemming te zijn met het bepaalde in artikel 3 en met de eisen van onafhankelijkheid als vermeld in artikel 3a van het Reglement van de Raad van Commissarissen.
Artikel 3- Algemene kwaliteiten
1. Elk te (her)benoemen lid van de Raad van Commissarissen dient te beschikken over de navolgende algemene kwaliteiten:
• in staat zijn de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen;
• in staat zijn om zowel ten opzichte van de andere leden van de Raad van Commissarissen als ten opzichte van de het bestuur kritisch en onafhankelijk te handelen;
• in staat zijn invulling te geven aan de wettelijke en statutaire taken van de Raad van Commissarissen;
• in staat zijn het bestuur gevraagd en ongevraagd in de uitvoering van het beleid advies te geven en met raad terzijde te staan.
2. Elk te (her)benoemen lid dient bij voorkeur over een netwerk met toegevoegde waarde voor Staedion te beschikken.
Artikel 4 -Specifieke kwaliteiten
1. De Raad van Commissarissen zal zodanig zijn samengesteld dat één of meer leden van de Raad van Commissarissen aangemerkt kan worden als:
• marktdeskundige op het gebied van vastgoed, waaronder in ieder geval wordt
verstaan projectontwikkeling, beleggen en beheer;
• bedrijfseconomisch (financieel) deskundige, met kennis en ervaring opgedaan bij complexe grote organisaties;
• sociaal deskundige;
• deskundige op het gebied van ondernemen of HR;
• juridisch deskundige;
• governance deskundige;
• organisatiedeskundige;
• strategisch deskundige;
• digitalisering deskundige;
• innovatie deskundige;
• volkshuisvestelijk deskundige.
2. Naast het in deze profielschets beschrevene zijn de bepalingen uit de Wet, BTIV en Governancecode ten aanzien van competenties van leden van de Raad van Commissarissen alsmede de samenstelling van de Raad van Commissarissen, onverkort van toepassing. De Raad van Commissarissen verplicht zich ertoe zich in geval van werving en benoeming de vigerende wet- en regelgeving op dit gebied na te leven.
Bijlage B
Rooster van toe- en aftreden Raad van Commissarissen Staedion
Versie juni 2022
De Raad van Commissarissen kent het navolgende Rooster van toe- en aftreden, waarbij conform de bepalingen van het Reglement van de Raad van Commissarissen en het Profiel van de Raad van Commissarissen uitgegaan wordt van een maximale zittingstermijn van acht jaar, waarbij de Raad van Commissarissen de wens heeft om getrapt af te treden dan wel her te benoemen.
Leden RvC | Geboorte jaar | Jaar van toetreden | Einde lopende benoeming | Uittredend uiterlijk op |
De heer drs. L.H. Kok MPA1 | 1964 | 2014 | 2022 | 09-09-2022 |
De xxxx xxx. X. Xxxxxxxxx | 0000 | 0000 | 2019 | 30-06-2023 |
Mw. drs. X. xxx Xxxxxx0 | 1955 | 2016 | 2020 | 01-07-2024 |
Mw. prof. xx. xx. X. Xxxxxxx | 1967 | 2019 | 2023 | 01-09-2027 |
Mw. X. Xxxxxxxx RA | 1964 | 2021 | 2025 | 01-04-2029 |
De xxxx X. Xxxxxxxxx MBA | 1972 | 2021 | 2025 | 01-04-2029 |
1 De heer drs. L.H. Kok MPA is in 2016 benoemd en in 2018 herbenoemd op voordracht van huurders.
2 Mw. xxx. X. xxx Xxxxxx is in 2016 toegetreden en benoemd op voordracht van huurders.
Bijlage C
Reglement Auditcommissie Staedion
juni 2022
Artikel 1 - Status en inhoud reglement
1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op het Reglement van de Raad van Commissarissen en de Statuten.
2. De artikelen 1 (definities), 2 lid 6 (status en inhoud Reglement), 24 (geheimhouding) en 25 (overige bepalingen) van het Reglement van de Raad van Commissarissen zijn van overeenkomstige toepassing op dit reglement en de leden van de Auditcommissie.
3. Dit reglement wordt op de Website geplaatst.
Artikel 2 - Samenstelling
1. De Auditcommissie bestaat uit ten minste twee leden die door de Raad van Commissarissen uit zijn midden worden benoemd, waarvan ten minste één lid beschikt over relevante kennis en ervaring op het gebied van financiële bedrijfsvoering en vastgoed.
2. De leden van de Auditcommissie worden benoemd en ontslagen door de Raad van Commissarissen. De zittingstermijn van de leden van de Auditcommissie is in beginsel gelijk aan hun zittingstermijn als lid van de Raad van Commissarissen, met dien verstande dat een lid automatisch aftreedt als lid van de Auditcommissie zodra de betreffende persoon niet langer lid is van de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen en het lid zelf kunnen een verzoek tot terugtreding doen.
Artikel 3 - Taken en bevoegdheden
1. De Auditcommissie is ingesteld ter ondersteuning van het toezicht door de Raad van Commissarissen en adviseert de Raad van Commissarissen omtrent zijn taak en bereidt de besluitvorming van de Raad van Commissarissen daaromtrent voor.
2. Tot de taak van de Auditcommissie behoort:
a. Het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht en (al dan niet voorafgaande) controle op het Bestuur met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en compliance, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de significante financiële risico’s op het gebied van treasury en fiscaliteit en toezicht op de werking van de interne gedragscodes zoals de gedragscode en de meldregeling over misstanden;
b. Het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht op de financiële informatieverschaffing door Staedion, waaronder keuze van waarderingsgrondslagen voor de financiële verslaggeving, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, prognoses, overige financiële rapportages en het werk van de externe accountant ter zake;
c. Het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht op de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de interne auditor en de externe accountant;
d. Het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht op de voorgeschreven financiële informatieverschaffing aan externe toezichthouders;
e. Het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent de goedkeuring van het opgestelde werkplan interne controle en/of het auditplan;
f. Het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent de beoordeling van het functioneren van de externe accountant tezamen met het Bestuur overeenkomstig het Reglement van de Raad van Commissarissen;
g. Het adviseren in de zin van klankbordfunctie van het Bestuur met betrekking tot bovengenoemde taakgebieden;
h. De controle op de jaarlijkse bevestiging van de externe accountant inzake zijn onafhankelijkheid ten opzichte van Staedion;
i. De controle op de jaarlijkse melding van de externe accountant inzake zijn voor Staedion verrichte werkzaamheden anders dan controlewerkzaamheden;
j. Het toezicht op de financiering en taxplanning van Staedion en haar verbindingen en de wijze waarop de verbindingen worden beheerst;
k. Het toezicht op de toepassingen van de informatie- en communicatietechnologie;
l. Het toezicht op vastgoed (des)investeringen;
m. Het toezicht op de voortgang en het rendement alsmede de risicoanalyse en het risicomanagementsysteem van vastgoedprojecten in ontwikkeling.
