CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO DEL SERVIZIO DI BROKERAGGIO ASSICURATIVO E SERVIZI ACCESSORI PER UN QUINQUENNIO
CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO DEL SERVIZIO DI BROKERAGGIO ASSICURATIVO E SERVIZI ACCESSORI PER UN QUINQUENNIO
Art. 1 – Oggetto
Il presente capitolato ha per oggetto l’affidamento del servizio di brokeraggio e consulenza in materia assicurativa ivi compresa l’attività di loss adjuster, ad un idoneo soggetto affidatario (di seguito denominato “Broker”), da svolgersi in favore del Comune di Terni, (di seguito “Amministrazione”) così come definito dal D.Lgs. 209/2005 (Codice delle Assicurazioni) e successivi Regolamenti IVASS.
Art. 2 – Prestazioni
Il Broker, con i propri mezzi e la propria organizzazione, deve garantire all’Amministrazione assistenza e consulenza tese alla conclusione dei contratti di assicurazione a garanzia delle attività dell’Amministrazione, nonché a fornire collaborazione nelle fasi di gestione ed esecuzione dei contratti stessi. Deve, altresì, fornire ogni prestazione necessaria al fine di affrontare in maniera ottimale tutte le esigenze di carattere assicurativo dell’Amministrazione.
Il servizio di brokeraggio comprende, in via indicativa e non esaustiva, oltre alle attività previste dall'art. 8 del presente capitolato, le seguenti attività specialistiche a favore dell’Amministrazione:
a. Analisi, identificazione, ricognizione e quantificazione dei rischi attinenti alla specifica attività del Comune di Terni; indicazione sulla eventuale e possibile prevenzione e protezione dei rischi individuati; verifica della corretta applicazione di scoperti e franchigie;
b. Analisi delle polizze assicurative esistenti in relazione, in particolar modo, all’efficacia ed economicità delle stesse, al fine di proporre eventuali aggiornamenti e revisioni in relazione all’emanazione di nuova normativa, ai mutamenti del mercato assicurativo, ad eventuali evoluzioni giurisprudenziali in materia, commisurate alle esigenze dell’Amministrazione;
c. Elaborazione di un programma assicurativo annuale che evidenzi interventi effettuati e indicazioni sulle strategie da attuare a breve e medio termine anche in relazione allo stato dei sinistri e finalizzato ad ottimizzare le coperture assicurative ed i relativi costi a carico dell’Amministrazione. Il programma dovrà essere predisposto e presentato entro il 30 settembre di ogni anno;
d. Verifica dell’adeguatezza delle polizze/fideiussioni presentate da soggetti terzi al Comune, a garanzia di obbligazioni contrattuali e/o concessorie (dilazioni di pagamento) che verranno sottoposte dai singoli settori comunali;
e. Assistenza tecnico-professionale per l’espletamento della gara relativa ai “Servizi Assicurativi”, consistente, in via indicativa e non esaustiva:
• nella predisposizione degli atti e della documentazione di gara (capitolati speciali d’appalto, bandi di gara, lettere-invito, …); (gli atti e la documentazione in parola devono essere predisposti dal Broker entro 15 giorni dalla richiesta della Stazione Appaltante).
• nella predisposizione di un’apposita relazione in ordine alle offerte pervenute dalle varie Società Assicuratrici, evidenziando quelle che hanno espresso il miglior rapporto di qualità/prezzo e verifica di conformità dei contratti ai capitolati e alle offerte;
• nella verifica di corrispondenza delle polizze assicurative alle prescrizioni dei relativi capitolati speciali d’appalto;
f. Gestione tecnica e amministrativa dei contratti assicurativi e aggiornamento degli stessi. Il Broker è tenuto al controllo sulla correttezza del contenuto e sull’emissione delle polizze e delle appendici, con segnalazione preventiva delle scadenze dei premi dovuti e delle scadenze contrattuali, nonché ogni altra attività amministrativa e contabile connessa alla gestione del rapporto assicurativo anche relativamente a polizze già in corso alla data di decorrenza della prestazione. L'eventuale proposta - supportata da analisi circostanziata e corredata da soluzioni operative alternative tali da mantenere inalterata la tutela dell’Amministrazione - da parte del Broker, di disdetta o di modifica delle polizze
assicurative in essere dovrà essere comunicata con un anticipo di almeno 60 gg. rispetto ai termini contrattuali previsti per la disdetta delle stesse, onde consentire all’Amministrazione di attivare tutte le procedure necessarie;
g. Puntuale controllo del rispetto da parte delle Compagnie Assicuratrici di tutti gli adempimenti contrattuali, anche in ordine alla trasmissione, nei termini previsti dalle specifiche polizze, dei dati relativi all’andamento del rischio e puntuale controllo del rispetto, da parte delle medesime Compagnie, della correttezza delle richieste di rimborso delle franchigie; in caso di inadempienze, azioni di sollecito nei confronti delle Compagnie e, in caso di reiterate inottemperanze, predisposizione delle attività, congiuntamente all’Amministrazione, ai fini di circostanziata segnalazione alla competente Autorità di controllo, oltre che di attivazione di ogni azione in danno;
h. Controllo e monitoraggio dei costi delle coperture e relativa valutazione costi/benefici al fine di ottimizzare le risorse in relazione alla qualità dei servizi offerti, nonché apportare eventuali correttivi nel breve/medio termine;
i. Consulenza ed assistenza relativa:
• alle varie problematiche assicurative che emergano nello svolgimento dell’attività e in ogni eventuale contestazione che dovesse sorgere anche attinente all'attivazione e alla gestione delle polizze, con individuazione delle soluzioni ottimali da attivare; in particolare, nel caso in cui le Compagnie eccepiscano l'inoperatività della polizza, il Broker si impegna ad esprimere una valutazione in merito, predisponendo un'analisi specifica del singolo sinistro con adeguata motivazione, sia di sua iniziativa sia ogni volta che venga richiesto dall’Amministrazione, sollecitando le Compagnie assicuratrici all'esatto adempimento della polizza, anche ai fini dell'attivazione di ogni azione di danno e di segnalazioni alle competenti Autorità;
