Arbeids- og velferdsetaten

// AVTALE – BILAG

Arbeids- og velferdsetaten

Arbeidsmarkedstiltaket Oppfølging 19/2624

Rammeavtale om tjenester – Bilag

Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – Oppfølging

1. FORMÅL

Oppfølging skal gi bistand med sikte på at tiltaksdeltakere skaffer seg og/eller beholder, lønnet arbeid. Målet er at tiltaksdeltaker i størst mulig grad skal bli selvforsørget med en varig tilknytning til arbeidslivet.

Formålet med tiltaket skal understøttes av følgende resultatmål:

• Personer uten arbeidsforhold på innsøkingstidspunktet: 65 % overgang til arbeid ved avslutning av tiltaket

• Personer med arbeidsforhold på innsøkingstidspunktet: 65 % full tilbakeføring til arbeid og ytterligere 20 % skal ha økt arbeidsdeltakelse ved avslutning av tiltaket

2. DELTAKERE

Aktuelle deltakere er personer som har behov for en mer omfattende formidlings- og oppfølgingsbistand enn det Arbeids- og velferdsetaten kan tilby. Flertallet av deltakerne er arbeidssøkere, men enkelte deltakere vil ha et arbeidsforhold på innsøkingstidspunktet.

Deltakerne vil ha ulike individuelle behov og det vil være stor variasjon i deltakergruppen, eksempelvis knyttet til kompetanse og utdanningsnivå. Hovedsakelig består deltakergruppen av personer med nedsatt arbeidsevne og omfattende bistandsbehov for å komme i eller beholde arbeid. Disse personene har som regel større helseutfordringer, og kan i tillegg ha utfordringer knyttet til sosiale forhold; begrenset eller ingen arbeidserfaring og/eller svake norskkunnskaper. Enkelte vil kunne ha flere problemer samtidig i gjensidig påvirkning.

Dersom det er stor usikkerhet rundt hvorvidt en person har arbeidsevne bør vedkommende ikke søkes inn til tiltaket.

Tiltaket omfatter også personer med moderate oppfølgingsbehov, det vil si deltakere som har vansker med å skaffe seg eller beholde arbeid på egenhånd. Ofte vil dette behovet ha sammenheng med endringer i arbeidsmarkedet eller at den enkeltes kvalifikasjoner ikke står i forhold til arbeidslivets krav.

3. VARIGHET

Varigheten av oppfølgingen skal tilpasses deltakerens individuelle behov.

Oppfølgingstiltaket kan vare i inntil seks måneder. Tiltaket kan forlenges med ytterligere seks måneder. For personer med nedsatt arbeidsevne kan tiltaket forlenges slik at samlet varighet kan være inntil tre år. Om tiltaket brukes ved overgang fra skole eller soning i institusjon kan varigheten forlenges med ytterligere seks måneder utover den maksimale varigheten på tre år.

Dersom leverandør vurderer at det er behov for forlengelse av varigheten skal leverandør oversende en begrunnelse til NAV. For å forhindre at deltakere deltar i tiltaket over tid uten å komme nærmere målet må leverandør dokumentere at deltaker har hatt progresjon mot arbeid i løpet av siste periode med deltakelse, samt sannsynliggjøre at en forlengelse vil kunne føre deltaker nærmere målet om arbeidsdeltakelse. En eventuell forlengelse kan ikke foretas uten godkjenning fra NAV.

Da varig tilknytning til arbeidslivet er en viktig del av målsettingen for tiltaket, skal tiltaket som hovedregel fortsette etter ansettelse for å sikre at tiltaksdeltaker forblir i jobb, med mindre deltaker ikke selv ønsker dette.

4. ANTALL TIMER

Omfanget av oppfølgingen skal være individuelt tilpasset. Timeforbruket vil derfor variere fra deltaker til deltaker. Behovet vil også kunne endre seg i løpet av oppfølgingsperioden med for eksempel flere oppfølgingstimer i starten av tiltaket, og færre oppfølgingstimer utover i tiltaksperioden. Leverandør må legge til rette for en fleksibel og strategisk bruk av oppfølgingstimene slik at hver deltakers løpende bistandsbehov blir ivaretatt.

NAV antar at et gjennomsnittsbehov vil være om lag 10 timer oppfølging per deltaker per måned i hele tiltaksperioden. Det understrekes imidlertid at hver enkelt deltaker skal få det antallet oppfølgingstimer som er nødvendig for at deltaker skal nå målet om å få og/eller beholde arbeid.

Med «en time» menes en klokketime, det vil si 60 minutter.

Dersom en leverandør ser at behovet for en deltaker over tid er høyere enn anslått gjennomsnittsbehov over, må NAV kontaktes for å diskutere hensiktsmessigheten av tiltaket.

Oppfølgingstiltaket skal utgjøre et fulltidstiltak bestående av oppfølgingstimene, egenaktivitet og andre arbeidsrettede aktiviteter.

Oppfølging kan kombineres med enkelte andre arbeidsmarkedstiltak når dette er hensiktsmessig, slik som korte opplæringstiltak, inkluderingstilskudd og lønnstilskudd. Oppfølging kan også kombineres med utdanningstiltaket i sluttfasen på lengre utdanningsløp.