3. De Raad van Commissarissen blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de Auditcommissie. Bij de uitoefening van de aan haar door de Raad van Commissarissen toegewezen taken en bevoegdheden draagt de Auditcommissie steeds zorg voor adequate terugkoppeling aan de Raad van Commissarissen. De Auditcommissie legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen en verstrekt de Raad van Commissarissen een verslag van de overleggen.
4. Ten minste één maal per jaar zal de Auditcommissie tezamen met het Bestuur aan de Raad van Commissarissen een verslag uitbrengen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid en wenselijkheid tot wisseling van de verantwoordelijk accountant binnen het kantoor van de externe accountant die is belast met het verrichten van de controle en de niet-controlewerkzaamheden voor Staedion. De selectie van de externe accountant zal mede afhangen van de uitkomsten van dit verslag.
5. Ten minste eenmaal per jaar wordt dit reglement beoordeeld en doet de Auditcommissie eventuele wijzigingsvoorstellen aan de Raad van Commissarissen.
6. Indien noodzakelijk wordt de juridische situatie van Staedion geëvalueerd en worden alle juridische zaken die een significante invloed op de resultaten van de onderneming kunnen hebben, zo nodig in aanwezigheid van een juridisch adviseur, besproken.
7. De Auditcommissie heeft de bevoegdheid om elk onderzoek te (laten) doen dat nodig is voor de uitoefening van haar functie. Daarnaast heeft de Auditcommissie direct toegang tot de externe accountant en alle medewerkers van Staedion. De Auditcommissie zal het bestuur van deze contacten in kennis stellen.
8. De Auditcommissie kan zich na goedkeuring van de Raad van Commissarissen op kosten van Staedion laten adviseren door een extern adviseur.
Artikel 4 - Voorzitter
1. De Raad van Commissarissen wijst één van de leden van de Auditcommissie aan als voorzitter van deze Auditcommissie. Ingevolge het Reglement van de Raad van Commissarissen wordt de Auditcommissie niet voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
2. De voorzitter van de Auditcommissie is woordvoerder van de Auditcommissie en aanspreekpunt voor de overige leden van de Raad van Commissarissen en de
externe accountant. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de Auditcommissie.
3. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt een ander lid van de Auditcommissie zijn volledige taken waar.
Artikel 5 - Vergaderingen
1. De Auditcommissie vergadert ten minste vier maal per jaar en zo vaak als één of meer van zijn leden dit noodzakelijk acht. De vergaderingen vinden plaats ten kantore van Staedion of op een in overleg tussen de leden van de Auditcommissie nader overeen te komen plaats.
2. De Auditcommissie vergadert ten minste één maal per jaar met de externe accountant van Staedion, buiten aanwezigheid van het Bestuur. Daarin komen in ieder geval aan de orde de bedreigingen terzake van de onafhankelijkheid van de externe accountant en de maatregelen die zijn genomen om deze bedreigingen in te perken.
3. De Auditcommissie bepaalt of en wanneer haar vergaderingen worden bijgewoond door het Bestuur, de bestuurder verantwoordelijk voor financiële zaken en/of de interne auditor. De Auditcommissie bepaalt wie daarnaast nog meer aanwezig dient te zijn.
4. De voorzitter van de Auditcommissie roept de vergaderingen bijeen (indien mogelijk) uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de vergadering onder overlegging van de agenda van de te bespreken onderwerpen aan de leden van de Auditcommissie.
5. De Auditcommissie zal van elke vergadering een verslag van haar beraadslagingen en bevindingen (doen) opstellen en aan de leden van de Raad van Commissarissen doen toekomen. In de regel zullen deze notulen worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de Auditcommissie met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en worden zo spoedig mogelijk verzonden aan de overige leden van de Raad van Commissarissen.
6. De Auditcommissie kan ook buiten vergadering tot een advies komen, mits de leden van de Auditcommissie instemmen met deze wijze van totstandkoming als met de inhoud van het betreffende advies. De voorzitter ziet erop toe dat het aldus tot stand gekomen advies schriftelijk wordt vastgelegd en door de leden van de Auditcommissie wordt ondertekend.
Artikel 6 - Verantwoording
1. De Auditcommissie maakt jaarlijks na afloop van het boekjaar een conceptverslag betreffende haar functioneren en haar werkzaamheden, dat in het verslag van de Raad van Commissarissen wordt opgenomen. Het verslag wordt door de Raad van Commissarissen vastgesteld.
2. In het verslag van de Auditcommissie komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde:
a. het aantal keren dat de Auditcommissie heeft vergaderd;
b. vermelding van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de Auditcommissie.
Artikel 7- Relatie met de Internal auditor
1. De Internal auditor heeft een rechtstreekse rapportagelijn naar de Auditcommissie.
2. Jaarlijks brengt de Auditcommissie advies uit aan de Raad van Commissarissen over het jaarplan van Internal audit. De Raad van Commissarissen stelt het jaarplan vast inclusief het daarvoor benodigde budget en de benodigde capaciteit.
3. De Internal auditor rapporteert wijzigingen op het jaarplan aan de Auditcommissie. De Auditcommissie brengt hierover advies uit aan de Raad van Commissarissen welke de wijzigingen vervolgens vaststelt.
4. De Auditcommissie beoordeelt de uitvoering van het jaarplan aan de hand van de tertaalrapportages van de Internal auditor.
5. Periodiek, met een minimum van één keer per jaar, voert de voorzitter van de Auditcommissie een bilateraal overleg met de Internal auditor. In dit overleg komen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde: governance, functioneren van de internal auditfunctie, middelen voor uitvoeren jaarplan, samenwerking met de externe accountant en andere assuranceproviders.
6. De Auditcommissie beoordeelt de uitkomsten van zowel de Quality Assurance & Improvement Program van de Internal auditor alsmede van extern uitgevoerde Quality Assurances.
7. De Auditcommissie bespreekt jaarlijks met het Bestuur en de Internal auditor het doel, taken, bevoegdheden, onafhankelijkheid en objectiviteit, positionering, reikwijdte en verantwoordelijkheden van de Internal auditfunctie zoals beschreven in de Internal auditcharter. Daarbij beoordeelt de Auditcommissie of de charter nog steeds de eisen en wensen van de organisatie en de van toepassing zijnde best practices weergeeft. Verder evalueert de Auditcommissie de toepassing van het charter.