• all’effettuazione dell’inventario “valorizzazione” ai fini assicurativi, da intendersi come determinazione dei valori assicurabili del patrimonio immobiliare e mobiliare del Comune stesso, nonché periodica verifica ed eventuale adeguamento degli stessi;
• analisi e valutazione dei rischi anche con riguardo alla tutela di beni storici ed artistici con particolare riferimento all’attività di individuazione dei “beni pregevoli” ex legge n. 1089/1939;
• all’individuazione degli obblighi assicurativi da porre a carico dei locatari, occasionali o continuativi, di impianti, alloggi o beni dell’Amministrazione (ad esempio per il “rischio locativo” ex artt. 1588/1589/1611 del Codice Civile a carico del locatario);
• all’applicazione della normativa vigente in materia assicurativa, incluse le problematiche di carattere assicurativo derivanti dall’attuazione del D. Lgs 81/2008 e xx.xx. in materia di sicurezza negli ambienti di lavoro;
• alle eventuali convenzioni o contratti che l’Amministrazione vada a stipulare con Xxxxx, nell’individuazione degli obblighi assicurativi da porre a carico degli stessi, nonché verifica di corrispondenza delle polizze, da questi stipulate, alle norme della convenzione o del contratto;
• all’individuazione degli obblighi assicurativi da porre a carico dei soggetti che utilizzano, anche in via occasionale, impianti, immobili e beni dell’Amministrazione
j. Gestione dei sinistri attivi e passivi, rientranti nelle polizze, in tutte le varie fasi di trattazione, dalla denuncia alla definizione (Loss Adjuster);
La gestione deve essere garantita per tutti i sinistri (attivi, passivi, ecc.) e anche per quelli accaduti precedentemente all’aggiudicazione di cui alla presente procedura ma comunque verificatisi successivamente al 31 dicembre 2017 e non ancora definiti in tale data, in modo da assicurare la gestione di tutti i sinistri. Il Broker dovrà supportare l’Amministrazione ai fini della corretta gestione dell’intero ciclo di trattazione del sinistro, assicurando, da parte delle Compagnie assicuratrici, il tempestivo pagamento delle somme spettanti e la trasmissione della documentazione comprovante il pagamento del sinistro al fine del rimborso della franchigia (ove prevista in polizza), e garantendo la
trasmissione all’Amministrazione di tutta la documentazione attestante la chiusura del sinistro, che sia stato pagato o meno. Inoltre, dovrà predisporre, in caso di richiesta espressa da parte dell’Amministrazione, un’analisi specifica della situazione anche di singoli sinistri (motivi del mancato pagamento da parte della Compagnia, criticità, proposte risolutive connesse e altri adempimenti analoghi).
In particolare:
- sinistri attivi: gestione/assistenza stragiudiziale in favore dell’Amministrazione nelle varie fasi di trattazione al fine di conseguire, nel minor tempo possibile, la liquidazione o il risultato ritenuto auspicabile nei confronti delle Società Assicuratrici. Per eventuali risarcimenti, offerti per somme inferiori al danno richiesto o documentato dai competenti uffici Comunali, sarà cura del Broker produrre gli elementi necessari a giustificare la differenza, allegando un proprio parere di congruità non vincolante per l’Amministrazione;
- sinistri passivi:
• sopra e sotto franchigia (ove prevista in polizza) e sopra S.I.R. (ove prevista in polizza): il Broker si impegna a trasmettere tutta la documentazione relativa alla Società di Assicurazione e a seguirne tutto il suo iter fino alla sua conclusione (pagamento o rigetto);
• non coperti da alcuna polizza: in caso di danni verificatisi nel periodo 01.09.18 – 22.01.19, il Broker è tenuto alla “Gestione stragiudiziale dei sinistri in S.I.R” fino a 60 sinistri per anno scelti ad insindacabile giudizio dell’Ente, con l’ulteriore limite di 20 sinistri che comportino lesioni fisiche, le cui attività, per quanto compatibili, sono dettagliate nel successivo punto j);
• sotto S.I.R.: in caso di danno di entità entro la soglia di S.I.R. prevista dalla polizza RCT/RCO, il Broker è tenuto alla “Gestione stragiudiziale dei sinistri in S.I.R” fino a 60 sinistri per anno scelti ad insindacabile giudizio dell’Ente, con l’ulteriore limite di 20 sinistri che comportino lesioni fisiche, le cui attività sono dettagliate nel successivo punto j);
k. Gestione stragiudiziale dei sinistri in S.I.R. (Self Insurance Retention): il Broker si impegna a fornire all’Amministrazione, tramite la propria struttura, i servizi di seguito riportati che, a solo scopo indicativo e non esaustivo, sono:
• acquisizione delle denunce pervenute all’Amministrazione e inviate da quest’ultima al Broker;
• assegnazione di un numero di repertorio/protocollo con conferma all’Amministrazione e alla controparte dell’apertura del sinistro;
• richiesta dell’eventuale documentazione integrativa con assegnazione di un quantum (possibile importo di risarcimento) provvisorio e verifica di competenza (limite S.I.R.);
• incarico ai periti e/o fiduciari, con dettagliate istruzioni circa le attività da svolgere per la corretta ricostruzione dell’evento, la verifica del nesso causale ed ogni notizia circostanziale che possa definire i contorni della responsabilità;
• incarico al medico legale per la valutazione delle lesioni personali del sinistrato, nel caso di richiesta risarcitoria comprendente, oltre all’eventuale danno materiale, il danno alla persona;
• verifica dell’an debeatur (accertamento di responsabilità dell’Amministrazione, concorsi di colpa o solidarietà) e determinazione del quantum debeatur (importo risarcibile);
• trasmissione all’Amministrazione delle risultanze dell’istruttoria di ogni singolo sinistro con proposta motivata di conclusione, corredata dagli estratti di tutta la documentazione relativa, ivi inclusa quella della controparte, che giustificano la convenienza della soluzione prospettata;
• trasmissione di tutta la documentazione, ove venga accertato che il danno ecceda la soglia di S.I.R., alla Società di Assicurazioni che detiene il rischio R.C.T./R.C.O. per la gestione di competenza.