Der det anses som nødvendig for deltaker skal leverandørens opplegg tilpasses slik at tiltaket gir mulighet for kombinasjon med eventuell behandling, gradert arbeid og oppfølging fra ulike institusjoner/etater.

5. GEOGRAFISK OMRÅDE OG ANTALL PLASSER

Anskaffelsen er delt opp i 6 tjenesteområder. Tilbyder må i Bilag 2 angi i hvilket eller hvilke tjenesteområder det leveres tilbud for. Tjenesteområdene og krav til leveringssted i de enkelte områdene følger nedenfor.

Tjenesteområdene (delleveransene) er som følger:

• Tjenesteområde 1 – Hedmarken – inkluderer kommunene Hamar, Stange, Ringsaker og Løten.

o Krav til leveringssteder: Hamar sentrum og Brumunddal.

o Anslått behov: 120 plasser (med unntak av de tre første månedene – se nedenfor).

• Tjenesteområde 2– Østerdalen – inkluderer kommunene Elverum, Våler H, Åmot, Stor-Elvdal, Trysil, Engerdal, Rendalen, Alvdal, Tynset, Folldal og Tolga.

o Krav til leveringssteder: Elverum, Trysil og Tynset.

o Anslått behov er 75-80 parallelle enkeltplasser til enhver tid (med unntak av de 3 første månedene – se nedenfor).

• Tjenesteområde 3 – Kongsvinger-regionen – inkludert kommunene Kongsvinger, Eidskog, Nord-Odal, Sør-Odal, Grue og Åsnes.

o Krav til leveringssted: Kongsvinger.

o Anslått behov er 35-40 parallelle enkeltplasser til enhver tid (med unntak av de 3 første månedene – se nedenfor).

• Tjenesteområde 4 Gjøvik og Hadeland – inkluderer kommunene Gjøvik, Østre Toten, Vestre Toten, Nordre Land, Søndre Land og Gran.

o Krav til leveringssteder: Gjøvik og Gran.

o Anslått behov er: 200 plasser (med unntak av de tre første månedene – se nedenfor).

• Tjenesteområde 5 – Lillehammer og Gudbrandsdalen – inkluderer kommunene Lillehammer, Gausdal, Øyer, Ringebu, Nord-Fron, Sør-Fron, Sel, Dovre, Lesja, Lom, Skjåk og Vågå.

o Krav til leveringssteder: Lillehammer, Vinstra og Otta.

o Anslått behov er 95-100 parallelle enkeltplasser til enhver tid (med unntak av de 3 første månedene – se nedenfor).

• Tjenesteområde 6 Valdres – inkluderer kommunene Nord-Aurdal, Sør-Aurdal, Øystre Slidre, Vestre Slidre og Vang.

o Krav til leveringssted: Fagernes.

o Anslått behov er 25-30 parallelle enkeltplasser til enhver tid (med unntak av de 3 første månedene – se nedenfor).

Kapasitetsbehovet vil være lavere ved iverksettelse av avtalen og trappes opp mot forventet behov seks måneder etter iverksettelse. Tiltaksdeltakere i utløpende avtale vil overflyttes til ny leverandør på det tidspunktet som vurderes som mest hensiktsmessig ut fra deltakers behov, men senest 6 måneder etter iverksettelse av ny avtale.

Brukere som tilhører de ulike tjenesteområdene skal søkes til leverandør i dette området og kan i utgangspunktet ikke søkes til leverandører i andre tjenesteområder.

Hvis leverandøren(e) i et tjenesteområde ikke har kapasitet til å ta imot brukere og dermed ikke kan imøtekomme avrop i henhold til avtalens krav om responstid, forbeholder imidlertid NAV seg retten til å søke bruker til leverandør i et av de øvrige tjenesteområdene. Bruker skal i så fall søkes til den leverandør med ledig kapasitet nærmest brukers hjemsted (altså kortest reiseavstand fra brukers hjemsted til leverandørs lokaler for tjenesten).

Det understrekes at dette er estimater og ikke bindende for NAV. NAV kan ikke garantere full utnyttelse av plassene.

NAV vil likevel etterstrebe å sikre leverandør forutsigbarhet knyttet til bruk av antall plasser. Ved inngangen til nytt kalenderår vil NAV gi leverandørene beskjed dersom forventet kapasitetsbehov vil avvike klart fra gjeldende behov, slik at leverandørene kan tilpasse sin bemanning.

6. KRAV TIL FAGLIG INNHOLD OG METODISK TILNÆRMING

Oppfølging omfatter bistand til den enkelte deltaker med sikte på å komme i eller beholde lønnet arbeid. Det faglige innholdet skal styrke deltakers egne ressurser og muligheter for lønnet arbeid.

I samarbeid med deltaker skal det utarbeides en plan for gjennomføring av tiltaket, herunder arbeidsrettet egenaktivitet og oppfølgingstimer.

