GALLERIE DEGLI UFFIZI

Ministero della Cultura

GALLERIE DEGLI UFFIZI

INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 13 del “Regolamento Europeo in materia di Protezione dei Dati Personali” (GDPR)

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Con il presente documento (“Informativa”) Gallerie degli Uffizi, in qualità di soggetto mediante il quale il Ministero della Cultura (MIC) esercita le funzioni di Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi del Decreto Ministeriale n. 147 del 14 marzo 2019, desidera informarLa sulle finalità e le modalità del trattamento dei Suoi dati personali e sui diritti che Le sono riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla loro libera circolazione (“GDPR”).

1. Titolare del trattamento

• Il Titolare del trattamento dei dati personali è Ministero della Cultura (MIC)

• I suoi dati, per le finalità previste dalla presente informativa, verranno raccolti e trattati da Gallerie degli Uffizi (di seguito anche “Uffizi” o “Istituto”), in qualità di esercente le funzioni di Titolare del trattamento, con sede legale in Xxxxxxxx xxxxx Xxxxxx, x. 0 - 00000 Xxxxxxx (XX).

2. Responsabile della Protezione dei dati

Il MIC, in qualità di Titolare del trattamento, ha individuato con D.M. del 24 luglio 2020, numero di Repertorio 349/2020, un Responsabile della Protezione dei dati, ai sensi dell’art. 37 e seguenti del GDPR, che si identifica in: xxxx. Xxxxxxx Xxxxxx.

Per questioni inerenti il trattamento dei dati personali, l’Interessato potrà contattare:

I. In via principale il referente del RPD nominato da Gallerie degli Uffizi (art. 3, lett. e) del D.M. n. 147 del 14 marzo 2019) al seguente indirizzo e-mail: xx-xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.

II. In via residuale il RPD con le seguenti modalità:

- via e-mail all’indirizzo xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx o all’indirizzo pec xxx@xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx;

- via telefono al numero: 0000000000.

3. Informazioni sul trattamento

I dati personali oggetto di trattamento vengono raccolti e trattati da parte di Gallerie degli Uffizi, o da soggetti terzi da questo espressamente autorizzati, ovvero comunicati dall’Istituto a tali soggetti terzi per il perseguimento delle finalità di seguito descritte.

4. Dati personali trattati

Per le finalità indicate nella presente Informativa, i dati personali oggetto di trattamento sono quelli anagrafici e di contatto (dati anagrafici completi, estremi del documento di identità, indirizzo e-mail, recapito telefonico).

5. Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali acquisiti saranno trattati per finalità di sicurezza interna, in modo da consentire il monitoraggio degli accessi e la presenza di soggetti terzi presso la Biblioteca degli Uffizi, mediante il rilascio della “Tessera di Accesso” alla Biblioteca medesima, nonché per finalità di protezione del patrimonio storico-

culturale dell’Istituto e, in particolare, al fine di consentire all’interessato che ne fa richiesta la consultazione di opere di pertinenza di Gallerie degli Uffizi e la salvaguardia dei volumi e/o documenti consultati.

La base giuridica del trattamento si individua nell’interesse pubblico finalizzato alla tutela del patrimonio librario e/o documentale, da parte del titolare o esercente le funzioni di titolare del trattamento.

6. Modalità del trattamento

I dati forniti sono trattati da Gallerie degli Uffizi conformemente alle vigenti normative in materia di Privacy. Gallerie degli Uffizi si impegna, in particolare, a trattarli secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza, a raccoglierli nella misura necessaria ed esatta per il trattamento e a consentirne l’utilizzo solo da parte di personale allo scopo autorizzato.

L’esercente le funzioni di Titolare del trattamento effettua il trattamento dei dati personali mediante strumenti cartacei, informatici e/o telematici e con modalità organizzative e logiche strettamente correlate al perseguimento delle finalità indicate nella presente Informativa, nonché adotta le misure di sicurezza opportune al fine di impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzati dei dati personali.

7. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 5, Finalità e base giuridica del trattamento della presente informativa è indispensabile per poter accedere alla Biblioteca degli Uffizi. L’eventuale rifiuto al conferimento di informazioni e/o il conferimento di informazioni inesatte e/o incomplete, potrebbe comportare l’impossibilità di perseguire le finalità suddette.

8. Periodo di conservazione dei dati

Tutti i dati detenuti dalle Gallerie degli Uffizi vengono conservati solo per il periodo necessario in base alle esigenze gestionali ed agli obblighi normativi applicabili. Poiché le Gallerie degli Uffizi è assoggettata a specifiche norme di conservazione dei dati (Codice dei beni culturali, Codice dell’Amministrazione Digitale, Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi, Normativa IVA e contabile), tutti i dati vengono conservati per il tempo stabilito dalle stesse normative e fisicamente cancellati anche mediante procedura di scarto d’archivio (D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato). I tempi possono essere molto diversi a seconda delle finalità di trattamento, come descritte nella presente informativa afferente alla fruizione dei servizi della Biblioteca degli Uffizi. Il criterio per stabilirli si basa su principi di buon senso e sulle precisazioni dell’Autorità Garante secondo cui i dati possono essere conservati in generale “finché sussista un interesse giustificabile” e cioè finché la loro conservazione risulti necessaria agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati.

Il Titolare o l’esercente le funzioni di Titolare, previa richiesta scritta da parte dell’interessato, fornirà una copia, dei dati personali oggetto di trattamento, In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il Titolare o l’esercente le funzioni di Titolare addebiterà un contributo spese commisurato ai costi amministrativi.