I costi relativi a perizie/pareri assicurativi, legali, tecnici, medico-legali e qualsiasi altro parere utile per la definizione di ogni singolo sinistro sono a totale carico del Broker, senza alcun tipo di rivalsa nei confronti dell’Amministrazione.
m. Reportistica periodica relativa:
• alla redazione di relazione su base semestrale (entro il mese successivo al semestre di riferimento) sull'andamento dei sinistri denunciati distinti per polizza, con espressa indicazione dei sinistri liquidati, dei sinistri rigettati e della relativa motivazione, dei sinistri senza seguito, ecc…;
• alla redazione di relazione su base annuale (entro il 28 febbraio dell’anno successivo a quello di riferimento) sull'andamento dei sinistri denunciati distinti per polizza, con espressa indicazione dei sinistri liquidati, dei sinistri rigettati e della relativa motivazione, dei sinistri senza seguito, dei luoghi in cui sono avvenuti i sinistri (anche mediante rappresentazione grafica), ecc…;
• alla redazione di relazione (entro il 31 ottobre di ogni anno) riepilogativa dei contratti assicurativi stipulati, con indicazione dei dati contabili degli stessi, al fine di consentire all’Amministrazione scrivente di procedere agli adempimenti contabili previsti dalle norme vigenti in materia per gli Enti locali (es. elementi concreti che consentano all’Amministrazione di determinare correttamente gli stanziamenti da porre in Bilancio per la copertura finanziaria di tutte le spese attinenti le coperture assicurative, le franchigie, i conguagli ecc.);
n. Gestione informatica del servizio di brokeraggio. Il Broker, entro 90 giorni dall’inizio del servizio, deve costituire e rendere operativa una piattaforma informatica (software), ospitata sulla propria server farm, per la gestione/consultazione delle informazione e dei dati relativi alle polizze assicurative e alla gestione dei sinistri. Il software e le procedure adottate dal Broker dovranno garantire il rispetto della disciplina in materia di trattamento dei dati personali prevista dal D.Lgs. n. 196/2003, contemperata con i principi della Legge n. 124/2015 e successivi decreti attuativi, nonché del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005 e ss.mm.ii.). Il broker deve, a titolo esemplificativo e non esaustivo, rispetto alla gestione informatica in parola:
• prevedere la presenza di chiavi di accesso che assicurino adeguata riservatezza ed accesso ai soli soggetti abilitati;
• personalizzare il software in base alle esigenze del Comune di Terni;
• provvedere ad eseguire gli aggiornamenti del software in base alle esigenze dell’Amministrazione e alle modifiche delle leggi vigenti in materia di trattamento dei dati personali;
• provvedere a formare il personale dell’Amministrazione per l’uso dell’applicativo.
o. Attività di formazione, informazione e aggiornamento del personale dell’Amministrazione, addetto o coinvolto nelle problematiche assicurative, inerenti la gestione amministrativa e contabile del programma assicurativo e le innovazioni legislative e contrattuali di interesse della Pubblica Amministrazione;
p. Nello specifico ambito del rischio afferente la Responsabilità Civile Generale dell’Ente, attività di riclassificazione dei sinistri verificatisi successivamente al 31 Dicembre 2017 e a tutt’oggi aperti quantificando i corrispettivi delle riserve sia in maniera analitica che come dato complessivo entro 60 giorni dalla data di ricevimento della relativa documentazione;
q. Ogni altra attività di consulenza/supporto che, seppure non espressamente prevista, sia richiesta dall’Amministrazione ai fini della gestione del pacchetto assicurativo.
Art. 2-bis – Situazione sinistrosità sotto S.I.R. Comune di Terni (situazione al 7.11.19)
N. ro sinistri aperti | Di cui solo danni materiali | Di cui anche o solo danni personali | Di cui in causa | |
Anno 2018 | 115 | 67 | 40 | 8 |
Anno 2019 | 68 | 39 | 28 | 1 |
Art. 3 – Situazione assicurativa del Comune di Terni
Le polizze assicurative del Comune di Terni, attualmente in corso, sono le seguenti:
POLIZZE ASSICURATIVE | DURATA | SCADENZA | PREMIO ANNUO LORDO PAGATO NEL 2019 / BASE DI GARA (imputata al singolo anno) | PREMIO ANNUO IMPONIBILE / BASE DI GARA (imputata al singolo anno) |
All Risks Property | 23.01.19 – 23.01.20 | 23.01.2020 | € 38.714,71 | € 31.036,52 |
Rc Patrimoniale | 23.01.19 – 23.01.20 | 23.01.2020 | € 18.215,08 | € 14.899,86 |
Infortuni Cumulativa | 23.01.19 – 23.01.20 | 23.01.2020 | € 4.700,00 | € 4.585,37 |
RCT/RCO* con S.I.R. di € 70.000 | 23.01.19 – 23.01.20 | 23.01.2020 | € 96.748,29 | € 68.817,13 |
Infortuni Protezione Civile | 18.09.19 – 18.09.22 | 18.09.2022 | € 1.875,04 | € 1.663,00 |
RC Protezione Civile | 18.09.19 – 18.09.22 | 18.09.2022 | € 450,00 | € 334,63 |
Multirischio SEC | 18.09.19 – 18.09.22 | 18.09.2022 | € 1.929,20 | € 1.759,17 |
RC Auto | 20.08.2019 | 20.08.2020 | € 17.155,00 | € 14.908,48 |
All Risks Opere d’Arte | Procedura di affidamento triennale in corso di espletamento | € 5.882,33 | € 5.882,33 | |
Tutela Legale | Procedura di affidamento triennale in corso di espletamento | € 20.840,00 | € 20.840,00 | |
TOTALE ANNUO | € 206.509,65 | € 164.726,49 | ||
I premi annui sopra riportati non sono comprensivi di eventuali regolazioni premio.
* Si precisa che la precedente polizza (31.08.15 – 31.08.18) prevedeva una S.I.R. di 100.000,00 euro. Nel periodo 01.09.18 – 22.01.19 l’Ente non è stato coperto da alcuna polizza RCTO. L’attuale polizza prevede una S.I.R. di 70.000,00 euro.
Art. 4 – Aggiudicazione del servizio – Commissione giudicatrice
L’aggiudicazione del servizio avverrà secondo le norme, i termini, le modalità e le condizioni definite dal disciplinare di gara.