Tiltaket skal tilby:

- karriereveiledning og bistand til å se egne muligheter på arbeidsmarkedet

- bistand til målrettet jobbsøking og jobbutvikling

- veiledning og råd knyttet til arbeidsdeltakelse både til tiltaksdeltaker og arbeidsgivere

- opplæring i arbeidsrelaterte og sosiale ferdigheter som er nødvendige for å komme i og beholde arbeid

- oppfølging på arbeidsplassen for å legge til rette for overgang til arbeid

- oppfølging og støtte til både tiltaksdeltaker og arbeidsgiver for å sikre jobbfastholdelse og videre karriereutvikling

- bistand til tilpasning og tilrettelegging av arbeid og arbeidssituasjonen

For deltakere uten et arbeidsforhold, eller som har behov for nytt arbeid, skal deltakelse i oppfølgingstiltaket bidra til at deltakere ser egne muligheter på arbeidsmarkedet. Deltaker skal øke sin jobbsøkerkompetanse samt få bistand til å finne fram til gode og virksomme jobbsøkingsstrategier. Deltaker og arbeidsgiver skal være sikret nødvendig og tilstrekkelig oppfølging både i jobbsøkingsfasen og etter ansettelse i lønnet arbeid. Om nødvendig skal deltaker få hjelp med tilrettelegging av arbeidssituasjonen der det er behov for det.

Leverandør skal være pådriver for at deltaker kommer i jobb, og er ansvarlig for at målet om jobb innfris. Deltaker skal være aktiv i egen prosess og medvirke i å identifisere egne ferdigheter og jobbønsker for å finne en passende jobb. Jobben skal matche den enkelte deltakers forutsetninger, interesser og ferdigheter. Det er et mål at deltaker kommer i kontakt med aktuelle arbeidsgivere så tidlig som mulig i tiltaket. Første kontakt med en arbeidsgiver angående konkrete jobbmuligheter for den enkelte bør skje innen 4 uker etter oppstart.

Arbeidspraksis kan brukes som et virkemiddel for å skaffe arbeid. Det presiseres at arbeidspraksis kun skal benyttes i de tilfellene hvor det vurderes som nødvendig. Mange av deltakerne forventes å kunne komme i arbeid uten å bruke arbeidspraksis som virkemiddel. Kortere hospiteringsopphold i bedrift/ «jobbsmak» skal vurderes som alternativ til arbeidspraksis. Når arbeidspraksis benyttes som virkemiddel skal det foreligge en konkret og omforent målsetting for praksisoppholdet. Dersom arbeidspraksis vurderes som et hensiktsmessig virkemiddel for å komme i arbeid skal deltaker starte i arbeidspraksis så snart som mulig. Tilbydere bes redegjøre for sin plan for bruk av arbeidspraksis.

For deltakere med arbeidsforhold på innsøkingstidspunktet skal oppfølgingen foregå i tilknytning til dette arbeidsforholdet. Oppfølging på arbeidsplassen kan være råd og veiledning til både arbeidstaker og arbeidsgiver, samt bistand til tilrettelegging av arbeidet og arbeidssituasjonen. Tiltaksarrangør skal i dialog med deltaker og arbeidsgiver vurdere hvilken bistand/oppfølging/tilrettelegging som bør iverksettes. Som hovedregel skal disse deltakerne være helt eller delvis i arbeid hos arbeidsgiver så snart som mulig og senest innen de første 6 ukene av tiltaket. Dersom nåværende arbeid ikke lenger er høvelig eller at det av andre grunner ikke er hensiktsmessig med tilbakeføring til nåværende arbeidsforhold, må oppfølgingen gjennomføres med hensikt i å skaffe nytt arbeid.

Leverandørs markedsarbeid vil være av stor betydning for tiltakets og den enkelte deltakers resultatoppnåelse. Leverandør skal drive et aktivt markedsarbeid for den enkelte deltaker i

tiltaket. Tilbydere må presentere strategiske planer for et markedsarbeid som kan bidra til å realisere tiltakets målsetninger. Det må gjøres rede for hvordan dette arbeidet konkret skal benyttes overfor deltakerne i tiltaket. Tilbyder skal beskrive og begrunne hvordan eget markedsarbeid er egnet til å ivareta dette tiltakets målgruppe og målsetninger. Oppdragsgiver vil vektlegge gode løsninger for hvordan tilbyder vil gå frem for å få til samarbeid med arbeidsgivere om arbeidsinkludering.

Brukerperspektivet skal ligge til grunn i møtet med deltaker. Med brukerperspektivet forstås at deltakeren blir møtt med respekt for egne premisser og løsninger, og at metode og dialog er åpen og inkluderende. Deltaker skal være med å påvirke sin egen situasjon.

Leverandøren skal benytte metoder og verktøy som er allment anerkjente i relevante fagmiljø og vise at disse benyttes på måter som er hensiktsmessig med tanke på å sikre overgang til arbeid og arbeidsinkludering. Leverandøren må sikre at egne ansatte har kompetanse på hvordan slike metoder og verktøy skal benyttes på egnet måte. Tilbyder må gi en utfyllende beskrivelse av hvilke arbeidsmetoder og verktøy som vil bli benyttet i tiltaket. Oppdragsgiver vil særlig vektlegge gode metoder som kan bidra til at deltakernes arbeidshåp og mestringstro styrkes. Valg av metoder må begrunnes og relateres til tiltakets målsetting samt til hvilket teoretisk/metodisk utgangspunkt som vil ligge til grunn for tiltaket.

Tilbyder må beskrive hvordan det faglige innholdet i dette kapittelet konkret er tenkt gjennomført og hvilke aktiviteter og metoder som vil bli benyttet. Det må tydelig framkomme hvordan den individuelle tilpasningen skal ivaretas.