Il diritto di ottenere una copia da parte dell’interessato non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

9. Destinatari e Responsabili del trattamento

I dati raccolti non saranno in alcun modo diffusi, ma saranno trattati nei limiti e per le finalità descritte da parte dei dipendenti dell’Istituto sulla base di adeguate istruzioni operative. Alcuni trattamenti di dati potranno essere altresì effettuati da soggetti terzi, nominati Responsabili del Trattamento ex art. 28 del Regolamento, di cui il Titolare si avvale o potrebbe avvalersi per l’erogazione dei servizi offerti e per esigenze organizzative della propria attività (ad es. per esigenze di gestione e manutenzione delle piattaforme informatiche e dei relativi dispositivi hardware).

L’elenco completo dei soggetti esterni a cui i Suoi dati sono comunicati è disponibile previa Sua richiesta via e-mail all’indirizzo: xx-xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.

10. Comunicazione dei dati

Senza il Suo espresso consenso (ex art. 6 lett. b) e c) del Regolamento), il Titolare o l’esercente le funzioni di Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all’art. 5 ad organismi di vigilanza, autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti verso i quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità suddette.

11. Trasferimento dati

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server del Titolare o dell’esercente le funzioni di Titolare e/o di società terze debitamente nominate quali Responsabili del trattamento ubicati all’interno dell’Unione Europea. Attualmente i server sono situati in Italia, ma resta in ogni caso inteso che il Titolare o l’esercente le funzioni di Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server all’interno dell’Unione Europea e/o in Paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare, o l’esercente le funzioni di Titolare, assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità agli artt. 44 ss. del Regolamento ed alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato. In particolare, dovrà garantire che adeguate misure tecniche e organizzative siano approntate affinché il trattamento soddisfi i requisiti del Codice Privacy e del GDPR, che sia assicurata la protezione dei diritti dei Terzi interessati, che i trasferimenti dei dati possano essere tracciati e che le opportune misure di sicurezza possano essere documentate.

12. Videosorveglianza

Ai sensi dell’art. 3.1 del Provvedimento Generale del Garante sulla Videosorveglianza del 29 aprile 2004 e del Provvedimento a carattere generale in materia di videosorveglianza del 8 aprile 2010, La informiamo che Gallerie degli Uffizi ha attivato un sistema di videosorveglianza, sia all’interno che all’esterno delle strutture, al fine di controllare gli accessi e determinati reparti all’interno della sede.

Trattandosi di riprese automatiche e generalizzate, il soggetto che accede alle aree videosorvegliate non può esimersi dalle riprese, che hanno esclusivamente la finalità di garantire la sicurezza del personale e dei terzi durante la loro permanenza all’interno dell’Istituto, nonché di assicurare la tutela del patrimonio di Gallerie degli Uffizi e contribuire ad identificare eventuali autori di reati agevolando, in caso di commissione di fatti illeciti, la tutela dei diritti violati.

Mediante il sovra indicato sistema di videosorveglianza, potrebbero essere trattati anche dati personali che La riguardano, rappresentati da Sue immagini. A tale scopo, La informiamo che il trattamento dei dati rilevati tramite le telecamere persegue obiettivi legittimi ed è effettuato nel rispetto delle disposizioni dei sovra citati Provvedimenti Generali sulla videosorveglianza. I dati raccolti non sono oggetto di comunicazione, né di diffusione e vengono conservati per il perseguimento delle finalità suddette per il tempo strettamente necessario, esclusivamente a cura del personale addetto alla sorveglianza, per la durata di 6 giorni (come da provvedimento autorizzativo del Garante del 27 luglio 2010, protocollo n. 17367) e, successivamente, cancellati automaticamente. Le immagini sono consultabili solo dal personale autorizzato o dall’Autorità Giudiziaria.

13. Diritti dell’interessato

Nella Sua qualità di interessato, La informiamo che ha la possibilità di esercitare tutti i diritti previsti dall’art. 15 del Regolamento, e precisamente:

a) il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: i) le categorie di dati personali in questione; ii) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se paesi terzi o organizzazioni internazionali; iii) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se

non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; iv) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare, o all’esercente le funzioni di Titolare, del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; v) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, ai sensi degli artt. 77 ss. del Regolamento; vi) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; vii) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 del Regolamento, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato; viii) il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 del Regolamento relative al trasferimento, qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;

b) i diritti (ove applicabili) di cui agli artt. 16-21 del Regolamento (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione).

La informiamo che Gallerie degli Uffizi si impegna a rispondere alle sue richieste al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine potrebbe essere prorogato, per non più di due mesi, in funzione della complessità o numerosità delle richieste e l’Istituto provvederà a spiegarle il motivo della proroga entro un mese dalla sua richiesta. Si segnala, inoltre, che qualora Gallerie degli Uffizi non ottemperi alla richiesta, è tenuto a fornire riscontro all’interessato circa i motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo ad una autorità di controllo o ricorso giurisdizionale entro un mese dalla ricezione della richiesta stessa.

L’esito della sua richiesta potrà esserle fornita per iscritto o su formato elettronico.

14. Modalità di esercizio dei diritti

L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti di cui all’art. 15 e seguenti del Regolamento nelle seguenti modalità:

i. inviando una e-mail al referente del RPD all’indirizzo: xx-xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.

ii. inviando una raccomanda A/R presso la sede legale dell’Istituto all’indirizzo: Xxxxxxxx xxxxx Xxxxxx, x. 0 - 00000 Xxxxxxx (XX).

15. Modifiche alla presente Informativa

Gallerie degli Uffizi si impegna a comunicare all’interessato eventuali variazioni della presente informativa.

Gallerie degli Uffizi (in qualità di esercente le funzioni di Titolare del trattamento)

Dr. Xxxx X. Xxxxxxx

AMM