La valutazione delle offerte sarà effettuata da una Commissione giudicatrice nominata con Determinazione del Dirigente competente.
Art. 5– Durata, decorrenza ed esclusività del servizio
Il contratto avrà durata di anni 5 (cinque) a decorrere dalla data di stipula del contratto.
In caso di scadenza naturale o anticipata del contratto il Broker dovrà assicurare la prosecuzione delle attività per almeno 90 giorni, al fine di consentire il corretto passaggio delle competenze al nuovo Broker, senza che possa pretendere alcun compenso a qualsivoglia titolo.
Il Broker s’impegna ad iniziare lo svolgimento del servizio anche in pendenza della formale stipula del contratto.
Dalla decorrenza dell'incarico il Xxxxxx dovrà assicurare la completa assistenza all’Amministrazione nella gestione del pacchetto assicurativo e nella gestione di tutti i sinistri relativi a polizze già in corso. Ai sensi dell'art. 106 comma 11 del D. lgs. 50/2016 alla data di scadenza dell'appalto è data facoltà all'Amministrazione di prorogare il contratto per ulteriori 6 mesi e comunque per il tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure per l'individuazione del nuovo Broker.
Nel caso in cui l'Amministrazione si avvalga della facoltà sopra richiamata, il Broker è obbligato ad assicurare le prestazioni contrattuali fino alla scadenza del citato termine agli stessi prezzi, patti e condizioni o più favorevoli per l'Amministrazione.
Art. 6 – Corrispettivo del servizio (provvigioni)
L’espletamento del servizio di brokeraggio non comporta alcun onere per l’Amministrazione, presente e futuro, per compensi, rimborsi o altro. L’attività prestata dal Broker viene remunerata interamente ed esclusivamente dalle sole Compagnie di Assicurazione con le quali verranno stipulati o rinnovati i contratti assicurativi dell’Amministrazione. La provvigione del Broker viene calcolata applicando le percentuali indicate dallo stesso in sede di offerta economica ai premi imponibili richiesti dalle Compagnie assicuratrici per la stipula dei contratti di assicurazione. L’importo delle provvigioni, ovvero le percentuali e le relative modalità di calcolo, dovranno essere sempre espressamente indicate in ogni procedura di gara per l’affidamento dei contratti assicurativi e successivamente riportate nel testo contrattuale.
Sarà onere del Broker predisporre adeguata clausola, da inserire nelle bozze dei capitolati d’oneri e nei successivi contratti assicurativi, per disciplinare le modalità di liquidazione dei propri compensi. Nessun compenso potrà essere richiesto nel caso in cui l’Ente non ritenga di procedere alla stipula dei contratti d’assicurazione o le relative gare non abbiano buon esito.
L’Amministrazione non risponderà in alcun modo di eventuali inadempimenti circa il riconoscimento delle commissioni in favore del Broker da parte delle Compagnie di Assicurazione. Nessun costo aggiuntivo verrà imputato sui premi assicurativi corrisposti dall’Amministrazione in ragione delle polizze di assicurazione vigenti o di quelle che verranno eventualmente stipulate.
Ai sensi dell’art. 35 del D.lgs. n. 50/2016, ai soli fini della determinazione degli elementi rilevanti per l’espletamento della gara (procedura applicabile, cauzione provvisoria, numero identificativo di gara, ecc…), il valore presunto stimato dell’appalto, al netto di imposte, è pari ad € 168.999,50, comprensivo del periodo di proroga di ulteriori sei mesi (art. 106 comma 11 del D. Lgs. 50/2016), determinato applicando ai premi imponibili delle polizze in vigore nel 2019 le seguenti percentuali:
• 5% (cinque percento) sui premi imponibili per le polizze RCA – Libro Matricola
• 20% (venti percento) sui premi imponibili per le altre polizze.
POLIZZE ASSICURATIVE | DURATA | SCADENZA | PREMIO ANNUO LORDO PAGATO NEL 2019 / BASE DI GARA (imputata al singolo anno) | PREMIO ANNUO IMPONIBILE / BASE DI GARA (imputata al singolo anno) | PROVVIGIONE % BROKER A BASE D’ASTA | |
% | € | |||||
All Risks Property | 23.01.19 – | 23.01.2020 | € 38.714,71 | € 31.036,52 | € 6.207,30 | |
23.01.20 | ||||||
Rc Patrimoniale | 23.01.19 – | 23.01.2020 | € 18.215,08 | € 14.899,86 | € 2.979,97 | |
23.01.20 | ||||||
Infortuni | 23.01.19 – | 23.01.2020 | € 4.700,00 | € 4.585,37 | € 917,07 | |
Cumulativa | 23.01.20 | |||||
RCT/RCO* con S.I.R. di € 70.000 | 23.01.19 – 23.01.20 | 23.01.2020 | € 96.748,29 | € 68.817,13 | 20% | € 13.763,43 |
Infortuni Protezione | 18.09.19 – | 18.09.2022 | € 1.875,04 | € 1.663,00 | € 332,60 | |
Civile | 18.09.22 | |||||
RC Protezione Civile | 18.09.19 – | 18.09.2022 | € 450,00 | € 334,63 | € 66,93 | |
18.09.22 | ||||||
Multirischio SEC | 18.09.19 – | 18.09.2022 | € 1929,20 | € 1.759,17 | € 351,83 | |
18.09.22 | ||||||
All Risks Opere | Procedura di affidamento | € 5.882,23 | € 5.882,23 | € 1.176,45 | ||
d’Arte | triennale in corso di | |||||
espletamento | ||||||
Tutela Legale | Procedura di affidamento | € 20.840,00 | € 20.840,00 | € 4.168,00 | ||
triennale in corso di | ||||||
espletamento | ||||||
RC Auto | 20.08.2019 | 20.08.2020 | € 17.155,00 | € 14.908,48 | 5% | € 745,42 |
TOTALE ANNUO | € 206.509,65 | € 164.726,49 | € 30.709,00 | |||
Gli importi sopra indicati devono intendersi quali valori massimi e potranno subire una diminuzione nel caso in cui l’Amministrazione si avvalga della facoltà di non sottoscrivere uno o più rami di polizza o le relative gare non abbiano buon esito o di procedere autonomamente all’affidamento di taluni servizi assicurativi, senza l’intermediazione del Broker.