Det er tilbyders oppgave å sannsynliggjøre at deres opplegg vil fungere i forhold til målgruppe og målsetninger for tiltaket.

7. KRAV TIL ORGANISERING OG KVALITETSSIKRING AV TILTAKET

Tiltaket skal tilpasses individuelt slik at den enkelte deltaker får et best mulig tilrettelagt tilbud ut fra sitt behov. Det er et krav at leverandør er fleksibel med å skreddersy opplegg med utgangspunkt i deltakers behov. Ettersom egenaktivitet vil utgjøre en betydelig andel av tiden i tiltaket vil oppdragsgiver vektlegge tilbyders løsninger for å sikre at deltaker har progresjon i sitt egenarbeid. Deltakers avtalte egenaktivitet skal være tydelig relatert til målsettingen for tiltaket.

Gruppeaktiviteter kan unntaksvis inngå som element der dette ansees som hensiktsmessig. Tilbudet må synliggjøre og begrunne når gruppeaktiviteter kan være aktuelt, hva de skal inneholde, hvordan de skal organiseres og hvordan den individuelle tilnærmingen skal ivaretas.

Oppfølging som kan faktureres skal primært skje i form av fysiske møter. Oppfølging via videomøter/telefon kan faktureres for i begrenset omfang. Tilbyder skal beskrive og begrunne hvordan oppfølgingen skal utføres i ulike faser av tiltaket.

Deltaker skal i hovedsak ha en fast veileder å forholde seg til, men skal også ha nytte av den samlede kompetansen hos utførende personell tilpasset den enkeltes behov. Veilederen skal ha hovedansvaret for gjennomføring av tiltaket i tråd med målsettingen for tiltaket for den enkelte deltaker. Tilbudet må synliggjøre hvordan dette skal ivaretas.

Tilbyder må angi hvor mange veiledere i hvilken stillingsprosent tiltaket skal være bemannet med ved full utnyttelse av angitt kapasitet. Tilbyder må også beskrive og begrunne hvordan den samlede kompetansen skal organiseres og benyttes.

Oppdragsgiver vil vektlegge gode løsninger for kvalitetssikring av tjenesten. Xxxxxxxx bes beskrive planer for kvalitetssikring av veiledernes arbeid, herunder rutiner for å sikre at alle veiledere arbeider enhetlig og i henhold til avtalen. Dersom tilbyder vil benytte seg av underleverandører må det beskrives hvordan samarbeidet skal kvalitetssikres. Xxxxxxxx bes beskrive planer for kompetanseutvikling i avtaleperioden. Tilbyder må også beskrive hvordan administrasjon av praktisk gjennomføring av tiltaket skal organiseres og kvalitetssikres.

Oppdragsgiver vil ta initiativ til systematiske kvalitetsmålinger av tiltaket. Evalueringer og forskningsprosjekter foretatt av eller på vegne av oppdragsgiver, Arbeids- og velferdsdirektoratet eller Arbeids- og sosialdepartementet vil også kunne forekomme.

Leverandør må være forberedt på å sette av tid til slike aktiviteter samt bidra med informasjon til evalueringer, forskningsprosjekt og kvalitetsmålinger i den utstrekning det er nødvendig.

Leverandør må ha gode rutiner for å sikre systematiske tilbakemeldinger fra deltakerne, samt gode strategier for å bruke tilbakemeldingene til å bidra til å utvikle bedre kvalitet og resultater i tiltaket.

Responstid skal være 10 virkedager eller mindre. Responstid er hvor lang tid leverandør kan bruke fra bestilling er mottatt til bruker kan begynne i tiltaket ved ledig kapasitet. Dersom leverandør ikke har ledig kapasitet skal det uten ugrunnet opphold gis melding om dette til NAV.

Leverandør skal senest innen tre uker etter oppstart gi NAV en skriftlig tilbakemelding på plan for den enkelte deltaker. Tilbakemeldingen skal inneholde et estimert timeforbruk og en beskrivelse av hvilke aktiviteter som planlegges gjennomført i perioden.

Leverandøren skal samme dag underrette NAV dersom deltaker uten gyldig grunn ikke møter i tiltaket eller slutter underveis. Hva som er godkjent fravær skal vurderes på linje med hva som aksepteres som godkjent fravær i en ordinær arbeidssituasjon. Leverandør skal ha rutiner for oppfølging av deltakernes fravær og må redegjøre for hvordan umeldt fravær vil bli håndtert.

Dersom leverandør vurderer at oppfølgingstiltaket åpenbart ikke passer for en deltaker, skal leverandør så raskt som mulig kontakte NAV for å avklare om tiltaket bør avsluttes.

Konkrete rutiner for samhandling mellom NAV og leverandør avtales ved avtalens iverksettelse, f. eks rutiner og frister for innsending av informasjon om deltakere.

Leverandør plikter å stille egnede lokaler til disposisjon; for eksempel til individuelle samtaler og gruppeaktiviteter. Lokalene må være tilgjengelige for funksjonshemmede og i størst mulig grad tilfredsstille kravene til universell utforming. Lokalene må være tilgjengelig ved bruk av offentlig kommunikasjon.

Lokalene må ha nødvendig teknisk utstyr. Dette inkluderer blant annet pc med internettilgang og telefon. Eventuelt nødvendig undervisningsmateriell og læremidler skal skaffes til veie av

leverandøren. Nødvendige utgifter til kopiering, telefonsamtaler innad i Norge, porto og internett dekkes av leverandør.