8. De Auditcommissie beoordeelt de samenwerking tussen de Internal auditor en de externe accountant.
Bijlage D
Reglement commissie Bestuur & Organisatie Staedion
juni 2022
Artikel 1 - Status en inhoud reglement
1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op het reglement van de Raad van Commissarissen en de Statuten.
2. De bepalingen van de artikelen 1 (definities), 2 lid 6 (status en inhoud Reglement), 24 (geheimhouding) en 25 (overige bepalingen) van het Reglement van de Raad van Commissarissen zijn van overeenkomstige toepassing op dit reglement en de leden van de commissie Bestuur & Organisatie.
3. Dit reglement wordt op de Website geplaatst.
Artikel 2 - Samenstelling
1. De commissie Bestuur & Organisatie bestaat uit ten minste twee leden die door de Raad van Commissarissen uit zijn midden door de Raad van Commissarissen worden benoemd, waarvan ten minste één lid beschikt over relevante kennis en ervaring op juridisch gebied en/of HR.
2. De leden van de commissie Bestuur & Organisatie worden benoemd en ontslagen door de Raad van Commissarissen. De zittingstermijn van de leden van de commissie Bestuur & Organisatie is in beginsel gelijk aan hun zittingstermijn als lid van de Raad van Commissarissen, met dien verstande dat een lid automatisch aftreedt als lid van de commissie Bestuur & Organisatie zodra de betreffende persoon niet langer lid is van de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen en het lid zelf kunnen een verzoek tot terugtreding doen.
3. Ingeval van een mogelijke herbenoeming van een lid van de commissie Bestuur & Organisatie, treedt het lid op grond van het Reglement van de Raad van Commissarissen tijdelijk terug uit de commissie Bestuur & Organisatie en wordt hij tijdelijk vervangen door een door de Raad van Commissarissen aan te wijzen lid van de Raad van Commissarissen. Na het nemen van het besluit tot herbenoeming door de Raad van Commissarissen, treedt het teruggetreden lid weer van rechtswege toe tot de commissie Bestuur & Organisatie. Indien niet wordt besloten tot herbenoeming van het lid, benoemd de Raad van Commissarissen zo spoedig mogelijk een nieuw lid van de commissie Bestuur & Organisatie conform lid 1 van dit artikel.
Artikel 3 - Taken en bevoegdheden
9. De commissie Bestuur & Organisatie is ingesteld ter ondersteuning van het de werkgeversrol van de Raad van Commissarissen en adviseert de Raad van Commissarissen omtrent de werving, selectie, (her)benoeming, beoordeling en bezoldiging van Bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen en bereidt de besluitvorming van de Raad van Commissarissen daaromtrent voor.
10. Tot de taak van de commissie Bestuur & Organisatie behoort:
a. Het doen van voorstellen aan de Raad van Commissarissen betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid voor het Bestuur en de Raad van Commissarissen;
b. Het doen van voorstellen inzake de bezoldiging van individuele Bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen, ter vaststelling door de Raad van Commissarissen, waarin in ieder geval aan de orde komt:
• De bezoldigingsstructuur; en
• De hoogte van de vaste bezoldiging en/of andere variabele bezoldigingscomponenten, pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan.
c. Het doen van voorstellen voor selectiecriteria en benoemingsprocedures inzake Bestuurders en de leden van de Raad van Commissarissen;
d. De periodieke beoordeling van omvang en samenstelling van de Raad van Commissarissen en het Bestuur en het doen van voorstellen voor een profielschets van de Raad van Commissarissen en het Bestuur en van hun individuele leden;
e. Het ter benoeming door de Raad van Commissarissen werven, selecteren en voordragen van leden van de Raad van Commissarissen en Bestuurders in overeenstemming met de respectievelijke reglementen werving- selectie en (her)benoeming voor de leden van de Raad van Commissarissen en voor Bestuurders als bedoeld in het Reglement van de Raad van Commissarissen respectievelijk het Bestuursstatuut;
f. Het voorbereiden van de jaarlijkse evaluatie van de Raad van Commissarissen;
g. Het houden van evaluaties van het functioneren van het Bestuur (waaronder het jaarlijks voeren van een functioneringsgesprek met het Bestuur en een beoordelingsgesprek van het Bestuur), het team aan de top, respectievelijk leden van de Raad van Commissarissen ingeval van hun mogelijke herbenoeming en het geven van advies daaromtrent, conform het Reglement van de Raad van Commissarissen;
h. Het doen van voorstellen voor (her)benoemingen;
i. Het opmaken van een renumeratierapport over het gevoerde bezoldigingsbeleid, vast te stellen door de Raad van Commissarissen;
j. Het houden van toezicht omtrent organisatie ontwikkeling (strategisch HR beleid, cultuur, innovatie en verandermanagement);
k. Het houden van toezicht op leiderschapsontwikkeling van de top van de organisatie, bevordering van empowerment, participatie en eigenaarschap van medewerkers;
l. Het houden van toezicht op de organisatorische en personele impact van de innovatieve inzet van digitale technologieën;
m. Het ontwikkeling van de Raad van Commissarissen zelf bijvoorbeeld door het organiseren van PE sessies en zelfevaluaties.
11. De Raad van Commissarissen blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de commissie Bestuur & Organisatie. Bij de uitoefening van de aan haar door de Raad van Commissarissen toegewezen taken en bevoegdheden draagt de commissie Bestuur & Organisatie steeds zorg voor adequate terugkoppeling aan de Raad van Commissarissen. De commissie Bestuur & Organisatie legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen en verstrekt de Raad van Commissarissen een verslag van de overleggen.
12. De commissie Bestuur & Organisatie kan zich na goedkeuring van de Raad van Commissarissen op kosten van Staedion laten adviseren door een extern adviseur.
13. Om aan deze taken invulling te geven spreekt de commissie Bestuur & Organisatie periodiek met de bestuurder, de leden van het DT en de Ondernemingsraad.
Artikel 4 - Voorzitter
4. De Raad van Commissarissen wijst één van de leden van de commissie Bestuur & Organisatie aan als voorzitter van deze commissie Bestuur & Organisatie. Ingevolge het Reglement van de Raad van Commissarissen wordt de commissie
Bestuur & Organisatie niet voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
5. De voorzitter van de commissie Bestuur & Organisatie is woordvoerder van de commissie Bestuur & Organisatie en aanspreekpunt voor de overige leden van de Raad van Commissarissen. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de commissie Bestuur & Organisatie.
6. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt een ander lid van de commissie Bestuur & Organisatie zijn volledige taken waar.
