KONTRAKT – VAREKJØP
KONTRAKT – VAREKJØP
Postadresse: | Trondheim kom Innkjøpstjenesten | mune (Oppdra Org. nr.: | gsgiver) 942 110 464 |
Postboks 2300, Torgarden | Telefonnr.: | ||
Postnr.: | 7004 | E-post: | |
Poststed: | Trondheim | ||
Kontaktperson: |
og
Postadresse: | Navn på leverandør (Leverandør) Org. nr.: |
Postnr.: | Telefonnr.: |
Poststed: | E-post: |
Kontaktperson: |
Avtaleområdet:
Anbudskonkurranse på arbeidstøy og/eller verneutstyr
Avtaleperiode:
01.01.2019 – 31.12.2020 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse
Vedlegg til avtalen:
Vedlegg 1 Tilbudsskjema
Vedlegg 2 Samhandlingsavtalen
Avtale undertegnet:
Dette avtaledokument med vedlegg er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder
hvert sitt.
For Trondheim kommune: | For (Leverandørens navn): |
Sted: | Sted: |
Dato: | Dato: |
Underskrift: | Underskrift: |
Antall vedlegg: 2 Antall sider: 9
Innholdsfortegnelse
8 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER OG SANKSJONER FOR SOSIALE KONTRAKTSVILKÅR2 9 LEVERANDØRS FORPLIKTELSER 3
9.4 Endringer i varesortiment 4
9.4.1 Erstatningsvarer og nye varer 4
9.4.2 Leverandørens plikt til å justere priser etter faktisk innkjøp 4
9.6 Leverandørs sideforpliktelser 5
9.7 Møter og seminarer i kontraktsperioden 5
9.8 Statistikk og informasjon 5
14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse” 8
14.1.2 Vedlegg til EHF- faktura 8
15 SAMARBEID OG OPPFØLGING I AVTALEPERIODEN 8
17 ENDRINGER I LEVERANDØRS ORGANISASJON MV 9
1 Generelt om avtalen
På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som Leverandør av arbeidstøy og/eller verneutstyr.
Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldene lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
2 Definisjoner
I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.
3 Avtaleperiode
Rammeavtalen med leverandøren gjelder fra 01.01.2019 – 31.12.2020 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår.
4 Språk
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.
5 Avtalen
5.1 Omfang og innhold
Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av arbeidstøy og /eller verneutstyr til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.
Avtalen gjelder levering av (tilpasses):
- Arbeidstøy
- Arbeidssko/Yrkessko
- Vernetøy
- Vernesko
- Verneutstyr
- Diverse tilhørende produkter
De største brukerne av avtalen er Trondheim eiendom, Trondheim bydrift, Trondheim Parkering og barnehager / SFO. Andre enheter skal også benytte avtalen ved behov for produkter som omfattes. Private enheter som drives med kommunal driftsstøtte og kommunale selskap som har inngått innkjøpsavtale med Trondheim kommune kan benytte seg av denne avtalen.
Arbeidstøy til ansatte på sykehjem, produksjonskjøkken og hjemmetjenesten omfattes ikke av denne kontrakten.
Avrop/bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge ikke å benytte seg av avtalen.
6 Lønns- og arbeidsvilkår
Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
7 Etisk handel
Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.
8 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår
a) I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapporterting på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.
b) Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.
c) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.
d) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:
• Timelister
Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
• Lønnsslipper
Lønnslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.
• Oppdragavtale for vikaren
• Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.
9 Leverandørs forpliktelser
9.1 Leveringsbetingelser
Oppdragsgiver s leveringsbetingelse er DDP (inkl. lossing av varer inn til anvist sted) til bestillingens angitte leveringsadresse i samsvar med Incoterms 2010.
Levering skal skje iht. oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere leveringstid kan avtales for det enkelte avrop. For leveringssteder som ønsker det, skal det avtales faste leveringstidspunkter.
Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen leverandør.