NAV vil akseptere at leverandør først inngår leieavtale/kontrakt for lokaler etter at kontrakten er signert. Tilbyder bes i tilbudet oppgi adresse på lokaler som kan være aktuelle, samt bekrefte at tilbyder vil kunne stille med lokaler som tilfredsstiller kravene over, ved en ev. kontraktstildeling. Skriftlig bekreftelse for lokaler med adresse skal sendes NAV for godkjenning senest 2 uker før iverksettelse av kontrakten. Leverandøren må beskrive lokalenes tilgjengelighet, tilrettelegging, ventilasjon/lysforhold og sanitære forhold.

8. KRAV TIL KOMPETANSE:

Alt utførende personell skal ha relevant faglig kompetanse (arbeidsinkluderingskompetanse) og/eller erfaring med tilsvarende eller andre relevante arbeidsoppgaver.

Alle veiledere skal ha veiledningskompetanse og ha gjennomført kurs i veiledningsmetodikken som tilbys. Minst halvparten av leverandørens utførende personell skal ha minimum tre års utdanning fra universitet eller høgskole.

Utførende personell skal til sammen dekke kompetanseområder som følger under. Hver enkelt veileder skal dekke minimum to av kompetanseområdene.

• Arbeidsmarkedets mekanismer og behov, særlig regionalt/lokalt arbeidsmarked

• Yrkes- og karriereveiledning og erfaring med relevante verktøy på dette området

• Erfaring fra formidling til lønnet arbeid

• Erfaring fra inkludering av utsatte grupper i arbeidslivet, herunder oppfølging av arbeidsgivere i den forbindelse

• Kompetanse på tilrettelegging i arbeidssituasjoner for personer med helseutfordringer

Tilbyder må bekrefte skriftlig i tilbudet at utførende personell i tiltaket vil fylle kravene til kompetanse over og beskrive hvordan dette kravet skal møtes. Valgt leverandør må oversende CVer som viser at den enkelte veileder oppfyller kravene ovenfor minimum 2 uker før iverksettelse av kontrakt. NAV skal på bakgrunn av dette godkjenne at leverandørens samlede personell oppfyller kompetansekravene.

9. RAPPORTERING

9.1 Rapportering på individnivå

Plan for tiltaket

Leverandør skal senest innen tre uker etter oppstart gi NAV en skriftlig tilbakemelding på plan for den enkelte deltaker. Tilbakemeldingen skal inneholde et estimert timeforbruk og en beskrivelse av hvilke aktiviteter som planlegges gjennomført i perioden, jfr. pkt 7.

Organisering og kvalitetssikring av tiltaket. Denne rapporteringen gjøres i fritekst.

Statusrapport

Leverandøren skal underveis i gjennomføringen av tiltaket rapportere på gjennomførte aktiviteter og progresjon for den enkelte deltaker sett i forhold til levert plan for gjennomføring.

Statusrapport skal utarbeides hver tredje måned, og sendes NAV-kontoret senest innen en uke etter utløpet av tremåneders-perioden.

Vedlagte mal skal benyttes – se bilag 8.

Sluttrapport

Leverandøren skal når oppfølgingstiltaket avsluttes gi en skriftlig sammenfatning av tiltaket som er gitt den enkelte deltaker i en sluttrapport. Rapportmalen er vedlagt (se bilag 8) og skal fylles ut i sin helhet. Det skal gis en redegjørelse for deltakers status, samt en vurdering av deltakelse i arbeidslivet.

Rapporten skal være deltakers dokument slik at alt som står der er avklart med deltakeren, eventuelt skal det opplyses om punkter der leverandør og deltaker ikke er omforent.

Sluttrapporten skal oversendes NAV-kontoret innen en uke etter at tiltaket avsluttes.

9.2 Rapportering på resultater

Det skal rapporteres månedlig om antall aktive og avsluttede deltakere i tiltaket, og hvilken status disse har på arbeidsmarkedet ved avslutning av tiltaket. Rapporten for foregående måned skal sendes NAV Innlandet i henhold til lokale rutiner.

Rapportmal er vedlagt – se bilag 8. Overgang til arbeid skal måles likt i hele landet. NAV definerer hva som inngår i de ulike statusene ved avslutning av tiltaket, herunder hva som skal defineres som overgang til arbeid.

9.3 Evalueringsrapport

Leverandør skal levere evalueringsrapport en gang i halvåret. Rapporten skal beskrive leverandørs erfaringer med deltakere, organisering, samarbeid med arbeidsgivere, tilbakemeldinger fra deltakerne og eventuelt også inneholde forslag til endringer eller forbedringer i forhold til konseptet. NAV har utarbeidet en mal for rapporten – se bilag 8.

Databehandleravtale

Leverandør vil være databehandler på vegne av NAV og må inngå databehandleravtale med NAV, se bilag 7 til rammeavtalen. Leverandør må i løsningsbeskrivelsen bekrefte dette.

Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon – Oppfølging

Leverandørens løsningsspesifikasjon skal utarbeides som svar til bilag 1, Kundens kravspesifikasjon, i henhold til instruksjoner gitt i bilag 1.