Artikel 5 - Vergaderingen
1. De commissie Bestuur & Organisatie vergadert ten minste twee maal per jaar en zo vaak als één of meer van zijn leden dit noodzakelijk acht. De vergaderingen vinden plaats ten kantore van Staedion of op een in overleg tussen de leden van de commissie Bestuur & Organisatie nader overeen te komen plaats.
2. De commissie Bestuur & Organisatie bepaalt wie de vergaderingen bij dient te wonen. De vergaderingen van de commissie Bestuur & Organisatie worden niet bijgewoond door het Bestuur, tenzij de commissie Bestuur & Organisatie anders bepaalt.
3. De voorzitter van de commissie Bestuur & Organisatie roept de vergaderingen bijeen (indien mogelijk) uiterlijk veertien dagen voor aanvang van de vergadering onder overlegging van de agenda van de te bespreken onderwerpen aan de leden van de commissie Bestuur & Organisatie.
4. De commissie Bestuur & Organisatie zal van elke vergadering een verslag van haar beraadslagingen en bevindingen (doen) opstellen en aan de leden van de Raad van Commissarissen doen toekomen. In de regel zullen deze notulen worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de commissie Bestuur & Organisatie met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en worden zo spoedig mogelijk verzonden aan de overige leden van de Raad van Commissarissen.
5. De commissie Bestuur & Organisatie kan ook buiten vergadering tot een advies komen, mits de beide leden van de commissie Bestuur & Organisatie instemmen met deze wijze van totstandkoming als met de inhoud van het betreffende advies. De voorzitter ziet erop toe dat het aldus tot stand gekomen advies schriftelijk wordt vastgelegd en door de leden van de commissie Bestuur & Organisatie wordt ondertekend.
Artikel 6 - Verantwoording
2. De commissie Bestuur & Organisatie maakt jaarlijks na afloop van het boekjaar een verslag betreffende haar beraadslagingen en bevindingen alsmede haar functioneren en haar werkzaamheden, dat in het verslag van de Raad van Commissarissen wordt opgenomen. Het verslag wordt door de Raad van Commissarissen vastgesteld.
3. In het verslag van de commissie Bestuur & Organisatie komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde:
a. Het aantal keren dat de commissie Bestuur & Organisatie heeft vergaderd;
b. De vermelding van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de commissie Bestuur & Organisatie;
c. Het ten aanzien van Bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen gevoerde bezoldigingsbeleid, de bezoldigingsstructuur en de hoogte van de vaste bezoldiging en/of andere variabele bezoldigingscomponenten, eventuele pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan;
d. Informatie over de werving, selectie en (her)benoemingsprocedures van Bestuurders en de leden van de Raad van Commissarissen;
e. Informatie over de beoordeling van omvang en samenstelling van de Raad van Commissarissen en het Bestuur en wijzigingen van de profielschets van de Raad van Commissarissen en het Bestuur;
f. Een overzicht van het bezoldigingsbeleid dat het komende boekjaar en de daarop volgende jaren door de Raad van Commissarissen wordt voorzien met daarin in ieder geval de volgende informatie:
I. Een weergave van het relatieve belang van het variabele en niet-variabele deel van de bezoldiging, alsmede een gemotiveerde verklaring voor deze verhouding;
II. Een verantwoording van een eventuele absolute verandering van het niet -
variabele deel van de bezoldiging;
III. Een samenvatting en verantwoording van het beleid met betrekking tot de duur van de contracten met het Bestuur, de geldende opzegtermijnen en afvloeiingsregelingen en een verklaring in hoeverre de maximale vergoeding bij onvrijwillig ontslag onderschreven wordt. Deze vergoeding wordt conform de Wet Normering Topinkomens of de dan vigerende regelgeving vastgesteld;
IV. Een beschrijving van de prestatiecriteria waarvan een recht van het Bestuur op variabele bezoldigingscomponenten, afhankelijk is;
V. Een verantwoording van de gekozen prestatiecriteria;
VI. Een samenvatting van de methoden die zullen worden gehanteerd om vast te stellen of aan de prestatiecriteria is voldaan, en een verantwoording van de keuze van die methoden;
VII. Indien prestatiecriteria zijn gebaseerd op een vergelijking met externe factoren: een samenvatting van de factoren die zullen worden gebruikt om de vergelijking te maken;
VIII. Een beschrijving van en een verklaring voor iedere belangrijke voorgestelde wijziging van de voorwaarden waaronder het bestuur rechten kan verwerven op variabele bezoldigingscomponenten;
IX. Indien enig recht van (een lid van) het Bestuur op variabele beloningscomponenten niet afhankelijk is van prestatiecriteria: een verklaring waarom dat het geval is;
X. Geldende regelingen voor pensioen en de hiermee gepaard gaande financieringskosten;
XI. Overeengekomen regelingen voor vervroegd uittreden voor (individuele leden van) het Bestuur;
XII. Uitleg van gedurende het boekjaar aan (voormalig)(individuele leden van) het Bestuur betaalde bijzondere vergoedingen;
XIII. Verantwoording en uitleg van betaalde of toegezegde vergoedingen aan een in het boekjaar vertrokken (individueel lid van) het Bestuur.
Reglement Financieel Beleid en Beheer
Status: definitief
Vastgesteld door het Bestuur d.d.: 12 april 2022
Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen d.d.: 16 mei 2022
Inhoud
Inleiding 3
1. Status van het Reglement financieel beleid en beheer 4
1.1. Doelstellingen financieel beleid en beheer 4
1.2. Reikwijdte Reglement financieel beleid en beheer 4
1.3. MeerJarenBegroting (MJB) 4
1.4. Streefwaarden en prestatie-indicatoren 4
1.5. Mandatering 4
2. Interne kaders 4
2.1. Managementinformatie 5
2.2. Risicobeheersing 5
2.3. Proces- en functiebeschrijvingen 5
2.4. Organisatiestructuur financieel beleid en beheer 6
2.5. Verantwoordelijkheid met betrekking tot financiële- en control-functie 6
2.6. Betrokkenheid financiële- en control-functie 6
2.7. De control-functie 6
2.8. Kennisniveau Raad van Commissarissen t.a.v. financieel beleid en beheer 7
2.9. Auditcommissie 7
2.10. Bespreken financiële risico’s 7
2.11. Financiële jaarplan 7
2.12. Controleaanpak 8
3. Specifieke treasury bepalingen 8
3.1. Algemene bepalingen 8
3.2. Derivaten 8
3.3. Beleggingen en collegiale leningen 9
Inleiding
Staedion is een Toegelaten Instelling (T.I.) op basis van Hoofdstuk IV, artikel 19 en volgende van de Woningwet. Artikel 55a van de Woningwet bepaalt dat Staedion een reglement financieel beleid en beheer (hierna: Reglement) opstelt teneinde inzichtelijk te maken op welke wijze zij haar financiële continuïteit borgt.