9.2 Leveringsgaranti
Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Når Oppdragsgiver har behov for de varer det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen, med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
Ved feil på varer skal det ytes en kompensasjon ved at det blir levert ny vare kostnadsfritt. Oppstår det ”restordre”, dvs. at det er ikke mulig å levere det totale antallet som er avropt, skal Oppdragsgiver v/bestiller varsles umiddelbart.
For at levering skal kunne godkjennes skal den også i alle henseender være i samsvar med avrop (bestilling) fra den enkelte kjøper, med mindre avvik er forhåndsgodkjent av respektive bestiller.
9.3 Varekatalog
Leverandør skal utarbeide og oppdatere spesifikk varekatalog for Oppdragsgiver der kun de produktgrupper og produkter det er inngått avtale om skal fremkomme. Varekatalogen skal utarbeides i elektronisk format. Varekatalogen skal være i et elektronisk format som egner seg for publisering på kommunens intranett.
Leverandør skal ved utskifting i varesortiment oversende oppdatert varekatalog til kommunens kontaktperson.
9.4 Endringer i varesortiment
9.4.1 Erstatningsvarer og nye varer
Ved erstatningsvarer, midlertidig eller varige, skal Leverandør dokumentere at erstatningsvaren tilfredsstiller kravene i konkurransegrunnlag og tilbud og at de er av tilsvarende kvalitet, funksjonalitet og pris/ rabatt som varen de skal erstatte. Ved introdusering av nye varer skal Leverandør kunne dokumentere at varen tilfredsstiller kravene i konkurransegrunnlag og tilbud og godkjennes av Oppdragsgiver før eventuell promotering.
Om erstatningsvare har lavere pris enn opprinnelig pris/rabatt, skal laveste pris faktureres. Erstatningsvarer skal ikke leveres før de er godkjent av Oppdragsgiver.
Dersom erstatningsvaren ikke godkjennes og Leverandør som følge av dette ikke kan levere, anses bestillingen som kansellert og varen kan kjøpes hos annen leverandør.
Erstatningsvarer og nye varer i kontraktperioden som Oppdragsgiver velger å kjøpe, skal også følge samme pris- og rabattkalkyle som Leverandørs tilbud til denne avtale.
9.4.2 Leverandørens plikt til å justere priser etter faktisk innkjøp
Leverandøren har plikt til å tilby prisjustering 2 ganger i året (per 6 måneder), sett i forhold til faktiske kjøp og endring/forskyving av produktspekteret. Dette gjelder forholdet mellom hvilke produkter som skal være nettopriset og hvilke som skal være rabatterte.
Som hovedregel skal 80 % av produktene i kontrakten være nettopriset produkter og resterende 20 % skal være relaterte produkter.
Produkter som prises om fra rabatterte produkter til nettoprodukter, skal prises med tilsvarende kalkyler som sammenlignbare nettoprodukter. Tilsvarende gjelder for varer som prises om fra nettoprodukter til rabatterte produkter. Disse skal angis med den rabatten som gjelder for den aktuelle/sammenlignbare produktgruppen.
Leverandøren forplikter seg til å informere om nyheter innen eget fagvirksomhet. Prismessig skal disse produktene ha minst like god kalkyle (for Oppdragsgiver) som de produkter det er naturlig å sammenligne med.
Oppdragsgiver vil forbeholde seg retten til å teste nyheter/andre produkter i markedet ev. bidra med produktutvikling, innenfor området i avtaleperioden.
9.5 Miljø
Leverandør garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.
9.6 Leverandørs sideforpliktelser
(Fylles ut før kontraktsignering ut i fra tildelt oppdrag). Leveransen omfatter følgende sideforpliktelser:
9.7 Møter og seminarer i kontraktsperioden
Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere bestillerne hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver ved Innkjøpstjenesten.
9.8 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og evt. andre enheter pr. e-post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Følgende statistikker er aktuelle:
Forbruket for hvert produkt og produktgruppe totalt sett (antall og beløp), utarbeidet i h.h.t. Leverandørens uttakslister. Andel hasteoppdrag. Opplysninger skal oppgis både i mengde og i beløp (kr.).
Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov.
På forespørsel skal Leverandøren kunne utarbeide annen statistikk.