Tilbyder skal bekrefte og svare på alle punkter i bilag 1. For punkt 5 skal det oppgis hvilke(t) tjenesteområde tilbudet gjelder for og bekreftes at tilbyder har kapasitet til å møte angitt kapasitetsbehov. Dersom det åpnes for parallelle rammeavtaler innen tjenesteområdet må tilbyder angi spesifikt hvilken kapasitet som tilbys spesifisert for det enkelte tjenesteområdet.

Løsningsbeskrivelsen bør ikke overstige 50 sider.

Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser – Oppfølging

1 PRISER OG BETALINGSPLAN

Priser skal oppgis eksklusiv merverdiavgift.

Prisene skal oppgis inklusive andre skatter/avgifter som kan tenkes påløpt. Fakturagebyr eller andre gebyrer aksepteres ikke.

Priser skal oppgis i form av én timespris per tjenesteområde. Dersom leverandøren leverer tilbud i flere tjenesteområder kan tabellen utvides tilsvarende, slik at det blir en linje per tjenesteområde.

Pris per time oppfølging per deltaker: NOK

Det skal kun faktureres for følgende:

- Timer med oppfølging med deltaker til stede samt ved videomøte eller telefon, og timer som benyttes til oppfølging av arbeidsgivere knyttet til den enkelte deltaker. Det kan kun faktureres for «oppfølging» slik «oppfølging» er definert i kravspesifikasjonens punkt 6, herunder at «oppfølging omfatter bistand til den enkelte deltaker med sikte på å komme i eller beholde lønnet arbeid». Oppfølging innebærer også de andre innholdskravene i kravspesifikasjonens punkt 6.

- Det kan faktureres inntil 0,25 time for deltakere som ikke møter til avtale. Dersom det ikke oppnås kontakt med deltaker, skal det til sammen gjøres tre forsøk på å nå deltaker (via telefon, mail, brev o.l.) før deltaker skal skrives ut av tiltaket. NAV- kontoret skal likevel varsles ved første fravær, i tråd med kravspesifikasjonen punkt 7.

- Det kan faktureres for medgått reisetid til møter angående oppfølging av deltakere og arbeidsgivere knyttet til den enkelte deltaker, dog begrenset oppad til 1 time pr oppfølgingsmøte

- Det kan faktureres for medgått tid til skriving av statusrapport og sluttrapport, dog begrenset oppad til 1 time pr statusrapport og sluttrapport.

Det innebærer at det ikke skal faktureres for annet enn det som eksplisitt er nevnt over. Alt annet må følgelig være inkludert i timesprisen som tilbys.

Gjennomsnittlig anslått behov er 10 timer oppfølging per deltaker pr måned i løpet av tiltaksperioden som helhet, se Bilag 1 punkt 4.

Ved gruppeaktiviteter skal veilederes forbruk av timer deles på antall deltakere og andelen faktureres for hver deltaker.

Det skal kun faktureres for tid som er faktisk medgått til oppfølging og andre fakturerbare aktiviteter. Ved beregning av antall brukte timer, skal det rundes opp til nærmeste hele kvarter (15 minutter). Timene skal dermed faktureres som hhv 0,25 time, 0,5 time, 0,75 time og 1 time.

BETALING OG FAKTURERING

Betaling skjer i henhold til rammeavtalens punkt 5.

2 INNFØRING AV ELEKTRONISK FAKTURA

Dersom NAV innfører bruk av elektronisk faktura plikter Leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette innen 4 måneder etter at NAV har stilt krav om dette.

Ved elektronisk faktura:

KRAV TIL INNHOLD I ELEKTRONISK FAKTURA

Alle leverandører som leverer varer og tjenester til NAV skal levere elektronisk faktura på formatet Elektronisk Handels Format (EHF).

Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DIFIs sider xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

Det gjøres følgende presiseringer om krav til innhold:

• Deres referanse

Dette er et obligatorisk felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath “AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID”.

Feltet skal alltid inneholde bestiller sin referanse. NAV har to alternative referanser som kan godtas. NAV identifikator som inneholder en bokstav og seks siffer eller bestiller referanse som består av 3 bokstaver og 4 siffer, uten mellomrom, f.eks. XXX1400.

Alle som bestiller varer og tjenester på vegne av NAV skal oppgi referanse.

• Bestillingsnummer

Dette er et anbefalt felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath ”OrderReference/ID”.

Feltet skal benyttes dersom Oppdragsgiver ber om dette. Bestillingsnummeret framgår av bestillingsdokumentet fra NAV.

• Fakturareferanse på kreditnota

Dette er et anbefalt felt som i xml-malen for kreditnota finnes i Xpath ”BillingReference/InvoiceDocumentReference/ID”.

På alle kreditnotaer må det i dette feltet oppgis fakturanummeret til den fakturaen som kreditnotaen gjelder.

KRAV TIL VEDLEGG

Generelle krav

NAV har ikke absolutte krav til hvilke typer vedlegg som kan brukes, men PDF format er det prefererte format.

Krav til dokumentasjon der vare/tjeneste ikke blir levert direkte til NAV

I tilfeller der NAV er fakturamottaker, men vare eller tjeneste ikke blir levert til NAV, er det nødvendig å dokumentere leveransen i eget vedlegg til faktura. Dette gjelder f.eks. ved levering av varer eller tjenester hjem til private mottakere av NAVs tjenester, kommunale etater, offentlige sykehus mv.