In het Besluit Toegelaten instellingen Volkshuisvesting (hierna: BTiV) en de ministeriële Regeling Toegelaten instellingen Volkshuisvesting 2015 (hierna: RTiV) zijn nadere eisen gesteld aan dit Reglement.
De eisen die aan het Reglement van Staedion zijn gesteld hebben onder meer betrekking op de uitgangspunten van het financieel beleid en beheer, de organisatie en jaarlijkse monitoring en de betrokkenheid van het intern toezicht op het beheer. Ook worden regels gesteld voor beleggingen en derivaten.
Het Reglement wordt beheerd door de Manager Risk & Control, vallend onder de eerste verantwoordelijkheid van de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT. Het Reglement wordt eens in de drie jaar (of zoveel vaker als nodig) geëvalueerd en afhankelijk van de bevindingen aangepast. In bepaalde omstandigheden, zoals wijziging van de aard en inhoud van de interne en externe kaders, kan het noodzakelijk zijn het Reglement tussentijds te wijzigen. De beoordeling van de noodzaak tot tussentijdse wijziging van het Reglement ligt bij de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT, die zich laat adviseren door interne en/of externe deskundigen. Hiermee borgt Staedion dat het Reglement actueel blijft, dat het een feitelijke beschrijving van de processen betreft en dat zij toeziet op de naleving daarvan.
Wijzigingen van het Reglement worden conform BTiV art 103 lid 2 ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen (hierna: RvC) en verantwoord in het jaarverslag. Wijzigingen die (mede) betrekking hebben op het derivatenbeleid of beheer van derivaten van de toegelaten instelling, dochtermaatschappijen of de verbonden ondernemingen waarvan Staedion meer dan de helft van de bestuurders kan benoemen of ontslaan (hierna: verbonden ondernemingen), worden tevens ter goedkeuring aan de Autoriteit woningcorporaties (Aw) voorgelegd.
Staedion heeft elementen van het Reglement die periodiek herziening vereisen, zoals parametrisering en jaarlijkse aanpassing van streefwaarden, niet opgenomen in het Reglement zelf. Deze worden in de vorm van verwijzingen in dit Reglement naar het desbetreffende document weergegeven. Ook indien voor elementen van het Reglement geldt dat een andere document leidend is, is de tekst niet opgenomen in het Reglement zelf, maar wordt verwezen naar het desbetreffende document. Hiermee voorkomt Staedion dat het Reglement jaarlijks moet worden voorgelegd aan de RvC.
Indien Staedion tussentijds merkt dat ze haar streefwaarden onvoldoende kan halen en mogelijk de financiële continuïteit in gevaar komt, dan zal ze dit conform artikel 29 Woningwet terstond aan de Aw melden.
Algemene toelichting bij het beoordelingskader
De voorwaarden die zijn gesteld aan de inhoud van het Reglement zijn opgenomen in de artikelen 13, 14 en 103 tot en met 108 van de BTiV en de artikelen 40a en 41 van de RTiV.
De Aw heeft bij het opstellen van het toezicht- en beoordelingskader geconstateerd dat de hierboven genoemde regelgeving bij een strikte interpretatie van de bepalingen beperkingen oplegt aan de werkingsduur van het Reglement onder andere door verwijzing naar tijdgebonden documenten, zoals bijvoorbeeld een meerjarenbegroting. Omdat dit door de wetgever niet is bedoeld, is dit Reglement zodanig opgesteld dat het in beginsel een permanente geldigheid en werkingsduur heeft. Elke corporatie moet ervoor zorgen dat het Reglement actueel blijft. Het Reglement is enerzijds een omschrijving van de werkwijze, anderzijds is in het Reglement vastgelegd hoe wordt toegezien op de werkwijze. De externe accountant zal ook op de naleving van het Reglement moeten toezien en Staedion ziet erop toe dat deze taak ook onderdeel van de opdracht aan de controlerend/externe accountant zal zijn.
1. Status van het Reglement financieel beleid en beheer
Het Reglement is getoetst aan de wettelijke bepalingen zoals opgenomen in de Woningwet (artikel 29, artikel 55a), het BTiV (artikelen 103 tot en met 108) en RTiV (artikel 40a en 41). Conform BTiV artikel 103 heeft het bestuur geconstateerd dat dit Reglement voldoet aan de wettelijke bepalingen en heeft het Reglement ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. De RvC heeft het Reglement d.d. 16 mei 2022 goedgekeurd.
Op grond van artikel 14 van de BTiV maakt Staedion in het Reglement inzichtelijk welke feiten, omstandigheden en bepalingen afzonderlijk betrekking hebben op hetzij haar daeb-bedrijf, hetzij haar niet- daeb-bedrijf, hetzij haar gehele organisatie. De bepalingen, opgenomen in het Reglement hebben in principe betrekking op de gehele organisatie (dus zowel het daeb-bedrijf alsook het niet daeb-bedrijf), tenzij er expliciet wordt vermeld dat hiervan wordt afgeweken.
1.1. Doelstellingen financieel beleid en beheer
Conform BTiV artikel 104 lid 1 zijn de doelstellingen van het financiële beleid en beheer van Staedion ondersteunend aan de realisatie van de volkshuisvestelijke doelstellingen en financiële continuïteit. De financiële continuïteit van Staedion wordt in samenhang beschouwd met haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen.
Staedion beschikt over een holdingstructuur. Binnen deze structuur vinden naast projectontwikkelings- ook beheeractiviteiten plaats. De rechtspersonen en vennootschappen zijn jaarlijks geactualiseerd terug te vinden in o.a. de gedeponeerde jaarstukken en tevens opgenomen in bijlage 1.
1.2. Reikwijdte Reglement financieel beleid en beheer
Het Reglement van Staedion geldt mede voor waar dat specifiek is aangegeven voor haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen. Staedion maakt conform BTiV artikel 104 lid 2 sub d in het jaarverslag melding van de met haar verbonden ondernemingen, op een wijze conform RTiV artikel 41 lid 4. Voor de volledigheid is een overzicht van de verbindingen opgenomen in bijlage 1.
1.3. MeerJarenBegroting (MJB)
Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen stellen jaarlijks een MJB op voor ten minste vijf jaar volgend op het laatst afgesloten boekjaar, conform BTiV artikel 104 lid 2 sub b.
1.4. Streefwaarden en prestatie-indicatoren
Staedion neemt in de MJB tevens voor ten minste vijf jaar volgend op het laatst afgesloten boekjaar streefwaarden en prestatie-indicatoren op die betrekking hebben op de in die jaren te verwachte financiële situatie en financiële risico’s, conform BTiV artikel 104 lid 2 sub c. De minimale/maximale streefwaarden uit de jaarlijks geactualiseerde MJB sluiten aan bij die van het WSW en de Aw. Staedion heeft een samenvatting van de streefwaarden en prestatie-indicatoren in een aparte paragraaf van de MJB opgenomen.
1.5. Mandatering
Staedion hanteert een mandatering zoals uitgewerkt in het bestuurs- en directiestatuut. In deze mandateringsregeling zijn minimaal opgenomen bepalingen ten aanzien van de, door de RvC vast te stellen, bedragen die ten hoogste met een besluit van het bestuur gemoeid mogen zijn zonder dat het onderworpen is aan goedkeuring van de RvC en de criteria voor die goedkeuring. Dit conform BTiV artikel 104 lid 2 sub e.
2. Interne kaders
In dit hoofdstuk volgen de bepalingen rondom de administratie, de administratieve organisatie, de risico-
/interne beheersing en governance van Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen.
De hierna volgende bepalingen rondom de administratie, de administratieve organisatie, de risico-/interne beheersing en governance betreffen ook zaken waarvan Staedion de feitelijke uitvoering en inrichting heeft geregeld in: de statuten van Staedion, het bestuurs- en directiestatuut, het Reglement Raad van Commissarissen, het treasurystatuut, het investeringsstatuut en het verbindingenstatuut.
2.1. Managementinformatie
De administratie is zodanig ingericht dat op ieder gewenst moment op basis van adequate managementinformatie inzicht kan worden verkregen in de ontwikkeling van de te hanteren streefwaarden en prestatie-indicatoren zoals die worden gehanteerd door de toezichthouders en zijn opgenomen in de MJB. Dit conform BTiV artikel 105 lid 1 sub a.
De corporatie stuurt op de streefwaarden en prestatie-indicatoren aan de hand van periodieke rapportages. De managementinformatie omvat de volkshuisvestelijke en financiële aspecten die de corporatie hanteert bij de sturing van haar bedrijfsactiviteiten en biedt inzicht in de belangrijkste risico’s die de corporatie heeft onderkend, alsmede de maatregelen die zijn genomen ter beheersing van de risico’s.
2.2. Risicobeheersing
De beheersing van de financiële risico’s maakt onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering conform BTiV artikel 105 lid 1 sub b.
2.3. Proces- en functiebeschrijvingen
Staedion hanteert ten aanzien van het beheersen van de financiële risico`s de onderstaande controle- technische functiescheidingen ten aanzien van de treasury activiteiten (o.a. het aantrekken en gebruiken van financiële derivaten en ten aanzien van beleggingsactiviteiten). De eerste functiescheiding betreft een tegengesteld belang tussen de uitvoerende functie door de Treasurer (front office) en de registrerende functie door een medewerker van het Shared Service Center (back office). De tweede functiescheiding betreft een tegengesteld belang tussen de uitvoerende functie door de Treasurer en de controlerende functie door of onder de verantwoordelijkheid van de Manager Risk & Control. Binnen Staedion zijn de volgende functies ten aanzien van leningen, geldmiddelenbeheer, derivaten en beleggingsactiviteiten te onderscheiden:
• Uitvoerende functie: Onder de uitvoerende functie (front office) wordt verstaan het uitvoeren van de treasury activiteiten; o.a. het aantrekken van (kasgeld)leningen en het beleggen van overtollige middelen. Deze functie wordt uitgevoerd door de Treasurer;
• Beschikkende functie: Onder de beschikkende functie wordt verstaan de bevoegdheid tot het goedkeuren van opdrachten en machtigingen. Deze functie is toegewezen aan de Bestuurder en de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT (dit conform het procuratiereglement);
• Registrerende functie: Onder de registrerende functie (back office) wordt verstaan de verantwoordelijkheid voor het vastleggen van transactiegegevens in de administratie van Staedion alsmede in het treasury pakket. Deze functie wordt uitgevoerd door een medewerker van het Shared Service Center;
• Controlerende functie: Onder de controlerende functie valt ten eerste de verantwoordelijkheid om vast te stellen of de transactie conform de externe en interne richtlijnen (treasurystatuut) is uitgevoerd. En ten tweede of de transactiegegevens (alle modaliteiten van de transactie) juist, tijdig en volledig zijn vastgelegd in de administratie. De controlerende functie wordt uitgevoerd door of onder de verantwoordelijkheid van de Manager Risk & Control;
• Monitorende functie: Onder de monitorende functie wordt verstaan de verantwoordelijkheid de vermelde activiteiten uit het treasury jaarplan periodiek te monitoren op de (risico)beheersing, naleving van de externe- en interne richtlijnen en voortgang. Deze functie wordt uitgevoerd door de Treasury Commissie onder verantwoordelijkheid van de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT.
Rond treasury activiteiten zijn diverse processen te onderscheiden welke zijn benoemd in het treasurystatuut, alsmede in vastgelegde procesbeschrijvingen. Dit conform BTiV 105 lid 1 sub c. Staedion draagt er zorg voor dat dit Reglement ook bij toekomstige wijzigingen met betrekking tot bovengenoemde proces- en functiebeschrijvingen rond treasury activiteiten compliant is en blijft aan wet- en regelgeving. Het treasurystatuut wordt jaarlijks getoetst aan de vigerende wet- en regelgeving. Alle proces- en functiebeschrijvingen binnen Staedion dienen te voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving. Staedion zal na initiële goedkeuring van het reglement door de Aw wijzigingen in proces- en functiebeschrijvingen niet meer afzonderlijk ter goedkeuring voorleggen aan de Aw.
2.4. Organisatiestructuur financieel beleid en beheer
De inrichting van het Reglement voldoet aan de op grond van BTiV 105 lid 1 sub d en e beschreven voorschriften omtrent een voor de corporatie ‘passende organisatiestructuur’, waaronder in elk geval voorschriften omtrent bevoegdheden en mandatering daarvan en omtrent de betrokkenheid daarbij van de RvC en de controlerend accountant.
De taken en bevoegdheden in relatie tot de treasury activiteiten (o.a. derivaten en beleggingen) zijn opgenomen in het treasurystatuut. De bevoegdheden en mandatering van functies en commissies van belang op grond van BTiV 105 lid 1 sub d en e zijn voorts benoemd in het Reglement Raad van Commissarissen, het bestuurs- en directiestatuut en het treasurystatuut.
2.5. Verantwoordelijkheid met betrekking tot financiële- en control-functie
Bij Staedion is sprake van een eenhoofdig bestuur. Het bestuur is eindverantwoordelijk conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 1°. In dat kader is de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT, hiërarchisch vallend onder het bestuur, met betrekking tot de financiële functie eerste aanspreekpunt. Met betrekking tot de ‘onafhankelijke control-functie’ is de Internal Auditor het eerste aanspreekpunt.
2.6. Betrokkenheid financiële- en control-functie
Bij voorgenomen besluiten met verstrekkende (financiële) gevolgen wordt door of onder de verantwoordelijkheid van de Manager Risk & Control voorafgaand aan de besluitvorming altijd een schriftelijk advies aan het bestuur en de RvC verstrekt. De Internal Auditor beoordeelt de besluitvorming achteraf op basis van onafhankelijk onderzoek. Dit conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 2°.
De specifieke besluiten met verstrekkende (financiële) gevolgen zijn opgenomen in artikel 11 van het bestuurs- en directiestatuut. In dit statuut zijn een aantal bestuursbesluiten specifiek benoemd die voorafgaande goedkeuring behoeven van de RvC. Tenminste bij deze besluiten zal de Manager Risk & Control voorafgaand aan de besluitvorming om schriftelijk advies worden gevraagd, dat door of onder de verantwoordelijkheid van de Manager Risk & Control zal worden verstrekt. Bij de voorgenomen besluiten geïnitieerd door de Directie Financiën, Bedrijfsvoering en ICT beoordeelt de Internal Auditor op onafhankelijke en objectieve wijze de naleving van de richtlijnen en de risicobeheersing in de besluitvorming.
2.7. De control-functie
De control-functie wordt uitgevoerd onder eerste verantwoordelijkheid van de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 1e. De Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT is conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 2e steeds vooraf betrokken bij voorgenomen besluiten met verstrekkende financiële gevolgen. De control-functie omvat mede de aspecten van de interne bedrijfsvoering en toetsing van de effectiviteit en efficiency van de organisatie. Dit conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 3.
De control-functie is in twee afzonderlijke organisatie-eenheden opgenomen (resp. de afdeling Risk & Control en Internal Audit), waarbij de Internal Auditor in een afzonderlijke organisatie-eenheid is opgenomen (Staf bestuur) en direct rapporteert aan het bestuur. De Manager Risk & Control is verantwoordelijk voor (door)ontwikkelen en het beheer van het risicomanagement, onder meer door middel van het Risico Control Framework (second line of defense). De Internal Auditor is verantwoordelijk voor onafhankelijk en systematisch onderzoek naar de effectiviteit van processen, het risicomanagement, de interne beheersing en het op basis daarvan doen van aanbevelingen indien nodig (third line of defense). De Manager Risk & Control en de Internal Auditor hebben beiden een rechtstreekse‘escalatie-lijn’naar het bestuur (de Internal Auditor rapporteert zelfs rechtstreeks aan het bestuur), en de voorzitter van de auditcommissie van de RvC.
Tevens hebben de Manager Risk & Control en de Internal Auditor de verantwoordelijkheid en de mogelijkheid om zowel gevraagd als ongevraagd rechtstreeks het bestuur, de auditcommissie en de RvC te adviseren omtrent het financiële beleid en risico-/interne beheersing. Een en ander conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 4.
In geval van voorgenomen ontslag van de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT, de Manager Risk & Control en/of de Internal Auditor zal de RvC vooraf worden geconsulteerd over de redenen daarvan.
2.8. Kennisniveau Raad van Commissarissen t.a.v. financieel beleid en beheer
De RvC van Staedion heeft voldoende kennis van het financieel beleid en beheer. Dit wordt geoperationaliseerd in de opleidingsprogramma’s van de commissarissen om zo kennis op dit vlak te vergaren, dan wel op peil te houden. Dit conform BTiV artikel 105 lid 1 sub f. In het Reglement Raad van Commissarissen heeft Staedion vastgelegd hoe het kennisniveau wordt geborgd.
2.9. Auditcommissie
De RvC van Staedion heeft een auditcommissie ingesteld conform BTiV artikel 105 lid 1 sub g. Er vinden minimaal vier vergaderingen per jaar plaats. De auditcommissie adviseert de RvC over belangrijke financiële vraagstukken en ontwikkelingen, zoals de tertaalrapportage, begroting, jaarrekening en de werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem. De RvC bewaakt het adviserende karakter van de auditcommissie. De auditcommissie bestaat uit tenminste twee leden die door de RvC uit zijn midden worden benoemd, waarvan ten minste één lid beschikt over relevante kennis en ervaring op het gebied van financiële bedrijfsvoering, control en vastgoed. Dit conform de geschiktheidsmatrix zoals
opgesteld door het Aw. In het Reglement auditcommissie (bijlage Reglement Raad van Commissarissen) heeft Staedion vastgelegd aan welke eisen leden van de auditcommissie dienen te voldoen.
De Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT, de Internal Auditor, de Manager Risk & Control en de bestuurssecretaris zijn bij de vergaderingen van de auditcommissie aanwezig.
2.10. Bespreken financiële risico’s
Het bestuur en de RvC bespreken tenminste twee keer per jaar de belangrijkste financiële risico’s aan de hand van door het bestuur opgestelde rapportages (zoals de GRC rapportage, de meerjarenbegroting en de Jaarrekening) waarin inzicht wordt gegeven in de aard, waarschijnlijkheid, mogelijke omvang en financiële gevolgen van die risico’s, alsmede in genomen of mogelijk te nemen maatregelen ten aanzien van die risico’s. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub h.
Tevens bespreekt de RvC de financiële risico's met de controlerend accountant en met de volgende functionarissen die belast zijn met de beheersing van de risico’s: de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT, de Manager Risk & Control en de Internal Auditor. De RvC kan in gesprek gaan met de controlerend accountant of een van de genoemde functionarissen over de financiële risico’s zonder dat het bestuur daarbij aanwezig is. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub i. In functie- en procesbeschrijvingen heeft Staedion dit geborgd.
2.11. Financiële jaarplan
Het bestuur van Staedion legt het financiële jaarplan ter goedkeuring voor aan de RvC. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub j. In functieomschrijvingen en de procesbeschrijving “bedrijfsjaarplan opstellen” is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden. Ook is het te volgen tijdpad in de planning- en control cyclus opgenomen.
2.12. Controleaanpak
De RvC stelt jaarlijks de (interne en externe) controleaanpak en de speciale aandachtspunten voor de controle vast in een auditplan, dit in samenspraak met het bestuur, de Directeur Financiën, Bedrijfsvoering en ICT en de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de ‘onafhankelijke control-functie’: de Manager Risk & Control, de Internal Auditor en de controlerend accountant. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub k. De Internal Auditor stelt o.b.v. onder andere het audit charter, risicoregister en actuele ontwikkelingen een jaarplan op voor interne audits. Input van de controlerend accountant wordt hierbij gevraagd.
3. Specifieke treasury bepalingen
3.1. Algemene bepalingen
Het lenen van gelden met het doel deze uit te zetten bij dezelfde of een andere partij (“near banking”) is niet toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub d.
3.2. Derivaten
Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen hanteren t.a.v. derivaten de volgende bepalingen en maakt in het treasurystatuut inzichtelijk hoe de handhaving binnen de organisatie geborgd is:
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen hanteren geen rentevisie voor derivaten. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub a.
• Het aantrekken en afstoten van derivaten geschiedt uitsluitend om de risico's van het financiële beleid en beheer te beperken. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub b.
• Het vervreemden van derivaten, anders dan door derivaatposities te sluiten, is niet toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub c.
• Dat toezichtbelemmerende bepalingen niet zijn toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 2.
• Dat Staedion voor derivaten met toezichtbelemmerende bepalingen een plan van aanpak heeft opgesteld dat is gericht op het binnen een redelijkerwijs haalbare termijn afbouwen van deze bepalingen. Conform RTiV artikel 45 lid 2.
• Dat Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen geen andere financiële derivaten aantrekt dan rentecaps of payer swaps:
o ter hedging van variabele leningen die voor of tegelijk met het tijdstip van aantrekken van dat derivaat zijn aangetrokken,
o welke payer swaps geen langere looptijd hebben dan 10 kalenderjaren,
o waarvan het kalenderjaar waarin zij worden aangetrokken het eerste is,
o of basisrenteleningen indien zij uitsluitend tot doel hebben om daarin derivaten in te ‘laten doorzakken’ om te kunnen voldoen aan de buffereis of het sluiten/unwinden van contracten met toezichtbelemmerende bepalingen. Conform BTiV artikel 107 lid 1 sub a en b.
• Dat Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen uitsluitend financiële derivaten aantrekt, als de financiële instelling bij wie ze aankoopt haar heeft aangemerkt als een niet-professionele belegger. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub a.
• Dat Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen uitsluitend financiële derivaten aantrekt, nadat zij met de instelling van welke zij die derivaten aantrekt een Raamovereenkomst interest rate swaps (bijlage 6 RTiV) en een zogenaamd "ISDA Master Agreement" (zie ook onderdeel B van bijlage 7: "Schedule to 2002 Master Agreement") heeft afgesloten. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub b en c.
• Dat Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen uitsluitend financiële derivaten aantrekt die in euro's luiden. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub d.
• De bank, waarbij een dochtermaatschappij financiële derivaten afsluit of middelen uitzet, voldoet aan de eisen, genoemd in BTiV artikel 13, eerste lid. Conform BTiV artikel 107 lid 3.
• Dat Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen die financiële derivaten gebruiken voldoende liquiditeitsbuffer aanhouden om een daling van 2% van de vaste rente in de markt te kunnen opvangen. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub a.
• Dat Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen als de liquiditeitsbuffer geen 2% rentedaling kan opvangen, dit terstond mededelen aan de Aw en na overleg met de Aw maatregelen vaststelt. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub b.
• Dat Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen als de liquiditeitsbuffer geringer wordt om 1% rentedaling op te vangen, geen payer swaps aantrekt. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub c.
3.3. Beleggingen en collegiale leningen
Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen hanteren t.a.v. beleggingen en het verstrekken van collegiale leningen de volgende bepalingen en maken in het treasurystatuut inzichtelijk hoe zij de handhaving binnen haar organisatie geborgd hebben:
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen hanteren geen rentevisie voor beleggingen en collegiale leningen. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub a.
• Het aantrekken en afstoten van beleggingen uitsluitend geschiedt om de risico's van het financiële beleid en beheer te beperken. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub b.
• In het treasurystatuut zijn bepalingen opgenomen rond beleid en uitvoering ten aanzien van het beleggen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub a.
• In het treasurystatuut zijn mogelijke soorten beleggingen en omvang daarvan opgenomen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub b.
• In het treasurystatuut zijn bepalingen opgenomen rond mogelijke looptijden van beleggingen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub c.
• In het treasurystatuut zijn bepalingen opgenomen (voor Staedion en haar dochtermaatschappijen) rond de gelden die in aanmerking komen voor beleggingen (alleen tijdelijk overtollige middelen). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub d.
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen zetten slechts middelen uit bij financiële ondernemingen als bedoeld in BTiV artikel 13. Indien bij banken wordt uitgezet dienen deze conform BTiV artikel 13 lid 2a ten minste in het bezit te zijn van een single A-rating of een daarmee vergelijkbare rating, afgegeven door ten minste twee van de ratingbureaus Moody’s, Standard and Poor’s en Fitch. Conform BTiV artikel 13 lid 2a en 5.
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen zetten slechts middelen uit bij financiële ondernemingen die gevestigd zijn in een lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste twee van de ratingbureaus Moody’s, Standard and Poor’s en Fitch. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub e.
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen doen slechts beleggingen met een hoofdsomgarantie op de einddatum. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub f.
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen doen slechts beleggingen in euro’s. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub g.
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen doen geen beleggingen in aandelen en achtergesteld papier. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub h.
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen doen geen beleggingen met een looptijd > 5 jaar. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub i.
• De middelen die zijn gemoeid met de beleggingen, gedurende de looptijd van de belegging, zijn niet nodig om te voldoen aan lopende financiële verplichtingen, zoals blijkend uit de kasstroomprognose. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub j.
• De beleggingen worden zoveel mogelijk aangehouden tot de bij aanvang van de belegging vastgestelde looptijd. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub k.
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen gaan geen beleggingsovereenkomsten met toezichtbelemmerende clausules aan. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub l.
• Staedion, haar dochtermaatschappijen en de verbonden ondernemingen, waarvan de beleggingsportefeuille op 1 juli 2015 niet voldoet aan deze regeling, heeft een plan van aanpak opgesteld dat is gericht op het zo spoedig mogelijk beëindigen van die beleggingen. Conform RTiV artikel 41 lid 2.
Met betrekking tot het verstrekken van collegiale leningen gelden aanvullende bepalingen die zijn opgenomen in hoofdstuk 3.3 van de financieringsstrategie.
Bijlage 1: Organogram Stichting Staedion