Art. 7 – Pagamento dei premi assicurativi
Il pagamento dei premi assicurativi verrà effettuato dall’Amministrazione al Broker, il quale, a sua volta, liquiderà i premi in favore delle Compagnie di Assicurazione entro i termini contrattualmente previsti dalle polizze.
Il versamento del premio a favore del Broker concretizza il pagamento del premio stesso ai sensi dell'art. 1901 del C.C.
A tale scopo il Broker si impegna a trasmettere all’Amministrazione i dati necessari per i pagamenti dei premi assicurativi, almeno 60 gg. prima della scadenza indicata nelle relative polizze. Il pagamento così effettuato avrà valore liberatorio per l’Amministrazione.
Non sono imputabili all’Amministrazione gli effetti di eventuali ritardati pagamenti alle Compagnie di Assicurazione effettuati dal Broker.
Il Broker si impegna a rilasciare all’Amministrazione le polizze, le appendici e le ricevute emesse dalle Compagnie Assicuratrici, debitamente quietanzate.
Nel caso in cui il Broker non provveda al pagamento alle Imprese assicurative entro i termini indicati dalle polizze, sarà direttamente responsabile di tutte le conseguenze derivanti dall'eventuale sospensione delle garanzie assicurative.
Sarà onere del Broker predisporre adeguata clausola, d’intesa con l’Amministrazione, da inserire nelle bozze dei capitolati d’oneri e nei successivi contratti assicurativi, per disciplinare le modalità di liquidazione dei premi assicurativi.
Il Broker si impegna a non ricevere dalla Società di Assicurazione alcun compenso straordinario oltre le provvigioni stabilite in sede di gara, né qualunque altra forma di utilità ed accetta che di tale impegno si renda garante la Società di Assicurazione stessa.
Art. 8 - Obblighi delle parti contraenti
A) Il Broker nell’espletamento del servizio s’impegna, oltre alle altre prestazioni indicate nell’art. 2
del presente capitolato, a:
• impiegare propri mezzi e risorse ed accollarsi gli oneri relativi al reperimento ed all’utilizzo di tutto quanto necessario per lo svolgimento del servizio ed in particolare della documentazione necessaria;
• svolgere il servizio alle condizioni tutte di cui al presente capitolato, al bando di gara e all’offerta presentata in sede di gara, nell’esclusivo interesse dell’Amministrazione e nel rispetto di tutte le indicazioni e le richieste da questa fornite;
• garantire soluzioni che risultino concretamente percorribili in ogni loro fase ed esaustive circa la copertura dei rischi insiti nell’attività dell’Amministrazione;
• non sottoscrivere documenti che possano in alcun modo impegnare l’Amministrazione senza la preventiva esplicita autorizzazione di quest’ultima, né effettuare alcuna operazione comportante modifiche, anche di mero carattere formale, rispetto ad obblighi precedentemente assunti dall’Amministrazione;
• mettere a disposizione dell’Amministrazione ogni documentazione relativa alla gestione del rapporto assicurativo;
• fornire esaustive relazioni in merito ad ogni iniziativa o trattativa condotta nell'ambito dell'incarico di brokeraggio;
• garantire la propria disponibilità a partecipare alle riunioni sulle problematiche assicurative, da tenersi presso la sede dell’Amministrazione, ogniqualvolta la stessa lo ritenga necessario e in particolare per l'esame congiunto dei capitolati di gara sui servizi assicurativi;
• garantire la trasparenza dei rapporti con le Compagnie assicurative aggiudicatarie dei contratti assicurativi obbligandosi a mettere a disposizione dell’Amministrazione ogni documentazione;
• curare, in caso di scadenza naturale o anticipata dell'incarico, il pieno e completo passaggio delle incombenze al termine del servizio consentendo la gestione dei sinistri da parte dell'Amministrazione e del diverso Broker individuato a seguito di nuova gara;
• svolgere il servizio garantendo che il trattamento dei dati personali si espleti nel rispetto delle disposizioni di cui al d.lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e smi;
• svolgere l’incarico nell’interesse dell’Amministrazione, osservando tutte le indicazioni e richieste che l’Amministrazione stessa fornirà, obbligandosi a garantire la fattibilità delle sue proposte in ogni loro fase;
• assicurare la completa gestione del programma assicurativo dell’Amministrazione, come individuato ai sensi del presente capitolato. In tale ottica, non appena insediatosi, curerà il pieno e completo passaggio delle incombenze ed assumerà tutti gli adempimenti attualmente curati dall’Amministrazione di cui sarà richiesta la gestione ed assumerà la gestione di tutti i sinistri anche connessi alle precedenti polizze; in particolare, il Broker si impegnerà a gestire i sinistri pregressi, denunciati prima dell’inizio del servizio di cui al presente capitolato e non ancora chiusi a tale data;
• mantenere il segreto d’ufficio ed osservare nell’esecuzione del servizio l’obbligo di diligenza di cui all’articolo 1176 del codice civile;
• farsi carico di tutti i rischi connessi con l’esecuzione del servizio;
• farsi carico di tutte le spese ed oneri necessari per l’espletamento dell’incarico nonché di tutte le spese derivanti dalla stipulazione e dalla registrazione del contratto;
• osservare nei riguardi dei propri dipendenti le leggi, i regolamenti e le disposizioni previste dai contratti collettivi nazionali di settore e negli accordi sindacali integrativi vigenti, e tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti dei lavoratori o soci.
• dare piena attuazione nei riguardi del personale comunque dipendente e anche nei confronti dei soci-lavoratori impiegati, agli obblighi retributivi e contributivi, alle assicurazioni obbligatorie e a ogni altro patto di lavoro stabilito per il personale stesso, sollevando l’Amministrazione da qualsiasi responsabilità nei confronti dei lavoratori, dipendenti e soci, nonché assumendosi integralmente l’onere del corretto trattamento retributivo, contributivo e assistenziale, anche in sede di contenzioso del lavoro.
• rispettare inoltre, se tenuto, le “Norme per il diritto al lavoro dei disabili”.
B) L’Amministrazione s’impegna a:
• stipulare o modificare le polizze con la consulenza e l’intermediazione del Broker;
• rendere noto, in occasione di procedure concorsuali per l’assunzione delle polizze assicurative, che la gestione del contratto di assicurazione e delle relative polizze è affidato al Broker, il quale è deputato a rapportarsi, per conto dell’Amministrazione, con le Compagnie Assicurative per ogni questione inerente il contratto medesimo;
• indicare espressamente, in ciascun capitolato d’appalto, la percentuale della provvigione che la Compagnia aggiudicataria è tenuta a corrispondere al Broker;
• fornire al Broker la collaborazione del proprio personale nonché tutti gli atti ed i documenti necessari per il completo e puntuale disbrigo di formalità ed obblighi riguardanti il servizio;
• citare espressamente, ove occorra, in tutti gli atti afferenti i propri servizi assicurativi, che si avvale della consulenza e assistenza del Broker;
• non stipulare o variare alcuna polizza senza la consulenza o l'intermediazione del Broker.
Art. 9 – Svolgimento del servizio
Restano in capo all’Amministrazione l’assoluta autonomia decisionale, la piena titolarità della scelta del contraente, la sottoscrizione dei contratti d’assicurazione ed ogni altro atto/documento di perfezionamento delle polizze, la formulazione di disdette così come altre operazioni modificative di obblighi assunti.
Il Broker non assume alcun compito di direzione e coordinamento nei confronti dell’Amministrazione, né è in grado d’impegnare in alcun modo la medesima se non previa esplicita autorizzazione.
Entro i limiti di cui al comma precedente l’Amministrazione autorizza il Broker a trattare in nome proprio con tutte le Compagnie assicuratrici.
Art. 10 - Direttore dell’esecuzione del contratto
L’amministrazione prima dell’esecuzione del contratto provvederà a comunicare il nominativo del Direttore dell’esecuzione, con il compito di monitorare il regolare andamento dell’esecuzione del contratto.
Art. 11 – Referente operativo del Broker
Il Broker si impegna, fin dalla presentazione dell’offerta, a designare un proprio referente operativo, in possesso dei requisiti professionali richiesti e di adeguata esperienza lavorativa, quale referente unico e responsabile nei rapporti con l’Amministrazione per il servizio oggetto del presente capitolato.
Tale referente dovrà garantire il corretto svolgimento del servizio, intervenendo riguardo a tutte le eventuali problematiche che dovessero sorgere e dando riscontro direttamente ad ogni richiesta avanzata dall’Amministrazione, eventualmente anche recandosi personalmente presso la sede di quest’ultima.
Entro 15 (quindici) giorni dal ricevimento della comunicazione di aggiudicazione, il Broker dovrà comunicare all’Amministrazione il nominativo del referente nonché di tutte le persone componenti il team (nominativi, mansioni, recapiti telefonici, indirizzo di posta elettronica, pec, fasce orarie di presenza ordinaria, ecc…) che coadiuvano il referente, fermo il possesso, per ciascuno di essi, dei requisiti professionali necessari e di adeguata esperienza lavorativa.
Nel caso in cui nel corso del contratto il Broker intenda sostituire il referente operativo, il sostituto dovrà essere sottoposto ad accettazione formale da parte della Comune.
Il referente indicato dal Broker, del quale dovrà essere fornito curriculum vitae, dovrà essere presente presso gli uffici del Comune qualora richiesto dall’Amministrazione.
Art. 12 – Responsabilità del Broker
Il Broker è l’unico responsabile dell’esaustività delle prestazioni necessarie ad ottenere la buona riuscita del servizio. Egli è responsabile del contenuto dei contratti che ha contribuito a determinare ed a fare stipulare, modificare o integrare all’Amministrazione.
Il Broker è altresì responsabile per quanto attiene alle valutazioni rese nell’espletamento dell’incarico e nella gestione delle singole pratiche dei sinistri.
Il Broker è inoltre responsabile nel caso in cui non segnali tempestivamente e non dimostri d’aver esperito ogni azione necessaria alla modifica delle condizioni contrattuali che comportino responsabilità amministrativa degli organi comunali competenti, dei dirigenti o funzionari preposti al servizio e non dimostri di aver esperito ogni azione necessaria al superamento di eventuali criticità. L'Amministrazione avrà diritto al risarcimento di eventuali danni subiti, imputabili a negligenze, errori ed omissioni commessi dal Broker nell’espletamento del servizio. Il Broker risponde di eventuali danni causati anche se rilevati dopo la scadenza del contratto, nei termini previsti dal d. lgs. 209/2005.
I rischi per le responsabilità di che trattasi e di tutte le altre, nessuna esclusa, scaturenti dal servizio, dovranno essere coperti mediante idonea copertura assicurativa con le modalità di cui al successivo art. 14.
Art. 13 - Garanzia definitiva
L’aggiudicatario, a tutela del regolare adempimento degli obblighi contrattuali, prima della stipula del relativo contratto, dovrà prestare una garanzia il cui importo verrà calcolato con le modalità previste dall’art. 103 del d.lgs. 50/2016.
La garanzia dovrà essere costituita mediante fideiussione bancaria, polizza assicurativa, o rilasciata da intermediari finanziari, nel rispetto di quanto disposto dell’art. 103 del d.lgs. 50/2016.
La garanzia deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’art. 1957, comma 2, del codice civile, nonché l’operatività entro 15 giorni, a semplice richiesta scritta della stazione appaltante.
La garanzia definitiva è progressivamente svincolata in funzione dell’avanzamento dell’esecuzione del contratto, nel limite massimo dell’80% dell’importo garantito. L’ammontare residuo del 20% è svincolato a conclusione del contratto, previo accertamento degli adempimenti, sulla base del certificato di verifica di conformità.
Art. 14 – Polizza assicurativa.