Dokumentasjon på mottatt vare eller tjeneste må følge fakturaen som elektronisk vedlegg for at vi skal godkjenne utbetaling.

Kvittering for mottatt vare kan dokumenteres på følgende måter:

• Signert dokument på at vare er levert til bruker, kommunal etat etc.

• Sendingskvittering fra transportør der bestillingsnummer og pakkesporingsnummer framgår.

Kvittering for mottatt tjeneste som f.eks. installasjoner, utredninger og reparasjoner

dokumenteres på følgende måte

• Signert dokument fra tjenestemottaker på logg over utført arbeid.

På kvitteringene/vedleggene må det alltid opplyses hvilken vare som er levert og hvilken tjeneste som er utført.

Leverandører som leverer varer og tjenester innen det som er definert som hjelpemidler, må påføre NAVs bestillingsnummer, både på faktura og vedlegg. I tillegg skal serienummer (for de produktene som har det) også framkomme.

RETUR AV ELEKTRONISK FAKTURA

NAV som kunde forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er i samsvar med våre krav til innhold i elektronisk faktura, jf. punkt 3 og 4.

Returnering av faktura vil i så fall skje ved at NAV utsteder et avvisningsbrev som oversendes leverandøren.

Når faktura returneres Leverandøren, regnes betalingsfrist fra dato for mottak av korrekt faktura.

HVORDAN SKAL ELEKTRONISK FAKTURA LEVERES

NAVs elektroniske adresse er vårt juridiske organisasjonsnummer 889 640 782.

Elektronisk Faktura skal leveres til NAV via en meldingsformidler som er godkjent som aksesspunkt i det europeiske e-handelsnettverket (PEPPOL).

KONTAKTINFORMASJON

Alle henvendelser om elektroniske fakturaer kan rettes til xxxxxxx@xxx.xx eller telefon 00 00 00 00.

Bilag 4: Administrative bestemmelser og avropsskjema – Oppfølging

1 GENERELT OM SAMHANDLING MELLOM KUNDEN OG LEVERANDØREN

Evt. beskrivelse utover det som følger av generell avtaletekst

2 EVT. SAMARBEID MED TREDJEPART

Evt. beskrivelse utover det som følger av generell avtaletekst, ref. punkt 4.1.3

3 ANGIVELSE AV UNDERLEVERANDØRER

Her skal leverandøren angi eventuelle underleverandører, jf rammeavtalens punkt 4.1.2 og hvilke tjenester de er tiltenkt å utføre.

4 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING SAMT VERKTØY FOR

KONTRAKTSADMINISTRASJON

Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.

Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for kontraktsadministrasjon og -oppfølging (KAV).

5 AVROPSSKJEMA

Innsøkingssbrev fra NAV-kontoret vil benyttes som avropsskjema.

Avrop i form av innsøkingsbrev gjøres mot inngått rammeavtale mellom NAV og den enkelte leverandør. Betingelsene i rammeavtalen gjelder for leveransen, med mindre annet uttrykkelig går frem av dette avropet.

Innsøking til Oppfølgingstiltaket

Tiltaksarrangør og tiltaksnummer:	Dato:
Innsøkende NAV-kontor:	NAV-veileder (Navn):
Telefonnr:	Epost:

Opplysninger om bruker (fylles ut elektronisk):

Xxxx (Etternavn, Fornavn):		Fødselsnummer (11 siffer)
Adresse:		Telefonnr.:
Epost:		Mobilnr:
Hvis sykmeldt	Første sykmeldingsdato:	Sykmeldingsgrad i %
Ansatt i et arbeidsforhold JA NEI		Stilling i %	Navn og kontaktinformasjon til evt. arbeidsgiver:
Bestilling til tiltaksarrangør: Fyll ut hva bruker og NAV er enige om at tiltaket skal bidra med for å nå målet i aktivitetsplanen. (Benytt eventuelt vedlegg, se feltet nedenfor)
Informasjon ved innsøk: Tiltaksdeltaker (bruker) skal involveres i forbindelse med utforming av bestillingen til tiltaksarrangør (databehandler) og skal være gjort kjent med og informert om hvilke personopplysninger som følger med bestillingen fra NAV før oppstart i tiltaket. Xxxxxx skal ha vedtaksbrev og kopi av innsøkingsskjema. Relevant dokumentasjon som er nødvendig for å gjennomføre tiltaket må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Bilag 5: Avvik fra kontraktsvilkårene – Oppfølging

1 AVVIK FRA KONTRAKTSVILKÅRENE

Fyll inn eventuelle reservasjoner eller tillegg til kontraktsvilkårene i konkurransegrunnlagets Del II.

Referanse til kontraktsvilkår Reservasjoner og tillegg Begrunnelse Økonomisk verdi (prising) av avviket

Bilag 6: Endringer etter avtaleinngåelse

1 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE

Dersom Kunden og Leverandøren har kommet til enighet om en endringsavtale (både i forhold til innhold, eventuelt endring i vederlag og endring i tidsplan), skal endringen (innhold, justert vederlag og justert tidsplan) fremkomme her.

Hver endring skal være underskrevet av bemyndiget representant for partene.