9.9 E-handel
Produkter som er omtalt i denne anbudskonkurransen skal i løpet av kontraktsperioden kjøpes elektronisk via kommunens innkjøpssystem.
Det forventes at Leverandør inngår avtale med operatøren av e-handelsplattformen, og at elektroniske kataloger blir gjort tilgjengelig i henhold til de angitte frister. Disse fristene er satt opp i en samhandlingsavtale som vil være et vedlegg til den ordinære kontrakten.
Ved avvik på samhandlingsavtalen, vil det ikke bli handlet til leverandør.
Frister vil bli satt opp i en samhandlingsavtale i fellesskap mellom Oppdragsgiver og valgte Leverandør. Leverandøren må selv dekke alle kostnadene.
Leverandøren plikter etter anmodning fra Oppdragsgiver å identifisere alle produkter med et identifikasjonsnummer som Oppdragsgiver måtte bestemme.
Bruk av E-handel stiller en del krav til Leverandøren og informasjon om dette ligger på nettstedet xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
Alle bestillinger skal skje elektronisk via Oppdragsgivers innkjøpssystem. Avtalen vil ikke være gjeldende før katalogen er overlevert og klargjort for handel over e- handelsplattformen.
Bakklandet Menighets Omsorgssenter, Kystad helse- og velferdssenter og Trondhjems Hospital har p.t. ikke har noen innkjøpsløsning. Oppdragsgiver og Leverandør avtaler nærmere hvordan disse skal bestille.
10 Ordrebekreftelse
Ordrebekreftelse skal sendes umiddelbart, eventuelt i henhold til samhandlingsavtalen.
11 Retur og feilleveranser
Oppdragsgiver/ Bestiller skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved leveransen. Defekte varer og feilleveringer skal returneres uten omkostninger, og skal erstattes hurtigst mulig.
Ved feilleveranse på grunn av feil i avrop fra Oppdragsgiver, krediteres hele beløpet minus Leverandørs returavgifter/-frakt.
12 Heving
Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning. Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold
• Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-
9, § 14-5, § 14-6, § 14-8, § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver
• Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
• Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
• Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid
• Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.
• Forhold som gir avvisningsrett i henhold til FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget punkt om dette.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen.
13 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud datert (dato).
13.1 Regulering av prisen
Prisene er faste første avtaleår. Prisjusteringer kan deretter skje 1 gang per år i avtaleperioden, etter følgende prinsipper:
• Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst to (2) måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Innkjøpstjenesten har godkjent prisendringen. Begrunnelsen for prisendringen skal alltid dokumenteres.
• Prisene skal reguleres på bakgrunn av SSB tabell 03013 Konsumprisindeks (2015 = 100) hovedgruppe 03 Klær og skotøy.
Prisregulering skal skje ved hjelp av prisreguleringsformelen inntatt under. P1=P0+(P0*((I1-I0)/I0))
P1 = Prisen som skal betales (eksklusive mva).
P0 = Basispris (eksklusive mva), dvs. tilbudspris for tidspunkt I0.
I0 = Indeks for tidspunktet basisprisen er fra, dvs. siste kjente indeks før tilbudsfristens utløp (startindeks). Indeksen var da (fylles ut ved kontraktsinngåelse)
I1 = Indeks for tidspunktet prisjustering skal skje.
Endringer i valutakurser utover det som blir fanget opp av aktuell KPI er Leverandørens risiko.
Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.
14 Fakturering
14.1 E-faktura
Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra
sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse”
Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.
Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.
14.1.2 Vedlegg til EHF- faktura
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden
15.1 Generelt
Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
15.2 Statusmøter
Det skal avholdes opptil 2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Oppdragsgiver har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.
15.3 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Innkjøpstjenesten skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.
15.4 Kommunikasjon
Ved kommunikasjon til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Innkjøpstjenesten i forkant.
16 Kontraktsbetingelser
På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.
Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:
• Kontrakt
• Konkurransegrunnlag
• Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av varer (AIK varer 2017)
• Leverandørens tilbud av dato
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
16.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.
17 Endringer i Leverandørs organisasjon mv.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.
Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.