Prima della stipulazione del contratto ed in via propedeutica alla sottoscrizione, il Broker dovrà consegnare copia della polizza RC Professionale, così come previsto dal D. Lgs. n. 209/2005 e smi, art. 110, comma 3, per l’attività di intermediazione svolta dalla società, dalle persone fisiche di cui al
comma 2 dell’art. 112 del citato decreto, nonché per i danni arrecati da negligenze, errori professionali e infedeltà dei dipendenti, dei collaboratori o delle persone del cui operato deve rispondere a norma di legge, e comunicare annualmente gli estremi del rinnovo e eventuali variazioni della medesima. La suddetta polizza dovrà prevedere un massimale non inferiore ad € 2.500.000,00 all’anno globalmente per tutti i sinistri e non inferiore ad € 1.000.000,00 per ciascun sinistro.
La polizza dovrà essere mantenuta per tutta la durata del contratto.
Art. 15 – Subappalto e cessione del contratto
È vietata, a pena di nullità, la cessione totale o parziale del contratto.
Il subappalto è ammesso a condizione che la ditta concorrente indichi in offerta le parti dell’appalto che intende eventualmente subappaltare a terzi, nel limite del 40% e secondo le modalità e condizioni previste dall’art. 105 del d.lgs. 50/2016.
Art. 16 - Divieto di modifiche introdotte dall’esecutore
Nessuna variazione o modifica al contratto può essere introdotta dall’esecutore, se non è disposta dal Direttore dell’esecuzione del contratto e preventivamente approvata dalla stazione appaltante.
Le modifiche non previamente autorizzate non danno titolo a pagamenti o rimborsi di sorta e, ove il Direttore dell’esecuzione lo giudichi opportuno, comportano la rimessa in pristino, a carico dell’esecutore, della situazione originaria preesistente, secondo le disposizioni del Direttore dell’esecuzione.
Art. 17 – Inadempimenti e penalità
Per ogni violazione degli obblighi derivanti dal presente Capitolato e per ogni caso di carente, tardiva o incompleta esecuzione del servizio, la stazione appaltante, fatto salvo ogni risarcimento di maggiori ed ulteriori danni, potrà applicare all’appaltatore delle penali, variabili a seconda della gravità del caso, calcolate in misura giornaliera compresa tra lo 0,3 per mille e l’1 per mille dell’ammontare netto contrattuale da determinare in relazione all’entità delle conseguenze legate al ritardo e comunque non superiori, complessivamente, al 10 per cento di detto ammontare netto contrattuale. L’eventuale applicazione delle penali non esime la ditta appaltatrice dalle eventuali responsabilità per danni a cose o persone dovuta a cattiva qualità dei prodotti forniti.
Il responsabile del procedimento o il Direttore dell’esecuzione, con nota indirizzata al Dirigente propone l’applicazione delle suddette penali specificandone l’importo. L’applicazione delle penali sarà preceduta da regolare contestazione scritta dell’inadempienza, a firma del Dirigente, avverso la quale l’appaltatore avrà facoltà di presentare le sue controdeduzioni entro 3 (tre) giorni dal ricevimento della contestazione stessa.
Resta, in ogni caso, ferma la facoltà della stazione appaltante, in caso di gravi violazioni, di sospendere immediatamente il servizio all’appaltatore e di affidarla anche provvisoriamente ad altro soggetto, con costi a carico della parte inadempiente ed immediata escussione della garanzia definitiva.
Il pagamento della penale dovrà essere effettuato entro 15 (quindici) giorni dalla notifica o dalla ricezione della comunicazione di applicazione. Decorso tale termine la stazione appaltante si rivarrà trattenendo la penale sulla garanzia definitiva. In tale ultimo caso l’appaltatore è tenuto a ripristinare il deposito cauzionale entro 10 (dieci) giorni dalla comunicazione del suo utilizzo pena la risoluzione del contratto.
Art. 18 – Recesso e risoluzione del contratto
Attesa la natura dei servizi oggetto di appalto, l’Amministrazione si riserva la facoltà di recedere unilateralmente dal contratto, ai sensi dell’art. 1373 del Codice Civile, in qualunque tempo e fino al termine del servizio. Tale facoltà è esercitata per iscritto tramite invio di apposita comunicazione a mezzo pec. Il recesso non può avere effetto prima che siano decorsi 15 giorni dal ricevimento di detta comunicazione. In tal caso l’Amministrazione si riserva la facoltà di utilizzare il lavoro effettivamente
svolto fino al momento del recesso con le modalità ritenute opportune. Non è previsto corrispettivo/indennizzo/ristoro a qualsivoglia titolo a favore del Broker per il recesso.
L'Amministrazione potrà attivare la risoluzione unilaterale del contratto mediante lettera trasmessa via pec con un preavviso di almeno 20 giorni e procedere alla conseguente richiesta di risarcimento di tutti i danni arrecati, oltre che al verificarsi di uno dei casi previsti dall'art. 108 del d.lgs. n. 50/2016, dalla normativa vigente, dal Codice Civile e dal presente Capitolato, anche nei seguenti casi:
• accertamento di false dichiarazioni rese nel corso della vigenza contrattuale;
• cessione e/o subappalto dell’incarico non consentiti;
• cancellazione dal Registro Unico degli Intermediari assicurativi e riassicurativi di cui all’art. 109 del D. Lgs. 209/2005 – Codice delle Assicurazioni;
• in caso di inosservanza delle leggi in materia di lavoro e sicurezza;
• in caso di fallimento o concordato fallimentare, di stato di moratoria e di conseguenti atti di sequestro o di pignoramento a carico della società;
• in caso di grave o recidivo e reiterato inadempimento delle singole prestazioni o di recidiva e reiterata violazione alle disposizioni del presente capitolato, anche se abbiano comportato l’applicazione delle penali ivi previste, fatto salvo il diritto al risarcimento di danni subiti, nonché in caso di inadempimento di uno degli obblighi espressamente previsti nell’offerta formulata;
• qualora, anche successivamente alla stipula del contratto, siano riscontrate irregolarità in merito al possesso dei requisiti di ammissibilità alla gara;
• per abusiva sostituzione di altri nella gestione dell’appalto;
• per sopravvenuta impossibilità del Broker di adempiere ai propri obblighi;
• per perdita della personalità giuridica.
Qualora le ipotesi di grave inadempimento delle singole prestazioni si verificassero in pendenza della stipulazione del contratto, l’Amministrazione potrà procedere alla revoca dell’aggiudicazione, fatta salva la richiesta di risarcimento danni.
In ogni caso di risoluzione del contratto l’Amministrazione si riserva la facoltà di procedere a nuova stipula come da graduatoria di gara.
Qualora si addivenga alla risoluzione del contratto per le motivazioni sopra riportate il Broker, oltre alla immediata perdita della cauzione a titolo di penale, sarà tenuto al rigoroso risarcimento di tutti i danni, diretti ed indiretti ed alla corresponsione delle maggiori spese che l'Amministrazione dovrà sostenere per il rimanente periodo contrattuale.
In caso di fallimento del Broker o di risoluzione del contratto, si applica l’art. 110 del D.Lgs. 50/2016 e smi.
Art. 19 – Rischi da interferenze
Trattandosi di servizio di natura intellettuale, ai sensi dell’art. 26 comma 3 bis del D.Lgs. n. 81/2008 e smi, non si procederà alla redazione del Documento Unico di Valutazione dei rischi da Interferenza. L’Amministrazione ed il Broker garantiranno in ogni caso l’attività di cooperazione e coordinamento fra Datori di Lavoro in conformità a quanto previsto dal comma anzidetto.
L’importo degli oneri e costi della sicurezza è stimato in € 0,00 (zero/00).
Art. 20 – Privacy
Facendo riferimento all’art. 13 REGOLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, si precisa che:
a) Titolare del trattamento dei dati è il Comune di Terni con sede in X.xx X. Xxxxxxx n. 1 – 05100,
Terni; Tel.: 0000.0000, PEC: xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxx.xx
b) Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati
MAIL: xxx@xxxxxx.xxxxx.xx ; PEC: xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxx.xx ; Indirizzo: X. X. Xxxxxxx x. 0, 00000, Xxxxx; Tel.: 0744/5491.
c) il conferimento dei dati costituisce un obbligo legale necessario per la partecipazione alla gara e l’eventuale rifiuto a rispondere comporta l’esclusione dal procedimento in oggetto;
d) le finalità e le modalità di trattamento (prevalentemente informatiche e telematiche) cui sono destinati i dati raccolti ineriscono al procedimento in oggetto;
e) l'interessato al trattamento ha i diritti di cui all’art. 13, co. 2 lett. b) tra i quali di chiedere al titolare del trattamento (sopra citato) l'accesso ai dati personali e la relativa rettifica;
f) i dati saranno trattati esclusivamente dal personale e da collaboratori del Comune di Terni implicati nel procedimento, o dai soggetti espressamente nominati come responsabili del trattamento. Inoltre, potranno essere comunicati ai concorrenti che partecipano alla gara, ogni altro soggetto che abbia interesse ai sensi del Decreto Legislativo n. 50/2016 e della Legge n. 241/90, i soggetti destinatari delle comunicazioni previste dalla Legge in materia di contratti pubblici, gli organi dell’autorità giudiziaria. Al di fuori delle ipotesi summenzionate, i dati non saranno comunicati a terzi, né diffusi, eccetto i casi previsti dal diritto nazionale o dell’Unione europea;
g) il periodo di conservazione dei dati è direttamente correlato alla durata della procedura d’appalto e all’espletamento di tutti gli obblighi di legge anche successivi alla procedura medesima. Successivamente alla cessazione del procedimento, i dati saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa;
h) contro il trattamento dei dati è possibile proporre reclamo al Garante della Privacy, avente sede in Xxxxxx Xxxxxxx x. 00 - 00000, Xxxx – Italia, in conformità alle procedure stabilite dall’art. 57, paragrafo 1, lettera f) del REGOLAMENTO (UE) 2016/679.
Art. 21 – Forma del contratto
Il contratto sarà stipulato in modalità elettronica in forma pubblico amministrativa. Le spese derivanti dalla stipulazione e dalla registrazione del contratto sono a carico del Broker compresi i diritti di rogito sull’atto.
Art. 22 – Spese ed oneri accessori
Sono a carico del Broker tutte le spese, oneri, contributi ed indennità previsti per la gestione del contratto, nonché i rischi connessi all’esercizio dell’incarico.
Art. 23 - Obblighi relativi alla tracciabilità dei flussi finanziari
L’aggiudicatario assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’art. 3 della legge n. 136 del 13.08.2010 e s.m.i. impegnandosi ad utilizzare, per le movimentazioni finanziarie relative al presente appalto, uno o più conti correnti bancari o postali dedicati, anche non in via esclusiva, accesi presso banche o presso la società Poste Italiane S.P.A. L’aggiudicatario si obbliga, inoltre, ad inserire nei contratti con i propri subappaltatori o subcontraenti, a pena di nullità assoluta del contratto di subappalto o del diverso subcontratto, una apposita clausola con la quale ciascuna parte assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari sopra citati.
L’aggiudicatario si obbliga, altresì, a comunicare gli estremi identificativi di tali conti correnti alla stazione appaltante entro gg. 7 dalla loro accensione, o nel caso di conti correnti già esistenti, dalla loro prima utilizzazione, unitamente alla generalità e al codice fiscale dei soggetti delegati ad operare su di essi e ad effettuare tutti i movimenti finanziari tramite bonifico bancario o postale, fatte salve le deroghe previste dalla L. 136/2010 e s.m.i. L’aggiudicatario è tenuto altresì a comunicare ogni modifica relativa ai dati trasmessi.
L’aggiudicatario si impegna, infine, a dare immediata comunicazione alla stazione appaltante ed alla Prefettura competente della notizia dell’inadempimento della propria controparte (subappaltatore/subcontraente).
Il mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni costituisce causa di risoluzione del contratto.
Art. 24 – Foro competente
Per qualsiasi controversia dovesse insorgere in merito all’interpretazione, applicazione ed esecuzione del presente capitolato sarà competente il foro di Terni.
Art. 25 – Norme di rinvio
Per tutto quanto non previsto dal presente capitolato si fa riferimento alla documentazione di gara, alla normativa vigente in materia di contratti pubblici, al codice civile, nonché ad ogni altra disposizione legislativa in merito applicabile nell’ambito del territorio dello Stato italiano.