Xxxxxx er ansvarlig for at endringene det er anmodet om ikke er i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Endringer som anses som vesentlige vil bli betraktet som direkte anskaffelser og enhver som mener at det er foretatt en direkteanskaffelse kan klage inn Kunden for Klagenemnda for offentlige anskaffelser.

Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2).

Endringskatalog:

Nr. Dato for undertegning Beskrivelse av endringen samt eventuell vederlagsjustering og justering av tidsplan Dato for ikraftsettelse

2 MAL FOR ENDRING TIL AVTALEN

Endring nr. XX til Avtale om [xxxxxxxxxxxxx] mellom

[NAV enhet] og [Leverandør],

signert [dato]

Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor.

Beskrivelse av endringen:

Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett.

For [NAV enhet]	For [Leverandør]
Dato:	Dato:
Sign:	Sign:
Navn:	Navn:

Bilag 7: Databehandleravtale

Databehandleravtalen ligger som et eget dokument i avtalen.

Bilag 8: Rapporteringsmaler

Vedlegg 1: Statusrapport

Vedlegg 2: Sluttrapport

Vedlegg 3: Resultatrapport (Excel-ark vedlagt) Vedlegg 4: Evalueringsrapport

Vedlegg 1:

Statusrapport - Statusrapporten skal utarbeides hver tredje måned etter oppstart i tiltaket

Oppfølging

Navn:	Fødselsnummer:
Oppstartdato:	Rapporteringsperiode:

Innsøkende NAV-kontor:	Veileder NAV:
Veileder tiltaksarrangør: (navn og kontaktinfo/tlf)
Bestilling fra NAV:
Status og arbeidsrelatert progresjon inkl. ev. avvik fra tidligere plan:
Begrunnelse for videre oppfølging: (spesifiser ev justeringer i plan og tilretteleggingsbehov)
Arbeidsgiver i rapporteringsperioden Navnet på arbeidsgiver: Kontaktperson: Stillingsprosent: Ansettelsesforhold (fast / midlertidig): Arbeidsforhold (lønnet arbeid / arbeidspraksis): Begrunnelse for valg av arbeidsplass og –oppgaver:
Antall oppfølgingstimer i rapporteringsperioden (pr mnd):	Anslått oppfølgingsbehov kommende periode (pr mnd):
Fravær: (dager/timer - årsak)
Gjennomførte aktiviteter i perioden:
Oppfølging på arbeidsplassen: (oppfølging av deltaker og arbeidsgiver; ev. tilrettelegging og tilpasning)
Arbeidsgivers kommentar/vurdering av arbeidsplass: (mulighet for ordinær ansettelse og omfang, behov for kompensasjon/tilpasning ved ansettelse, m.m)
Deltakers kommentar: (dersom deltaker ikke er enig i hele rapportens innhold)
Sted og dato:
Veileders underskrift:

Vedlegg 2:

Sluttrapport - Rapporten skal sendes NAV-kontoret innen en uke etter at tiltaket er avsluttet

Oppfølging

Navn:	Fødselsnummer:
Adresse:	Poststed:
Oppstartdato:	Sluttdato:

Innsøkende NAV-kontor:	Veileder NAV:
Veileder tiltaksarrangør: (navn og kontaktinfo/tlf)	Arbeidsgiver (dersom deltaker har et arbeidsforhold):
Bestilling fra NAV:
Oppsummering/resultat av Oppfølging – status og anbefalinger knyttet til deltakers muligheter til å (for)bli selvforsørget med en varig tilknytning til arbeidslivet. Anbefalingene skal inkludere arbeidsgivers vurderinger.
Dersom deltaker er helt eller delvis tilbake i arbeid: (a) Arbeidsgiver: (b) Kontaktperson: (b) Stillingsprosent: (c) Fast, midlertidig, vikariat osv: (d) Oppstartsdato:
Gjennomførte aktiviteter i tiltaket: (f. eks kartlegging, arbeidspraksis, jobbsøking, kontakt med arbeidsgivere med eller uten deltaker, oppfølging av deltaker og arbeidsgiver og lignende. Begrunn valg av aktiviteter, beskriv hva som ble gjennomført og hvordan, informer om resultatet av aktivitetene, vurder hva resultatet betydde for gjennomføringen av tiltaket og arbeid/videre plan)
Fravær: (dager/timer - årsak)
Deltakers kommentar (dersom deltaker ikke er enig i hele rapportens innhold):
Sted og dato:
Veileders underskrift:

Vedlegg 4:

Evaluering av tiltaket - fylles ut av leverandør hvert halvår

Oppfølging

Leverandør og tiltaksnummer:

Rapport skal gis i fritekst til NAV [enhet] og må inneholde følgende elementer:

- Erfaringer knyttet til etablering av arbeidsforhold for deltakerne i tiltaket

- Erfaringer knyttet til oppfølging av deltaker og arbeidsgiver etter ansettelse

- Oppsummering av systematiske tilbakemeldinger fra deltakerne

- Erfaringer med samarbeidet med NAV;

o i oppfølgingen av de enkelte deltakerne

o i oppfølgingen av gjeldende avtale på leverandørnivå

- Andre forhold tiltaksarrangør vurderer som relevante for NAVs oppfølging av tiltaket

- Ev forslag til endringer eller forbedringer

- Kommentarer til resultatmål og ev beskrivelse av videre arbeid for å opprettholde/nå målene

Sted og dato:

Tiltaksarrangørens underskrift: